浅谈如何做好文件整理归档工作

第一篇：浅谈如何做好文件整理归档工作

浅谈如何做好文件整理归档工作

内勤工作是一项综合协调、综合服务的工作，具有协调上下、联系内外的纽带作用。平日要完成文件收发、整理、装订、归档等工作，还要完成内勤职务内的事务管理，文件处理，填写报表，材料打印，会议纪要等日常工作及领导交办的其他工作。现结合自己工作实际情况，谈谈如何做好文件整理归档工作。

一、文件的整理归档工作是至关重要的一个环节

文件的整理归档工作一般按年度进行，但不一定要等到每年年终整理归档工作开始时才着手收集，可以实行季度整理归档。如果重视文件资料的平时积累，及时收集日常工作中形成的、办理完毕的文件材料，做到随办随归、妥善管理，既有利于归档文件的齐全完整，又能使年终的整理归档工作变得十分轻松。

（1）、严格登记

收发文件的登记是文件来往的必经关口。通过登记，对区委区政府、建设局及其他单位下发文件等逐件登记，做到有据可查。把好这一关，是保证文件齐全完整的一项重要措施。登记时，主要对文件下发单位、文件名称、时间及文件名称、文件要求进行详细登记。

（2）及时收集

及时收集是确保归档文件齐全完整的关键。首先要明确登记程序，明确来文单位、发文者、收文者、收文时间、处理结果等明细；其次对办理完毕、属于归档范围的文件材料，可以采取办完一件收集一件的方法；也可采取定期清理的办法，按月或按季度进行收集。

（3）、认真检查

对收集起来的各种文件材料，必须逐件进行认真检查：一是要检查文件的有效性。检查文件是否办理完毕，包括每份文件是否已完成公文处理的每个程序，是否是生效文件。二是要检查文件资料的完整性。检查原文件材料及其处理结果资料是否完整；三是要检查同一事由的文件是否收集在一起，文件种类、类型是否齐全完整，每份文件的正本、附件等是否齐全完整。

（4）随办随归

这里的“办”是指办理完毕，“归”是指整理后归入档案盒。收集来的文件材料经过检查后，一是可以按照整理归档工作的具体要求，或进行完整的整理归档工作，或进行装订、盖章、编页码等整理归档的前期基础性工作，使收集起来的零散文件系统化、有序化，暂时归入临时档案盒或文件夹中。二是可以根据日常工作需要，准备好不同档案盒，将日常工作形成的文件资料，如：上报文件，下发文件、会议资料、信息简报等，分类存放保管。这样既便于平时的查阅利用，也为年终整理归档工作打下基础。

（5）、妥善保管

管理的对象既包括办理完毕后经过整理的归档文件材料，也包括没有办理完毕和不需要办理的阅文和备案材料。这些文件材料应配备专用的文件柜和文件盒。进行分类标

识，以便于文件的归类和日常提供利用。妥善管理应做到分门别类、有目可查、保管安全。

（6）、立卷归档 分类是关键

组卷时，同一类的文件材料可以合并组卷，并放置在一起，不同类的文件不能合并组卷，并分开存放。在实际工作中，经常会遇到这样的问题，就是有些文件找不到相对应的“位子”，无法对其进行组卷，这就需要对其进行认真分析，把相对较散的文件组成一卷，归为散卷。立卷完毕后，进行装订、装盒、入柜保管。

二、电子文件的立卷归档

(1)要对收集到的电子文件进行分类编目。按照门类划分的要求,结合单位实际和电子文件内容制定分类,按照分类的规定对电子文件进行划分,并给每份电子文件一个固定的号码,从而使全部电子文件成为一个有机的整体。

(2)要将分类编目完毕的电子文件固定排列入柜保存。将应归档并经过整理的电子文件存入磁盘或光盘,对应归档电子文件进行压缩，然后将确定要归档的电子文件进行一次备份操作,这样可以大大提高安全性和可行性。

胡

琦玲

二〇一四年三月十二日

第二篇：关于做好文件材料归档工作的通知

文章标题：关于做好文件材料归档工作的通知

关于做好文件材料归档工作的通知

中心各处室并南方管理部：

根据《中华人民共和国档案法》、《石油工业企业档案管理暂行规定》和《中国石油化工总公司档案管理试行办法》以及国家和上级有关要求，结合中心实际情况，为了加强对档案的管理和收集、整理工作，完整、系统地保

存中心在工作活动中形成的各种文字、图表、音像等不同形式的历史记录，提高归档文件材料的质量，以适应领导决策科学化和中心各项工作的需耍，现对文件材料归档工作提出如下要求：

一、归档的文件材料的范围

凡是反映中心、各处室工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。

l.1　上级机关的文件材料：

1.l.1　上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；

1.1.2　上级机关颁发的属于中心主管业务并要执行的文件，以及普发的、非中心主管业务但需要贯彻执行的法规性的文件；

1.l.3　上级机关领导视察、检查中心工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像（以下简称声像材料）等材料；

