好网教你四大应用文写作技巧

第一篇：好网教你四大应用文写作技巧

对于考研英语的应用文写作来说，考生平时复习时不仅要注意应用文写作特点、格式要求，还要有意识的掌握各类应用文的写作方法。万学海文考研辅导专家建议广大考生不要简单认为应用文的复习就是复习相应的格式，格式只是应用文写作的最起码要求，除了应用文特定的格式外，还要背诵一些经典的套话，在平时的写作训练中培养迅速构思成篇的能力，注意词句的多样性和准确性训练。下面，我们就针对应用文写作中的私人和公务信函、备忘录、摘要、报告几种形式介绍一下写作技巧。

一、私人和公务信函

信函是很重要的一种应用文。私人和公务信函是用以交涉事宜、传达信息、交流思想、联络感情、增进了解的重要工具，与同学们的生活、学习比较密切，也是以后工作中用的最多的一种沟通方式。所谓私人信函就是给家人、朋友或者同学等写信，谈事情的同时又交流感情，是四级考试中常见的一种信函，研究生英语考试中常考的是公共信函。所谓公务信函就是给亲朋好友之外的人写信，主要是为了办事，比方说给老板或是客户写信都属于公共信函。

信函一般都是由写信时间、信内地址、称呼、信的主要内容和信尾几个主要部分组成。收信人地址要写在左上角，寄信人地址要写在右上角，寄信人地址也可以不写，姓名写在地址上面，地址排列顺序依次为门牌号、街区名、城市和国名。在信的开头人名前一定要加mr.,mrs.,dear等比较尊敬的称呼，信的结尾注意使用常用的客套话如:sincerelyyours,faithfullyyours或yourssincerely,yoursfaithfully。英文书信写作要遵循五个原则，即正确、清晰、简洁、礼貌和体贴。

正确是指信中所谈的事情要准确、具体，不用含糊抽象的词如：本月、明天等。清晰要求的是主题要明确，层次要清楚，让读者看后了然于心。简洁是现代英语发展的一大趋势。书信写作要做到行文简洁流畅，避免迂回冗长的长句，使书信尽可能写得明白清晰。书信交往，同样需要以礼待人，因而在写信过程中，要避免伤害对方感情，措辞上多多使用would,could,may,please等词，要自然得体，彬彬有礼。体谅对方也是写书信时要注意的一个原则，不能以自己为中心，要尊重对方的习俗爱好，即便是拒绝，也要委婉而不失去友谊。书信的写作也要注意格式，避免语法、拼写、标点错误，信中所引用的史料、数据等也应准确无误。

二、备忘录

备忘录是一种录以备忘的公文，主要用来提醒、督促对方，或就某个问题提出自己的意见或看法。包括书端、收文人的姓名、头衔、地址，称呼，事因，正文，结束语，和署名，备忘录上一定要说明什么时间，谁写的？写给谁？什么事？并且正文、结束语和署名等项与一般信件的格式相同。

三、摘要

接着谈谈摘要。摘要分成两种，一种是文章摘要，一种是论文摘要。

文章摘要就是给一篇文章让写一个摘要，文章摘要是对文章主要内容的简练概括，内容上要涵盖全文，语言上要尽量简练。写摘要前一定要仔细阅读全文，弄懂文章大意；摘要涵盖原文的主要观点并与原文的观点保持一致；摘要应该简明扼要，字数在规定的字数范围内；摘要最好不要照搬原文，应该用自己的话概括原文的主要观点；并且注意千万不要照抄，也千万不要评论，只需要写出中心思想或者段落大意即可。

第二种摘要是论文摘要。比方说是大家写一篇学术论文，硕士博士论文需要写一个英文的摘要。相对来讲我们认为考论文摘要的可能性稍微大一点。写这种摘要时要注意时态和语态。叙述研究过程，多采用一般过去时；说明某课题现已取得的成果，宜采用现在完成时。摘要中多数情况下可采用被动语态。但在某些情况下，特别是表达作者或有关专家的观点时，又常用主动语态。英文摘要有一些常用句型，比如表示研究目的，可以用inorderto……thispaperdescribes……thepurposeofthisstudyis……，表示表示结论、观点或建议可以用theauthors[suggest/conclude/consider]that……。

