2012年高校档案工作总结

第一篇：2012年高校档案工作总结

2011——2012年度学校档案管理自查报告

综合档案室：

近两年来，我处按照学校综合档案室的档案管理要求，认真学习档案知识，积极做好各类书面材料的预立卷和年终档案归档工作。通过合理组卷、科学分类、有效归并，进一步提高了档案资料的有效利用率，体现了对部处工作的服务作用，为学校各级领导、上级有关部门分析、总结、部署党风廉政建设工作提供了第一手的参考依据，同时也为学校改革、发展、稳定工作做出决策，提供了必要的保障。2011年底，学校还接受了上级工作档案的检查。

一、部门领导高度重视档案管理工作

作为部门领导，虽然由于机关管理部门调整，进行了调整，但部门领导都对本部门档案管理工作十分重视。近两年来，每年年初都对本部门的档案归档工作提出具体要求，并将档案工作列入本部门工作计划，并每年在年终时对档案工作进行总结。同时，根据档案移交中发现的不足之处，提出有针对性的整改举措，做到即知即改。部门领导对档案工作管理到位，对兼职档案员在档案工作中遇到的困难能主动关心，帮助档案员共同解决档案管理中碰到的问题，确保了本部门按时、准确地完成立卷归档工作。兼职档案员能积极参加学校综合档案室举办的各种学习培训活动，参加档案知识竞赛等活动，不断提高档案管理水平，丰富档案管理知识。由于部门领导的高度重视和兼职档案员的努力，近两年来都做到了档案的及时归档。

二、对档案工作严格要求，严格考核

为了加强本部门的档案工作。近两年来，每年年终总结时，部门领导都会对兼职档案员的档案管理工作进行评价，并对本部门档案工作进行总结汇报。兼职档案员年终考核过程中，在个人述职时的同时也会自觉将档案工作列为一项重要工作向大家报告一年来的档案管 1

理情况。此外，在日常档案管理工作中，本部门还将档案工作列入部门规章制度，制定了《档案管理制度》，并将档案工工作纳入分管领导及兼职档案员岗位职责，纳入对部门和个人进行考核的范围。此外，认真参加了校综合档案室组织的档案业务培训讲座，按照学校最新的归档要求做好2011－2012年度的档案整理、归档工作。

三、认真做好文件材料预立卷工作

工作中，我们根据实际工作的情况，结合文件使用的频率，分门别类的制作了预立卷文件目录，建立了相应的预立卷文件盒，对每份准归档文件都进行了预立标注,并形成了预立卷归档制度，方便了日常文件管理和使用，实现了预立卷工作的科学化、合理化。为了及时做好预立卷工作，我们严格按照规定做好收发文登记，对办理完毕的文件、请示、工作报告等及时进行收集、登记和保管，定期进行整理，使文件管理与归档管理大致同步进行，努力做到需要的文件找得着、找得快、找得准，不断探索档案管理的精细化，并做了以下主要工作：

一是备配了专用文件柜、文件夹等预立卷装具，对各个文件夹进行科学分类、编号、组卷，将关联度高的文件整理在一起，提高了日常文件的使用效果。2011－2012年度，我们每年对纸质版预立卷和电子档案管理系统都做出了重新调整，重新打印了全部预立卷档案盒标签，对原有预立卷中归档后留存的文件资料进行了集中清理，并对有关资料文件根据近两年来档案管理的实际，进行了归并调整。2011年度，还增加电子扫描仪一台，更新了档案电子化管理设备，提高了档案数字化归档的能力。纸质档案电子化率达到100%。

二是根据每年工作的需要，增减预立卷，例如2011－2012年新增项目主要有“违规收送礼金礼券购物卡专项治理”、“领导干部兼职取酬等专项治理”、“党风廉政建设责任制专项检查”、“廉政文化建设”“庆典、论坛、研讨会专项治理”等预立卷，努力做到预立卷目录的及时更新，并将预立卷分为常态管理类预立卷和动态增补类预立卷进

行分类管理，大大提高了档案管理的灵活性、有效性和科学性，明显提高了档案管理的效率。

三是每年归档结束后及时做好当年归档文件的登记移交工作，并专门设立了档案管理专用文件盒。将学校档案管理的文件、历年档案的移交情况、历年档案明细目录和部门档案管理制度等置于其中，方便了档案的维护，使档案管理不会因为人员的变动而造成档案管理的缺位和断档。根据档案制作与移交过程中发现的小问题，及时咨询校综合档案室，并将具体处理意见与建议更新到《档案管理操作手册》上。

