浅谈高校教学档案的管理

第一篇：浅谈高校教学档案的管理

浅谈高校教学档案的管理

【摘 要】随着高校教育教学工作的蓬勃发展，高校档案管理特别是教学档案的科学管理显得尤为重要。本文就高校教学档案的重要作用及存在问题进行了分析，提出了解决这些问题的可行的措施。

【关键词】教学档案 归档范围 档案意识 数字化建设

高校教学档案是高校在教育教学实践与研究和管理活动中，直接形成的具有保存价值的文字、图表、实物、声像、计算机软件等不同载体的文件材料的总和，全方位反映了学校的办学实力和办学水平。教学档案的收集、整理、保存和利用是教学管理工作的重要组成部分，是影响高校评估结果的一个重要因素。提高高校教学档案的管理，才能发挥其对教学的参考、指导作用，才能有效地促进教学管理水平和教学质量的提高。

一、教学档案的特点及重要作用

教学档案不同与其它类型的档案，它具有很强的专业性、多样性、系统性、周期性、分散性等特点。这是由于教学管理和教学活动是一种很复杂的实践活动，其产生于教学实践和教学管理活动的各个环节之中。

尽管如此，高校教学档案对学校的发展却具有重要作用。高校教学档案在高校教育教学评估中发挥的基础和依据作用，它能帮助教学、科研人员利用知识成果，促进教育科学事业的发展。教学档案是高校教学活动和教学管理工作状态的记载，其中记录着教学活动中的经验和教训，反映着教学改革和研究的成果，对于提高教学管理工作水平，适应现代化教育改革的要求，无疑是非常有益的。另外，教学档案还可供院校间相互学习和交流。

二、高校教学档案的归档范围

教学档案是高校档案的重要组成部分，作用重大，教学档案的归档范围包括教学管理活动和教学业务活动中形成的材料，主要包括：上级机关下达的有关教育、教学工作指令性、指导性文件；学校有关教学工作的决定、规定、规章制度、校长有关教学工作的批示；学校教育事业发展规划、计划的报告及上级批复；全校教学工作计划、总结及有关材料；各专业教学计划，重点课程教学大纲及课程简介；学年教学运行计划，任课教师名单及职称；实践教学计划、实践环节教学大纲、实践教学大纲，实验指导书、实践环节指导书；教师的教学计划、教学大纲、教学任务书、教学考核、课程安排进度表、考试试题、试题分析、优秀教学设计与教案等；教师培训的计划、进修成绩单、鉴定表等；教务处会议记录：召开的重要会议记录、文件材料；有关教学管理工作的各种统计表；各种教学工作简报；有关专业设置、调整、撤销、合并、更改名称的报告及上级批复；教学评估和各类教学情况调查材料；学校承担高等学校统编教材规划、上报推荐教材情况材料、学校召开的教材编审、编写会议纪要；校级一等以上教学、教材优秀奖，教学改革、建设成果奖评审材料及名单等；各类市级以上组织的竞赛通知、规则、赛题及获奖奖杯、奖状等；对在教学管理活动中拍摄的有价值的照片、录像带以及制作的光盘等。

三、教学档案管理的现状

从高校档案的现状,我们不难发现,高校教学档案工作虽然在长期的发展过程中取得了不小的成就,但随着时代的发展,很多的问题日渐突出，给教学档案管理工作带来了很多的消极影响。

1.教学档案管理制度不健全。从目前档案管理现状来看，很多高校仍存在着管理制度不健全的问题，尤其是基层教学档案的管理缺乏有效的制约机制，存在着诸多问题。

2.对教学档案的重视不够。随着高校发展的步伐不断加快，不少领导的兴奋点在发展上，而对发展的基础之一――教学档案的管理，不论在管理系统的设计、机构和专兼职人员的配置，还是现代化档案管理条件的完善，人员的培训，都较少列入领导的议事日程。

3.教学档案缺少开放性。传统的教学档案管理方式往往是建档入库，注重保藏而忽视其应用价值，缺少开放性。档案室门口“安全重地，严禁入内”的牌子让人望而却步，教学档案也被误认为是与其它的档案信息资源一样保密性极强，这样就严重制约了教学档案信息资源的开发。

4.教学档案管理的数字信息化水平偏低。目前计算机教学档案管理还局限在目录检索上，利用率还较低。尽管电子文档和纸质文档将长期共存互动，并不能完全替代原始手写档案和纸质文档，但教学档案管理的数字信息化将大大改善其管理和利用的效率。

5.教学档案管理工作队伍不稳定。目前许多高校都没有给这些部门配备专职的档案管理人员，其教学档案的管理基本是由各部门的教务、教学管理人员兼任，而且人员更换非常频繁。由于他们身兼多职，往往忽视档案管理工作，到年度归档立卷时敷衍了事，给教学档案管理带来很大不利。

