企业境外机构档案管理现状分析及对策

第一篇：企业境外机构档案管理现状分析及对策

企业境外机构档案管理现状分析及对策

郭润华

2012-11-21 15:23:53 来源：《北京档案》2011年7期

【英文标题】Analysis and Countermeasures of Archives Management of Enterprise Overseas Institutions

【作者简介】郭润华，中国石化集团公司。北京 100728

【内容提要】 随着国际化战略的逐步实施，围绕海外资产和主营业务形成了大量境外档案资料，如何针对境外档案管理特殊性，解决境外机构档案管理存在的问题，本文将档案管理的普遍性原则与境外机构档案管理的特殊性相结合，提出了解决问题的措施。

【关 键 词】境外机构/档案管理/建议

为了解中国石化驻外机构档案管理基本情况，有针对性提出加强驻外机构档案管理的对策，笔者调研分析了中国石化中东代表处、国际石油勘探公司西亚-北非大区公司、国际事业(中东)有限公司、中原石油勘探局中东石油工程公司、中国石化英国代表处、联合石化(英国)有限公司、国际石油勘探公司萨摩亚KREUZTALLTD伦敦分公司等7个驻外机构档案管理情况，并针对问题提出加强中国石化驻外机构档案管理的措施。

一、中国石化驻外机构档案管理现状

1.中国石化中东代表处。建立于2004年，主要职责是代表集团公司联络我驻阿联酋及周边地区10个国家的使领馆、经商处；协调、管理中石化在中东地区各机构；建立信息平台，为中石化总部相关部门提供信息和相关投资、服务方面的建议；接待总部和总部机关及所属企业代表团。代表处有专人兼管文件的收发和其他资料的管理工作，配备有专门的档案柜，每年年底对当年形成的收发文、报告、请示、批复等文件材料进行整理归档，建立有档案目录。但没有专门的档案管理制度。受办公条件限制，加之所形成的档案材料较少，没有设立专门的档案库房。

2.国际石油勘探公司西亚-北非大区公司。2007年7月1日正式运营，为国际石油勘探公司地区性派出机构，主要职责是代表国际石油勘探公司对所辖项目实施靠前管理，组织完成本部下达的年度计划和预算，全权负责项目实施过程中的生产、技术管理、决策、热线技术支撑，HSE项目运行管理等，对辖区各项目人力等资源进行统筹调配。一名副总经理具体分管档案工作，大区公司总部建有专门的档案资料室，档案资料室只负责保管大区总部在新项目开发、生产运营、技术研究及综合管理等方面形成的档案资料。大区公司下属各项目公司形成的地质档案资料由各项目公司直接移交国内的中国石化地质资料中心存档保管。各项目公司安装了中国石化地质资料管理信息系统软件。目前，大区公司总部仅是依据国际石油勘探公司的要求对档案材料的管理做了一些原则性要求，尚未形成一套系统的档案管理制度体系，部分业务部门形成的应归档文件材料尚未向档案室归档；形成的大量电子文件现暂时用移动硬盘进行存储。

3.国际事业(中东)有限公司。2008年1月在阿联酋迪拜JebelAli自由区注册成立，主要从事设备材料、石油化工产品的进出口业务。公司的档案管理由业务经理兼职管理，各类档案分别保管在办公室档案柜中。合同档案计划按国际事业公司要求于第二年派专人送回国内档案部门保管。

4.中原石油勘探局中东石油工程公司。2001年10月在阿联酋迪拜JebelAli自由区注册成立，主要从事石油设备、机械、材料、建材等的贸易，为中原油田设在周边国家的地区公司提供部分后勤支持服务，并执行中原油田海外项目资金管理的职责。中原油田档案工作实行统一归口管理，油田档案管理处负责所属驻外机构的档案实体管理和业务指导工作。由公司经理直接分管档案工作，公司档案按照职责范围分为行政档案、清关贸易档案、会计档案三大类，各类档案均建有目录，由相关业务人员按照岗位职责分别保管，业务人员回国进行工作交接时需要同时进行档案资料交接。公司的营业执照、租房租地合同、租车合同等重要档案材料，扫描后通过传真发回国内档案室统一存档管理。

5.中国石化英国代表处。2005年注册登记，主要职责是代表集团公司联络我驻英国使领馆、经商处；协调、管理中石化在英各机构；建立信息平台，为中石化总部相关部门提供信息和相关投资、服务方面的建议；接待总部和总部机关及所属企业代表团。目前，代表处尚未建立专门的档案管理制度，除收集的各类信息材料按要求及时传回国内有关部门外，其他文件材料有承办人员保存在各自的办公室文件柜内。

