合肥学院声像载体类档案工作规范

第一篇：合肥学院声像载体类档案工作规范

合肥学院声像载体类档案工作规范

为了提高我院声像载体档案（以下简称声像档案）工作的质量和管理水平，有效地为学院工作服务，充分发挥声像档案在教学、科研、管理等工作中的作用，并为考核声像档案工作提供依据，根据《中华人民共和国档案法》，中共中央宣传部、国家档案局关于印发《新闻单位宣传报道档案管理暂行办法》的通知（有关声像档案部门），及原国家教委颁布《普通高等学校档案管理办法》等法律、法规、规章的规定，结合我院实际情况，特制订本规范。

一 声像档案的收集和归档

1、确定声像档案归档范围的原则

（1）归档学院各项活动中形成的、或校外单位形成的与本院有关的声像载体材料，必须对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

（2）归档的声像载体材料必须反映声像制作活动的全过程，保证完整、准确、系统。

（3）归档的声像载体材料必须遵循其自然形成规律，保持声像载体与纸质载体、不同声像载体之间的自然联系，注意其成套性特点。

2、归档的主要内容和重点

（1）归档的主要内容包括综合管理、制作工作和声像载体材料三个方面，具体范围见附件一《合肥学院声像载体类档案归档范围和保管期限表》。

（2）归档的重点是本院各项活动中直接形成的声像载体材料，尤其是声像载体材料的原件。

3、不归档的文件材料

（1）不能反映本院工作、活动的声像材料；

（2）音响、画面严重失真、内容残缺无使用价值的声像材料；（3）重份声像材料。

4、形成积累（1）宣传部、电教中心和其它声像材料形成部门，均为立卷单位，分工归口立卷。

（2）立卷单位声像项目负责人、编导和其他制作人员，要按分工认真作好制作记录，整个工作结束后，按归档要求向本单位兼职档案员移送全套案本。

（3）各单位兼职档案员对收集上来的声像载体材料，按规定程序进行系统整理后向档案部门移交。

5、整理组卷（1）立卷原则

根据声像文件材料形成规律和多种载体的特点，分类组成保管单位。对单位声像载体材料，要附以文字说明，对同一载体多项内容的，采用按主题内容逐一著录的方法，对同一内容、多载体合成的档案，应注明参见号，既保持声像载体档案的原始顺序，又凭借著录，保证不同内容的声像材料具有独立的使用性。

（2）立卷分类

1）按介质分为纸质文件材料和声像载体材料。

2）纸质文件材料指综合管理工作文件材料和制作项目的文件材料。

3）声像载体材料按类型分为照片、录音制品、录像制品、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等。

4）同一类型的声像载体材料又可按幅面尺寸再细分。（3）立卷分工

1）综合管理材料由院宣传部、电教中心等部门立卷归档。2）制作项目文件材料和声像制品，由制作项目单位或个人立卷归档。

3）两个以上单位共同制作的，由主办单位立卷归档。4）外单位制作的反映本院活动的声像载体材料，由档案部门负责征集或委托负责收集。

（4）归档材料的整理 1）检查归档的材料是否完整、准确、系统、配套、音响、画面是否清楚，对有局部划伤、断裂者，应及时修补、粘结，发霉、发潮的，要及时冲淡、风干。

2）根据声像载体材料的形成规律，保持其有机联系和便于查考利用的原则，结合内容、价值、数量和载体类型、尺幅，进行系统整理，组成保管单位。

3）照片及底片要有文字说明（包括内容、时间、地点、人物和制作者），其他载体形式要有相应的文字材料，包括完成原本、定稿本、长度、时间、内容简介、色彩、密级、制作单位和人员等。

4）声像制作材料和声像制品的档号要与文字材料的档号互相照应，互记参见号。

5）声像制品的装具，一般应使用现有装具。经制作后的单件声像制品和照片，可用符合规范的专门的盒、册、封套装载。

6、归档验收

（1）声像材料形成部门应在规定时间内向院档案部门办理移交手续，填写移交目录一式二份，各执一份备查。

（2）归档的声像载体的文字材料，必须符合本规范的案卷质量要求。

（3）综合管理材料档案时间一般为次年4月份以前。声像载体材料在完成制作后3个月内归档。

二 声像档案的管理

1、分类编号

（1）按《高等学校档案实体分类法》进行分类标引，给出检索分类号。

（2）根据声像档案的内容、特点、不同载体，编制用于档号的二级类目（载体）代号简表。

（3）声像类档案档号=年度号+声像档案分类型号+保管单位号 模式如下：

保管单位依不同载体而定，可以是卷、册、盒、盘，也可以是张、件。保管单位号依载体代号（代码）流水。年度用声像档案形成的自然年度。

2、编目

（1）档案部门对接收的声像档案在装具脊背上填写档号，也可另行在底边20毫米处贴上注有档号的标签。

（2）登录声像档案目录，按不同载体档号先后顺序，以保管单位为对象填写，并注明相应的参见号。

（3）按照GB3792.5－85《非书资料著录规则》编制题名，案卷级声像档案和资料著录卡，作为手工检索和计算机采集卡使用。

（4）为方便查阅档案，应编制各种案卷目录和专题目录。

3、将编制的声像档案和资料著录卡数据存贮到计算机的数据库中，在本院的信息系统建立后，按要求与之联网。

4、排架、保管

（1）按照不同类型、不同规格声像载体分别编制的档号排架。（2）照片库房保持温度15~25℃，湿度55~65%。其他声像档案的保管，应做到恒温、恒湿、清洁，温度宜18~24℃，相对湿度宜35~45%，要有专用的设备和必要的保护措施，要避开30奥斯特以上的磁场。

（3）每年定期检查库房的“八防”（防火、防潮、防高温、防光、防尘、防虫、防鼠、防盗）情况。定时记录库房温、湿度，保护库房整洁。（4）每两年对库存档案进行一次全面核对检查，写出检查总结，发现问题及时处理。

（5）照片、底片要定期检查，有发黄、发霉、变质等现象，要及时进行清洗和技术处理。

（6）录像带、录音带、影片等使用完毕后应及时倒带，并马上入盒，以防止污染。要定期进行检查，如发现变形断裂、磁场脱落等现象，应及时进行补救。

（7）声像档案的保管期限与相应文字材料的保管期限一致。需长期、永久保管的声像材料，在保管一定时间后，应转录复制。

（8）母带（片）与复制带（片）保管方法一致。母带（片）必须专柜保管，并特别标明。

5、鉴定与销毁

按《合肥学院档案业务建设规范》执行。在销毁方式上，应注意按不同的销毁方式，如洗掉、去磁等。

6、统计

按《合肥学院档案业务建设规范》执行。

三 声像档案的开发利用

1、检索工具的编制

由于声像档案按载体类型、尺幅、依档号顺序分类排架，因此，在检索工具上应比一般的纸质文件材料有更高要求。

（1）按载体制成材料和载体规格编制载体检索目录。（2）按《合肥学院声像载体类档案归档范围和保管期限表》编制主题检索目录。

（3）按《中国档案分类法——教育档案分类表》编制专业学科分类检索目录。

（4）编制检索到题名、内容的著录卡片，全面标引声像制作、载体及内容。

2、借阅

（1）档案部门在适当条件下应设立审片室（听音室），提供检索 工具，为利用者查找、阅鉴声像档案创造条件。

（2）建立借阅制度，规定借阅档案的审批权限、期限、对象、观看人次、数量、手续等。若需借出、抄录、复制档案材料，应经有关领导批准。

（3）档案借阅或归还时，由利用者和档案部门共同进行清点、检查，并在档案借阅登记簿上登记，对借出的档案，档案部门定期催还，需续借者应重新办理借阅手续。对过期不还者，应停止其借阅并给予经济处罚。

