关于城建声像档案集中管理的调研报告

第一篇：关于城建声像档案集中管理的调研报告

一、城市建设声像档案集中管理的难点及存在问题

１、拍摄难。一方面，表现在对城市建设原貌拍摄上难以控制。据了解，不少城建开发公司没有将开工前原貌拍摄记录下来。另一方面，表现在对正在建设中的工程项目拍摄不完全。大多数单位没有从工程的前期、中期和后期等各环节进行拍摄。

导致拍摄内容不齐全完整的原因：一是工作人

员兼职较多，没精力去做；二是领导没有把拍摄工作纳入整体计划，没办法去做；三是对城市原貌的拍摄范围把握不准，什么位置的、多大规模设施的需要拍摄保存，搞不清楚；四是拍摄人员或是由于技术水平不高，责任心不强，或是因为计划性不周，对整个情况不了解，失掉了许多拍摄机会；五是由于经费有限，没资金拍摄。一些单位面对老化的设备，或因资金困难，无力更换，或因控办限制，无法购买，使得形态各异的高大建筑物和与之衬托的环境背景无法用陈旧的设备反映出来，直接影响了此项工作的开展。

２、收集难。主要是多门拍摄，收集上难以控制。拍摄多为业务部门，随机性强。档案部门对拍摄时间、内容及照片、录像数量不好掌握。这些档案即使交给档案部门了，也是星星点点，很不完整。在收集上，档案人员常常叫苦连天，工作往往处于被动。个别人曾在调离工作时，以自己拍摄的工作照片属于个人知识产权为名一同拿走。

另外，目前由于声像档案载体材料成本较高，而且，属于“账外”档案，不易控制。许多城建声像档案形成部门，出于使用便利，不愿将其无偿交给档案部门管理，而往往从个人实际工作需要出发，对声像资料任意处置，致使照片底片损伤或丢失，录像制品也因多次使用，将其中一些珍贵资料内容丢失。加之保管条件等原因，这部分档案正受到不同程度的损坏。

３、管理难。一方面，体现在保管上的分散性，另一方面，体现在管理上的不科学性。首先，一些单位在城建声像档案资料形成和管理上各行其是，散存在各业务科室，档案不能实行集中统一管理。其次，一些单位形成的城建声像档案不能及时归档，久而久之，面对一堆照片，没有人能说清来龙去脉。照片说明，不是缺时间，就是缺内容，造成整理上的不规范，也给日后查找利用带来麻烦。由于底片需要单张保存，加印费用较高，许多单位索性不存。再有，照片档案装具规格通常固定，而实际照片大小、形状不一，使整理工作停滞。

二、解决集中管理难的对策

上述问题种种，其原因主要是由于各级领导及有关人员对此项工作的重要性和紧迫性缺乏认识。因此，我们要紧急呼吁那些形成城建档案的各有关部门把收集、保管和利用好城建声像档案当作一件大事来抓，尽量避免和减少这部分档案人为的流失，以保证档案内容的齐全和历史记录的完整。解决问题的具体途径是：

１、执法建制守规范。

收集与管理城建声像档案的难度主要在一些单位和个人不受行政命令制约，档案部门无法控制。《档案法》的实施为解决这个难题提供了合法依据。它明确规定，凡属国家档案，不管是何种载体档案，都应依法无条件地向本单位档案部门移交。因此，各单位应根据实际情况，建立各项规章制度，层层抓落实。要将“依法治档”宣传到有关部门和具体人员，确保城建档案的齐全和完整。

２、领导重视是关键。

解决声像档案集中管理难，首先要解决领导认识问题。要认识到城建声像档案能形象地、真实地记录城市建设发展的各个方面和不同历史时期的历程，具有一般文字档案所不能替代的作用，对现实和历史有着重要意义。因此，领导要抱着对历史高度负责的态度，站在全局利益和长远利益看待这一问题，并且将这项工作纳入单位管理工作日程，提供必要的物质支持。那种只重建设项目的结果，轻形成结果过程；重企业有形的经济效益，轻社会无形的历史影响的短期行为是不可取的。

