写作中的数字处理技巧[合集5篇]

第一篇：写作中的数字处理技巧

写作中的数字处理技巧

数字是以“数”为基本符号，用以揭示事物发展的质与量及其联系的文字统称。由于给人以具体、准确之感，在应用文中数字往往成为真实材料的代名词。应用文要解决生活和工作中的具体问题，或描摹事物的“量”，或分析事物的“率”，或明确事物的“序”，都离不开对具体事物量与质的分析，也就都离不开数字。

如果说观点是应用文之“灵魂”的话，科学的数字表达则是应用文之“血肉”。有“灵魂”无“血肉”，“魂”无所依，反映在文章中则是内容空洞、苍白无力，这样的文章难免装腔作势、面目可憎；有“血肉”无“灵魂”，“身”无所节，写出的文章难以主题明确前后统一，甚至会成为材料的堆砌场。因此，应用文写作者不但应养成重视数字、收集数字、用真实数字说话的好习惯，还要注意在主题的引导下，讲究数字的运用方法与技巧，更好地为主题写作服务。

在应用写作过程中，我们收集和运用到的数字很多，这些数字有的反映某一事物的数量，有的反映事物的发展状态，有的说明某一类事物所占比例等等。很多人认为数字只是对事物的客观描述，形式枯燥，信息单一。其实不然，有时只要对数字作些必要的转化加工，马上就能清晰地看到作者的写作指向，让数字显示出鲜活的生命力。

（一）求和法。即根据需要对某一数字作求和计算，利用具有一定震憾力的和数，让人从不起眼的事物中看到其作用，从而达到特定的引导目的。如某公司一位职工注重节能减耗，每完成15个合格零件的生产任务就可以节约出生产一个零件的原材料。秘书部门在宣传材料中运用求和法测算出这名职工一天能为公司节约成本35元，如果每名员工都这么做，全公司一年可节约生产成本350万元。求和，让大家看到了人人节约的作用，公司很快掀起了节能降耗的热潮。

（二）平均法。平均法则反其道而行之，在有反映总量数字的情况下，对影响总量的某一要素进行平均化处理，测算出单位数值，以达到突显主题的目的。如某汽车公司宣传其能日产小轿车1000余辆，由于大多数读者不熟悉汽车行业生产的具体情况，反响平平。在接下来的宣传中作者加上了“平均每1.2分钟就有一辆轿车出厂”的字眼，读者很快就对该厂的生产能力产生了兴趣。笔者的一位学生曾写了一则新闻稿，报道其所在单位年实现利税800多万元。由于该单位是一家县属小单位，知名度不高，800万元的体量也不算大，很难引起人们的注意。笔者了解到该单位只有40余名职工，劝其改为“人均实现利税20多万元”。该新闻稿马上被采用并直接以“××单位人均实现利税20多万元”为题。可见，平均法用得好，具有化平淡为神奇的功效。

（三）比较法。俗话说不比不知道，一比吓一跳。将反映事物某一特性的数据与同类事物或与自身的过去水平相比较，是人们分析事物优与劣、好与坏的重要方法。当然，应用文写作的目的绝不是简单地争高低长短，高明的写作者往往会在不经意间用比较法达到特定的写作目的。如某公司因多名工人投诉工资过低，被政府相关部门责令写出检查报告。该公司在报告中写道： “本公司一线员工人均月工资××××元，比全市平均水平低15元，但比市政府规定的最低工资标准高出560元。从××区来看，本公司的工资水平高出全区工资水平361元，在区属企业中居前5名。”这段话中，写作者通过四次数据比较，在承认自身不足的同时，不经意间宣示了自身的成绩，而将工资水平偏低的责任归结为区域经济发展不平衡，大大减轻了自身的责任。

（四）借用法。有时为了形象地说明或挖掘某一数字的内在含义，需要借助其他事物配合说明，以达到变抽象为具体、变隐性为显性的目的。如辽宁阜新市50多年来累计生产煤炭5亿多吨，为国家的建设和发展作出了重要贡献。由于绝大多数读者对“5亿吨”这一概念没有认识，也无法深刻体会到作者的写作用意。作者就借用卡车这一大家熟悉的事物交代：如果用60吨的卡车装，阜新产的煤可以绕地球赤道四圈多。这里，小小的借用手法，赋予了这两个不起眼的小数字如此大的魔力，让读者瞬间了解了阜新的付出与贡献！

（五）延伸法。所谓延伸法，是指利用思维的延伸性，从某一数字指向的事物出发，根据写作目的适当地展示其功能、作用和影响，从而让人们对某事物有更清楚的认识。比如：很多人一年之中要用掉数十粒钮扣电池，而一粒小小的钮扣电池可污染600立方米水，相当于一个人一生的饮水量。这里，作者从钮扣电池出发，作了两次延伸，一是将一粒电池与600立方米被污染的水进行关联，二是将600立方米被污染的水与人的生活联系起来，让人真切地感受到了废旧电池污染的严重性，令人警醒。

（六）模糊法。一般来说，数字的准确性与模糊语言的不确定性是相矛盾的，二者不应当关联在一起。事实上，应用写作中某些数字在必要时必须作模糊处理。一是某些数字本身不确定或无法确定时，用模糊数字恰恰是最科学的表述。如某单位在一份材料中向上级汇报该单位有92.6%的同志参加了农村对口帮扶活动。上级在审核中发现，该单位共有56名职工，按92.6%计算，应当是51.856人参加了扶贫活动。而扶贫活动参加者应是有一个算一个，何来的0.856人呢？由此，对材料的真实性提出了质疑。其实，该单位只是近90%的人参加了这一活动，过分追求所谓精准反而适得其反。二是为了特定的表达需要，有时需要有意用模糊语言代替准确数字。如某公司刚刚有四位同志因工作大意给公司造成了一定损失，公司已作出相关处理，四位同志对此也有深刻认识。如果领导在职工大会上强调责任意识时，还说有四位同志如何如何，会给人一种揪人辫子不放手之嫌，同时也会给这四名同志增加压力。此时，用“少数”“个别”这一类模糊词语代替“四”字更有批评的艺术性。

根据需要对数字进行转化有利于单个数字更好地发挥作用，但遇到有不同层次、不同性质的多个或多组数字时，仅靠简单的转化往往难以达到理想的效果。这时需要作者从写作目的出发，分析不同性质数字的作用，按一定逻辑关系对数字统一布局，通过数据之间的相互关系揭示事物的发展规律，从而实现写作目的。

（一）点面结合，在综合分析中反映事物的发展全貌

这里所说的“点”与“面”是借助数学的说法，指代写作视域内不同性质的数字。“点”指那些反映某一方面事物或事物某一方面的数字，“面”则指反映事物整体或全貌的数字。

就相互作用而言，“面”由“点”生，也就是说反映“面”的数字是由反映“点”的数字汇总而来的；“点”能证“面”，即有了“点”上的数字支撑，“面”上的数字才有根基，可信度才高。因此，应用写作在数字运用上强调点面结合，不仅是要让读者在不同层面上全面了解事物，还要便于读者确定、分析这些数字中蕴含的信息。

