档案文件管理制度

第一篇：档案文件管理制度

档案文件管理制度

第1章总则

第1条目的。

通过对公司内部文件控制流程进行管理，使文件管理控制工作更加系统、科学、规范、高效，以保证各部门及人员及时、正确地使用有效文件，提高工作效率。

第2条适用范围。

本制度中的“文件”包括公司日常运营过程中产生或所需的文件资料、公司业务往来公文以及公司对内发布的所有流程、制度、作业标准与规范、作业指导书等。

第3条管理职责划分。

（1）各级主管副总主要负责所辖职责范围内的文件进行审核、批准工作，其中，总经理（或管理者代表）还承担着对公司各类体系文件进行定期评审的职责。

（2）总经理办公室主要负责公司一级文件的组织编制、审核，以及二级文件的会审组织工作。

（3）综合管理部负责本制度的编制、解释与修订工作，并由其行政专员负责公司营运、资质类文件资料的保管；其中，综合管理部下辖体系文件管理室，并由其文控员专职负责公司各类体系文件的统一编号、收发、存档、作废等管理事宜。

（4）各职能部门负责对各归口职能和分管业务线的有关文件的编制和副本保管工作。

第2章公司内部文件编码细则

第4条公司内部文件的编码主要由以下五个部分组成。

（1）第一部分：公司代号，代码为×××。

（2）第二部分：层级分类代码，代码分别为1、2、3、4、5。

（3）第三部分：大类代码，代码分别为综（综合管理类）、制（生产制造类）、市（市场营销类）、研（研发类）、其（其它类）等。

（4）第四部分：小类分类代码，代码分别为目标（目标计划类）、人力（人力资源类）、办公（办公类）、总务（总务后勤类）、保卫（保卫类）、生产（生产类）、质管（质管类）、项管（项目管理类）、产研（产品研发类）、其（其它类）等。

（5）第五部分：文件流水号，代码为001～999。

第5条公司内部各级文件编码示例如下（以综合管理部文件为例）。

（1）一级文件：×××1—001。

（2）二级文件：×××2—综—001。

（3）三级文件：×××3—综—行政—001。

（4）四级文件：×××4—综—行政—001。

（5）五级文件：×××5—综—行政—001—001。

第3章公司各级文件编制、审核、审批规定

第6条公司一级文件，由公司总经理办公室组织相关人员进行编制。一级文件编制完成后，需经总经理办公室主任审核后，交由公司总经理审批。

第7条公司二级文件，由各业务归口部门协同流程协同作业部门共同编写。二级文件编制完成后，由总经理办公室组织相关部门及人员进行会审。经会审后，二级文件需交总经理审批。

第8条公司三级文件，若其覆盖范围超过2个（含2个）职能部门，其编制工作由各归口管理职能部门组织，并交主管副总审核后，交总经理审批。具体分工如下。

（1）目标类、计划类三级文件由总经理办公室负责组织编制，交分管运营副总审核。

（2）人事、行政、总务类三级文件由综合管理部负责组织编制，交分管行政副总审核。

（3）财务类三级文件由财务部负责组织编制，交分管的财务副总审核。

（4）生产制造类三级文件由生产部组织编制，交分管的生产副总（或厂长）审核。

（5）市场营销类三级文件由营销部及相关部门组织编制，交分管的营销副总审核。

（6）供应类三级文件由采购部及相关部门组织编制，交分管的运营副总审核。

第9条公司四、五级文件的编制、审核、审批规定如下表所示。

略

第10条除部门、车间内部文件外，其它公司内部文件在内容审核后，必须交综合管理部或体系文件管理室进行有关文档格式、文件内容重复性与冲突性的二次审核。二次审核合格后，各文件编制部门方可送交相关批准人批准。