如发现档案损坏或丢失，应写书面报告，经校主管领导人签署意见后，根据不同情况进行处理。

（4）对调出及离、退休人员，在办理调离手续前，必须清还档案，没有档案部门签字，人事部门不得办理调离手续。长期出国人员在出国前应及时向档案部门清退档案材料。

（5）对需经常查阅、不涉及保密的档案材料应复制。

3、咨询服务、指导交流

（1）指导利用者使用各种检索工具，回答利用者提出的问题。（2）根据工作需要和条件可能，选择若干重点声像档案的题名，主动介绍有关部门，进行定期跟踪服务。

（3）了解与本院有关的动态，积极开拓服务。（4）服务方式：可复制、征订、出售等。

（5）学院要结合现代化进程，逐步应用计算机进行声像档案的检索、汇编等，提高开发利用档案的能力。

四 声像档案工作人员岗位责任制

1、学院分管声像档案部门的院领导职责

（1）应加强全院声像档案工作的指导、监督，把声像档案形成部门工作纳入学院声像工作发展规划，并列入学院声像工作议事日程，定期加以研究。

（2）关心声像档案的建设与发展，使声像档案工作能与学院各项工作协调发展。

2、学院声像档案形成部门负责人职责

（1）贯彻执行上级有关声像档案工作的指示、规定，把声像档案工作纳入本部门和有关人员的岗位职责，并认真组织实施。

（2）对本院各部门声像档案的形成、积累、立卷、归档工作进行检查、督促，确保声像档案材料的完整、准确。

（3）积极做好声像档案的七防（防火、防盗、防虫、防光、防潮、防高温、防鼠）工作。

3、各声像部门科技人员职责

（1）各声像工作部门及负责声像工作的科技人员在每项工作完成后，立即将声像材料和文字简介整理好，向本部门兼职档案人员归档。

（2）填好声像材料归档的有关表格，办完移交手续。

4、学院档案部门职责

（1）院综合档案室的负责人定期或不定期的对校声像档案形成部门的相应工作进行检查、督促、指导。

（2）对声像材料部门兼职档案人员的提出的疑难问题，应及时与有关领导研究解决。

（3）关心档案人员的学习、工作等情况。

5、声像档案形成部门兼职档案人员职责

（1）在部门负责人领导下，监督、指导、协助科技人员做好声像档案的平时积累工作，接收本部门人员交来的声像材料，并检查是否完整、准确、系统，组卷是否符合要求。

（2）将已收集的案卷，于次年4月底以前向档案部门办理移交。（3）完成学院档案部门委托办理的其他任务。

附件一：

合肥学院声像载体类归档范围和保管期限表

SX11 综合（党政群团）

序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9

类目名称

本院领导的活动材料（参加国内会议、座谈、探望等）

本院各类重大会议（党代会、工代会、教代会、团代会、学代会等）

本院校庆等重大纪念、庆祝活动材料 中央、省市及上级党政领导来院视察等材料 省级以上代表团、兄弟院校代表来院活动材料 本院机构成立的活动材料 本院民主党派重大活动的材料 本院重大宣传活动材料 本院社团活动的材料

保管期限 长 期

长 期

长 期 长 期 长 期 长 期 长 期 长 期 长 期

SX12

教学

序号 1 2 3 4 5 6

类目名称

本院开学、毕业典礼活动场面及学士论文答辩活动材料

本院教授、专家，国内知名专家、教授，外籍教师授课场面

本院学生业余生活、课外阅读、参加各科竞赛、演讲等活动场面及评比先进材料 本院毕业生（含成人教育）照片 本院体育运动会材料 本院学生军事训练活动场面

保管期限 长 期

长 期

长 期

长 期 长 期 长 期 7 本院教学活动获奖的奖状照片 长 期

SX13 科学研究

序号 1 2 3 4

类目名称

本院举办的国际性、全国性和省级学术活动及本院学术年会等活动材料

本院教职工在重大科研课题研究过程中及鉴定活动中形成的材料

本院科研获奖项目成果奖状照片 本院科学研究评优活动等照片

保管期限 长 期

长 期

长 期 长 期

SX14 产品生产与科技开发

序号 1 2

类目名称

院属企业试制生产或正式投入生产的产品声像材料 产品发布会及产品使用情况等声像材料

保管期限 长 期 长 期

SX15 基本建设

序号 1 2 3 4

类目名称

本院建校初期的照片（含院门、教学楼、实验室等）本院重大工程的基地原貌、建设过程及竣工验收的声像材料

本院重大项目开工典礼、奠基、落成材料 本院各实践实习基地建设的声像材料

保管期限 长 期 长 期

长 期 长 期

SX16 仪器设备

序号 1

类目名称

本院大型仪器设备声像材料

保管期限 长 期

SX17 出版

序号 1

类目名称

本院出版物有关声像材料

保管期限 长 期

SX18 外事

序号 1 2 3 4

类目名称

国外知名人士、学者、在外校友来际讲学、参观、访问、交流材料

与国外大专院校建立校际关系签订协议声像材料 在我院召开的重要学术会议声像材料

本院人员在国外考察、讲学、合作研究的声像材料

保管期限 长 期

长 期 长 期 长 期

SX19 财会

序号 1

类目名称

本院在财务会计工作中形成的声像材料

保管期限 长 期

合肥学院

2004.2.27 10

第二篇：合肥学院外事类档案工作规范

合肥学院外事类档案工作规范

为了提高我院外事类档案（以下简称外事档案）的质量和管理水平，充分发挥外事档案在学院对外交流、教学、科研活动中的作用，并为考核外事管理档案工作提供依据，根据《中华人民共和国档案法》，国务院批准的《科学技术档案工作条例》，国家档案局《机关档案工作建设规范》，原国家教委《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》等法律、法规、规章的规定，结合我院实际情况，特制订本规范。

一 外事档案的收集和归档

1、确定外事档案归档范围的原则

（1）归档的外事管理和外事活动中形成的文件材料，必须对本院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

（2）归档的外事文件材料必须反映外事管理、外事活动的全过程，保证其完整、准确、系统。

（3）归档的外事文件材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，体现涉外工作的职能和特点。

2、归档的主要内容和重点

（1）归档的主要内容包括综合管理、出国、来校、任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生工作等方面。

（2）归档的重点是重大涉外和国际合作项目、留学生工作活动中形成的不同载体的文件材料。

（3）本院人员在国外获得证书、奖状、奖章、奖品，可采取不同方式归档，或存复印、影印件、外国赠送学院的纪念品、礼品，有保存意义的，应归档，不宜长期保存的可存影印件或清单。

3、不归档的材料

（1）上级关于外事工作普发（不专指本院）、不办的文件；（2）未定稿的各种文件；（3）未生效的合同、协议书；

（4）无查考利用价值的一般性、临时性函件；（5）重份文件，院内各单位发来的文件；（6）与院外单位交换来的材料；

4、形成积累

（1）学院外事处是学院外事管理部门、涉外教学、科研文件材料的归口部门，在来院、出国（境）、国际合作、国际会议活动结束后，负责将院此项工作有关的单位形成的各种外事文件材料，收集、汇总、整理组卷（件），按规定向院综合档案室移交。

（2）归档的外事文件材料，必须用钢笔或毛笔书写，字迹工整、图样清晰。

（3）外事文件材料一般归档一份，重要活动和经常使用的应酌加副本。

（4）凡出国（境）学习、访问、考察、讲学、参加国际会议的人员，应在归国后将在国（境）外各项活动中形成的材料交给外事处进行验收后，出具证明，财务部门方可准予报账结算，师资管理部门才准予报到上班。

5、整理组卷（件）

（1）根据外事文件材料的形成规律以及内容、价值、数量、密级和载体等实际情况，保持文件材料之间有机联系和便于查考利用的组卷（件）原则，以内容为主，将每组外事文件材料进行整理组卷（件）。

（2）对来院、出国和国际合作、国际会议的文件材料，上级文件、请示、报告、上级批复与国外来往信函等准备阶段材料，按分类组卷（件），将国内和国外活动期间形成的材料及派出回国后的综合材料按活动性质分类组卷（件），各阶段密不可分的材料按正件在前，附件在后，印件在前，原稿在后，批复在前，请示在后排列。

（3）拆除每份文件中的金属物，对破损的文件材料进行修补。（4）每份文件用缝纫机装订后装盒保管。

（5）声像载体的材料、礼品实物，应保持其原状，另行专柜保管，档号与文字材料一致。

（6）每份文件材料，按顺序编写页码，无论单面或双面只要有书写文字，每面均为一页，每件页号均从1开始，页号位置标在文件材料右侧的下角。外事文件材料，以卷（件）为单位，在每卷（件）文件材料的右上角盖上有单位名称、档号、件号的戳记章，逐项填写。

