【作业】浅析高校图书馆档案管理现状和对策

第一篇：【作业】浅析高校图书馆档案管理现状和对策

浅析高校图书馆档案管理现状和对策

高校图书馆档案管理是图书馆信息工作的一个重要的组成部分，作为一种文献资源，也是图书馆系统的宝贵财富。高校图书馆档案工作的内容主要包括经费档案、财产档案、人事档案、读者档案、文献采购档案、情报交流档案、重点学科及课题跟踪档案等。高校图书馆档案是对图书馆工作在各个历史时期全面、系统、真实的记录，具有很强的信息利用价值和信息传播功能，对图书馆的良性运作及未来发展能起到很重要的作用。

图书馆档案为学校教学、科研提供有参考价值的资料图书馆档案的特殊性，保障了教师、学生借阅图书的层次、数量、内容等资料的真实可靠，可以为图书馆领导采购书籍文献信息资料及学校领导对今后学生教育方向、教师的教学、科研定位决策提供有价值的参考。因此，做好图书馆的档案管理工作至关重要。

一、高校图书馆档案管理中存在的问题

尽管高校图书馆档案工作是高校图书馆管理工作的重要组成部分，但是，由于各种原因，目前我国高校图书馆档案工作仍存在一些问题。

（一）档案管理制度相对滞后

目前大部分高校图书馆没有建立一套适合本馆的档案管理制度，没有制定档案管理的统一标准，缺乏统一管理，很多文件材料没有进行整理归档，只是杂乱地放在一起，管理混乱，对许多案卷没有进行分类、标引，缺乏系统性和完整性，给查找利用带来困难；办公室对

图书馆的日常管理档案还比较重视，但对各业务部门提交的业务档案没有统一的要求，提交的业务档案有采用打印的，但纸张不统一；有直接手写的，用什么纸张就不用说了。如此的档案资料装订起来很是麻烦，即使装订，也不美观；更不用说电子档案了。

（二）案管理工作不到位

图书馆档案是图书馆发展变化的历史见证，是图书馆管理的重要依据，具有重要的参考保存价值。但在高校，图书馆档案管理工作并没有受到应有的重视，具体表现在：一是缺乏专职档案员负责图书馆档案的收集、整理、归档工作。高校图书馆档案工作大都是办公室人员兼职，而没有安排专人去负责。众所周知，档案工作是一项长期而复杂的工作，不可能一蹴而就，它是日积月累而成的。没有专人管理会使多数应归档的文件散落于不同的经办人手中，最终会导致档案材料的不完整、不系统，这样图书馆的档案工作永远都做不好。二是无专用档案室，档案没有集中统一管理。现时的档案材料大多放于纸盒或文件盒中，缺乏保护措施。材料长期堆放，导致文献不断膨胀，这都不利于文献资料的开发利用。

（三）档案信息得不到充分利用

随着信息时代的到来和高等教育全球化的发展，高校图书馆面临着日趋激烈的竞争趋势。图书馆是高校的窗口部门，是高校的学术研究中心，图书馆的工作过程中产生的大量具有保存价值的档案材料，已成为领导决策、业务工作和学术研究的重要资料。充分利用好方方面面收集到的档案资料，将对图书馆未来的发展起着非常重要的作

用。但由于档案意识的薄弱，许多图书馆的档案管理大都采用了重藏轻用的管理模式，对图书馆档案资料的利用没有引起足够的重视，很少利用现存的档案资料来发现问题，解决问题，在一定程度上造成了图书馆档案资源的浪费。

（四）档案结构不合理

从档案门类看，许多图书馆的文书档案比重较大，以业务档案为主的特色档案需要丰富； 从档案载体看，纸质档案比重较大，其它载体档案的种类和数量相对较小。这样的馆藏结构和内容显然不能适应图书馆业务发展和信息社会化的需求。

二、改进高校图书馆档案管理工作应采取的对策

要解决高职院校图书馆档案管理工作中存在的问题，充分发挥高职院校图书馆档案的优势和潜能，就必须从以下几方面进行改革，使档案管理走上标准化、规范化的科学轨道，使档案工作实现网络化、信息化的现代化管理水平。

（一）增强档案意识，健全管理制度。

图书馆全体人员特别是领导同志应从思想上高度重视图书馆档案工作，深刻认识到图书馆档案同图书馆其他文献信息资料一样也是一种宝贵的信息资源，对图书馆工作有着非常重要的参考意义。在思想上高度重视的同时，要根据《档案法》和国家有关档案工作的文件规定，结合本馆的实际情况，不断建立和完善相应的工作制度，对高校图书馆档案管理业务中的档案收集、档案整理、档案鉴定、档案

