浅谈企业档案信息资源的开发利用

第一篇：浅谈企业档案信息资源的开发利用

浅谈企业档案信息资源的开发利用

内容提要：档案是企业重要的信息资源，属于企业的资产，档案信息资源的开发和利用是档案工作的一个永恒的主题。随着社会主义市场经济的完善和发展，及国际经济一体化进程的加快，企业档案信息资源的开发和利用工作越来越紧迫。从一定意义上讲，档案信息资源的开发利用工作的优劣，是检验档案管理工作整体水平的“试金石”。开发有效的档案信息，挖掘其潜在价值，是推动企业科技进步，提高企业经济效益的有力保证。本文就企业档案信息资源的开发利用进行了浅显的讲述。关键词：企业档案信息资源开发利用

21世纪是信息需求飞速增长的时代，信息已成为重要资源和财富。信息资源的迅猛发展，掀起了以数字革命为特征的信息化浪潮，不仅改变了人们的时空观念、思维方式，而且快速地将全球推向一条高速运动、共享知识的网络公路，推动着全球经济一体化的进程。档案作为信息资源的重要组成部分，作为一种最直接、最真实、最具有说服力的信息，应适应新形势发展的需要，搞好开发利用，从而推进国民经济发展和社会进步。同时在社会主义市场经济条件下，企业的经营规模也发生了巨大变化，成为面向市场的直接经济行为，而且对信息的需求量日益增大。在信息迅速增长以及社会主义市场经济的发展的情形下，对于企业档案工作来说，机遇与挑战并存，企业档案工作者必须转变观念和作风，大力开发档案信息资源，更好地为企业发展服务。

一、企业档案信息资源的定义和主要特征

档案信息资源是人们在社会实践活动中形成并归档保存的一种资源，对现在和未来具有参考利用价值，并对研究过去的事物具有查考利用价值的那部分信息。而且档案信息具有原始性、凭证性、权威性、广泛性、连续性和可扩充性等特点。企业档案信息资源是档案信息资源的一种，它具有档案信息资源的一般特征。同时企业档案信息资源是企业的重要财富，是企业发展所必需的信息保障。企业档案部门只有大力开发企业档案信息资源，才能更好地为企业服务。企业档案信息资源主要有以下几个特征：

（一）内容广泛。企业档案信息资源包括科技档案、文书档案、经营档案、财务档案、人事档案信息等等。由于档案信息量大，内容丰富，涉及面广，因此必须实行统一领导，分级管理的办法对档案信息进行分类、管理，加强宏观调控和监控，制定完善的档案管理制度，使内容丰富的档案信息管理有条不絮。

（二）专业性强。每个企业都具有不同的专业特点，具有一定的专业分工。因此，企业在科研生产活动中形成的档案信息也相应地具有专业性。由于企业档案的专业性，在实施过程中也要体现一定的专业特点，例如：档案的分类整理、档案馆室设置的结构层次等，都应与档案信息的专业性密切相关。

（三）成套性强。企业科技活动都是以某一个项目或某一特有现象为对象进行的，企业档案信息的成套性是由科技、生产活动的特点检索决定的。围绕着某一项

目有规律地形成一系列相关的科技文件，是在一个整体下，以不同阶段的特点相区别，企业档案信息资源的成套性和完整性直接影响档案信息的开发利用。

（四）现实性强。企业档案信息主体为科技档案信息，科技档案信息具有较强的现实使用性，具有现行生产功能。在设计和生产单位，较长时期发挥其现实效用，这对档案管理提出了某些特殊要求，要求档案信息必须同它记录的科技对象保持一致，不能失真，否则就不能保证档案信息资源的利用，就无法满足其现实使用功能，要建立必要的管理制度，保证档案信息适时、及时地补充，确保档案信息的准确性。

二、影响企业档案信息资源开发利用的因素

在激烈的市场经济竞争中，企业要想立于不败之地，就不得不重视企业档案信息资源的开发与利用，提高企业的经济效益。但是，现在企业还没有很好的开发利用其资源，没有将企业的档案信息资源转化为企业的优势，为企业的经济发展服务。而是仍然存在着很多问题。

1．企业档案（馆）室藏不丰富。企业档案室要开展利用工作，没有一定数量的档案资源是无法进行的，同时档案（馆）室藏不丰富、门类不齐全就很难满足企业各部门的各种工作及各类人员对档案利用的各种不同要求。

2．企业档案人员队伍不稳定，素质偏低。信息的收集、加工、处理乃至提供利用，是一项比较复杂的精细的劳动，所以就要求从事这项工作的人员具有较高的文化素质和相关的业务素质。然而，有些企业的领导在配备档案人员时，很少考虑到岗位要求的专业知识，因而导致了从事档案工作的人员素质低下。