（7）填写卷内目录，归档的案卷必须填写卷内目录，卷内目录可打印或用钢笔正楷填写，字迹要工整、清晰，文面要整洁，不得涂改。

每个案卷组成以后，都要填写备考表，对文件材料的完整、准确的程度，损坏缺少情况加以说明，案卷内文件材料需要变更、修改时，由档案管理人员随时在备考表上注明。

（8）外事处要进行归档的鉴定工作，按规定提出每个案卷（件）内部文件的保管期限和密级意见，经外事处主管领导同院综合档案室协商后确定。

6、归档验收

（1）移交档案时交接双方必须当面验收，凡不符合要求者，档案部门应拒绝接收，要求限期改正。

（2）移交时填写移交目录，移交目录一式二份，双方各执一份备查（3）外事档案在次年3月底前归档。

二 外事档案的管理

1、分类编号

（1）按《高等学校档案实体分类法》进行分类。

（2）每年所有外事档案材料按先后顺序编流水号，（每年一个流水号）。

2、编目

（1）每卷档案脊背上贴上注有档号的标签，标签下沿的位置距离底边40mm。

（2）打印外事档案目录，按归档部门及先后顺序，以案卷（件）为对象填写。

（3）认真登记外事档案分类目录。

3、排架、保管（1）按档号顺序排架。

（2）按《合肥学院档案业务建设规范》执行。

4、鉴定和销毁

按《合肥学院档案业务建设规范》执行。

三 外事档案的开发利用

1、大力开发利用外事档案，为提高本院教学、科研水平及社会效益和经济效益服务。

2、借阅

按《合肥学院档案业务建设规范》执行。

3、咨询服务、指导交流

（1）指导利用者使用各种检索工具，回答利用者提出的问题。（2）了解和掌握本单位外事活动状态，定期编制外事档案汇编和编辑参考资料，积极为利用者提供服务。（3）结合本单位管理现代化的进程，创造条件，逐步应用计算机进行外事档案检索，提高开发利用外事档案的能力。

四 外事档案工作岗位责任制

1、分管外事工作的院领导职责

（1）组织学习贯彻《档案法》及有关档案工作的方针政策，把外事档案工作列入分管工作计划中。

（2）定期检查和研究解决外事档案工作中存在的实际问题。

2、与外事活动有业务联系的各部门领导职责

（1）重视和健全有关的管理制度，确保外事档案工作全面纳入本部门工作之中，并认真执行。

（2）按本部门外事业务活动的程序、形式、积累收集外事文件材料，在工作结束后，将材料汇集、检查，送院综合档案室归档。

3、学院外事处领导职责

（1）制定和健全外事工作管理制度，确保外事文件材料的形成积累，将外事档案工作纳入外事管理之中，并监督与外事活动有业务联系的各部门执行。

（2）指导本部门兼职档案人员的工作，关心其工作条件的改善和工作素质的提高。

（3）指导、监督按外事活动的程序，将整个活动中形成积累的外事材料整理组卷（件），按期向本院档案管理部门移交。

（4）指导外事档案的鉴定工作。

4、外事办公室兼职档案员职责

（1）在部门负责人的领导下，做好外事档案材料的平时积累工作。

（2）会同部门领导，检查与外事活动有关单位交来的外事文件材料是否完整、准确、系统，经检查合格后再办理移交手续。（3）将收集、积累的外事文件材料。整理组卷（件）、装订，做到组卷（件）合理、编目清楚、标题准确、装订整齐、并及时向院综合档案室归档。

（4）完成学院档案部门委托办理的其他有关任务。

5、学院档案部门职责

（1）根据国家有关档案工作的政策、法规，制定本院外事档案工作的各项管理制度。

（2）监督、指导、检查、协助外事部门做好外事文件材料的形成、积累、整理、归档工作，检查验收外事档案是否完整、准确、系统。

（3）负责外事档案的接收、保管、组织鉴定、统计和利用等业务工作。

（4）积极开发利用外事档案资源，充分发挥其作用。（5）遵守国家有关法规，保证外事档案的安全。

五 外事类档案归档范围和保管期限表

综 合

序号 类 目 名 称 保管期限

长期 短期 长期 永久 长期 1 上级关于外事工作的文件材料（1）针对本院的需要长期贯彻执行的（2）需要短期贯彻执行的 本院外事工作规章制度、计划、总结、简报等 3 本院外事工作统计报表 4 本院外事工作会议材料

出 国

序号 类 目 名 称 保管期限

长期 短期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 1 上级对出国人员的有关文件材料（1）需要长期贯彻执行的（2）需要短期贯彻执行的 2 参加国际学术会议论文等材料 3 投寄国外的学术论文 4 出国人员考察、访问材料 5 出国讲学、研究人员有关材料 出国进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书（影印件）7 本院教职工自费留学、因私出国探亲申请报告及批准材料 8 本院选派出国与回国留学人员情况统计表及调查表 9 本院参加国际比赛、竞赛材料

来 校

序号 1 2 3 4 5

类 目 名 称

上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件 外国党政官员、各界人士来院参观访问的文件材料 外籍教师、专家、学者及友好人士来院讲学的讲稿、教材等材料

来院进修、短期培训研究的外籍人士有关材料 国际比赛、竞赛

国际合作与会议

保管期限 长期 长期 永久 长期 长期

序号 1 2 3 4 5 6

类 目 名 称

中外合作院际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录

本院完成的国际合作项目、成果等材料 合作项目中国外单位完成项目、成果等材料 授予外籍人员名誉称号的材料 双方互赠的礼品、纪念品 国际会议的有关材料

外国留学生工作

保管期限 永久 永久 长期 永久 长期 长期

序号 1 2 3 4 5 6 7 录取审批材料

类 目 名 称

学籍登记表、学籍卡片 教学计划、大纲、安排 学习情况、成绩及评语 学位论文及学位证书复印件 学生名册

学生去向及有关材料

保管期限 永久 永久 长期 永久 长期 永久 长期

第三篇：成都理工大学声像载体档案管理办法

声像档案是高校档案的一个重要组成部分，它具有客观、形象和真实的特点，能生动、具体地再现学校教学、科研及各方面工作成果，真实记录学校各个时期发展的面貌。和其它文字、图纸、实物档案一样，声像档案具有现实的查证和利用作用，对历史研究具有重要的参考利用价值，是学校重要档案资料和宝贵财富。为加强对我校声像档案材料的形成、积累、归档工作的管理，更好地发挥其作用，特制定本办法。第一章基本原则

第一条 凡是在学校各项工作活动中直接形成的记录和反映工作、活动过程，具有保存、利用价值的各种声像载体(照片、底片、幻灯片、投影反转片、录音带、录像带等)和配套文字材料，均属声像档案材料。属于特殊载体的档案材料，是高校声像档案工作的基础。

第二条 声像档案必须遵循声像载体的特点和规律，必须实行集中统一管理，形成声像档案的各部门，要按归档要求，努力做好收集、整理、归档工作，确保档案的完整、准确、系统和安全。对主要声像载体档案材料，其数量大、利用率高的部门，经批准后可设立声像档案分室。分室可保管本部门形成的声像档案。分室在业务上接受档案馆的指导，每年定期向档案馆呈报书面情况报告及办理移交清单。

第三条 声像档案材料的形成、积累、归档是我校各部门的工作职责之一。学校各部门要根据声像档案载体的特点把声像档案工作纳入自己的管理制度中，实行“三纳入”、“四同步”的原则，大力开发信息资源，为提高本校的教学、科研和管理工作水平服务。