6.联合石化(英国)有限公司。1995年12月12日在伦敦注册成立，公司主营业务是为中国石化集团公司代理进口原油，套期保值及开展第三方原油贸易。公司的会计及业务档案，集中保存在公司办公区的一个储藏室内，该储藏室配备有档案密集架。总经理、副总经理和行政部负责人负责掌管该储藏室钥匙。为保护公司合法权益，防止失泄密事件发生，公司规定所有业务文件在公司统一管理，个人离开时，不得带走任何公司文档。联合石化公司也通过内控管理细则要求该公司认真做好档案管理工作，要求将各种业务单据及时传递、及时存档并定期进行内控方面的检查。

7.国际石油勘探公司萨摩亚KREUZTAL LTD伦敦分公司。2007年7月在伦敦注册成立，主要从事国际石油勘探公司海外权益油的销售工作。主要有文书档案和合同档案。文书档案主要内容为收发文件、审计及汇报材料。档案载体形式分为纸质和电子两种形式。合同档案主要有业务档案、办公室和宿舍租赁合同等。公司的档案管理由总经理主抓，业务主管整理，各类档案分类保管在办公室档案柜中。

二、中国石化驻外机构档案管理特性分析

综合上述7家驻外机构档案管理的基本情况，可以得出驻外机构档案管理具有特殊性。具体表现在以下六方面：

第一，驻外机构类型的多样性。在经营(工作)范围、业务性质、人员规模、机构设置、投资形式等方面具有较大的差异性，导致其形成档案材料的内容有较大的差异性，要求我们在制订文件材料归档制度时，必须区别对待，不能搞一刀切。

第二，机构和人员的特殊性。驻外机构设置大多从简，工作人员身兼数职，大多不可能设专职档案员；规模较大的驻外机构往往聘有外籍员工，特殊档案的保密问题较为突出；驻外机构人员流动性相对较大，如果档案资料交接不及时，容易造成档案资料的丢失。

第三，办公条件对档案的安全保管影响较大。特别是规模较小的驻外机构，一般不可能专门建设或租用标准的档案库房，档案装具往往配备不足，给档案的安全保管带来一定的隐患。

第四，受驻外机构所在国(或资源国)的法律限制。不同的国家对档案资料管理有不同的要求。如英国政府规定，与企业税务有关的档案材料最少要保存6年以上，以备政府税务部门检查。也门、沙特等国也不允许将地质档案材料带出国境。因此，驻外机构档案管理必须遵守所在国(或资源国)的法律规定，不能统一要求运回国内集中保管，以减少不必要的麻烦。

第五，档案内容的特殊性。驻外机构档案内容以行政管理、经营管理、会计档案和业务档案为主，党群类档案很少；驻外机构与国内主管部门联系密切，相当数量的档案材料形成于境内，甚至一份文件材料的形成既涉及境内，也涉及境外，需要在加强境外档案材料收集的同时，抓好境内相关档案材料的收集归档工作，保证驻外机构档案材料的齐全、完整和有机联系。

第六，档案语种、载体形式的多样性。驻外机构档案材料的语种复杂多样，不仅仅有中文，还有相当一部分涉及驻在国的语种，如英语、德语、法语、日语等。档案载体也呈多样性，如光盘档案、磁介质档案、移动硬盘等。这就要求驻外机构档案管理人员必须懂外语、懂档案、懂计算机知识。

鉴于驻外机构档案工作的上述特点，驻外机构档案管理应充分尊重驻外机构档案工作的特点，不能照搬国内企业的档案管理模式，在档案管理机构设置、文件材料归档范围、档案保管方式等内容上只宜提出原则性要求，不宜规定过细。

三、中国石化驻外机构档案管理存在的主要问题及对策

驻外机构领导和工作人员对档案工作重要性的认识有待进一步提高。大多数驻外机构开始进行项目运作时，并没有考虑到档案工作，没有将档案工作列入到相关的工作计划和领导的议事日程。普遍缺乏一套真正符合驻外机构自身档案管理实际、统一规范的档案管理制度和标准规范体系，档案管理随意性较大。大多数驻外机构没有建立专门的档案机构或明确专(兼)职档案员负责本单位的档案工作，档案材料分散存放在业务人员手中，极易造成档案材料的散失。利用因特网进行电子文件的传输，电子文件的保密管理存在安全隐患。受办公用房的限制，不具备档案保管专业库房。

针对上述问题，主要应采取以下五方面措施：

第一，应加大宣传力度，强化驻外机构领导和工作人员的档案意识。

目前，中国石化海外事业发展迅速，境外资产已具相当规模。集团公司工作会议提出了“力争用10-15年的时间，把中国石化发展成具有较强国际竞争力的跨国能源化工公司”的奋斗目标。档案是企业生产要素和有形、无形资产的组成部分，是集团公司持续有效和谐发展的特殊资源。境外机构档案更是维护国家和中石化合法权益的重要凭据，对中石化境外资产的保值增值具有不可替代的重要作用。因此，驻外机构的各级领导和工作人员必须提高对档案工作重要性的认识，增强做好档案工作的责任感和使命感，自觉做好驻外机构档案材料的形成、积累、归档工作，确保驻外机构档案材料的完整与安全。

