坤航地产员工档案管理制度（最终五篇）

第一篇：坤航地产员工档案管理制度

公司员工档案管理制度

一、目的企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、思想品德、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。是更有效的记录历史的、全面的考察职工依据,也是个人成长档案的组成部分。

为了更有效的对员工人事档案进行妥善保管，有效保守机密；同时为了维护人事档案材料的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案材料，特制定本制度。

二、范围

公司全体员工均应执行本制度，包含员工入职档案、培训档案、绩效管理档案、异动档案、离职档案、劳动合同、综合信息、处理决定及协议等与个人有关的具有参考价值的文件资料。

三、管理职责

员工的档案由公司的人力资源部负责管理，人事专员专属管理员工档案。

（一）保管职工档案；

（二）收集、鉴别和整理职工档案材料；

（三）办理职工档案的查阅、借阅和转递手续；

（四）登记职工工作变动情况；

（五）为有关部门提供职工情况；

（六）做好职工档案的安全、保密、保护工作；

（七）办理其他有关事项。

四、归档内容包括

1）个人简历

2）身份证复印件

3）学历学位、资格证书复印件

4）应聘人员登记表

5）诚信声明

6）劳动合同

7）转正申请表

8）新员工培训跟踪表

9）培训上岗考试试卷

10)离职人员申请表

11）劳动合同解除证明

12）其他公司人事资料、制度、乐捐等（按实际情况添加到档案里）

五、人事档案管理相关规定

1.公司人力资源部对员工进行考察、考核、培训、奖惩 等所形成材料要及时收集并进行整理，保持档案的完整。

2.人事资料收集、归档后，人事专员在档案袋上详 细填写员工姓名及档案资料

清单等内容，依据档案材料分类目录顺序排列，各种资料分类装订并注明收集人的姓名。

3.人事人员负责将员工档案按部门编号统一管理，并登记《档案存放登记表》，建立《员工档案目录》，以便在需要时能及时查询。辞职、辞退员工的档案单独保管。

4.凡是归档的材料必须经各部门认真考核、鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。（必要材料须经各部门负责人和分管领导签字或盖章后归档）

5.严禁任何人以任何理由私自保存他人档案和利用档案材料营私舞弊。对违反规定者，视情节轻重，严肃处理。

6.人力资源部档案管理人员做好档案管理工作以免出现档案丢失、损毁等情况，对公司和员工个人造成损失。

7.档案目录和档案袋的样式、规格实行人力资源的制作标准。如果出现销毁情况，按规定需要销毁档案材料时，必须经公司主管档案工作的领导批准。

六、人事档案的整理方法

1.为每位员工建立一份独立的人事资料档案。

2.离职人员的档案按辞职、辞退和开除分别归档。

3.人事档案的查阅

4.档案工作实行统一领导、分级保管、分级查阅的原则。

5.人事档案只能在人力资源部指定的地点查阅，不可带出。

6.遇特殊情况需要借出本人人事档案时，借阅人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。

7.所有查阅人员都必须如实填写《人事档案查阅登记表》。

七、人事档案的外借

1.不得外借他人档案，如因公需查阅档案，须填写《查阅员工档案审批表》，经部门负责人、人力资源部负责人审批；下级员工不得查阅上级员工档案，特殊情况下经部门负责人、人力资源部负责人、总经理批准后方可办理。

2.公司总经理、人力资源部负责人可直接通过人事专员办理查阅手续。

3.查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。查阅者不得泄漏或擅自向外公布档案内容。违反者视情节轻重，予以惩罚。情节特别严重的，公司保留追究其法律责任的权利。

4.外借档案必须及时归还人力资源部，人事人员应做好查阅登记工作，并在《员工档案查阅登记表》签字确认。

5.档案应该备份

6.对高级管理人员及其他重要职员的资料，应做好文字备份。

7.原则上不允许员工自带档案流动，确有需要，由档案发出方做好封口、盖章（或签字），接收方接受档案时须注意检查档案封口是否完整。

8.对存入电脑的重要资料应设密码保护。

八、档案销毁的条件

1.已离职基层员工的档案，自离职之日起存放时间达到一年以上的。

2.已离职中层的档案，自离职之日起存放时间达到三年以上的。

3.已离职经理以上人员的档案，自离职之日起存放时间达到五年以上的。

4.被公司开除的员工档案，自开除之日起存放时间达到三年以上的。

5.应聘者档案存放时间达一年以上的。

6.超过一年以上的人力资源部报表。

批注：公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司员工档案资料。需要销毁的档案资料要进行登记，登记的《公司员工档案资料销毁登记表》永久保存。在销毁公司员工档案资料时，必须由总经理或人力资源负责人指定专人监督销毁。