以总结为例，如果我们反映某单位一年的工作成绩，既要用数字交代单位取得的总体成绩，也要分析不同部门的发展情况和主要发展指标完成情况。这样，读者才能对该单位的工作成绩有比较全面的了解。

（二）由面析点，在典型分析中反映事物的发展差异

点面结合固然能让人们对事物有一个整体认识，但这还只是一种平面的、静态的认识，不能明显地看到事物间的差异。事实上，事物的发展在不同单位、不同阶段总是存在着这样那样的不平衡，只有分析出这种不平衡才有利于我们找到影响事物发展的原因，有针对性地改进。因此，在应用写作过程中，有时需要从已掌握的“面”上的数字出发，选择一个或若干个“点”进行剖析，通过解剖麻雀，分析事物发展不平衡的现状及其原因。

例如，“2012年，公司实现利润1080万元，但各分公司发展不平衡。其中×××分公司实现利润320万元，占29.60/0；×××分公司在规模相近的情况下仅实现利润51万元，不及总量的5%。”这段话中，作者从单位整体效益出发，选择效益最优和最差的两个二级单位进行分析，配以适当的修饰词，鲜明地指出了二者间的差异。不着一字，但一褒一贬的倾向表现得十分清楚，引导人们去了解、分析原因。

（三）积点成线，在动态分析中反映事物的发展轨迹

在应用写作过程中，有时需要揭示事物的发展过程和发展规律，不能只是静态和孤立地理解和处理数字，而需要对某些数据进行连续收集和动态分析。一般来说，某一数据的变化总是受到一定内外因素的影响。1如果我们将这些影响数字变化的因素与数字本身的变化放在一起动态分析，就会清晰地呈现出事物的发展轨迹，收到意想不到的效果。如“近年来，公司狠抓产品质量，残次品率不断降低。2010年，公司决定对各分公司的残次品率进行单独考核，当年残次品率从上一年度的7%降为6%；2011年，公司出台了新的绩效考核体系，将残次品率纳入职工个人工资绩效考核体系，残次品率降为3%;2012年初，公司针对产品生产质量中存在的问题，开展了技能比武活动，至8月份，残次品率已降至1%，产品质量提升明显”。这段话将公司采取的措施与相应的成绩联系起来分析，直观地揭示了公司产品质量提升的轨迹和相应措施的效果，并在不经意间展示了公司执着追求质量的形象。数字的灵活运用在这里再次展示了威力。

（四）多点对比，在比较分析中反映事物的发展状态

出于特定的写作目的，有时还需要以某一数据为基点，采用多点对比的方法对数字进行比较分析。通过分析，可以进一步看到这一数据所代表的事物的地位与发展状态，从而对事物作出客观评价。如“本校2012届毕业生一年后的就业率为98.75%，高出同类院校平均水平近8个百分点，高出本校2011届毕业生2.5个百分点；毕业生月平均工资2853元，比上一年度的2954元低101元，但高出区域内同类院校287元”。在这段话里，写作者以本校目前的相关数据为基点，与本校历史数据和兄弟院校数据进行纵向和横向两方面对比分析，清晰地揭示了该校毕业生的就业质量，简洁明了，传播效果很好。

当然，我们说多点对比，并不排除只选择一个有典型意义的数据进行简单对比分析的做法，但选择多个点对比分析才有利于立体地分析事物，科学地进行定位。在比较对象上，可以在单位内部比，也可以选择同行比，还可以与权威部门的统计数据比；在比较方法上，可以横向对比、纵向对比甚至可以环比。

（五）分解归并，在系统分析中反映事物的发展联系

从系统论的角度看，某一写作视域里的相关事物之间存在着一定的逻辑联系，构成了一个相对完善的系统。那么，数字作为对事物的一种描述，也在发挥着作用，也具有一定的系统性。我们要写好应用文，就需要对这些数字作逻辑归并或分解，揭示事物之间的关系，找到事物发展的客观规律。

应用文写作中出现最多的是总分、因果等关系。总分关系除前面所述的点与面的关系外，还有一种是目标与具体任务之间的关系，需要我们利用分解的方法处理。如我们要布置某项工作，就需要将总体目标分解，分项目、分单位、分指标落实到每个单位、每个员工和每个时间段，这就是对数字的分解处理。如果数字的类型过多，就有必要制作成图表，以增强直观性。

这里所说的因果关系不是严格逻辑意义上的因果关系。在应用文写作过程中，本质与现象、措施与成效、原因与结果等在某种意义上都构成一定的因果关系。我们要反映这类事物之间的关系，就要采用归并的方法，进行分类整理，分类说明，让人们对事物的发展联系有清楚的认识。比如：近年来，公司重视研发工作，取得了明显实效。从2010年起，先后成立了×××等2个研发部门，组建了×××等8个项目团队，引进了XXX等15名高级研发人才，投入XXX万元成立了研发基金。经过三年努力，公司已完成了5个项目的研发任务，获国家专利25项，开发新产品30多个系列、200余种，获技术转让资金×××万元，实现生产效益XXX万元，极大地推动了××产业的发展，实现了经济效益和社会效益的双丰收。这里，写作者利用归并的方法将公司采取的措施和取得的成效集中说明，并没有繁琐的过程论证，但事物间的因果联系一目了然。这种化繁为简的数字处理方法值得我们学习和借鉴。

第二篇：材料写作中的炼句技巧（模版）

材料写作中的炼句技巧

应用文“因事成文”的特点要求应用文体的写作表意清晰、平实质朴、组句严密、措辞精炼，好的应用文不仅表述平实准确，易知易晓，而且语句明快不拖踏，逻辑清晰不混杂，不仅有内容美，更具形式美，是文质兼备，富于文采的，如何提高应用文特有的明朗晓畅的语体美，力避常见的乏味干瘪、繁琐冗杂的毛病，可以从学习炼句技巧入手。