第二，应坚持“统一领导、分级管理”的档案管理体制，形成档案管理部门、外事管理部门、驻外机构主管单位齐抓共管、分工负责的运行机制。

集团公司办公厅和外事局负责集团公司境外档案工作的业务指导和监督管理，各驻外代表处对所在国家(地区)的所有中石化驻外机构的档案工作具有业务指导和监督管理责任。根据工作需要，经集团公司办公厅和外事局批准，集团公司驻外代表处可指定本域内的一家中石化驻外机构档案部门代行其档案业务指导和监督管理职责。驻外机构主管单位档案部门和外事部门负责本单位境外档案工作的业务指导和监督管理。各级驻外机构根据工作需要设立档案工作机构，或配备专(兼)职档案人员，负责本机构档案管理工作。

第三，应将档案工作纳入驻外机构管理的相关制度，健全驻外机构档案管理制度体系，强化对驻外机构档案工作的监督管理。

将驻外机构文件材料的形成、积累、归档工作纳入驻外机构内控管理制度；将驻外机构档案工作情况作为驻外机构负责人离任审计和项目结束审计内容之一；将档案资料交接作为驻外机构工作人员工作交接内容之一，档案交接不清，不得离开原工作岗位；员工(特别是外籍员工)上岗前必须与驻外机构签订保密协议。

第四，应在“确保档案完整安全、方便利用”的前提下，结合驻外机构实际，对档案实体管理采取相对集中与分散保管相结合的管理方式。

规模较大的驻外机构应建立档案室，设置专门库房，集中统一保管各类档案。为方便生产现场利用档案，可在现场设档案分室，档案人员应当定期对分室档案保管情况进行检查，确保档案的安全。规模较小的驻外机构的涉密档案、永久长期档案应由专(兼)职档案人员集中保管，非涉密短期档案和业务资料由承办部门保管，承办人定期向专(兼)职档案人员移交需要集中保管的档案或及时移交办理完毕的需要归档的文件材料。

涉及境外项目产权、债权债务、营销策略和核心技术方面的档案应集中管理，重要档案应及时向国内主管单位报送备份的电子文件。驻外机构保管期限满6年以上的非涉密档案在保证档案安全的情况下，可委托当地档案管理专业机构(或专业化公司)保管。所在国法律允许的，也可运回国内集中保管。

第五，应加强驻外机构档案信息化建设，提高档案服务的时效性。

驻外机构远离企业总部，分布在世界各地，直接导致了企业管理对象的分散化。在日常工作中，驻外机构需要来自企业总部的快捷、及时有效的档案信息支持，实现总部与驻外机构各类信息的及时交流。但是传统手工管理的档案服务方式，纯纸质档案无法进行档案信息服务的远程快速存取，无法实现不同地域企业人员之间档案信息资源的共享。此外，驻外机构大量产生的电子文件也需要实施有效管理，纸质档案的数字化加工还可解决驻外机构档案库房、装具紧张的问题。因此，应在保证企业档案信息安全的前提下，加强驻外机构档案信息化建设，实现企业各类信息的管理一体化，功能多元化，工作规范化，手段现代化，提高档案服务的时效性。

第二篇：高校档案管理现状及其对策

摘 要：高校档案管理主要记载了高校师生在校期间工作、学习、生活及参加各种社会实践活动的信息。高校档案管理的完整性，给学校师生未来的工作、生活奠定基础，是国家聘用人才的主要依据。随着社会的不断进步，高校档案的管理要求越来越精细，故而高校档案管理是高校不可忽视的工作。

关键词：高校；档案管理；现状；对策

随着国家经济的高速发展，对高校人才的需求不断增加。而聘用人才不能单单靠一份个人简历，要结合高校的档案记录，才能深入的了解应聘人员在校期间的工作、学习、生活，了解他们的优缺点，才能给聘用单位作出正确的人才聘用。由于各种因素的影响，导致高校档案管理存在许多漏洞，直接影响着高校师生未来的工作及生活。本文针对高校档案管理现状及其对策进行探讨。

一、高校档案管理的必要性

每个高校都建立自己的档案管理，主要记录了高校师生在校期间的学习、工作、经历，记录了高校师生的优缺点，对人才选拔、升迁有着非常重要的意义。每个师生在校期间，参加的各种社会实践活动，获得的各种国家认可的奖励，考取的各种证件，都给他们未来的工作做好准备，而这些事迹都要靠高校档案来管理记录。众多高校档案记录着教职工的每个先进教学及奋斗事迹，为学校的教学做榜样，给其他师生起到模范的作用，促进了高校教学和档案管理工作的发展。

