成都理工大学声像载体档案管理办法

第一篇：成都理工大学声像载体档案管理办法

声像档案是高校档案的一个重要组成部分，它具有客观、形象和真实的特点，能生动、具体地再现学校教学、科研及各方面工作成果，真实记录学校各个时期发展的面貌。和其它文字、图纸、实物档案一样，声像档案具有现实的查证和利用作用，对历史研究具有重要的参考利用价值，是学校重要档案资料和宝贵财富。为加强对我校声像档案材料的形成、积累、归档工作的管理，更好地发挥其作用，特制定本办法。第一章基本原则

第一条 凡是在学校各项工作活动中直接形成的记录和反映工作、活动过程，具有保存、利用价值的各种声像载体(照片、底片、幻灯片、投影反转片、录音带、录像带等)和配套文字材料，均属声像档案材料。属于特殊载体的档案材料，是高校声像档案工作的基础。

第二条 声像档案必须遵循声像载体的特点和规律，必须实行集中统一管理，形成声像档案的各部门，要按归档要求，努力做好收集、整理、归档工作，确保档案的完整、准确、系统和安全。对主要声像载体档案材料，其数量大、利用率高的部门，经批准后可设立声像档案分室。分室可保管本部门形成的声像档案。分室在业务上接受档案馆的指导，每年定期向档案馆呈报书面情况报告及办理移交清单。

第三条 声像档案材料的形成、积累、归档是我校各部门的工作职责之一。学校各部门要根据声像档案载体的特点把声像档案工作纳入自己的管理制度中，实行“三纳入”、“四同步”的原则，大力开发信息资源，为提高本校的教学、科研和管理工作水平服务。

