收集档案文件的工作及意义

第一篇：收集档案文件的工作及意义

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收集档案文件的工作及意义主要表现在以下几点：

一、档案收集工作的内容

档案收集工作，就是依照党和国度的规定，通过例行的接受制度和专门的征集措施，把疏散在各机关、个人手中或散失在其他处所的档案，分辨集中到各有关机关档案盒室或各级各类档案馆，履行集中统一管理

档案收集工作的内容重要有三个方面

(1)机关档案室对本单位须要归档文件的接受和征集工作。

〔2)档案馆对现行机关和撒悄机关具有久长保留价值档案的接受工作。

(3)档案馆时疏散在社会上的各个历史时代形成的档案的接受

和征集工作

二、档案收集工作的意义

档案收集工作是全部档案工作中极为主要的一个环节.做好收集

工作有着十分主要的意义。

(1〕收集工作是档案工作的起点

收集工作是档案工作其他环节的主要基本，没有起点其他环节就不复存在。档案工作的对象是档案，如果没有档案也就不会有档案工作。档案收集的齐全与否，直接影响档案工作其他环节，尤其是直接影响到社会各方面对档案的有效应用。

(2)收集工作是档案室贯彻集中统一、分级管理原则的主要办法

档案是党和国度的可贵财富，对国度规定应当归档的各种门类和载体的档案，各单位不得疏散保留，任何个人更不能据为己有。只有通过行之有效的档案收集工作，才干把档案集中到各机关档案室和各级各类档案馆，形成统一的档案信息保管基地，履行集中统一、分级分专业科学管理

(3)收集工作是决议档案工作存在和发展的主要条件

档案数量的多少决议档案工作范围的大小，档案的质量高下决议档案工作的程度高下。档案馆(室)所管理的档案是靠收集工作取得的，只有收集工作搞好了，才干有效地开展收拾、鉴定、保管、编研等工作，档案工作才干存在并得到发展。

(4)收集工作是权衡档案室工作质量的主要标尺

第二篇：档案文件管理制度

档案文件管理制度

第1章总则

第1条目的。

通过对公司内部文件控制流程进行管理，使文件管理控制工作更加系统、科学、规范、高效，以保证各部门及人员及时、正确地使用有效文件，提高工作效率。

第2条适用范围。

本制度中的“文件”包括公司日常运营过程中产生或所需的文件资料、公司业务往来公文以及公司对内发布的所有流程、制度、作业标准与规范、作业指导书等。

第3条管理职责划分。

（1）各级主管副总主要负责所辖职责范围内的文件进行审核、批准工作，其中，总经理（或管理者代表）还承担着对公司各类体系文件进行定期评审的职责。

（2）总经理办公室主要负责公司一级文件的组织编制、审核，以及二级文件的会审组织工作。

（3）综合管理部负责本制度的编制、解释与修订工作，并由其行政专员负责公司营运、资质类文件资料的保管；其中，综合管理部下辖体系文件管理室，并由其文控员专职负责公司各类体系文件的统一编号、收发、存档、作废等管理事宜。

（4）各职能部门负责对各归口职能和分管业务线的有关文件的编制和副本保管工作。

第2章公司内部文件编码细则

第4条公司内部文件的编码主要由以下五个部分组成。

（1）第一部分：公司代号，代码为×××。

（2）第二部分：层级分类代码，代码分别为1、2、3、4、5。

（3）第三部分：大类代码，代码分别为综（综合管理类）、制（生产制造类）、市（市场营销类）、研（研发类）、其（其它类）等。

（4）第四部分：小类分类代码，代码分别为目标（目标计划类）、人力（人力资源类）、办公（办公类）、总务（总务后勤类）、保卫（保卫类）、生产（生产类）、质管（质管类）、项管（项目管理类）、产研（产品研发类）、其（其它类）等。

