特殊载体档案整理

第一篇：特殊载体档案整理

特殊载体档案管理

第一部分：特殊载体的概述

特殊载体的种类：磁带档案、磁盘档案、胶片档案、照片档案、光盘档案、实物档案等。

1、磁带档案：可分为录音磁带、录像磁带、数字磁带和仪用磁带等四类。

2、磁盘档案：磁盘主要有软磁盘和硬磁盘两类。

3、胶片档案：胶片档案是利用胶片上的感光材料，把文字、图像等通过光波形式记录在胶片上。

4、照片档案：

（1）、普通照片：是指企业在生产和社会活动中直接形成的以静止摄影为主要反映形式的，主要由底片、照片及文字说明构成。

（2）、数码照片：数码照片是指用扫描仪、数码照相机等设备获得的，以数码形式存储于磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。

5、光盘档案：光盘（CD、VCD、DVD）是一种光学存储器，激光束通过在光盘记录介质上形成长短不同的熔坑来记录信息。

6、实物档案：包括证书、锦旗、奖章、奖状、奖牌、奖杯、印章等。

第二部分：特殊载体的整理方法 一、传统照片档案整理

（一）照片档案整理依据：2002年批准发布的国家标准《照片档案管理规范》GB/T11821-2002。

（二）照片档案的分类

照片档案分为传统照片档案和数码照片档案，传统照片档案又分为底片档案和照片档案。

（三）照片档案的作用

1、历史记录的真实见证。

2、维护单位利益的旁证。

3、为其它种类档案提供印证。

4、为新闻报道提供服务。

5、为利用者提供艺术享受。

（四）照片档案存在的问题

收集不全、整理凌乱、装具混乱、对照片里的事由、地点、人物描述不清、说明不全，其中尤其是收集不全的问题特别突出。

（五）照片档案的收集范围：

1、领导人和著名人物参加与本单位有关重大公务活动的照片。

2、本单位组织或参加的重要外事活动的照片。

3、记录本单位重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。

4、记录本单位地理概貌、厂区建设、重点工程、自然风光、标志性物体的照片。

5、其他具有保存价值的照片。

（六）照片档案的收集归档

1、归档时间：随时归档、阶段性工作结束归档、年底归档。

2、归档要求：照片、说明二者齐全；照片影像相符；注意画面形象；反映同一主题若干张照应选有代表性的照片归档；具有保存价值的照片要定期归。

（七）照片档案的整理原则

应遵循有利于保持照片档案的有机联系，有利于保管、有利于提供利用的原则。

（八）照片档案整理步骤：照片分类、照片排列、照片编号 照片装册、编写文字说明、编制卷内目录、填写照片册内容、编制照片档案案卷目录。

1、照片分类：照片的分类有两种方法：保管期限-专题-年度；保管期限-年度-专题。

2、照片排列：按照片拍摄时间先后顺序排列。

3、照片编号：照片编号采取两段式 照片册号——张号

如：14—5表示第14本照片册中的第5张照片

4、照片装册：照片册由297㎜×210㎜大小、纸质的若干芯页和封面、内封、封底组成。照片要按照照片号顺序依次固定在照片册芯页上。

5、编写文字说明：照片的文字说明由总说明和分说明两部分组成。总说明主要包括六要素：事由、时间、地点、人物、背景、摄影

者。它是具体反映这组照片的说明。分说明是指每一张照片的说明，其位置在照片册芯页上每一张照片旁边。

① 事由：指照片影像所反映事件、事件的情由；

② 时间：指拍摄时间或事件发生、事物变化所产生的时间； ③ 地点：指被拍摄物所在具体地点；

④ 人物：指照片影像上主要人物的姓名，身份以及在照片中的位置；

⑤ 背景：指对揭示照片影像主题具有衬托作用的背景； ⑥ 摄影者：指照片的拍摄单位和拍摄人；

⑦ 参见号：即与该张照片有密切联系的其他载体形式档案的档号、案卷号或盒号等。

⑧ 对组联号的特别说明：对反映一个事件或一次活动的，两张以上的照片，需在小卡片左上角编制组联号，组联号依次采用“①”、“②”、“③”……同组中的照片其组联号相同。如册内只有一组照片，其他均为散片时，只需对这组照片编号。注意：组联号不宜越册。

6、编制卷内目录

卷内目录是对每张照片编制目录，其要求是：要先编制每组照片的目录（总说明），再在每组照片目录下面编制每张照片的目录（分说明）。包括：照片号、照片题名、拍摄时间、照片所在页号、底片所在卷号页号底片号、备注等栏目。

7、填写照片册内容：包括填写照片册内封面、填写照片册内备考表、填写照片册册脊三方面内容。

8、编制照片档案案卷目录：照片档案案卷目录的项目包括： ① 案卷号：照片册的号码；

② 题名：照片册的案卷标题（总说明汇总）； ③ 起止年月：照片形成的起止时间； ④ 照片张数：照片的数量； ⑤ 保管期限：照片的保管年限；

⑥ 备注：著录各项目中需要解释和补充说明的事项；

二、数码照片（光盘）档案整理

数码照片档案整理的步骤包括：数码照片分类、数码照片排列、数码照片编号、编写文字说明、编制数码照片档案目录、刻录光盘、光盘编号、填写光盘标签、光盘校验、编制光盘目录。