第4章文件发放管理规定

第11条所有公司内部发布的文件均需由综合管理部制定分发号，加盖“受控”章才能发放。每份文件不同的复印件必须注明不同的分发号，以便追溯。

第12条体系文件需由体系文件管理室文控员负责发放管理工作，其它内部文件的发放由综合管理部行政专员负责实施。

第13条根据文件发放批量划分，文件发放主要两种情况：大批发放与零星发放。

（1）大批发放时，应建立《公司内部文件配置、发放与回收登记表》，并报各文件归口职能部门的分管副总审批。

（2）零星发放时，应建立《公司内部文件发放与回收登记表》。

第14条文件领用人应在《公司内部文件配置、发放与回收登记表》或《公司内部文件发放与回收登记表》上签名后，方可领取注有分发号和“受控”状态标识的文件。

第15条领用部门领到文件后，应及时建立《收文登记表》。

第16条文件发放完毕后，综合管理部行政专员或体系文件管理室文控员应及时对文件进行分类、归档保存，并更新《公司内部文件清单》。

第5章公司内部文件使用与借阅规定

第17条文件使用部门应及时向相关人员进行文件内容宣贯、培训，将文件放置在适当的位置（场所），确保相关人员能够及时、正确地使用文件。

第18条当出现以下情况时，使用部门可填写《文件领用、借阅申请表》，申请更换或增发。

（1）文件破损严重影响使用时。

（2）根据使用需要须新增、改版时。

（3）文件丢失需重新领用时。

第19条《文件领用、借阅申请表》需经综合管理部审批后方可实施更换或增发。更改或重新领用时，使用原文件分发号；增发时，应按原分发号顺序新增一个分发号。

第20条公司内部文件借阅规定如下。

（1）当其他公司或个人需借阅文件时，应填写《文件领用、借阅申请表》，经综合管理部或体系文件管理室批准后，行政专员或文控员方可办理借阅手续，并负责催讨。

（2）借阅时最长时间不得超过半个月。

（3）公司内部各部门、各车间需借阅文件时，应经综合管理部或体系文件管理室审批和登记后，方可办理借阅手续。借阅时，行政专员或文控员要负责明确借阅期限与催讨工作。

第6章公司内部文件更改、回收、作废与评审规定

第21条公司内部文件在使用时若遇到下列情形之一的，应进行修改。

（1）公司现行文件与有关国际标准、国家标准、地方标准和法规及行业标准相冲突时。

（2）文件内容与客户的需要相矛盾或不能满足客户的要求时。

（3）文件的内容不正确、不适合或操作性不强时。

（4）有更合适、更先进的或更具可操作性的产品标准、操作方法、管理手段时。

第22条文件修改程序规定如下。

（1）公司一级文件修改或其它各级文件大批修改时，公司应专门成立文件修改小组进

行运作，修改完后的审核、批准、发放使用以及旧文件回收均按本制度的相关条款执行。

（2）文件需要更改时，由文件编制部门填写《文件变更审批表》并附具体修改内容，交文件原审核人审核、原批准人批准后方可进行文件更改。

（3）文件更改由综合管理部行政专员或文控员按《文件变更审批表》负责组织实施。更改可采取划（改）或换页等方式，同时要做好修改状态标识的更改，在修改处加盖“更改”章，更改应覆盖该文件发放的所有场所。如采取换页的形式，应将原未更改的页面回收。

第23条文件回收与作废规定如下。

（1）当文件改版或修改时，会产生大量的作废和失效文件。行政专员或文控员应做好作废文件的回收、登记和标识区分工作。

（2）作废文件应进行定期处理。行政专员或文控员应填写《作废文件审批表》交部门主管批准后方可处理，将作废文件保留一份，并另加盖“作废存留”标识，归档保存一年备查，其他的进行销毁。

第24条文件评审规定如下。

（1）综合管理部经理应定期组织行政主管、行政专员等相关人员做好文件评审工作。

（2）文件评审的时间可与体系文件的管理评审相结合，评审内容包括现有文件的充分性、适宜性和有效性，确定文件修改清单和文件新增清单，以持续改进文件的可操作性和科学性。

第7章附则

第25条本制度由综合管理部编制，解释权归综合管理部所有。

第26条本制度经行政副总审核、总经理审批后，自发布之日起开始执行。

第二篇：档案文件借阅管理制度

档案文件借阅管理制度

制

度

档案文件借阅管理制度

执行单位

文件编号

签发日期

总页码

内

容

借阅档案（包括文件、资料），必须在档案借阅登记簿登记后方可借阅，秘密级以上的档案文件须经酒店领导批准方能借阅；

一、案卷不给借出，只供在档案室查阅，未立卷的文件及资料可借出；

二、借阅期限不得超过两星期，到期必须归还，如需再借应办理续借手续；

三、借阅档案的人员必须爱护档案，要保护档案的安全与保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏。