3．观念陈旧，未能走出“重档案实体管理，轻开发利用”的误区。由于传统思想的影响，企业档案工作一直是以管理为主，而忽视了档案信息资源的开发利用，很少为企业经济建设服务。

三、企业档案信息资源开发利用的前提

随着现代企业制度的建立和完善企业档案资源的开发利用对企业生产经营活动产生了越来越重要的影响。企业在生产经营活动中对档案信息的需求也越来越广泛。领导的重视和公民的档案意识是开发利用档案信息资源的前提。

企业档案部门既是企业档案信息的管理部门，也是服务部门，其主要任务是为了满足企业科研、生产任务的需要而进行档案信息管理和开发利用。其一半工作是为了满足科研，生产而提供所需的信息资料：另一半的工作是从事档案信息管理的开发，它既要做好档案的收集、归档、整理、编目、保管等日常工作，还要从事档案信息的开发利用，包括编研、编制检索工具、提供利用、收集反馈信息等，因此，档案信息的开发在档案工作中的比重只占四分之一左右时间。企业改革主要从管理上入手，管理的一个重点部分是信息管理，档案信息是信息的重要组成部分，档案信息管理水平高低直接反映了企业的管理水平。现在企业领导都注重管理，讲究管理创造效益，要想做好档案信息资源的开发利用，领导的重视和支持不可少，努力提高领导的档案意识，使开发工作在各方面得到支持，保证开发工作的顺利完成。同时也离不开公民的支持和配合，要提高公民的档案意识，才真正有助于档案信息资源的开发与利用。

同时，馆藏的数量和质量也是企业档案信息资源开发利用的前提。开发档案信息资源就是要挖掘档案信息资源中的潜在价值，这就要求所藏的档案信息应是真实、完整、系统、准确和有效的，在这样的基础上的档案信息开发才是有使用价值。因

此做好档案的基础工作是开发档案信息资源的前提条件，档案工作者应严把关，从档案管理的各个环节入手，每内个环节都应实施严格的管理制度，这样才能保证档案基础工作上水平，从档案信息的收集、整理、归档、编目、鉴定、保管、统计和利用等各个环节，按档案管理的各项要求，切实做好档案基础工作，丰富档案馆藏，提高质量，为企业档案信息资源的开发利用创造更好的条件。

四、开发利用档案信息资源的对策

1提高档案人员素质，是开发利用企业档案信息资源的有力保证。档案信息的开发是一项知识性、技术性较强的工作，作为企业档案工作人员首先要有高度的事业心和责任感，要有钻研和创新的精神，其次还要加强学习，不断提高理论水平和业务素质，掌握科学的、先进的工作方法，开发出有利用价值的档案信息，积极主动地为企业各项工作服务，这是搞好开发利用工作的有力保证。

2实现档案管理现代化，是开发利用企业档案信息资源的重要手段。现代企业管理需要从管理方法、管理方式、管理手段等方面从传统的手工管理向现代化管理转变。企业档案工作要适应建立现代化企业制度、社会信息化的要求，档案管理不能只停留在一般水平上，改变低质档案手工管理的旧模式，尽快实现电子计算机、光盘、声像、缩微等技术应用于档案管理，加快档案信息网络建设，使企业对档案的开发利用更快捷、更方便、更及时，最大程度地满足企业对档案部门提供信息的需求，提高工作效率和服务质量。

3．更新观念，开展编研工作，是开发利用企业档案信息资源的有效途径。目前，企业档案工作仍停留在收集、整理、保管等基础工作上，档案编研工作仍然落后，编研水平有限，难以满足企业多方面的需求。因此，企业档案管理部门要更新观念，走出重实体轻利用的误区，在做好各项基础工作的同时，大力开发编研工作，档案工作人员要深入基层，熟悉企业生产经营过程，了解基层对档案信息的需求，结合实际需要，从大量的馆藏档案中提炼出规律性、结论的东西，编制出文字精练、结构严谨、系统完整的档案信息整合体，只有这样，才能使企业档案显示出强大的生命力。

五、小结

综上所述，企业档案信息资源的开发利用工作是企业档案工作的根本，开发利用企业档案信息资源是档案工作的发展方向，要不断研究档案信息开发利用的方法和途径，提高开发能力。档案无“声”，开发是“金”，企业档案的管理者和拥有者应该拓宽视野，不仅要管好档案，还要用好档案，使企业档案信息资源的开发利用成为企业经济发展的新的增长点。