一、长短结和，多用短句。

长句与短句的主要区别在句子的结构形式上，长句结构复杂，联合成分较多，修饰语较多，短句则相反。使用长句，可以使表意更加严谨细致，但其结构复杂容易出现语病，造成阅读接受障碍；而短句表意简洁明快，干净利落，阅读起来一目了然，更符合应用文沟通思想、办理政务的目的。因此，应用文写作中，除了要表达十分复杂严密的意思而采用长句外，能用短句尽量用短句。广为传诵的西晋李密的《陈情表》，文中用了大量的短句，开头既写：“臣以险衅，夙遭闵凶。生孩六月，慈父见背；行年四岁，舅夺母志。”三个短句，二十四个字，就将自己真实的悲惨凄苦的境遇突出地展现出来，给晋武帝留下深刻的印象，此外，像“诏书切峻，责臣逋慢；郡县逼迫，催臣上道；州司临门，急于星火。”这样表意清晰而明朗的短句和句群，随处可见，使文章读起来畅快无阻，朗朗上口。当代，邓小平同志的文章最大的特点也是善于大量使用短句，言简意赅，掷地有声，形成独特的语言风格，诸如“改革要摸着石头过河”、“贫穷不是社会主义”、“计划和市场都是方法”等等，因其简短形象而广为流传。

当然，应用文中有时也要使用长句，以表达严密精确的意思，并间杂在短句中，形成错落有致的效果。但需注意：一是不要长句用得太多，造成繁杂拖踏，读起来太累。二是要注意句子成分搭配合理，避免语误，如：“我院多媒体网络教学系统从1996年建设至今，从未因出现技术障碍而耽误教学训练活动的现象，真正地实现了保障有力。” “从未……现象” 是错误的，“从未”是副词，不能带宾语，只能是“从未有过……现象”，或“从未出现……现象”，这个错句就是典型的因句子附加成份太长而忽略主要成份搭配造成的。所以，有的长句，能化为短句，就尽量化短。如：“为进一步摸清各单位新任务准备的底数及准备过程中存在的困难和问题，促进各单位高标准落实好新任务准备工作”，就可以将前半句的长宾语拆开，变成三个短句：“为进一步摸清各单位新任务准备的底数，发现准备过程中存在的困难和问题，促进各单位高标准落实好新任务准备工作”。改后，表意同样周全但却更清晰直白。

二、巧用整句，意蕴贯通

结构相同或相似的一组句子叫整句。在应用文中适当地使用整句，可以使文章凝练新颖，声音和谐，气势贯通，意义鲜明。

首先，可以用整句制作小标题。在应用文常见的部分式结构中，小标题运用是比较广泛的，小标题是结构提纲的直接体现，是对大量材料的直接概括，如果用形式相同的整句充当小标题，形成共同规律、固定格式，不断重复，回环出现，就会起到精练、醒目、突出事理的效果，从而加深读者印象，提高阅读兴趣。如某军队医院财务部门的年终总结《建立正规的财务秩序，编制合理的资金预算》，为了突出财务工作改革后，克服困难，解决超编现象的主题，设计了这样几个小标题：

（１）“逼”出一条路子

（２）算清“两笔帐”

（３）利刃切除“肿瘤”

（４）搅活一池春水

这几个动宾结构的小标题，简明概括了来自实践的经验，彰显了文章整体框架，自成一体，别具一格，给人鲜明的印象。

其次，使用意思基本相同、相对或相反的一串整句，可以起到突出强调，加强对比，表意透彻的良好效果。公元前１６８年晁错就粮食对国计民生的重要性及商人兼并和农民流亡的原因向汉文帝上奏书《论贵粟疏》，文中写道：“寒之于衣，不待轻暖；饥之于食，不待甘脂；饥寒至身，不顾廉耻。人情一日不食则饥，终岁不制衣则寒。夫腹饥不得食，肤寒不得衣，虽慈母不能保其子，君安能以有其民哉？”用一组意思相近的整句透辟入理地说明了农民基本生存保障的重要性，接着又写：“今农夫五口之家，其服役者，不下二人；其能耕者，不过百亩；百亩之收，不过百石。春耕，夏耘，秋获，冬藏，伐薪樵，治官府，给徭役，春不得避风尘，夏不得避暑热，秋不得避阴雨，冬不得避寒冻……有者，半贾而卖；亡者，取倍称之息；于是有卖田宅，鬻子孙，以偿债者矣！而商贾大者积贮倍息，小者坐列贩卖，……故其男不耕耘，女不蚕织；衣必文采，食必粱肉；亡农夫之苦，有阡陌之得。因其富厚，交通王侯，力过吏势；以利相倾，千里游敖，冠盖相望，乘坚策肥，履丝曳缟。此商人所以兼并农人，农人所以流亡者也。”用几组整句构成一段，前半段用意思相近的整句组论述农民终日操劳却生活艰辛，后半段采用同样方式说明商人囤积居奇，生活奢侈，前后两段又构成意义上的鲜明对比，句式上也灵活多样，既有两句相对的短句“有者，半贾而卖；亡者，取倍称之息”，也有三句相对 “伐薪樵，治官府，给徭役”，四句相对“春不得避风尘，夏不得避暑热，秋不得避阴雨，冬不得避寒冻”的句组，条理清楚，文笔流畅。再如，2007年４月12日，温家宝总理在日本国会发表精彩演讲，从开始到结束，会场响起１１次掌声，温总理在简短的问候语之后即讲“如果说安倍晋三首相去年10月对中国的访问是一次破冰之旅，那么我希望我的这次访问能够成为一次融冰之旅（掌声），为友谊与合作而来是我这次访问日本的目的，也是今天演讲的主题。”“ 破冰之旅”与“融冰之旅”整齐搭配，映衬鲜明，引出主题，一下子激起了与会人士的热烈反响，赢得雷鸣般掌声。此外，李密的《陈情表》，陈琳的《讨曹操檄》，骆宾王的《讨武曌檄》，汉景帝的《景帝令二千石修职诏》，马丁·路德·金的《我有一个梦想》，****同志的’９８抗洪讲话等不朽篇章，均巧妙地采用了整句借以表达深刻的思想。由此可见，古今中外，凡是富于文采和气势的优秀的应用文，总少不了凝练优美的整句。

三、多种句型，灵活运用

有些作者为了追求简洁明了的实用效果，在写应用文时一味使用陈述句，语气、声调毫无变化，文章平淡如水，索然无味。其实，一样的意思，百样说法，变式句、反问句、设问句、否定句、对比句等句型与陈述句一样可以表达相同的意思，却具有不同的修辞功能。

首先，变式句可以起到强调句子中某个局部关键性词语或成份的作用。如《景帝令二千石修职诏》一开头即是一个变式句：“雕文刻镂，伤农事者也；锦绣纂组，害女红者也。”如果用陈述句，应该是：“现今伤农事的是雕文刻镂，害女红的是锦绣纂组”，两个句子一对比，我们就会发现，变式句将宾语提到了句首，改变了原有的语序，将某些地方长官追求的奢华的现象突现出来，收到了一目了然，触目难忘的修辞效果。