四、加强教学档案管理工作的建议

1.建立相应的管理制度。教学档案管理制度的建设要由学校分管的校长负责组织，由校档案室具体牵头草拟制订，以体现档案工作的专业性和科学性。主要的工作制度应当包括：档案的编目分类制度，档案的分级管理制度，档案的存储借阅制度，各级档案管理人员的职责与奖励制度等。

2.提高全员档案意识。高校档案管理工作的根本目的是使档案信息在高校各项工作和改革建设中发挥其作用。教学档案工作重点是将有价值的信息通过档案人员的劳动开发、挖掘，及时为学校发展建设提供高效能的档案信息服务。档案工作管理人员应转变观念，树立全新的服务意识，学校其他人员应提高对档案尤其是教学档案的归档整理工作予以重视。

3.加强教学档案数字化建设。档案信息化是适应信息化时代的需要，以档案信息资源建设为核心，以信息网络为基础，建立高校电子教学档案数据库，通过将传统的纸制档案转化为电子信息，完成“固化”档案资料到“活化”信息资料的转变。充分利用网络平台、建立教学中相关文件、数据库，及档案信息资源管理网，使档案信息传递及时，通过网络向广大师生方便迅速地检查和查询所需的档案信息资料，为学院的教学改革和发展服务。

4.提高教学档案管理人员素质与水平。高校档案信息化建设是否能取得成功的根本在于档案人员的配备。为此，须加强对高校档案管理人员的业务培训工作，以拓展档案人员的思维、知识面，提高其业务素质，以掌握新的档案管理技能和方法。同时，应引进高层次计算机专业及档案专业的人才。

总之，在信息被普遍重视的今天，做好教学档案的信息化和开发利用工作十分重要。搞好教学档案管理工作需要档案研究人员不断的研究与探索，更需要学校其它部门大力配合。

参考文献：

［1］强春晓.高校教学档案管理的特点及现代化管理对策.中国信息技术教育，2007，(07).［2］赵彦昌，刘柳.高校本科教学评估与档案管理.学校档案，2007，（1）.［3］高校档案在教育教学和科研中的重要作用，王玉华，中国高等教育网，2007，(03).［4］王炯.高校教学档案管理工作浅析.高等职业教育―天津职业大学学报，2006，（9）.［5］赵黎英.高校教学档案作用及管理策略散议.2007，05.［6］浅谈高等学校教学档案管理.［7］蔡青.关于高校教学评估与优化教学档案管理的思考.高教论坛，2006，(02).［8］罗剑丽.浅议高校教学档案的管理模式.兰台世界，2006，(01).（作者单位：广东医学院；广东广州市广播电视大学侨光分校）

第二篇：关于高校教学档案管理的思考

关于高校教学档案管理的思考

【摘要】本文提出了在现阶段完善教学档案管理，为提高本科教学质量与服务好教学改革工程的思路和建议。

【关键词】高校教育;教学档案;教学质量;教学改革

教育部、财政部《关于实施高等学校本科教学质量与教学改革工程的意见》，为当前高校高等教育改革与发展提出新的要求，培养优秀人才是高校最根本的任务，教学质量是评价高等教育的关键因素。教学档案是全面客观的反映高等教育教学工作状况的原始记录，直接揭示了高等学校本科教学质量与教学改革工程。完善教学档案管理，为本科教学质量与教学改革工程服务。

１．高校教学档案的概念及主要内容

1.1高校教学档案特点

高校教学档案是指在高等教育的教学活动中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式和载体的材料，它是教学管理、教学实践活动过程的原始记录。它是高等学校教学管理水平、教学质量，办学成效的真实反映。

1.2高校教学档案的主要内容

1.2.1各种教学管理性文件，包括上级教育部门有关教学方面的指令性、指导性文件，各级教学管理部门下达的教学制度、办法、规定、条例，及教育改革、学科建设、实验室建设、培养目标。

1.2.2教学活动中形成的，教学计划、课程设置、教材建设及使用，课程安排，学生的实习及社会实践安排，教学检查及实施过程形成的原始记录和各种统计表。课堂教学，听课记录。考试试卷、教学质量分析、学生成绩、学生评教资料、招生、就业情况等。

1.2.3教师的优秀教案、教学成果、精品课程、优质专业等材料。

2.本科教学质量与教学改革工程的目标要求

2.1根据教育部、财政部《关于实施高等学校本科教学质量与教学改革工程的意见》的精神，要求各级高校要深化教学改革，加强本科教学工作，全面提高本科教学质量，培育大学生实践能力、创造能力、就业能力和创业能力

2.2高校面临着高等教育改革与发展的要求

人才培养是学校的根本任务，提高教学质量作为学校生命线的重要内容。各个高校建立各种教学工作目标，各级党政一把手亲自抓教学质量，要进一步强化教学工作与教学质量的责任意识，高度重视教学工作。

