综合档案管理制度

第一篇：综合档案管理制度

综合档案管理制度

本标准规定了档案管理人员的职责，档案的收集、归档等一系列的档案管理制度。

一、综合档案室的职责

1、负责贯彻执行党和国家的有关档案管理的方针、政策、法规及省市档案工作有关规定。

2、负责集中公司内部档案的统一管理和全部档案的保管工作。

3、负责制订档案发展规划和工作计划及年度工作总结。

4、负责制订修改档案工作制度，办法和对业务部门执行情况的监督检查。

二、综合档案的任务

1、接收、整理编号、分类保管、编制检查工具、提供利用、组织鉴定、统计。

2、指导、督促和检查各部门兼职档案员的收集、整理、移交档案工作，把好入库的质量关。

3、参加公司重要设备仪器开箱工作。

4、办理档案借阅手续，主动开展档案资料的提供利用工作。

5、按保管期限和保存价值，做好档案资料的鉴定销毁工作。

6、档案室在接受档案时，应办理移交手续，档案人员调换工作时，必须办理交接手续。

第二篇：法院档案综合管理制度（xiexiebang推荐）

法院档案综合管理制度

一、认真学习贯彻、落实《档案法》、《档案法实施办法》以及有关档案工作的文件规定，不断提高对档案工作重要性的认识，全面领导发团档案工作。

二、将档案工作纳入机关工作议事日程，在研究审判业务和检查、总结工作时，档案工作应同步进行。

三、按时参加上级主管机关召开的有关档案工作会议，贯彻布置执行。听取档案工作汇报，支持和领导档案工作的开展。

四、每年要定期召开全院性工作会议，总结不知档案工作，表彰先进。

五、对档案工作的各种规章制度要十分熟悉，带头学习。

六、听取档案工作的汇报，切实为档案工作解决实际问题。

七、党案工作管理不善，造成损失，领导要承担责任。

主管档案工作的办公室主任责任制

一、负责检查档案工作的各项制度，并组织落实。

二、负责本机关档案工作的建设，档案业务工作的开展。

三、负责档案管理人员岗位责任制执行情况的检查。

四、要熟悉档案工作，熟悉档案在库房的位置。

五、协调各庭、科、室、队，并协助档案管理人员负责全院档案集中统一管理。

六、负责抓好档案库房的“八防”措施，做好各大节日期间的保密教育及检查工作，确保档案的安全。

七、积极参加档案主管部门召开的档案工作会议，努力实行

档案工作的规划管理，更好的为机关服务。

专职档案管理元岗位责任制

法院档案工作时法院工作的重要组成部分，使法院机关开展各项工作，提高工作效率和工作质量必要条件，为提高我院档案工作人员职业道德水平，做好档案工作，特制定一下守则：

一、认真贯彻执行《档案法》，热爱档案工作，忠于职守，尽职尽责。

二、在院长领导下，由办公室负责开展各项工作，在业务上接受区档案局市高院档案处的监督和检查。

三、在办公室主管主任的领导下，对全院各庭、科、室、队的档案工作进行业务指导、监督和检查。

四、刻苦钻研档案业务，不断提高业务水平，熟悉档案，了解和研究利用者的需要，积极提供利用。

五、熟悉法院档案专业，安心档案工作，努力奋进。对担负的具体工作认真细致，一丝不苟，要如实反映情况，要认真负责，埋头苦干，做好本职工作

六、科学的管理好档案，保证档案的齐全和完整，防止和消除损坏档案的各种不利因素，维护档案的绝对安全。

七、对档案的改造、移出、保管、利用等情况及时准确地进行统计。

八、鉴定为利用者服务思想，要主动热情，态度和蔼，文明接待，礼貌待人，做好服务工作，其宗旨即：科学管理、有效服务、默默奉献。

九、严守档案机密，防止失密、泄密和窃密，且爆发院档案的绝对安全。

聘任制档案员岗位责任制

一、刻苦钻研档案业务，不断提高业务水平，熟悉档案，了解和研究利用者的需要，积极提供利用。

二、熟悉法院档案专业，安心档案工作，努力奋进。对担负的具体工作认真细致，一丝不苟，要如实反映情况，要认真负责，埋头苦干，做好本职工作。

三、科学的管理好档案，保证档案的齐全和完整，防止和消除损坏档案的各种不利因素，维护档案的绝对安全。

四、对档案的改进、移出、保管、利用等情况及时准确地进行统计。

五、鉴定为利用者服务思想，要主动热情，态度和蔼，文明接待，礼貌待人，做好服务工作，其宗旨即：科学管理、有效服务、默默奉献。

六、严守档案机密，防止失密、泄密和窃密，且爆发院档案的绝对安全。

档案综合管理制度

根据国家档案局、最好人民法院关于极富安档案工作业务建设规范的要求，档案管理部门对机关工作中形成的不同门类、各种载体的档案，实行集中统一管理的原则，结合我院集体情况制定制度。