第四条 为确保学校对声像档案材料管理工作的落实、各部门声像载体材料形成后，必须向档案馆归档，由档案馆出具证明后，财务部门方受理报销事宜。

第五条 完整、准确、系统地作好我校声像档案形成、管理工作，是档案人员和全校摄制人员的共同责任。

第六条 声像档案工作应列入学校的发展计划，在经费、库房设备和人员配备等工作条件上予以保证 

第二章归档范围

归档范围主要内容包括综合管理、制作工作和声像载体材料三个方面。具体范围：

第七条 党政活动类：

一、历届党代会、团代会、学代会、教代会、工代会、妇代会、先代会及党政部门召开的重大会议。包括：开幕、闭幕场面、领导讲话、代表发言、会议情况等各种声像材料。

二、校庆。历年教师节、重大纪念日、英模报告会等重要声像材料。

三、建校以来主要领导任职期间的工作照、参加教学、科研等项活动的声像材料。

四、省级以上党政领导和社会知名人士来校活动场面(包括视察、座谈等)的声像材料。

五、校内民主党派的重大活动。

六、国内有影响的教授、专家等在校访问活动的声像材料。

七、港澳台同胞、归国华侨及校内少数民族的重要活动。

八、本校授予校外人员名誉职务、称号和声像材料。

九、其它有重要意义活动形成的声像材料。

第八条 教学类：

一、迎新、开学及毕业典礼，领导、来宾讲话，师生代表发言等活动场面的声像材料。

二、历届毕业生的毕业合影照片，优秀毕业生照片。

三、知名教授、专家和在学术上造诣校深的中老年教师讲课，学生听课、论文答辨、实验、电化教学等的声像材料。

四、师生实习、野外考察、社会实践等各项活动的声像材料。

五、评选优秀教学奖、优秀教材、评选及发奖大会的场面材料。

六、有关学生实习、军训、社会调查、参加各种竞赛活动的场面材料。

第九条 科研学术活动类：

一、重点、大型科研课题评审、鉴定会场面的声像材料。

二、科研成果评选及领奖仪式的场面声像材料。

三、由本校发起并组织的全国性、省级学术活动。本校学术年会(科技报告会)包括：大会开幕、闭幕式，大会发言、著名学者报告等声像材料。

四、著名专家来校作学术报告的声像材料。

五、参加部级以上科技成果展览的声橡材料及重大单位项科技成果代表性声像材料。

六、在校学生及国外留学生在科研和学术活动中取得突出成绩的声像材料。

第十条 外事活动类：

一、外国领导人、友好人士以及各种代表团来校参观访问的声像材料。

二、与国外学校、团体签订协议、备忘录、合同的全过程的声像材料。

三、外籍人士赠送的礼品照片及其它声像记录材料。

四、外籍学生、教师、工作人员在校学习、生活、工作的声像材料。

五、在我校召开的国际性学术会议场面的声像材料。

六、本校派出国外进行友好访问、考察、进修、留学所获得的声像材料。

第十一条 产品、仪器设备类：

一、本校研制、试制、生产的产品样照。

二、产品使用情况的场面声像材料。

三、价值5万元以上的重大仪器设备的样照和安装调试运行照。

第十二条 体育类：

一、历届运动会开幕、闭幕式、领导讲话、运动员比赛场面的声像材料。

二、运动队训练、比赛、学生课余体育活动等场面材料。

三、兄弟院校的来访、表演、比赛等场面材料。

第十三条 艺术类：

一、学校师生员工创作的艺术作品照片、在各种报刊杂志上所发表的作品材料。

二、举办书画展的场面声像材料。

三、各种音乐团体来校演出，本校文艺团体演出剧照、演员合影等。

第十四条 校园建设类：

一、学校各个时期的校园环境材料。包括：校门、教学楼、实验室、校园等声像材料。

二、学校重大项目的开工、奠基、落成典礼和学校建设规划、模型等声像材料。

三、校门、校牌、大楼及校园风光。

第十五条 获奖类：

一、教学活动获得的奖状及奖品照片。

二、科研项目成果奖状及奖品照片。

三、学校产品获奖的奖状、照片。

四、各类活动中被评为先进集体、文明单位等奖状及奖品照片。

五、劳动模范、先进个人证书、奖章及奖品等照片材料。 第十六条 人物类：

一、历任校长、党委书记及名人录的声像材料。

二、学部委员、博士生导师等名人包括人物档案的全部照片、底片、材料。

三、国内外知名校友返校活动、捐赠仪式等的声像材料。

第十七条 学校各有关部门参加科工贸活动形成的声像材料。

以上各类归档材料，包括底片、照片、录音带、录像带等。

第三章部门立卷和归档要求

第十八条 学校电教、宣传、科技、教学等声像形成部门负责人应贯彻执行上级有关声像档案的指示，经常进行检查、督促、指导部门声像档案的形成、积累、立卷、归档工作，以维护声像档案的完整和安全。在业务上接受校档案馆的指导，于次年六月底以前向档案馆办理各类声像档案的移交手续。

第十九条 部门专(兼)职档案员应在部门负责人领导下，指导、监督、协助科技人员做好声像档案的平时积累工作，接收本部门人员交来的声像档案材料，并检查是否完整、准确、系统，组卷是否符合要求，定期选择有保存价值的向校档案馆归档。

第二十条 各级声像部门的科技人员在每项工作完成后，应立即将声像材料整理好，及时向声像档案室、档案馆办理移交手续。如与其它类档案(如教学、科研)有密切关系的照片档案资料要互相照应、互记参见号。

第二十一条 凡属个人拍摄或录制的能反映学校面貌并具有参考价值的声像载体材料，向校档案馆归档者，一经采用，学校将给予适当补偿。

第二十二条 声像档案的归档要求：

一、归档的声像材料必须是原版、原件，而且要求图像清晰、声音清楚，并加以必要的文字说明。

二、归档时，材料形成单位应准确填写向档案馆交接目录单，一式二份，由交接双方签字后，各备一份。

三、各单位应将在各项活动中形成的声像材料的收集、归档工作纳入各部门的职责范围，明确专人负责。摄录人员在材料完成后应及时向档案馆归档，任何部门和个人不得据为已有。

四、学校一切可形成声像载体的有关重大事件等活动，必须通知档案馆，以保证归档制度的落实。

第四章声像档案管理

第二十三条 按《成都理工学院档案实体分类和档号编制方案》进行分类、编目、编制档号和排架。

第二十四条 声像档案库房应保证恒温、恒湿，避免磁场干扰和保持清洁，要特别注意防火，定期检查库房的“八防”，发现问题及时补救。

第二十五条 声像档案的保管期限与相应文字材料的保管期限应一致，需长期、永久保管的声像材料，在保管一定时间后，应转录复制，母带(片)与复制带(片)保管方法亦应一致，母带(片)必须专柜保管，并特别标明。

第二十六条 鉴定与销毁按《高等学校档案部门业务建设规范》第10条执行。

第二十七条 统计按《高等学校档案部门业务建设规范》第10条执行。第五章开发利用

第二十八条 编制检索工具、著录卡片，设置放像设备为利用者查找、阅览声像档案创造条件。

第二十九条 建立借阅制度，开展咨询服务、指导交流。

第四篇：教学类档案规范

福建工程学院教学类档案工作规范

一、教学档案工作的基本原则

1．凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料均属教学档案。

2．教学档案是衡量学校教学管理水平和教育质量的重要标志之一，是学校档案的主体、核心和重点。

3．教学档案实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。对教学档案中的少数不属永久保存的类目，如本科生毕业论文，实习报告等可由系保存，学校档案部门按一定的比例择优接收。

4．教学档案是教学管理的重要组成部分，应实行“三纳入”、“四同步”，即纳入教学计划、规划，纳入教学管理制度，纳入各级管理人员岗位责任，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步；评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；毕业分配、上报评审材料、教学考核晋升与档案部门出具归档证明同步。

5．各教学管理和教学业务部门应明确一名分管档案工作的负责人和配备相应专（兼）职档案人员，统一管理本部门、本系统的教学文件材料，并按期向学校档案部门办理移交。

6．努力实现教学档案工作从经验管理向科学管理转变，分散管 理向集中统一管理转变，手工管理向现代化管理转变，逐步参与教学管理，成为教学管理和教改的参谋部门，成为教学业务工作的信息咨询部门之一。

7．逐步建立教学档案数据库，并纳入全校信息系统统一管理和开发利用。

8．要把教学档案工作列入本校教育发展计划，在经费、库房、设备和人员配备等方面给予保证，每年从教学经费中给予教学档案工作适当资助。

二、教学档案归档范围的确定 1．确定的原则

（1）归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

（2）归档的教学文件与材料，必须反映教学管理、教学实践活动中的全过程，保证完整、准确、系统。

（3）归档的教学文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。2．归档的主要内容和重点

（1）归档的主要内容包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材等方面，（具体见附件一）。

（2）归档的重点是本校在教学工作，特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。3．不归档的文件材料

（1）上级有关教学普发的、不办的及未定稿的文件。（2）无查考利用价值的事务性临时性文件。（3）校内其他单位发来的文件。（4）重份文件。

（5）与校外单位交换来的材料。

三、教学文件材料的部门立卷与归档流程 1．形成与积累

（1）每年新学年开始后，由分管档案工作的校长向各系（部）、部署新学年工作时，同时向各系（部）办公室主任、教学秘书布置形成积累教学文件材料的任务。

（2）教务部门和各系（部）应利用学籍管理软件对学生学籍登记表（卡）逐项进行登记，并做好数据备份。

（3）系（部）兼职档案员按文件材料分类表分别积累教学文件材料，并定期进行整理。

（4）档案室随时了解、督促、检查、指导专（兼）职档案员做好文件材料的积累工作。

（5）归档的教学文件材料必须字迹工整，格式统一，签字手续完备。

（6）教学档案管理文件一般归档一份，重要的教学文件（研究生论文、专著、优秀教材等）除原稿外，根据实际情况，酌加副本。

2．整理组卷（1）坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则，由各系（部）或教学管理部门的专（兼）职档案员负责将积累的文件材料向档案部门归档。