2.3各个高校增加对教学的投入，保证本科教学经费的投人，切实保证生均教学经费、基本教学保障经费逐年增加；并且加大对实验实践教学、教学建设、教学改革、教学用图书资料等所需经费的投入，不断改善办学条件，保证学校教学工作的可持续发展能力

2.4要求教师要认真做好教学工作，树立教书育人的精神，在教学过程中，严格教学工作规范，通过教学改革的研究和实践不断提高教学水平；要求管理人员要把主要精力投人教学管理和服务工作中；要求学生把主要精力投入学习活动，珍惜时间，努力学习，掌握真才实学

2.5高等学校实施精品专业建设工程，根据国家经济发展及社会对人才的需求，调整和优化学科专业结构，集中精力建设优势专业、特色专业

3.教学档案与本科教学质量和教学改革工程的联系

3.1教学档案是实施本科教学质量与教学改革工程方案的一个重要依据

教学改革与提高教学质量，需要分析和总结过去教学工作的经验和教训，而教学档案就是完整记载了高等学校教学工作的过程和结果，教学实施的状况和效果，具体地指学校教学工作计划，学校规模与教学质量，发展目标与经费投入，它全面客观的反映了一个学校教学工作的状况。是评估教学质量，考核教师，衡量学校管理水平的客观实在。所以，它是实施教学改革工程，提高本科教学质量的重要依据。

3.2教学档案是实施本科教学质量与教学改革工程方案的一个重要基础，本科教学质量与教学改革工程的主要内容

一是进一步深化教学改革，学校各级党政领导高度重视，在加大教学工作的投入、师资队伍建设、以教学档案为基础，对过去的教学工作，做细致的研究和分析，针对本校在教学工作的不足，找到制约和影响本科教学质量的问题，从而制定出适合提高本校本科教学质量与教学改革工程方案的措施，而教学档案的内容就可以为这项工作提供重要基础。

3.3教学档案是评价、总结实施本科教学质量与教学改革工程方案成效的凭证，是确保实施本科教学质量与教学改革工程学校内部监控和评价体系的重要凭证

在实施本科教学质量与教学改革工程方案过程中，教学档案真实记载了从制度、计划到实施情况及结果的系统材料。教学档案可以使我们分析评估实施本科教学质量与教学改革工程后的效果，如：通过学生成绩、学生就业情况、学生评教情况等，评估教师的课堂教学水平、课程设置、专业结构、教材使用等方面的成果和不足，以便及时调整不断进步。

4.完善高校教学档案管理为提高本科教学质量与服务好教学改革工程思路和方法

当前高校档案工作的重要使命就是开发和利用档案信息资源，教学档案作为高校一类专门档案，有其特殊的地位和作用，充分发挥它应有的功能和作用，正是教学档案管理工作的根本目的。完善教学档案工作积极主动地为高校高等教育改革与发展、本科教学质量与教学改革工程服务。

4.1认真做好教学档案的收集整理工作，是为教学质量与教学改革工程方案服务的基础

由于教学档案的内容丰富、形式复杂决定了教学档案收集工作的艰巨性，所以收集教学档案材料要做到真实、完整。首先是档案基层单位、系、二级学院要及时收集、归档各项教学档案，学校专职档案工作者要积极主动下到基层单位、系、二级学院，针对现阶段高校本科教学质量与教学改革工程的重要任务，严格按照收集范围和归档要求，指导和协助教学档案的收集归档工作，确保教学档案高质量的收集。

4.2认真做好教学档案的整理、立卷、编目工作，将教学档案及时整理鉴定、立卷编目、制作检索工具

根据现阶段信息时代的特点，建立和完备各种检索体系，以便档案利用者按自己的要求，从不同角度，不同项目查找档案。充分揭示教学档案的信息，使教学档案最大限度的为教学质量与教学改革工程方案服务创造条件。

4.3高校档案部门、档案工作者增强服务意识，积极主动的为教学质量与教学改革工程方案服务

高校档案工作的主要目的就是利用档案为高校高等教育事业服务。高校档案部门、档案工作者要把过去被动服务改变为主动服务，通过档案目录、索引、汇编等办法，多方位、深层次地开发教学档案资源，针对教学质量与教学改革工程有效的为不同层次的人员及不同级别的部门提供利用。如：某个教师为提高自己的教学水平查找档案，某个系、二级学院总结或分析教学质量与教学改革工程的某个指标，学校教学管理部门对教学质量与教学改革工程的监控和评估等。所以，在高校教学质量与教学改革工程的事业中高校档案部门、档案工作者要力争大有作为。■