四是将预立卷目录册置于醒目位置，方便他人了解纪委、监察处工作和查找相关文件。目前，我处共有常态管理类预立卷25卷，动态增补类预立卷20卷，总计45卷。同时，为了防止电子档案管理系统被计算机病毒侵入破坏，我们还将每年的数据刻录成光盘，对电子档案进行了定期备份，防止数据信息损失。

四、按时完成年度文件档案整理移交

在日常文件管理中，本部门有完整的收、发文记录。收发文记录本将文件分为二类，一类为校内发文，其中又分为党委发文和行政发文两类；另一类是校外发文，分为中央纪委发文、市纪委发文和市教卫党委、市教卫纪工委发文。每当收到校内发文时，兼职档案员能做到及时登记，及时流转传阅，及时回收文件。在收到校外发文或制作校内发文、校内请示时，能做到收、发文过程中的签收手续完善。在填写发文稿纸各栏时，能做到内容填写清楚、准确、完整并盖有公章。并且在行文稿上实行办公自动化电脑打印，提高了行文效率和美观度。在收、发文过程中做到签收手续完备，责任到人。对校内发文，每次收文后都请部门领导阅览，并在收发文簿上及时登记阅览时间。

在年终档案归档中，兼职档案员切实履行岗位职责，工作到位，认真负责地按时完成归档工作。做到归档内容齐全、完整、准确，基本符合归档要求。当归档材料属于几个部门都有的情况时，能主动与

校综合档案室协调，拿出解决方案，避免了重复劳动，提高了归档效率。当在档案管理中遇到的疑问时能及时向档案室咨询，确保归档工作符合档案移送要求。在归档过程中，能尽可能做到组卷符合文件形成的自然规律，保持文件之间的内在联系，方便利用，质量符合规定要求。在组卷结束后，对各类工作报告、报表和总结是否有署名、盖章，是否写明了日期，文件是否有钉书针，页码编排是否完整，确保案卷无落页、无漏号、无金属物等。

五、实行档案信息化管理

根据学校档案管理逐步信息化的趋势，我处建立了纪委、监察处档案管理系统，编制了电子档案管理目录。网络归档各栏目填写标准化、规范，符合要求。2011至2012年度对所有归档的纸质档案完成100%远程网络电子归档工作，归档文件数字化处理符合要求。

以上是我部门2011年——2012年档案管理工作的基本情况。通过自查，我们也感到工作中还有许多不足，仍有不少方面需要我们不断改进，希望校综合档案室能够批评指正，我们一定认真整改。

特此报告。

2012年9月29日

第二篇：高校毕业生档案

高校毕业生档案转接常见问题答疑

人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、学历职称、社会关系等个人情况的文件资料，它与个人工资待遇、劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。眼下由于毕业生对人事档案的重要性认识不足，大多数毕业生不知该如何妥善地处理自己的档案。现结合工作实际，将高校毕业生档案转接中的一些常见问题解释如下：

1、毕业生“学籍档案”与“人事档案”的区别及联系？

答：毕业生的学籍档案是指通过参加全国统一考试并被录取的大中专院校学生的档案，它以文字资料的形式记录了高考成绩、在校学习成绩、家庭状况、在校期间表现和奖惩情况等，是大学生在校期间学习、生活及各种社会实践的真实历史记录，是大学生就业及其今后各单位选拔、任用、考核的主要依据。毕业生的人事档案由学籍档案转换而来，它是通过毕业生与用人单位或委托的人才交流机构签订就业协议，履行相关毕业程序并取得报到证，然后由学校将档案转交毕业生就业单位的人事部门或委托的人才交流机构，这时的学籍档案正式成为人事档案。

由于国家现行政策规定，毕业生毕业后暂时找不到就业单位的，其档案可免费由学校保存两年。有些同学就误以为既然学校免费保存，就无须再到人才交流机构托管了。其实，学校保存的只是你的“学籍档案”，而你保留干部身份，办理转正定级、职称评定等相关事宜都是由学籍档案转换成人事档案后才能进行。学校保存的学籍档案只是“存放”，涉及人事关系的证明等没办法出具。

２、哪些机构能保管人事档案?

