如何进行企业档案文件归类管理

第一篇：如何进行企业档案文件归类管理

如何进行企业档案文件归类管理

要看企业的性质和经营范围

一般的分法是：

1、行政工商资料为第一分类;

2、人事资料为第二分类;

3、项目资料为第三分类;

以上三个只是大的分类，每个分类下还要有细分：

1、行政工商资料细分

(1)工商资料(章程、执照正副本、组织机构代码证正副本、法人身份证复印件等)

(2)财务资料(验资报告、税务登记证正副本、每年审计资料等)

(3)生产企业还会有生产许可、卫生许可证、专利证书等等

(4)房地产公司就有施工许可证、预售许可证、国土证、产权证等等

2、人事资料细分：

(1)招聘面试入职资料(含员工个人信息及相关证照)

(2)每月考核资料

(3)培训资料(培训台账等)

(4)薪资标准资料

(5)员工工作计划及总结等

(6)劳动合同、试用期合同、培训合同、其他与公司特殊签订的合同

3、项目资料细分

项目资料根据公司经营性质分法不同，比如生产性的和销售型的，资料区别很大，在此就不一一列出了。

管理要点:

1.文件分类存放。

2.文件分等及存放。

3.部分文件不可以正本借出,应建立副本。

4.部分文件禁止复印。

5.建立文件借出与归还登记本。

6.文件架应依据分类明确标示。

7.活页夹应依据内容明确标示。

8.文件应赋予编号,并按照编号依序存放。

9.各类文件应订定保存期限,年终必须将过期文件进行整理销毁,空出空间给后续文件存放。

若有专人管理,文件未达一定规模,可不需采购软件管理。

以上,供需要者参考。

第二篇：学校党支部档案文件归类（最终版）

学校党支部标准化建设档案文件归类

一、文件资料

1、上级文件。

2、上报资料。

3、下发文件。

二、班子建设类

1、自身建设：“三会一课”记录，领导班子会议记录，民主生活会记录，中心组学习记录。

2、制度建设：上级、本级制定的学习制度、考核制度。

3、廉政建设：上级本级制定的党风廉政条例，领导班子的述廉报告。

三、队伍建设类

1、党组织换届：文件、通知、公告、记录、结果、汇报等。

2、干部档案：基础信息、任免文件、奖惩情况等。

3、后备干部培养：花名册、任务分配、结对帮扶、工作落实等。

四、党员管理类

1、日常工作：党员花名册、党费收缴凭证、党组织关系转接等基础性工作。

2、发展党员：申请书、思想汇报、入党积极分子花名册、培养档案及其他重要材料。

3、党员活动：活动记录、活动计划、每次活动的方案、总结、图片、影像资料等。

五、帮扶共建类

帮扶结象基本情况、工作放烟花划、帮扶台帐、帮扶进度、领导干部联系基层群众情况、办实事好事情况等。

六、主题活动类

1、创先争优：领导小组、实施意见及方案、动员会资料、简报、总结、活动影像等资料。

2、加强基层建设年：领导小组、实施意见及方案、动员会资料、简报、总结、活动影像等资料。

3、“七一”系列活动：实施方案、活动总结、影像资料。

七、表彰奖励类

省市县镇爱表彰集体和个人的审批表、相关文件、事迹材料、荣誉证书复印件等。

第三篇：公司档案文件管理规定

公司档案管理规定

为加强公司档案及文件管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，依照国家有关法律法规和公司基本管理制度，特制定本规定。

第一条 档案文件的定义

本标准所称档案是指过去和现在公司各部门在经营管理活动中所形成的有保存价值的各种文书、合同、协议、人事资料、账册、凭证、报表、技术资料、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录（包括电子资料记录）。

第二条 档案文件管理职责

（一）公司档案工作由公司总经理统一领导，实行专业对口分级保管、分级查阅的原则；

（二）公司办公室办理机要文书、合同、计划书、发展方案和人事资料等公司级档案的接收、收集、整理、立卷、保管、查阅、销毁，并在公司行政经理的具体指导下监督各部门的档案管理工作；