四、报告

最后一种是报告。报告其实也分为两种，第一种是读书报告。比如读一本书或者看一本小说写一个读书报告。读书报告中首先要交代背景知识，比如作者生平，时代简介等，接下来对书的内容做一个简单的概括，与摘要不同的是读书报告最后一段可以发表评论。与摘要相同，读书报告也要注意时态，比如像科普类的知识应该用现在式。另一种报告就是书面报告，书面报告考试的可行性和可能性更大一些。书面报告与备忘录的写法很类似，所不同的就是书面报告一般是下级写给上级，它也需要交代清楚四件事：什么时间？谁写的？写给谁？什么事？

当然，应用文写作能力的提高必须经过长期的实践锻炼。在复习阶段，首先要熟悉不同类型的应用文写作格式，注意事项，写作特点等。其次要背诵大量的优秀范文，要整段整段的背，不仅是背会而且要脱口而出，并且转换成自己的语言，写作时可以随心所欲支配。再次，是要多动手写作，要写出属于自己的文章，多动手写作才能快速写出好文章来。写好的文章要注意检查，看有无语法错误，有无用词不当，能否用其他的句式表达相同的意思，可以让同学帮忙检查，让同学提一些宝贵的意见和建议。总的来说，虽然大家对应用文的写作还比较陌生，但是只要认真对待，只要花时间背范文了，花时间写文章了，就一定能取得理想成绩。

第二篇：应用文写作技巧

应用文写作

应用文主要分为：书信，表格与单证，便条---通知、假条、请柬、启事，致词，简历，卡片，广告，合同，说明（产品、厂家介绍），电信（传真、电子邮件）。在英语专生本的应用文考察中，书信、便条是考察的重点。

一．书信的组成及格式：

Heading—inside address—salutation—body—closing—signature—enclose—postscript

Salutation:

对家人、亲戚、密友可以用Dear Daddy, My Dear Daughter, Dear Alice

对年长、关系一般的朋友、同事、不熟悉的人用Dear Mr.Johnson, Dear Professor Wang

对公司、工厂、学校团体，一般用Dear Sir, Dear Madam, To Whom It May Concern

Closing

对熟悉的朋友同事----Sincerely yours, Yours cordially

对密友---Affectionately yours, Lovingly yours, Yours ever

对家人—Yours lovingly, Yours loving mother

对上级、长辈---Yours respectfully

业务书信—Yours truly, Yours faithfully

在谦称前经常用一些客套语，表示问候礼貌。

With best wishes, With kind regards, Best regards, All the best, With kindest regards, With kind regards to your family, Please convey my best regards to your family.二．各种书信的写作

1． 请柬式邀请信

Mr.Wang Fang

Requests the pleasure of the company of

Mr.and Mrs.White

At dinner

6:30p.m.on Sunday, January 18th

At Peace Hotel, No.10 East Wenhua Road

R.S.V.P.Tel: 12345678

Dress: Formal

答复

Mr.and Mrs.White

accept with pleasure

Mr.Wang Fang’s

Kind invitation to dinner

at 6:30 p.m.on Sunday, January 18th

at Peace Hotel, No.10 East Wenhua Road

Mr.and Mrs.White

thank

Mr.Wang Fang’s

kind invitation to dinner

that 6:30 p.m.on Sunday, January 18, but regret that

a previous engagement prevents them from accepting

2.书信式邀请信

Dear Mr.James,Will you and Miss Joan have dinner with us at our home on Thursday, the tenth of June, at 7:00.We want to

hear all about your trip to Japan and have you meet Mary Manion who is planning to go and attend conference in Beijing next month.Cordially,Linda

答复

Dear Linda,Miss Joan and I will be delighted to have dinner with you on Thursday, the tenth of June, at seven.Our trip to Japan was a delightful experience which we would like to share with you.Thank you so much for asking us.We are both looking forward to seeing you and Ms.Mary Manion.Affectionately,James

Dear Linda,Joan and I wish we could have dinner with you on Thursday, the tenth of June, at seven, but we find we’ll not be able to come.We do want very much to see you all and share our trip in Japan and meet Ms.Mary Manion.As you know the semester is coming to an end and a lot of students are pouring into the Computer Center to do their preparations for the final exams.We do not close until 10 o’clock in the evening.Thanks so much for asking us.I know we’ll be missing a wonderful time.We feel very sorry to be prevented from joining you all.Cordially,James