第四条 为确保学校对声像档案材料管理工作的落实、各部门声像载体材料形成后，必须向档案馆归档，由档案馆出具证明后，财务部门方受理报销事宜。

第五条 完整、准确、系统地作好我校声像档案形成、管理工作，是档案人员和全校摄制人员的共同责任。

第六条 声像档案工作应列入学校的发展计划，在经费、库房设备和人员配备等工作条件上予以保证 

第二章归档范围

归档范围主要内容包括综合管理、制作工作和声像载体材料三个方面。具体范围：

第七条 党政活动类：

一、历届党代会、团代会、学代会、教代会、工代会、妇代会、先代会及党政部门召开的重大会议。包括：开幕、闭幕场面、领导讲话、代表发言、会议情况等各种声像材料。

二、校庆。历年教师节、重大纪念日、英模报告会等重要声像材料。

三、建校以来主要领导任职期间的工作照、参加教学、科研等项活动的声像材料。

四、省级以上党政领导和社会知名人士来校活动场面(包括视察、座谈等)的声像材料。

五、校内民主党派的重大活动。

六、国内有影响的教授、专家等在校访问活动的声像材料。

七、港澳台同胞、归国华侨及校内少数民族的重要活动。

八、本校授予校外人员名誉职务、称号和声像材料。

九、其它有重要意义活动形成的声像材料。

第八条 教学类：

一、迎新、开学及毕业典礼，领导、来宾讲话，师生代表发言等活动场面的声像材料。

二、历届毕业生的毕业合影照片，优秀毕业生照片。

三、知名教授、专家和在学术上造诣校深的中老年教师讲课，学生听课、论文答辨、实验、电化教学等的声像材料。

四、师生实习、野外考察、社会实践等各项活动的声像材料。

五、评选优秀教学奖、优秀教材、评选及发奖大会的场面材料。

六、有关学生实习、军训、社会调查、参加各种竞赛活动的场面材料。

第九条 科研学术活动类：

一、重点、大型科研课题评审、鉴定会场面的声像材料。

二、科研成果评选及领奖仪式的场面声像材料。

三、由本校发起并组织的全国性、省级学术活动。本校学术年会(科技报告会)包括：大会开幕、闭幕式，大会发言、著名学者报告等声像材料。

四、著名专家来校作学术报告的声像材料。

五、参加部级以上科技成果展览的声橡材料及重大单位项科技成果代表性声像材料。

六、在校学生及国外留学生在科研和学术活动中取得突出成绩的声像材料。

第十条 外事活动类：

一、外国领导人、友好人士以及各种代表团来校参观访问的声像材料。

二、与国外学校、团体签订协议、备忘录、合同的全过程的声像材料。

三、外籍人士赠送的礼品照片及其它声像记录材料。

四、外籍学生、教师、工作人员在校学习、生活、工作的声像材料。

五、在我校召开的国际性学术会议场面的声像材料。

六、本校派出国外进行友好访问、考察、进修、留学所获得的声像材料。

第十一条 产品、仪器设备类：

一、本校研制、试制、生产的产品样照。

二、产品使用情况的场面声像材料。

三、价值5万元以上的重大仪器设备的样照和安装调试运行照。

第十二条 体育类：

一、历届运动会开幕、闭幕式、领导讲话、运动员比赛场面的声像材料。

二、运动队训练、比赛、学生课余体育活动等场面材料。

三、兄弟院校的来访、表演、比赛等场面材料。

第十三条 艺术类：

一、学校师生员工创作的艺术作品照片、在各种报刊杂志上所发表的作品材料。

二、举办书画展的场面声像材料。

三、各种音乐团体来校演出，本校文艺团体演出剧照、演员合影等。

第十四条 校园建设类：

一、学校各个时期的校园环境材料。包括：校门、教学楼、实验室、校园等声像材料。

二、学校重大项目的开工、奠基、落成典礼和学校建设规划、模型等声像材料。

三、校门、校牌、大楼及校园风光。

第十五条 获奖类：

一、教学活动获得的奖状及奖品照片。

二、科研项目成果奖状及奖品照片。

三、学校产品获奖的奖状、照片。

四、各类活动中被评为先进集体、文明单位等奖状及奖品照片。

五、劳动模范、先进个人证书、奖章及奖品等照片材料。 第十六条 人物类：

一、历任校长、党委书记及名人录的声像材料。

二、学部委员、博士生导师等名人包括人物档案的全部照片、底片、材料。

三、国内外知名校友返校活动、捐赠仪式等的声像材料。

第十七条 学校各有关部门参加科工贸活动形成的声像材料。

以上各类归档材料，包括底片、照片、录音带、录像带等。

第三章部门立卷和归档要求

第十八条 学校电教、宣传、科技、教学等声像形成部门负责人应贯彻执行上级有关声像档案的指示，经常进行检查、督促、指导部门声像档案的形成、积累、立卷、归档工作，以维护声像档案的完整和安全。在业务上接受校档案馆的指导，于次年六月底以前向档案馆办理各类声像档案的移交手续。

第十九条 部门专(兼)职档案员应在部门负责人领导下，指导、监督、协助科技人员做好声像档案的平时积累工作，接收本部门人员交来的声像档案材料，并检查是否完整、准确、系统，组卷是否符合要求，定期选择有保存价值的向校档案馆归档。

第二十条 各级声像部门的科技人员在每项工作完成后，应立即将声像材料整理好，及时向声像档案室、档案馆办理移交手续。如与其它类档案(如教学、科研)有密切关系的照片档案资料要互相照应、互记参见号。