第三篇：高校档案管理工作总结

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高校档案管理工作总结【一】

一年来，本人校以全国电脑工作会议精神为指导，狠抓“两个文明”建设，重视师资队伍建设、深化教育改革，努力培养跨世纪的一代新人，积极投入创建工作。现对工作总结如下：

一、德育工作方面：

1、建立健全组织，发挥党、政、团、工、队各组织的作用，形成全体教职工参与德育工作的局面。同时加强与学校以外有关单位的联系，共同搞好德育工作。

2、学校领导分工明确、职责分明，定期召开校务会议，重大问题由校务人员讨论决定，坚持“两公开、一监督”。今年下半年对校务工作制度进行较为系统、完整的管理，增加工作透明度，接受社会、家长、教师的监督，整个工作受到好评。

3、校党支部定期过组织生活，按时交纳党费，积极发展新党员，做到成熟一个吸收一个。

4、搞好政治学习。平时结合具体工作，加强对教师的职业道德教育。

5、发挥青年团员的模范作用，让他们在组织中得到锻炼，激励他们勇挑重担，成为教学骨干。

6、坚持每周一次的升国旗制度，利用国旗下讲话加强对学生的思想品德教育。团支部、少先队组织利用黑板报，组织学生活动，广播站等抓好学生的思想道德教育，行为规范的养成教育，提高了学生的思想素质。

7、重视学校的安全教育。经常进行有关交通安全、防火、用电、游泳等方面的教育，确保安全。一年中无重大交通事故发生。同时学校加强对学生骑车管理和饮食卫生的管理。

二、教学工作方面。

1、认真贯彻执行上级有关文件精神，开展廉政文化进校园活动，进一步规范办学行为。

2、加强思想政治学习，狠抓教师师德师风建设，杜绝出现违纪违规现象。全面贯彻教育方针、严格执行教学计划、按计划开齐开足课程。教导处加强管理、督查，以规范教师的教学行为。教导处多次检查教学工作、坚决杜绝乱订乱发学生学习资料，严格控制学生的在校时间。

2、重视教学研究工作，提高教师素质。上半年本人校教师对上学期个人教研专题进行了总结，并取得成果，有100多人次的论文在市级以上评比中获奖。下半年，本人校又对每位教师提出要求，继续加强个人教研专题研究工作，并结合实际情况，不断深化研究。上半年，学校还要求每位教师进行信息摘记，交流活动，一年下来，许多教师从中尝到了甜头，获取了教改信息，充实了自己的头脑，并在实际教学工作中驾轻就熟，收效明显。同时，一年来，本人们组织教师按时参加教师教学技能培训和电脑培训，不断提高自己的实践操作水平。

3、开展多种形式教研活动，形成浓厚的教研气氛。举行了新教师汇报课，邹鹏参加了国家级的教学比武并获奖。

4、加强教学科研工作，下半年本人校对备课模式进行了改革，倡导同年级教师分工协作，集体交流，相互学习，实现智慧共享，同时鼓励老师在电脑中展示个性，把重点放在钻研教材研究教材，开展教学反思上，不断地总结经验，完善教学过程。

5、加强教学工作指导、检查工作。校长、教务处人员、语数辅导员经常深入各班级听课、指导、检查教学工作。同时，教师之间也开展相互听课活动，规定每学期不少于20节。

6、加强电脑、音乐、美术等学科教学管理工作，抓紧业余训练工作。定人、定时、定点，力争成绩。校舞蹈队参加了中小学生三独竞赛取得好名次，校田径队在10月份的田径运动会上取得第二名的成绩，学校还专人负责卫生保健工作，每年一次对学生进行体格检查，同时利用宣传窗队会等向学生进行卫生常识教育。

7、保证业余艺术教学，促进学校工作有特色。今年内，学校在艺术管理中做到内容、教师、时间三保证。学校领导加强指导、检查，以保证艺术的发展方向。今年参加的各级艺术比赛都取得了很好的名次，本人校也坚持开展了周三下午的兴趣小组活动，培养学生的爱好特长。

三、其它

1、学校加强了校园基础设施建设。下半年维修了学校电脑，建立了校园网络和学校网站，下半年给每个班配置了广播设备，购置了校园通讯网等。

2、学校档案管理做到细心、认真，力争不出错误。现在学校档案材料收集齐全、手续严格，为教学工作、教师考职考评工作提供了保证。

3、学校后勤工作精打细算，把有限的钱用在刀刃上，努力为教学第一线服务。一年来，本人校的财务管理也做到了制度严格、手续齐全、不出任何漏洞，使这项管理逐步走上正规。

4、一年中，教师遵纪守法，没有发生打架斗殴、赌博和搞封建迷信活动，无一违反计划生育。

高校档案管理工作总结【二】

本人校档案室筹建工作是从今年上半年开始整理，今年八月全面启动，是按区教育局xx（xx）xx号文件要求，在区教育局和区档案馆有关领导指导下进行的，到今年11月中旬初步结束。