其次，设问句可以起到突出整篇或整段、整句话的意思，吸引读者的注意力，引导读者深入思考的作用。如****同志在《发扬抗洪精神 重建家园 发展经济》的第一部分，先用了“这个伟大的胜利说明了什么呢？”这样一个设问句引起注意，然后用“这个胜利充分说明……”为每段的开头引出层层深入的四个段落，在整饬严谨的论述中收到重点突出，气韵生动的表达效果。再如《景帝令二千石修职诏》中的第三段开头是这样写的：“今岁或不登，民食颇寡，其咎安在？”一个设问句既引起思索，又清楚地表明了本段论述的主要问题。

第三，对比句除了能起到强调语意的作用外，还具有鲜明生动、加重语气和声调，传递作者情感的作用。客观世界也是通过作者的视角去认识的，因此即使是较为客观的应用文也不可能完全摈弃作者的主观认识与情感，对某些事物，作者的主观体验越强烈，他的理性认识才会越深刻，而对比句可以很好地帮助作者表达内心的深刻认识。《诸葛亮前出师表》写道：“亲贤臣，远小人，此先汉所以兴隆也；亲小人，远贤臣，此后汉所以倾颓也。”用一个正反鲜明的对比句子谆谆告戒刘禅执政之道，透露出一片忠诚与希望。又如李斯的《谏逐客书》：“今弃击瓮而就郑、卫，退弹筝而取韶虞，若是者何也？……然则是所重者在乎色乐珠玉，而所轻者在乎人民也。此非所以跨海内、制诸侯之术也。”一个对比句“所重者在乎色乐珠玉，而所轻者在乎人民”，点明此段的主旨，将秦重物轻人的错误展示出来，理足辞胜，具有一种高屋建瓴的气势和撼动人心的力量，运笔酣畅淋淳，为全文最精彩部分，前人对此极为称誉。宋代李涂说：“中间论物不出于秦而秦用之，独人才不出于秦而秦不用，反复议论，痛快，深得作文之法。”

总之，只要我们在应用文写作中注意炼句技巧，熟练地运用各种句式，使句式明快灵活，跌宕有致，就可以成功地避免应用文因程式化而易见的呆板、僵化、平俗，既加强了应用文体的实用性，又增强了表达的艺术性。

第三篇：口译中的数字翻译技巧

口译中的数字翻译技巧

多年的口译第二试监考经验证明：数字互译仍然是中高级口译考试口试部分的一大考点。稍有不慎，便会失分。数字翻译既是口译难点，又是口译重点。关于数字翻译，我们对广大考生和上海新东方口译学员的调查显示：英译汉时难点在记忆，汉译英时，难点在于快速表达。

以下我从记笔记和转换两方面来演示在新东方课堂内外如何实践以求尽快掌握数字的翻译。

一般说来，数字本身是毫无意义的，因此难以记忆。所以，一定要靠记笔记。听数字时，我们需区分中英文单位间的差异，符号分割。

A.记笔记：用符号来代替单位

a)英译中

如果同学从收音机中听到下面一群复杂的数字，你该怎么记录呢？

例：It covers a total of five hundred forty-nine million nine hundred forty-six thousand seven hundred and sixty-eight square meters.可能会有这样的几种记录方法：

第一种：5 h 49 m 9 h 46 th 7 h 68 sqm

第二种：549 m 946 th 768 sqm

如果在英译中时考生这么记录的话，恐怕等到规定翻译的时间过了你还没搞清究竟这堆数字是多少，翻成中文该怎么说。

英文表达数字时可以从右往左，三位一逗号，例如：10,859,783

三位一逗号，逗号从右往左分别对应的是：thousand, million, billion, etc。这也就是说，除了逗号，其余的最大不会超过三位数，因此，要想英文数字记得快而准，三位数的听写要过关。

但是这么写后怎样用中文表达出来呢？用中文表达出来时，可以用便于中国人表达的方式做一下记号，即从右往左、四位一竖。

刚才例举的数字：549,946,768可以这么添上记号：5│49,94│6,768

四位一竖，竖线从右往左分别对应的是：万，亿

所以上面的数字经划线后可以轻松的读成：五亿四千九百九十四万六千七百六十八

b)中译英

有了上面中译英部分数字的记录和表达方法，相信这部分的数字就比较简单。我们举几个例子看看如果把中文翻成英文，倒过来推即可。

例：我们从收音机中听到三万二千五百

这个数字相对较短、较简单，不需要把中文中的“万”划成竖线也可以，所以：

首先 写下听到的数字3│2500

然后 三位一逗号 32,500，最后 从右往左的第一个逗号对应的是thousand，所以数字表达成：thirty-two thousand five hundred

再举一例：我们从收音机中听到十二亿七百二十一万四百七十二

这个数字相对较长、较复杂，我们这么处理：

首先 中文的“万”“亿”按四位一竖的方法记录，因此写成12│0721│0472。之所以面对较长较大的数字这步不省的原因是：如果你没有其中的一竖，同学往往容易在后面的“721”“472”前漏写0，这样就使数字的表达有误。

其次 按英文从右往左三位一逗号的方法标上标记，1,2│07,21│0,47最后 根据英文从右往左每个逗号分别代表的是thousand, million, billion用英语表达出该数字：one billion two hundred and seven million two hundred and ten thousand four hundred and seven-two

有了逗号和竖线的辅助，从某种程度上说，长的数字要更容易记录和表达。

B.转换

同学非常熟悉中文里面的“个、百、千、万、十万、百万、千万、亿、十亿、百亿„.”。每一级的单位都有，非常齐全。而在英语中同学掰指数来：hundred, thousand, million, billion, trillion。总觉得和中文配不起来，因此同学碰到“万、十万、千万、亿”要特别注意，要反复操练这几个数字，这几个数字在中译英时尤为重要。

1万= ten thousand

10万= one hundred thousand

1000万= ten million

1亿= one hundred million

在这里要补充说明的是考生可能听到的中文数字非常简单，例如：十三亿，这么短的数字，同学记录的时候只需写13亿。在念的时候，由于英语中没有“亿” 这个单位，只有“十亿”这个单位，同学只需从右边往左小数点移一位即可，13变成1.3，在1.3后面的单位是billion。

不妨看这几个例子：

945亿 即94.5 billion

36亿 即3.6 billion

但是一旦碰到“5亿”又该怎么办呢？如果按照上述以小数点的办法，不就成了0.5 billion吗？英语中没有“亿”这个单位，我们只能退到下面的单位：million。“亿”转换成“million”之间需要多加两个零。所以5亿就表达成500 million。

这里不再枚举，每位考生平时在看到或听到数字时，抓住机会多进行中英文互译，使自己对数字敏感，通过平时的训练提高自己对数字把握的完整性和正确性。

第四篇：公文写作与处理的方法与技巧

公文写作与处理的方法与技巧

公文写作与处理的方法与技巧 第一部分：公文写作的基本要求和常识

一、秘书与公文的关系

秘书与公文的关系，是人与物的关系，秘书是办理公务的人，公文是涉及公务的文书。“领导面前是红人，工作上是忙人，经济上是穷人，身体上是病人，家庭上是罪人”就是对秘书这个“人”的形象刻划。公文与秘书有着密不可分的关系。“热爱公文岗位，热爱公文写作”是作好秘书工作的必要条件。写好公文，还具有以下四个作用：