第二十一条 凡属个人拍摄或录制的能反映学校面貌并具有参考价值的声像载体材料，向校档案馆归档者，一经采用，学校将给予适当补偿。

第二十二条 声像档案的归档要求：

一、归档的声像材料必须是原版、原件，而且要求图像清晰、声音清楚，并加以必要的文字说明。

二、归档时，材料形成单位应准确填写向档案馆交接目录单，一式二份，由交接双方签字后，各备一份。

三、各单位应将在各项活动中形成的声像材料的收集、归档工作纳入各部门的职责范围，明确专人负责。摄录人员在材料完成后应及时向档案馆归档，任何部门和个人不得据为已有。

四、学校一切可形成声像载体的有关重大事件等活动，必须通知档案馆，以保证归档制度的落实。

第四章声像档案管理

第二十三条 按《成都理工学院档案实体分类和档号编制方案》进行分类、编目、编制档号和排架。

第二十四条 声像档案库房应保证恒温、恒湿，避免磁场干扰和保持清洁，要特别注意防火，定期检查库房的“八防”，发现问题及时补救。

第二十五条 声像档案的保管期限与相应文字材料的保管期限应一致，需长期、永久保管的声像材料，在保管一定时间后，应转录复制，母带(片)与复制带(片)保管方法亦应一致，母带(片)必须专柜保管，并特别标明。

第二十六条 鉴定与销毁按《高等学校档案部门业务建设规范》第10条执行。

第二十七条 统计按《高等学校档案部门业务建设规范》第10条执行。第五章开发利用

第二十八条 编制检索工具、著录卡片，设置放像设备为利用者查找、阅览声像档案创造条件。

第二十九条 建立借阅制度，开展咨询服务、指导交流。

第二篇：声像档案管理办法

(一)总则

第一条 为加强本公司的声像档案，特制定本办法。

第贰条 本公司的声像档案是指本公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。

声像 档案一般由录单带、录像带、摄像带、影片(母片)、照片(含底片)等文字说明两部分组成。

第三条 声像档案是本公司全宗的组成部分，必须由档案室实行集中统一管理。

(二)声像档案资料的收集

第四条 收集范围

1.反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料;

2.各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料;

3.本公司有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料。

4.涉及本公司和邮电系统权益的声像资料。

5.其它单位形成的与本公司有关的重要声像资料。

6.其它具有保存价值的声像资料。

第五条 收集时间

1.声像档案资料应在形成后一个月内随立档部门其它载体形态的档案同时归档;如有特殊情况可以适当延长归档时间。

2.档案部门应随时收集零散的具体保存价值的声像资料。

第六条 收集要求

1.录音带、录像带、摄像带、影片、照片(含底片)和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失;

2.接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件;

3.声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。

第七条 声像档案资料的征集

1.档案部门有责任随时征集重要声像资料;

2.在征集的声像资料中，凡涉及国家和全国邮电部门重大事件的，应向邮电部办公厅档案处报送目录。

第八条 声像档案费用的报销

本公司各部或个人凡按本办法第四条形成声像档案的费用，只要将档案资料按要求向档案归档，经档案室签字认可，财务部门应给予核报费用。

(三)声像档案的整理〖ht〗

第九条 声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用。

第十条 声像档案的整理由摄录人员负责，档案部门协助。

第十一条 分类、编号

1.照片档案按年代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。底片在全宗内编流水号。格式：全宗号-流水号。

2.录音带、录像带、摄像带按年代-问题分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。

3.编注与其他载体档案相联系的参照号。格式为(档案形态)档号/(档案形态)档号。

第十二条 保管期限：应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。

第十三条 文字说明的编写

1.文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。

2.编写文字说明的要求：

(1)准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全;

(2)照片的自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。录音带、录像带、报像带按案卷编写文字说明。一组声像资料联系密切的应加文字说明：

(3)文字简洁、语言通顺;

(4)时间用阿拉伯数字表示。

第十四条 编制格式

1.照片编制采用横写格式。其格式为照片/底片号-文字说明-参见号-摄制时间-摄制者。

2.2.录音带、录像带、摄像带的编制格式：在盒套上置标注页。按要求逐项填写。

第十五条 案卷要求

1.将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。

2.卷内目录：

照片、底片以自然张为单元填写卷内目录;

录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。

3.卷内备考表，用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。

第十六条 编目

声像档案的著录依照gb3792.5-85《档案、著录规则》进行。

(四)声像档案的保管

第十七条 声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理。第十八条 保管条件

底片、胶片库温度应保持在13-15℃之间，相对湿度应保持35%-45%;