一、以前档案状况说明

本人校创建于xx年，是一所专门招收外来民工子弟的民办学校，建校至今已8年，xx年至2004年本人校处于筹建阶段各项工作不规范，对档案工作不了解，所以未能收集档案资料，只留存一些教师业务和照片资料。2005年杭州市xx区新民学校成立后，档案资料收集也不完整，整理不规范。逐年积累了学校的档案资料。由于学校在档案管理上缺乏经验和标准要求，在类别的保管期限上模糊不清，不分主次地一概收集、整理、组卷，没有组卷的散乱成堆，对上级文件也是如此，不分保存价值，一律收集，永久保管，而且按学年装订成册。

20xx年2月xxx校长参观了xxx实验学校、xxx学校档案工作后，看到学校档案工作的瘫痪现状，十分着急，先后几次召开班子会议进行研究，并把档案工作列入学校的议事日程，安排以余春千为分管领导，组织力量进行全面的收集、整理、立卷工作。

二、整理后档案的分类及要求

1、从原来的三大类到目前的九大类：党群类，目录号1号；行政类，目录号2号；教学管理类，目录号3号；学生学籍类，目录号4号；教师业务类，目录号5号；基建类，目录号6号；设备类，目录号7号；会计类，目录号8号；特种载体类，目录号9号。

2、以“件”的形式整理装订

（1）把建校以来所有原先不分保管年限的各级各类文件以为单位分为永久、长期、短期三类进行归档装订。

（2）把建校以来所有的教学管理类材料，以学年为单位，按问题排列分为永久、长期、短期三类进行归档装订。

（3）基建类、设备类、照片类从文书档案中抽出单独编目录号。

（4）完善和充实教师业务类、特种载体类。

三、体会

1、认真领会有关文件精神，熟悉档案业务知识，对本人校2005年来的档案资料进行重新整理，使本人校现有档案更加规范化、标准化。目前的档案根据不同的类别，编写目录号，分柜安放，改变以前封面标题的随意性，注重作者、时间、内容、文体四要素完备。

2、学校领导的重视，教师的支持和上级主管业务部门的指导是搞好档案工作的保证。在这次档案工作的达标过程中，学校领导充分认识档案工作的重要性，并召开会议成立档案领导小组，校长任组长，副校长任主管，制订计划，专人整理，增添设备，并提出高层次的要求。还在教师会议上强调搞好档案工作的必要性。所以在建立教师业务档案时，要求教师把应归档的证书，各类评比、比赛中获奖的荣誉证书复印件上交，由于教师们配合支持，使这个工作完成较快。

学校档案从开始到结束，教育局xxx老师、档案局xxx老师来本人校指导工作，同时也得到档案局监督指导科xxx老师的多次指导，使档案工作逐步趋于规范化、标准化。

3、存在的差距

通过这次档案整理，与以前比确实取得了一定的长进和成就，但是和上级教育局、档案局的要求，还有较大差距，主要表现在档案材料中的文字，书写用笔尚未统一，格式不够规范，材料收集中的科学性、规范化等问题上有待于进一步提高。虽然档案目录电脑贮存，但也还是开始起步阶段，如何运用现代化设备，参加档案管理，为教育、教学服务这篇文章只开了个头，有待于继续深入完善。使档案管理工作尽快达到规范化、标准化的要求。

第四篇：高校档案管理现状及其对策

摘 要：高校档案管理主要记载了高校师生在校期间工作、学习、生活及参加各种社会实践活动的信息。高校档案管理的完整性，给学校师生未来的工作、生活奠定基础，是国家聘用人才的主要依据。随着社会的不断进步，高校档案的管理要求越来越精细，故而高校档案管理是高校不可忽视的工作。

关键词：高校；档案管理；现状；对策

随着国家经济的高速发展，对高校人才的需求不断增加。而聘用人才不能单单靠一份个人简历，要结合高校的档案记录，才能深入的了解应聘人员在校期间的工作、学习、生活，了解他们的优缺点，才能给聘用单位作出正确的人才聘用。由于各种因素的影响，导致高校档案管理存在许多漏洞，直接影响着高校师生未来的工作及生活。本文针对高校档案管理现状及其对策进行探讨。

一、高校档案管理的必要性

每个高校都建立自己的档案管理，主要记录了高校师生在校期间的学习、工作、经历，记录了高校师生的优缺点，对人才选拔、升迁有着非常重要的意义。每个师生在校期间，参加的各种社会实践活动，获得的各种国家认可的奖励，考取的各种证件，都给他们未来的工作做好准备，而这些事迹都要靠高校档案来管理记录。众多高校档案记录着教职工的每个先进教学及奋斗事迹，为学校的教学做榜样，给其他师生起到模范的作用，促进了高校教学和档案管理工作的发展。