答：根据《流动人员人事档案管理暂行规定》，流动人员人事档 1

案管理机构为县以上（含县）党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构，其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案；严禁个人保管他人人事档案。组织、人事部门所属的各级人才交流机构才有资格保存大中专毕业生就业后的人事档案，各种私营民营企业、乡镇企业、中外合资、独资企业都无权管理员工的人事档案，一般由委托的各级人才交流机构托管。

未就业的大中专毕业生和应聘到非公有制单位的学生，根据需要可以将自己的人事档案关系在户口所在地的人才交流机构托管，亦可将人事档案关系交由工作所在地的人才交流机构托管。特别提醒到北京、天津、上海、广州等大城市工作的毕业生，除单位给你上保险外，其它情况，如不能将户口迁到工作城市，单纯的档案调动对你无任何意义。你可将人事档案落在户口所在地人才交流机构，然后去上述城市工作，这样依托于档案的出国政审、转正定级、工资调整、职称评审、社会保险等才能得到有效办理。毕业生自己保存档案，档案的完整性、真实性得不到保障，同“丢弃”档案没什么两样，有可能会使档案变成“死档”。

３、毕业了，我的档案该怎样转递？

答：普通高等院校一般是按照《就业协议书》（即三方协议）签发《报到证》，转递档案的。

（1）、若您的就业单位是国有企业或机关事业单位等有人事档案管理权的单位，您的档案将被寄送到工作单位；

（2）、若您的就业单位是非公企业，您的档案将被寄送到单位所在地的人才交流机构；

（3）、若您离校时未就业，档案将被寄送到您入学前户籍所在地的人才交流机构。

国家政策规定高校毕业生档案应通过“机要交通”或由档案管理

部门派专人送取，不得邮寄或交高校毕业生及其他个人自带。对本人自带的高校毕业生档案，人才交流机构概不接收。

４、毕业之后，我应如何查询自己的档案去向？

答：毕业生档案一般是按《报到证》签往地转发的。凡报到证签发到扎鲁特旗人才交流中心的高校毕业生，在学校发出档案５～７个工作日后，可向扎鲁特旗人才交流中心电话查询自己的档案是否到达。确认档案已到达的，由学生本人或其家人到人才交流中心办理毕业生备案登记；若档案未到，请向学校了解你档案转出的具体时间和转往地。扎鲁特旗人才交流中心联系电话：0475-7230521。

如在区外高校就读的毕业生，学校通常会将档案发至《报到证》的签往地，即：内蒙古自治区高校毕业生就业指导中心。如果要将档案转回扎鲁特旗，需要到旗人才交流中心开具《调档函》后，持毕业生《报到证》原件及学生本人身份证复印件到内蒙古自治区高校毕业生就业指导中心报到，然后将档案通过机要转发到扎鲁特旗人才交流中心。

5、毕业好几年了，现在不知档案在哪里，我该怎么办？答：紧急补救 教您几招：

第一招：把档案留在人才交流机构但一直没有理会的，建议尽快与人才交流机构联系，办理相关手续后将档案关系理顺。遇个人信息或联系方式变更，及时通知档案托管单位做好登记，保持联络畅通；

第二招：“口袋档案”要尽快交到工作单位或政府所属人才交流机构。如果档案袋被打开，里面的资料就得经相关部门核实，如果档案资料遗失，还要到原单位去补充和确认；

第三招：“跳槽”人员将档案遗留在原单位长期未办理转档手续的，要与原单位协商，解决跳槽后的遗留问题，以便及时将档案转交新的单位或其委托的人才交流机构；

第四招：对于那些不知档案去向的，毕业生要与参加工作前最后一个学校的相关部门联系，外地毕业生也可向原户籍所在地的人事部门或人才交流机构咨询，已经多次变换工作单位的人要向第一家用人单位咨询。

6、档案托管手续如何办理？

答：毕业生以个人名义办理人事档案托管，先向人才交流中心提出申请，由人才交流中心向所在院校发出调档函，收到档案后经审核符合委托档案管理条件的，人才交流中心与毕业生签订《委托保管人事档案协议》，并办理有关手续。

7、毕业生委托人才交流机构人事代理后享有哪些服务?答：(1)、负责人事档案关系接受、调出相关手续;

(2)、办理毕业生的转正定级；

(3)、档案工资调整；

(4)、技术职称申报；

(5)、考研、出国政审；

(6)、出具各种人事证明等。

第三篇：高校档案管理制度

档案员岗位职责

一、认真学习宣传贯彻《档案法》、《档案法实施办法》、《归档文件整理规则》、《四川省机关档案工作业务建设规范》、《四川省机关档案工作规范化管理标准》、国家档案局8号令及有关法规文件，钻研业务知识，提高业务水平。