照片库温应保持14-24℃，相对湿度应保持37.5%-67.5%;录音、录像带库温应保持18-24℃，相对湿度应保持40%-60%。

第十九条 底片册、录音、录像带、摄像带应立放，磁带库必须避开30奥斯特以上的磁场，磁场盒与盒的间距不小于3mm;存放磁带最好不用铁皮柜。

第二十条 对库存的照片档案，要两年检查一次。

第二十一条 归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改;销毁声像档案必须经过鉴定，征得归档单位同意，报经主管领导审批，登记造册。

第二十二条 建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。

(五)声像档案的开发利用

第二十三条 编制声像档案目录、卡片等检索工具，为利用提供方便条件。

第二十四条 建立声像档案借阅，利用制度，严格审批手续，根据声像档案的机密程度，确定利用范围。

第二十五条 具有专利的声像档案，外单位利用时，应按《中华人民共和国专利法》的有关规定办理。已移交档案馆的，所得专利收益，原则上应拨给原移交单位，档案馆收取保管费。

第二十六条 声像档案原版一般不得借出档案室之外。如有特殊需要，经主管领导批准后，方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借;外单位借用或复制声像档案，由档案室负责办理，并按有关规定收费，实行有偿服务。如在借用中造成损坏，则由借用单位负责赔偿。

第二十七条 在不影响保密的前提下，各单位可利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用现在的声像档案

第三篇：声像、照片档案管理办法

声像、照片档案管理办法

一、我局在各项工作中活动中的照片、录音录像资料是我局档案的重要组成部分，应收集齐全，按照有关规定理事归档。

二、录像、照片档案，应按国家有关音像、照片档案的规定和载体形式的不同，单独整理，分柜保管。

三、整理归档的声像、照片，必须图像清晰、声音清楚。

四、声像、照片档案说明卡项目填写要齐全，一律用黑色或蓝黑墨水书写整齐。

五、声像、照片档案的利用，鉴定和销毁均按有关规定执行。

第四篇：人民法院声像档案管理办法

人民法院声像档案管理办法

第一章 总 则

第一条 为了加强对声像档案的管理，充分发挥声像档案在人民法院审判活动和行政管理工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》等有关规定，结合人民法院声像档案的实际情况，制定本办法。

第二条 人民法院的声像档案，是指各级人民法院在工作活动中直接形成的具有保存查考利用价值的照片、录音带、录像带、影视片等专门载体材料。

第三条 人民法院在其职能活动中形成的声像档案，直观地记录了事物的原貌，是文字记录的补充，与文字材料一样是法院档案的组成部分和职能活动的记录，必须按本办法收集齐全，整理归档，实行集中统一管理。