四、借阅的档案交还时，必须当面点清，如发现遗失或损坏，应立即报告领导；

五、外单位借阅档案，应持有单位介绍信，并经总经理批准后方能借阅。

六、外单位摘抄卷内档案，应经总经理同意，对摘抄的材料要进行审查、签章。

涉及抄报部门

酒店各部门、总经理室

签发人

签

名

部经理

现将《档案文件借阅管理制度》抄发你部，请严格执行。

总经理：

（签名）

执行负责人

签

名

总经理

兹收到《档案文件借阅管理制度》，本人明白制度的详细内容，并将严格贯彻该制度在本部门的执行。

部门经理：

（签名）

第三篇：档案文件管理制度(民企)

档案文件管理制度

第一章文件收发传阅制度

第一条公司文件包括董事会文件、监事会文件、行政类文件和党群类文件。

第二条公司各类文件由指定的拟稿任拟稿，部门负责人审核，分管领导会签。董事会文件由董事会秘书复核，董事长签发；监事会文件有监事长审核、签发；行政类文件有综合部经理复核，总经理签发；党群类文件有党委书记签发；纪委文件有纪委书记签发；工会文件由工会主席签发。

第三条文件签发后，送文印室统一安排打印，经拟稿部门负责人校对签字后方可印制、盖章。

第四条董事会文件由董事长秘书室负责归档；监事会文件有监事会负责归档；行政类文件有综合部负责归档；党群类文件有党群工作部负责归档。

第五条发文部门应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚。

第六条外来行政类、党群类文件分别由综合部、党群工作，不指定专人负责签收、登记，并由主办人提出处理意见后，报送有关领导批阅。

第七条外来机关文件（指急需办理的事项）当日及时登记分送传阅、承办；一般文件(指只需了解知晓的事项)一周内传阅完毕归档。

第八条行政类和党群类文件分别由综合部、党群工作不指定专人收回；对领导批示的文件，应及时传达和落实。

第九条领导及承办部门需较长时间使用文件，可办理文件借用手续。

第十条秘密文件，核稿人应注明“秘密”字样，确定报送范围，并由专人印制、报送。

第十条秘密文件的传阅必须办理登记、签收手续。

第二章档案立卷归档制度

第一条本公司档案的收集、立卷、归档工作应在综合管理部的管理指导下由公司机关各部室、各分公司责任人负责。

第二条凡是具有查考、利用、保存价值的针对性文件、公文，各部是档案员必须收集齐全立卷归档。获得市级以上优质工程奖的工程施工档案，在竣工交付使用半年后由分公司负责这项工程的责任人收集齐全、合理整理，经综合管理部检查后移交归档。

第三条立卷归档工作必须严格按照本公司的归档范围和保管期限表进行，不得随意更改。凡属于归档范围的公文，必须进行纸张、字迹质量以及安全、完整情况的检查，符合要求后再进行组卷。归档材料应以原件为准。

第四条档案标题要简明确切，卷内文件要科学排列，页码准确、书写端正、装订结识，标签粘贴整齐划一。

第五条对档案案卷要经常检查，发现缺少要立即追查，确保档案的完整和安全。凡造成档案损坏、遗失或将档案据为己有者，按公司的有关条例给予处罚。

第六条一本公司名义印发的公文或形成的会议材料，必须用碳素墨水书写或打印，并及时归档。

第七条上半年的立卷工作，应在本的第3季度完成。年终要对本案卷做好检查调整定卷工作。上一的案卷必须在本上半年内移交综合管理部。会计档案隔年移交。

第三章档案利用借阅制度

第一条档案管理人员应热情积极地做好档案利用服务工作，简化手续，提供方便。利用这应按规定自觉办理借阅手续，并认真填写《调阅外借档案登记表》。

第二条本公司档案主要为公司领导决策和其他各项工作服务。本公司档案的借用必须经分管领导或综合管理部负责人签字批准并办理登记手续方可借用（一般不超过一周）。会计档案、经营合同、贯标档案等涉密档案必须经分管领导批准并办理登记手续，写好借条后方可借出。多件会计档案、合同文本原件出借必须有综合管理部专人负责。总经理、副总经理、办公室主任借阅非密级档案可以通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档。