３、人、财、物是条件。

要想从根本上解决收集与管理难问题，没有与之相应的人、财、物支持，就会成为一纸空谈。第一，应选派有责任心，懂拍摄技术的同志担任此项工作。第二，在经费使用上应给予必要的保证。第三，添置必要的声像档案设备和提供特殊载体档案保管条件。有条件的单位，可通过光盘保存声像档案，这样提供档案更便捷，保存更耐久。另外，档案业务主管部门，应具体研究解决特殊规格照片档案装具问题，以满足档案整理和保管的需求。

４、前控工作是手段。

收集工作具有机动、灵活、拾遗补缺的作用，应当受到重视。档案部门除加强平时收集照片、录像档案外，还应处理好与形成档案的各业务部门之间的关系，向有关人员及时了解信息，查询照片档案的去向，并做好有关人员的思想工作，尽可能的把散存在个人手中的照片收集起来，集中保管，更好的发挥其利用价值。

另外，还应做好收集前必要的登记和鉴定工作。如，凡为工作照相的，照后都要将照片和底片

第二篇：声像档案管理制度

吉林热电厂企业标准

Q/JRD-210-43.10-89

声像档案管理制度

1989-11-3发布1989-12-01实施

吉林热电厂发布

1、总则

1.1 为加强我厂声像档案的管理工作，使声像档案管理科学化、规范化、标准化，充分发挥

声像档案在生产、建设、科研中的作用，根据《国营企业档案管理暂行规定》和吉林省电力工业局吉电办字[1989]492号关于《吉林省电力工业局声像档案管理办法（试行）》，特制订本标准。

1.2 本标准规定了声像档案资料的归档范围、归档要求、档案资料的管理、保管、鉴定与利

用以及检查与考核等项内容。

1.3 本标准适用于我厂声像档案的管理。

2、声像档案的归档范围

2.1 声像档案是指我厂、厂属各单位及个人在行使职责或从事社会活动中形成的，反映企业生产建设或其他活动情况的，具有保存价值的图片（包括底片）、录音带、录像带、影视片等专门载体材料。