3.感谢信

Dear Cindy,Thank you very much for the wonderful holiday I spent with you and your family.Your mother is such a terrific cook!I think I must have gained 5 pounds in just the two weeks spent with you.I really appreciate your taking time off from work to take me around and show me so many places.You are lucky to live in such and interesting area.I hope that soon you will be able to visit my part of the country.Thank you again for the wonderful time.Let’s keep in touch.Love,Mary

常用语句：

This is to thank you again for your wonderful hospitality.It is generous of you to take so much interest in my work.I am much obliged to you for your kind note after my health.We acknowledge with gratitude your message of good wishes.I can’t sufficiently express my thanks for your thoughtful kindness.Thank you again for the trouble you have taken.Thank for your kind and warm letter.I can’t tell you how much your letter delighted me.I really don’t know how to thank you enough.Thank you for doing me a real favor.4.祝贺信

Dear Mr.Pang,I learned from Mr.Wu that you were graduated with high honors from Fudan University today.I can well imagine how proud your parents are now, who have been anxiously hoping to witness you brilliant success.As I understand, you will continue studies in the United States soon.I wish you greater success in your studies and research work.With best wishes.Yours sincerely,Li Ming

常用语句：

May you enjoy good health and long life.Congratulations and all good wishes.Congratulations on your success.Please accept our sincere wishes for Christmas and the New Year.We are delighted to learn that you have passes the examination.5.道歉信

Dear Laura,I’m afraid we can’t go to the concert on Sunday.I’ve lost the ticket.I looked for them everywhere but they simply disappeared.I must apologize for being so careless.I’ll try to get hold of two tickets again for some other nights.Which date will be suitable for you?

I’m sorry for causing all this inconvenience.I hope you are not too angry.Yours truly,Tom

6．慰问信

Dear Mr.Martin,I am very sorry to learn from the newspaper that a fire broke out in your street yesterday afternoon, and your house was burnt down.I am very anxious to know how you and your family are.I shall be very much delighted if I can be of any service to you.Yours sincerely,Eric

常用语句

I am very anxious to know how you are getting on.We are sure it won’t be long before you are back on your feet again.If I can be of any assistance to you, do not hesitate to let me know.I was extremely sorry to hear……

7.求职信

Dear Sir/Madam,Please allow ne to apply for the position of office clerk which you advertised in “Qi Lu Evening News” of Feb, 20.I am 28 years of age and unmarried.After receiving my B.B.A from Xiamen University, I worked for three years as an office clerk at China Great Wall Computer Group Company.For the last two years, I have been a secretary to the General Manager of Haicheng Foodstuffs Company, Ltd, in Shenzhen.I am looking for a position of office clerk to increase my experience in business.I have a wide knowledge of business and thoroughly experienced in all type of office work.Copies of my testimonial are enclosed, and if you are interested in my application, please give me an opportunity of a personal interview at your convenient date.Sincerely yours,Wang Yan

8.预定

Gentleman,Please reserve a double room with bath for my wife and myself for the period from May 1st through May 6th.We would prefer a room overlooking the lake and not higher than the fourth floor.If possible, we would like a room furnished with two beds.Please confirm this reservation by fax today, since I plan to leave the city by Monday.We expected to arrive at about 5 p.m.on May 1st.Very truly yours,Ken Smith

9.询问信

Dear Sir or Madam,We have seen the advertisement of your washing machines on television, and are very interested in your washing machines.Will you please send us a copy of your catalogue and current price list for washing machines?

We are the leading washing machines dealers in Shandong and have branches in five neighboring districts.If the quality of your machine is satisfactory and the prices are reasonable, we will place regular orders for fairly large numbers.We look forward to your early reply.Sincerely yours,Wu Hua

Sales Manager

10.通知

Announcement

We are glad to have about thirty-five American students who will come to our school for a visit on June 22nd.And the following are the arrangement.We must be assembled and welcome the American students at the school gate at 8:40.Then we will hold a welcome party and exchange the gifts with American students at the reception room from 9:00 to 10:30.From 10:30 to 11:30 we will show them around the campus, the library and the language lab.Then we will have lunch at the student canteen at 11:30.About 13:30, we will see them off at the school gate again.The Students UnionDecember 14, 2006

