4档案资料借阅与利用制度..doc

第一篇：4档案资料借阅与利用制度..doc

档案资料借阅与利用制度

1范围

档案室是企业文件资料的归口管理部门，是记载企业历史和提供信息的宝库，而档案更是一笔富贵的财富，为了保护和管理好档案资料，使之能更好地发挥作用，特制订本制度。本制度适用于大唐黑龙江新能源开发有限（以下简称本公司）所属各部门及分子公司。

2规范性引用文件

下列文件对于本制度的制定是必不可少的。

《档案法》

《国家重大建设项目文件归档要求和档案整理规范》

《电力档案标准化管理实施指南》

《企业档案工作规范》DA/T42-2009

《电力企业档案管理规范操作》

3定义及术语

下列定义和术语适用于本标准。

3.1

档案室

机关、团体、企业、事业单位中负责管理本单位档案的机构，国家档案事业系统的基层组织。

3.2

案卷

由互有联系的若干文件组合而成并放入卷夹、卷皮的档案保管单位，也是全宗内档案系统排列、编目和统计的基本单位。

3.3

案卷目录

以全宗为单位登录案卷的题名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。

3.4

全引目录

以全宗为单位将案卷目录与卷内文件目录相结合按一定次序编排而成的一种档案目录。4档案的借阅

4.1档案主要供本公司利用，一般不外借。如情况特殊，外单位人员须持介绍信，并经公司领导批准，可查阅无密级档案。

4.2各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案，须经公司领导或原形成档案的部门领导批准，方可借阅。

4.3档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借，如有违纪，酌情处罚。

4.4必要时，档案室应对所提供档案出具证明，证明材料写好后应仔细校对和审查，加盖档案室印章后才有效。档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载，而不能对某事下结论。档案管理员不可擅自以档案资料作解释或下结论。

4.5档案一般不得借出档案室。如有特殊情况，可以作短期外借，最多为十天，但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延长借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还。

4.6借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。

5档案的利用

5.1档案工作人员要熟悉库藏档案资料的情况，主动了解机关各项工作对利用档案的需要，积极做好提供利用工作。

5.2对库藏档案要编制案卷目录、全引目录等检索工具，以便及时准确地提供档案。

5.3积极搞好档案史料的编研工作，档案工作人员要与有关部门配合，编写全宗介绍，机构沿革，大事记、基础数字汇编，文件汇集等，积极主动地为本企业的生产、经营各项工作服务。

5.4档案资料利用后，查阅者要填写《档案利用效果登记表》，档案工作人员定期选编档案《利用效果典型实例汇编》，并一年一次进行档案利用情况分析，以提高档案资料的利用效益。

6附则

6.1本制度由总经理工作部负责解释。

6.2本制度自下发之日起执行。

第二篇：档案资料借阅制度

(1)借阅的档案资料，无特殊情况，原则上不准带出，只准在办公室内查阅。

(2)借阅的档案、资料需摘录时，需经管理人员允许，资料应摘录在工作手册上。

(3)严禁在档案、资料上图点、划道，注字、涂改和折页等，严禁把档案、资料弄脏损坏。

(4)借阅人员要爱护办公室内的物品，保持安静，不随地吐痰，严禁吸烟。

(5)如因特殊情况，借阅的档案需要带到单位外，应妥为保管，不得损坏丢失。不准私自转借他人。借出档案、资料要按时归还，如因故不按时归还，应电话联系延长时间，并在借出档案、资料手续单上注明延期归还时间。

第三篇：档案借阅利用制度

档案借阅利用制度

1、利用范围：凡在本馆保存的所有档案，我国公民和组织持有合法证明均可利用。

2、利用时间：档案馆为利用档案者随时提供，利用档案原则上在阅览室进行，特殊情况需利用档案时，需征得本馆同意，方可外借，借阅者要负责档案的保密、安全并及时返还。

3、利用程序：电函、信件利用档案者由本馆工作人员代查、代函并按规定收取费用。本人来馆利用档案的需先出示个人所持证件，经验证持有合理有效证件的，由本馆工作人员代查，经本馆工作人员检查复核签证后，方可带走所取材料。