保管、档案检索、档案编研、档案统计、档案利用的八个环节制定出档案保管方面的相关规定，这是搞好图书馆档案管理工作的基础。

（二）提高档案信息化水平。

随着时代的发展，电子文件不断增加，档案信息的需求也越来越高，对档案开发的要求也越来越高。传统的档案管理方式存在着信息流通不畅、纸张堆叠、查询烦琐、文件归档工作量大等突出问题，形成了档案信息处理的广度和深度与学校教育管理决策的需求差距较大的现象，其信息处理的时间性、灵活性和准确性无法满足具体工作的需要，信息共享程度低，已经不能适应学校发展的要求，因此，档案部门对利用率高的档案信息实行数字化处理势在必行。数字化档案建立后，利用计算机技术进行检索，其速度和准确性都会大大提高，通过网络终端，用户可以立刻直接查寻到所需的保存在计算机中的数字化的文件内容，不必像过去那样从一卷卷的文件中翻找。同时，档案部门还可以利用网络，在局域网上公布非保密信息，如规章制度、科技成果等，有效增加档案资源的利用率，达到主动服务的目的。

（三）做好档案信息编研工作。高职院校图书馆应对其档案信息有目的、有计划地筛选、分析、研究，编制出具有典型性、规律性，具有使用价值的各类档案信息。如根据某项专题或某项实际需求，编制文献汇编、资料文集、专题调研、大事记、简介等。

高职院校图书馆也可将本馆历年的重要活动加以记录分析整理，编制出图书馆年鉴、图书馆馆史等重要资料。还可根据图书馆的馆藏变化、基础设施建设和服务功能创新等有关档案存储信息，编制出《图

书馆使用手册》、《高职院校图书馆入馆指南》等对读者进行宣传教育或作为文献检索课教学使用教材。另外，随着高职院校办学规模的不断扩大，办学层次的不断提高，图书馆研究职能的不断强化，高职院校图书馆也可将本馆的科研、学术活动情况，编制成图书馆科研工作实录、图书馆专业论文汇编、科研成果文集等，在馆内外宣传、介绍、交流，提升图书馆档案资源的传播效果及影响力。

（四）提高管理人员素养和服务理念要重视人才培养，提高人员素质。知识经济的挑战和网络信息时代的冲击，以及许多新型载体的档案和全新的管理手段的出现，给档案人员提出了更高的要求。为此，档案管理人员首先要适应新形势，敢于向传统观念挑战，善于提出新办法、新思路，解决新问题，勇于打破传统的条条框框和管理模式，在档案业务上有所创新，有所突破。其次，档案人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，成为一名一专多能的档案工作人才，自如应对高职院校改革对档案工作提出的新要求，为育人、科研和服务工作提供针对性的档案服务。

总之，高职院校图书馆档案工作是一项基础性、服务性工作，也是高职教育工作重要的环节，特别是在社会信息化、经济全球化、政治多极化的今天，高校图书馆档案工作越来越显示出其重要的作用与地位。作为图书馆档案工作者必须迎接新挑战，适应档案信息化的新型管理模式，努力学习新技术，积极探索数字化档案建设的方式，推

进档案信息化、标准化、自动化、网络化管理，为高职院校发展做出应有的贡献。

第二篇：高校档案管理现状及其对策

摘 要：高校档案管理主要记载了高校师生在校期间工作、学习、生活及参加各种社会实践活动的信息。高校档案管理的完整性，给学校师生未来的工作、生活奠定基础，是国家聘用人才的主要依据。随着社会的不断进步，高校档案的管理要求越来越精细，故而高校档案管理是高校不可忽视的工作。

关键词：高校；档案管理；现状；对策

随着国家经济的高速发展，对高校人才的需求不断增加。而聘用人才不能单单靠一份个人简历，要结合高校的档案记录，才能深入的了解应聘人员在校期间的工作、学习、生活，了解他们的优缺点，才能给聘用单位作出正确的人才聘用。由于各种因素的影响，导致高校档案管理存在许多漏洞，直接影响着高校师生未来的工作及生活。本文针对高校档案管理现状及其对策进行探讨。

一、高校档案管理的必要性

每个高校都建立自己的档案管理，主要记录了高校师生在校期间的学习、工作、经历，记录了高校师生的优缺点，对人才选拔、升迁有着非常重要的意义。每个师生在校期间，参加的各种社会实践活动，获得的各种国家认可的奖励，考取的各种证件，都给他们未来的工作做好准备，而这些事迹都要靠高校档案来管理记录。众多高校档案记录着教职工的每个先进教学及奋斗事迹，为学校的教学做榜样，给其他师生起到模范的作用，促进了高校教学和档案管理工作的发展。