11.投诉信

Dear Editor,I am a student of Peking University, Writing to inform what I have experienced unpleasantly in the Golden Ladder Bookstore, as a customer who claims for entitled right.Last Friday, I bought a newly edited Chinese-English Dictionary published by Foreign Language Learning Press.Yet I found pretty many printing mistakes, several pages even broken or simply lost.I immediately went back to the bookstore for a change.However, to my disappointment, I was roughly turned down.What made me really upset is they implicitly accused me of intentionally jeopardizing the book and then unreasonably asking for a change.That directly hurt me for their actual meaning that I were a liar and was cheating them.I failed I the end.Yet I will continue my efforts to reclaim my reasonable right for a change and serious apology.Therefore I expect you can expose the whole thing as a fuse to explode public concerns for the problems of service quality that are often invisible.Thank you for your attention as well as help.Hope your response soon.Sincerely yours,Alice

三．便条的写作

1．便条的类型。根据便条内容的不同，可以把便条分为以下几种：道歉便条、询问便条、建议便条、祝贺便条、感谢便条、邀请便条、表同情便条等。

2．写作步骤。首先，要身审题，并分析便条中应该包含哪些信息。第二，开始写作，注意内容的逻辑性。第三，检查。主要是检查内容是否完整，格式是否正确，有无拼写、语法错误等。

3．注意事项。便条的写作与书信和短文写作最大的不同就在于语言方面。便条的语言最大的特点是直接、口语化。直接是指写便条时要直入正题，简单明了。口语化是指写作的用词造句不必太正式，不必过多食用复杂句式，不必使用生僻字，可以使用缩写形式（例如I’d, I’ve）.(1)道歉便条：一般要首先向对方道歉，承认自己的错误，而后解释原因，最后提出弥补或补救的具体措施。

参考例文：

May 4th, 2008 Dear Professor John,I would like to express my apologies for not being able to keep our appointment for I had some urgent business to deal with out of town and did not come back until the next morning.Could you arrange another appointment some time next week?

Sorry for any inconveniences.Yours sincerely,Wang Lan（注意解释原因时要具体）

常用的表达法

I sincerely apologize for…

I must apologize for not doing…

Please accept my sincere apologies for…

Sorry about….I’m terribly sorry.(2)询问便条：先要说明请求帮助的原因，以及求助的具体内容或细节，而后向对方表示感谢。

参考例文：

October 28,2008 Dear professor John,I’d like to know your comments on the outline of my thesis before my first draft.Could you please fix a time(I’m free on Monday and Tuesday afternoon)and leave me a message for me with Ms Liu in the department office? Thank you.Yours truly,Ma Li

常用表达法：

Would you mind doing…..I would be grateful if you would…..I would quite appreciate it if you could….(3)建议便条：先交待事情的起因，而后根据便条的具体要求提出相应的建议。

参考例文：

July 11, 2008 Dear Monica,This summer I will be traveling with some of my friends to Beijing and we will stay for about one week there from August 1st to August 8th.If you are free, I would be very happy to meet you in person.Perhaps we could spend a day or two together.Yours,Jack

常用表达法：

I’d like to suggest that…./ May I suggest that…../ Perhaps you could….(4)祝贺便条：首先复述值得祝贺的事情以及自己听到喜讯是的心情，做出积极的评价，然后表示自己中心的祝福。

参考例文：

April 5th, 2008 Dear Tom,I’m so glad to learn that you won the first prize in the Mathematics contest.Please accept my warmest congratulations.It is a well-deserved recognition of your excellent work.As your close friend, I’m so proud of you th

and feel very happy for you.Congratulations again and all good wishes for your future study.Yours,Jerry

(5)表示同情的便条：首先对对方的境遇表示同情，而后对对方给予鼓励或表达良好的祝愿。

参考例文：

July 13, 2008 Dear Sam,I’m sorry to learn that you failed the final exam.What a pity!You must be very frustrated at the result.But please don’t feel discouraged.You are still eligible to sit again for the exam.Work harder and I am sure you will pass thit next time.Yours, William

第三篇：应用文写作技巧

应用文写作技巧

这两类都有指导阅读的作用。应用文·编后记的写作

后记是在正文结束以后，就书刊或文章中的有关问题，向读者所作的补充交代。

旨在争取读者的谅解和配合。或推荐佳作，评论新人，以引起社会的重视；或从作品中引出问题，提请读者开展讨论；或就某些作品发表编辑部的看法。由名家作序，可以帮助读者深入堂奥，也有利于扶植人才。

③在摘录大意时摘引某些重要的原话，以引号标出，引号内的话必须忠于原文，不得篡改。前两种卡片主要是作登记备查用的，比较简单；我们只从写作角度介绍一下后两种卡片的制作。然而，只要有真知灼见，即使不是名家，同样也有作序的资格。