第三条外单位因工作需要要前来借阅档案者，应凭单位介绍信，认真填写《调档外借档案登记表》，经本公司相关领导批准后，现在阅览室内阅看，不得给旁人翻看、不得抄录或复印。

第四条借阅档案，不准涂改、私自复印、翻制，不准撕毁、损坏，不得拆卷、抽页、调换、污损、加标注证等。如工作需要复

印、抄录的，须经领导审阅批准后方可进行。如有违者，按公司有关条例给予处罚并追究其责任。

第五条档案管理人员不得擅自对档案作解释或下结论。

第四章档案保密制度

第一条认真执行《保密法》，严格遵守国家、公司的保密制度和保密纪律。公司的每一位员工都有维护公司秘密的责任和任务。档案管理人员更要加强自身修养，忠于职守，在任何场合绝不泄露公司机密。

第二条涉密档案的复印、抄录、借阅等利用审批手续如下：公司绝密级档案必须经董事长或总经理审阅批准；公司机密级档案必须经公司分管领导审阅批准；公司秘密级档案必须经公司分管领导或综合管理部与相关部室负责人审阅批准。

第三条绝密级档案由总经理或分管行政的副总经理确定。机密集、秘密级档案有综合管理部负责人确定。

第四条涉密档案未经审阅批准不得提供给任何单位和个人。如需携带外出，须由指定人员担负保密安全责任。在复印时，档案管理人员要全过程跟随，抄录后，档案管理人员要确定抄录内容是否相符，借阅者限在阅览室内1人阅看所需内容，利用工作结束立即归还。

第五条严禁将涉密档案和内部刊物当作废物出售。参加上级会议带回的密级公文和内部材料要及时阅办、归档。

第六条如发现公司秘密已经泄漏时，应当立即采取补救措施并

及时报告总经理，并采取必要的应急措施。

第七条公司档案密集的确定：

1、在公司的经营发展中，直接影响公司权益的重要决策文件为绝密级。

2、公司的发展规划、会计档案、经营方面的统计材料、重要会议记录等为机密级。

3、公司的人事档案、经营合同、协议、员工工资收入、贯标文件，尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。

第五章档案鉴定销毁制度

第一条根据国档发（1987）7号文件的规定，建立由本企业领导、专业技术人员和档案人员参加的鉴定小组，直接对档案进行鉴定。

第二条档案通过鉴定，要求达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准要求。鉴定中发现档案不准确，不完整，公司应及时责成有关部门和人员负责修改和补充。

第三条维护档案的完整安全是档案工作必须遵循的基本要求，因此本公司档案不得随意销毁。

第四条销毁档案时要严格执行保密制度，要有专人监督，并在销毁清册上注册“已销毁”字样和销毁日期，监销人签字盖章。

第五条各部门以往保留的反映本公司历史上全部活动的各种资料，应向综合管理部移交，不得擅自销毁，如确认毫无保留价值，销毁前必须有综合管理部鉴定，并经有关领导批准。

第四篇：安徽科技学院学生会院-人力资源部-档案文件管理制度

安徽科技学院第九届第五任学生会2012-2013学年第一学期专

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安徽科技学院学生会人力资源部

档案文件管理制度

人力资源部制 2012年10月30日

像绿茶一样 安徽科技学院第九届第五任学生会2012-2013学年第一学期专

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目 录

第一章

总则

第二章 适用范围 3 第三章 原则 3 第四章 文件材料的收集管理 3 第五章 各部门汇报员的职责 3 第六章 档案文件的分类 4 第七章 案卷目录 4 第八章 档案文件的编号 4 第九章 登记 5 第十章

档案利用制度

第十一章

档案销毁制度

第十二章

档案柜负责人责任制

第十三章

保密工作制度

第十四章

档案文件管理注意事项

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安徽科技学院学生会人力资源部

档案文件管理制度

第一章

总则

为加强本部门的档案文件的管理，建立健全人力资源部的档案文件的案管理制度，特制定本规定。

第二章

适用范围

归档的档案文件材料必须按时间顺序排列，本部在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本规定的规定，分别立卷归档。（电子档和纸质档分别存档）

第三章

原则

档案文件负责人员应保证经办档案文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。工作调动或因故离职时应将经办的档案文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第四章