第二章 声像材料的归档

第四条 声像材料的归档范围

（一）上级领导对本院的工作进行视察或检查时形成的声像材料；

（二）本院召开的重要工作会议和重大活动中形成的声像材料；

（三）本院外事活动中形成的声像材料；

（四）本院为进行法制宣传教育而拍摄、录制的具有保存查考利用价值的声像材料；

（五）重大典型案件审判活动的声像材料；

（六）刑事案件执行死刑验明正身的声像材料；

（七）在审理案件过程中，当事人提供并被采用作为证据的声像材料；

（八）随卷归档不能附卷的证物拍成的照片；

（九）其它有保存查考利用价值的声像材料。

第五条 声像材料的归档要求

（一）主办部门或经办人员要把声像材料与有关行政文书材料或诉讼文书材料一起整理，单独组卷，统一编号。

（二）归档的声像材料必须是原版、原件。

（三）声像材料，必须图象清晰、声音清楚，并加以必要的说明。

（四）照片材料必须由底片、照片、文字说明三部分构成。说明部分包括：事由（案由、案号）、时间、地点、人物、背景和摄影者。

（五）录音带、录像带、影视片须注明当事人姓名、案由、案号、录制时间、录制内容、录制人、盘数及带长、型号、保管期限等内容。

（六）声像材料的说明必须用毛笔或碳素、蓝黑墨水的钢笔书写。

（七）声像材料的归档时间须按声像材料形成的特点，由主办部门或经办人员分别按行政文书档案或诉讼文书档案规定的归档时间向档案管理部门移交。

第三章 声像档案的整理

第六条 声像档案的整理必须保持声像材料之间的有机联系，以一张（盒、盘）或一组密不可分的材料为一个保管单位。

声像档案按载体形式的不同分类整理，声像档案主要分为照片、录音带、录像带、影视片四类，其代符各为ZP、LY、LX、YS。

第七条 照片正片与底片各自编号。一张或一组密不可分的照片只有一个顺序号，若是一组照片，则在顺序号后加编分号。把底片号用铁笔横排刻写在胶 片乳剂面片边处右上方。底片放入底片袋内，在底片袋的右上方注明底片号，再按底片号顺序将底片插入底片册。彩色照片的底片需翻拍成黑白底片。

照片正片要与说明一起固定在芯页的正面，若是一组（若干张）正片，最前面要加总说明，每张再分别编写简要的分说明。

照片根据分类将同类的正片与说明组成卷宗，卷宗内的芯页以三十页左右为宜。凡随同诉讼文书归档的照片，其正片和底片亦按上述要求整理。

第八条 录音带、录像带如同一内容分录了数盒（或盘），应统一编号，每盒（或盘）再编分号；若一盒（或盘）内录制了若干项，则编一个号，再按顺序详细注明每一内容，并在每一项内容上注明带长（起迄时间）。每一项内容都要按类单独登记。

录音带、录像带的盒套外要贴上标签、写明编号、案由（事由）、案号、题目、讲话人、录制日期、录制内容、录制人、盒数、参见号、带长、型号、保管期限等。

影视片的整理方法与录音带、录像带相同。

第四章 声像档案的保管

第九条 声像档案入库前要进行检查。对不合格的声像材料，需经技术处理后方可入库，并加注说明。

第十条 入库后底片、录音带、录像带均应立放于柜架上，不能挤压。录音带、录像带每隔6至12个月重绕一次，以释放内部压力，避免产生粘连或复印现象。如发现录音带、录像带变形、断裂、磁粉脱落、照片发黄、霉变等现象，要及时采取措施加以补救。

第十一条 声像档案的库房需密封，做到防火、防光、防盗、防尘、防磁、防热、防潮和防低温等。温度保持在18－24℃；相对湿度在40－60％之间。

第十二条 声像档案的利用需经有关主管领导批准，任何部门或个人不得擅自借出、复制、消磁和涂改。

第十三条 声像档案的保管期限分永久、长期、短期三种，根据形成特点分别参照人民法院行政文书档案，诉讼文书档案保管期限表的规定确定。

声像档案的保管期限应与同一卷号不同载体的档案的保管期限保持一致。

对于保管期限届满、需销毁的声像档案，按有关规定办理。

第五章 附 则

第十四条 各高级人民法院在必要时可根据本办法和本地区的实际情况，制定补充办法，并报最高人民法院备案。

第五篇：声像和实物档案管理办法

声像档案、照片档案、实物档案管理办法

根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作业务规范》、《磁性载体档案管理与

保护范围》、《照片档案管理规范》等文件的有关规定，制定本管理办法。本管理办法是对xx的补充。此办法仅适用于厅机关各处室。

一、声像档案(磁性载体档案)

(一)记录和反映我厅及所属部门主要职能活动，并在活动中直接形成的，有保存价值的，以录音、录像(软磁盘)等磁性材料为载体，以声音、影像为主要反映方式的历史记录。声像档案是对文书档案的补充，是我厅档案资源的重要组成部分。