二、高校档案管理现状

（一）重视度不够

现今的国家就业政策呈现多样化，这给高校师生就业带来很多机遇，对高校档案的管理则带来了严峻的考验。很多高校只是重视学校的教育教学管理，忽视了对学校师生的档案管理，忽略了高校档案管理对高校师生升迁、就业的重要意义。对高校师生在校期间只记录教学、学习，未对师生的专业知识进行培训、考核，致使大多师生只是死读书，无法应用书本专业知识。此外，因高校的重视度不够，致使部分高校师生在离校好长时间后，仍不了解自己档案存放在何处，更不知道具体去向，影响了高校师生今后参与的招聘、定级、提职及工作调动等。

（二）高校档案管理人员业务水平低

许多高校的档案管理人员都是一些准备退休或者不宜教学的老师，他们要么是年龄大，要么是孕妇，要么是特殊照顾人员。这些人员对高校档案管理的业务不熟练，管理方式老化，对先进管理方式的学习能力差，严重制约了高校档案管理工作的发展。

（三）管理制度落后、设施简陋

一些高校的档案管理还停留在手写记录阶段，对高校档案管理的制度不完善，制度落后，导致高校档案材料随意存放，容易丢失。而档案保存设施简陋，档案室的防火、防潮、防霉、防盗保护措施不齐全，致使档案存放时间久后出现记录模糊、档案丢失、档案错乱等现象，对高校档案管理工作的开展加大难度。

（四）档案更新不及时

随着高校的不断发展，高校的人数有增无减，加大了高校档案管理的工作量。随着新学期的开始，新生的入学，毕业生的离校，教师工作岗位的变化，不管是退休、升迁、工作调动，都需要在档案里做好记录。工作量的增加，使得高校只做好新生档案的建立，忽略了离校生及教师档案的更新，未能及时通知毕业生就业后档案的转移，制约了档案管理工作的发展。

三、高校档案管理现状的改进对策

（一）建立健全的高校档案管理体制

结合高校档案管理的工作量，及国家对高校档案工作的要求，建立健全的符合本校的档案管理体制，在日常档案管理工作过程中，不断完善体制，保证高校档案的及时性、准确性，为高校师生今后招聘、评级、调动做好保障。

（二）档案管理方法的改进

随着高校的不断发展，现有的档案管理方法无法跟上高校发展的步伐，而且单单纸质的记录容易造成档案的丢失。在现有的档案管理基础上，增加电脑档案的录入、保存，再打印成纸质保存，可以提高档案的管理水平，又可以通过网络来传阅档案，减少档案管理的工作量。

（三）档案管理人员素质的提高

随着高校发展的需求，档案管理人员的专业技能要求越来越严格，熟练程度要越来越高。为了保证高校档案管理工作的开展，高校要结合国家对高校档案管理的要求，对档案管理人员进行定期培训，增加管理人员对档案工作的熟练度，促进高校档案管理工作的发展。优秀的高校档案管理人员必须具有较高的素质及职业修养，做到业务精通。而且高校的档案管理人员要求稳定，通过积极的档案业务培训及档案专业理论知识学习，提高档案管理人的综合素质，并运用现代化管理技术及先进设备技术，提高档案管理水平，使高校档案管理自动化。

（四）全员参与，及时更新档案信息

高校的档案信息，可以给高校教学带来指导，这就要求高校的全体师生都要参与到高校档案管理中来。通过全体师生的宣传，举办相关档案管理的活动，来提高全体师生对学校档案管理工作的认知及配合，促使教职工积极将有价值的教学实例归档到档案中，对师生参与的社会实践活动及时归档。完整的高校档案，可以促进高校师生今后的发展，以及高校的发展。

四、结语

高校档案管理工作是学校的一项重要工作，对高校历史发展有着巨大的记载意义，给学校未来的人员起到激励作用。随着高校的发展，档案管理工作要不断的科学化、自动化、标准化，使档案充分体现高校师生的价值，促进高校教育事业的发展。

第五篇：高校档案管理数字化、信息化建设

高校档案管理数字化、信息化建设

高校档案是高校教学、科研、党政管理等职能活动的历史记录，是高校发展历史轨迹的真实记载，客观地反映和记录着高校各方面的改革发展历程。高校档案管理工作是高等学校事业发展的重要组成部分，是衡量高校管理水平高低的重要标志。随着信息化时代的到来，档案管理工作的内涵发生了深刻的变化。档案已成为一种文化资源、知识资源和信息资源，档案信息的收集、管理、开发和利用的方式发生了根本性的变化，档案信息的数字化和档案工作的网络化已成为档案管理现代化的重要发展方向。