参考文献：

1、王传宇，《科技档案管理》，中国人民大学出版社1999版

2、高庆收，《大力开发档案信息资源为科研生产服务》，《航空档案》2001年第2期

3、胡宝珍，《档案学通讯》2001年第2期

4、刘淑云，《天津档案》2003年第2期

5、黄微，《档案信息资源的开发利用》，《浙江档案》2001年第7期

6、《档案管理学》，中国人民大学出版社，1996，

第二篇：如何做好档案信息资源的开发利用

如何做好档案信息资源的开发利用

XXX

随着经济和社会各项事业的发展，信息资源的开发利用已经成为人们的自觉行为，信息资源已经成为重要的战略资源。档案是人类社会活动的真实记录，是综合信息资源的重要组成部分，其中蕴藏着丰富的信息资源。档案管理工作的最终目的，就是最大限度地开发利用档案信息资源。做好档案信息资源的开发利用工作，就能充分利用档案的潜在价值创造出经济效益和社会效益。如何做好档案信息资源的开发利用，是摆在广大档案工作者面前的一个具体问题。

档案信息资源的开发利用是一项系统工程，是对人类精神财富的升华和再创造，要做好档案信息资源的开发利用，需要在社会各界给予高度重视和大力支的持基础上，持续有序地进行。必须切实加强档案基础业务工作，注重做好收集工作，不断丰富馆藏，处理好开发与保密的关系,在档案利用的广度、深度及提供良好服务方面加大力度，认真分析自身优势和档案利用者的实际需要，主动出击，实行多渠道、全方位、多层次开发利用档案信息资源，开拓开发利用的新领域，发展开发利用新局面，加大现代化技术的运用，大力宣传档案工作,提高档案工作者的整体素质，促进档案信息资源开发利用工作的开展。

一、加强档案资源建设，为档案信息资源的开发利用打好基础。开发利用档案信息资源，拥有档案是基础。档案资源建设是一项事关档案事业兴旺发达的基础性工程，最大限量的收集是最大利用的前提和保证，只有大力加强档案资源建设，注重做好档案收集工作，档案信息资源的开发利用工作才有可能做得更好。档案的收集工作是档案信息资源开发利用的起点，没有档案的收集，就没有档案信息资

实践已经充分证明，现代信息技术手段是高质量快速进行档案信息资源开发的重要手段，它可以创造优越的条件，提高档案信息的质量以及档案信息的传递技术，使档案工作者从繁重的手工劳动中解脱出来，使大力开发和科学合理、有效利用档案信息资源成为现实，也可以为共享档案信息资源打下基础。积极、主动运用现代信息技术，全面地传递信息，是开发利用档案信息的主要途径。

档案部门要使计算机进入档案信息开发利用领域，加大计算机和网络技术的运用，为档案信息开发利用工作配备复印机和简易印刷器械，实现档案信息开发利用全程现代化。要将不同载体上的、不同表现形式的档案信息，通过计算机录入、扫描等多种手段转化成数字信息，达到利用计算机和互联网来实现档案信息的自动化管理和传输目的。逐步建立具有高效率管理和开发利用档案信息资源能力的多媒体全文数据库网络管理系统，开展档案计算机检索、档案信息网络传递、网络档案信息咨询服务以及网上档案信息的开发利用、公开发布档案信息、提供档案宣传与指导等，适应社会的发展和时代的要求。

四、加强档案编研工作，是档案信息资源的开发利用的重要途径。档案编研工作可以把档案承载的信息从静态转化为动态，由传统的服务转为提供综合档案信息的高层次服务。通过档案信息的采集、分析、加工、整序、综合制成档案信息半成品，向社会提供服务，使利用者直接获得信息，缩短收集信息的时间,提高工作效率,推进各项事业的发展。它是提供档案信息为社会服务的重要方式，是开发档案信息资源的主要手段。加大编研工作的力度，提高档案编研水平，确立编研工作的中心地位，是促进档案信息资源开发利用的必然所在。

档案编研质量对深层次开发利用档案信息资源有着重要影响。要搞好编研工作，档案工作者必须参与社会活动，了解用户的档案需求，从中确定带有普遍性需求的编研题目，进行有较强的针对性和实用价

展壮大充当参谋事与助理决策的重要角色，是档案信息资源的开发利用的重点，是做好档案信息资源开发利用的有效途径。

档案信息作为商品进入市场，要受竞争规律的制约，可以调动档案人员的工作积极性，把开发利用档案信息资源的各项工作做得更好，提高利用效率，更好地为社会经济活动提供服务，充分利用档案的潜在价值创造出经济效益和社会效益。

七、大力宣传档案工作，提高全社会开发利用档案信息资源的意识。

档案信息资源的开发利用需要全社会的积极支持和参与，才能促进工作的开展。这就需要通过开展多种形式、多种渠道的档案宣传，扩大档案工作的影响，使档案走向社会，提高和强化全社会档案利用的意识。档案工作者要理直气壮、深入细致地向社会宣传档案工作，要开展广泛的舆论宣传和畅通的信息交流。借助电视、报刊、互联网等媒体，宣传档案法律法规，普及档案知识，向社会传递档案信息，吸引人们更好地利用档案。