二、高校档案管理现状

（一）重视度不够

现今的国家就业政策呈现多样化，这给高校师生就业带来很多机遇，对高校档案的管理则带来了严峻的考验。很多高校只是重视学校的教育教学管理，忽视了对学校师生的档案管理，忽略了高校档案管理对高校师生升迁、就业的重要意义。对高校师生在校期间只记录教学、学习，未对师生的专业知识进行培训、考核，致使大多师生只是死读书，无法应用书本专业知识。此外，因高校的重视度不够，致使部分高校师生在离校好长时间后，仍不了解自己档案存放在何处，更不知道具体去向，影响了高校师生今后参与的招聘、定级、提职及工作调动等。

（二）高校档案管理人员业务水平低

许多高校的档案管理人员都是一些准备退休或者不宜教学的老师，他们要么是年龄大，要么是孕妇，要么是特殊照顾人员。这些人员对高校档案管理的业务不熟练，管理方式老化，对先进管理方式的学习能力差，严重制约了高校档案管理工作的发展。

（三）管理制度落后、设施简陋

一些高校的档案管理还停留在手写记录阶段，对高校档案管理的制度不完善，制度落后，导致高校档案材料随意存放，容易丢失。而档案保存设施简陋，档案室的防火、防潮、防霉、防盗保护措施不齐全，致使档案存放时间久后出现记录模糊、档案丢失、档案错乱等现象，对高校档案管理工作的开展加大难度。

（四）档案更新不及时

随着高校的不断发展，高校的人数有增无减，加大了高校档案管理的工作量。随着新学期的开始，新生的入学，毕业生的离校，教师工作岗位的变化，不管是退休、升迁、工作调动，都需要在档案里做好记录。工作量的增加，使得高校只做好新生档案的建立，忽略了离校生及教师档案的更新，未能及时通知毕业生就业后档案的转移，制约了档案管理工作的发展。

三、高校档案管理现状的改进对策

（一）建立健全的高校档案管理体制

结合高校档案管理的工作量，及国家对高校档案工作的要求，建立健全的符合本校的档案管理体制，在日常档案管理工作过程中，不断完善体制，保证高校档案的及时性、准确性，为高校师生今后招聘、评级、调动做好保障。

（二）档案管理方法的改进

随着高校的不断发展，现有的档案管理方法无法跟上高校发展的步伐，而且单单纸质的记录容易造成档案的丢失。在现有的档案管理基础上，增加电脑档案的录入、保存，再打印成纸质保存，可以提高档案的管理水平，又可以通过网络来传阅档案，减少档案管理的工作量。

（三）档案管理人员素质的提高

随着高校发展的需求，档案管理人员的专业技能要求越来越严格，熟练程度要越来越高。为了保证高校档案管理工作的开展，高校要结合国家对高校档案管理的要求，对档案管理人员进行定期培训，增加管理人员对档案工作的熟练度，促进高校档案管理工作的发展。优秀的高校档案管理人员必须具有较高的素质及职业修养，做到业务精通。而且高校的档案管理人员要求稳定，通过积极的档案业务培训及档案专业理论知识学习，提高档案管理人的综合素质，并运用现代化管理技术及先进设备技术，提高档案管理水平，使高校档案管理自动化。

（四）全员参与，及时更新档案信息

高校的档案信息，可以给高校教学带来指导，这就要求高校的全体师生都要参与到高校档案管理中来。通过全体师生的宣传，举办相关档案管理的活动，来提高全体师生对学校档案管理工作的认知及配合，促使教职工积极将有价值的教学实例归档到档案中，对师生参与的社会实践活动及时归档。完整的高校档案，可以促进高校师生今后的发展，以及高校的发展。

四、结语

高校档案管理工作是学校的一项重要工作，对高校历史发展有着巨大的记载意义，给学校未来的人员起到激励作用。随着高校的发展，档案管理工作要不断的科学化、自动化、标准化，使档案充分体现高校师生的价值，促进高校教育事业的发展。

第三篇：档案管理现状分析

一、大背景

财务会计档案是记录和反应经济业务的专业材料，是重要的历史材料和证据。财务会计档案管理的质量直接影响着企业的经济运作情况。鉴于会计档案的重要作用，《会计法》等相关政策、法规都对会计档案的界定、装订整理、保管使用、移交销毁等内容进行了明确的规定。而且在20世纪末财务部和国家档案局共同发布了《会计档案管理办法》进一步规范了财务会计档案的管理并随后进行了修订，颁布了新的《会计档案管理办法》。但是由于种种原因，财务会计档案在管理中还存在着影响会计档案管理水平的诸多问题，需要进行梳理和研究。