1．写好公文可以使秘书胜任工作。特别是在机关工作，在政府工作，如果不会写公文，就没有地位，就没有作为，至少说是不能胜任工作。毛泽东同志的秘书田家英，跟随主席18年，靠着自己的努力，由从事事务性工作最终成为主席的文字秘书，他起草的八大开幕词中“谦虚使人进步，骄傲使人落后”，至今为大家所熟知和常用，催人警醒，影响深远。

2．写好公文可以使文秘人员提高水平。人的大脑经常思考问题，越思越灵。一个人经常写作公文，水平自然也会提高。在写作公文的过程中，人需要构思和布局，需要分析和判断，需要思考解决问题的方法和措施，在这个过程中，一个人的能力得到全面锻炼，他的综合分析能力、驾驭全局的能力和解决问题的能力相应都会得到提高。

3．写好公文可以使公务员不断进步。人们常说，不想当将军的士兵不是好士兵。同样，不想当领导的秘书不是好秘书。在秘书岗位，通过写作公文，基础就会打的比较牢，能力提高的比较快。自然，接触领导的机会就比较多，进步的机会就比较多。国家领导人许多都是秘书出身，比如毛泽东、邓小平、杨尚坤、胡锦涛等。可以说，秘书这个岗位锻炼人，也造就人。

4．写好公文可以使公务员终生受益。文章写的多，积累就会多，千年文章会说话。许多人退休后，都爱写回忆录等书籍，这是对人生的一个总结，是一件很有意义的事情。大家在工作中，一定要注意加强工作积累和生活积累。瑞士人一生有三件事“生一个孩子，栽一棵树，写一本书”，把写一本书和生孩子相提并论，可见写作的重要性和它不寻常的意义。

二、什么是公文

（一）公文的含义

国家行政机关的公文（包括电报）是国家行政机关进行行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布臵和商洽工作，报告情况，交流经验的工具。

中国共产党机关的公文，是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布臵和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。

一般来说，只有具备了以下几个条件才能算作公文：

首先，公文是在公务活动中使用并形成的，是为了处理公务，不是办理私事的。

其次，公文的使用范围一般限于行政机关，人民团体、企事业单位也常根据情况比照使用，个人不得使用公文。

第三，公文是具有特定格式的文字材料。它不同于普通的文字材料，从标题到落款，从内容到文面，从用纸到标记都有特定的要求。公文也不同于公务活动中使用的其它材料，如图片材料、音像材料、电讯材料等。

（二）公文的形成

公文的形成已经有两千多年的历史，“公文”一词最早见于《后汉书〃刘陶传》，“但更相告语，莫肯公文”。另有一说见于《三国志〃赵俨传》，“公文下郡，绵绢悉以还民”。公文是时代的产物，是阶级的产物，反映了国家的意志。公文的形成受社会形势发展、工作需要、国家利益、社会需求、人民呼声等条件的影响或制约，在不同的社会发展时期，有不同的公文，以下是公文发展的一组史料：

甲骨文公文＿殷商时期 青铜器公文—周朝时期

石刻公文—春秋时期

简册公文＿秦汉时期

绢帛公文—晋朝时期

纸质公文＿现存唐朝

电子公文—现代

目前我们现行公文处理办法，是2000年8月24日国务院发布新的《国家行政机关公文处理办法》，该办法自2001年１月１日起施行。办法规定现行公文文种有命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等十三类十三种。

（三）公文的特点

1．公文具有鲜明的政治性

公文产生于阶级、国家出现之后，是统治阶级贯彻其指挥意志、行动意图的系统记录，直接反映国家政权的意向和阶级的根本利益。

2．公文具有严肃的法定性

公文具有法定性，这主要表现在公文必须有法定的作者，即依法成立并能以自己的名义行使权利和承担义务的组织。

3．公文具有特定的权威性

法定的作者在法定范围内行使职权制作和发布的公文，就具有法定的权威性。公文内容具有约束力是公文权威性的具体体现。

4．公文具有对现实工作的指导性

公文是在现实工作中形成和使用的，目的在于推动现实工作。一项工作一旦完成，在开展这项工作中形成并使用的公文的作用也随之结束。

5．公文具有一定的规范体式

公文写作讲求格式规范，任何行政机关和单位必须执行国家规定的统一公文格式，不得另搞一套，自行其是。现阶段，党政机关的公文写作与处理，必须严格遵守《国家行政机关公文处理办法》和党的公文规定。

三、公文的分类

（一）公文的种类 1．规范性公文

行政公文13种，包括命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要；党的公文14种，包括决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。

2．法规和规章性公文

共11种，包括条例、办法、规定、章程、细则、规则、规程、规范、公约、守则、纪律。

3．通用性公文

共14种，包括计划、规划、工作安排、工作要点、方案、调查报告、简报、总结、述职报告、提案、讲话稿、书信、布告、导词。

4．执法公文

共12种，包括行政处罚决定书、行政强制执行申请书、行政强制执行决定书、行政复议申请书、行政复议答辩书、行政复议决定书、行政起诉状、行政上诉状、行政答辩状、行政赔偿申请书、行政

（二）行政公文与党的公文的异同

1．从作用方面看相同点：都是传达、贯彻党的路线、方针、政策的工具，都具有领导、指挥、联系、沟通和宣传教育作用。不同点：在于公文的性质、内容、行文对象和指向不同。行政公文是国家意志和权力的体现，是行政行为和行政管理措施的手段，行文对象和指向是国家各级行政机关、企事业单位以及人民群众。党的公文是党的意志和权力的体现，公文内容主要是传达贯彻党的路线、方针、政策，实施党的领导；行文的对象和指向是各级党的组织和党员。

2．从行文方面看相同点：二者的同级机关及其同级机关之间可以联合行文。不同点：行政公文是按照行政隶属关系行文。党委一般不直接对行政机关行文，通常是通过对设在行政机关的党委或党组行文，实施对行政机关的领导；行政机关对党委行文也要通过党委或党组的公文，而不是用公文直接行文。

3．从文种上看有9种相同的，是决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。有9种是不同的，公文多了命令（令）、公告、通告、议案4种，党的公文多了决议、指示、公报、条例、规定5种。

四、公文格式

（一）公文的一般格式

根据国家标准，公文一般由眉首、主体、版记三部分组成，分为秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等17项要素。

1．眉首

臵于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称为眉首。眉首主要包括：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号和签发人。