要有重点地进行宣传。加强馆藏内容的宣传是开发利用档案信息资源的关键。可以根据当地的中心工作，采取编印馆藏、文件目录、专题、举办展览等多种形式，将一些馆藏档案信息主动介绍给用户，宣传档案在经济和社会各项事业发展中的价值和作用。为档案信息的开发创造良好的外部环境。对档案开放利用的重点对象如史学研究者、科研工作人员、行政管理人员等进行重点宣传。适时地向各级领导宣传档案工作，争取他们的重视，使他们对档案工作有全面的认识，使他们心目中有档案工作的位置，以取得他们的关心与支持，以便于开展各项工作。

八、提高档案工作者素质，加强档案信息资源开发利用能力。

第三篇：企业档案信息资源开发

企业档案信息资源开发

摘要

企业档案是企业信息源的核心，现代企业的经济循环极大程度依赖企业信息资源的开发利用。企业要高效获取和综合利用各种信息资源，以有效满足企业当前和未来的信息需求，企业档案信息资源开发是企业信息资源管理的核心。

关键词

企业档案

信息资源

信息化

一、企业档案是是企业信息源的核心

企业在生产经营等一系列经济活动中，需要各种各样的信息。根据信息的来源大致可分为：企业内部信息资源，包括人才资源、财务、销售、设备、新产品开发、日常生产、广告及企业会议记录等信息；企业外部信息资源，包括政府各部门文件、客户、市场竞争对手及图书资料等信息。其中，人才资源、财务、销售、设备、新产品开发、企业会议记录、政府各部门文件属于企业档案范畴。由此可见，企业信息源的主体是企业档案，企业档案是以科学技术档案为主体,生产经营档案为重点,其中包括方案统计、经营销售、物资供给、财务管理、人事档案、教育卫生和党、政、工等方面的档案,是同企业人、财、物具有同等地位和意义的一项管理财富,它的储藏实际上已成为企业技术储藏的一种形式,其丰富程度常常是企业技术潜力的大小和开展后劲的一种标志。国外企业家都把自己的档案资料看作企业存在和开展的财富。

二、开发企业档案信息资源存在的阻碍

〔1〕档案观念依然落后，档案价值未被充分认识

现在，仍有大局部企业员工，甚至不少企业中高级管理人员，档案意识薄弱，档案观念落后。他们对档案的认识仍停留在“档案就是历史记录〞，“档案就是保密材料〞，“档案只要被保管好、不丧失就行了〞，“档案就是写在纸上的书面材料〞的层面上，而没有充分意识到作为企业重要的信息资源、知识资源，除了记录历史、收藏秘密外，档案还具有效劳于企业现实的重要价值。除了纸质档案之外，电子档案是企业档案的新成员，数字化平台是企业档案信息管理和效劳的新舞台。

〔2〕企业档案信息资源分散，无法提供系统效劳

随着企业规模不断扩大或企业合并，涌现了许多大型公司或集团公司。这些公司或集团公的下属机构或分公司，出于方便自己利用的目的不愿向公司或集团公司档案机构移交档案。特别是一些企业的分公司，由于产权关系不明，或者由于驻地分工不愿向总部档案机构移交档案。自20世纪80

年代以来，人们一直在倡导图书情报档案一体化管理，但至今仍没有取得实质性进展。即便一些企业将图书情报机构和档案机构合并，成立信息中心，但也只是停留在机构合并的层次上，并没有真正地将图书、情报、档案这些信息资源进行有效整合，提供系统的、综合的、集成的信息效劳。

〔3〕企业领导意识淡薄,对档案工作不够重视。

企业领导应有的重视,是档案工作好坏的关键一环。有些企业领导就忽略了企业档案对企业经济开展有着重要性的认识,有的企业档案机构被撤销,档案工作无分管领导，档案人员被削减或一岗多职,或把机构改革优化下来的干部硬性安排在档案部门,人员更换频繁,使档案人员处于新手上岗的局面。还有一些档案人员耐不住寂寞和冷落,想方设法下海、跳槽或从事第二职业,这些都导致了档案部门的档案人员业务素质下降,根底管理出现严重滑坡现象。不少企业原有的档案库房条件不符合“

八防〞要求,升过级、达过标的企业,很长时间档案工作没有开展,等等。

〔4〕企业形成的文件材料收集难。

档案工作的最终目的是“

收、管、用〞

。收集文件材料是一项重要的根底工作,可以说是档案工作的源泉。只有收集到齐全完整的文字材料,才可能有丰富的档案内容,也才能充分发挥档案工作的效劳作用。个别企业建厂多年,开展到今天,也有些规模,可案卷数量少得可怜,根本不能反映企业的历史面貌和开展情况,更谈不上案卷的标准标准化。通过调查分析这一问题,应该归档却收集不上来的材料领导手中有、业务部门有、做具体工作的个人手中有。文件材料收集不齐全,严重影响了档案工作效劳作用的发挥。如此薄弱的档案意识,档案工作的地位不能提升到相应的位置,形成一种恶性循环,影响了档案工作的开展。