（2）根据教学文件材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。原则上相同内容的文件材料组成一卷便于利用，同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷，每卷不超过200页。也可以根据文件材料的内在联系，对问题单一，文件较少者按不同内容分别组成薄卷。

（3）在不影响卷内文件自然形成规律和有机联系的前提下，同一内容的文件按永久、长期、短期分别组卷。

（4）卷内密不可分的文件材料按正件在前、附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后的要求排列。

（5）卷内材料一律拆掉金属物，分别用线或不锈钢钉装订，对破损的文件材料应进行修补。

（6）凡是文件材料未注明标题的应加制封面，注明题名、责任者、时间。

（7）各种材料大小均为A4型纸张大小，图件按此规格叠成手风琴式，图名、图签折在外面。

（8）文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内；附图册、表册、照片应贴上标签，填写件号及档号附在文字材料之后共同组成保管单位。其他载体材料可专柜保管，但需填写与文字材料卷一致的档号。（9）透明图纸用缝纫机打图边，并贴上标签，填写张号及与文字报告一致的档号。

（10）按顺序编排页号，无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的右下角。以件为单位，应在每项文件上端加盖归档章，并逐项填写。

（11）填写卷内目录及备考表。

（12）凡教师业务档案中规定的内容已分别归入其他类档案的，如专著、论文已归入出版类，科研成果已归入科研类，应在卷内目录中注明相应类目的档号。

（13）文件形成部门提出每个案卷的密级并会同档案室确定。（14）填写案卷封面各栏目，标题要简短、准确。3．归档验收

（1）移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全、排列、书写是否符合要求，标题是否确切，凡不符合规定要求者，接收人应拒绝接收，并限期改正补交。

（2）移交时填写移交目录。移交目录一式两份，双方各执一份。（3）教学综合管理文件次年6月底前归档，其他各类材料完成一个培养周期（即一届学生从就学到毕业）当年寒假前一次性归档。

四、教学档案的管理 1．分类编号

（1）按《中国档案分类法——教育档案分类表》进行分类标引，给出检索分类号。（2）根据教学档案的内容和特点。编制用于组成档号的二级类目代号简表。

（3）教学类档案档号=号+教学档案分类号+案卷号 案卷号按最下位类目流水。

属于教学管理内容的采用自然。其余可采用教学。涉及学籍问题的，可采用毕业（“届”）。

2．编目

（1）每卷档案脊背上填写档号，也可另行贴上注有档号的标签，标签下沿的位置距离底边40毫米处。

（2）按档号顺序，以案卷为对象填写。

（3）编制各种分类目录和专题目录，积累到一定程度后，打印汇编出版。

（4）必须将编制的教学档案数据输入计算机数据库，逐步实现与本系统的信息库联网。

3．排架、保管（1）按档号顺序排架。

（2）保管要求按《高等学校档案部门业务建设规范》第9条执行。

（3）与文件材料配套的特殊载体记录的教学档案，按《声像载体档案工作规范》有关条款处理。

4．档案的补充与修改

（1）各系（部）随时将收集到的教学文件材料经整理后向档案 室补充归档，档案室负责教学档案的人员应及时将补充材料插入卷内相应的位置，并在卷内目录、帐本上补充填写。

（2）凡已归档的文件材料需要修改时，必须经所在部门主管领导批准；未经批准，不得修改任何文件材料。

五、教学档案工作岗位责任制 1．教学管理部门领导的职责

（1）制订和健全有关管理制度，切实做到把教学档案全面纳入教学管理之中，并监督各部门执行。

（2）加强与学校档案部门联系，共同做好业务指导和监督检查工作，保证教学档案质量。

（3）对本部门管理干部和专（兼）职教学档案员提出具体要求，并帮助他们解决一些实际困难。

2．各部门专（兼）职教学档案人员职责（1）做好本单位教学文件材料的形成积累工作。

（2）将收集、积累的文件材料整理组卷装订，做到组卷合理，编目清楚，标题准确，装订整齐，并及时向学校档案室移交。

（3）做好存放在本部门的教学档案的组卷、分类、编目、登记、保管、利用等工作。

3．教研室主任的职责

（1）负责收集教研室的典型教案，集体备课记录、试题、试卷等向所在部门专（兼）职档案员移交。

（2）督促教师移交各种业务档案。附件一：

福建工程学院教学类档案归档范围和保管期限表

教务处：

综

合科

序 号

类

目

名

称

保管期限

上级教育部门下达的指令性及指导性文件 30 年 2 学校有关教学工作的请示和上级的批复、函件

永 久 3 和以上的工作计划、总结和教学管理制度 永 久

教务管理科 序 号

类

目

名

称

保管期限

毕业生花名册 永 久 2 学校学位委员会授予本科学位审批文件材料 永 久 3 学生学籍变更的文件材料（留级、休学、复学、转学、退学、保留或取消学生入学资格）

3.1 关于学生学籍变更的通知 30 年 3.2 学籍变更的申请报告、审批材料 30 年 4 学生申请转专业的请示、批复 30 年 5 更正毕业生电子注册信息的报告 永 久 6 准予学生毕业的通知等相关文件材料

永 久 7 同意结业学生换发毕业证书的通知

永 久 8 关于补办毕业证明书的文件材料

8.1 补办毕业证明书的存底材料

永 久 8.2 补办毕业证明书的申请、审批材料

永 久

实践管理科 序 号

类

目

名

称

保管期限

上级对实验室建设的通知、批复

永 久 2 国家级、省级、校级实验教学示范中心建设、申报材料 30 年 3 学校基础实验室建设项目预算的申请、调整报告年 4 学校实验室建设规划、建设项目实施、验收的通知、报告 30 年 5 高等学校实验室信息统计数据 30 年 6 上级对学科竞赛的表彰文件 永 久 7 学校优秀毕业设计（论文）表彰文件 永 久 8 实习基地协议书 30 年

教学研究科 序 号

类

目

名

称

保管期限

人才培养计划方面的指示、规定、办法 永 久 2 教学改革文件（各级各类教改立项、精品课、教学团队、综合班改革等）年 3 文化素质教育材料年 4 各级优秀教学评奖文件 4.1 教学优秀奖评审结果的文件材料 永 久 4.2 教学新秀奖评审结果的文件材料 永 久 4.3 教学名师奖评审结果的文件材料

永 久 4.4 教学成果奖评审结果的文件材料

永 久 4.5 优秀教材奖评审结果的文件材料 永 久 5 教学工作委员会会议纪要 永 久 6 上级对本校学科建设、专业设置、学位授予专业等的通知、批复 永 久 7 新专业筹建、申报及建设的文件材料 永 久 8 增列授予学士学位专业的请示、批复 30 年

招生办公室

序 号

类

目

名

称

保管期限

学校招生工作一般性通知 10 年 2 学校有关招生录取工作的政策性、制度性文件 30 年 3 学校招生计划、招生简章、招生专业简介 30 年 4 新生录取花名册 永 久

教材管理中心 序 号

类

目

名

称

保管期限

本校主编、自编的教材 30年 各系（部）各专业使用教材目录

30年 3 教材样书

10年

各系（部）： 序 号

类

目

名

称

保管期限

1、日常工作中形成的文件材料

1．1工作计划、总结、规章制度

永 久 1．2系部人事任免职的通知 永 久 1、3系部表彰先进集体、先进个人的决定

永 久 1、4财务工作报告 30 年 1、5岗位聘任、教学管理方面通知、决定 30 年 1、6系部成立、调整领导小组组成人员名单 永 久 1、7迎新工作、毕业生工作的安排通知 10 年 1、8校庆、校友工作的文件材料 10 年

2、教学工作 2、2学生处分的报告、决定 10年 2.2.1受到警告(不含)以上处分的 永 久 2.2.2受到警告处分的 30年 2、3 教学管理方面的通知、决定 30 年 2、4自编、主编教学指导书、实习指导书及习题集