2．主体

臵于红色反线（不含）以下至主题词以上（不含）之间的各要素统称为主体。主体主要包括：公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间和公文生效标识、附注。公文正文从主送机关下一行开始，每自然段左空2字，回行顶格，数字、年份不能回行。公文印刷中字体字号的选用：公文标题用2号小标宋体，正文一级标题用三号黑体，正文二级标题及主题词用3号宋体，正文一般用3号仿宋体。每页排印22行，每行28个字。公文文字表达应力求简明扼要，层次分明，力求说短语、行短文，避免多层次结构。多层次结构的正文分条标识方法为：

第一层用：一、二、三、……

第二层用：

（一）（二）

（三）……

第三层用：1.2.3.……

第四层用（1）（2）（3）……

个别出现第五层时用：①②③……

3．版记

臵于公文主题词以下的各要素统称为版记。版记应臵于公文最后一页，版记的最后一个要素臵于最后一行。版记主要包括：主题词、抄送、印发机关和印发时间。版记各要素之下均加一条反线，宽度同版心。

（二）公文的印刷格式

1．用纸格式

公文用纸格式，指公文用纸幅面尺寸。目前我国公文纸采用国际标准A4型（297mm×210mm）。布告、公告、通告等公布性公文用纸幅面尺寸，可根据实际需要确定。

2．印装格式 公文的印装格式，指公文排版、装订形式与字体字号的选用。公文使用的汉字按国家规定的标准方案执行，并从左至右书写、排版。少数民族文字按其习惯书写、排版。公文一律左侧装订。公文数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其它的都应当使用阿拉伯数字。在同一公文中数字的使用应前后一致。公文中应采用国家法定的计量单位。

（三）主题词的标引与制作

1．主题词的标引依据

目前，行政公文主题词标引的依据主要是国务院办公厅秘书局制订的《国务院公文主题词表》，共由十五类1049个主题词组成，分为主表和附表两大部分，主表有十三类751个主题词，附表有二类298个主题词。

2．主题词的标引程序和方法

主题词的构成要素有三个方面：一是体现公文归属类别的词，二是体现公文内容特征的词，三是体现公文文种的词。标引时可据其涵义，按“一类别、二内容、三文种”的顺序依次排列。类属词标引时如无十分贴切的主题词，可按“宜宽不宜窄”的原则，选择相近的主题。每份公文一般以标引四至五个主题词为宜，除类别词外，最多不要超过五个。

第二部分 常用公文的写作方法

一、怎样写好公文

（一）目前公文的现状和问题

应该说，目前公文的现状不容乐观，问题很多，形象不佳。归纳起来，主要表现在以下四个方面（抄、长、假、乱）：

1．“文抄公”主笔，大抄特抄。这种现象很有的普遍性。2．“懒婆娘”当家，又臭又长。经常在稿中“首先一个，其次一个，再者一个，另外一个，还有一个，其他一个，最后一个，补充一个”，越看越不愿意看。

3．“贴膏药”盛行，无病呻吟。不管发文有用没有用，无事找事。

4．“我说算”上岗，乱用文种。主要表现在“报告请示乱上，通知意见乱发，公告通告乱贴”。

以上这些问题，大家在写作公文时一定要注意，至少不会走弯路，对提高公文写作水平大有帮助。

（二）怎样才能写好公文

1．领会意图——公文撰制的“奠基工程”

公文撰制在思维方式上，有别于文艺创作等“有感而发”，而是“遵命行事”，必须秉承领导旨意，领会领导意图，根据工作需要而撰制。

一是积极扩展领导意图。秘书要善于从更多的层次和角度去思考问题，保证制发的公文具有一定的思想内涵。

二是善于挖掘领导意图。秘书应当主动和领导同志商量研究，深化领导的意图。

三是努力完善领导意图。秘书要注意与领导沟通，并注意联系实际情况，从而比较全面体现领导意图。

四是及时捕捉领导意图。要做一个“有心人”，手脑勤快，及时掌握领导的思想脉搏。

2．构思准备——公文撰制的“设计蓝图”

要认真构思，做好准备工作。在构思过程中，要掌握三个基本环节：

第一，要确定好公文主题。公文主题应做到“一文一题”，即只能突出一个中心，不能搞多中心，切忌主题不明或多主题。

第二，要合理安排结构。最好先拟个写作提纲，对公文通篇布局进行安排。

第三，要精心选择材料。对材料必须经过一番去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里的加工整理后才能使用。

3．拟写文稿——公文撰制的“施工阶段”

一是必须扣紧主题。写作提纲就是按主题而设想的思路，对紧扣主题的材料要下功夫挖掘。

二是要详略得当。做到布局合理，层次分明，重点突出。三是要一气呵成。拟写文稿的路子定好了，材料选好了，最好一气呵成。

4．认真修改——公文撰制的“整修装璜”

修改是公文撰写过程中不可缺少的一环，如何进行修改，如何掌握正确的修改程序，可以从以下几个方面入手：

第一，先看主题。进一步挖掘和深化主题，使主题更深刻、明确、集中。第二，审改观点。主要看文稿的观点和提法是否有错误，能不能站住脚，是否经得起推敲和实践的检验；文稿中的概念、判断和论证是否符合客观实际情况，是否符合中央和上级规定的方针政策。

第三，调整材料。如果文稿使用材料过多，淹没或冲淡了观点，应该加以修整和剪裁，留有最有用的材料；如果文稿有言之无物之处，要补充必要的材料；如果材料不准确，要重新核实更正；如果材料的观点不一致，要服从观点，删节材料或选择更换新的材料。

第四，理顺结构。主要是检查文稿框架是否合理，层次是否分明，段落是否得当，过渡照应是否自然周全等等。

第五，推敲文字。公文语言力求精益求精。修改中要采取逐字逐句仔细推敲的办法，对文字进行加工润色。

二、常用公文写作

（一）通知

1．通知的概念

通知是适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员的公文。

2．通知的种类

从内容、性质上大体可以划分为：发布性通知、命令性通知、事务性通知、批转性通知、会议通知。

3．通知的写作要求（1）明确行文目的

首先明确为什么写这个通知，通知的主要内容是什么，以分清是哪一类通知，然后确定怎样写。其次要确定写作的范围和对象，针对什么问题，解决什么问题，根据客观情况和开展工作的需要确定写作的范围和对象，以明确行文目的，有针对性地写好通知。

（2）抓住主要内容

不同种类的通知，有不同的规范体式，但是，紧紧把握住主要内容，是写好通知的关键，绝不能喧宾夺主，冲淡主要内容。比如命令性的通知，一般要讲清情况和问题，但只能作为事由、背景来概括叙述，重点则是针对实际情况和问题，提出指示性意见、要求及措施，并做到政策界限清楚、明确。

（3）文字表述准确

首先对受文单位的名称必须写清写全，或采用规范化的简称。其次为使受文单位便于操作，凡属应该说明的有关情况，应该执行的具体事项，以及有关的时间、地点、条件等，都要做到周密、准确，以免贻误工作，造成损失。