〔5〕档案管理人员业务素质偏低。

企业档案工作几年来开展缓慢,档案人员专业知识、业务素质偏低也是一个制约因素。从基层调查局部企业档案人员的根本情况来看,企业中档案人员的文化素质、年龄结构、业务水平,很难适应新形势下企业档案工作的需要。企业档案人员更换频繁,同样是制约企业档案工作的因素,为什么文化业务素质不高的同志任档案人员而还时常更换呢主要是企业领导头脑中有一种思想上的认识偏差,认为做档案工作量小、要求低,不需要太高素质的工作人员,认为差不多就可以了。

〔6〕档案工作转身慢,信息效劳跟不上。

在市场经济改革中,许多新鲜事物不断出现。有些地方根据企业开展的需要,对企业进行重组转制,鼓励二次创业。在这种活动中,迫切需要企业一些原始性的文件材料。在这种需要档案工作大显身手的时候,许多企业的档案室由于前面的诸多原因,不能迅速提供出准确无误、充分的档案证明,造成许多不应该的遗憾。如此种种,在新的形势下,企业档案工作转身慢、主动效劳差,还停留在“

守摊〞的水平上,早已不能满足企业在市场竞争中的需要。

四、如何做好企业档案信息资源开发

随着信息化时代的到来,人们对信息的获取和传递方式发生了革命性的变化,对档案信息的收集、管理和开发利用提出了划时代的要求。档案信息的收集、存贮、处理和传递将以“

数字化〞、“

网络化〞为主,如馆藏档案的数字化、电子文档管理的一体化、档案信息提供利用的网络化等。因此,强调档案管理的多方面、多角度和综合性、信息化,是现代档案工作的新特点,是对传统的档案信息管理思想、管理目标和管理方式的重大突破。信息化是当今世界经济及社会开展的主题,它已渗透到社会各个领域,改变和影响着社会的方方面面。企业办公自动化、资源配置联动化、产品销售信息化等管理体系的建立,已成为现代企业参与市场竞争的关键条件。企业档案作为企业内部运行中不可或缺的珍贵资源,对企业的生产和开展起着不可估量的作用,只有加快企业档案的信息化建设,才能及时高效地向企业管理者及相关人员传递企业所需要的信息,才能使企业在竞争中立于不败之地。档案管理包含两方面的含义,即档案实体管理和档案信息管理。企业档案管理人员要充分认识到在保管好档案实体的同时,努力开发档案信息资源的重要意义。

要做好企业档案信息资源开发，首先要在传统档案工作根底上做到四个创新：

〔1〕档案工作的观念创新

树立档案是信息资源的观念。随着企业生产经营活动的日渐扩大，网上交易、电子商务、远程交流、涉外经济技术合作等一系列活动中产生了大量的、新型的、不同载体的档案。这些档案是流动和传播中不断增值的知识，是企业经营管理活动中生成的重要的信息资源。因此，企业必须将档案信息列入企业整体信息化进程中，将档案作为企业开展的重要资源，充分发挥其作用。树立档案信息管理创新的观念。知识经济是以科技为导向，要在竞争中培育自身的核心竞争力赢得优势，既要靠整体战略的实施和物质资源的整合，也要靠最新的信息、最新的知识和知识人才的相对优势，谁最先掌握了第一手信息，谁就会在竞争中取胜。所以，档案信息资源的储藏和利用状况直接影响企业资源的配置和工作效率，影响到企业整体开展水平。树立档案信息资源的新效劳观念。档案信息资源作为企业信息化建设的重要组成局部，它要效劳于企业整体创新开展，就必须打破封闭状态，改变以往的工作方式，为企业谋求开展提供开放式、全方位的效劳。

〔2〕档案工作业务的创新

面对知识经济和国际化趋势，企业间的交流与合作已成为主流，档案工作内容和创新必须以此为向导不断开展。首先应加大档案信息资源的采集，扩展信息资源的范围，增加信息资源的储藏，特别是加大对有关企业资本运营、科学管理、企业开展定位等信息的收集管理。其次，要优化档案资源的结构。一方面继续增加企业现实业务开展需要的信息；另一方面从开展和战略的角度，重新审视室藏结构和质量，增加高层次档案信息含量，丰富档案的载体形式。另外，要加强档案的整理、鉴定，保证档案信息资源的优化，制定合理的归档范围和保管期限，以确保档案室藏的精炼和优化。在档案鉴定的根底上，对永久保存的纸质档案采取必要的保护措施；对可以通过计算机建立的档案，利用逻辑组合方法设立“虚拟卷〞。