30年

3、系（部）教代会、工代会材料 3、1请示、通知、议程、决议、总结、主席团、代表名单、工作报告、领导讲话、候选人情况介绍、讨论通过的文件、选举结果和上次批复

永 久 3．2 提案及办理情况，会议简报，会议记录、纪要、照片、光盘 永 久 3.3 筹备工作、选举过程中形成的文件、小组会议记录等文件材料 30 年 3.4 讨论未通过的文件 10 年 附件二：

福建工程学院系级教学档案归档范围

一、综合类

1.上级教育主管部门下达的指令性、指导性文件。

2.关于教育改革培养目录，培养规格，专业和课程设置及学制等方面的指示、规定、办法等。

3.学校规划实施计划、教学要点，有关教学会议记录、调研报告、简报等。4.学校制定的各种教学制度、办法、规定、条例以及有关教学工作的文件。5.有关招生分配的各种制度、规定、办法、条例以及有关招生计划分配表及文件。

6.各系及专业简介，以及招生分配情况介绍。7.学校简介，以及招生广告。8.系级教学工作总结。

9.教学经费申请报告，各门课程教学资助金申请表、实际经费预算及结算材料等。

10.有关教学工作的统计数据资料。

二、教学管理类

1.教师教学工作规程、教学工作评估材料。2.教师工作量核算办法，教师开课情况。

3.教师教学任务安排，有关教师教学情况调查表、教学质量检查、评估、总结及听课记录。

4.师资培训计划、考核、总结、出国进修等有关材料。

5.学生学籍管理材料，其中包括学籍卡、学生登记表、成绩册。6.学籍变更材料（升、留级、休、转、复、退学等）。

7.学生奖惩材料（奖学金优秀学生、先生班级、学生处分材料）。8.重点学科建设论证、申报、评审材料。9.招生计划、招生简章、招生工作总结等。10.课程安排表，教学运行表，学年校历。

11.毕业生质量调查材料，包括对毕业生质量调查的计划、总结调查表，使用单位对毕业生质量评审意见 12.各类培训班、进修班的文件材料。

三、教学业务类

1.课程教学标准及要求。

2.课程建设、规则、实施方案、课程设置一览表。3.主干课程目录。

4.培养计划、教学大纲、教学计划方案、总结等。

5.教材建设、教师自编、主编教材、教学指导书、习题集和解题及使用教材目录。

6.优秀教师讲学的典型教案、教模、标本、幻灯片、录音、录音带及重要备课笔记等。

7.各类优秀学生典型的作业本、笔记本、在校期间发表的论文。

8.教学实习大纲、实习指导书、实习总结、实习讲义，实习结果鉴定材料、有代表性的实习报告。

9.实验教学工作情况（可根据规范具体化）。10.考试试卷。

11.毕业设计（论文）及评审意见。

四、教学研究类

1.获校级以上的教学成果类的申报材料及奖状。

2.获校级以上的教学质量奖、优秀教材类的申报材料及奖状。3.获校级以上的优秀集体奖、教书育人奖的申报材料及奖状。4.专业设置改造、修订目录。5.教学工作改革动态。6.教师教学研究论文。

注：教学档案的归档按照校档案室归档要求，各单位需归档的教学档案由各系档案员负责收集、整理后向档案室移交。每年的学籍档案由各系教务员核对整理，按当年毕业专业装订成册，经系领导审核签字后向档案室移交。

第五篇：企业档案工作规范

企业档案工作规范

DA／T 42—2009(国家档案局2009年11月2日发布，2010年1月1日实施)1 范围

本标准确立了企业档案工作原则、组织和制度要求，给出了企业档案业务工作、档案信息化建设、档案工作设施设备配置等方面的方法与技术指南。

本标准适用于大中型工业企业，其他类型企业及事业单位可参照使用。

2规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

GB／T 9705 文书档案案卷格式 GB／T 11821 照片档案管理规范

GB／T 11822 科学技术档案案卷构成的一般要求

GB／T 17678.1 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 GB／T 18894 电子文件归档与管理规范 DA／T 1 档案工作基本术语 DA／T 12 全宗卷规范 DA／T 13 档号编制规则

DA／T 15 磁性载体档案管理与保护规范 DA／T 22 归档文件整理规则

DA/ T 28 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 DA/T 31 纸质档案数字化技术规范 DA/T 32 公务电子邮件归档与管理规则 DA/T 43 缩微胶片档案数字化技术规范 JGJ 25 档案馆建筑设计规范

ISO 15489.1 信息与文献一文件管理：通则 IS0 15489.2 信息与文献一文件管理：指南

3术语和定义

DA／T 1—2000 确立的以及下列术语和定义适用于本标准。3.1 企业档案business records

企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。3.2 企业档案工作business records management 企业履行档案管理职责的行为和活动。3.3 电子档案electronic records

具有保存价值的归档电子文件及相应元数据、背景信息和支持软件。3.4 档案信息化archival informationization

运用信息技术对归档文件、数据信息资源及档案进行采集、整合、维护、处置和提供利用服务的档案管理提升过程和工作方式。

4档案工作总则

4.1 企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作。

4.2 企业档案工作应以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准。

4.3 企业档案工作应以满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。

4.4 企业应维护档案的完整、准确、系统与安全。

5档案工作组织 5.1 组织系统建设 5.1.1档案工作领导 企业应确定档案工作的分管领导，确定各职能或承办部门、各项目档案工作的负责人，确定档案部门的负责人。5.1.2 档案机构设置

企业应根据规模和管理模式设置专门的档案机构，或指定负责档案工作的机构。大型企业应设立档案馆。5.1.3 档案人员配备

企业应配备与企业研发、生产、经营和管理相适应的专职档案人员；各部门、各项目应配备专职或兼职档案人员。企业应保持档案人员相对稳定。5.1.4 档案工作体系

企业应建立以档案部门为核心，各职能或承办部门、各项目专兼职档案人员为基础的企业档案工作体系。5.2企业管理职责

5.2.1 企业应贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策，建立健全档案工作规章制度，将档案工作纳入企业发展规划和工作计划，为档案工作持续发展提供保障。

5.2.2 企业应将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及专项工作职责和有关人员岗位职责，并对分管领导、部门和项目负责人及有关人员职责履行情况进行考核。5.2.3 企业应采取必要措施，维护和确保档案的完整、准确、系统和安全。

5.2.4 企业资产与产权变动时应做好档案的处置工作，国有企业应依照档发字[1998]6号文件的要求进行，其他企业可参照。

5.2.5 企业应对档案工作中做出成绩的集体或个人给予表彰和奖励；对违反有关规定造成档案损失的相关人员给予处分。5.3企业部门职责

5.3.1 企业各职能或承办部门及项目负责人应对本部门或项目归档文件的完整和系统负责。5.3.2 企业各职能或承办部门及项目文件形成者应负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责。

5.3.3 专兼职档案人员应负责收集、整理应归档的文件，对归档文件的整理质量负责。5.3.4 企业各职能或承办部门及项目对文件管理的责任，见ISO 15489.1第七章、ISO 15489.2和档发[2002]5号文件要求。5.4档案部门职责

5.4.1 统筹规划企业档案工作，制定企业文件归档和档案鉴定、整理、保管、统计、利用、移交等有关规章制度。

5.4.2 负责企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。5.4.3 指导企业各部门、项目及专项工作文件的形成、积累、整理及归档工作。

5.4.4 监督、指导、检查企业所属单位(包括派出机构和投资的全资、控股企业)的档案工作。5.4.5 依照有关规定向国家档案馆或有关单位移交档案。5.5档案人员要求

5.5.1 档案人员应遵纪守法、忠于职守、具有专业知识。

5.5.2 档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历。5.5.3 档案人员应具备大学专科以上学历或同等学识水平。5.5.4 档案人员应定期接受档案业务培训。

6档案工作制度 6.1 工作规章

6.1.1明确企业文件形成、归档责任。企业在制定有关规章、标准和制度中应提出相应的文件收集、整理和归档的责任要求。

6.1.2 制定企业档案工作规定。企业档案工作规定是企业档案工作的基本要求，其主要内容应包括：档案工作原则及管理体制，文件的形成、积累与归档职责要求，档案收集、鉴定、整理、保管、统计、利用要求，资产与产权变动档案的处置原则，解释权限等。

6.1.3 建立档案工作责任追究制度。对相关岗位人员违反文件收集、归档及档案管理制度，发生档案泄密、造成档案损毁等行为，企业应提出责任追究和处罚措施，并将有关要求纳入相关管理制度。