4、档案利用者应遵循下列规定：

（1）查阅、摘录、复制尚未开放的档案须经馆长同意，必要时报请上级主管领导审查批准。

（2）利用者需要采用复印、照相方法复制档案，均由档案馆负责办理，并按规定收费。

（3）利用者所复制的档案（证明材料除外）除经本馆请示上级领导机关特许者外，不得以任何形式全文公布、陈列、展示或再行复制，绝密档案复制件应于使用后交回。

（4）港、澳、台同胞、海外华侨和外国人利用档案，应持市以上有关国家机关介绍信，并按国内利用者的利用程序有关规定办理。

（5）档案利用者，不得在档案材料上勾画、圈点、涂改，并有义务爱护档案，不得转借和拆卷。凡对档案造成损坏的要负责经济赔偿，严重的要依法追究责任。

5、档案工作人员对档案利用者应主动热情服务，做到百问不烦、百拿不厌、有问必答、并尽可能以复制件代替原件使用，注意随时收集利用效果的反馈，不断改进利用工作。

第四篇：档案借阅利用制度

档案借阅利用制度

一、本局人员借阅档案，必须办理借阅手续。外单位查阅档案或要求出具审计档案证明的，必须持单位介绍信，并经局主管领导审批，进行登记后，方可查阅。

二、借阅人员未经允许，不得抄录、复印和拍照，因工作需要时，须经档案工作人员审核，相关业务科室和办公室主任批准。

三、借阅档案时间一般不得超过半月，并按时归还。如确需继续使用者，应重新办理借阅手续。机密和声响档案一律不得借阅。

四、借阅人员要爱护档案，确保档案的安全，严禁在案卷上勾画、涂改，不得污损、抽页、拆卷、转借及遗失，并应对所借案卷内容注意保密，如违反上述规定将依照《档案法》追究责任。

五、归还档案时借阅人员应向档案工作人员反馈利用效果。

档案工作人员职责

一、认真学习贯彻国家档案工作法律、法规，建立健全机关档案工作制度。

二、收集、整理和保管本机关在工作中形成的各门类档案、资料，监督和指导机关各科室的立卷、归档工作。

三、熟悉所保管档案情况，编制适用的检索工具，及时准确的提供档案、资料，为领导决策和审计工作服务。

四、维护档案的完整和安全，负责档案资料的保护和修复工作。

五、对档案的收集、移交、保管、利用情况进行统计，准确编制档案工作情况统计表，及时上报档案部门。

六、按照有关规定对保管的档案定期鉴定和销毁，并向县档案馆做好档案移交工作。

档案保密制度

一、档案工作人员必须认真贯彻执行《档案法》、《保密法》及审计工作保密规定，带头遵纪守法、严守国家机密，确保档案保密安全。

二、坚持原则，忠于职守，不随意摘抄、传播密级档案内容，不私自复制档案材料。

三、借阅档案的人员要自觉遵守保密制度，不得向无关人员泄露查阅案卷的内容。

四、确应需要查阅机密档案，必须由分管领导和主管领导批准，在档案工作人员陪同下查阅。

五、机密档案要妥善保管，加强保密措施，发现丢失、泄密等问题，要立即报告，迅速采取补救措施。

档案鉴定

销毁制度

一、根据档案保管期限规定，对保存期满的各类档案按时组织鉴定、销毁。

二、档案的鉴定工作应在分管局长领导下，由主管领导负责组织办公室主任、档案工作人员和业务部门的人员共同组成鉴定小组，按规定进行。

三、销毁失去保存价值的档案许由鉴定小组提出意见，登记造册，写出书面报告，经主管局长批准后，由两人在指定地点监销，并在销毁清册上签字。

四、销毁的档案须在案卷目录中注明，销毁清册应永久保存。

档案库房管理制度

一、档案库房是存放档案的重要场所，要切实做好防火、防盗、防虫、放光、防潮、防高温、防尘、防鼠及声像、电子档案的防磁工作，确保档案的安全和完整。

二、非档案工作人员，一律不得擅自进入档案库房。借阅档案必须办理借阅手续。

三、库房内要经常打扫，保持清洁。做好温湿度记录并随时予以调节，以便档案的长期保管。

四、案卷排列规范，按照从上至下，从左至右，永长短的办法摆放整齐，便于查找利用。

五、对库藏的档案要经常检查，发现问题及时报告，并采取措施予以处理。

第五篇：大学档案利用（查阅、借阅）制度

大学档案利用（查阅、借阅）制度

一、本校教师、职工利用档案，必须持有所在部门处级以上党政组织介绍信或党政负责人签署意见的阅档单；利用重要档案（“两会”记录）必须由党委书记、主管校长审批，利用科技档案须经作者本人同意。

二、本校学生（专科生、本科生、研究生、博士生）利用档案，必须持有学生证及学院介绍信，在档案馆查阅，不能借出。

三、外单位人员利用档案，必须持有本人单位介绍信，并经档案馆馆长，方可利用。

四、利用档案人员一律在档案馆阅览，如因工作需要必须借出，需经档案馆馆长同意，并严格履行借阅登记手续且限期归还。

五、借出期限一般不超过两周，特殊情况，经档案管理人员同意，可办理续借手续，并按期归还。

六、利用档案人员必须爱护档案，严禁涂改、损坏、私自抄录、复印、圈点、批注等。

七、档案管理人员应仔细检查归还的档案，如有破损、丢失、涂改等情况，立即追究责任，并向领导报告。

八、档案管理人员提供证明材料，应以引述或节录档案原文为主要方法，并仔细校对、审查、加盖公章，确保证明材料的准确性和真实性。

九、查（借）阅档案及归还档案，均应在档案查阅登记薄上进行登记；对重大或重要项目的查阅，要做好利用效果的反馈工作。