一、高校档案管理信息化的内涵及其重要性

档案管理信息化就是以计算机数据库及互联网为主体，把文字、图纸、声像等信息存贮在光盘、磁盘等载体中，通过计算机网络和终端等方式实现档案信息资源的有效利用和共享，为用户提供更为便捷、生动、丰富及到位的档案信息服务。高校档案信息化，就是在知识经济社会里，各高校运用先进的管理理念及信息技术，以现代化基础设施为支撑点，以档案信息资源为管理核心，以实现档案信息资源的开发、利用和共享为目标的智能管理过程。

高校档案信息化是高校“数字化校园”建设的重要组成部分，是一个动态的发展过程，是利用信息技术工具获取、处理、传输、应用档案资源，提高档案管理效率与效益，实现资源共享，逐步实现高校档案资源数字化、信息服务网络化、电子文件和电子档案管理规范化的重要途径。其最终目标就是实现高校馆藏信息资源数字化，从以档案实体保管和利用为重点，转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心，从而使档案工作进一步走向规范化、数字化、网络化和社会化。

二、当前高校档案信息化建设中存在的主要问题 1．资金投入严重不足

信息基础设备和网络通讯设施配置是整个档案信息化工作顺利开展的首要基础。要解决信息资源开发中面临的信息安全、信息共享、信息存储问题，需要配置安全性能高、稳定性强的大容量存储设备、网络设备，例如服务器、高速扫描仪、磁盘阵列、光盘库、缩微影像数字化设备等，这些设备价格昂贵，需要巨大的资金投入。学校每年办公经费十分紧张，无法满足档案馆购置大量信息基础设备的需要，资金不足已经成为制约档案信息化建设工作发展的最大问题。2．认识不到位，思想观念落后

高校内部分单位、部门档案分管领导、兼职档案员对档案信息化建设工作的重视程度不够，没有正确认识到档案信息化与本单位本部门日常工作之间的联系，认为档案信息化是档案馆自己的事，与己无关，每年只需按部就班做好纸质文件材料的归档工作就可以了，表现在对本单位形成的电子档案监管不力，导致疏于管理、电子档案流失严重等诸多不良后果，直接影响到学校档案信息化建设进程。

3．档案从业人员素质无法完全适应信息技术的发展需求

部分档案人员素质无法完全适应信息技术的发展。随着计算机技术的成熟和普及，数据标准化工作的完善以及办公自动化设备的应用，新载体形式的档案资源将大幅增加，机读型、缩微型、视听型档案资源大量涌现。这些变化深刻影响着档案人员知识结构的变化，对档案人员素质提出了更高的要求。

4．档案信息化标准建设滞后，电子文件归档困难

档案信息化工作的基本任务是实现档案数字化信息的完整生成、便捷传递、永久保存、利用共享及其全过程安全管理。与传统档案管理相比，档案信息化建设的显著特点是具有极强的相关性，如档案信息的传输、流转、共享必然涉及诸多相关主体及其相互间的关联；电子文件归档管理更使档案管理系统与办公系统、各种计算机辅助设计系统等的关联度明显提高。因此，档案信息化建设更加需要讲求统一技术语言，更加需要标准化和规范化。但从现状看，我国档案信息化工作中的标准化建设严重滞后于实践发展，其系统性、配套性，不能完全满足当前档案信息化工作的实际需要。

5．数字档案信息资源开发利用率低

由于经费有限，馆藏档案数字化程度较低，经数字化扫描加工处理的档案仅占馆藏档案极少比重，加之电子文件归档管理工作一时难以大规模推进，可供利用的档案电子信息资源少之又少，无法满足学校与社会对档案信息资源的需要。

三、高校档案管理数字化、信息化的对策 1．加大资金投入力度，优化信息设施配置

高校每年应当设立档案信息化专项经费，为学校档案信息化建设发展提供资金保障。学校相关职能部门应加大对档案事业一般经费的预算，力争将档案信息化建设项目列入学校专项建设经费，尤其是列入学校信息化建设总体规划，以获得更多资金支持。同时档案馆也应妥善高效地使用来之不易的专项经费，在选购信息化相关设备时尽量让有限的资金得到最大价值的利用。一方面，档案部门在购置新设备时，要根据本馆信息化建设需求和支付能力合理购置适合的、性价比最优的信息设施；另一方面也要提高旧设备利用率，节约利用资源，将部分淘汰的仍可正常运行的旧机器用于档案目录的信息录入等，这样不仅可以充分利用现有的旧机器，也可将有限的资金优先用于购置其他更急需的信息设备上。

2．根据学校实际情况，加快推进档案信息化相关标准规范的出台

档案信息化相关标准规范的制定是加快推进档案信息化工作的基础与前提，是档案信息化建设能否顺利进行并发挥其功能的必备条件。各高校档案馆必须根据国家业已出台的相关标准，结合自身的实际情况，制定出各种规章制度和信息化标准。对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源管理利用等方面进行规范管理，并负责指导实施。各种标准规范与管理制度要在充分调查研究的基础上产生，要具体全面、系统规范、科学合理、可操作性强，从而形成约束机制，使所有人员都感到责任重大，自觉履行职责，遵守制度，把本职工作做好。档案信息化管理的制度应该包括：电子文件归档管理制度、保密制度、查阅利用制度、网络安全管理制度以及具体工作人员的岗位目标责任制等。各项管理制度不能一成不变，要在实际工作中不断进行完善，以确保各项管理制度的权威性。