2.2 我厂声像档案材料的归档范围如下：

2.2.1 党和国家领导人、上级部局及市级以上政府主要领导人来我厂视察工作形成的声像材料。

2.2.2 国内外著名专家、学者、知名人士在我厂讲学以及从事其它重要活动形成的声像材料。

2..2.3 外宾来我厂参观、访问、洽谈、考察活动等形成的声像材料。

2.2.4 我厂在涉外活动或参加重要外事活动形成的声像材料。

2.2.5 省、市级以上的英雄、模范人物在我厂进行重要活动形成的声像材料。

2.2.6 我厂召开的重要会议，如重要的行政会议、技术会议以及党代会、职代会、团代会、妇代会等形成的声像材料。

2.2.7 我厂举行的重要集会、重大纪念庆祝等活动形成的声像材料。

2.2.8 我厂人员参加国内外重要学术、表彰活动或被授予荣誉称号、证书、奖章等形成的声像材料。

2.2.9 我厂及厂属各单位荣获的市（局）级以上政府机关授予的奖状、奖旗、奖杯、证书等的照片。

2.2.10 我厂的重大技术发明、荣获市级以上奖励的科研课题等形成的声像材料。

2.2.11 记录我厂发生过的重大自然灾害、重大事故、重大事件等形成的声像材料。

2.2.12 记录我厂重点建设工程的基地原貌、奠基仪式、工程施工过程及竣工落成典礼的声像材料。

2.2.13 反映我厂厂容、厂貌、大型建筑设施、重要设备、地下建筑基础、管线布置的声像材料。

2.2.14 反映我厂各不同历史时期生产建设情况的声像材料。

2.2.15 我厂的名称牌匾的照片。

2.2.16 我厂组织的大型文艺、体育、文化等活动中形成的声像材料。

2.2.17 其他具有特殊意义和保存价值的声像材料。声像档案材料的归档要求

3.1 凡属归档范围的声像材料，均由活动的主办部门或指定专人（摄录人员）负责整理、归档，不得私自保存。

3.2 归档的声像材料必须是原版、原件。照片及其底片应一并归档。归档的声像材料必须保证质量，没有污迹、水斑、磨损和变质。

3.3 归档的声像材料必须声像清晰、内容完整。

3.4 经整理的声像材料应及时归档。归档时，应严格履行验收、交接手续，填写归档清单一式两份，交接双方各执一份备查。声像档案材料的整理

4.1 我厂声像档案，采用年代——载体材料——问题分类法进行分类、组卷、编目。

4.2 声像档案材料按问题（内容）可分为十大类。人物活动类；外事活动类；会议类；生产、建设及厂发展概貌类；科技、体育、学术活动类；事故、灾害及突出事件类；纪念、庆典、文体活动类；荣誉及奖惩类、其它等。

4.3 声像档案材料内容必须有简明、扼要的文字说明，写明所反映的事实内容、发生时间、地点及所在单位、主要人物的姓名及身份以及摄录者的姓名。

4.4 声像档案材料芯页标签内容填写包括：题名、主题词、摄录部门及摄录者、日期、盘数及编号、相关的声像档案编号等。录音带、录像带在填写上述内容的同时，还应填写带长、时间等，录像带要注明声道、所用机器型号等。

4.5 声像档案材料的文字书写字迹要工整、清晰。一律用碳素墨水或蓝黑墨水，不得用圆珠笔或铅笔书写。

4.6 反映一个事件、一次活动或一个专题形成的同种载体声像材料组成一个保管单位。对数量少的且具有内容相近或相同的不同种载体材料也可组成一个保管单位。

4.7 各种载体的声像档案应编制卷内目录和案卷目录及编号。编目格式由厂档案科按上级部门规定标准统一印制。

4.8 声像档案材料编号、照片应在其背面有上角书写，其底片要在底片袋和底片乳剂的右上角同时写明；胶片卷片应在片头、片尾乳剂面右边处分别书写。声像档案的保管

5.1 声像档案是我厂档案的重要组成部分，凡属归档范围的声像档案均由档案科集中统一保管，任何单位和 个人不得以任何借口将声像材料散落于本单位或个人手中。

5.2 声像档案的保管按不同类别不同载体，使用不同专用装具分别保存。

5.3 设立专用库房保存声像档案。专用库房除具有普通档案库房“七防”要求外，还应配置调温调湿专用设备，使胶片的保存温度控制在13～15℃，相对湿度控制在35～45%范围内；其他声像材料的保存温度控制在14～24℃，相对湿度45～60%范围内。并且保证每昼夜温差不大于±2℃，湿差不大于±5%。