一、院综合档案科综合管理全院的不同门类、各种载体的档案，包括：诉讼、会计、文书、基建、实物、照片等档案，做到科学准确、排列有序。

二、诉讼档案的立卷、归档工作由各审判庭案件承办书记员负责，审判人员监督指导书记员的立卷归档工作。兼职档案员负责把关案卷质量。案件审结后三个月内归档。

三、文书档案、实物档案、声音档案的立卷归档工作由院办公室档案科负责。案卷质量、归档时间遵照国家档案局、最高人民法院的有关规定执行。

四、会计档案由院办公室财务科负责立卷归档。

五、基建档案由院机关服务中心基建科负责立卷归档。

六、院各庭、科、室及律师等需要借阅本院档案的，按规定履行我院档案借阅制度。

七、专职档案员对档案工作要尽职尽责，严格按照档案的各项要求制度办事。

八、建立健全全宗卷，做好档案的收进、移出、借阅等登记、统计工作。

九、各类档案应按归档时间归档。

十、做好库房的“八防”措施，定期检查，采取相应的措施。

设备档案立卷、归档制度

为加强我院设备档案的管理，保证我院各项设备的齐全、完整，便于提供利用，制定本制度。

一、归档要求：

1设备档案材料包括，设备技术说明、设备图样、设备使用维修说明书、设备（安装、试车）验收纪录，设备操作规程运动纪录，检修记录、设备的更新图样，革新改造报告及图样，随即附带的资料、文件合格证书等；

2设备主管部门，必须按照我院《设备档案归档范围》既是立卷归档；准确、系统的归档材料，档案部门不予签字； 3设备开箱验收时，不许有档案员在场履行签字手续大部代规定的完整、准确、系统的归档材料，档案部门不予签字； 4设备档案的整理工作由承担部门兼职档案员负责积累，材料的性质或结果进行系统整理，组成保管单位，填好目录向档案科移交，并办理交换手续；

5设备档案归档材料必须做到书写工整，签字手续完备，不能用铅笔、圆珠笔和易退色的书写工具书写。

二、归档时间：

设备安装调试完毕，在一个月被把随即材料按照要求归档，交到综合档案科。

三、设备档案会党规范及保管期限

声像档案管理制度

一、归档要求：本院在各项总要活动中形成的具有保存价值的声像材料（包括照片、底片、录像带、录音带等）由档案科统一集中管理。

2市级以上领导同志到本院进行考察、检查、慰问等活动中产生的声像档案，应及时归档。

3归档的声像档案应分别编写，照片、底片相符、录像带要清楚，并附以文字说明：写明时间、地点、内容背景、摄影者及参加人物等；

4各庭、科、室、队、所形成或承办的声像材料，由形成或承办庭、科、室、队的兼职档案员加以挑选，整理并附以文字说明，由庭、科、室、队负责人审定后移交档案科保存。5分市党委领导班子成员照片，按领导班子成员届次保存归档，由档案科统一管理。

二、归档时间;