（三）公司财务部负责公司财务账册、凭证及其报表资料的档案管理工作；

（四）市场部负责公司宣传资料、宣传策划方案、技术资料等档案管理工作；

（五）客服部负责客户档案、客户资料的档案管理工作；

（六）售后部负责车辆维修和备件的技术资料、技术标准的档案管理工作；

（七）行政部分别负责上级下发的和本级文书和人事、资产登记册等基础资料的档案管理工作。

第三条 档案的分类及编号标准

（一）公司办公室档案分类：

A类为合同、协议类档案

B类为人事资料档案

C类为下发文件

D类为综合文书类档案

E类为公司证件

以此类推分类：

（二）编号：各类档案的编号用年份加阿拉伯数字按时间先后顺序进行编辑；

（三）公司其它部门的档案必须参照上述原则，按档案性质进行分类和编号；公司财务档案的管理按财务相关规定执行。

第四条 收集整理步骤

（一）档案整理的原则是按类别收集筛选，按时间顺序整理；

（二）对整理的文书材料进行分类编号、编写档案目录，按类别进行立卷。

第五条 建档的标准

（一）档案目录应标明类别、序号、编号、文件名（以文件标题关键词注明，以便按编号查找原文）、件数、生效时间、所存档文件柜；

（二）档案分为绝密级、机密级和普通级。绝密级的档案应在档案号前加上“绝密”字，机密级的档案应在档案号前加上“密”字；

绝密档案是指涉及到公司战略、财务、人事、商业秘密，泄露后足以引起公司经营安全和利益遭受重大损失的文件、文档、报表等资料。

机密档案是指只为专门部门或岗位人员查阅，泄露后会削减公司竞争力、造成不良影响的文件、文档、报表等资料。

普通档案是指具有历史参考价值、可为未来经营管理活动提供参考依据的文件、文档、报表等资料。

（三）人事档案在建档时须有个人履历表、相片两张、身份证复印件（或驾驶证复印件）、劳动合同、商业秘密保护协议及其它相关资料等方可入档；

（四）所有档案的目录应有电子存档目录；经批准颁发的文书、通知等综合类文稿、计划书、发展方案、技术资料等应同时按分类标准建立电子档案，各部门应尽量采用电脑管理，便于业务资料的数字化处理及方便查阅。对存入电脑的保密档案资料应设立安全密码，密码由相关负责人掌握。

第六条 查阅与借阅

（一）因工作需要查阅文档的，需按权限实行分级查阅。查阅绝密级档案必须公司董事长书面批准、不得复印、不得带出档案室；机密档案须总经理批准，可在授权情况下进行复印，使用完毕后立即返还档案室；普通级档案可在档案室进行查阅，也可在品牌总经理、行政总监批准下办理外借登记手续；

（二）阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放；归还时，管理部门应认真验收档案后归档。

第七条 档案保存期规定

档案的保管具有时效性，绝密档案保存期为十年、机密档案保存期为五年、普通档案保存期为三年。档案保存期届满，需要行政经理、总经理领导批准后，方可解密或销毁。销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。