文件材料的收集管理

1、新干事在通过试用期以后，按部门统一填写学生会入职信息表，建立原始的干事档案。

2、在各部门内指定人员，负责本部门的人事变动的相关信息的收集和汇总工作，并及时的上报到人力资源部。由档案文件负责人汇总，更新每个部的人事变动情况。

3、由档案文件负责人及时督促本部内的每人干事和副部把每次的工作安排表、部门会议记录、以及主席团下发的指示等相关档案文件的电子档和纸质档上交到负责人的手里；每个活动办一次，交一次及时的汇总相关资料。

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第五章

各部门汇报员的职责

1、每个部门内部挑选责任心强的一位干事作为人力资源部的信息汇报员；

2、信息汇报员要及时的反馈本部门的人事变动和一些信息的更新工作。（比如：最新的联系方式、本部门的新增课的相关情况等）

第六章

档案文件的分类

1、根据档案文件的重要性程度将其分为三类普通、加密、绝密。分别以不同的颜色的加以区别白色、粉红色、红色。

重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

2、普通档案文件（白色）：各类活动的工作安排表、每周的绩效考核表、每周的考勤汇总、各种关于人员考核的规章制度、本部门对外的正式发文，及与其他部门的来往的文书等；此类档案文件放在学办的铁皮柜子里面，经本部门人员同意以后就可以查看。

3、加密档案文件（粉红色）：主席团发布的与本部有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等档案文件材料，本部门的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表。此类文件必须向人力资源部申请，经人力资源部部长批准以后才能查阅。存放到学生会仓库的人力资源部的柜子里,没加锁。

第七章

案卷目录

有负责人召集本部人员对储存的档案文件加以归类，在档案文件的柜子的门上张贴目录。

第八章

档案文件的编号

对档案文件按时间顺序进行排列。编号的形式是：

普通档案文件：G---I+数字（一个月为一个字母；数字为日期）加密档案文件：D---F+数字（同上）

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绝密档案文件：A---C+数字（同上）

第九章

登记

负责人应及时将已归档案文件材料，按照档案文件的重要性的不同，划分为不同的级别加以管理，放到相应的文件盒内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明，并在目录上加上。

第十章

档案文件利用制度

1、凡查阅本部涉密档案，须经主席团批准，人力资源部部长签字方可生效。

2、严格履行借阅手续，并将利用结果及时向负责人反馈。

3、查阅利用档案，必须在负责人的监督下完成，不得带出室外，不得转借他人传阅，随意摘录和复制。

4、摘录或复制档案材料需经负责人的同意，摘抄时必须保持档案内容的准确性，不准任意篡改。

5、要爱护档案，确保档案的完整与安全，不准折叠、勾划、涂改、抽撕、拆卷，不准在阅卷时吸烟、喝水。

6、利用完毕，将档案及复制件负责人的检查、审阅。

第十一章

档案销毁制度

1、根据档案性质的重要性，确定保管期限的长短；对到期的档案经部长同意，上报主席团批准后，对档案进行销毁。

2、销毁档案文件必须采用直接审阅档案、文件的原件的方法，严禁只看案卷、文件的标题的间接销毁方法。

3、对已经销毁的档案要编造销毁清册，及时更新登记薄。

4、销毁档案时，必须有两位以上副部监销，监销者要在档案销毁清册上签字，注明销毁的方式和日期。

5、严格遵照保密工作守则办理销毁工作。

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第十二章

档案柜负责人责任制

1、对我部档案室保管的档案科学分类、排列、编号，要排列整齐。

2、定期检查和核对档案内容和数量，以及存放的顺序和位置，做到心中有数。

3、搞好档案柜内的清洁卫生，库房内要适时投放和更换防虫药物，严禁虫、鼠害发生。

4、严格遵守机要保密制度，非本部人员未经许可不准查看档案室内物品。

5、严格各项规章制度，坚持档案收进、移出登记，统计制度，查点、注销手续。

6、档案文件负责人在离开库房时，应关锁好本部的档案柜，钥匙应妥善保管；钥匙不得随意借给他人使用，只有经部长同意以后方能借于钥匙。

第十三章

保密工作制度

1、由指定副部负责保密工作。（监督、管理等）

2、定期的对全部人员进行保密教育。增强保密意识，提高保密观念，严防丢失泄密事件发生。

3、在保证利用的前提下，强化保密意识，严格控制阅档范围，严禁擅自翻阅、抄录及复印秘密文件资料。

4、发现丢失泄密情况后，立即向负责副部报告，并积极配合调查。

5、对绝密或加密档案文件的查阅，必须提前申请，管理人员不得擅自随意让其他人员查阅。

第四章

档案文件更新制度

档案文件每一个学期更新一次，原档案文件仍保留；每个学期开学的第一周我们会安排专人负责档案文件的收集、更新工作。这样就把最新的个人资料收集到档案里面，以确保信息的最新化。