二、现状分析以及存在的问题

随着市场经济的逐步发展，电力企业逐步成为自主开发、自我发展的经济实体，电力企业面临着新时期电力市场竞争日趋激烈的形式。首先，国家宏观调控政策影响逐步显现，经济增长速度放缓，用电市场开拓难度加大。其次，受阶梯电价政策影响，高耗能企业的用电需求将进一步萎缩，市场形势更加严峻，并且极有可能导致政策性欠费及电费坏账的大幅发生。会计档案是企业经济发展的重要资料，充分管理利用好会计档案将为企业发展带来巨大的经济利益。然而，在现实中，电力企业并没有将能在企业经营管理中起重要作用的会计档案并没有运用到增效上。受传统计划经济体制的影响，多数企业只重视对事业收入、经费支出、资金的管理的利用，而对会计档案的管理却没有引起足够的重视，在一定程度上使会计档案没有的得到充分利用。以往会计档案管理中出现的问题主要有以下方面：

1.对会计档案管理工作的重要性认识不够，缺乏充分的认识，意识淡薄，导致会计工作与会计档案管理相脱节。有的单位领导和财务人员对财务档案工作缺乏充分的认识，只注重内部财务项目的实施，认为只要出具了财务报告，提出了财务意见，作出了财务决定，该财务项目就结束了。相对忽视文件材料的汇集、整理和归档工作，甚至认为财务工作过程中大量原始凭证的整理是一件浪费时间和精力的事情，根本不把财务资料的整理归档工作列入议事日程。会计人员上岗前，很少进行会计档案基本知识与操作技能的培训，大多数是由会计人员兼管，缺乏档案管理工作经验，不懂得档案的基本操作规程，对财务档案的归档范围和标准不清楚，导致整理出来的会计档案达不到规范要求，更谈不上科学管理。

2.会计单据格式不统一，档案装订、立卷、归档不规范。有些单位部分业务没有严格按照相关报销管理办法要求履行签批手续；有些单位财务单据格式差异较大：有些单位会计凭证装订后没有封粘，或者已封粘但在封粘处没有会计人员签章，会计凭证装订封皮项目填写不全；有些单位的会计凭证、会计账簿、会计报表以及会计文件资料混乱放置，活页账簿没按统一标准填写封面，会计报表各月份分散存放。会计档案移交时双方没有按册清点，没有移交清单，没有按照永久、定期两类分别保管，不仅查找非常困难，而且也不合乎会计档案管理要求。有些单位的会计档案未按要求归入单位档案部门保管，而是由会计人员自行保管；有些单位没有成立综合档案室，各类档案分别由具体工作人员保管；有些单位虽设有专职档案管理人员，但未接收会计档案；有些单位由于领导不了解《会计档案管理办法》，要求会计人员自行保管会计档案；还有个别单位由于档案柜不足，将会计档案装入纸箱中，任意堆放。会计档案管理及销毁不规范。会计档案管理不科学，存放没有顺序、查找不方便，借阅登记制度不健全。会计档案销毁也不及时，到期该销毁的不销毁，销毁过程有的也不规范。3.会计档案资料收集不全。有的单位只重视对会计凭证、账簿、报表等会计专业资料的归档，却忽视了会计文件材料的汇集、整理和归档工作，严重影响了会计档案的齐全性和完整性。

三、意义

电力企业档案记载企业的历史，信息连着企业的未来。对会计档案进行规范管理。可以对市场范围广、投资战线大的电力企业提供工程的投标、预算、自身可支配资金的动态、整体资金状态的参考分析，以及其他资金状况的分析和预测、战略决策和支持，以便更好地把握企业的发展方向。总的来说，管理利用好企业财务档案，可以实现以下效果：

1.掌握整个企业的整体资金状况

企业管理者随时都能方便地对会计档案目录、数据进行查询，实时、动态、完整地掌握整个企业范围内的整体资金状况，包括账户基本情况、交易记录、余额信息，提高分析和驾驭市场的能力。从而针对各地区用电结构差异和不同时期的用电特点，研究制定出企业发展计划。2.监控资金动态

防范风险、堵塞漏洞。对企业进行财务档案管理可方便地随时监测异动，加强对投资、融资、担保和汇率等方面的风险管理，为企业减少风险；同时，可方便随时摸“家底”，查问题，找原因，对症下药，堵塞漏洞，完善各项管理制度和内控制度，提高管理水平，为企业的改革和发展奠定坚实的基础。3.提高资金的使用效益

管理好会计档案，实时掌握企业可支配的资金总量，可以向商业银行争取较高的协议存款利率，可以在公司内部调剂空缺，可以尽量利用自有资金，减少财务费用，向资金要效益，提升企业价值。