1、数码照片分类：采用保管期限--年度--组的分类方法。此种方法是通过在计算机中建立层级文件夹实现的。尤其值得注意的是每个文件夹都要命名。

2、数码照片排列：

① 建立“数码照片档案文件夹”，在此基础上建立“年度文件夹”，再在“年度文件夹”内建立“组文件夹”，按时间排列，最后在“组文件夹”内排列每一张数码照片。

② 数码照片排列：2005-3清源集团争创名牌产品工作会（“组文件夹”内排列每一张数码照片）

③ 数码照片编号：采用三段式进行编号： 年度—组号—顺序号（张号）

组号：指同一年度内组文件夹的流水号 张号：指组内每张照片的流水号

注意：每组文件夹里的数码照片都从“1”开始编号

④编写文字说明：文件夹的命名、组文件夹内的总说明、每张数码照片的分说明。

⑤ 编制数码照片档案目录：数码照片是以“张”为单位编制目录。在年度文件夹内建立EXCEL电子表格文件，对一个年度内各个文件夹的所有数码照片进行统一编目，并以年度命名。注意：每一个年度文件夹内都要编制目录。

⑥ 刻录光盘：刻录要求：数码照片应定期刻录成光盘保管。⑦ 光盘编号：全宗号---综合档案室时给的编号；目录号---代表一个特定门类的档案；顺序号---数码照片在存储光盘中按形成年度编制的流水号（可以多年存放一张光盘，不跨年）。注意：光盘编号标注在数码照片光盘档案登记表中。

⑧ 填写光盘标签

光盘刻录完成后，应填写数码照片档案登记表和数码照片档案元数据登记表。

⑨ 光盘校验

光盘刻录完成后要进行校验，校验内容包括：数码照片文件、著录文件和光盘说明文件。校验是否完整、能否打开、文件数量是否准确等。

⑩ 编制光盘目录

编制光盘目录包括：光盘号（全宗号--目录号--盘号）、光盘题名（单位名称、年度和数码照片三部分组成）、起止年月、照片张数、刻录日期和备注等。

3、照片档案的保管

照片档案库房（档案室）应符合隔热、防潮、防火、防尘、防日光及紫外线照射、防污染、防有害生物等要求。应使用规范的照片档案装具。底片、照片应保存在能密闭的专门柜架（最好存放防磁柜）中；光盘档案需要定期检查，发现问题及时解决，必要时进行数据迁移。

三、实物归档的整理方法

实物归档的整理就是将归档实物以件为单位进行鉴定、分类、排列、编号、著录、上架，使之有序化的过程。归档实物的整理单位。一般以每件实物为一件。实物档案的整理应遵循保持实物档案的有机联系、便于保管和利用的原则。

（一）整理要求一是归档实物应齐全完整。凡是本单位在公务活动中形成、获得、接受、赠送或者征集的各种实物档案均应收集齐全、完整无损，整理归档。二是 每件归档实物均应转拍照片进行相应归档。

（二）整理方法

1、鉴定。一是 根据本单位的归档范围，对每一件实物进行鉴定，判断其是否应当归档。二是对存有真伪疑义的实物应采取必要措施

进行鉴定。三是归档实物的保管期限一般划为永久保存。其它无永久保存价值的实物由立档单位造册保管若干年后自行处理。

2、分类

归档实物应在其全宗—实物类别内，按照年度或类别——年度进行分类。归档实物数量较少（每年少于30件）的立档单位可不进行分类。同一全宗只能选择一种分类方案并保持分类方案的稳定。

⑴按年度分类

将归档实物按形成或获得年度分类。采用公元纪年标识，如“2006”。

⑵按类别分类

将归档实物按问题进行分类。归档实物按问题一般分为荣誉类、纪念品（礼品）类、印信类。

荣誉类包括：证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾等； 纪念品（礼品）类包括：纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、字画、题词、雕塑、产品、样品、花瓶等；

印信类包括：本单位已宣布停止使用的旧印章、印模、徽标。

3、排列

根据分类方案，每件归档实物在最低一级类目内按时间先后顺序排列。格式主要有如下几种：

格式①：全宗号—实物—件号。格式②：全宗号—实物—年度—件号。格式③：全宗号—实物—类别—年度—件号。

实物档案较少的单位（每年少于30件）可选择格式①或②；实物档案较多的单位可选择格式③。

4、编号

根据排列方式，编制由全宗号、实物档案代号、年度、类别、件号等各选项组成的序列号，即编制归档章。这个归档章完全不跟文书档案一样需要盖印，而是可以跟图书标签一样先用不干胶按这个模式做好，整理时就在实物上粘贴项目完整的归档章（见图1），再编制归档章项目。平面实物将归档章粘贴在实物正面右下方，立体实物将归档章粘贴在实物底座。归档章项目包括全宗号、实物档案代号、年度、类别、件号、参见号。如下图：

(全宗号)S(年 度)(类 别)(件 号)(参 见 号)长×宽=55×16mm 全宗号：同文书档案

实物档案代号：用第一个汉语拼音字母标识，即“S”。年度：填写实物形成或获得的年度。类别：荣誉类、纪念品（礼品）类、印信类。件号:归档实物的排列顺序号。

在分类方案的最低一级类目内，按归档实物排列顺序从“1”开始标注。

参见号：指与本件实物有密切联系的其它载体档案的主要档号。

5、编制实物档案目录

实物档案归档目录包括件号、题名（文字说明）、材质、型制、年度、类别、参见号、备注。目录用纸A4型

图2: 实物档案归档目录

件号 题名 材质 型制 年度 类别 参见号 备注（文字说明）

?? ?? ?? ?? ?? ?? ?? ?? ?? ?? ?? ?? ?? ?? ?? ?? 件号：见归档章

题名（文字说明）：综合运用时间、级别、内容、授予者、接受者、实物名称等要素书写文字说明。

材质：实物的制成材料。

型制：实物的外形，长、宽、高、直径等外形尺寸,单位用mm 年度、类别、参见号：见归档章

备注：注释实物档案除题名外需说明的情况。

6、编制目录封面

实物档案目录应编制目录封面，并可以将历年的目录装入归档文件目录夹，方便查阅统计。封面可以视需要设置全宗名称、年度、类别、起止件号等项目。

（三）保管

实物档案应专柜保管。对贵重的实物档案，要采取相应措施确保安全，移出档案室必须要履行签字手续。存放实物档案的库房和框架应保持整洁，定期除尘，避免实物档案褪色，确保实物档案完好无