散文要以材料的丰富和文笔的多姿见长，论文则要以论点的深刻和分析的透辟取胜。公元八一七年，宰相裴度督率李塑（说明：塑“土”字底应换成“心”字底）等诸将平淮西藩镇，韩愈任行军司马。要求绝对忠实原文，连标点都不许改动；如认为有错，只能加括号，用按语指明，不能径改。

二、作为记载书名篇目的目录卡。另一类是以交代编辑业务为主，有时是解释一些问题，有时是提出一些要求，有时则是公开一些设想。它有几种摘法：

①摘录原话。

它是编者在读者面前的第一次亮相，也是编辑创办该报刊的“宣言”，因而有助于读者对报刊的了解，能帮助报刊迅速扩大影响。一个报刊要有自己的个性，在发刊词上就要体现出来。应用文·发刊词的写作

报纸刊物创刊或复刊时，照例应有一篇发刊词或复刊词。

发刊词在写法上，可以百花齐放：或明白晓畅，如晴川丽日；或含蓄深沉，如林海云涛；或激情磅礴，如大江东去；或舒徐婉转，如幽兰飘香„„这种不同的风格，和报刊的性质有关，和特定的时代气氛有关，也和编者的审美情趣、精神气质有关。这实在是一种不好的文风。根据不同的用途，常用卡片有以下几种：

一、作为财产管理的书目卡。

为了取得良好的宣传效果，发刊词除了旗帜鲜明、富有个性之外，还应注意态度的诚恳，要让读者有亲切感。不论是自序还是他序，都承担着帮助读者更好地理解图书内容的任务。作者小传是一种以简洁的文字，介绍作者生平中的主要史实以及创作、研究活动中主要成就的微型传记。

三是要注意分寸感。自序和他序可以并用，不同的观点还可以展开争鸣。序大都是夹叙夹议。

他是唐朝著名的散文家、诗人，是古文化运动的主将之一，极力反对六朝以来的追求丽辞僻典的文风。散文也好，论文也好，都要言之有物。自序有时也称前言。

文摘卡，主要摘录本人需要的有关内容，不掺杂自己的意见。大凡名家，总在某一方面学有专长。旨在扩大作家、作品的影响。刻苦学习，公元七九二年考中进士。采用哪一种文体，主要取决于编者的态度。自序偏于说明著作宗旨、撰写经过、编写体例等，还可就书中的重点和难点，作简要的阐述。

应用文·卡片的写作

卡片是积累资料的一种手段。序风是文风的一个方面。小传中的内容，是带有史料性质的，有的可能被广泛引用，一旦失实，容易以讹传讹，造成混乱。

三、作为资料摘录的文摘卡。一般的传记和自传，除了内容更加充实、丰富，写法更加多样之外，基本原则与作者小传是相通的。写规模比较宏大的作品时，常用这种卡片作为“原始资料”的积累方式。

他提倡把文章写得通达顺畅，合乎文法。特别对作者及其作品的评价，一定要实事求是。二要注意准确性。

写好编后记，关键是要有感而发，有事可记。有少数人碍于情面，逢面作“序”，由于没有认真读过原稿，只好七拉八扯罗列琐事，或兴之所至地铺演轶闻，结果序和正文常常是风马牛不相及，有序等于无序。

四、作为记载心得体会的心得卡。

这样写出的小传，就能让人觉得可靠、可读而又可亲。同是针对单篇文章，编后记和编者按在内容上和写法上是较为接近的。因此，序的第一要义，应是坦率、诚实、中肯，要对读者负责，对社会负责。

写作者小传时，应注意以下几点： 一要注意稳定性。所以，发刊词写法要因刊而异。他们把序比喻为“游园的向导”，所以有的书也称序为导言。

特别是图书，再版机会较多，要长期留传下去，因此一些不够稳定的材料，如作者的现任职务，正在撰写的著作之类，就不宜写到小传中去。发刊词有时为了显得别致一点，也称“见面的话”、“开篇絮语”、“致读者”等。事实证明，只有“编”得好，才能“记”得好。

他序则常常要对作者、作品作介绍和评论，或对书中的观点作引申和发挥。应用文·作者小传的写作

编写作者小传的目的，是为了宣传作者，扩大影响，让其更广泛地得到社会的了解和承认；同时，也是给读者正确理解作品提供方便。编、著、译、校，报纸、刊物、著作、文章，都可以有后记。