4.对资金状况进行各种分析和预测，提供决策 支持根据资金需求和存量，做出资金预测，通过对资金支付信息的分析，安排对企业最有利的资金付款计划。通过对企业范围内的现金流量的完整分析，做出全面的资金规划。

第四篇：学校档案管理论文：学校档案管理工作现状分析及其对策

学校档案管理论文：学校档案管理工作现状分析及其

对策

【摘要】学校档案是学校广大教职工在从事教育活动、教学管理和学生学习等活动中凝聚而成具有保存或参考价值的档案资料,是从事教育教学活动、学校管理、教科研工作和教育督导评估必不可少的资料。本文就学校档案管理现状分析及如何做好学校档案管理工作谈些看法。

【关键词】学校档案 管理现状 对策

学校档案是一个学校的广大教职工在从事教育活动、教学管理和学生学习等活动中凝聚而成具有保存或参考价值的档案资料,它能反映了学校在各个历史时期的工作和活动情况,在学校工作中起着承前启后的作用,分析利用学校档案,能有效帮助提高教育管理和学校教学水平。如何做好学校档案管理,对教育、教学、教研活动,有着十分重要的作用。

一、学校档案管理工作的重要作用

1.学校档案是学校的历史载体

学校档案作为历史的记录、知识的载体之一,包括文件资料管理、校园文化建设、教师履历管理、优秀课堂教学与教学实践记录、学生学习和生活管理、学籍管理、招生与毕业就业工作、教学研究等方面的文字材料、声像、电子资料,记载着全校师生员工的德、能、勤、绩,汇集着最原始、最可靠的大量信息。同样,学校档案真实客观地记录了学校发展的历程,是学校重要的信息资源,对学校具有重要的推进

作用。

2.学校档案是学校的教学总结

学校档案汇集了学校现有的知识成果,是学校成长和奋斗的沉积宝鉴,具有很大的开发利用价值,对学校档案进行综合分析,可以全面掌握学校教育教学工作等方面的延革和演变情况,为新的时期学校建设提供借鉴和依据,推动学校自身形象和价值观的发展。

二、学校档案管理工作的现状分析

现阶段,很多学校对档案管理工作不够重视,档案管理资源不足和管理手段不高,其主要表现在以下几方面:

1.档案管理意识淡薄,利用率不高

长期以来,由于人们对档案工作意识不强,认识不到档案工作在学校建设中的重要性和必要性,是档案管理工作得不到重视的一个重要原因。

2.档案管理人员业务素质不高,档案管理工作开展难度大

一般学校没有设定专职档案管理岗位,或有的学校的档案管理人员是教师兼职或是临时配备的。另外,一些档案管理人员不是档案专业出身的或者不经过培训就上岗,缺乏系统培训,档案管理手段落后,严重制约学校档案管理工作的发展。

3.硬件设施不达标,档案资料不全

学校档案应客观完整记录学校各方面的工作,为学校发展留下真实的轨迹。但目前在很多学校普通存在的现象:一是有的不具备最基本的保管档案的通风、防潮、防霉、防盗、防火条件要求,容易缺失

或遭受破坏。二是档案保管设备不齐全,规格不一,不能满足新时期档案多样化的需要。档案的错归错放、随意归档、资料不全的现象,也使得学校档案管理工作的开展进一步加大难度。

三、加强学校档案管理工作的对策

1.领导重视,完善档案管理工作体系

学校领导应高度重视档案管理工作,成立以校长为组长、各科室负责同志参与的档案工作领导小组,建立完善的档案管理《综合档案室工作职责》、《档案管理工作规定》、《档案利用制度》等工作制度,形成档案管理体系机制,积极推进学校档案管理工作发展。

2.专员管理,强化档案管理工作基础

优秀的档案工作人员必须具有较高的政治思想素质和职业道德修养,还必须做到业务精通。加强档案人员自身业务素质建设,一方面积极参加档案业务培训,学习档案专业理论知识;另一方面建立档案工作网络,运用现代化管理技术和先进技术设备,提高管理水平,跟上办公自动化步伐。

3.全民参与,增强档案管理工作意识

通过向全体教职工宣传档案管理工作的重要性,举办档案法规和制度的讲座、开展档案知识竞赛,来提高教职工的档案意识,促使各科室人员都重视并支持学校档案管理工作。学校各科(组、处)室设兼职档案员,积极参与和配合学校档案管理工作,开展档案的收集、整理、归档,从组织上保证档案工作的顺利开展。

4.硬件支柱,保证档案管理工作质量

硬件建设是提高档案水平的保障,同时也是保证档案管理质量的最佳手段。要专门设立综合档案室,添购档案管理设施设备,分类存放,编档管理,做足防火、防盗、防潮、防光、防虫、防高温、防霉、防尘措施,确保档案材料保管安全、利用方便、管理规范。