损。易虫蛀、易锈蚀的实物档案要做好防虫、防锈蚀的技术保护工作。有条件的单位应建立实物档案库房，作为专门保管实物档案的场所。

第二篇：档案载体演变过程

我国档案载体演变过程

我国档案工作的历史源远流长，现存最早的档案是商代的甲骨档案，之后又出现了青铜铭文档案、简牍档案、金石档案、缣帛档案等，再到后来一直使用到今天最多的纸张档案。近现代以来，由于科技的发展，档案载体种类日增多，档案的形式也日渐增多，出现了大量的以胶片、磁性材料以及光盘为载体的胶片档案、音响档案、磁性载体档案和光盘档案等。

（一）以甲骨为载体的甲骨档案

以甲骨作为原始记录载体是我国现存的最早的有文字记录的档案。主要产生于商代后期的占卜活动中，多为盘庚迁殷到纣亡的273年间的遗迹。甲，主要是指龟腹甲或背甲；骨，主要是指兽骨（如牛肩骨）。内容广涉当时社会的阶级与国家状况、农业生产、思想文化等各方面。这种档案载体材料特殊，所以保存年代久远。

（二）以金石为载体的金石档案

金石档案也称钟鼎文。一般是指冶铸在青铜器上的文字。到西周，我国的青铜技术进入了繁盛时期，青铜器质地坚固, 易于长久保存, 故统治者凡有大事记载, 便铸器铭文，以青铜器作为载体逐渐取代甲骨。关于金文、钟鼎、金石的称呼，在古今的一些文著中曾有不同的理解和特指范畴，金石可以包括金属铭器和石刻，钟鼎铭文或指金文，或又包括青铜彝铭与铁铸钟鼎铭辞，对周代青铜器铭文特称金文或金文档案，我国古代具有代表性的铁质钟鼎文档案，产生于冶铁业发展和成文法公布的历史时期，大抵始于春秋阶段。秦汉以后，石刻碑碣大量出现。现在人们所称的金石档案还包括诸如铁卷、金册等一些金属载体形式的档案。

（三）以简牍为载体的简牍档案

我国古代以竹木为载体的公私文书，称为简牍档案。简指竹片，称竹。简由竹或木加工而成，通常是削成长条形，将写字的一面磨光；竹质的还要在火上炙干，这道工序叫做“汗青”或叫“ 杀青”，目的是使其易于着墨和防蠹；牍指木片，称木犊、木札、木简。牍多用来书写契约、医方、历谱、过所(通行证)、书信等。两者又可通称为简。形状狭长，稍宽的木简又称为方。中国古代纸张出现以前，简牍曾是一种主要的书写材料，最早约产生于先秦，历经春秋战国、秦汉，特别是从周代到汉代1000余年之间多用竹片和木板撰写文书与保存档案，直至东晋末年（５世纪初）纸张普遍应用后才基本绝迹。

（四）以丝绸为载体的缣帛档案

缣帛作为书写载体材料最早出现于战国时期，中国是丝绸的故乡，丝织技术的发展促进了缣帛档案的产生。到了秦代，使用更为广泛。缣帛具有质地坚韧轻柔的特点，以绢帛为载体的档案具有便于携带和保管等优点，但是由于其价格十分昂贵，一般人根本消费不起，所以未能普遍使用。到魏晋南北朝，随着纸张的发明和广泛使用，缣帛的使用量骤减。但是，封建朝廷的一些重要文书仍然用缣帛来书写。

（五）以纸张为载体的纸张档案

纸张是中国古代四大发明之一，纸张的发明和造纸术的改进，给中国乃至世界的档案载体演变化带来的一次巨大革命。“纸的发明使文字的使用变得简便易行，成为简牍缣帛材料的有力竞争者，它改变了简牍档案笨重不易书写，缣帛昂贵的局面，到了三四世纪，基本取代简帛，成为国家主要的书写材料，一直使用至今，极大促进了文化的传播和交流。”

纸张成为档案的载体至今已有一千六百年的历史，其寿命的无可比拟性与独具的魅力使其在人类漫长的信息记载、传递和保存的过程中一直占据主导地位。历史上就有“千年寿纸，五百年卷”之说。直到现在，任何载体都没有动摇和改变过纸张的牢固的历史地位，即使胶片和磁性介质大量出现也不过只是纸张的补充，就如同我们知道西方国家至今还有将非常重要的文献书写于羊皮纸上的习惯一样。