（5）第五部分：文件流水号，代码为001～999。

第5条公司内部各级文件编码示例如下（以综合管理部文件为例）。

（1）一级文件：×××1—001。

（2）二级文件：×××2—综—001。

（3）三级文件：×××3—综—行政—001。

（4）四级文件：×××4—综—行政—001。

（5）五级文件：×××5—综—行政—001—001。

第3章公司各级文件编制、审核、审批规定

第6条公司一级文件，由公司总经理办公室组织相关人员进行编制。一级文件编制完成后，需经总经理办公室主任审核后，交由公司总经理审批。

第7条公司二级文件，由各业务归口部门协同流程协同作业部门共同编写。二级文件编制完成后，由总经理办公室组织相关部门及人员进行会审。经会审后，二级文件需交总经理审批。

第8条公司三级文件，若其覆盖范围超过2个（含2个）职能部门，其编制工作由各归口管理职能部门组织，并交主管副总审核后，交总经理审批。具体分工如下。

（1）目标类、计划类三级文件由总经理办公室负责组织编制，交分管运营副总审核。

（2）人事、行政、总务类三级文件由综合管理部负责组织编制，交分管行政副总审核。

（3）财务类三级文件由财务部负责组织编制，交分管的财务副总审核。

（4）生产制造类三级文件由生产部组织编制，交分管的生产副总（或厂长）审核。

（5）市场营销类三级文件由营销部及相关部门组织编制，交分管的营销副总审核。

（6）供应类三级文件由采购部及相关部门组织编制，交分管的运营副总审核。

第9条公司四、五级文件的编制、审核、审批规定如下表所示。

略

第10条除部门、车间内部文件外，其它公司内部文件在内容审核后，必须交综合管理部或体系文件管理室进行有关文档格式、文件内容重复性与冲突性的二次审核。二次审核合格后，各文件编制部门方可送交相关批准人批准。