5.多点开花,丰富档案管理工作内容

档案工作是一项积累性工作,首先需要档案工作者在日常工作中注重学校各类材料的收集和整理,全方位收集相关档案资料,倡导全体师生支持学校,积极提供有记录价值的教育教学资料,也要努力拓宽档案收集范围,挖掘档案资源,比如收集分散的知名校友档案等,使室藏档案内容丰富充实起来。

6.实现管理现代化,拓宽服务领域

随着社会科技的进步,档案管理的现代化、信息化已是新时期档案事业发展的重要方向,一方面利用现代化高科技手段提高档案工作效率,使档案工作从落后的手工操作走向现代化的管理。另一方面利用现代化管理手段将管理档案信息及时提供给学校领导、各教研组和社会有关部门,提供查阅便利,提高使用利用率,使他们亲身体验到档案信息的价值,促使他们更积极主动地配合档案部门做好档案工作。

7.与时俱进,努力与校园文化建设相结合学校档案是展示学校自身形象和价值观建设成果的重要载体,因此学校档案工作要站在广阔的社会文化背景之下,努力体现多姿多彩的生命魅力和独具个性的文化氛围,努力与德育教育各类活动相结合,成为校园文化建设的重要基地,最大范围反映学校的文化风貌和历史

面貌。

总之,学校档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分,我们在做好档案的收集、整理、归档工作的同时,主动提供档案利用服务,做到档案管理工作管理方法科学化,管理手段高效化,档案工作标准化,建立档案管理工作长效机制,使档案价值得以充分体现,推进教育事业的发展。

参考文献:

[1] 王莉.谈高校档案管理现代化建设[J]镇江高专学报

[2] 刘索珍.中职学校教学档案管理工作初探[J]卫生职业教育

[3] 周枫,辛梅菊.做好学校档案管理工作初探[J]山东档案

[4] 佚名《提升档案管理人员素质的对策与建议》

第五篇：企业ERP实施现状分析及对策

企业ERP实施现状分析及对策

摘要：企业ERP系统的成功实施对于提高企业的竞争力具有十分重要的积极意义，其实施的成功受到多方面因素制约，都能左右和制约ERP项目实施成败，应引起重视。本文分析了ERP系统实施中存在的一些问题，并提出了一些解决问题的对策，这对企业实施ERP系统有一定的借鉴意义。

关键词：ERP系统；实施；问题；建议

一、ERP系统简介

企业资源计划系统，指的是以信息技术为基础，通过系统化的企业管理思想，为企业的经营决策者和员工提供决策运行服务的管理平台。ERP的应用，可以实现企业资源的最佳组合，将与企业生产经营有关的人、财、物的办法所有资源恰当的组合在一起，对企业的生产经营过程进行系统的规划，从而提高企业的市场竞争力。ERP的上马实施很可能对企业目前的管理流程和作业习惯进行全部或部分改变。因此ERP系统的成功实施具有一定的难度。

二、ERP系统实施中存在的问题

（一）很多企业对ERP的认识存在误区，在ERP的运用和实施上存在盲目性。ERP系统不止是一个单纯的计算机网络和软件实施问题，它是一场涉及企业重组和创新的活动，很多企业在实施前缺乏对企业现状和经营管理问题的足够正确和深入的认识，对ERP系统抱有过高的期望值，而对其艰巨性、复杂性认识不足。

（二）ERP系统选型不合理。ERP系统实施成功的前提就是选择合适的系统，一个合适的ERP系统不能保证一定会实施成功，但是，如果选型失败，所选ERP系统的功能与企业生产管理实际不匹配，或者，选择了一个综合性能差的ERP系统，那么，ERP系统实施是不可能取得成功的。

（三）企业管理基础薄弱。ERP系统的成功还依赖于企业良好的经营管理基础。如果企业规章制度不健全，管理混乱，就会为ERP系统的实施带来很大的阻碍。如果企业不重视基础数据的管理，忽视基础数据的积累维护，那么会导致基础数据的准确性比较差，会为ERP系统的实施带来额外的分析和评估。

三、ERP实施方法各阶段的主要步骤

在基于中小企业自身的ERP实施方法中，每个阶段都包含有一些指导性的步骤，企业按这些步骤，一步步的走下去结合实施阶段中需要注意的管理思想就可以完成ERP系统的成功实施。在每个步骤都应该产生相应的文档来对所发生的事件进行记录。以下对EIMEC实施方法各阶段的实施步骤进行分析，企业在具体实践的时候可以根据自身实际情况有所取舍。