6.1.4 制定档案管理应急预案。对可能发生的突发事件和自然灾害，企业应制定档案抢救应急措施，包括组织结构、抢救方法、抢救程序、保障措施和转移地点等。对档案信息化管理的软件、操作系统、数据的维护、防灾和恢复，应制定应急预案。6.2管理制度

6.2.1 文件归档制度。应明确文件归档范围及保管期限、归档时间、归档程序、归档质量要求以及归档控制措施。

6.2.2 档案保管制度。应明确各门类档案保管条件、特殊载体档案保管方式、档案清点检查办法、对受损档案的处置办法、档案进(出)库要求、库房管理要求和库房管理员职责。6.2.3 档案鉴定销毁制度。应明确鉴定、销毁工作的组织、职责、原则、方法和时间等要求。6.2.4 档案统计制度。应明确统计内容、统计要求和统计数据分析要求。

6.2.5 档案利用制度。应明确档案提供利用的方式、方法，规定查(借)阅档案的权限和审批手续，提出接待查(借)阅档案的要求。

6.2.6 档案保密制度。应明确档案形成者、档案管理者、档案利用者应承担的保密责任。6.2.7 电子档案管理制度。应对企业各信息系统中形成的电子文件提出归档、管理和利用要求。

6.2.8档案管理系统操作制度。应明确档案管理系统操作人员的职责、档案管理系统软件、硬件的操作要求。6.3业务规范

6.3.1 文件、档案整理规范。应明确文件立卷与档案整理原则、整理方法、档号编制要求和档案装具要求等。

6.3.2 档案分类方案。应明确分类依据、类别标识、类目范围。

6.3.3 文件归档范围和保管期限表。应明确各类文件归档的范围及其相对应的保管期限。6.3.4 特殊载体档案管理规范。应明确不同载体档案收集、整理的要求和保管的条件。

7档案业务工作

7.1 企业档案工作与业务活动

7.1.1企业档案工作是企业各项业务和活动的有机组成部分，应纳入企业领导工作议事日程，纳入企业规章制度及工作流程，纳入企业部门和有关人员的经济责任制或岗位责任制。7.1.2 企业档案部门或档案人员应参加产品鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动，负责检查应归档文件的完整、系统。

7.1.3 企业下达项目计划任务应同时提出项目文件的归档要求；检查项目计划进度应同时检查项目文件积累情况；验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况；项目总结应同时做好项目文件归档交接。7.2文件的形成、积累

7.2.1 文件形成时应使用耐久、可靠的记录载体和记录方式。

7.2.2 文件形成者应将办理完毕、有保存价值的文件及时交本部门、项目或专项工作档案人员保管。

7.3文件整理与归档 7.3.1 文件整理 文件立卷整理应遵循文件形成规律，区分保管期限，保持文件间有机联系。文书、科技、会计、人事等门类文件的整理，应分别符合GB 9705、DA／T

22、GB／T 11822、财会字[1998]32号、劳力字[1992]33号等标准及文件的要求；音像、电子等载体形态文件整理，应分别符合GB／T 11821、DA／T

15、GB／T 18894、DA／T 32等标准的要求。7.3.2 文件归档范围

7.3.2.1 企业在筹备、建设、生产、经营、管理等活动及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件都应纳入归档范围。国有企业文件归档范围应符合档发[2004]4号文件要求。

7.3.2.2 归档文件的主要来源有：

——本企业形成的文件；

——本企业引进项目、外购设备等接收的文件；

——所属单位及参股企业应向本企业提交的文件；

——本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件；

——本企业执行、办理的外来文件。

7.3.2.3 企业应根据经营管理范围和业务活动类型制定文件归档范围和保管期限表。确定文件归档范围和保管期限可参照、但不限于附录A。项目建设类文件应依据企业在项目建设中的性质确定，建设单位、设计单位、施工单位、监理单位文件归档具体范围参见DA／T 28；服务类型企业各类文件归档范围及企业中专业性较强的业务活动的文件归档范围，应结合企业活动和专门业务编制。7.3.3文件归档时间

7.3.3.1 经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理工作、党群工作中形成的文件一般应在办理完毕后的第二年一季度归档。

7.3.3.2 科研开发、项目建设文件应在其项目鉴定、竣工验收前归档，周期长的可分阶段、单项归档；产品生产及服务业务应定期或按阶段归档。

7.3.3.3 产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件应随时归档；外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后即时登记归档。

7.3.3.4 会计核算专业材料应在会计终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。

7.3.3.5 电子文件逻辑归档宜定时进行，物理归档应与相应门类或内容的其他载体归档时间一致。7.3.3.6 磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式的文件应在工作结束后及时归档，或与相应内容的纸质载体归档时间一致。

7.3.3.7 更新、补充的文件，企业内部机构变动和干部职工调动、离岗时应清退的文件，企业资产与产权变动过程中形成的文件，其他活动中形成的文件等，应随时归档。7.3.4 文件归档要求

7.3.4.1 企业应实行部门、项目及专项工作的文件收集、整理、归档责任制。各部门、项目及专项工作专兼职档案人员应按照规定将文件整理后归档。

7.3.4.2 归档的文件应完整、准确、系统，其制成材料应有利于长久保存，图文字迹应符合形成文件设备(打印机、复印机、扫描仪等)标称的质量要求。

7.3.4.3 归档的文件应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。

7.3.4.4 非纸质文件应与其文字说明一并归档。外文(或少数民族文字)材料若有汉译文的，应一并归档，无译文的要译出标题和目录后归档。

7.3.4.5 归档的文件一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。7.3.4.6 两个以上单位合作完成的项目，应以合同、协议等形式约定文件归档要求。主办单位一般应保存全套文件，协办单位保存与所承担任务相关的正本文件。

7.3.4.7 文件形成部门应就归档文件填写《档案交接登记表》(见附录B表B.1)。重要项目文件归档时应由项目管理部门编写归档说明，并经项目负责人审核签字。7.4档案收集工作 7.4.1 文件归档的交接

7.4.1.1 文件形成部门应按期将《档案交接登记表》随同已整理的文件向档案部门移交。7.4.1.2 档案部门接收时应认真核对，并检查档案质量。双方在《档案交接登记表》签字后各保留一份。

7.4.2 档案与资料的收集

7.4.2.1 企业应接收所属单位因产权变动后属本企业所有的档案。7.4.2.2 企业应根据资产管理权限接收无法人资格的所属单位档案。7.4.2.3 企业可根据需要收集宣传报道本单位的新闻资料。

7.4.2.4 企业可根据研发和市场竞争的需要收集与企业经营范围相关的资料。7.4.2.5 企业可根据需要向社会、离退休人员征集档案、资料。7.5档案整理工作

7.5.1 档案部门应区分全宗进行档案的分类、排列与编目。7.5.2 分类方案应依据企业管理职能，结合档案形成特点制定，并应保持相对稳定性和可扩充性。分类方案应附有分类说明。

7.5.3 类别号可采用阿拉伯数字、英文字母、拼音字母中的一种或两种混合方法设定。7.5.4 全宗内档案按类分别集中排列，类别内档案按类目条款顺序依次排列编号。7.5.5 根据分类方案和排列顺序编制档号。档号应指代单一，具有唯一性。档号编制方法见DA／T 13。

7.5.6 档号可采用“[全宗号—]分类号(或项目代号或目录号)—案卷号(或件号或盘、盒、张号)”([ ]表示可选)结构。

全宗号由企业根据对所属单位集中统一管理档案的需要和企业产权变更情况自行设定。7.5.7 纸质档案应与对应的非纸质载体档案设立互见号。

互见号是反映同一内容其他载体档案保管单位的档号。7.5.8 按全宗、类别、保管期限编制档案目录。

7.5.9 档案部门应对每个全宗建立全宗卷。全宗卷可单独管理。全宗卷的主要内容和编制方法见DA／T 12。7.6档案保管工作

7.6.1 档案存放应依据档案载体选择档案柜架。底图不宜折叠；磁性载体应选择防磁设施。重要档案应异地备份。

7.6.2 档案入库前一般应去污、消毒。受损的档案应及时修复或补救。对于易损的制成材料和字迹，应采取复制手段加以保护。7.6.3 库房管理

7.6.3.1 库房应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防光、防有害气体、防尘、防有害生物等防护功能(见JGJ 25)。