(二)归档范围

1．党和国家领导人、广电总局和省委、省政府、省人大、省政协主要负责人在本厅或广电系统内视察、检查工作时形成的声像材料。

2．以本厅名义召开的各种重要工作会议、表彰大会等形成的声像材料。

3．反映各处室主要职能活动的声像材料。

4．本厅重要的外事接待工作中形成的声像材料。

5．以本厅名义举办的干部培训和业务培训形成的声像材料。

6．反映本厅厅容和厅貌的有保存价值的声像材料。

7．其它有保存价值的声像材料。

(三)不归档范围

1．为丰富职工文化生活而购置的与本厅工作无参考利用价值的录音、录像。

2．本厅摄制或购置的与本厅工作无长期参考利用价值的声像材料。

3．单位互赠的无参考利用价值的声像材料。

(四)归档要求

1．由形成单位负责，对需要归档的声像材料进行整理、编辑，及时向厅档案科移交。

2．一组具有有机联系的，反映同一工作或事件的声像材料应为一个保管单位。

3．归档的磁性载体文件必须是可读文件。必须在有关设置上演示或检测运转正常，无病毒、清洁、无划伤，确保文件的完整性和内容的准确性。

4．归档使用的录音(像)带、软磁盘的性能质量，应分别符合国家有关规定，禁止使用劣质磁盘、磁带、录像带、录音带为载体。

5．归档的磁声载体文件应由文件形成部门编制归档说明。

(1)磁带(软磁盘)需简要说明带(盘)中存贮文件的内容，运行的软、硬件环境、版本号、文

件的完整性和准确性等。

(2)录像带需简要说明该片的内容、制式、语别、密级、规格和放映时间。

(3)录音带需要简要说明讲话内容，讲话人姓名、职务、录制日期、密级等。

(五)归档方法

1．按——问题法分类项。

2．归档材料按保存价值分为永久、长期。按单一问题逐年排列，分别制成一个或几个保管单位(一个保管单位指一本录像带或一盒录像带)。

(六)归档时间声像档案的归档一般情况是随当年形成的文书档案一起于次年6月份以前移交厅档案科保存，特殊情况或单项工作结束可随时移交厅档案科保存。

(七)管理与保护

1．为了确保声像档案的完整和齐全，任何部门或个人不得私自保存，销毁和带走应归档的声像材料。

2．遵循集中统一、确保安全、便于利用的原则，厅机关各处室形成的声像档案由厅档案科集中统一管理。

3．归档的磁带(软磁盘)必须贴上标签。标明编号、档号、密级、保管期限、摄制日期等。在贮存声像档案的同时，应保存有关声像档案的文字材料。

4．保存声像档案库房要求：温湿度的变化范围应在温度15—27℃、相对湿度变化不得超过40—60%范围内选定一组值，一旦确定，在24小时内温度变化不得超过±3℃、相对湿度变化不得超过±5%，最佳环境温度是18℃、相对湿度是40%。

5．做好库房声像档案的防磁、防水、防尘、防火、防紫外线工作。

6．放置要求、磁带(软磁盘)应放入磁带(软磁盘)盒中，垂直放置或一盘盘悬挂放置，严禁叠放挤压。并根据载体不同使用不同的装具分别排列保存。

7．为保证声像档案、资料的质量，贮存的录音带、录像带，每隔一年应重新缠绕一次如发现磁带变形、断裂、磁粉脱落等现象应及时进行技术处理。

(八)利用

1．声像档案严格执行借阅审批手续，一般情况下不得外借，只能在档案室中查阅。

2．借阅和归还声像档案时，按规定进行质量检查、验收。

二、照片档案

(一)照片档案是本厅及所属部门在主要职能活动中直接形成的，有保存价值的，以感观材料为载体，以影像为主要反映方式的历史记录、它具有纪录性、形象性、科学技术性、广泛交流性及客观实在性。是文书档案无法代替的档案材料，是我厅档案资源重要的补充。