第十五章

档案文件管理注意事项

1、档案资料在收发借阅存档销毁各环节中，应严格登记。

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2、借阅文件应在借阅指定地点进行并在指定期限内按时归还，借阅文件资料时严格按照文件密级管理为准执行，同时办理档案资料借阅手续。

3、所有档案资料均要定期清查，借出的档案资料要在指定期限内归还，若发现丢失的要及时追查处理，并且及时采取补救措施；对绝密的档案资料要在主管的监督下进行核对，必须做到物单相符。

4、借阅的文档资料未经领导批准，不得随意扩大阅读范围，否则将上报主席团经行严肃处理。

5、机密、绝密类文档资料如需复制和摘抄，必须经主席团批准方可。

7、对各类文档资料应指定其存档期限，以及定期处理一部分的过期文件和档案，以便档案柜的资源的存分利用。

8、在本部门安排专人负责文件的管理、登记、保存等工作，定期对学生会人员的资料进行更新，并且及时在文档目录上做出更改，确保现有文档资料与目录清单一致。

9、档案柜中的资料应保持干净、整洁、明了。

10、新接管档案文件的负责人要尽快熟悉负责保存的文档，继续做好文档的保存、保密工作，并及时对文档进行更新、备案。

人力资源部-任占福制

像绿茶一样

第五篇：科技档案文件归档范围

建设工程文件归档范围

工程准备阶段文件（建设单位）

一、立项文件 1建设项目批准文件

2建设项目申请报告（包括与立项有关的会议纪要等）

二、建设用地、征地、拆迁文件 3建设项目选址意见书及红线图

4用地申请报告划拨、出让建设用地文件（如出让合同、政府划拨决定书等）5建设用地规划许可证、附件及附图 6建设用地项目呈报说明书 7建设用地批准书

8国有土地使用证及宗地图（复印件）

三、勘察、测绘、设计文件 9工程地质勘测报告

10建设工程规划放样现场记录表及附图 11建设工程规划验线记录表及附图 12规划设计条件

13有关行政主管部门（环保、消防、人防、白蚁防治、园林、交通、城管等）批准文件或取得的有关协议 14施工图审查文件及审批意见

四、招投标文件 15勘察、设计合同 16监理委托合同 17施工承包合同

18其他工程合同（甲方分包合同、甲供主材合同）19中标通知书、招标投标书、确认审批表、报名表

五、开工审批文件

20建设工程规划许可证、附件及附图 21工程质量监督报监表及通知书 22工程安全监督报监表及通知书 23建设工程施工许可证及申请表

六、建设、施工、监理机构及负责人

24工程项目管理机构（项目部经理）及负责人名单

工程竣工验收文件（建设单位）

116质量竣工验收记录、控制资料核查记录、安全和功能检验核查及主要功能抽查记录、观感质量检查记录（统表1234）、分部（子分部）工程质量验收记录 117工程竣工总结

工程竣工验收报告及验收意见 勘查、设计、施工、监理等单位工程竣工质量检查报告及会议纪要

各专项验收认可文件（土管、规划、市政、园林、自来水、燃气、消防、环保、环卫、卫生、人防、电力、通信、有线电视、物业管理等）防雷、环境、自来水、噪音、室内等检测文件 竣工验收备案表