针对整期内容的，约略可分为两大类：

一类是以谈论作品为主。在文字风格上，最好能少一点“履历表”的色彩。公元八一九年因谏唐宪宗（李纯）不要迎佛骨，降职为潮州（今广东）刺史。

幼年时期贫穷孤苦，由嫂抚养。他在散文方面有很高的成就，反对一味模拟古语，提倡散文语言要有独创精神。它偏重主观感受，写法也极为多样，批注、评论、分析、感想、辩驳、考证等都可以，但总要从所看到的材料中引出来，所以也要注明出处。

不能滥用“著名的”、“杰出的”一类形容词，乱戴“名家”、“新秀”一类桂冠。为人作序者，要深入了解作者，认真地研究原著，不能凭道听途说的材料或浮光掠影的印象去敷衍成篇。序有自序和他序之分。

读者不仅能从横的方面了解作者的年龄、单位、职业，还能从纵的方面，观察到作者在生活和创作道路上留下的足迹。编辑所写的则称为编后记，以报刊应用较广，资料书也较常见。如果有所强调，一般以编者按为宜。

心得卡，主要是记载读书心得，实际上是一种特殊的“读书笔记”。[例如] 韩愈（768－824），字退之，邓州南阳（今河南南阳）人。因此，编写作者小传，要以可靠的材料为依据，并应作必要的核实。针对单篇文章的，也约略可分为两大类：

一类是说明作者或作品的情况，提供理解正文的一些材料。刊物的编后记，有针对整期内容的，也有针对某篇文章的。②摘其大意，可以改变原作词句，但应尽可能地忠于原意，并保持原文的连贯性和完整性，不得肢解他人观点，更不能斩头去尾，移花接木，无中生有。

这类卡片的后面均应写明摘引文章的作者、作品名和出版单位、时间，以便需要时核对。著译后记，也可称为跋或书后。当然，在具体写作时，不必面面俱到，而应有所侧重，有所创造，突出特点。

写作者小传，也是向社会介绍和推荐人才，不仅要有严肃、冷静的态度，而且要有饱满、动人的热情。偏于叙的，有散文的特点；偏于议的，有论文的特点。一类是借题发挥，阐发编者的见解，有时也可写成随感或短评。

鲁迅说过：“倘要论文，最好是顾及全篇，并且顾及作者的全人。如果编后记的内容较为重要，或者编者觉得应该及早让读者了解，也可用卷前语、前言的形式出现。“等因奉此”，应景凑数，空洞表态或言不由衷，都只会使人觉得无聊，不如不写。

在各种应用文体中，序是具有较大的文学价值或史料价值的。但不管以什么面目出现，一般都应包括以下基本内容： 第一、介绍本刊（报）的性质；

第二、阐述办刊（报）的宗旨；

第三、明确读者对象；

第四、宣布办刊（报）的方针；

第五、提出关于稿件方面的要求和对作者、读者的希望。一般的读者都有读书先读序跋的习惯。

倘若编者没有坚定的方针，刊物没有自己的个性，审稿没有敏锐的眼光，要写好编后记，恐怕是不可能的。”读者了解了作者，再去读他的作品，便会得到更多的收获，留下更深刻的印象。

著作有《韩昌黎集》。此外，作者小传还应该在“小”字上面下功夫：小巧、精悍、扎实，言之有物。

第四篇：应用文写作技巧

应用文写作技巧

我今天给大家讲一些平时大家能用上的一些应用写作技巧，时间有限我就举一些大家能用得上的跟大家一些交流一下：

一、会议记录的书写

(一)会议记录的含义

会议记录是由会议组织者指定专人，如实、准确地记录会议的组织情况和会议内容的一种机关应用性文书。会议记录一般用于比较重要的会议或正式的会议，它要求真实、全面地反映会议的本来面貌。