声像档案归档时间是没戏活动或会议结束后的三个月内。

三、声像档案归档范围及保管期限

第三篇：学生综合素质评价档案管理制度

大连市信息高级中学学生综合素质评价

档案管理制度

为了加强学生综合素质评价工作档案的管理工作，有效地保护和利用好档案，特制订本制度。

第一条 本规定所称的档案是指过去和现在的学生综合素质评价所有的上报材料和证件等不同形式的历史记录。

第二条 学校各部门及全体师生均有保护档案的义务。第三条 档案工作实行统一领导，集中保管、分级查阅的原则，进行科学化、网络化管理。

第四条 学生处指定专人负责档案管理工作(孙超)。第五条 档案工作由学生处统一领导，孙超负责接收、收集、整理、立卷、保管，并监督各班的档案工作。

第六条 学生处应逐步完善档案制度，确保档案安全，采用科学手段，逐步实现档案管理科学化。

第七条 档案的整理办法：

1.方法：以人为主，每人一个档案夹。2.步骤：

A.收集：各班上交后统一放到指定位置。B.整理：根据班级和姓名进行整理。

第八条 每学期期末将档案夹分发到各班主任处，统计进行资料的遴选与上报工作。

第九条 借阅：因工作需要借阅文档的，应填好档案查阅单，所有学生不得随意外带有关文件材料。

第十条 有下列行为之一，据情节轻重，给予相应处罚。1.毁损、丢失或擅自销毁档案 2.擅自向外界提供、抄摘档案 3.涂改、伪造档案

4.未及时上报归档或管理不善的档案管理者 第十一条 本制度监督责任部门为学生处。第十二条 本制度自公布之日起实施。

大连市信息高级中学

2017年10月

第四篇：档案管理制度范本

档案管理制度

为规范公司档案管理，保护公司无形资产的安全，特制订XXX公司档案管理规定。

一、适用范围

适用公司所辖各部门。

二、档案分类

1、财务档案

财务档案包括财务凭证、财务报表（统计报表）、财务类的各种证照（税务登记证、贷款证、信用证明等）、银行抵押资料、财务分析报告、资产评估报告、审计报告、预决算报告、公证书、对外投资担保、结算中心的客户登记卡（出入库单据）、出具各类文件等的原件和相应的电子版原件。

2、办公类档案

⑴企业的各类证照（营业执照正副本、组织代码证正副本及电子件、商品流通许可证、生产许可证QS、特许经营证书、对外注册登记证、外贸出口登记证、商标证书、有关认证证书等）；