九、与员工户口联系的个人档案管理办法

1.有需要将个人档案存放在外部人事机构的员工，按自愿原则向人力资源部提出申请，由人力资源部出具证明，员工本人至人事代理机构自行办理，费用自理。

2.员工有需要转移个人档案的，向人力资源部提出申请，人力资源部出具证明后，自行至人事代理机构办理。

十、备注

1.本规定自下发之日起执行；

2.本规定未尽事宜，将在以后的工作实践中予以完善；

3.本规定由公司人力资源部负责解释

坤航地产人事部

2013年1月9日

第二篇：地产公司档案管理制度

档案管理制度

第一节 行政档案管理制度

一、档案管理工作由综合管理部负责，各部门协助。

二、档案的管理要求

（一）各类公文材料的收、发由综合管理部统一处理。综合管理部由专人负责公文的签收、拆封、筛选、登记、拟办、呈阅、付阅、分办、催办、收集、立卷等工作。

（二）各类文件档案的整理、利用、统计、保护工作由综合管理部统一负责，以确保档案的完整及价值的发挥。

（三）政府部门下发的盖红章的文件正本、公司证件及项目证件必须交综合管理部存档。

（四）各部门每月月底前将重要的、有价值的文件、合同等编号、分类登记造册，交综合管理部统一保管。

（五）各部门的各类专业档案，如工程技术档案、财务档案、人事档案等由各部门自行管理。各部门应在立档后，设总目录及卷内目录，同时登记纸质版和电子版档案清单，以便查阅利用。

（六）涉及合同文件，盖章后交综合管理部一份原件存档。其他要求见《合同（协议）签订管理制度》。

（七）各类文件档案要妥善保管和爱护，任何人不得擅自携带机要文件回家或出入公共场所，不得私自做标记、涂改、损毁和抽走张页，不得转借他人。

（八）档案的入件、移交、借阅、复印、归档、销毁等履行相应手续，登记在册。

（九）因公借用的重要档案原件，原则应于当日内返还，最长不超过三天。借阅后的档案归还时交验，确认完好双方签字，档案放入原位。

（十）所属综合管理部保管文件详见附件。

第二节 工程技术档案管理制度

一、工程技术档案管理由工程部和开发部资料员专人专项管理。

二、工程技术档案按照项目、单项工程分类、登记造册、保管。

三、工程竣工验收后，及时催收工程、监理等档案，及时上交城建档案管理部门，同时备留一份归公司技术档案。竣工后两个月内档案由工程部移交开发部保管，图纸除外。

四、工程技术档案查阅应在档案室进行，不得带走。如若带走，需经开发部经理同意。

五、工程技术档案严禁外单位人员查阅。

第三节 财务档案管理制度

财务档案由财务部按照财务制度的要求及时整理归档。重要财务档案未经总经理同意，其他人员不得查阅。

附件：

1、《档案原件借阅登记表》

2、《档案复印件领用登记表》

3、《综合管理部保管文件清单》

附件3

综合管理部保管文件清单

一、公司证件、公司章程、法人身份证复印件、股东会决议

（一）地产公司证件包括营业执照、房地产开发企业资质证、机构信用代码证、开户许可证、法人代表证等。

（二）商管公司证件包括营业执照、物业服务企业资质证、（物业服务、停车）经营收费许可证、用水许可证等。

二、项目文件资料

（一）政府出让文件（宗地图、标书、成交确认书、土地出让合同、测量成果等）以及与公司签订的开发合同。

（二）政府会议纪要和批复

1、会议纪要包括项目实施、选址、详细规划、拆迁安置、规费减免等意见讨论及确定。

2、项目立项、详细规划、环境影响报告表、工程备案及其他事项的批复。（原件由综合管理部保管，开发部留复印件存档。）

（三）环保、气象、节能、消防、人防、抗震等部门对专项工程的设计审查和竣工验收出具的意见书、决定书等形式的认可文件。

（四）项目报建流程中办理的主要证件

国有土地使用证、项目建设证、用地规划许可证、工程规划许可证、施工许可证、商品房预售许可证、房屋所有权产权证明书。

（五）工程竣工后的竣工验收报告、质量监督报告及竣工验收备案表。

（六）工程项目参与单位的中标文件、合同及委托书。

三、其他政府文件

各级政府部门下发的相关文件资料。

四、公司与其他单位、组织以及个人签订的协议、合同。

第三篇：员工档案管理制度

员工档案管理制度

1、为加强企业员工档案管理，防止档案遗失、残损，规范员工劳资关系，为员工的培训、调配、考核、选拔和任用等提供客观的依据，特制定本办法。

2、本办法所指员工档案是指员工加入公司后，由公司为其建立的工作档案（包括员工的业务技术水平、工作表现、工作变动、奖惩等情况的文件材料）。

3、公司人力资源部是员工档案管理部门，具体负责员工档案材料的收集、鉴别、归档、维护及提供查阅和转递手续。

4、员工档案应包括以下内容：

4.1 员工基本信息：员工亲笔所填的求职人员登记表、两张一寸的红底免冠照片、指定医疗机构出具的健康证或体检合格证明；

4.2 员工入职信息：求职人员登记表、试用员工转正考核表、试用期员工通知单、试用员工转正审批表、试用员工转正通知单、工作日志；

4.3 证照材料：身份证、学历证书及其它国家认证的执业资格证书的复印件； 4.4 劳动关系材料：劳动合同、安全责任书、培训协议、员工培训记录表、培训后取得的有关成绩和评定及证书复印件等；