第4章文件发放管理规定

第11条所有公司内部发布的文件均需由综合管理部制定分发号，加盖“受控”章才能发放。每份文件不同的复印件必须注明不同的分发号，以便追溯。

第12条体系文件需由体系文件管理室文控员负责发放管理工作，其它内部文件的发放由综合管理部行政专员负责实施。

第13条根据文件发放批量划分，文件发放主要两种情况：大批发放与零星发放。

（1）大批发放时，应建立《公司内部文件配置、发放与回收登记表》，并报各文件归口职能部门的分管副总审批。

（2）零星发放时，应建立《公司内部文件发放与回收登记表》。

第14条文件领用人应在《公司内部文件配置、发放与回收登记表》或《公司内部文件发放与回收登记表》上签名后，方可领取注有分发号和“受控”状态标识的文件。

第15条领用部门领到文件后，应及时建立《收文登记表》。

第16条文件发放完毕后，综合管理部行政专员或体系文件管理室文控员应及时对文件进行分类、归档保存，并更新《公司内部文件清单》。

第5章公司内部文件使用与借阅规定

第17条文件使用部门应及时向相关人员进行文件内容宣贯、培训，将文件放置在适当的位置（场所），确保相关人员能够及时、正确地使用文件。

第18条当出现以下情况时，使用部门可填写《文件领用、借阅申请表》，申请更换或增发。

（1）文件破损严重影响使用时。

（2）根据使用需要须新增、改版时。

（3）文件丢失需重新领用时。

第19条《文件领用、借阅申请表》需经综合管理部审批后方可实施更换或增发。更改或重新领用时，使用原文件分发号；增发时，应按原分发号顺序新增一个分发号。

第20条公司内部文件借阅规定如下。

（1）当其他公司或个人需借阅文件时，应填写《文件领用、借阅申请表》，经综合管理部或体系文件管理室批准后，行政专员或文控员方可办理借阅手续，并负责催讨。

（2）借阅时最长时间不得超过半个月。

（3）公司内部各部门、各车间需借阅文件时，应经综合管理部或体系文件管理室审批和登记后，方可办理借阅手续。借阅时，行政专员或文控员要负责明确借阅期限与催讨工作。

第6章公司内部文件更改、回收、作废与评审规定

第21条公司内部文件在使用时若遇到下列情形之一的，应进行修改。

（1）公司现行文件与有关国际标准、国家标准、地方标准和法规及行业标准相冲突时。

（2）文件内容与客户的需要相矛盾或不能满足客户的要求时。

（3）文件的内容不正确、不适合或操作性不强时。

（4）有更合适、更先进的或更具可操作性的产品标准、操作方法、管理手段时。

第22条文件修改程序规定如下。

（1）公司一级文件修改或其它各级文件大批修改时，公司应专门成立文件修改小组进

行运作，修改完后的审核、批准、发放使用以及旧文件回收均按本制度的相关条款执行。

（2）文件需要更改时，由文件编制部门填写《文件变更审批表》并附具体修改内容，交文件原审核人审核、原批准人批准后方可进行文件更改。

（3）文件更改由综合管理部行政专员或文控员按《文件变更审批表》负责组织实施。更改可采取划（改）或换页等方式，同时要做好修改状态标识的更改，在修改处加盖“更改”章，更改应覆盖该文件发放的所有场所。如采取换页的形式，应将原未更改的页面回收。

第23条文件回收与作废规定如下。

（1）当文件改版或修改时，会产生大量的作废和失效文件。行政专员或文控员应做好作废文件的回收、登记和标识区分工作。

（2）作废文件应进行定期处理。行政专员或文控员应填写《作废文件审批表》交部门主管批准后方可处理，将作废文件保留一份，并另加盖“作废存留”标识，归档保存一年备查，其他的进行销毁。

第24条文件评审规定如下。

（1）综合管理部经理应定期组织行政主管、行政专员等相关人员做好文件评审工作。

（2）文件评审的时间可与体系文件的管理评审相结合，评审内容包括现有文件的充分性、适宜性和有效性，确定文件修改清单和文件新增清单，以持续改进文件的可操作性和科学性。

第7章附则

第25条本制度由综合管理部编制，解释权归综合管理部所有。

第26条本制度经行政副总审核、总经理审批后，自发布之日起开始执行。

第三篇：档案文件借阅管理制度

档案文件借阅管理制度

制

度

档案文件借阅管理制度

执行单位

文件编号

签发日期

总页码

内

容

借阅档案（包括文件、资料），必须在档案借阅登记簿登记后方可借阅，秘密级以上的档案文件须经酒店领导批准方能借阅；

一、案卷不给借出，只供在档案室查阅，未立卷的文件及资料可借出；

二、借阅期限不得超过两星期，到期必须归还，如需再借应办理续借手续；

三、借阅档案的人员必须爱护档案，要保护档案的安全与保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏。

四、借阅的档案交还时，必须当面点清，如发现遗失或损坏，应立即报告领导；

五、外单位借阅档案，应持有单位介绍信，并经总经理批准后方能借阅。

六、外单位摘抄卷内档案，应经总经理同意，对摘抄的材料要进行审查、签章。

涉及抄报部门

酒店各部门、总经理室

签发人

签

名

部经理

现将《档案文件借阅管理制度》抄发你部，请严格执行。

总经理：

（签名）

执行负责人

签

名

总经理

兹收到《档案文件借阅管理制度》，本人明白制度的详细内容，并将严格贯彻该制度在本部门的执行。

部门经理：

（签名）

第四篇：绿色学校创建工作档案文件目录

提克阿热克小学绿色学校创建工作

档案文件总目录

A1:《绿色学校领导小组构成及职责分工及工作情况》

1、提克阿热克小学创建县级“绿色学校”领导小组

2、提克阿热克小学调整和充实创建州级“绿色学校”领导小组

3、提克阿热克小学创建“绿色学校”领导分工一览表

4、提克阿热克小学创建“绿色学校”领导机构示意图

5、提克阿热克小学创建“绿色学校”汇报材料 A2：《绿色学校工作计划和实施报告》

1、提克阿热克小学创建绿色学校规划

2、提克阿热克小学环境教育规划

3、提克阿热克小学2006—2007学年创建“绿色学校”工作计划

4、提克阿热克小学2006—2007学年创建“绿色学校”工作总结

5、提克阿热克小学2007—2008学年创建“绿色学校”工作计划

6、提克阿热克小学2007—2008学年创建“绿色学校”工作总结

7、提克阿热克小学2008—2009学年创建“绿色学校”工作计划 A3:《提克阿热克小学近三年来绿色学校创建大事记》

1、绿色学校创建工作档案文件目录

2、绿色学校大事记

3、提克阿热克小学创建“绿色学校”申请报告

4、提克阿热克小学创建州级“绿色学校”自查自评报告 A4:

A5:

A6:

A7:《上级绿色学校主管部门人员访问记录单》

1、上级主管部门人员访问记录单

A8:《学校节能、节水、节电、节约其他资源报告》、1、学校用纸制度

2、提克阿热克乡学校安全用电制度

3、提克阿热克小学节约用电制度

4、提克阿热克小学节约用水制度

5、提克阿热克小学节能、节水、节电资源报告

6、提克阿热克小学能源使用情况数据表注（煤）

7、提克阿热克小学用煤曲线图

8、提克阿热克小学购煤发票

9、提克阿热克小学能源使用情况数据表注（电）

7、提克阿热克小学用电曲线图

8、提克阿热克小学用电发票

A9:《校园废物处理、卫生健康、校园绿化美化情况报告》

1、提克阿热克小学垃圾处理制度

2、提克阿热克小学垃圾分类制度及分类处理办法

3、提克阿热克小学关于危险废弃物处理制度

4、提克阿热克小学垃圾分类情况报告

5、提克阿热克小学校园卫生清扫制度

6、提克阿热克小学校园卫生工作条例

7、提克阿热克小学学生为生公约

8、提克阿热克小学卫生、检查评比制度

9、提克阿热克小学传染病预防制度

10、提克阿热克小学学生卫生工作汇报材料

11、提克阿热克小学健康教育知识宣传材料

12、提克阿热克小学心理健康讲座

13、提克阿热克小学健康教育报告

14、提克阿热克小学校园环境管理制度

15、提克阿热克小学校园绿化管理制度

16、提克阿热克小学绿化美化情况报告

17、提克阿热克小学校园绿化面积统计表

18、提克阿热克小学校园规划平面图

19、提克阿热克小学校园绿化美化照片

A10:《学校内绿色学校及环境教育主题活动报告》

1、绿色学校主题活动的清单（2005—2008学年）

2、提克阿热克小学“绿色熏陶，从这里开始”环保教育主题活动总结

3、提克阿热克小学关于开展“六.五”世界环境日活动的安排

4、信息简报

5、广播稿（部分）

A11：《课程领域中环境教学成果》

1、中小学环境教育实施指南

2、提克阿热克小学多学科渗透环境教育的总体规划和要求

3、提克阿热克小学环保兴趣小组活动计划

4、提克阿热克小学环保兴趣小组活动记录

5、学生“环保、创绿”活动要求细则

6、小学4—6年级：环境教育专题教育内容标准

7、环保知识讲座稿

8、小学环境课教案——白色污染

9、教案《海洋——21世纪的希望》

10、环境教育教案

11、节约资源 保护环境 从我做起——环保知识讲座宣传材料

12、美术课教案——环境教育渗透

13、天堂的眼泪——环保知识讲座

14、校园安全教育宣传材料

15、环境教育课教案——垃圾

16、环境保护教案

17、论文

（1）新世纪的绿色校园建设

（2）美丽的校园、学生的乐园

（3）浅谈如何在美术学科教学活动渗透环境教育

（4）课堂中如何渗透环境教育-绿色家庭

其他：

一、上级文件

1、关于创建自治州“绿色学校”的实施意见 2、2006年关于巩留县创建“绿色学校”规划

3、关于创建县级“绿色学校”的实施意见

4、县级绿色学校评估验收标准5、2007年关于创建县级“绿色学校”规划

6、关于2008年创建州级“绿色学校”评估验收的通知

第五篇：绿色学校创建工作档案文件总目录

绿色学校创建工作档案文件总目录

(2009-02-09 15:26:00)转载 标签：

杂谈

绿色学校创建工作档案文件总目录

A1：《绿色学校领导小组构成及职责分工及工作情况》

1、存瑞中学创建绿色学校工作机构

2、存瑞中学创建绿色学校领导小组成员名单

3、存瑞中学“创绿”领导小组主要成员职责分工