二、负责文件材料的收集、整理、立卷、归档工作并编制检索工具。

三、搞好档案的保管、利用、统计和汇编工作，熟悉保管档案的内容，积极提供档案利用，并做好档案利用登记等各种记录。

四、严格执行档案管理各项制度和保密守则，维护档案的完整和安全。

五、配合有关部门进行档案的鉴定工作，对超过保管期限的档案提出存毁意见，做好销毁工作。

六、做好档案“九防”工作，每季度至少要对档案进行一次全面检查，发现问题及时处理并做好记录。

兼职档案工作人员职责

一、认真学习贯彻、执行《档案法》和《〈中华人民共

和国档案法〉实施办法》，遵守档案工作的各项规章

制度。

二、执行保密法规，杜绝档案泄密事件发生。

三、负责收集、整理本科室业务工作中形成的各类文件

材料，按要求及时向综合档案室移交，并办好交接

手续。

四、认真做好“九防”工作，确保档案、材料的安全。

五、协助专职档案员做好利用工作，充分发挥档案的作

用。

文件归档制度

一、归档范围：本单位从事政治、经济、文化等活动中形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录均属归档范围。

二、归档时间：

1、文书材料于次年三月底前立卷归档；

2、会计文件材料在会计终了后，由会计人员立卷归档，于次年三月底前移交进档案室；

3、照片（底片）、录音、录像材料在拍摄（制作）完毕后一个月内向档案人员移交归档；

4、其它门类和载体的文件材料，也应于完成工作后一个月内向档案人员移交或按档案部门有关规定办理。

三、归档要求：

1、应归档的文件材料应为已结束的工作（或项目）的所有文件材料，并做到打印件与底稿，正件与附件，不同形式和载体的文件材料齐全完整；

2、归档文件材料应保持它们之间的历史联系，按照档案管理的规范分类、填写各类目录。

微机管理制度

一、微机工作人员，要努力学习微机知识，熟悉各科室微机填制业务，为档案的查询、利用创造有利条件。

二、自觉遵守单位各项规章制度，严格按照机器的操作程序进行，用完机器后，应检查电源、设备是否关好。

三、非本室工作人员不得擅自操作，因工作需要上机人员，在上机前，应征得微机管理人员的同意方可上机，在使用中应爱护设备。

四、未经微机管理人员同意不准私自将微机里的数据拷贝出来，不得将任何软件安装进机器中使用。

五、损坏微机室内的公共财物，应酌情赔偿。

六、努力完成单位领导下达的各项任务，积极指导、帮助本单位各科室档案材料运用微机管理工作。

七、自觉维护和保持室内卫生，不准吸烟和随地吐痰。

档案收集整理制度

一、凡是我办在工作活动中形成的具有查考利用价值的文件、材料、报表、照片、录像等必须收集整理。

二、收集文件材料（含电子文档）必须齐全完整，做到分门别类存放。

三、整理档案要按照文件材料形成的自然规律，保持它们之间的有机联系，区分价值，分类整理，做到无积存零散文件，案卷质量符合业务规范要求。

四、归档文件材料的制作和书写要适宜长期保存，禁止使用圆珠笔、铅笔和复写纸。

档案保管制度

一、本单位所有的各种门类和载体的档案材料，由档案人员在档案室集中统一管理，任何个人不得私自保存和任意销毁。

二、档案保管应采用专用柜架，档案库房应当坚固可靠、清洁通风，有防火、防盗、防鼠、防潮、防光、防尘、防虫、防高温、防有害害气体等设施。

三、档案管理员要定期检查档案，作好检查记录，发现问题及时采取有效措施，确保档案完整和安全。

四、档案如有破损或字迹模糊，应及时修补或复制。

五、档案人员调动工作时，应在离职前办理移交，移交档案时，双方应根据移交目录清点核实，并履行签字手续。

档案保密制度

一、认真贯彻《保密法》，遵守保密制度，保守档案机密，维护档案秘密的安全。

二、档案室保管的涉密档案，要根据国家规定确定保密项目和密级，不得擅自扩大使用和接触的人员范围。