（六）新型载体的档案

随着工业革命的开展，科学技术不断向前发展，档案的载体出现了多样性，如 照片档案

唱片档案、录音档案和录像档案

光盘档案

电子档案

电子档案的出现，是档案载体最剧烈的一次变革。它对传统的档案管理原则，档案基本理论带来了巨大的挑战，同时影响着人们的思维观念。

外国档案发展历史

泥板

古代刻写在粘土板上的文书。是西亚地区古代苏美尔、阿卡德、巴比伦、赫梯、波斯和亚述等的遗物(见泥板文献)。它真实地记录了古代奴隶制国家的活动,内容涉及广泛。有法典和法规、外交条约(如赫梯国王哈图西利斯三世与埃及法老拉美西斯二世缔结的和约)、外贸协定、商业契据、人口调查材料、土地与财产转让文件、财务与税收文件，还有城市平面图等。17世纪曾在伊朗设拉子附近发现波斯帝国都城波斯波利斯王宫遗留下来的泥板档案，19世纪40年代以来，苏美尔城邦拉格什、赫梯古王国都城哈图沙什和埃勃拉王宫等遗址都发掘出大量泥板档案。从出土情况来看，这些泥板都有专门库房保存，用盒子盛放，排列有序，有的还制作副本，并有目录和保管制度。

纸草

古代用纸草纸制作的文书。纸草又称纸莎草。是尼罗河下游沼泽地带生长的一种植物。纸草纸比岩石、泥板轻便，易于书写，约从公元前 30世纪开始被广泛使用。纸草档案最早于1752年发现于意大利，已发现的纸草档案包括房地产契据、合同书、测产清单、公务决议、书信、古典著作等，其中著名的有都灵纸草、莱顿纸草、哈里斯大纸草等。蜡板

蜡板书，其字迹仍清晰可辨。由于蜡板的价格比较便宜，而且同一块蜡板可以反复使用，所以蜡板的使用非常广泛，僧侣、商人、文人、教师和学生都用它来记事、记帐、作草稿、演算、备课和作笔记等。但蜡板上的字迹易受摩擦而模糊，难以保存长久，加上因受书写材料和书写工具的限制而很难把文字写得工整，有时不易辨认，所以蜡板文献到4 世纪后便被易于折叠的羊皮文献所取代

羊皮档案

棕榈

棕榈是主要生长在热带地区的一种常绿乔木，茎呈圆柱形，没有分枝;叶子大并有长叶柄;掌状深裂，裂片呈披针形;花为黄色。以古代印度为代表的南亚诸国将棕榈叶加工制成书写材料。

第三篇：成都理工大学声像载体档案管理办法

声像档案是高校档案的一个重要组成部分，它具有客观、形象和真实的特点，能生动、具体地再现学校教学、科研及各方面工作成果，真实记录学校各个时期发展的面貌。和其它文字、图纸、实物档案一样，声像档案具有现实的查证和利用作用，对历史研究具有重要的参考利用价值，是学校重要档案资料和宝贵财富。为加强对我校声像档案材料的形成、积累、归档工作的管理，更好地发挥其作用，特制定本办法。第一章基本原则

第一条 凡是在学校各项工作活动中直接形成的记录和反映工作、活动过程，具有保存、利用价值的各种声像载体(照片、底片、幻灯片、投影反转片、录音带、录像带等)和配套文字材料，均属声像档案材料。属于特殊载体的档案材料，是高校声像档案工作的基础。

第二条 声像档案必须遵循声像载体的特点和规律，必须实行集中统一管理，形成声像档案的各部门，要按归档要求，努力做好收集、整理、归档工作，确保档案的完整、准确、系统和安全。对主要声像载体档案材料，其数量大、利用率高的部门，经批准后可设立声像档案分室。分室可保管本部门形成的声像档案。分室在业务上接受档案馆的指导，每年定期向档案馆呈报书面情况报告及办理移交清单。

第三条 声像档案材料的形成、积累、归档是我校各部门的工作职责之一。学校各部门要根据声像档案载体的特点把声像档案工作纳入自己的管理制度中，实行“三纳入”、“四同步”的原则，大力开发信息资源，为提高本校的教学、科研和管理工作水平服务。