3．与电子校务系统进行信息资源合作共建，加快推进电子文件归档管理工作

电子文件的归档与管理是电子校务建设的重要内容和基础性工作，也是未来高校档案信息资源开发与利用的工作重点，对促进高校档案信息化具有十分重要的意义。随着各高校校园办公自动化统一平台系统和数字校园的陆续投入运行，电子文件的归档管理必将提上工作日程。高校档案工作者要适应这一新形势的要求，采取有效的对策与措施，促进电子文件归档管理工作与电子校务系统平台的尽快接轨，抓住机遇依托电子校务平台推进高校档案信息化进程。

4．提高信息安全意识，确保档案信息利用安全

在进行档案信息资源开发与利用时必然会涉及多方面的信息安全问题。首先，我们应重视档案信息内容的安全。凡是涉及国家安全、单位机密、个人隐私等内容的档案，必须保密，防止失密、泄密的发生。其次，必须保障网络服务器和数据库安全。使用安全级别较高的操作系统，及时进行系统漏洞、补丁升级，并对数据库进行定期多重备份、异地备份，维护好数据库事务日志，实行严格的用户身份认证、访问权限控制等安全措施，避免由于系统故障或人为破坏造成信息丢失。再次，提高档案信息网络安全意识。在网络中流转的档案信息存在更多的安全隐患，档案部门要未雨绸缪，防患于未然，在信息安全防护方面，除了对已有的防护措施，如防火墙技术、杀毒软件、网络安全检测、用户身份认证、数据加密技术等进行综合运用之外，还要不断跟进了解新的安全防护技术，以应对不断出现的新情况、新问题。最后，档案部门要不断进行信息的保密、安全教育，制定切实可行的信息保密制度和管理制度，提高档案工作人员对信息的保密与安全意识。

5．加强人员培训，提高档案工作人员信息化管理与利用水平

随着档案信息化工作的深入开展，在传统档案的收集、管理与利用环节均将发生根本性变化。档案管理技术的发展和档案管理者角色的转变，必然要求档案从业人员不断调整知识结构，拓宽知识面，学习和掌握档案数字化工作岗位应该具备的专业知识和业务技能，在知识和技能上都要有显著的提高。为了适应信息时代对数字档案管理的需要，档案工作者要牢固树立档案信息意识、服务意识，主动成为档案信息资源的管理者、组织者、传播者和信息利用的导航人。档案馆要大力加强人员培训，提高档案工作人员的综合素质，使他们有机会学习并掌握计算机网络技术、信息技术等相关学科知识，提升他们信息的鉴别、筛选能力，以便主动适应工作对象、工作环境和工作手段的发展变化。档案工作人员也必须不断努力，千方百计提高自身综合能力，尽快适应档案现代化管理发展的需要。

6．畅通档案信息服务渠道，提高资源利用率

加强网络设施建设，建立电子阅览室，利用网络终端、多媒体、触摸屏等现代技术，使档案利用者享受到方便、快捷、直观的服务是档案馆发展的必由之路。故应努力实现服务手段的多样化，应充分利用计算机和网络技术，建立完备的档案数据库、局域网，充分发挥和拓展现有档案馆网站的作用，使档案馆网站真正成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口，实行新信息上网发布；提供在线电子邮件服务、联机公共目录查询、光盘远程检索服务、视频点播服务等功能，开展档案信息咨询服务，与用户进行交互式信息咨询，运用跟踪反馈、搜索代理等方式，为用户构建制定全方位的档案信息服务体系。

7．加强校际间的交流学习，缩短与他校的差距

目前国内各高校档案馆信息化发展水平不均衡，有的已经实现了完全的数字档案管理，有的还处于信息化建设的初始阶段。正是这种水平上的差距，要求各高校档案部门之间应采取多种途径开展交流学习，在技术共享基础上加快档案信息化建设经验要素、技术要素等诸多方面的交流学习，发挥先进档案馆的示范带头作用，缩短高校之间的差距。

高校档案是高校最重要、最鲜活、最有权威性的知识资源。随着高校自身发展的需要，高校越来越重视档案信息的管理工作，档案工作者也必须强化信息意识和信息观念，把信息的开发与利用作为今后的重点任务来抓，变静态档案信息为动态档案信息，积极寻求新形势下高校档案信息开发的新方式、新办法，努力创造条件，搭建档案信息化平台，为尽快适应信息时代的步伐奠定基石。