118初验记录、初验报告及整改回复 119支付款总证明 120工程质量保修书

121工程决算、审计文件 122声像、微缩、电子档案

工程照片、录像材料、光盘、磁盘等

工程监理文件（监理单位）

25监理规划、监理细则

26监理月报中的有关质量问题

27监理会议纪要中的有关质量问题

28进度控制（工程开工/审批表、工程暂停令）

29质量控制（监理通知书、质量事故报告及处理意见）30工程支付款证明书

31合同及其他事项管理（工程延期报告及审批；合同变更、争议、违约报告及处理意见）32监理工作总结

33工程竣工总结及质量评价意见报告 监理其他用表

工程施工文件（施工单位）

34开、竣工报告

一 土建（建筑与结构）工程

35工程测量定位记录、建筑物沉降观察测量记录 36图纸会审、施工组织设计 37设计变更及洽商记录 38节能、保温测试记录

39钢材、水泥、砖、预制构件、预拌混凝土、防水、装饰及其他材料汇总表、出厂证明文件、复试试验报告

（一）地基与基础分部材料

40施工试验报告及见证检测报告（如：抗压、抗折试验报告等）

41地基处理记录（如验槽记录、桩基施工记录、桩偏位记录、试桩记录、桩身验收记录、走向图、偏位图、被测桩号确定表等）

42地基基础检验及抽样检测资料（如：建设工程结构实物质量抽样检测报告、钻芯混凝土强度检测报告、管桩检测报告合格证、桩基配重报告等）43隐蔽工程验收记录 44施工记录（如：混凝土施工日记、技术复核记录、基础验槽等）45地下室防水效果检查记录 46基础结构验收记录

47单独归档的子分部施工资料（如：桩基等子分部）

（二）主体结构分部资料

48施工试验报告及见证检测报告 49隐蔽工程验收记录

50施工记录（如：混凝土施工日记，技术复合记录等）51主体结构验收记录

52单独归档的子分部施工资料（如：钢结构等子分部）

（三）建筑装饰装修分部资料

53施工试验报告及见证检测报告（门窗、干挂、抗拨）54有防水要求的地面蓄水实验记录 55隐蔽工程验收记录

56抽气（风）道检查记录

57幕墙及外窗气密性、水密性、耐风压检查报告

58施工记录（如：混凝土施工日记、技术复合记录等）59单独归档的子分部施工资料（如：幕墙等子分部）屋面结构分部资料 二 安装工程 60图纸会审

61设计变更及洽商记录（按分部整理）

（一）建筑给排水及采暖分部资料

62材料、配件出厂合格证书及进场检（试）验报告 63管道、设备强度试验、严密性实验记录 64隐蔽工程验收记录 65设备基础验收记录

66系统清洗、灌水、通水、通球实验记录 67施工记录

68暖气管道、散热器压力试验 69卫生器具满水实验记录

（二）建筑电气分部资料

70材料、设备出厂合格证书及进场检（试）验报告 71设备调试记录

72绝缘、接地电阻测试记录 73隐蔽工程验收记录 74施工记录

75通电、照明全负荷试验记录大型灯具牢固性实验记录 76线路、插入、开关接地检查记录

（三）通风与空调分部资料

77材料、设备出厂合格证书及进场检（试）验报告 78制冷、空调水管道强度试验、严密性实验记录 79隐蔽工程验收记录 80基础验收记录 81制冷设备运行调试记录 82通风、空调系统调试记录

83施工记录（如：风管、风口、风机设备安装记录等）84通风、空调系统试运行记录 85风量、温度测试记录 86洁净室洁净度测试记录

（四）电梯分部资料

87设备出厂合格证书及开箱检验记录 88隐蔽工程验收记录 89基础验收记录 90施工记录

91接地、绝缘电阻测试记录

92负荷试验、安全装置检查记录 93电梯运行记录

94电梯安全装置检测报告

95劳动、技术监督部门验收报告

（五）建筑智能化分部资料

96材料、设备出厂合格证书技术文件及进场检（试）验报告 97隐蔽工程验收记录

98系统功能测定及设备调试记录

99系统技术、操作和维护手册、培训记录 100施工记录

101系统检测报告及运行记录 102系统电源及接地检测报告

竣工图（施工单位）

综合图

103总平面布置图 104竖向布置图

105室外给排水、热力、燃气、电气（包括电力、电讯、电视等）管网综合图 室外专业图

106室外管线图（给排水、热力、燃气、电力、电讯、电视等）107室外环境图（道路、绿化、建筑、小品、水景、照明等）108室外消防图 专业竣工图 109建筑竣工图 110结构竣工图

111装修（装饰）工程竣工图

112电气工程（智能化工程）竣工图 113给排水工程（消防工程）竣工图 114采暖通风空调工程竣工图 115燃气工程竣工图