⑵产权证（房屋产权、土地产权、知识产权、专利等）； ⑶各类合同、协议及附件资料； ⑷加盖公司公章的各类重要文件；

⑸公司股东会、董事会、监事会的章程、变更、决议纪要及工商登记资料；

⑹对外报送的各类统计报表、企业信息报表（加盖公司公章）； ⑺对外报送的项目及附件资料； ⑻战略规划和经营计划书；

⑼对外投资的各类纪要、出具的文件、委托书等； ⑽人事档案、薪资标准等；

⑾重要参观、考察的照片和影视资料等；

⑿各类取得的荣誉证书。以上资料的原件和相关的电子版。

3、技术设备类档案

⑴生产工艺、检验（验收）标准、产品标准、标签备案、配方； ⑵各类产品的型式检验报告、外部抽检的检验报告； ⑶产品内外包装设计稿、设计人资料；

⑷有关认证和注册的文件、手册、检查资料等；

⑸各类图纸（工程建设、设备、生产工艺布局、规划等）；

⑹重要设备的技术资料（制冷、运输、电梯、速冻生产线、食品生产设备等）——资料、合格证、检测报告等；

⑺各类设备、管道、表类、计量装置等经外部检验部门的检定、检测的证书、表格、标签等；

⑻各类工程验收资料。以上资料的原件和相关的电子版。

三、职责

1、财务档案由财务部负责保管；

2、办公类档案由综合办负责保管；

3、技术设备档案由生产技术部保管。

四、保管原则

1、各部门负责人为档案保管的主要责任人，应指定专人（兼职）保管档案，为档案保管的第一责任人。

2、各类档案应放置在档案盒内，列明清单、分类保管，再放置到带有锁闭装置的档案柜内保管。

3、档案保管人员应选择诚信度高、责任性强、认真心细、踏实稳重的员工担任。

4、档案保管的场所应干燥、通风，有防鼠害、防虫蛀、消防设施的基本功能，离地面高度在5公分以上，不靠近窗户，以免受潮。

5、保管人员要关注档案的收集整理和归档工作。

6、各部门应将属于档案集中管理的资料原件及电子版及时送至档案保管人员处，及时归档保管。

五、档案的借用和使用

1、各部门平时工作需要借阅（用）档案原件的，需要提出申请，经本部门负责人批准和档案保管部门负责人的批准后方可办理借阅（用）手续。

2、档案保管员凭批准后的申请表发出档案原件，并要求借阅（用）人出具借条，注明交还时间。

3、需要带档案原件外出办事的，必须经部门领导同意、公司总经理或授权权限人批准，办理借出手续后方可带出，用完后必须及时归还。

4、档案借阅（用）人应妥善保管档案，不得遗失、短少、损坏、污染等。如有上述情况发生，应及时向公司报告及时处理，同时承担公司给予相应的处罚。

5、如发现员工有恶意破坏、损坏公司档案、对外泄露公司档案机密、偷拿公司档案等行为，公司有权给予辞退、开除、经济处罚等，必要时将上报司法机关给予刑事处罚。

六、归集

1、自本制度下发之日起，按职责分工，相关部门应及时归档资料，将档案归档工作开展起来；凡是在个人手中档案资料一律移交给档案管理员集中保管。

2、财务类档案资料和办公类档案资料、工程的大类图纸（蓝图）暂由综合办指定专人负责保管，技术设备类档案暂由基建工程部指定专人保管（资料员）。

3、本制度自下发之日起执行。

第五篇：档案管理制度

档案管理制度

第一章 总则

第1条 目的

为加强企业档案管理，提高档案利用效率，特制定本制度。第2条 管理部门

行政管理部是企业文书档案的管理部门，其主要职责如下：（1）制定或参与制定档案工作的规章制度。

（2）对企业其他部门文件材料的归档工作进行指导和监督。（3）做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作。（4）做好永久性档案向有关档案机构的移交工作。

（5）提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。

第二章 企业档案管理体制

第3条 归档范围

（1）法规性文件。包括上级颁发、需要企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。

（2）企业股东会、董事会、监事会形成的文件材料。

（3）本企业的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、批示等。（4）本企业与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

（5）证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得的各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。（6）财务、会计及其管理方面的文件材料。

（7）劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料。（8）仪器、设备方面的文件材料。

（9）基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料。（10）科研、技术引进、转让方面的材料。

（11）声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料。（12）本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复。第4条 管理部门

（1）企业档案工作要实行集中与分散管理相结合的体制。由行政管理部负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。

（2）企业设立四个档案管理点，分管各类文件、资料档案。工程技术部负责工程建设过程所需各类文件、资料及制度的建档与管理；人力资源部负责企业所有人员及制度的建档与管理；财务部负责所有财务文件、资料及制度的建档与管理；行政管理部负责其他文件、资料及制度的建档与管理，同时负责其他部门移交档案的管理。

（3）各档案点管理的文件、资料及制度各部门不得随意处置，由行政管理部定期归档统一处理。

第三章平时归卷

第5条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专（兼）职文书集中统一保管。

第6条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的《文件目录》。《文件目录》的条款必须简明确切，并编上条款号。

第7条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料收集齐全，并加以整理，送交本部门专（兼）职文书归卷。

第8条 专（兼）职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照《档案管理流程》，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。

第四章 立卷

第9条 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

第10条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

第11条 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文件应合一立卷。绝密文电应单独立卷，少数普通文件如果与绝密文件有密切联系，也可随同绝密文件立卷。第12条 不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的请示与批复，应放在复文立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨的规划放在针对的第一年立卷；跨的总结放在针对的最后一年立卷；跨的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按照有关规定执行。第13条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起。第14条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写《文件目录》。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。

第15条 有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在《目录备注》内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。

第16条 案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。第五章档案借阅、利用工作 第17条 企业内档案利用的方式（1）提供档案原件。（2）提供档案复印件。（3）提供文献索引资料。第18条 借阅管理

（1）凡需使用档案者，均须填写《文件出入登记表》，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅。

（2）案卷一般仅供在档案室阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。（3）借阅期限不得超过7天，到期归还；如需再借，应办理续借手续。

（4）借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。（5）外单位借阅档案时，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离档案室。其摘抄内容也须总经理同意且审核后方能带出。

第六章 档案销毁管理

第19条 对已失效的档案，由档案管理员登记造册，经相关领导共同鉴定，报总经理批准后，按规定销毁。

第20条 经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。

第21条 销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。

第七章 附则

第22条 本制度由行政管理部负责解释、补充，由总经理批准后实施。

档案管理制度

一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

二、归档范围公司的规划、计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、资料的收集与整理1.公司的归档资料实行“季度归档”及“归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。2.在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。3.凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。4.各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。5.档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

六、资料的分类与归档1.公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。2.公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

七、档案的借阅1.总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。2.因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。3.公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借;秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。4.档案借阅者必须做到：① 爱护档案，保持整洁，严禁涂改。② 注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

八、档案的销毁1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。2.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。3.凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁;一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。4.经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。5.在销毁公司档案

资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁

档案管理制度

一、总则

集团的各项档案资料是集团行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为规范集团档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

1、凡集团总部各部门、各分子公司在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向集团行政人事部提交备份，从而保证集团行政部作为集团档案管理对口部门档案资料的完整性、延续性、真实性。