二、高校档案管理现状

（一）重视度不够

现今的国家就业政策呈现多样化，这给高校师生就业带来很多机遇，对高校档案的管理则带来了严峻的考验。很多高校只是重视学校的教育教学管理，忽视了对学校师生的档案管理，忽略了高校档案管理对高校师生升迁、就业的重要意义。对高校师生在校期间只记录教学、学习，未对师生的专业知识进行培训、考核，致使大多师生只是死读书，无法应用书本专业知识。此外，因高校的重视度不够，致使部分高校师生在离校好长时间后，仍不了解自己档案存放在何处，更不知道具体去向，影响了高校师生今后参与的招聘、定级、提职及工作调动等。

（二）高校档案管理人员业务水平低

许多高校的档案管理人员都是一些准备退休或者不宜教学的老师，他们要么是年龄大，要么是孕妇，要么是特殊照顾人员。这些人员对高校档案管理的业务不熟练，管理方式老化，对先进管理方式的学习能力差，严重制约了高校档案管理工作的发展。

（三）管理制度落后、设施简陋

一些高校的档案管理还停留在手写记录阶段，对高校档案管理的制度不完善，制度落后，导致高校档案材料随意存放，容易丢失。而档案保存设施简陋，档案室的防火、防潮、防霉、防盗保护措施不齐全，致使档案存放时间久后出现记录模糊、档案丢失、档案错乱等现象，对高校档案管理工作的开展加大难度。

（四）档案更新不及时

随着高校的不断发展，高校的人数有增无减，加大了高校档案管理的工作量。随着新学期的开始，新生的入学，毕业生的离校，教师工作岗位的变化，不管是退休、升迁、工作调动，都需要在档案里做好记录。工作量的增加，使得高校只做好新生档案的建立，忽略了离校生及教师档案的更新，未能及时通知毕业生就业后档案的转移，制约了档案管理工作的发展。

三、高校档案管理现状的改进对策

（一）建立健全的高校档案管理体制

结合高校档案管理的工作量，及国家对高校档案工作的要求，建立健全的符合本校的档案管理体制，在日常档案管理工作过程中，不断完善体制，保证高校档案的及时性、准确性，为高校师生今后招聘、评级、调动做好保障。

（二）档案管理方法的改进

随着高校的不断发展，现有的档案管理方法无法跟上高校发展的步伐，而且单单纸质的记录容易造成档案的丢失。在现有的档案管理基础上，增加电脑档案的录入、保存，再打印成纸质保存，可以提高档案的管理水平，又可以通过网络来传阅档案，减少档案管理的工作量。

（三）档案管理人员素质的提高

随着高校发展的需求，档案管理人员的专业技能要求越来越严格，熟练程度要越来越高。为了保证高校档案管理工作的开展，高校要结合国家对高校档案管理的要求，对档案管理人员进行定期培训，增加管理人员对档案工作的熟练度，促进高校档案管理工作的发展。优秀的高校档案管理人员必须具有较高的素质及职业修养，做到业务精通。而且高校的档案管理人员要求稳定，通过积极的档案业务培训及档案专业理论知识学习，提高档案管理人的综合素质，并运用现代化管理技术及先进设备技术，提高档案管理水平，使高校档案管理自动化。

（四）全员参与，及时更新档案信息

高校的档案信息，可以给高校教学带来指导，这就要求高校的全体师生都要参与到高校档案管理中来。通过全体师生的宣传，举办相关档案管理的活动，来提高全体师生对学校档案管理工作的认知及配合，促使教职工积极将有价值的教学实例归档到档案中，对师生参与的社会实践活动及时归档。完整的高校档案，可以促进高校师生今后的发展，以及高校的发展。

四、结语

高校档案管理工作是学校的一项重要工作，对高校历史发展有着巨大的记载意义，给学校未来的人员起到激励作用。随着高校的发展，档案管理工作要不断的科学化、自动化、标准化，使档案充分体现高校师生的价值，促进高校教育事业的发展。

第三篇：高校图书馆档案管理工作现状分析及对策研究

摘要：从高校图书馆档案管理的工作现状出发，提出了一些改进档案管理工作的新思路。关键词：高校图书馆档案工作现状措施

近年来，伴随着普通高等学校办学规模的壮大，图书馆也随之发展壮大，馆员队伍得到扩充，业务范围不断扩展，更因普通高等学校本科教学水平评估的具体要求，使得图书馆在教学和科研中的重要作用越来越明显。高校图书馆是高校三大支柱之一，高校图书馆档案同样是高校档案工作的重要组成部分，其管理的好坏程度直接反映了图书馆的管理水平。

然而目前许多高校图书馆档案管理工作还非常滞后，如何建立健全高校图书馆的档案，以满足高校教学、科研等各方面的需要。笔者根据目前高校图书馆档案管理之现状进行了初步探讨，并就高校图书馆档案管理工作提出了一些改进思路，以便更好地为图书馆的日常管理、学校的教学、科研提供服务。