第四条 为确保学校对声像档案材料管理工作的落实、各部门声像载体材料形成后，必须向档案馆归档，由档案馆出具证明后，财务部门方受理报销事宜。

第五条 完整、准确、系统地作好我校声像档案形成、管理工作，是档案人员和全校摄制人员的共同责任。

第六条 声像档案工作应列入学校的发展计划，在经费、库房设备和人员配备等工作条件上予以保证 

第二章归档范围

归档范围主要内容包括综合管理、制作工作和声像载体材料三个方面。具体范围：

第七条 党政活动类：

一、历届党代会、团代会、学代会、教代会、工代会、妇代会、先代会及党政部门召开的重大会议。包括：开幕、闭幕场面、领导讲话、代表发言、会议情况等各种声像材料。

二、校庆。历年教师节、重大纪念日、英模报告会等重要声像材料。

三、建校以来主要领导任职期间的工作照、参加教学、科研等项活动的声像材料。

四、省级以上党政领导和社会知名人士来校活动场面(包括视察、座谈等)的声像材料。

五、校内民主党派的重大活动。

六、国内有影响的教授、专家等在校访问活动的声像材料。

七、港澳台同胞、归国华侨及校内少数民族的重要活动。

八、本校授予校外人员名誉职务、称号和声像材料。

九、其它有重要意义活动形成的声像材料。

第八条 教学类：

一、迎新、开学及毕业典礼，领导、来宾讲话，师生代表发言等活动场面的声像材料。

二、历届毕业生的毕业合影照片，优秀毕业生照片。

三、知名教授、专家和在学术上造诣校深的中老年教师讲课，学生听课、论文答辨、实验、电化教学等的声像材料。

四、师生实习、野外考察、社会实践等各项活动的声像材料。

五、评选优秀教学奖、优秀教材、评选及发奖大会的场面材料。

六、有关学生实习、军训、社会调查、参加各种竞赛活动的场面材料。

第九条 科研学术活动类：

一、重点、大型科研课题评审、鉴定会场面的声像材料。

二、科研成果评选及领奖仪式的场面声像材料。

三、由本校发起并组织的全国性、省级学术活动。本校学术年会(科技报告会)包括：大会开幕、闭幕式，大会发言、著名学者报告等声像材料。

四、著名专家来校作学术报告的声像材料。

五、参加部级以上科技成果展览的声橡材料及重大单位项科技成果代表性声像材料。

六、在校学生及国外留学生在科研和学术活动中取得突出成绩的声像材料。

第十条 外事活动类：

一、外国领导人、友好人士以及各种代表团来校参观访问的声像材料。

二、与国外学校、团体签订协议、备忘录、合同的全过程的声像材料。

三、外籍人士赠送的礼品照片及其它声像记录材料。

四、外籍学生、教师、工作人员在校学习、生活、工作的声像材料。

五、在我校召开的国际性学术会议场面的声像材料。

六、本校派出国外进行友好访问、考察、进修、留学所获得的声像材料。

第十一条 产品、仪器设备类：

一、本校研制、试制、生产的产品样照。

二、产品使用情况的场面声像材料。

三、价值5万元以上的重大仪器设备的样照和安装调试运行照。

第十二条 体育类：

一、历届运动会开幕、闭幕式、领导讲话、运动员比赛场面的声像材料。

二、运动队训练、比赛、学生课余体育活动等场面材料。

三、兄弟院校的来访、表演、比赛等场面材料。

第十三条 艺术类：

一、学校师生员工创作的艺术作品照片、在各种报刊杂志上所发表的作品材料。

二、举办书画展的场面声像材料。

三、各种音乐团体来校演出，本校文艺团体演出剧照、演员合影等。

第十四条 校园建设类：

一、学校各个时期的校园环境材料。包括：校门、教学楼、实验室、校园等声像材料。

二、学校重大项目的开工、奠基、落成典礼和学校建设规划、模型等声像材料。

三、校门、校牌、大楼及校园风光。

第十五条 获奖类：

一、教学活动获得的奖状及奖品照片。

二、科研项目成果奖状及奖品照片。

三、学校产品获奖的奖状、照片。

四、各类活动中被评为先进集体、文明单位等奖状及奖品照片。

五、劳动模范、先进个人证书、奖章及奖品等照片材料。 第十六条 人物类：

一、历任校长、党委书记及名人录的声像材料。

二、学部委员、博士生导师等名人包括人物档案的全部照片、底片、材料。

三、国内外知名校友返校活动、捐赠仪式等的声像材料。

第十七条 学校各有关部门参加科工贸活动形成的声像材料。

以上各类归档材料，包括底片、照片、录音带、录像带等。

第三章部门立卷和归档要求

第十八条 学校电教、宣传、科技、教学等声像形成部门负责人应贯彻执行上级有关声像档案的指示，经常进行检查、督促、指导部门声像档案的形成、积累、立卷、归档工作，以维护声像档案的完整和安全。在业务上接受校档案馆的指导，于次年六月底以前向档案馆办理各类声像档案的移交手续。

第十九条 部门专(兼)职档案员应在部门负责人领导下，指导、监督、协助科技人员做好声像档案的平时积累工作，接收本部门人员交来的声像档案材料，并检查是否完整、准确、系统，组卷是否符合要求，定期选择有保存价值的向校档案馆归档。

第二十条 各级声像部门的科技人员在每项工作完成后，应立即将声像材料整理好，及时向声像档案室、档案馆办理移交手续。如与其它类档案(如教学、科研)有密切关系的照片档案资料要互相照应、互记参见号。

第二十一条 凡属个人拍摄或录制的能反映学校面貌并具有参考价值的声像载体材料，向校档案馆归档者，一经采用，学校将给予适当补偿。

第二十二条 声像档案的归档要求：

一、归档的声像材料必须是原版、原件，而且要求图像清晰、声音清楚，并加以必要的文字说明。

二、归档时，材料形成单位应准确填写向档案馆交接目录单，一式二份，由交接双方签字后，各备一份。

三、各单位应将在各项活动中形成的声像材料的收集、归档工作纳入各部门的职责范围，明确专人负责。摄录人员在材料完成后应及时向档案馆归档，任何部门和个人不得据为已有。

四、学校一切可形成声像载体的有关重大事件等活动，必须通知档案馆，以保证归档制度的落实。

第四章声像档案管理

第二十三条 按《成都理工学院档案实体分类和档号编制方案》进行分类、编目、编制档号和排架。

第二十四条 声像档案库房应保证恒温、恒湿，避免磁场干扰和保持清洁，要特别注意防火，定期检查库房的“八防”，发现问题及时补救。

第二十五条 声像档案的保管期限与相应文字材料的保管期限应一致，需长期、永久保管的声像材料，在保管一定时间后，应转录复制，母带(片)与复制带(片)保管方法亦应一致，母带(片)必须专柜保管，并特别标明。

第二十六条 鉴定与销毁按《高等学校档案部门业务建设规范》第10条执行。

第二十七条 统计按《高等学校档案部门业务建设规范》第10条执行。第五章开发利用

第二十八条 编制检索工具、著录卡片，设置放像设备为利用者查找、阅览声像档案创造条件。

第二十九条 建立借阅制度，开展咨询服务、指导交流。

第四篇：古今档案载体形态 - 教育在线博客

古今档案载体形态

自从人类进入文明时代，档案已伴随人类走过5000多年的历史，忠实地记录了人类文明的优秀成果，世界各文明古国都留下了形态各异的档案遗产，反映了人类迈出的每一个步伐，成为我们了解祖先，认识过去，展望未来不可或缺的依据。我国档案工作的历史源远流长，现存最早的档案是商代的甲骨档案，之后又出现了青铜铭文档案、简牍档案、金石档案、缣帛档案等，以及我们今天所看到最多的纸质档案。近百年来，由于科技的发展，档案的形式日渐增多，大量出现了照片、录音、录像、缩微、光盘档案等。但“档案”一词的出现却是在清代。清代学者杨宾在其所著的《柳边纪略》中写道：“边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木片若牌故也。存贮年久者曰档案，曰档子，以积累多贯皮条挂壁若档故也”。这是有关“档案”一词的最早记载。