三、档案室是机要部门，无关人员未经许可不得入内。任何人不得擅自翻印、复制、摘抄和向外传播档案内容。经批准翻印、复制的保密材料要按正式文件进行登记和清退。

四、档案移交、接收和查（借）阅必须办理登记手续，归还时要清点注销。

五、需销毁的档案材料，应造具清册，写出销毁报告，经鉴定小组审批后，在指定地点销毁。平时办公废纸、废件及时销毁，不得随意丢弃。

档案查、借阅制度

一、本单位职工利用档案，须经办公室主任同意后方可查（借）阅；外来人员利用档案，须持单位介绍信，经分管领导同意后方可查（借）阅。

二、利用者必须爱护档案，不得在文件材料上画圈、勾线和作任何记号，不得涂改拆散、抽页、污染和损坏档案。

三、利用者必须严格遵守保密制度，只能查阅相关内容，不得随意传播和扩散档案内容。

四、利用者需摘抄(复制)档案内容，须经档案管理人员同意，所摘抄(复制)的内容经档案人员校对并加盖我办公章后方为有效。

五、利用档案一般只能在指定地点查阅，不得随意带走。本单位工作人员确因工作需要，在办理借阅手续后，可以借出档案室。

六、借阅期限不超过一周，确需延期者，经办公室主任同意并另行办理借阅手续。

七、利用档案须填写查(借)阅登记簿和档案利用效果登记簿。

档案统计制度

一、档案统计工作是档案基础工作的重要组成部分，档案工作必须加强政治责任心，认真做好此项工作。

二、对室藏的各种门类、载体的档案资料利用情况，必须建立齐全的登记，统计注册。

三、对当年形成的归档案卷（包括接受、移交）和档案借阅、鉴定情况应随时登记。

四、每年年终形成的各类档案资源和编写的档案工具，科研材料（包括案卷目录、归档文件目录、全引目录、字号、索引、人物卡片、专题目录、大事记、组织、各项规章制度）统计一次。

五、档案资料的查阅、供阅情况，每年统计两次（六月和十二月）。

六、每年十二月前，填写《档案工作统计年报表》一式两份，一份上报上级机关，一份存档。

档案鉴定销毁制度

一、档案室要根据国家档案局关于档案保管期限的规定、原则、标准，结合本单位制定的档案保管期限，确定档案价值，划分保管期限，剔除确无保存价值的档案，以便销毁。

二、档案的鉴定工作由办档案鉴定销毁领导小组负责，鉴定工作结束后，附上需要销毁的档案登记清册，由鉴定小组负责人签字，经批准后方可销毁。并及时向主管档案工作的领导写档案鉴定报告和说明。

三、实行定期鉴定，力求准确无误，做到不留错，也不错毁档案材料，凡鉴定剔除的档案，应保存1—2年后确认无保存价值，方可销毁。

四、销毁档案时必须注意保密，并指定专人（二人）以上监销。

业务书刊（资料）管理制度

一、本单位内各类业务书刊（资料）的保管工作，由档案人员负责收集管理。

二、凡各科室需订购的业务书刊，应由单位领导审批后方可征订或购买，并送档案室统一管理。

三、凡借阅业务书刊（资料），必须按期归还。需继续使用的应补办手续。

四、借阅书刊须办理借阅手续，爱护书籍，不得涂改、圈划。如丢损，照价赔偿。

归档材料控制措施和验收制度

一、档案分管领导必须参加本单位重要会议，档案管理人员必须了解本单位有关的重大事项，做好材料收集归档工作。

二、按照《档案法》的有关规定，对国家规定应当立卷归档的材料，必须定期向档案室移交，集中管理。任何人不得据为己有。

三、档案管理人员必须档案材料的评审、鉴定，设备的开箱等工作并有纪录。

四、专项活动与建档工作实行同步：即下达计划任务同时提出文件材料形式情况；工作结束同时验收档案材料的完整、准确、归档情况。

五、对外出人员获得的各类文件和引进设备、技术的各种材料必须全部上交给档案管理人员，由档案管理人员把关验收。

第四篇：高校档案管理制度

档案员岗位职责

一、认真学习宣传贯彻《档案法》、《档案法实施办法》、《归档文件整理规则》、《四川省机关档案工作业务建设规范》、《四川省机关档案工作规范化管理标准》、国家档案局8号令及有关法规文件，钻研业务知识，提高业务水平。