4.5 其他材料：职务任免决定、社会保险转移档案材料，员工调动记录、员工奖惩记录、获得的荣誉和奖励、员工离职记录等其它对企业发展、员工状态掌握有价值的、有必要保存的材料。

5、档案的整理、保管与销毁：

5.1 各单位（部门）必须协助公司人力资源部进行员工相关考核、培训、奖惩等流程制度的执行，形成员工资料，整理立卷，保证材料的完整、真实、文字

清楚、手续齐备，有承办单位或个人签字、有形成时间的日期。

5.2 归档的材料，凡规定应由单位盖章的，须有单位盖章；规定要同本人见面的材料（如处分决定或意见、考评反馈等），应有本人签字。特殊情况下，本人见面后未签字的，需要注明。

5.3 员工档案材料的载体一律使用A4规格的办公用纸（21×29.7cm），材料四周应留出页边距。不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水和复写纸书写。除个人需保存的证件采用复印件存档外，不得用复印件代替原件存档。

5.4 员工档案只对人力资源主管、行政主管、公司副总经理以上人员公开。其它因工作需要查阅员工档案者，必须经副总经理书面批准及公司人力资源部确认才可调阅相关档案。

5.5 员工从公司离职后，按规定需要销毁的档案材料，必须保留目录并经总经理批准，档案销毁的方式规定为粉碎。

6、监督检查

6.1 为维护员工档案的真实性，各单位（部门）对送交的归档材料，应严格审查，防止不符合归档要求的材料进入员工档案。对伪造档案材料、涂改档案内容的，一经发现，予以清除，并根据情节轻重，追究当事人一切责任。

6.2 员工档案管理人员，应认真鉴别、严格把关、保守机密、认真负责地做好员工档案材料的收集归档和保管工作。

第四篇：员工档案管理制度

员工档案管理制度

员工档案管理制度

1制度（体系）提要

1.1 制度名称 员工档案管理制度管理； 1.2 适用范围 集团各职能部门及各分子公司；

1.3 制度主要涉及 制度体系的定义、管理职责、起草、修订、审核、批准、发布、流程；

1.4 指令发出部门 企业管理部； 1.5 制度日常管理部门：企业管理部

1.6 制度执行检查部门：总裁办 法务与股权治理中心 2 目的

为规范集团人力资源管理中员工档案管理，保证档案管理的保密性和机要性，特制定此制度。此制度规定了员工档案管理的原则、标准、流程、内容和配套的记录与表格。3 适用范围

本标准适用于集团各层级人员以及集团全资，控股公司的所有人员。4 术语

4.1 员工档案：是指由所集团企业管理部相关主管所建立的员工在招聘、入职、任免、调动等相关工作中所产生形成的文字书面性材料。

4.2 员工档案所包含的内容：身份证明、体检报告、学历学位证明、各类证书、应聘资料、劳动合同及附件、异常考勤记录、试用转正文件、各类人事通知单、奖惩文件、绩效评估报告、员工与单位就有关保险、工伤、公积金、休假等待遇关系形成的材料、离职文件、行政处罚及任免等相关材料。