〔3〕档案工作的管理创新

企业传统的档案管理是一种封闭式管理体制，室藏资源主要局限于本企业特定的经营范围内，效劳的对象也主要是领导和各职能部门。随着企业走向市场，企业经营开展对信息资源的依赖性越来越大，未来的档案部门应成为开放的企业信息效劳咨询机构。所以，企业档案工作必须进入企业信息管理系统，扩大信息交流渠道，发挥档案信息资源网的辐射作用，使档案真正成为企业信息效劳系统的重要组成局部。企业档案管理创新要求在观念和体制创新的根底上对档案管理全程进行创新。一要增强整体思维，注意档案利用效益的整体性、长效性。摆正档案利用的眼前利益与长远利益的关系，追求档案信息资源开发的规模效应。二要注意开发与企业开展密切相关的编研课题，使档案编研工作贴近企业经营工作的实际。三要利用现代技术手段加强对档案信息资源的管理和保护，如编目、检索、统计、借阅等等工作可利用计算机完成。四要根据企业档案信息管理工作开展的需要，对现有档案管理制度进行补充完善，将档案信息资源管理纳入企业管理体系。

〔4〕档案工作的技术创新

技术创新是企业档案信息工作创新的根本手段。企业档案信息管理要改变原有的手工操作方法和分割的组织体系，就要大力引入现代科技手段，建立档案信息中心，实现档案信息收集、整理、鉴定、保存、检索、利用和传播的自动化和网络化。实现文档一体化，实现各种门类档案的自动化管理。借助多媒体技术，对企业档案进行存储、加工，使档案信息资源到达图、文、声一体化传输效劳，使重要的历史资料得以长久保护和有效修复，也为未来档案信息资源进一步转换利用创造条件。借助档案信息数据库、档案信息资源网络，通过网络的辐射作用实现企业档案管理的整体效应和规模效应，实现全员档案信息资源共享，促进档案信息管理的标准化、标准化和现代化。

此外，企业领导必须提高认识,重视档案资源的开发利用工作。企业领导必须认识到开发档案资源是企业科学决策及管理的需要,投入必要的设施,培养专业人才,在实现办公自动化的同时,逐步进行档案信息化建设,以提升档案信息的利用率。

鼓励档案工作者积极参与企业的决策活动,使其在充分了解企业工程进展及经营情况的同时,深挖馆藏内容,有目的、有方案地收集社会信息,对馆藏及各种信息分析处理,撰写调研报告,为企业领导的决策提供切实可靠的情报。

总之,企业必须充分利用先进的科学技术和科学的管理方法,坚持档案管理和开发利用并重的原那么,有效地存贮档案,并建立信息资源数据库,围绕企业的经营管理目标不断开发利用信息资源,实现信息资源价值最大化,为企业提供切实可靠的管理决策依据,从而使企业获取有效信息,实现持续稳定开展。

参考文献:

［1］徐鸿.论我国档案管理工作的知识管理走向——从“后保管模式〞谈起［J］.档案学研究，2004，(06)

.［2］王显来.企业档案工作是企业信息资源管理的核心［J］.兰台世界，2007，(23)

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［4］［J］.山西档案，2005，〔S1〕

［5］张秋印.转型期企业档案工作的困境与出路［J］.档案天地，2005，(01)

［6］吴荣耀.企业档案管理工作是企业管理的重要内容［J］.浙江档案，1989，(09)

［7］李燕.知识管理经济需要企业档案工作的创新［J］.北京档案，2005，〔37〕

第四篇：福建省档案信息资源开发利用试点工作进展情况汇报

福建省档案信息资源开发利用试点工作进展情况汇报

福建省档案局：

根据省局的统一安排，莆田市档案局结合实际，于2007年3月与莆田市数字办联合发文成立了莆田市档案信息资源开发利用试点工作领导小组，制定了试点工作计划。在领导小组的协调下，莆田市档案局确定并开展了妈祖、莆田市国家级省级重点文物、秀屿国家级木材加工区这三个专题的档案信息资源开发利用工作。目前已经顺利有效地进行了三个专题试点工作内容的档案材料收集工作，并进入扫描建库的最后扫尾工作阶段。

在试点工作过程中，首先，遇到的最大问题就是档案馆的馆藏内容达不到试点工作内容的要求，需要向社会大量征集“新鲜”材料。因为根据国家档案法的规定，档案馆接收各单位保管的20年永久长期档案，所以在试点工作中发现，虽然选题的专项内容是新型的社会热点的内容，但在馆藏档案资料中这些内容非常稀少，大量的符合时代要求的材料还分散在各个立档单位。市档案局与各相关单位密切联系，派人下去采取临时接收、复制复印的方式，收集了大量的符合选题需要的资料，保证了试点工作的顺利开展。其次，资金也是影响试点工作进行的重要原因。虽然局领导非常重视此项工作，在资金和人员上给予了有力的支持，保证了前期工

作的顺利开展，但如果要大规模的进行档案资源的数字化工作，还需要大量的资金和人力，这仅靠档案部门自身是无法解决的，需要财政部门的长期有力支持，否则肯定会影响全面进行分布式基础数据库建设和档案信息资源开发利用服务。