(二)会议记录的作用

会议记录的特点体现在三个方面：

1．依据作用

2．素材作用

3．备忘作用

(三)会议记录的特点

1．真实性

2．原始形态性

3．完整性

二、会议记录的写法

(一)标题

标题由会议名称加文体名称组成，就是《××××会议记录》。如果使用的是专用的会议记录本，连“记录”二字也可省略，只写会议名称即可。

(二)会议组织概况

1．会议时间

要写明年、月、日，上午、下午或晚上，×时×分至×时×分。

2．开会地点

如：“××会议室”、“××礼堂”、“××现场”等。

3．主持人的职务，姓名

如：“校党委书记×××”、“公司总经理×××”。

4．出席人

根据会议的性质、规模和重要程度的不同，出席人一项的详略也会有所不同。

有时可以只显示身份和人数，如“各院系党总支书记和直属党支部书记31人”、“各部门经理”、“全体与会代表”等。

如果出席人身份复杂，如既有上级领导，又有本单位各部门的主要领导，还有各种有关人员，最好将主要人员的职务、姓名一一列出，其他有关人员则分类列出。

5．列席人

包括列席人的身份、姓名，可参照出席人的记录方法。

6．缺席人

如有重要人物缺席，应作出记录。

7．记录人

包括记录人的姓名和部门。如：××(××办公室秘书)。

(三)会议内容

这个部分相对来说是比较有随意性的，看会议程序的先后顺序来做记录，时间、地点、人物、具体事情，抓住重点词重点句来介绍，不需要一句一句全部都记录下来。

这些是一般会议都有的项目，但侧重点会有所不同，先后次序会有所不同。

(四)结尾

可将主持人宣布的散会一项记入，也可以将散会一项略去不记。

最后，由主持人和记录人对记录进行认真校核后，分别签上姓名，以示对此负责。会议名称：学生会干部例会

会议议程：讨论学校有关白色污染问题

时间：10月25日

地址：第二会议室

主持：刘××

出席：参会人员***人

缺席：刘某某

主持人(签名)

记录人(签名)

2011年10月25日

二、通知的书写格式

通知一般由标题、正文和落款三部分组成。

（1）标题。通常有三种形式，一种是由发文机关名称、事由和文种构成；一种是由事由和文种构成；一种是由文种“通知”作标题。

（2）正文。由开头、主体和结尾三部分组成。开头主要交代通知缘由、根据；主体说明通知事项；结尾提出执行要求。在写正文之前，要在标题之下、正文之上顶格写出被通知对象的名称，在名称后加冒号，或将名称以“抄送”形式写于最后一页的最下方。

（3）落款。写出发文机关名称和发文时间。如已在标题中写了机关名称和时间，这里可以省略不写。

三、相关制度的书写格式

(一)标题

首先就是标题，标题要表达文章的主题，如《卫生包干区奖惩制度》、《班级管理制度》，一看就知道是有关包干区的相关制度，所以标题要醒目了然。

(二)正文

制度的正文有多种写法，主要可以概括为三种情况：引言、条文、结语式；通篇条文式；多层条文式。

1．引言、条文、结语式

先写一段引言，主要用来阐述制定制度的根据、目的、意义、适用范围等，然后将有关规定一一分条列出，最后再写一段结语，强调执行中的注意事项。

2．通篇条文式

将全部内容都列入条文，包括开头部分的根据、目的、意义，主体部分的种种规定，结尾部分的执行要求等，逐条表达，形式整齐。

3．多层条文式

这种写法适用于内容复杂、篇幅较长的制度，特点是将全文分为多层序码，篇下分项、项下分条、条下分款。如某省制定的《档案管理制度》，用“一、二、三……”来表示大项，用“(一)、(二)、(三)……”来表示大项下的条，用“1、2、3、……”来表示条下的款。

(三)制发部门和日期

如有必要，可在标题下方正中加括号注明制发单位名称和日期，其位置也可以在正文之下，相当于公文落款的地方。

第五篇：应用文写作技巧

应用文包括日记书信、新闻通讯、报告总结、讲演稿等等自1985年开始，常见应用文被纳入了高考范围。以下列出常见的八种应用文的格式：

1．书信

一般书信（包括请柬）包括五个部分：（1）称呼。信纸第一行顶格写，后面加冒号。（2）正文。第二行空两格写起，转行顶格。可有若干段落。（3）结尾。正文写完，如果正文最后一行空格比较多，可以接着写“此致”、“祝”等词语，否则，另起一行空两格或四格写“此致”、“祝”等词语。然后另起一行顶格写“敬礼”、“进步”等祝颂语。（4）署名。一般写在祝颂词下行的后半行。（5）日期。写在署名下一行，靠右边写上年月日。