（二）报告

1．报告的概念

报告，是适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问的公文。

2．报告的种类

报告的种类较多，可以从用途、性质、内容等方面进行划分。从用途上可以分为情况报告和随文报告两类。从性质上可以分为工作报告、问题报告、会议报告三类。根据报告内容还可以分为综合报告和专题报告。

3．报告的写作要求

（1）主题要明确，思路要清晰

一般情况下，写报告应沿着为什么要写报告，报告什么内容的路子，在充分占有材料以后，根据主题需要和观点与材料相统一的原则，精心构思，编排布局，然后组织撰写。

（2）重点要突出，文字要简练

报告全篇要突出重点，每一部分也要围绕全篇中心突出重点。全篇的重点就是向上级报告的主要内容，而各部分的重点则是围绕说明主要内容而需要引起上级行政机关注意的关键之处。突出重点也要兼顾一般，既要有点，又要有面，但在文字表述上要力求简练，不讲空话、套话。

（3）观点要鲜明，材料要真实

向上级行政机关报告工作，反映情况，要克服报喜不报忧，宣扬成绩，粉饰太平的不良倾向，要在深入实际调查研究的基础上，提出鲜明的观点，提出实事求是、有说服力的材料。

（4）不要夹带请示事项

在公文处理中，收文行政机关对报告没有答复的责任，如果把请示事项夹在报告里，就容易误事。所以，需要答复的事项不能夹在报告中，而应另用“请示”行文。

（三）请示 1．请示的概念

请示，是适用于向上级请求指示、批准的公文。

2．请示的种类

从内容、目的的角度，请示通常可分为：请求批示性的请示、请求批准性的请示、请求批转性的请示。

3．请示的写作要求

（1）坚持一文一事。一份“请示”要由上级行政机关同一个部门批复。反之，一文数事，要由几个部门回答，则必然贻误工作。

（2）不能越级请示。各级行政机关都有一定的权限，上下级行政机关之间也有一定的分工和职责范围，因此在请示工作时，一般要逐级向上请示。

（3）不要多头主送。一般只写一个主送行政机关，如需同时送其他行政机关应用抄送形式。有的单位认为同时向上级几个部门报送一个请示，会引起重视，殊不知都管都不管，都不予批复反而误事。

（4）不宜将请示同时抄送下级行政机关。请示中的意见在未被批准之前并不生效。所请示的事项也常有不予批准的，如果同时抄送给下级行政机关，会造成不应有的混乱，甚至造成工作上的被动。

（5）除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导者个人。凡属上级行政机关已有明确规定，下级单位职权范围内能够解决的问题，应当自行解决，不应将矛盾上交。

第五篇：会计账务处理中常用Excel技巧

会计账务处理中常用Excel技巧

摘要：在日常办公事务中，我们经常要进行“写”和“算”。“写”（通知，报告等）可通过文字处理软件进行，而“算”（算数运算，函数应用等）则可通过电子表格来实现。Excel作为Office办公软件的一员，它采用二维表格的形式来对数据进行运算管理。Excel以其强大的数据处理、统计分析和辅助决策等功能，在会计账务处理中广泛应用。本文介绍Excel在会计账务处理中的常用功能及技巧，对会计账务处理工作具有实际的指导意义。

关键词：Excel 会计 账务处理

中图分类号：F232文献标识码：A文章编号：1009-5349（2016）23-0243-02

一、Excel的功能及特点

近年来，随着计算机的普及，办公自动化已经深入到各个行业。办公软件的应用逐渐普及，Microsoft公司研发的Office办公套件以其强大的数据处理能力、操作简单易学等特性，使其在全球范围内存在大量的客户群。Excel是Office办公软件的一员，是进行数字运算数据处理的表格工具。而财务会计在进行账务核算中，会和各种各样的数据打交道，因此，近些年来各个企事业单位将Excel作为账务处理中的会计辅助核算工具，对顺利完成工作起到了事半功倍的效果，并且逐?u成为必不可少操作工具。

Excel强大的计算功能，除了能够实现我们常用的加、减、乘、除、乘方运算外，还可以实现关系运算、以及文本与运算。同时在进行运算时也可以充分利用Excel软件提供的函数来实现数据的运算。Excel的函数库里面包含大量与财务相关的统计函数、分析函数。为其在会计核算中的应用提供了有力保障。Excel的数据清单有数据库类似的特点，可实现数据的排序、筛选、统计、查询、分类汇总的功能。这对于满足会计的精细化核算要求提供了技术支持。利用创建好的表格可自动转化成我们需要的图标，对于编制会计报表分析说明，大为减轻财务人员负担。宏命令能够重复我们的动作指令，大为节约财务人员时间和减轻工作量。以下介绍运用Excel 2010软件中的部分功能，结合平时账务处理中运用到的知识点进行探索研究。为不太熟悉Excel2010软件的财务人员提供帮助。

二、会计账务处理中常用Excel技巧

（一）快捷键的使用

所谓快捷键就是使用键盘上某一个或某几个键的组合完成一条功能命令，从而达到提高操作速度的目的。在会计账务处理中经常会用Excel电子表格来统计数据、制作工资明细表、单位往来备查明细账等。善用快捷键，不仅可以更快捷准确地进行数据处理，提高工作效率，也是会计人员专业性的体现。下面为大家介绍一些Excel账务处理中实用但不太常见快捷键的使用和功能。

（1）F4：重复上一步操作，比如说插入行/列、删除单元格、设置格式等。

F4：可在公式中对绝对引用进行轮流切换，如A1，$A$1，$A1，A$1

F2：选中单元格再按F2，转入编辑状态（不用双击）

（2）Shift+F11：插入空白的工作表（sheet1）

Ctrl+N：新建工作簿（book1）

（3）Ctrl+1：设置单元格格式

Ctrl+2：加粗（同Ctrl+B）

Ctrl+3：倾斜

Ctrl+4：下划线

（4）Alt+“+”：求和，可以先按该快捷键，再选择需要求和的内容，也可以选定需要求和的内容后按该快捷键得出结果。

（5）Alt+“；”：定位可见单元格。先选定内容，按Alt+“；”或者F5，再操作，可确保仅对可见单元格操作而不影响未被筛选出来的部分。

如：不复制隐藏区域内容。

（6）Alt+Enter：在表格内换行

（7）Ctrl+上/下/左/右：快速跳至表格最上/下/左/右四方，如果单元格有数据，会移动到数据的边缘；单元格没有数据，则移动到整个工作表的边缘或遇到其他数据停下来。