下面让我们简要回顾人类有史以来璀灿的档案文化遗产。泥板档案

古代刻写在粘土板上的文书。是西亚地区古代苏美尔、阿卡德、巴比伦、赫梯、波斯和亚述，古埃及和古希腊的遗物。其文字因笔画一头粗一头细，状如楔子，故被后人称为楔形文字。作为档案保存的泥板在末端刻有该文书的关键词或主题词，以便分类保管。泥板文书一直被使用到大约公元一世纪才逐渐淘汰。

纸草档案

古代用纸草纸制作的文书。纸草又称纸莎草。是尼罗河下游沼泽地带生长的一种植物。纸草纸比岩石、泥板轻便，易于书写，约从公元前30世纪开始被广泛使用。纸草档案最早于1752年发现于意大利，已发现的纸草档案包括房地产契据、合同书、测产清单、公务决议、书信、古典著作等，其中著名的有都灵纸草、莱顿纸草、哈里斯大纸草等。

甲骨档案 中国古代以龟甲、兽骨为载体的原始记录。主要产生于商代后期（约公元前14—前11世纪）的占卜活动中。殷墟甲骨档案于清光绪年间出土于河南安阳小屯村一带。内容广涉当时社会的阶级与国家状况、农业生产、思想文化等各方面。

石刻档案

以石为载体的书史铭文。曾广泛产生于古代东方各奴隶制国家。大凡纪功颂德、颁布宪令、誓盟立约以及一切重大事件，都要刻石述事，昭示未来。中国收存年代最早的石刻档案是石鼓文，是公元前770年秦襄公送周平王东迁后的记功石刻。此外，大量的墓志也是中国古代石刻档案的重要组成部分。

简牍档案

中国古代以竹木为载体的公私文书。简指竹片，称竹简；牍指木片，称木犊、木札、木简。两者又可通称为简。形状狭长，稍宽的木简又称为方。中国古代纸张出现以前，简牍曾是一种主要的书写材料，最早约产生于先秦，历经春秋战国、秦汉，直至东晋末年（5世纪初）纸张普遍应用后才基本绝迹。

金文档案

中国古代以青铜器（钟、鼎、盘、盂等）为载体的书史铭文，盛行于殷商末期及两周。金文又称铭文。商、周时期，中国古代的青铜冶铸工艺达到了全盛阶段，由于礼乐制度的发展，钟鼎等青铜器物不仅演变为奴隶主贵族和封建地主阶级贮存于宗庙的礼器，青铜器上的铭文也发展为记录当时社会重大史实的历史文献。每遇有重大事件，都要作器勒名，珍藏宗庙，以期“子子孙孙永宝用”。金文档案的内容包括纪念先祖、记述战功、册命赏赐、誓盟订约等多方面。羊皮档案

古代和中世纪用羊皮纸制作的文书。公元前2世纪，小亚细亚的帕加马人用牛羊皮代替了纸草纸。公元前2世纪以后的数百年间，羊皮纸与纸草纸同时被普遍使用，3－－13世纪，欧洲各国主要用它书写文件，14世纪逐渐被中国纸取代，18世纪有些国家仍用它书写重要法典文件，以示庄重。美国的第一部宪法、独立宣言、人权法案均用羊皮书写以显示其重要性。

缣帛档案

中国古代以丝织物为载体的公私文书。缣帛是古代丝织品的通称。缣帛质地优良、柔软轻便、幅面宽广，宜于绘画书写，所以春秋时已用作书写材料。缣帛档案最早发现于1942年被盗掘的长沙战国楚坟墓，既有文字，又有图画，但原件已流失国外。

纸质档案

以纸张作为载体的档案。纸张是中国古代四大发明之一，公元2世纪后，纸逐渐在中国内地和西北地区广为使用。1986年在甘肃天水放马滩一座西汉墓中，出土了约公元前179——前150年间的纸质地图残片，是目前所知世界上最早的纸质档案。

声像档案

以音响、形象等方式记录知识信息的特殊载体形式的档案。亦称音像档案、视听档案。包括照片、影片、录音、录像档案等。声像档案具有真实记录性、选材典型性、视听形象性、艺术美感性、交流通用性的特点。

机读档案

以代码形式和特定结构记录在计算机存储载体上的、计算机能够识别处理的档案文献信息。包括两种：一是在实现了办公自动化和无纸办公系统的部门形成并归档的机读文件；二是将传统类型档案信息输入计算机，由此转换而成的机读档案。

第五篇：档案编纂信息主流载体的转变

第二节 档案编纂信息主流载体的转变

网络技术、计算机技术、现代通讯技术等现代高新技术的快速发展，将人类社会带进一个前所未有的数字化世界。在数字环境下的档案文献编纂工作必须朝着数字化方向发展，其编纂信息的主流载体也应该脱离手工操作，寻求适合数字化发展的载体技术，这样才能更好地赋予档案文献以新的形式、新的价值，使之在弘扬民族文化、建设新文化方面发挥应有的作用。