二、负责文件材料的收集、整理、立卷、归档工作并编制检索工具。

三、搞好档案的保管、利用、统计和汇编工作，熟悉保管档案的内容，积极提供档案利用，并做好档案利用登记等各种记录。

四、严格执行档案管理各项制度和保密守则，维护档案的完整和安全。

五、配合有关部门进行档案的鉴定工作，对超过保管期限的档案提出存毁意见，做好销毁工作。

六、做好档案“九防”工作，每季度至少要对档案进行一次全面检查，发现问题及时处理并做好记录。

兼职档案工作人员职责

一、认真学习贯彻、执行《档案法》和《〈中华人民共

和国档案法〉实施办法》，遵守档案工作的各项规章

制度。

二、执行保密法规，杜绝档案泄密事件发生。

三、负责收集、整理本科室业务工作中形成的各类文件

材料，按要求及时向综合档案室移交，并办好交接

手续。

四、认真做好“九防”工作，确保档案、材料的安全。

五、协助专职档案员做好利用工作，充分发挥档案的作

用。

文件归档制度

一、归档范围：本单位从事政治、经济、文化等活动中形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录均属归档范围。

二、归档时间：

1、文书材料于次年三月底前立卷归档；

2、会计文件材料在会计终了后，由会计人员立卷归档，于次年三月底前移交进档案室；

3、照片（底片）、录音、录像材料在拍摄（制作）完毕后一个月内向档案人员移交归档；

4、其它门类和载体的文件材料，也应于完成工作后一个月内向档案人员移交或按档案部门有关规定办理。

三、归档要求：

1、应归档的文件材料应为已结束的工作（或项目）的所有文件材料，并做到打印件与底稿，正件与附件，不同形式和载体的文件材料齐全完整；

2、归档文件材料应保持它们之间的历史联系，按照档案管理的规范分类、填写各类目录。

微机管理制度

一、微机工作人员，要努力学习微机知识，熟悉各科室微机填制业务，为档案的查询、利用创造有利条件。

二、自觉遵守单位各项规章制度，严格按照机器的操作程序进行，用完机器后，应检查电源、设备是否关好。

三、非本室工作人员不得擅自操作，因工作需要上机人员，在上机前，应征得微机管理人员的同意方可上机，在使用中应爱护设备。

四、未经微机管理人员同意不准私自将微机里的数据拷贝出来，不得将任何软件安装进机器中使用。

五、损坏微机室内的公共财物，应酌情赔偿。

六、努力完成单位领导下达的各项任务，积极指导、帮助本单位各科室档案材料运用微机管理工作。

七、自觉维护和保持室内卫生，不准吸烟和随地吐痰。

档案收集整理制度

一、凡是我办在工作活动中形成的具有查考利用价值的文件、材料、报表、照片、录像等必须收集整理。

二、收集文件材料（含电子文档）必须齐全完整，做到分门别类存放。

三、整理档案要按照文件材料形成的自然规律，保持它们之间的有机联系，区分价值，分类整理，做到无积存零散文件，案卷质量符合业务规范要求。

三、实行定期鉴定，力求准确无误，做到不留错，也不错毁档案材料，凡鉴定剔除的档案，应保存1—2年后确认无保存价值，方可销毁。

四、销毁档案时必须注意保密，并指定专人（二人）以上监销。

业务书刊（资料）管理制度

一、本单位内各类业务书刊（资料）的保管工作，由档案人员负责收集管理。

二、凡各科室需订购的业务书刊，应由单位领导审批后方可征订或购买，并送档案室统一管理。

三、凡借阅业务书刊（资料），必须按期归还。需继续使用的应补办手续。

四、借阅书刊须办理借阅手续，爱护书籍，不得涂改、圈划。如丢损，照价赔偿。

归档材料控制措施和验收制度

一、档案分管领导必须参加本单位重要会议，档案管理人员必须了解本单位有关的重大事项，做好材料收集归档工作。

二、按照《档案法》的有关规定，对国家规定应当立卷归档的材料，必须定期向档案室移交，集中管理。任何人不得据为己有。

三、档案管理人员必须档案材料的评审、鉴定，设备的开箱等工作并有纪录。

四、专项活动与建档工作实行同步：即下达计划任务同时提出文件材料形式情况；工作结束同时验收档案材料的完整、准确、归档情况。

五、对外出人员获得的各类文件和引进设备、技术的各种材料必须全部上交给档案管理人员，由档案管理人员把关验收。

第五篇：关于高校档案的保密工作探讨

关于高校档案的保密工作探讨

摘 要：在高校工作体系中，档案管理工作具有重要的价值与作用。在传统的高校管理思路中，教学研究工作才是学校工作的核心，档案管理工作一直得不到应有的重视。随着现代高等教育体系的不断完善，档案的重要性日益凸显，强化高校档案的保密工作，对于提升高校档案管理工作总体水平，具有至关重要的意义。本文立足学校档案管理工作实际情况，分析档案保密工作的重要价值，并提出行之有效的工作开展方式。