（8）Ctrl+Shift+上/下：选择该列所有数据，加上左右可选择多列

（9）Ctrl+Shift+“+”：在选中的行/列上/左边增加一行/列。

（10）Ctrl+“-”：删除，选择某一行或某一列，按该快捷键，直接删除行或列。

（11）Ctrl+“；”：将当前单元格内容改为当天日期，格式为2016-XX-XX。

（12）Ctrl+F/H：查找、替换，点击“选项”，可以替换某种格式等等。

（13）Ctrl+Z：撤销Ctrl+A：全选Ctrl+S：保存Ctrl+P：打印

（二）函数的应用

对于单位的财务会计而言，制作工资发放表、建立固定资产卡片、管理单位存货、单位往来应收应付明细、编制会计财务报表等都是常规工作。而这些常规工作中势必涉及函数的应用。面对这些繁琐、重要且容易出错的工作，必须灵活掌握函数的使用方法及技巧，才能应对日常财务会计工作。

例如，利用Excel 2010预先设置好工资模板的基本格式，在工资模板中设置好函数和公式。在进行工资、五险一金、个税、其他扣款等项目计算时，只需输入基础数据即可生成工资核算数据。避免因为计算错误导致工资发放错误等情况。同时会计核算中对数据的精确性要求较高，面对以万元为单位数据，有时候甚至会精确到00001，利用函数可避免因为四舍五入导致数据的不一致，减少会计因数据不一致带来的数据核对工作。下面介绍会计账务处理中一些必备的函数。

（1）Round：按指定的位数对数值进行四舍五入（建议在公式中可以加上）。

语法：ROUND（number要四舍五入的数字，num_digits保留的位数）

应用举例： ROUND（14511，2）>>145。对于保留一位小数的A1、B1、C1三个单元格，当A1单元格输入数据为145，B1单元格为145，对该两个单元格求和后，C1单元格变成30，并非29，对于会计账务处理而言，如果以万元为单位，相差01就会造成很大的差错。而是用Round函数后，函数会进行四舍五入，但在计算数据时会保留对原始数据的运算后，再进行四舍五入。

（2）Subtotal： 可以忽略隐藏的单元格，只对筛选数据结果数据进行求和。

语法：SUBTOTAL（function_num1-11，单元格区域）ps：可以有好几个单元格区域

应用举例：在制作工资数据时，利用该函数可以计算某几个部门的工资合计。

（3）sumif：根据指定条件对若干个单元格或单元格区域求和。

语法：（range范围，criteria条件，sum_range可选项，表示求和范围）

应用举例：求出退休教职工某月支出合计数。

（4）countif：计数函数，筛选满足一定条件的单元格个数。

语法：countif（range区域，criteria以数字、表达式或文本形式定义的条件）

应用举例：分别统计单位男女教职工人数，或80后教职工人数。

（5）mid：字符串函数，从一个字符串中截取出指定数量的字符（从特定位置开始取值）。

语法：MID（text被截取的字符，start_num从第几位开始截取，num_chars截取的长度）

应用举例：从教职工身份证号码中提取出生年月信息。

（6）Search：返回一个指定字符或文本字符串在字符串中第一次出现的位置，从左到右查找，忽略英文字母的大小写。

语法：SEARCH（find_text，within_text，start_num）=search（要查找的字符，字符所在的文本，从第几个字符开始查找）

>>FIND函数与其用法一致，但find函数为精确查找，区分大小写，不支持通配符。

应用举例：对于工资或者学生助学金信息表中信息查找。

（7）TEXT：将数值转化为自己想要的文本格式。

语法：text（value数字值，format_text设置单元格格式中自己所要选用的文本格式。）

应用举例：转换前22：35，公式为“=TEXT（A2，‘hh：mm：ss’）” 转换后为22：35：00

（8）MOD：求余函数，返回两数相除的余数。

语法：MOD（被除数，除数）>>被除数/除数=商

运用1：判断是否是整数例：=mod（25，1）=0判断能否被1整除，返回0则为整数。

运用2：隔行显示不同颜色>>原理：利用mod函数能否被2整除，返回1和0的特性。

步骤：开始―条件格式―新建规则―使用公式确定要设置格式的单元格―输入公式―点击格式―填充―选择颜色

（9）INT：将数值向下取整到最接近的整数。

语法：INT（number）

注意点：

①INT函数是取整；

②小数部分不进行四舍五入，直接去掉（指正数时）。

③INT函数处理负数的小数时总是向上进位，这一点和TRUNC函数不同。

例如：=INT（1889），结果为18。

=INT（-58），结果为-6。

=TRUNC（-58），结果??-5。

（10）Vlookup垂直查询函数。

语法：VLOOKUP（lookup_value，table_array，col_index_num，[range_lookup]）也就是：VLOOKUP（查找值，查找区域，第几列，精确匹配/近似匹配）

应用举例：区域中提取工号为100003、100004、100005、100007、100010五人的全年应发工资总额，并对应的输入到I4：I8中。在数据量大的时候一个一个地手动查找十分繁琐，因此这里使用VLOOKUP可迅速提高查找效率。

（三）图表的应用

表格中的数据能够准确地反映数据，但在Excel 2010中可以根据表格中的基础数据快速生成柱状图、饼状体、折线图、条形图、散点图。利用这些图形更加直观地反映数据间大小关系、及数据的变化趋势、部分与整体的构成等。我们一般采用柱状图比较数据间的多数关系；用折线图反映数据的变化趋势；用饼图表现数据间的比例分配关系。灵活运行图表可更直观地反映财务状况，便于管理者分析决策。

（四）管理工作表中的数据

Excel 2010大量的数据类似于小型的数据库，可以实施数据的筛选、排序、分类汇总、查询、统计操作，来实现数据库的管理、组织和处理数据功能。排序操作在对于工资数据将职工按照部门进行分类汇总时非常关键；筛选操作是根据给定条件，从大量的数据清单中找出并显示满足条件的记录，在对于个人和部门工资数据查询时效率非常高；而目前会计核算中提出精细化核算的要求，高校在支出核算时分为教育事业支出、行政管理支出、科研管理支出、后勤管理支出、离退休支出，在核算时使用分类汇总的功能可实现精细化核算功能。分类汇总是把数据表中的数据分门别类地统计处理，无需建立公司，Excel会自动对各类别的数据进行求和、求最大值、最小值、统计个数等。同时分级显示汇总结果，增强工作表的可读性，使用户更快捷地获得需要的数据并作出判断。

三、结语

随着经济的发展和市场竞争的加剧，会计职能已经从单纯的会计核算型向财务管理型发展，这需要财务会计人员充分利用现代信息技术，用于分析财务状况，利用Excel，编辑公式、运用函数、绘制图表、编辑文本以及建立财务分析模型，为管理者提供更精准的数据。会计人员经常与数字打交道，而Excel 2010作为一种数据处理软件，两者必然联系起来，能够灵活应用Excel将成为会计人员最基本的要求。

责任编辑：杨国栋