以上档案的电子版文本有效保存期不受此限制，可一直予以保存、备案待查。

第八条 监督办法

（一）公司行政经理监督检查办公室的档案管理工作；

（二）公司财务经理监督检查财务部的档案管理工作；

（三）各部门每年1月10日前将上立卷档案目录，按管理职责分别上报办公室和财务部备案；

（四）办公室和财务部根据各部门上报的档案目录，分别进行定期或不定期的检查，监督各部门档案管理工作，并定期向总经理汇报。

第九条 档案保密制度

（一）档案管理人员和借阅者，不得随意谈论保密档案材料的情况及内容，非档案管理人员不准私自翻阅档案材料；

（二）借阅者只能查阅与本单位或与本人工作有关的内容，其他档案内容不得随意翻阅、摘抄；

（三）查阅复制有关普通档案时，须经上一级领导批准；查阅复制有关机密档案材料时，须经公司总经理批准；

（四）借阅档案资料必须登记，收回时核对无误后及时归档；

（五）不准将所借档案随便转借他人，不准将档案带到家里或公共场所；

（六）档案柜随时加锁,并有专人管理。

第十一条 违纪处理

有下列行为之一，据情节轻重，给予50-300元罚款处理，造成损失的还需承担赔偿责任,若构成犯罪依法追究刑事责任：

（一）查阅与借阅人毁损或丢失档案；

（二）擅自向外界提供、摘抄企业档案；

（三）涂改、伪造档案。

第十二条 本规定经2011年12月12日交公司总经理办公会议讨论通过，自2011年1月1日施行。

第四篇：企业如何进行“人情味儿”管理

企业如何进行“人情味儿”管理

--明阳天下拓展培训

谈起企业经营管理，时下最流行的便是流程管理，很多企管类书籍为读者提供了大量的流程范式、实操工具、规范化样板。这是西方工业文明带给世界的伟大发明之一，它们同大规模的机械化设备、电子元器件一起，共同构成了当今世界冰冷的灿烂文明。中国作为传统的农耕大国，在世界一体化的大潮中华丽转身，但西方规范化、流程化的企业管理模式，在中国仍遭遇水土不服，为什么它们仍难以融入中国企业的血脉？

企业如何进行“人情味儿”管理 企业如何进行“人情味儿”管理

东方人对自身价值的追求、对情感温度的追求，永远高于规章制度的教条。这也正是为什么那么多制度、法律，在东方永远是“上有政策、下有对策”的深层原因，激不活人们内心的情感认同，再严密周到的程序设计最终都将流于形式，被“人情味儿”很浓的中国人架空。

什么是人性化管理？所谓人性化管理，就是一种在整个企业管理过程中充分注意人性要素，以充分开掘人的潜能为己任的管理模式。至于其具体内容，可以包含很多要素，如对人的尊重，充分的物质激励和精神激励，给人提供各种成长与发展机会，注重企业与个人的双赢战略，制订员工的生涯规划等等。人性化管理是将人性学理论应用于管理，按照人性基本属性进行管理的管理哲学。人性化管理是一门管理的艺术。企业的生命在于人力，企业的最大资产是人才。这一理念是提升企业凝聚力，建设企业文化的最重要准则。秉承这一理念，众多企业建立了自己杰出的团队。一个领导者亲和力的大小，是判断其领导力的重要指标。一个优秀的管理者，不在于其自己有多大能力，而在于其确定的方向是否正确，能否号召大家一起努力。一个企业如何用好人，决非小事，它直接影响着企业人力资源的开发和效益的增减。人是企业的灵魂，是活的资本。离开人，企业只能唱“空城计”。

笔者认为人性化管理的精妙就在于“内方外圆”：“方”在“圆”中，“圆”融于“方”：“方”是原则，“圆”为通达。从“靠领导的魅力影响人，靠双赢的理念吸引人，靠忠诚的法则留住人，靠和谐的管理感化人，靠卓越的文化激励人，让员工自动自发地工作”六个方面记述了人性化管理的精髓部分，给所有想做强做大的企业管理者们指明了一个方向，可以称之为“管理之魂”。

20世纪80年代，“日本式团队”企业管理模式引起全球企业关注，其特点是让职工把公司当成自己的“家”，并效忠于这个家，鼓励成员参与“家庭”事务，同时服从家长，必要时为“家庭”而牺牲自己的利益——当然不是被逼的。它让日本人乐于“抱团”，甘愿为企业拼命。若从人性角度分析，这也许是“人之初，性本善”的“性善论”之反映，是以职工为中心的人本导向管理。美国人吸取了“日本式团队”精髓，在重新构建公司的系统工程中，构建了“美国式团队”，即人性化管理模式。在当今这个以人为本的社会里，人的主体地位和价值应得到充分的尊重。企业管理不应忽视人的存在价值，而管理的人性化不仅凸现了管理者的决策水平和管理能力，而且更主要的是，这样的管理符合社会发展和文明进步的需求，也符合作为个体的人的心理期望。笔者表示一个优秀的管理者所要努力做的，就是为员工提供或创造愉悦的工作环境，使员工体会到工作的乐趣，使员工满怀信心与希望，使员工深切感受到企业与自己息息相关。人性化管理能够让员工充分挖掘自身的潜能，奉献自己的热情和汗水，为企业的振兴、发展，从优秀到卓越作出尽可能多的贡献！