5.4 声像档案库房及保管位置，应良好地采取防范措施，防止化学气体的污染，避开30奥斯特以上的磁场。

5.5 照片与底片、原版与翻版分开保管，正片与副片不应同装一袋，磁带、胶带应装在密封盒内，防止弄脏、摩擦、损坏。

5.6 对长期保存且不常利用的录音带、录像带、影视胶片每各隔半年重烧一次，经常使用的每隔半年至少要清洁一次。

5.7 档案管理人员对入库前的声像档案，要严格检查，对已受污染的声像档案要责成有关人员处理后，方可入库。

5.8 不能用手直接接触底片，应带洁净的手套操作，防止灰尘、汗渍污损底片。

5.9 每隔半年要检查一次声像档案的保管情况，对已污损的，要及时采取技术措施进行修补和复制。

5.10 归档保存的声像档案，未经鉴定和批准，任何人不得私自抽出、消磁、清洗、涂改、剪辑。声像档案的鉴定与利用

6.1 声像档案要每隔2～3年鉴定一次。鉴定工作由鉴定领导小组负责组织实施。鉴定后对已无保管价值的，报主管领导批准后，按已规定的档案销毁程序销毁。

6.2 声像档案的利用，应编制档案目录、帐薄等检索工具，为利用查找提供方便。

6.3 声像档案的借阅、利用，按Q/JRD-210-43.08-89《档案综合管理制度》的有关标准执行。

6.4 借出的声像档案不得私自转借，用过按期返还。如有损坏，借用单位负责赔偿。7 检查与考核

7.1 本标准由档案科每年进行一次全面检查，检查结果按厂《目标经济责任制》进行奖惩。

附加说明：

本标准所列各项内容，如与上级有关规定抵触时，按上级规定执行。

编制：

初审；

审核：

审定：

批准：

本标准委托厂档案科负责解释。

第三篇：声像档案管理办法

(一)总则

第一条 为加强本公司的声像档案，特制定本办法。

第贰条 本公司的声像档案是指本公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。

声像 档案一般由录单带、录像带、摄像带、影片(母片)、照片(含底片)等文字说明两部分组成。

第三条 声像档案是本公司全宗的组成部分，必须由档案室实行集中统一管理。

(二)声像档案资料的收集

第四条 收集范围

1.反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料;

2.各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料;

3.本公司有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料。

4.涉及本公司和邮电系统权益的声像资料。

5.其它单位形成的与本公司有关的重要声像资料。

6.其它具有保存价值的声像资料。

第五条 收集时间

1.声像档案资料应在形成后一个月内随立档部门其它载体形态的档案同时归档;如有特殊情况可以适当延长归档时间。

2.档案部门应随时收集零散的具体保存价值的声像资料。

第六条 收集要求

1.录音带、录像带、摄像带、影片、照片(含底片)和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失;

2.接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件;

3.声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。

第七条 声像档案资料的征集

1.档案部门有责任随时征集重要声像资料;

2.在征集的声像资料中，凡涉及国家和全国邮电部门重大事件的，应向邮电部办公厅档案处报送目录。

第八条 声像档案费用的报销

本公司各部或个人凡按本办法第四条形成声像档案的费用，只要将档案资料按要求向档案归档，经档案室签字认可，财务部门应给予核报费用。

(三)声像档案的整理〖ht〗

第九条 声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用。

第十条 声像档案的整理由摄录人员负责，档案部门协助。

第十一条 分类、编号

1.照片档案按年代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。底片在全宗内编流水号。格式：全宗号-流水号。

2.录音带、录像带、摄像带按年代-问题分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。

3.编注与其他载体档案相联系的参照号。格式为(档案形态)档号/(档案形态)档号。

第十二条 保管期限：应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。

第十三条 文字说明的编写

1.文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。

2.编写文字说明的要求：

(1)准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全;

(2)照片的自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。录音带、录像带、报像带按案卷编写文字说明。一组声像资料联系密切的应加文字说明：

(3)文字简洁、语言通顺;

(4)时间用阿拉伯数字表示。

第十四条 编制格式

1.照片编制采用横写格式。其格式为照片/底片号-文字说明-参见号-摄制时间-摄制者。

2.2.录音带、录像带、摄像带的编制格式：在盒套上置标注页。按要求逐项填写。

第十五条 案卷要求

1.将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。

2.卷内目录：

照片、底片以自然张为单元填写卷内目录;

录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。

3.卷内备考表，用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。

第十六条 编目

声像档案的著录依照gb3792.5-85《档案、著录规则》进行。

(四)声像档案的保管

第十七条 声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理。第十八条 保管条件

底片、胶片库温度应保持在13-15℃之间，相对湿度应保持35%-45%;

照片库温应保持14-24℃，相对湿度应保持37.5%-67.5%;录音、录像带库温应保持18-24℃，相对湿度应保持40%-60%。

第十九条 底片册、录音、录像带、摄像带应立放，磁带库必须避开30奥斯特以上的磁场，磁场盒与盒的间距不小于3mm;存放磁带最好不用铁皮柜。

第二十条 对库存的照片档案，要两年检查一次。

第二十一条 归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改;销毁声像档案必须经过鉴定，征得归档单位同意，报经主管领导审批，登记造册。