关键词：档案 档案管理 档案保密 高校档案

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2017）06-0020-01

随着现代教育体系改革的深入，高校越来越重视档案管理工作。从学校工作实践中不难看出，强化档案管理工作，可以有效提升学校总体工作效能，发挥档案信息收集与决策指导作用[1]。强化提升学校档案管理工作，是现代教学的重要任务与目标。随着高校档案管理工作的深入推进，档案管理保密工作面临新的挑战，也迎来了新的机遇，强化高校档案保密管理的最终目标就是实现档案管理安全，发挥档案作用。

一、高校档案保密工作的价值分析

1.关系到档案的综合利用水平

在高校档案管理实践中，保密工作占据着重要地位。高校档案保密工作与档案利用存在直接关系。在高校档案管理过程中，保密工作与利用工作是相辅相成的。作为一种信息承载的载体与平台，档案存在的意义就在于记录资料，为下一步工作提供指引，由于档案需要如实记录历史情况，其中就涉及很多机密内容，这也是要开展档案保密工作的原因。高校在档案利用过程中，要充分开展档案利用监督工作，做有效制止篡改和不当利用档案的内容，既要充分发挥档案的信息作用，同时更要保证档案的安全与完整。在高校档案保密管理过程中，要完善相关管控体系，实行有权限的查阅档案，对于查询档案人员要如实记录，实现“留痕化”处理，保证档案信息的安全[2]。同时，高校档案保密管理工作不可以过于死板，要为充分利用档案留下空间，充分发挥档案的信息载体作用。通过查询档案信息，可以为下一步工作决策提供指引，特别是人事档案内容，是高校决策的重要标准，同时由于具有重要性，保障档案安全也就有现实性和紧迫性。

2.保障档案工作规范化运行

与一般档案保密工作不同，高校档案涉及到海量的学生个人信息，这是学生个人评价和记录的重要载体，做好档案保密与管理工作，对于规范高校档案工作总体水平，也具有至关重要的作用。高校档案管理工作的一个目标是储存资料，与此同时，高校档案中承载了大量的信息，这些信息是开展下一步工作的基础，通过查询和利用档案工作信息，可以更好的指导下一步工作，明确学校工作目标，优化学校工作体系[3]。通过学校档案保密工作的现代化、科学化、信息化建设，可以达到规范档案工作流程的目标。通过对高校档案的保密管理与利用，还可以明确下一步工作方向，并且为学校教育研究业务的发展与优化提供建议，实现学校工作效能总体提升。

二、档案保密管理与利用中存在的问题

1.缺乏档案管理保密意识

在高校档案管理实际工作中，由于重视程度不足，很多档案管理人员意识不到强化档案保密管理的重要意义。随着经济社会的发展，高校档案信息之间的流动不断加速，不同高校之间经常需要进行档案交流，虽然强化提升了档案的利用效率，但是也带来了一定的安全隐患，很多档案管理人员保密意识较为薄弱，在管理过程中，管理方式原始，不做档案流动记录，档案管理存在保密性较差的问题。高质量的档案保密工作也有利于提升学校的管理效率[4]。但是，如今许多学校由于自身管理上的问题或者出于其他各种原因，仍然存在不重视档案保密工作的情况。这些学校本身还未意识到档案保密工作的重要性，对于档案管理工作普遍存在松散懈怠的情况。

2.缺乏有效的管理机制

在许多高校中，相关工作人员缺乏档案保密的相关知识，不熟悉档案管理工作的相关法律法规，管理过程中较为随意，没有一套科学系统的档案管理体系。长此以往，不仅档案管理工作无法得到提升，还有可能影响学校的教学工作开展。从全国范围来看，很多高校档案管理保密与保密工作都缺乏有效的管理机制，缺乏相应的管理体系[5]。在开展高校档案保密管理过程中，很多高校不按照我国《档案法》与《保密法》要求开展档案管理工作，很多工作缺乏理论依据。不同档案管理部门各自为政，缺乏统一的统筹规划。在具体开展保密工作过程中，虽然建立了相应的规章制度，但是落实不到位，又缺乏相应的监督惩处机制，缺乏统一的档案管理体系，制约了高校档案管理总体水平的提升。