一、高校图书馆档案管理工作现状分析 1．档案管理制度相对滞后

目前大部分高校图书馆没有建立一套适合本馆的档案管理制度，没有制定档案管理的统一标准，缺乏统一管理，很多文件材料没有进行整理归档，只是杂乱地放在一起，管理混乱，对许多案卷没有进行分类、标引，缺乏系统性和完整性，给查找利用带来困难；办公室对图书馆的日常管理档案还比较重视，但对各业务部门提交的业务档案没有统一的要求，提交的业务档案有采用打印的，但纸张不统一；有直接手写的，用什么纸张就不用说了。如此的档案资料装订起来很是麻烦，即使装订，也不美观；更不用说电子档案了。

2．档案管理工作不到位

图书馆档案是图书馆发展变化的历史见证，是图书馆管理的重要依据，具有重要的参考保存价值。但在高校，图书馆档案管理工作并没有受到应有的重视，具体表现在：一是缺乏专职档案员负责图书馆档案的收集、整理、归档工作。高校图书馆档案工作大都是办公室人员兼职，而没有安排专人去负责。众所周知，档案工作是一项长期而复杂的工作，不可能一蹴而就，它是日积月累而成的。没有专人管理会使多数应归档的文件散落于不同的经办人手中，最终会导致档案材料的不完整、不系统，这样图书馆的档案工作永远都做不好。二是无专用档案室，档案没有集中统一管理。现时的档案材料大多放于纸盒或文件盒中，缺乏保护措施。材料长期堆放，导致文献不断膨胀，这都不利于文献资料的开发利用。

3．档案信息得不到充分利用

随着信息时代的到来和高等教育全球化的发展，高校图书馆面临着日趋激烈的竞争趋势。图书馆是高校的窗口部门，是高校的学术研究中心，图书馆的工作过程中产生的大量具有保存价值的档案材料，已成为领导决策、业务工作和学术研究的重要资料。充分利用好方方面面收集到的档案资料，留学生论文 将对图书馆未来的发展起着非常重要的作用。但由于档案意识的薄弱，许多图书馆的档案管理大都采用了重藏轻用的管理模式，对图书馆档案资料的利用没有引起足够的重视，很少利用现存的档案资料来发现问题，解决问题，在一定程度上造成了图书馆档案资源的浪费。

4．档案结构不合理

从档案门类看，许多图书馆的文书档案比重较大，以业务档案为主的特色档案需要丰富； 从档案载体看，纸质档案比重较大，其它载体档案的种类和数量相对较小。这样的馆藏结构和内容显然不能适应图书馆业务发展和信息社会化的需求。

二、改进高校图书馆档案管理工作应采取的对策

高校图书馆档案是高校图书馆工作的一个重要组成部分，它真实地记载着高校图书馆各个历史时期的发展轨迹，具有很强的信息利用价值和信息传播功能，对图书馆的未来发展能起到很重要的作用。图书馆档案管理的好坏，直接反映了图书馆的管理水平，因此，我们的档案水平，而应着眼于今后的发展，既做到能适应今后管理的基础工作，又能尽快运用现代化管理理论和科学技术，实现档案管理科学化、现代化。

1．加强组织领导，提高档案管理水平（1）从思想上引起领导的高度重视

领导重视是搞好档案管理工作的重要前提和关键。要做好图书馆档案工作，首先要积极争取领导对档案工作的支持。一个单位档案工作开展得如何，与单位领导的重视程度有密切的关系。因此，馆领导要亲自抓并主动参与档案管理工作。

只有图书馆各级领导及档案管理人员明确认识到图书馆档案对图书馆未来发展的重要性，从思想上给予重视，树立起存档意识，图书馆的档案工作才会有大的起色。（2）从硬软件设施上得到大的改观

在硬件方面，图书馆应当设置专门的档案室，购置专用档案柜及档案盒，并配备计算机、打印机等现代办公设备。在软件上，图书馆要指定专职档案管理人员。档案工作要求细致、严谨，馆领导要将有责任心、有耐心、有经验、业务能力强的同志抽调到档案管理工作岗位上，发挥他们的主观能动性。随着计算机技术的普及，应同时安装档案管理软件，只有这样，才能把档案录入计算机，建立起档案数据库，这将大大提高图书馆档案管理中存储、处理、控制、开发利用档案信息的能力，促进图书馆档案工作的提高与发展，来实现图书馆档案管理的现代化。