莆田市进行的三个专题的资源开发，内容上都非常贴近目前莆田的发展热点和宣传热点，妈祖文化已逐步走向世界，木材加工区正在做强做大，国家级省级重点文物，可以让世人更加了解莆田文献名邦的历史文化底蕴。档案信息资源的最后开放利用成功，必将是一次更好的宣传莆田经济发展，文化发展的良好机遇。

莆田市档案局

2007年8月20日

第五篇：浅谈企业档案信息资源的开发和利用 终稿

浅谈企业档案信息资源的开发和利用

XXX1

摘要：当前，随着技术的变革和管理的创新，我国的企业档案工作已逐步实现由纯粹意义上的实体管理向信息服务上的转变。本文首先介绍了企业档案信息资源的开发与利用在企业档案信息化中的重要意义，然后分析了企业档案信息资源的开发与利用在现阶段信息化条件下存在的问题，最后提出几项对策以完善企业档案信息的开发与利用。关键词：企业档案 信息化 信息资源 开发 利用

企业档案管理工作的根本目的，除了保存档案的齐全、完整、准确、安全外，主要是为了开发利用。当前是信息社会，信息已成为人们从事各类社会实践活动不可缺少的条件，人们只有充分利用档案信息，才能使这种潜在的生产力尽快转换为现实的生产力。

一、企业档案信息资源的开发与利用是企业档案信息化的核心

企业档案信息化同其它信息化工程一样，由众多子系统构成，环环相扣。包括档案部门基础设施建设、信息资源建设、人力资源建设等系统。其中，企业档案信息的开发与利用是企业档案信息化的目标及核心任务，这也是衡量企业档案信息化的标准之一。

首先，现代化基础设施和信息技术是企业档案开发与利用的基础和保障。当前，信息化浪潮席卷全球，我们己经迈入了信息时代的高速公路。人们越来越认识到，信息技术给企业带来的变化以及信息技术的推动作用都将影响着企业档案工作的发展。企业档案信息化必然包含着信息技术的应用，否则信息资源管理的信息化无从谈起。信息化过程中的企业档案信息管理需要以现代信息技术和信息技术条件下构建的硬件设施作为其存在基础，将信息技术应用于档案信息的传递、处理、开发、利用。

其次，企业档案信息资源共建共享是企业信息化的组成部分及客观要求。在企业信息化过程中，企业需要高质量、高集成的档案信息，以及科学有效的档案信息管理。企业档案信息化的最终目标是实现档案信息资源的有序组织和开发利用，从而使企业信息化建设迈上一个新台阶，具有更强劲的实力生存于市场经济之中。这不是信息技术的简单应用，而是一项结合先进的企业档案管理思想，规范档案工作业务流程，将信息技术融入收集、整理、开发、利用等档案活动之中，以提高企业竞争力的复杂工程。

二、企业档案信息资源的开发与利用在现阶段信息化条件下存在的问题

从有关资料看，企业档案工作总体来讲是朝着健康的方向发展，档案管理部门能够积极开发和利用档案信息，并取得了比较明显的经济效益。当然，巨大的利益背后也存在着一些困难和问题，有待于进一步改进和完善。

1．信息开发观念陈旧落后

传统意义上的企业档案部门可以说是企业信息资源管理中心。它所贮存的各类信息资源最为全面、系统和完善，成为企业文化成果的收容器和枢纽。然而，信息化背景下，这一部门将逐渐失去它在存贮和传播档案信息资源方面得天独厚的优势。因为，现代企业制度的建立、企业改制的完成及计算机互联网络的开通，使得传统的企业档案部门已不再是企业信息资源的惟一拥有者及提供者，呈现出信息所有者多元化、信息开发智能化、信息传输网络化收稿日期：

作者简介：的局面。这种局面的出现，对企业档案管理部门的生存和发展构成了越来越大的威胁。因此，传统的信息开发观念(如事后再分析开发、实体开发)已成为新形势下开发企业档案信息的桎梏。

2．信息技术手段和管理设施现代化水平落后

在现代高科技的冲击下，很多企业都做了大量的改进和完善工作，如利用计算机系统进行收藏、借阅管理，并引进光盘检索系统等。但关于企业档案工作这一部分，由于企业经费有限，资源建设明显不足，有些电脑老化，运行速度很慢，在技术处理上仍以手工为主，计算机普及率不高，操作技术落后，服务质量不高，对文献信息资源只能作较简单的加工处理，整体服务水平是浅层次的，落后的信息技术手段已成为开发企业档案信息的一大突出障碍。部分企业虽然购置了计算机等现代化设备装备档案室，但是，在应用上尚处于浅层次，还囿于封闭性的传统管理方式，影响档案利用的时效。改变这一状况，需要多方面的努力。各企业要根据各自的经济实力和工作条件协调发展，需要有针对性、有计划地培训一批档案现代化管理人员，争取几年内能够在深层次上运用现代化设备，以适应企业生产发展的需要。