3.档案管理信息化水平较低

对于高校而言，日常工作的重点一般都在强化教学水平的提升和为学生提供优质服务之上，档案保密工作并不是学校工作的核心和重点，所以，很多高校并不关注档案的保密工作，保密工作模式改革更是无从谈起。众所周知，高质量的档案保密工作需要一定的先进管理设施来支撑，没有先进的管理设备，档案保密的整体水平很难有所提高。由于高校不重视日常的档案保密工作，所以档案管理和保密设备陈旧已经成为当前学校的普遍现象，这严重影响了学校档案保密的质量[6]。由于高校档案管理历史较早，随着现代化信息技术的兴起，传统档案保密工作不能?c现代信息技术及时接轨，导致了高校档案管理信息化水平较低的问题，很多档案管理部门信息技术老旧，依然采取传统的档案管理方式。在这样的技术条件，不仅档案管理安全性较差，无法达到保密目标，同时档案的利用效率也不够高。

三、提升高校档案保密工作水平的路径

1.强化档案保密工作体系

要想做好高校档案管理保密管理工作，首先要提升档案管理人的安全保密意识。在高校档案管理工作中，要进行普法宣传，特别是对于《档案法》和《保密法》中的相关内容，通过法律宣传的方式，切实提升工作人员的保密意识。此外，对于高校档案利用者，也应当进行档案保密管理知识的教育，明确档案使用责任。建立档案保密责任体系，从意识源头强化提升档案管理工作，实现档案管理和利用的规范化、有序化、法制化[7]。强化高校档案保密工作水平，要构建完善的档案管理体系，通过体系化构建，将档案保密与利用工作的每个环节都纳入监督体系中，通过制度约束，有效提升高校档案保密管理与利用效率，通过构建一体化档案管理制度体系，确保档案的安全性，同时通过规范化的监督与运作，可以促进档案的有效流动，促进档案的利用效率。

2.打造档案管理人才梯队

高质量的档案管理人才对于提升高效档案保密工作水平具有十分重要的作用。在我国现代高等教育体系内，很多学校都开设了档案管理相关课程，但是由于高校不重视档案工作，或者待遇相对较差，无法吸引档案管理人才，所以很多单位都缺少专业的档案管理人才，工作人员专业化水平不高，也不利于档案保密工作。因此，要强化高校档案管理人才引进和现有人才的培训体系，打造高质量的档案管理人才队伍。高校要根据学校自身情况，构建有梯次的档案人才队伍，一方面，通过开展培训的方式，提升原有档案管理人员的保密工作水平，提升档案管理技能。另一方面，在档案人才引进方面，注重对档案人才保密等具体工作技能的考察，同时可以吸引复合型人才，为高校档案保密工作建设做好人才储备。此外，高校可以与软件企业开展广泛的合作，针对高校档案管理实际需求，开发出具有针对性的软件，提升保密工作水平，提升?n案数字化开发建设的针对性和适配性，实现高校档案保密管理需求。

3.强化档案保密信息化建设

随着“互联网+”时代的来临，传统工作开始与互联网新兴技术深度融合，高校档案保密工作同样不例外。要想提升档案保密工作水平，必须坚持强化档案信息化管理与信息化建设，在开展档案保密工作中，坚持新档案全部电子化，老旧档案逐步电子化，最终实现档案的电子化管理，有条件的区域可以实现档案管理联网，实现档案流动和查阅的全过程监督，通过电子信息技术，强化档案保密管理水平，同时通过电子化加密交流，也可以提升档案的利用效率。高校要构筑一体化平台，在硬件方面，要搭建基础性网络，打通档案资源信息化建设存在的障碍与隔阂，提升档案的数字化建设水平，另一方面，强化档案信息管理系统软件建设，构筑更加完善的高校档案管理体系，提升档案管理的保密水平。从工作本质上来看，高校档案保密工作具有较强的动态性，要想提升数字资源系统的采集、归档与利用，必须提升档案信息处理效率，提高网络信息技术在高校档案管理中的应用空间。与此同时，要根据高校实际情况，进行有针对性的配置，提高档案保密水平与利用效率。

结语

综上所述，在现代社会和高校治理体系下，档案保密工作具有至关重要的作用，高效合理的档案保密工作可以有效提升档案利用效率，做好保密工作，对于保障高校档案工作安全与稳定，也具有至关重要意义。在高校档案管理实践中，档案管理人员要创新思维，转变管理方式，推动档案管理科学化、智能化、信息化建设，提升高校档案保密管理与利用的水平。

参考文献

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