(一)前期规划阶段

很多的ERP项目之所以失败就是因为前期规划做的不好，或是在不恰当的时

期进行了实施，或是和企业自身发展战略相背。所以在条件允许的情况下做个详细的IT规划对企业的战略来讲十分必要。

此阶段包括：

1、成立领导小组：由高阶决策者和各部门决策者组成，成员需对ERP的基本知识有所了解，还需了解管理变革、流程重新设计过程、系统整合可能的结果等。主要任务在于规划和设定改变的范围，以及支持、领导项目进行，并随时听取项目进度报告。

2、企业现状分析：对自身的内外部环境以及自己的竞争优势、劣势、财务状况等进行分析，寻找一个实施ERP系统的最佳时机。

3、企业发展战略审核：领导小组重新审视企业的发展战略，若是以前没有这次就重新制订，如果是和目前企业的状况相差较大就做出适当的调整。

4、结合企业战略制定总体IT规划：检查项目是否符合企业战略目标，确认企业的愿景、IT规划和当前实施ERP系统的目的5、拟定实施进度和目标：制订现阶段企业的信息化进度和实施目标

6、成立项目实施小组：聘请有经验的项目经理，主要由项目经理确定小组成员，需要包括有经验的IT技术人员、主要使用者、熟悉各部门业务的人员组成项目实施小组，负责项目的执行。需要控制项目实施小组成员的流动率，尤其是主要成员，以避免知识掌握的不连续而造成实施延误。

(二)业务蓝图

此部分工作主要是在领导小组授权指导下，由项目小组来具体完成，对企业内部的所有流程进行重新的审视，找出核心业务流程，发现存在的问题以及必须改进的业务流程，由项目经理负责进度，向领导小组汇报。

(1)准备调研问卷：将指导性的调研问卷发给各个业务部门填写，以对部门的业务状况做整体了解，为下一步调研工作做好准备。

(2)当前业务调研：针对企业各个部门的现状和需求结合前期的调研问卷做面对面的调研，对企业当前的业务流程进行梳理，找出企业的主要业务流程、需要改进的流程、以及特殊的业务流程。

(3)业务需求分析：结合调研情况对业务流程进行优化，此步工作相当重要，是企业真正提升竞争力的阶段。

(4)特殊业务流程处理：对特殊的业务流程用特别的手段加以处理。

(5)基础资料的准备：对企业内部的物料编码，部门、供应商、客户，仓库等基础资料做详细的讨论并确定。

(三)蓝图实现

此部分的主要工作是根据上个阶段所调研的内容结合企业的战略规划与实际情况，共同制定出优化后的方案。

1、业务流程方案初步确定：将业务调研的流程整理并形成初步的解决方案。

2、小范围业务流程测试；将项目小组的成员召集在一起，通过若干张模拟订单演示初步确定的业务流程是否能满足企业各业务部门的需求。

3、进一步讨论确认最终方案：小组成员针对演示的业务流程提出问题并讨论，以最终确认业务流程方案。

(四)上线准备

这个阶段企业所要做的就是积极配合顾问方进行系统的实施，需要全程参与，做好知识的转移工作，使最后得到的不仅仅是一个系统，而是一套流程和方法。为日后的自[转贴于:论文大行维护做好准备。

1、差异分析：进一步分析ERP厂商的软件流程与企业的业务流程间的差异。标明差异以及发生差异的是否为主要业务流程。

2、用户培训：培训的工作应该是贯彻始终的，包括各个层次的培训，尤其是在顾问方仍在企业内工作的时候。

3、初始数据准备：数据整理的过程也是对企业自身一个盘点的过程，“三分软件，七分实施，十二分数据”说得就是这个道理，数据准备工作是关系的实施效果以及成败的一项重要工作，必须十分重视。

4、系统测试；包括软件原型测试，关键用户的测试，最终使用者的测试。而且在实施配置的过程中需要让对背景了解不多的最终使用者参与测试，这样可以及早发现问题。

(五)运行维护

1、系统模拟运行：系统需要配置开发的工作做好之后需要进行一段模拟运行，这个期间要做好数据的备份工作，包括手工备份，以防万一出现意外造成比较大的损失。另外就是在模拟运行中需要多进行意外测试，以便及早发现问题。

2、成立内部支持小组：主要由参与系统实施的人员组成，来进行企业内部培训以及解决突发的问题。需要规划支援小组的主要任务、人员配置、支持方式等

3、正式上线运行：企业的日常业务流程正式切换到新的系统中，享受信息化给人们带来的益处。

四、结束语

企业ERP系统实施成功受多方面因素制约，它是先进的管理理念与信息技术的有机结合。ERP系统的成功实施离不开决策层、管理层、业务层的全体参与，也离不开平台的架构、合适的ERP系统的选择、组织机构的合理设置、必要的资金落实、正确的实施方法、必要的培训和实施后的维护等工作，这些也都是左右和制约ERP系统实施成败的因素。企业在实施ERP系统时，如果能够按照上述内容进行，将会很大程度的提高成功实施的可能性