请柬除具有书信的特点外，还要特别写明出席的具体时间、地点。用语要客气有礼貌。

另外，还要注意信封的写法。要写清收信方的邮政编码和详细地址。收信人的姓名、称呼位置居中。称呼是邮递员对收信人的称呼，不宜写“父母大人”、“姐姐”等称呼。发信人的详细地址及邮编要写清楚。如果是挂号信，还要写清发信人姓名。

2．启事

启事的写法是：第一行正中写启事的名称，如“征文启事”。第二行空两格起，写启事内容。末尾右下方分两行写署名、日期。启事的有些内容要十分具体明确，如地址、时间、联系办法等。有些内容就不应写得具体明确，如“失物招领”中有关失物的详情，以防冒领。

3．通知

通知的一般格式是：第一行居中写“通知”二字。第二行顶格写被通知方的名称，加冒号（如果正文已明确了通知的对象，被通知方的名称也可略去）。下行空两格起写正文，如果正文内容较多，可分条写，以便读者把握内容要点。署名和日期分两行写在正文的右下方。

4．电报

在电报专用纸上按要求逐项填写收报人的姓名、地址。电文一般不加称呼，不点标点，不留空格。署名紧接正文，可用对方熟知的略语表示。数字一般用阿拉伯数字表示，每一格最多可写四位数。写电文既要简洁，又要明白，不要因过简而产生歧义，引起误解。

5．新闻

新闻的样式很多，下面简介一下简讯的格式：（1）标题概括简讯的主要内容。（2）导语 导语是简讯开头的一段话，要求用极简明的话概括简讯的最基本内容。（3）主体 主体是简讯的主要部分，要求具体清楚，内容翔实，层次分明。（4）结尾是对简讯内容的小结。有些简讯可无结尾。

6．广播稿

广播稿的格式和一般报刊用稿的格式没有什么区别。但要注意收听效果，语言要通俗口语化（书面语改为口头语，文言改为白话），避免因音同字不同造成误解，也不要因念不出标点而产生误解，如“‘希望小学’每个学生都有本《家长捐资助学调查》。”读起来容易使人产生不同的理解。

7．申请书

写申请书的目的是通过向上级或有关主管部门提出自己明确而具体的某种要求并申明理由，以期得到批准。申请书的一般格式是：（1）标题括事由和文件名称，如“入团申请书”。（2）正文包括申请原因（含申请者有关方面的基本状况）、事项、理由和要求。（3）结尾署明申请者和日期。写申请书，事项要明确，态度要积极，言辞要恳切，理由要充分。

8．说明书

说明书要求对所说明对象的介绍既全面又有重点。要客观、准确、简明、通俗，不可因追求文词华美生动而失实，产生误导作用。

应用文为特定需要服务，受到明确的写作目的、专门的阅读对象、一定的使用场合等条件的制约，因此，行文要注重得体：既要准确表达意思，又要适合对方的心理情感，适应特定的人际关系，适应传递信息的环境条件和其他条件。遣词造句既要说得“明”，又要说得“雅”，因此，要学会正确使用一些习惯用语和少量惯用文言词语。

注意：

应用文较之一般记叙文、说明文和议论文，与生活、社会联系更紧密，格式、行文习惯更有规矩。我们无论使用哪种应用文，都必须按其各自规范化的约定俗成的格式来写，不能随意杜撰。

强化常见应用文的格式训练，包括书写要求、行款式样、结构形式、习惯用语，称谓和签署等，这是应用文写作训练的重点。

语言要简明得体，注重规范性。

1）简明。简明是指语言简要、明确，不能象记叙文那样细致描述，也不能象说明文那样具体阐明，更不能象议论文那样逻辑推理。

2）得体。得体是指语言的运用要注意语言环境。这里主要指具体的时间、地点、场合、对象及表达方式等。语言得体首先要注意表达对象。对领导、老师、父母及其他长辈，一般不能用“希”“望”，应该用“请”、“恳请”。应用文中的某些公告，有告之于公的意思，所以表达上应十分客观，如合同、规则等，而有些则不同，如报告、请假条等，带有请示性质，语言应谦敬些，应用文中的书信，带有最重的主观色彩，给不同对象写信，更得强调语言的得体。语言的得体还要注意表达方式。有的应用文要用书面语表述，如计划、总结、调查报告、告示等，有的则强调口语，如发言稿等；大部分应用文在表达方式上用记叙、说明和议论性文字，如果用抒情笔调来写，则显然不得体。