第二十二条 建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。

(五)声像档案的开发利用

第二十三条 编制声像档案目录、卡片等检索工具，为利用提供方便条件。

第二十四条 建立声像档案借阅，利用制度，严格审批手续，根据声像档案的机密程度，确定利用范围。

第二十五条 具有专利的声像档案，外单位利用时，应按《中华人民共和国专利法》的有关规定办理。已移交档案馆的，所得专利收益，原则上应拨给原移交单位，档案馆收取保管费。

第二十六条 声像档案原版一般不得借出档案室之外。如有特殊需要，经主管领导批准后，方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借;外单位借用或复制声像档案，由档案室负责办理，并按有关规定收费，实行有偿服务。如在借用中造成损坏，则由借用单位负责赔偿。

第二十七条 在不影响保密的前提下，各单位可利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用现在的声像档案

第四篇：声像档案管理制度（模版）

文章标题：声像档案管理制度

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声像档案是应用录音、录像、照相等手段对重要事件进行真实记录的历史材

料，它具有客观性、形象性和科学技术性的特点，能生动形象地再现我局有关方面的工作及成果，客观反映和记录工商行政管理工作的真实面貌。它和文字、图纸档案一样，具有现实的查证作用，对研究历史具有参考使用价值。为了规范管理好全局声像档案，使其更好地发挥作用，特制定下发本办法，望各部门认真遵照执行：

一、声像档案是国家全部档案的一大门类，是我局档案工作的重要组成部分，各部门文档内勤人员要认真收集，每年12月10日前交局办公室（档案室）统一集中保管。

二、声像档案的收集范围：

1、人物类照片、录音。

①、历届领导班子（正副局长、党组成员）、省以上英雄、模范和系统先进人物；

②、本局系统因公牺牲的人员；

③、本局机关内设科室及各派出机构（分局），各时期全体人员集体照和工作照片。

2、会议类照片、录音、录像带。

①、本局召开的各种会议；

②、各级工商局、各级党委、政府部门在我局召开的会议。

3、文艺、体育、活动类照片、录音、录像带。

①、本局及系统大型文艺汇演；

②、本局及系统体育运动会；

③、法规常识、专业知识竞赛；

④、局领导在电台、电视台上的讲话、答记者问、新闻发布会等声像材料；

⑤、党政领导和国家、省、市工商局领导来本局进行视察工作时的讲话、题词的照片、录音、录像带；

⑥、本局机关及所属部门重要工程奠基、交接、剪彩仪式的照片。

4、各种实物类照片。

①、党政机关和市以上工商部门授予本单位或个人的奖状、奖旗、证书、匾额、题词等缩微照片与录像和实物；

②、本局颁发的奖状、奖旗、证书、匾额、条幅、题词、纪念章证等缩微照片与录像和实物。

③、本局所属单位的牌匾、门庭面貌照片、录像。

三、声像档案的归档要求

1、归档的声像材料必须是原版、原件（照片档案包括照片和底片）；

2、归档的声像材料必须图像清晰、声音清楚、底片完好、主办摄录人员编写必要的文字说明；

3、声像材料形成后，承办人应按规定进行整理、按规定分类、编目，向档案室移交归档；

4、声像档案均按要求填写卷内目录、备考表和总目录。

四、声像档案的保管、移交和借阅利用，原则上与文书档案材料相同。

五、声像档案的复制、修改、销毁应经分管领导审批，由档案管理部门负责办理。

六、本办法自印发之日起施行。

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第五篇：声像、照片档案管理办法

声像、照片档案管理办法

一、我局在各项工作中活动中的照片、录音录像资料是我局档案的重要组成部分，应收集齐全，按照有关规定理事归档。

二、录像、照片档案，应按国家有关音像、照片档案的规定和载体形式的不同，单独整理，分柜保管。

三、整理归档的声像、照片，必须图像清晰、声音清楚。

四、声像、照片档案说明卡项目填写要齐全，一律用黑色或蓝黑墨水书写整齐。

五、声像、照片档案的利用，鉴定和销毁均按有关规定执行。