一．档案专题数据库——数字化的档案汇编

1.基本概念

档案数据库：档案数据库属于文献数据库，是档案自动化的重要内容，它是经过整理组织以机读形式出现的档案信息集合。

档案专题数据库：它以各种档案数据库为主要数据来源，通过档案信息管理系统，从这些档案数据库中提取与某一专题相关的内容，形成一个内容丰富、格式多样、系统完整的档案数据集合。通过网络、多媒体信息等形式向某一类特定的用户提供利用，具有较强的针对性、实用性。

计算机专题数据库：是指利用计算机数据库程序编制的专题性档案编研成果，具有便于检索、统计、汇总、分析和利用等许多优点，它突破了传统纸质档案编研成果的有形、单一形式，具有自身独特的无纸形式和强大的信息加工处理能力。

2.档案专题数据库的特点

2.1 专题性。档案专题数据库注重将馆藏中与专题相关的档案信息提取并揭示出来，并为了说明问题，通常需要对档案馆藏数据库中的相关数据信息进行整合。

强调的是“精”和“准”，有利于揭示纷繁复杂的馆(室)藏内容，也有利于利用者系统、完整地了解和利用某方面的档案信息。

2.2 多元性。档案专题数据库是跨全宗、多类别的档案数据链接的组合。它包括目录数据、图像数据、视音频数据等不同的数据形式，有着丰富多彩的数字复合视听效果。

根据专题内容的特点，可以分为纵向多元性和横向多元性。

在信息来源上，档案专题数据库不仅局限于馆(室)藏档案。还可以补充采集、链接相关的数字化材料。档案专题数据库能够更为全面、直观地向利用者揭示编纂主题相关的内容。

2.3 系统性。一方面档案专题数据库全面涵盖专题相关的档案信息资源，通过多角度、多层次的链接现有基础数据库中相关档案材料，各种杂乱的、单一相关档案材料全都有效聚合在一起。

另一方面档案专题数据库不是对材料的简单收集归纳，而必须根据专题定位和子专题的内容进行科学划分和组织存储，充分挖掘相关档案材料之间的有机联系，系统反映和揭示数据库所蕴藏和表达的专题内容。

3.档案专题数据库功能设置的重点

3.1 数据采集功能强大。

档案专题数据库是对多种门类不同载体的档案数据进行管理，在各种通用档案管理软件中都有这些档案的机读目录和电子全文信息，在专题数据库的数据采集过程中应该充分利用这些已有的信息化成果，直接从原有的数据进行转换，可以起至事半功倍的效果。

3.2 数据库设计合理。

建立数据库时，可以把所有类型的档案视为一个整体，建立一个包含所有元数据元素的总库。考虑到数据库设计的复杂性和维护方便，也可以按照不同的门类不同的载体分别建立相应的子库，不同的子库包含不同类型档案的元数据，实现各子库的跨库检索。

3.3 检索方式灵活实用。

检索方式的设置首先要多样化，可以设置关键字和组合式检索，按照全部字段的条件匹配和多个字段逻辑组合进行检索，实现对所有目标数据库的一站式联合检索，并对检索结果进行优化与整合，向用户提供界面友好、链接快速、服务自选的“一站式服务”，从而实现信息服务的“新、快、准、全”和“特、专、全、精”，以满足用户的深层次的信息需求。

3.4 利用方式多样方便。

充分利用各种信息化技术，做到在线和离线并行、被动与主动共存的利用服务。在网络检索的基础上，通过提取特定数据刻录成光盘然后进行离线利用服务；根据用户需求，贴合工作热点，对专题数据库数据进一步提炼，采用推送的方式主动为用户提供有参考价值的编研成果，充分发挥档案管理部门的服务效能，体现档案管理部门的价值。

4.档案专题数据库的基本工作流程

4.1 确定专题。专题的选取要有针对性和有预见性，围绕大家所关心、所好奇的东西去确定选题。

专题项目建设人员应根据现有档案资源情况，经充分论证研究，拟制出专题大纲，制定初步的专题方案，大致确定专题的内容架构，并在此基础上开始组织素材、聚集档案。

4.2 调查资源。档案专题数据库信息资源建设应从馆藏档案资源数字化、档案基础数据库数据采集与重组、网络虚拟资源挖掘与整合三个方面人手。

4.3 搜集材料。在深入开展资源调查的基础上，根据调查结果抓好专题材料的搜集工作。材料的完整性，关系到整个专题数据库的建设质量，搜集工作必须做深、做细。

4.4 搭建平台。建设档案专题数据库，必须选择一个合适的管理系统作为建设平台，平台要解决技术环境的匹配、功能模块的实现、技术标准的规范等问题。尽量选择合适的、成熟的、可扩展的、符合国际和国家有关标准的数据库技术，去构建满足专题建设需要和目标用户需求的数据库功能模块。

4.5 采集数据。数据采集按专题进行，项目人员根据分配的专题任务可各自单独采集，到最后阶段再进行数据汇总。分为目录数据采集和全文数据采集。

4.6 存储链接。数据采集后，要通过专题数据库管理系统将其按专题模块存储到相

应的位置，这涉及到元数据的分类与标引。通过数据库技术，对采集到的数据进行内容标引，包括分析内容、给出主题分类、对内容全文进行相关记录与主题的动态关联、元数据资源特征描述等步骤，进行信息资源重组，实现数据存储。

4.7 信息发布。专题数据的发布采用系统查询、网站发布、光盘发布及举办展览等形式，尽可能的方便档案利用，数据库内容要新颖、形象、直观，具有很强的感染力和吸引力，尽可能的抓住利用者的眼球。