2、集团总部行政人事部负责集团档案管理、文书立卷的工作，并对各分子公司档案管理工作进行监督、指导。各分子公司负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。

二、归档范围

1、凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等）均属归档范围。

2、公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料

3、公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料；

4、资金借贷、业务往来方面的文件材料（含合同、重要报表、银企联系函件等）

5、政府、项目批文、合同；

6、公司制度体系、会议纪要、内部发文（包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等）；

7、工程进度计划控制文件（含各业务单位往来函件等）、工程初设、修改、竣工图纸；

8、各分子公司及集团总部各部门工作计划及资金计划；

9、公司签定的各类合同（含商品房买卖合同）；

10、公司有效证照、证件、印章；

11、具有法律效力及保存价值的文件；

12、公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；

13、员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等；

14、集团、各分子公司获得的社会荣誉资料；

15、其他有必要归档管理的资料。包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。

三、立卷归档要求

1、集团行政人事部应即时做好档案归档分类保管；各分子公司应在每季度最后一天以前将上季度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，向集团行政人事部提交备份。

2、集团各部门应及时向行政人事部移交发生的档案材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续；各分子必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的备份文件材料。

3、各分子公司向集团行政人事部提交备份档案时，要严格履行移交手续，按文件材料分类造册，随移交备份档案提供两联清单，注明移交人，待总部行政人事部专人签收后各留存一联清单备查。

4、归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：（1）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

（2）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；文电应全在一立卷。

（3）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；（4）卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。

（5）按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目。

（6）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

四、档案保管期限

1、文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。

2、确定集团档案保管期限的原则

（1）凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。

（2）凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。

（3）凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。

五、档案保密级别

1、档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密二级。档案的密级由档案提交人提议，行政人事部经理核定密级。

2、有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室；有密级档案复制时，需经办公室主任（行政人事部经理）及副总以上领导批准。

3、有密级档案只限归档人使用，其他人员使用需经办公室主任（集团行政人事部经理）及副总以上级领导批准。

4、对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任（集团行政人事部经理）鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。

六、档案的借阅

1、各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到档案管理员处填写档案调阅登记簿，方可借阅。

2、公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或办公室主任（集团行政人事部经理）批准。

3、借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。

4、借阅档案的人员，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经办公室主任（集团行政人事部经理）批准。

5、有密级的档案调阅、复制时均需办公室主任（行政人事部经理）及副总以上领导批准。

6、借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。

7、借阅人对档案要妥善保管，不得遗失。

8、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。

七、电脑档案的管理

1、所有员工使用的电脑必须指定专门的区域存放公司相关的文件、资料，在指定存放区域里设定工作人员专用文件夹，使用电脑工作人员将各类文件、资料在该文件夹中设定子文件夹分类存放。

2、各分子公司办公室主任（集团行政人事部经理）即为电脑档案管理责任人。公司所有员工须到电脑管理责任人处对存档电脑区域、文件夹名称进行如实登记；各电脑档案管理责任人须定时对本单位的电脑按照登记存放区域进行检查。

八、档案的鉴定与销毁

1、集团行政人事部定期对所保存的档案进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。

2、档案鉴定工作由集团行政人事部经理主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。

3、档案材料鉴定小组审定，并经集团总裁批准后，方可销毁。

4、销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。

九、罚则

1、集团各分子公司凡违反本制度，无故延期或不交应归档的备份文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其文件部门负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款100元～500元，并予以集团内通报批评。

2、集团所有员工凡违反制度第六条第4项，泄露公司档案秘密的，涂改、拆散或未经办公室主任（集团行政部经理）批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款500元～1000元，并予以通报批评；如造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其法律责任。

3、集团所有员工凡违反本制度第六条第6项，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查。

4、集团所有员工凡违反本制度第六条第7项，遗失档案的，应立即报告，如因遗失档案，泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其相关责任。

5、档案管理员丢失、规范档案调阅流程或擅自提供泄漏档案机密，应根据情节轻重，给予纪律处分及相应罚款，直至依法追究法律责任。

6、集团所有员工凡违反本制度第七条，不按规定存放电脑档案，不按规定接受检查者给予相应的纪律处分及罚款。

十、附则

1、本制度自2007年9月1日生效。

2、本制度由集团行政人事部负责解释。

3、各子公司应根据本制度，结合本单位的实际情况，制定具体实施细则。

4、以往的相关规定与本办法不一致的，以本制度为准。

十一、附件：集团各分子公司各部门存档及备案范围