3．档案人员的综合素质不高

信息化强调以人为本，企业档案人员的综合素质在很大程度上决定着信息服务水平和质量。提高信息服务水平和质量的关键在于有一支从事企业档案开发专业知识和精通计算机与网络技术并能进行软件系统维护的人才队伍。从目前情况看，档案专业人员队伍素质参差不齐，缺乏能开展信息咨询、网络检索、信息分析、市场调研的高素质信息服务人员，影响了信息开发与服务的质量与水平。

4．档案的利用方式急需改革

一些企业采取多种措施促进企业档案工作，积极开展档案升级工作。但一些企业升级后，对档案的规范化、标准化建设有所放松，使升级中建立起的业务基础处于守摊状态，各项档案制度流于形式，档案信息得不到开发利用，档案地位在企业领导中逐渐下降，与时代发展的要求相比还存在着相当的差距，如：档案利用低，服务范围小，利用者的人员构成主要是工程技术人员：利用方式少、层次低，仍以借阅、阅览、摘录等传统的利用方式为主，很少借助网络实现数字资源的有效利用；档案有偿利用的步子迈得不大，有待于进一步探索这条新路子。

三、如何更好的开发利用企业档案信息资源

在信息高度发达的新时代，信息技术广泛渗透到现代生产、生活中，充分扩展了人类智能。各企业正逐步由劳动密集型、资源高耗型、资金密集型向知识密集型、技术密集型、信息密集型转变。为此档案部门迫切需要运用当今高新技术和知识创新方法，强化企业档案信息开发利用，为企业发展服务。

1．转变观念

信息化不是单纯的建网铺“路”，信息基础设施永远处于工具层面，加强信息的有效开发和充分利用才是信息化工作的核心任务。促进企业档案信息开发，首要任务是消除人们认识上的障碍，突破思想的樊篱，真正树立正确的信息观。为此，企业需要深刻认识信息化的内涵和发展规律，提高对信息资源的认识，通过引导、宣传，在全社会创造一个有利于信息开发和有效利用的思想氛围。

2．突出档案部门工作的重要性

在信息社会，档案部门要想立于不败之地，就要发挥主人翁作用，积极主动地为企业提供真实可靠的信息，这是档案部门在信息时代立足的“本钱”，也是吸引利用者的魅力所在。一方面，档案部门要主动当好企业发展的信息先行官，全方位地开发出超前性、预测性的档案信息，使档案部门成为企业开展各项工作的信息基地，以不可替代的优势来提高其社会地位。另一方面，企业领导层和决策层应以协调发展的观点来认识档案在企业改制、资政教化

和经济建设中的重要作用，把档案信息开发工作放在实现企业跨越发展的战略地位上，给予足够的重视与投入，为充分发挥企业档案作用营造一个良好环境。

3．建立健全完善的档案信息工作体系

首先是要做好基础工作，做好对信息资源的收集，建立必要的检索工具。既要采取各种传统的有效的编目，著录、撰述形式，还要创造新形式，要注意开发档案信息资源与开发图书、情报、资料等信息资源的配合与协调。其次要做好档案二次开发，就是对档案信息浓缩加工研究，探讨具有实用价值的成果。档案信息的利用与开发有着密切的联系，开发是利用的前提，是为利用提供信息基础，传递信息条件，开发离不开利用，达到目的和提高开发水平都要通过利用才能实现。

4．编发企业档案利用的反馈信息

档案在查（借）阅时一般不会产生效益，只有通过实践才能反映出档案的实际价值，产生一定的社会效益和经济效益。因此，为了及时获取和利用信息，要事先做好利用单位或利用者的联系工作，把姓名、单位地址、联系电话等登记在册，以便日后反馈信息时与利用单位或利用者联系。档案部门可把自己的联系人和联系电话告诉对方，以利对方及时反馈信息。档案利用信息反馈，主要内容包括利用单位、利用人、时间、案卷名称和获取的社会效益、经济效益。特别是效益要写得具体一点，应有时间、地点、人物和具体事例。

企业档案与企业生产经营、生存发展息息相关，因此，作为一名档案工作者，要站在历史的高度，要对档案管理工作的变化有明确的认识。密切关注档案工作中出现的新情况、新问题，对档案工作要不断创新，具有紧迫感、责任感和使命感。坚决克服等、靠、要和各种因循守旧思想的束缚，牢固树立档案是一种信息资源，同样产生经济和社会效益的理念，把有限的被动服务转变为无限的主动服务，由以传统的静态服务、间接服务转变为动态的、直接的高层次服务，由封闭型的管理向开放型管理转变，由单一服务向多元化服务转变。

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