笔者发现大多数企业家习惯以“管住人”为目标，只要看到员工在规规矩矩的呆在公司，管理任务就算完成。因为我们最害怕的是员工不努力、乱来，所以为了预防这一点，我们就用一些能够看到员工正在努力的或没有乱来的制度来证明一切良好，至于员工“努力”过后起到了什么样的作用，那就不在管理者考虑的范围之内了。胡老师提醒中小企业注意：如果你想把一个企业做大做强，那么，你就去做规范化管理，因为管理能够为你堵住很多漏洞；如果你想把一个企业搞垮搞死，那么，你也去做规范化管理，因为管理本身就足以把你拖入生死一线的边缘！

管理要讲制度，但是不能讲制约，管理要讲人性，但是不能讲人情，在制度合理的地方，需要人性化来弥补，在人性不可控的时候，需要制度化来约束。人性化管理，就是在整个企业管理过程中充分注重人性要素，以充分挖掘人的潜能为己任的管理模式。人性化管理可以包含很多要素，诸如对人的尊重、充分的精神关怀、给人提供各种成长与发展的机会、注重企业与个人的双赢战略等。人性化管理是一个不断发展的过程，是对人的自然属性和社会属性的表现形态进行有序组织和改造的过程，也是企业文化与员工的个人意识或文化意识进行整合的过程。

为什么要培训人性化管理？我常听见有些领导抱怨：中国人难管！我们的回应则是：谁叫您管中国人？上司管部属，触犯了部属不喜欢被管的人性弱点；而即便部属觉得丧失了尊严，也不敢明目张胆地有所抗拒。在这个时候，部属表面上顺从，暗地里却在想尽办法，要把上司活活“气死”。这便是不重视人性管理的恶果。笔者表示，“管理”一共两个字，一个是“管”，一个是“理”。作为管理者，既不能“不管”，也不能“不理”，要“管事理人”。上司看得起部属。部属就会更加用心地把工作做好。这是人性管理的要领。中国人爱面子，最怕被别人看不起。但是，要有面子，希望别人看得起自己，最好的办法，即在于自觉、自反和自律。

400年前，瑞士一个钟表匠，塔-布克认为：金字塔的建造者不是被迫劳动的奴隶，而是一些拥有自由身份的人。当时这个观点被所有人所排斥，因为从希罗多德的《历史》及一些残存下来的文献资料来看，金字塔是掌权者以武力胁迫几十万奴隶为法老建造的墓地。而且，这种浩大辛劳，耗时几十年的工程，怎么可能有人自愿参与呢？但是，2003年埃及最高文物委员会宣布：通过对吉萨附近六百多处墓葬的挖掘，考证结果为，金字塔的确是由当地具有自由身份的农民和手工业者建造的。为什么四百年前的一个钟表匠能准确的指出金字塔不是奴隶所建造的呢？经过调查，原来，塔-布克是从钟表的制造中推断出这个结论的。

塔-布克原是一名法国天主教信徒，1536年因反对罗马教廷的刻板教条，被捕入狱。由于他是一位有名的钟表制作大师，所以，囚禁期间被安排制作钟表。在那个失去自由的地方，塔-布克发现无论监狱管理者使用什么高压手段都不能使他们制作出日误差低于1/10秒的钟表，而入狱前他们在自己的作坊里能轻松的制造出误差低于1/100秒的钟表。为什么会这样呢？起初，塔-布克以为是制造钟表的环境太差，后来他们成功越狱逃跑，又过上了自由的生活，此时，他才发现制造钟表时真正影响钟表准确度的不是环境，而是制作钟表时的心情。

在塔-布克的日记中有这样一段话：“一个钟表匠在不满与愤懑中要想圆满的完成制作钟表的1200道工序，磨锉出一块钟表所需要的254个零件，比登天还难„„金字塔这么大的工程，建造的却如此精细，建造者一定是一批怀有虔诚之心的自由人。难以想象，一群有懈怠行为与对抗思想的人，能让金字塔的巨石之间连一根刀片都插不进去”，而事实证明，他的推断是正确的。