2．完善档案管理制度

建立健全完善的档案管理制度，是搞好档案工作的基础。图书馆应根据《档案法》和国家有关档案文件规定，结合本馆的实际情况，制定出适合本馆的档案管理制度。一是建立科学的档案组织管理和运作机制，不仅要把科学的管理制度形成文件，而且在收集、整理、鉴定、保管、利用等每一个环节上都必须制定出相应的规章制度，保管要求、保护措施和提供利用等方面都必须制度化、规范化。二是建立和落实各级档案管理工作责任制，明确个人职责，使图书馆档案的收集、整理、归档、保管等工作落到实处。三是建立健全各项规章制度，使档案管理做到按章办事、按规操作、有条不紊；做到妥善保管、万无一失。3．加强档案信息资源的开发利用

档案的开发利用是档案工作的最终目的，只有积极开发利用信息资源，图书馆档案才有生机和活力。在开发利用方面，档案人员应做到以下几点：

一是加强图书馆档案的信息化建设。针对网络时代用户对信息需求快捷、方便、准确等特点，档案管理人员应利用现代技术对档案进行科学管理和深层次的开发。

二是在图书馆日常管理中，图书馆档案管理人员应配合领导决策，配合馆内各项工作及时准确地提交档案材料，为图书馆的各项工作服务。

三是搞好宣传工作，提高档案资源的利用率。档案资源共享是今后的发展趋势，重藏轻用的档案管理模式已不再适应当今社会的需要，因此，我们要加强图书馆档案工作的宣传力度，使用户真正认识到图书馆档案资料的存在价值。4． 做到科学分类，实行分级管理

（1）高校图书馆因其专业性、服务性、学术性的特点，应不断拓宽档案信息收集范围，适时、准确、全面地做好各类档案信息的收集、整理、存储工作。科学分类就是按照档案部门的要求，根据图书馆的实际情况，按部门、内容等形式上的异同，分成若干类别。一是党群类。主要包括：上级文件、校内文件、本馆文件、规划计划、工作总结、规章制度等。二是业务类。主要包括：各业务部门的统计报表、工作日志、各类业务活动等，如：图书馆的采购情况、借阅情况、文献检索情况、课题跟踪情况等。三是人事类。包括图书馆职工档案，如：职工基本情况、工作经历；组织机构及人员配备情况，如：机构人员名单、人员调进调出名单；还有职工晋升、考勤、考核，职工培训、进修情况等。四是后勤管理类。包括图书馆的后勤管理、图书馆的建筑、仪器设备等。图书馆的档案收集只有通过科学分类，才能揭示出它们之间的联系和规律，有条理地反映立档单位的历史面貌，便于系统地查找利用。（2）由于图书馆工作的特殊性，决定了档案工作并非办公室一个部门所为。图书馆各部门都有其独立的业务范围。图书馆日常管理档案，如经费、财产、人事情况，各级文件的保存情况等，应由馆里指定的专职档案员集中管理； 图书馆业务档案，如文献采购档案、文献典藏档案、读者档案、阅览档案等应由各业务部门分散管理。各业务部门也应建立起自己独特的业务档案体系，并随时配合馆里的各项活动，及时提交某一个阶段的档案资料。这样有利于各部门结合自己的业务进行管理和利用，激发各部门开展档案工作的积极性。5．做好档案信息资料编研工作

随着高校办学规模不断扩大，办学层次不断提高，随之而来的图书馆的各个方面也发生了很大的变化。比如高校的合并、新校址的建立、图书馆的搬迁、各种服务功能的改进等，这就需要高校图书馆及时地根据图书馆的馆藏变基础设施建设、服务功能创新等有关档案存储信息，编制出最新的图书馆使用手册、高校图书馆入馆指南等对读者进行宣传教育或作为文献检索课教学使用教材；还可以将本馆科研、学术活动情况，留学生论文编制出图书馆科研工作实录，图书馆专业论文汇编，科研成果论文集等，从而实现对本馆已存档的业务活动记录、科研活动状况、成果等，通过有效形式在馆内外宣传、介绍、交流，提升图书馆的影响力及档案信息资源的利用率。

高校图书馆是学校的学术中心，是学校的重要组成部分，高校图书馆档案也是学校档案的重要组成部分。做好高校图书馆档案工作，对于提高图书馆的管理水平、对于学校的教学和科研都起着十分重要的作用。相信通过大家的共同努力，高校图书馆的档案管理工作会上一个新的台阶。