4.3 档案材料的有效性：档案材料必须是完整的正式材料，材料必须完整、齐全、真实、工整、清晰，必须对象明确，必须有组织盖章或本人签字方为有效档案材料。

4.4 企业管理部、财务管理部、总裁办主管有查阅员工档案的执行权。4.5 公司总（副）经理，集团部门主管（含以上级别）对查阅所属员工档案有审批权。

4.6 集团企业管理部部长对员工档案查阅的申请有批准权。

4.7 所有需要限期借阅档案的，须经过总裁批准后，方可限期借阅。4.8 集团企业管理部员工关系主管对不符合查阅手续的行为有否决权。5 职责与权限

5.1.1 集团企业管理部员工关系主管对员工的入职资料档案的建立有执行权，对缺失重要入职资料的员工，有入职办理的否决权。

5.1.2 集团企业管理部员工关系主管有对相关部、部门、公司相关人员要求提供

所需档案资料的执行权。6 员工档案管理的内容 6.1档案材料的收集与归档

6.1.1新员工入职当天，由集团企业管理部员工关系主管进行档案资料的首次收集并建立员工档案以及编号、归档。

6.1.2对于缺失重要材料的员工，如缺失离职证明、缺失身份证复印件等，需填写《入职资料缺失申明》，否则不能办理入职手续。

6.1.3各有关部门应主动将平时形成的应该归档的材料，及时送交集团企业管理部员工关系主管，送交归档材料要填写《档案资料交接登记表》。

6.1.4按集团企业管理部统一布置，由员工本人填写的招聘资料等，必须经员工关系主管核对无误后方可归档。员工填写表目应实事求是，不得随意更改年龄（出生年月）、学历，参加工作时间和工作经历等。若核对有误，以企业管理部、审计处部门审查意见为准。因员工本人填写内容前后不一致，影响调资、晋升、调配、福利、离职等，一切责任由员工本人自负。6.2 档案的查阅

6.2.1凡因调配、任免、考察、奖惩等工作需要了解员工情况的，由所属部、部门或公司主管审核，集团企业管理部部长批准后，方可以查阅所申请的档案。6.2.2查阅人员应填写《人事档案查阅/使用申请表》并办理审批手续，集团企业管理部员工关系主管根据申请中注明的查阅内容和查阅方式、内容，确定的材料，申请中未注明的，则不予提供。

6.2.3查阅档案原则上仅限在档案室内进行，由集团企业管理部员工关系主管在场陪同监督，若员工关系主管有事不能在场的，应指定其他人员陪同监督。若档案需出库要清点材料并做好记录，收回档案时要清点、归位。

6.2.4查阅档案要注意保密，不得与无关人员讨论档案内容；使用档案时要注意爱护，保持档案清洁，严禁在材料上圈划、涂改；不准折叠，拆散和损坏档案。6.2.5未经批准，不得擅自拍摄、复制档案材料。查档摘抄的材料，使用后应自行销毁。

6.3.6档案一般不予外借，特殊情况非借出不可的，要说明原因，经人事部主管批准并办理手续后方可借用，借出时间一般不超过两周。用后及时归还，不得擅自转借他人。

6.3.7查阅、借阅、归还档案，必须登记签字以示负责。档案使用完毕，档案人员

要清点入柜。凡遗失、损坏档案或泄露档案内容造成不良影响的，要给予纪律处分。

6.3 档案的保护与传递

6.3.1设专人保管，备齐必要的存档设备。

6.3.2档案柜保持整洁，不得存放无关物品中。档案室应及时将档案转出。转出档案须通过机要渠道（非国有企业无机要渠道）由当事人本人负责寄发。6.3.3如有需要转出档案，档案不能由本人或其亲属随带。同时，转出的档案必须完整齐全，并按规定整理装订，不得扣留材料或分批转出。

6.3.4档案人员应经常核对职工人数与档案数量，发现“有人无档”或“有档无人”要及时索调或转递档案。

6.3.5未经批准，任何人不得强行要求档案管理部门和人员更改档案。对于无理取闹，视情节给予批评教育或纪律处分。6.4 档案管理的违纪处理

6.4.1 对于违反本制度

第五篇：员工档案管理制度

员工档案管理制度

1.目的规范人事档案管理，加强档案管理的完整性、真实性、及时性和保密性。

2.适用范围

适用于公司员工纸质档案和电子档案的管理工作。

3.职责

公司管理部门为本公司员工人事档案的归口管理部门。

4．程序

4.1 员工人事档案以纸质档案和电子档案两种载体保存、纸质档案统一归入每位员工的个人

档案袋，电子档案以HR信息管理系统为平台进行统一管理。员工人事档案管理人员必须忠于职守，严格保密员工的信息资料。

4.2 档案建立：新员工经考核合格，入职之日起，即建立个人人事档案，起始档案材料包括：

身份证和学历职称证件的复印件、个人简历、个人信息表、户口本复印件、劳动合同等。

4.3 员工个人档案不经过公司档案管理人员归档，而是通过档案代保管服务机构进行代保管

本单位员工档案。如公司对员工档案材料（如鉴定、考核材料、离职、参加中国共产党、共青团的材料，奖惩材料等）的收集、维护、应当符合国家法律法规、政策文件的规定。档案材料交至档案代保管服务机构由档案代保管服务机构工作人员放入员工的档案。

4.4 档案资料收录：员工在职期间，管理部门应及时将员工的动态变动材料收录入个人的纸

质档案和电子档案，如：奖罚记录、职位调动、任命、借用、离职申请、考核管理等。

4.5 本部门职工的人事档案调阅需经部门主管、管理部经理批准。

4.6 调阅档案原则上在管理部门内部并在指定人员陪同下调阅。如需借出管理部门、需管理

部经理批准。

4.7 所有调阅档案，均需登记备案。

4.8 离职员工的人事档案，应在妥善保管一年以后销毁，部门主管以上人员、关键岗位人员

档案应妥善保管三年以上销毁。