在过分严格监管的地方很难创造出优秀的东西，因为人的能力只有在身心和谐的情况下才能发挥出最佳水平。笔者表示，这一理念与我们现在很多企业的管理思想大相径庭，我们很多的企业在强调纪律、制度的时候忽视了一个人的情感因素，片面的将提高员工工作效率的办法归结为科学的工作程序、严格的管理甚至是超时工作等。如果对于单纯的重复性劳动，这些办法也许还有效，但对于烦琐复杂、创造性强的工作来说，是不可想象的。

现在一些企业实行股份制就是一种充分调动员工主人翁精神的方法，除资金入股外，还可以技术、劳动等方式参股，这并非是企业没钱需要人才入股，而是希望通过这样的形式让关键性员工能发挥出自己能力的极限，并不断进取，而企业的存亡与发展也都主要靠这些核心股东。其实，这种员工的动力并非只有股份合作制可以达成，也并非只需要几个核心员工这样，所有员工，至少是大部分员工拥有这样的工作动力，对企业的竞争力来讲将是巨大的促进。比如，我们可以赋予员工更大的工作自由与权利，这种自由与权利给员工带来的责任感与被信任感比管理者督促的效果更好。

第五篇：企业如何进行制度化建设和管理

企业如何进行制度化建设和管理?

现在许多企业已经意识到企业制度化建设和进行制度化管理的重要性,但是许多企业还处于有制度却形同虚设,制度化建设也只是保留在口头阶段.那么影响企业制度化建设和制度化管理的因素是什么,企业该如何进行制度化建设和制度化管理呢?

导致企业制度化建设和管理的因素主要如下:

一.来之于制度本身:

1.没有对制度进行指导和制约的“根本大法”.2.制度本身没有成为一个体系,各个制度没有明确的效力规定.3.新旧制度相互重叠,相互冲突,相互矛盾,导致无法执行.4.只有实体制度,没有保证制度实施的程序制度.二.没有明确“立法”.“执法”主体.有的企业没有明确企业的制度管理部门,而且制度到底有谁来制定,有谁来监督执行也没有明确部门.这样就不可避免出现各个部门在制定本部门的制度时不是站在企业的角度和其他部门的角度而是站在本部门的角度去制定制度,就会出现同样的事情不同部门所制定的制度却相差甚远,当然各个部门在本部门内部来执行本部门制度还可以,但是一个事情一旦跨部门就麻烦了,因为没人要知道依据那个制度执行合适.三.来之于企业领导人.如果企业领导人对企业的制度化建设和管理不去重视,企业的制度化建设和管理恐怕就很难开展.四.来之于企业管理层.许多企业的管理层满足于自己出口就是金口玉言,制度就是自己讲什么就是什么.认为企业进行制度化建设和管理就是对自己权利的限制.五.来之于企业的培训.有的企业虽然花费巨大的人力物力建设成了一套完善制度,但是却不对员工进行培训,只是等出现了问题才想起来搬出制度,把制度当做了救火工具.那么企业该如何进行制度化建设和管理呢?

一.首先要建立可以对其他制度进行指导和制约的“根本大法”,类似于国家的宪法,其他制度一旦与它冲突都应该宣布无效.二.制度要自成体系,并且要明确个各个部分制度的效力.包括制度的生效和废止时间,制度对那些员工有效,那个制度可以制约另一个制度等.三.建立实体制度的同时建立相应的程序制度.四.有专门的部门负责企业的制度管理工作.在制定制度时负责各个部门制度的协调;对企业的制度进行汇编;发现新旧制度冲突.矛盾时要及时宣布废止旧制度,确保新制度的执行.五.明确企业的“立法”(制定制度)和“执法”(执行制度)主体.就是解决谁有权制定制度,制定什么样的制度和制度由谁来执行与监督.执行与监督那些制度的问题.六.企业领导人和管理层要重视企业的制度化建设和管理,并且要带头执行,以形成上行下效的效果.七.制度制定完毕要进行培训.要让员工先“知法”,企业可以建立员工手册,手册中可以将企业的制度收编进去.这样也可以确保新近员工能很快适应企业,进入工作状态.八.另外更重要的是企业在制定制度时要依据国家的相关法律法规,不能让制度凌驾于国家的法律法规之上.否则这些制度都将无效,反而会给企业惹上麻烦.