(二)归档范围

1．党和国家领导人、广电总局和省委、省政府、省人大、省政协主要负责人参与本厅及 本系统有关的重大公务活动、视察、考察本厅工作形成的照片档案。

2．反映本厅主要职能活动和工作成果的照片档案。

3．本厅组织或参加的重要外事活动的照片档案。

4．本厅召开的各种重要会议的照片档案。

5．反映本厅重大事件、重要人物的照片档案。

6．本厅及各处室组织的各种活动及获奖作品的照片档案。

7．反映本厅厅容和厅貌的照片档案。

8．厅领导和各处室深入基层检查、指导工作的重要照片档案。

9．与其他载体有密切联系的照片档案。

10．其他有保存价值的照片。

(三)归档时间

1．照片冲洗加工后，由摄影者或承办单位整理并编写说明，及时向厅档案科归档，或随其他载体档案一起归档。

2．厅档案科应随时收集、征集零散的有保存价值的历史照片。

(四)收集、归档要求

1．对反映同一画面的若干张照片，应选择其主要照片归档。

2．底片、照片、说明齐全；底片与照片影像相符；无底片的照片应翻拍底片。

(五)归档的方法

1．按照片反映的——问题立项分类。

2．照片档案的文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄制者六个要素。

2．1 通过六个要素概括提示照片影像所反映的全部信息。

2．2 文字简洁、语言通顺，一般不超过200字、一般应以照片的自然张为单元编写说明，一组(若干张)联系密切的照片应加总说明。凡是加总说明的照片分别编写简要的分说明。

2．3 照片档案的日期采用八位数表示，第1—4位表示年，第5—6位表示月，第7—8位表示日，例：1996年2月9日写作19960209。

(六)整理与管理

1．根据照片的分类情况，将照片、底片与说明一起固定在芯页上，并组成案卷。

2．根据照片的规格画面和说明的字数确定照片的固定位置。

3．抄写卷内目录。以照片的自然张或有总说明的若干张为单元填写卷内目录。

3．1 照片号：案卷内照片的顺序号。

3．2 照片题名：应简明规范，准确地反映照片的基本内容。

3．3 参考号：与本张(组)照片有密切联系的其他档案的档号。

3．4 大张照片、反转片应与其他照片一同组卷，单独存放，并在卷内目录的备考表内注明“大张”、“反转片”。

4．档号要求规范、准确、清晰、不得出现重编、漏编及空号现象。整理完毕的照片档案按照全宗号、目录号、案卷号的顺序排列案卷，上架保存。

5．保存底片的适宜温湿度为：温度13—15℃、相对湿度：35%—45%。保存照片的适宜温湿度为：温度14—24℃，相对湿度40%—60%，库房昼夜温度变化不应大于±3℃，湿度变化不能大于±5%。

6．照片入库前要进行检查，对受污染的照片、底片要进行必要的技术处理，防止受污染的照片、底片入库。

三、实物档案

(一)实物档案指本厅在行使主要职能活动时，有参考利用价值的实在物品，如奖状、奖牌、锦旗、题词等。

(二)归档范围

1．上级主管部门颁发给本厅的反映本厅主要职能活动的奖状、奖品(或奖状、奖品照片)。

2．党和国家领导人、广电总局、省委、省政府、省人大、省政协主要负责人给本厅的题词、题字。

3．重大活动中，有影响的人士或集团捐赠的题词、题字、画及其他不易保留物品的照片。

4．平级单位给本厅奖给的奖状、奖牌、锦旗或下级单位及个人给本厅赠送的锦旗拍摄成照片交厅档案科保存。

5．其他有保存价值的实物

(三)不归档范围

凡与上述无关的实物不需归档

(四)归档要求

1．收到实物的单位和个人，在收到实物的1个月内，应将实物移交厅档案科保存。或随其他载体档案一起归档。

2．实物档案的归档工作厅领导的由厅办公室负责收集、归档，各职能处室的由各处室文书处理人员负责。

3．移交厅档案科的实物必须整洁，完整。并附有文字说明，标明收到实物的事由，实物发放者、数量、领取实物的时间、地点、人员。

(五)实物档案的管理，利用参见文书档案管理办法。

四、声像档案、照片档案、实物档案的借阅、销毁按照云南广播电视厅《档案借阅制度》、《档案鉴定销毁制度》规定办理。