参考文献

1．张国华．高校图书馆档案信息资源的整合与开发利用． 大学图书情报学刊，2004(4)2．贾春勤．做好高校图书馆的档案管理．兰台世界，2006（7）

3．李瑞． 浅谈对高校档案管理工作的几点认识．甘肃行政学院学报，2002（2）4．陆铭． 高校图书馆档案创新实践． 黑龙江档案

第四篇：高校图书馆读者活动档案管理研究

【摘 要】分析图书馆读者活动档案管理的重要性，针对图书馆读者活动档案管理工作现状，提出图书馆读者活动档案管理的对策及档案管理中应注意的方面。

【关键词】图书馆 读者活动 档案管理

【中图分类号】g 【文献标识码】a

【文章编号】0450-9889（2016）05c-0101-02

图书馆读者活动档案是指图书馆在开展读者活动过程中形成的，具有保存价值的纸质、光盘、声像、实物等多种载体、多种形式的历史记录。它是读者活动过程如实完整的记录，也是图书馆档案资源的重要组成部分，它能从另一个侧面反映出图书馆服务水平的状况。因此，做好图书馆读者活动档案管理工作，不仅是图书馆自身发展的需要，也是提高图书馆管理水平的需要。本文拟结合笔者多年来的工作实践就图书馆读者活动档案管理的意义、档案管理现状、档案管理的做法等方面提出几点粗浅的看法。

一、图书馆读者活动档案管理的重要性

（一）有利于深化读者服务工作。图书馆活动文件通常包括活动文件、计划书及活动过程原始记录材料等多方面，是图书馆举办每项读者活动最真实的记录，这些材料能真实的反映出图书馆服务工作的状况。图书馆可通过对材料的分析反思，总结本馆工作中的成败得失，了解读者的实际需求，为今后举办读者活动乃至推进图书馆整体工作发展提供参考。

（二）档案的有序归档，便于档案资料的再利用。图书馆读者活动档案的再利用价值主要体现在：一是归档文件通过分类、排列，便于存取利用。二是为今后图书馆制定读者活动方案提供借鉴。在制订方案时，通过对以往举办的活动档案进行深入分析，借鉴先前的成功做法，并汲取经验教训，达到事半功倍的效果。例如，可以通过分析以往读者活动在时序方面的安排，从中寻找规律，有效把握活动安排的频率和密度，制订图书馆新学年或近期读者活动的整体计划；可以结合以往某一活动中读者反馈的意见和建议或有关工作总结的档案记录情况，进而确定出今后此类活动的规模大小；在组织活动的宣传发动工作方面，可以通过分析档案资料中有关于宣传发动工作的总结和方案，结合当前实际情况，把宣传方案制订得更为科学、合理、完善，等等。

二、图书馆读者活动档案管理工作现状

从本次调查的结果来看，高校图书馆读者档案管理工作确实存在许多不足。具体表现在以下三个方面：

第一，档案管理制度不健全。据了解，当前大多数图书馆没有设立独立的档案管理部门，一般由馆办公室兼管。对读者活动档案的归档范围、收集、管理、保存、利用等各个工作环节也没有一套完整的规章制度可遵循，管理人员职责不够明确，普遍存在档案多头管理或者无人管理的现象，档案的归档收集呈现出明显的“三不”特点，即不及时、不完整、不系统，严重影响了活动档案管理质量。

第二，思想不够重视，认识上存在误区。一是图书馆领导层面的认识问题。馆领导对加强重大活动档案管理工作档案管理工作缺乏应有的认识，认为承办重大活动是大事，档案工作是小事，可抓可不抓，造成活动档案管理工作往往滞后于图书馆活动或者其他业务工作业务。二是馆员本身的认识问题。部分馆员认为，举办读者活动过程中，各种事务繁杂，光是应付于活动的组织和策划往往已经感到力不从心，根本无暇顾及档案资料的收集；另外，个别馆员对档案上交管理存在私心，认为重大活动是自己一手安排和组织的，纯属个人劳动成果，应作为私人工作档案资料留存，因此拒不上交，等等。这些使认识上的误区给活动档案的收集归档整理工作带来不良影响，使图书馆读者活动档案管理工作难以正常开展。

第三，不重视档案的开发利用，只藏不用。从调查中，大多数图书馆不重视对读者活动档案的开发利用，多数采用的还是单一的纸质文献和传统的管理模式，对档案文献管理和利用手段也没有能与图书文献信息资源的现代化开发同步进行，使得档案的开发利用率不高。

三、图书馆读者活动档案管理的对策

（一）健全读者活动档案管理制度。建立程序规范，内容全面，措施适用的档案管理制度，用制度建设来保障档案管理工作的顺利推进，是使档案管理科学化、规范化的必然选择。图书馆在制定读者活动档案管理办法时，应以学院档案管理的有关制度文件为指导，根据读者活动的性质和特点和规律制定出具有可操作性便于执行的制度，档案规范管理制度的内容范围包括立卷归档制度、档案保管制度、档案保密制度、档案利用制度、档案人员岗位责任制等，应做到详尽全面。只有健全建立制度，才能使图书馆活动档案管理工作做到有章可循。