二．多媒体数据库——档案编纂信息的新型组织方式

1.基本概念

多媒体技术：是利用计算机对文本、图形、图像、声音、动画、视频等多种信息综合处理、建立逻辑关系和人机交互作用的技术。多媒体技术所涉及的对象是计算机技术的产物，其实质是将自然形式存在的各种媒体数字化，然后利用计算机对这些数字信息进行加工或处理，以一种最友好的方式提供给用户使用。

多媒体数据库：是数据库技术与多媒体技术集合的产物，是指数据库中相互关联的数据的集合，是多媒体文档的汇集，其中包括文本、图片、音频、视频，半结构化数据，存储在数据库系统中的元数据等。它通过统一的模式把多种媒体形式的信息存储在计算机内，提供对多媒体数据进行操纵、控制的手段。

特点：数据、信息量大；数据的组织和存储方法复杂；媒体种类多；多种可视听信息的一体化管理等特点。

2.多媒体数据库在档案信息整理中的作用

2.1 有利于存储、管理各类档案。

利用多媒体技术，可以对各种专业专门档案、各种载体形式的档案信息进行存储与管理，实现对多种门类、多种载体档案信息的统一管理，提高管理效率。

档案多媒体数据库是以数字形式存储档案信息的，便于计算机的处理，可以随时对有关信息进行存储、显示、编辑和打印等操作。并且光盘、磁带的海量存储技术为多媒体档案数据库的发展提供了便利。

2.2 有利于保护、修复档案。

利用多媒体数据库，能够对档案进行有关图形、图像的存储，获得全部信息，可以减少调用原件的频率，保护档案原件。

在建库的过程中，一些破损的传统档案也可以得到修复，如利用字迹恢复技术对模糊字迹进行恢复；电子档案的编辑、数据恢复也更加方便。

2.3 有利于检索、利用档案。

多媒体技术的交互性和实时性，是提高档案检索水平的速度。便捷的操作界面、简易的输入方式，使一般用户检索基本没有什么障碍。

档案信息“声、文、图”一体化，将极大地改善文档的可读性，使提供的各类档案信息更加形象、直观，易于理解和接受。

多媒体信息的检索方法全面，操作简单，减少用户使用障碍。

2.4 有利于编研、宣传档案。

档案工作者利用图像制作、音频剪接、视频剪接、动画制作等多媒体功能，能根据需要及时地推出更具直接性和针对性的编研成果，为社会提供更直观、生动的动态服务。

利用文本、图像、图形、音频、视频和动画等制作档案馆全宗指南、馆藏档案介绍、档案利用效益实例分析、名人传记等多媒体档案文档，向本单位和社会宣传档案和档案工作，令更多的人了解档案，使档案走向生活和人民大众，发挥档案的社会功能。

2.5 有利于传递、交流档案信息。

多媒体技术与通信技术的结合，利用局域网、广域网以至环球网来存取多媒体档案信息，可以实现档案信息资源的远距离提供利用服务，消除由于地理障碍而给档案利用带来的障碍，扩大档案的服务范围，实现档案信息资源共享，发挥更大的社会效益。

3.多媒体数据库建设的环节

3.1 数字化信息资源的选择。

选本馆的特色档案，或重要的档案，或利用率高的档案，或用户有兴趣的档案。并且要注重整体性系统性好，图、文、声并存，体现特色具有意义。

3.2 信息文字材料的整理。

多媒体数据库对文字材料的要求非常严格，不得有任何误差，确保录入数据的准确和精 炼。整理时，应该挑选出原档案中主要的文字资料及图像等，以供扫描作数字化处理。保证内容即真实、言简意赅、完整准确。

3.3 音、像、照片资料的采集。

采集时应尊重充实性原则，应主要收集那些对用户有用的，具有参考、利用等作用的声像资料。尊重效益性原则。采集时，应降低成本，注重功效。尊重时效性原则。根据事件发生的阶段随时随地采集，否则稍纵即逝。

3.4 专题材料的制作。

配乐和解说配音是多媒体的动态特征，也是档案采集、编纂、利用和储存的新尝试。专题档案不易太大，短小，鲜活，具有感染力即可。

制作步骤，先分头加工，再进行数字化处理，随后后输入数据库，通过计算机进行综合程序处理和控制。

三．档案编纂信息主流载体建设中应注意的问题

1.主体意识不强问题

数据库建设应以用户利用需求为导向。在进行建设时，不仅要考虑质量，也要有计划，有针对性，要以利用需求为导向，变被动服务为主动服务，充分利用档案信息化的成果，以标准化为前提，以真实性为原则，从馆藏实际出发，充分考虑用户群的特性。拓宽服务领域，创新服务方式，提高服务水平，使操作程序便于掌握，简便快捷，检索高效。

2.安全问题

不管是哪种载体的使用，安全问题始终是重中之重。管理时应该从两个方面入手：

首先是制度方面。在数据库建立的同时，就应该建立健全相应的配套管理制度，包括数据管理、数据利用方面的制度等。

其次是技术方面。数据库的安全问题主要涉及介质安全与数据安全两方面。

3.知识产权保护问题

在数据库管理系统设计中要高度重视知识产权保护问题，实现对数据细粒度的划分，加强对数据授权的控制，提供认证机制，只有有利用资格的人才能够利用该档案信息。依法办事，严格管理，应用已有的技术，进行制度和技术创新，确保知识产权不被损害。

4.高素质人才培养问题

新信息、数字化时代下，数据库的建立和完善对档案工作人员素质的要求也越来越高，必须在较深层次上懂得计算机，会从事制作多媒体产品，多层次多途径开发利用档案馆资源。

参考文献：

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