7.6.3.2 库房温、湿度应符合JGJ

25、GB／T 18894和DA／T 15对各类档案载体的保管要求，并有温湿度登记(登记表参见附录B表B.2)。

7.6.3.3 库房设备运转情况应定期检查，并及时排除隐患。

7.6.3.4 库藏档案应定期清理核对，做到账物相符。库藏档案数量发生变化时应记录说明。7.7档案鉴定工作

7.7.1 企业应成立由主管领导、职能部门、专业技术人员和档案人员组成的档案鉴定委员会(或小组)，负责确定文件保管期限和到期档案鉴定。

7.7.2 档案保管期限应根据文件对企业、国家和社会所具有的现实和今后工作查考、凭证作用，以及历史研究价值确定。

7.7.3 档案保管期限一般分为永久和定期两种。会计档案的保管期限执行《会计档案管理办法》。

7.7.4 永久保管档案。凡是反映本企业主要职能活动和历史面貌，对本企业、国家和社会有长远利用价值的文件，列为永久保管。

7.7.5 定期保管档案。凡是反映本企业一般工作活动，在一定时间对本企业各项工作有参考利用价值的文件，列为定期保管。定期保管档案的年限可根据其参考利用价值分为30年和10年。

7.7.6 企业应定期对已到保管期限的档案进行鉴定。经档案鉴定委员会鉴定，仍需继续保存的档案应重新划定保管期限；对保管期满确无保存价值的档案应登记造册，填写销毁清册(参见附录B表B.3)，经企业法定代表人批准后进行监督销毁。销毁清册永久保存。7.8档案统计工作

7.8.1 档案部门应及时、准确地填报本企业档案工作年报及有关统计报表。

7.8.2 建立档案工作统计台账，主要内容包括：档案馆(室)藏情况；入出库情况；档案利用情况；档案专兼职人员情况；档案设施、设备情况；档案销毁情况等。7.8.3 档案统计工作应保持连续性。7.9档案利用工作

7.9.1 档案部门应加强档案检索系统建设，开发档案信息资源，及时、有效地提供档案利用服务。

7.9.2 企业应根据保密规定和知识产权管理要求，设定利用者权限。超越权限的利用需经有关领导审批。’

7.9.3 利用档案应按规定进行登记(借阅登记表参见附录B表B.4)。利用效果突出的宜进行登记(利用效果登记表参见附录B表B.5)。

7.9.4 可采用直接查阅、电话调阅、网上查阅等方式提供利用原件、复制件、缩微件和电子档案。

7.9.5 企业宜对档案信息进行分类汇总，形成专题汇编，如规章制度汇编、专题文件汇编等。7.9.6 企业宜对档案信息进行综合整理，形成专题材料，如大事记、年鉴、组织沿革、产品性能比较、科研成果简介、工程项目简介、设备的更新换代、市场的变化等。

7.9.7 企业宜对档案信息进行分析研究，形成深层次加工材料，如历年生产经营指标统计分析、重大事故原因研究分析、企业史志等。7.9.8 企业可利用档案举办档案陈列或展览。

8档案信息化建设

8.1 档案信息化目标与原则

8.1.1企业档案信息化应以促进、完善企业信息化和提升档案管理现代化水平为总目标。8.1.2 企业档案信息化应坚持技术与管理并重、与企业信息化协调和同步的原则。8.1.3 企业各信息系统的开发与实施应充分考虑档案管理的要求。8.2电子文件的归档

8.2.1 电子文件归档要求及功能应嵌入文件生成系统。企业各信息系统生成的文本、图形、图像、数据等类型电子文件归档范围应参照纸质文件归档范围确定。音频、视频、多媒体等类型电子文件及数据库的归档范围应根据相关规定和需要确定。

8.2.2 企业各信息系统所形成的电子文件的元数据、背景信息，以及生成非通用电子文件格式的软件等应与电子文件一并归档。

8.2.3 归档的电子文件数据格式应易于识读、迁移。电子文件通用格式见GB／T18894第6章。8.2.4 电子文件应经鉴定、整理、审核后归档。电子文件的整理、鉴定与归档要求参见GB／T 17678.1和GB／T 18894。

8.2.5 加密的电子文件归档时一般应解密，必须加密归档的电子文件应与其解密软件和说明文件一并归档。

8.2.6 文件形成部门应负责确保归档电子文件具备真实性、可靠性、完整性和可用性。8.3传统载体档案数字化

8.3.1 企业可根据档案保管和利用的实际需要，有选择地对传统载体档案实施数字化。8.3.2 纸质档案数字化应符合DA／T 31的要求，缩微胶片数字化应符合DA／T 43的要求。8.3.3 照片档案和声像档案数字化文件格式见DA／T 32的附录B。

数字化生成的档案副本档号应与原档案对应。8.4电子档案的保管

8.4.1 电子档案应参照纸质档案分类方案进行整理。

8.4.2 电子档案应存储到脱机载体上。其存储载体见DA／T 32的附录C，保管要求见GB／T 18894的9.4。

8.4.3 脱机存储电子档案的载体或装具上应贴有注明载体序号、电子档案号、密级、保管期限、存入日期等内容的标签，电子档案载体应设置成禁止写操作的状态。8.4.4 存储在脱机载体上的电子档案应一式三套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。

8.4.5超过保管期限的电子档案的鉴定和销毁，按照纸质档案的有关规定执行，其删除和销毁应符合GB／T 18894中9.8的相关规定。对确认销毁的电子档案应有销毁文件目录存档。8.5档案网络化服务

8.5.1 企业应建立馆(室)藏档案目录数据库，并逐步实现档案的全文检索。

8.5.2 对数字化档案和各信息系统归档的电子文件，档案部门应根据设定的利用权限提供及时有效的网络化服务。

8.5.3 涉密档案管理系统应与互联网物理断开，非涉密档案管理系统可与互联网逻辑隔离。8.5.4 档案管理系统应采取身份认证、权限控制、加装防火墙等安全保密措施。8.5.5 档案管理服务器应采取可靠的备份、恢复措施。

8.5.6 各信息系统应有生成电子文件自动归档功能的模块或接口。8.6档案管理系统软件

8.6.1 档案管理系统软件的配置应满足本企业的实际工作需要，并适应本企业信息化建设发展需要。

8.6.2 档案管理系统应具备收集整编、数据管理、检索浏览、借阅管理、统计汇总、权限设置、安全保密、系统维护等基本功能，并能辅助实体档案管理及根据需求增扩其他相应功能。8.6.3 档案管理系统应与各信息系统之间衔接，并能接收和兼容各信息系统生成的电子文件。档案管理系统设计与实施参见ISO 15489.1第8章和ISO 15489.2。

9档案工作设施设备 9.1 档案库房

9.1.1档案库房应设置在远离易燃、易爆物品和水、火等存在安全隐患的场所，无特殊保护装置一般不宜设置在地下或顶层。

9.1.2 档案库房楼层地面应满足档案及其装具的承重要求。9.1.3 档案库房面积应满足档案工作发展的需要，留有存储空间。

设置档案馆的企业，档案库房建筑应符合JGJ 25的要求，库房一般应满足日后20年档案存储需要。9.2业务技术用房

9.2.1 业务技术用房应满足接收、整理、修复档案的实际需要。9.2.2 企业可根据工作需要设置档案接收、整理、裱糊、消毒、复印、数字化、缩微以及安全监控等用房。9.3阅览及陈列室

阅览室应邻近办公室和档案库房，环境安静。

陈列室(展览室)宜设置在适于观览的场所。9.4档案装具

9.4.1 档案柜架应牢固耐用，一般应具有防火、防盗、防尘作用。应根据非纸质载体档案需要选择有专用保护功能的柜架。有条件的可采用密集架。

9.4.2 各类档案盒规格、式样和质量应符合GB／T 9705、GB／T 11822、DA／T 22和GB／T 11821的要求。9.5保护设备

9.5.1 档案库房应配置温湿度监控设备及灭火器材、防光窗帘、防盗门窗等必要的设施。9.5.2 根据库房管理需要可配置除尘器、消毒柜、去湿机、加湿机、空气净化器等设备。9.5.3 有条件的企业应配置自动报警、自动灭火、温湿度自动调控、监控等设备。9.6技术设备

9.6.1 配备档案整理工作所需要的装订机、打印机等设备。

9.6.2 配备档案修复、利用需要的数码照相机、摄像机、复印机、阅读机等设备。9.6.3 配备信息化管理需要的计算机、服务器、扫描仪、光盘刻录机等设备，以及容灾备份设备、应急电源。

9.6.4 根据需要可配备CAD绘图仪、工程图纸复印机、缩微机等设备。