（二）明确读者活动档案内容构建。图书馆读者活动档案基本内容构件大致应该由下列项目组成：一是关于开展读者活动的文件材料。二是关于开展读者活动的领导机构、工作职责、成员分工和活动计划、安排、总结、整改措施以及向学院或相关部门报送、报审的文件材料。三是有关领导或嘉宾出席活动指导工作的讲话（或发言稿）等材料。四是读者参与活动过程产生的原始记录材料，如读者提出的意见和建议汇总以及对读者进行的各种专项调查摸底形成的材料等。五是开展活动的各种照片、录音带、录像带、光盘等特殊载体材料。六是活动各阶段情况统计表和汇总材料、成果材料、经验交流材料和检查验收材料等。只有划定出图书馆读者活动档案的基本构建，才能使工作人员在收集档案资料室目的更为明确。

（三）做好特殊载体的档案整理工作。由于各类先进电子设备的介入，图书馆在开展活动时，记录活动过程的技术手段和设备也随之呈现出多样化的特点，即举办读者活动中所出现的档案资料除了纸质的档案以外，还涉及声像档案、照片档案等。因此，图书馆对于这些特殊载体档案的管理和保存也应做出相应的制度与标准：如为保证数码照片的清晰度，像素应在500万以上，单幅照片不小于3m，并标识有准确的摄影日期；归档的数码照片一般要求为 jpeg、tiff 格式；而对于重大活动，同一场景的照片选取最佳的1-2张归档，涉及重要活动和重要人物的可视实际情况多保留几张。档案目录编制应包含档号、题名、拍摄时间、摄影者、张数、主要人员等几个基本要素。

（四）加强对重大读者活动的档案移交、管理工作。图书馆的读者活动除常规性读者活动外，还有一些大型或重大活动。这类活动具有涉及部门多、参与人员广、载体形式多、时间跨度大等特点，活动资料的归档整理难度较大。因此，应建立完善的档案管理网络，要求联合举办活动的部门指定出档案管理负责人，明确职责，负责做好重大活动档案的收集、整理和保管工作。同时，各部门的档案负责人还应成为活动的主要参与者，全程参与活动的策划、组织和开展，这样才有利于档案馆员做到事前了解，事中跟踪，事后检查，全面掌握活动的全过程，有效确保档案收集及时、归档完整。

四、图书馆读者活动档案管理工作的应注意的方面

（一）注意做好档案资料的编研，最大限度地挖掘档案资源的价值。一是各种档案资料汇编成册，汇编分类方法可以时间段进行分类，如按学期或者学年等，还有可以按照活动类型进行归类整理等方法进行，档案汇编成册不仅方便过往资料的查找利用，还可为馆领导决策发挥参谋作用。二是编研工作是开发档案信息的途径之一。为加大图书馆活动档案信息开发力度，根据实际需要，将分散的档案材料加工整理进行综合分析、有条件的图书馆最好撰写出专题调研报告，为今后改进工作，提高活动质量提供依据。三是运用计算机和网络技术，如通过计算机录入、扫描等多种手段将档案资料转化成数字信息，使其变成多载体上的、不同表现形式的档案信息，实现档案信息开发利用全程现代化。加工后的数字化档案资料，便于档案信息的检索、网络传递、咨询服务以及开发利用。

（二）应探索建立高校共同开发利用档案信息的合作关系，实现档案资源共建共享。在网络技术的飞速发展和普及的今天，各种资源的共建共享势必成为未来发展的趋势。因此，图书馆在搞好本馆读者活动档案管理的同时，可借鉴档案管理中共建共享的经验，积极探索建立起馆际之间共同开发利用档案信息的合作关系，如将各馆读者活动的档案资料通过科学整合后，进行馆际间档案资源的交流，由此实现档案管理由单一开发利用型向联合开发利用型的转变。而馆际之间通过展示双方编研的档案资料，互补互学，有利于取长补短，互相沟通，共同促进图书馆读者活动水平的提高，以吸引更多的读者走近图书馆，关注图书馆，满足读者持续增长的文化需求，更好地体现图书馆的社会价值。

总之，加强读者活动档案管理，是图书馆管理工作的重要组成部分。因此，除要重视读者活动档案的建立、管理和利用外，还应结合本馆读者活动档案资源的收集管理状况，积极探索档案资源管理的新思路，为促进高校图书馆读者活动整体水平的提高及图书馆文化的传承提供更便捷的服务。

第五篇：新形势下高校学生党员档案管理对策研究

新形势下高校学生党员档案管理对策研究

【摘要】在当前全面从严治党的大背景下，高校党员档案管理还存在着管理意识薄弱、管理手段落后、管理机制不健全等问题，这些问题成为从严治党在高校顺利推进的障碍。因此在今后的工作中，必须努力在提升管理意识、引入信息化管理、完善管理机制等方面下功夫。