4、存瑞中学创建绿色学校网络图

5、存瑞中学创建绿色学校工作总结

6、存瑞中学创建绿色学校会议记录

A2：《2007年—2008年绿色学校工作计划和 实施报告》

1、《存瑞中学2007—2009年学校环境教育规划》

2、《存瑞中学2006--2007学年第一学期 创建绿色学校工作计划》

3、《存瑞中学2006--2007学年第二学期 创建绿色学校工作计划》

4、《存瑞中学2007--2008学年第一学期 创建绿色学校工作计划》

5、《存瑞中学2007--2008学年第二学期 创建绿色学校工作计划》

A3：《2007年—2008年绿色学校工作总结》

1、《存瑞中学2006--2007学年第一学期 创建绿色学校工作总结》

2、《存瑞中学2006--2007学年第二学期 创建绿色学校工作总结》

3、《存瑞中学2007--2008学年第一学期 创建绿色学校工作总结》

4、《存瑞中学2007--2008学年第二学期 创建绿色学校工作总结》 A4：《存瑞中学近三年来绿色学校创建大事记》

1、绿色学校创建工作档案文件总目录

2、各级绿色学校主管人员来访情况记录

3、各友好单位关于环保事宜来访记录

4、学校绿化规划示意图

A5：《学校节能、节水、节电、节约其他资源报告》

1、教育部关于开展节能减排学校行动的通知

2、存瑞中学学校节能措施

3、存瑞中学2007---2008年学校用水情况数据表

4、存瑞中学2007---2008年学校用电情况数据表

5、存瑞中学节能、节水、节电、节约其他资源的说明

6、存瑞中学节约用纸制度

7、节约用纸的好方法

8、存瑞中学用水管理制度

9、存瑞中学用电安全管理制度

10、存瑞中学节水、节电制度

11、团委废旧物品回收记录表

A6：《校园废物处理、卫生健康、校园绿化美化情况报告》

1、存瑞中学垃圾分类情况报告

2、存瑞中学垃圾分类处理办法

3、存瑞中学垃圾分类回收制度

4、存瑞中学关于危险废弃物处理规定

5、存瑞中学化学实验室废液、废气、废渣处理办法

6、存瑞中学卫生健康情况报告

7、存瑞中学近两年来学校卫生工作汇报

8、中小学健康教育工作制度

9、存瑞中学学校健康教育情况汇报

10、中小学突发公共卫生事件应急预案

11、存瑞中学文明宿舍评比条件

12、存瑞中学学生文明公约

13、存瑞中学学生宿舍管理制度

14、存瑞中学预防传染病制度

15、中小学传染病预防控制工作制度

16、法定传染病种类

17、中小学校传染病防治计划

18、存瑞中学《除四害工作管理规定》

19、存瑞中学食堂、宿舍“除四害”检查记录 20、存瑞中学健康教育宣讲材料

21、存瑞中学近三年绿化美化规划报告

22、存瑞中学校园绿化面积统计表

23、存瑞中学校园环境管理规定

24、存瑞中学校园卫生检查细则

A7：《学校内绿色学校及环境教育主题活动报告》

1、环境保护月主题活动材料

2、“六五”世界环境日主题教育材料

3、地球日活动资料

4、世界环境日主题

5、环境保护宣传口号

6、植树节活动方案

7、爱鸟周活动资料

A8：《课程领域中环境教学成果》

1、中小学生环境教育专题教育大纲

2、学校渗透环境教育的基本方法

3、各学科渗透环境教育的基本要求和相关措施

4、存瑞中学环保教育学科渗透的三年总计划

5、存瑞中学优质课评分细则

6、相关学科渗透环境教育教案

7、环保讲座稿

8、初中生环保教育的实施研究报告 A9：存瑞中学教师环保论文 A10：存瑞中学教师环保教案 A11：存瑞中学学生环保作品