【关键词】高校； 学生党员； 档案管理

高校学生党员档案是指普通高等学校学生从申请入党，成为入党积极分子，到成为预备党员、正式党员所产生的各种文字档案以及在校期间各种奖惩材料的总和。它不仅是大学生政治面貌成长的重要见证，同时也是证明学生党员身份的根本依据。

一、新形势下加强高校学生党员档案管理的重要意义

（一）从保证党员发展质量来看。《党章》关于党员发展流程有着明确规定，能否严格按照规定进行党员发展工作，将会直接影响党员发展的质量。而党员档案管理的重要性在于，它对于党员发展过程是一个直观反映，这个过程严谨与否，会在档案中有直观、清晰的体现。因此，加强档案管理工作是保证党员质量的有力抓手。

（二）从促进学生成长来看。一方面，认真、规范填写党员档案材料本身是一个比较严肃的过程，可以使学生在潜移默化中受到纪律规矩方面的教育，这有助于提高学生党员的思想认识，强化学生党员的身份认同。另一方面，党员档案将会在毕业之后跟随学生一生，可以说完整、准确的党员档案将是保证学生未来成长的最基本的要求。

（三）从提升高校党建工作水平来看。一方面，党的十八大以来，中央先后出台多项措施，对党员档案管理提出了新的更高要求，加强档案管理是适应新形势下干部人事档案工作的要求。另一方面，全面从严治党要求不但要把好“入口关”，同时要加强党员的日常管理，档案工作作为保证党员发展质量的抓手，必须尽快适应全面从严治党的形势要求。

二、当前高校学生党员档案管理中存在的问题

首先是档案管理意识淡薄。相关部门没有充分认识档案管理工作的重要性，没有从全面从严治党和提升高校党建工作水平的高度看待、谋划档案管理工作。在实际操作中，存在着“说起来重要，干起来次要，忙起来不要”等问题，影响了高校党建工作的正常开展。

其次是档案管理手段落后。在当前信息化快速推进的背景下，高校党员档案管理工作仍然沿用传统模式，导致管理水平不高、管理效率低下。具体表现为：一是部分高校并未将档案信息化管理提上议事日程，档案管理缺少总体的谋划和宏观的部署。二是缺少适用的信息化管理软件。在部分高校中，存在着管理软件重复开发、低水平开发的问题，造成了人财物的严重浪费。

最后是档案管理机制不健全。一是档案管理主体多元，部分高校是由院系学生工作科统一管理，部分是由学生党支部直接管理。二是档案缺乏统一标准，除《入党志愿书》外，其他档案材料并无全国统一的标准，导致档案内容千差万别。三是档案更新不及时，关于学生党员的违纪、奖惩等情况未能及时、准确地载入档案，档案管理的时效性大大折扣。四是档案管理形式粗放，部分高校不仅缺少专门的管理设施，甚至缺少专职的管理人员，导致档案保存、转递存在很大隐患。

三、新形势下加强高校学生党员档案管理的对策

提升档案管理意识。意识是行动的先导。为了适应全面从严治党给高校党建工作提出的新要求，必须强化三类主体的意识。首先是强化基层党组织的意识，基层组织要将档案管理与其他工作一起谋划、一起部署、一起考核，明确并落实领导责任。其次是强化管理主体的意识，通过加强教育、落实问责，努力提高管理人员的责任意识。最后是增强形成主体的意识，要增加档案管理在党课中的授课时数、授课比例，引导学生党员认真、严肃地对待档案填写工作，从源头上提升档案管理的质量。

引入信息化管理。首先要?y筹谋划、加大投入，从组织领导、总体设计、资金安排方面保障信息化管理能够落到实处。其次是推进资源共享，在不涉密的前提下，可考虑将学生党员在团学、心理、实践等方面的表现反映到档案管理系统中，为党员教育、考核提供更为全面、准确的参考。三是可以尝试引入“全国党员管理信息系统”，也可以自行开发、建立本校的网络管理模块，将党员信息录入、党费收缴、关系转接、党员发展等全部纳入网络管理。要注意做好日常维护和安全保障工作。

完善档案管理机制。首先要理顺管理机制，由于党员档案包含大量材料，且经常使用，本着方便操作的原则，可以按照党员工作权限划分，尝试建立“校党委―院党委―党支部”分级管理、分级负责的模式，以此保证档案管理的有序、科学运行。其次要统一标准，可以考虑由上级组织部门牵头，针对各高校学生党员发展、教育、管理、服务工作中出现的问题，统一出台学生党员档案建立、完善、更新、转递、查询等方面的制度，使档案管理工作逐渐制度化、规范化。最后要完善考评制度。将档案管理的规范性、及时性、准确性、安全性纳入基层党组织考评指标体系中，通过定期互查、开展交流、统一验收，最终确定考核结果，考核结果将作为评先评优、职务晋升的重要参考，以此提高各部门对档案管理的重视。

【参考文献】

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