1.1.4　代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本；

1.1.5　上级机关转发中心的文件（包括报纸、刊物转载）。

1.2　中心的文件材料：

l.2.1　中心召开职工大会、代表会议、工作会议的全套会议文件，以及各种声像材料；

1.2.2　中心党组（党委）、行政领导会议文件材料，中心召开的工作会议、专业会议材料：

1.2.3　中心颁发的（包括转发及与其他单位联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印制稿，重要文件的修改稿；

l.2.4　中心的请示与上级机关的批复文件，下级机关的请示与中心的批复文件；

1.2.5　中心及各职能部门活动形成的工作计划、总结、报告；

l.2.6　反映中心业务活动和科学技术管理的专业文件材料；

l.2.7　中心检查下级单位工作、调查研究形成的重要文件材料；

l.2.8　中心或中心汇总的统计报表和统计分析资料；

l.2.9　中心形成的财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；

l.2.10　中心党委、工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料；

l.2.11　内容重要的人民来信、来访材料，领导的指示和中心处理人民来信、来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析材料等；

1.2.12　中心领导公务活动形成的重要信件、电报、电话记录，从外机关带回的与中心有关的未经文书处理登记的文件材料；

l.2.13　中心直接管理的科研、生产项目的科技文件材料；

l.2.14　中心及各处室成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料

1.2.15　中心制订的工作条例、章程、制度wenmi.net等文件材料；

l.2.16　中心（本行业）的历史沿革、大事记、年鉴，反映中心（本行业）重要活动事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；

1.2.17　中心干部任免（包括备案）、调配、培训。党员、团员、干部名册、报表，纪律检查，治安保卫以及职工的借聘、转正、定级等工作及干部奖惩等文件材料；

l.2.18　中心办理的干部转移工资、行政、党、团、工会组织介绍信及根；

l.2.19　中心财产、物资、档案等的交接凭证、清册；

1.2.20　中心编印的情况反映、简报等刊物定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本；

l.2.21　中心与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；

1.2.22　各种普查、资质认证工作中形成的文件材料；

1.2.23中心人员因公外出学习、考察和参加各种会议，所收集获得的文件材料。

1.3　同级机关和非隶属机关的文件材料：

1.3.1　同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的法规性文件；

1.3.2　有关业务机关对本机关工作检查形成的重要文件；

1.3.3　同级机关和非隶属机关与本机关联系、协商工作的重要来往文件。

1.4　下级单位的文件材料：

l.4.1　下级单位报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算、决算等文件：

1.4.2　下级单位报送的重要的科技文件材料；

1.4.3　下级单位报送的法规性备案文件。

1.5电子文件材料：

1.5.1归档纸质文件或其他载体形式的文件时应一并归档相应的电子文件，电子文件与纸质文件、其他载体文件应在内容、相关说明及描述上保持一致；

1.5.2归档的电子文件要具有完整性、有效性

和安全性；

1.5.3在符合软、硬件平台的条件下，应保证电子档案能正常被计算机所识别、运行，并能准确输出。

二、不归档的文件材料的范围

2.1上级机关的文件材料：

2.1.1　上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件，普发供参阅、不办的文件材料；

2.1.2　上级机关发来供工作参考的抄件；

2.1.3

上级机关征求意见未定稿的文件。

2.2　本机关的文件材料：

2.2.1　重份文件；

2.2.2　无查考利用价值的事务性、临时性文件；

2.2.3　未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件，定稿除外）、铅印文件的各次校对稿（主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；

2.2.4　从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；

2.2.5　无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的人民来信；

2.2.6　中心内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；

2.2.7　中心、各处室负责人兼任外机关职务形成的与中心无关的文件材料；

2.2.8　为参考目的从各方面收集的文件材料。

2.3　同级机关和非隶属机关的文件材料：

2.3.1　参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；

2.3.2　非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。

2.4　下级机关的文件材料：

2.4.1　下级机关送来参阅的简报、情况反映、不应抄报或不必备案的文件材料：

2.4.2　越级抄送的一般的、不需要办理的文件材料；

2.4.3　下级机关抄报备案的一般性文件材料。

三、归档时间

3.1党群工作、行政管理、经营管理、生产技术等管理性档案在形成的次年一季度归档。

3.2科研档案在科研项目鉴定后立即归档。分阶段进行的，可分阶段归档。

3.3设备仪器档案在开箱验收后立即归档。

3.4会计档案在会计终了后的第二年归档。

3.5音像档案在洗印、录制完毕后立即归档。

3.6审计档案在审计项目终结处理完毕的次年一季度归档。

四、归档要求

4.1归档的文件材料要准确、齐全、完整。

4.2各类文件材料一般归档一式一份，中心正式发文归档两份。

4.3照片与底片及文字说明一起归档，录音带、录像带等与文字说明一起归档。

4.4归档的文字材料及底稿要规范，字迹要工整，色素要耐久，禁止用铅笔、圆珠笔、彩笔、纯蓝墨水书写。

4.5归档的文件材料必须是原件，不能以复印件代替。

4.6归档的文件材料必须由档案形成单位经过系统整理后移交综合办公室，案卷应符合质量标准，便于保管和利用。

4.7移交档案要编制移交目录一式两份，交接双方核实后签字，加盖部门公章，一份交移交单位，一份交接受单位。

4.8各处室综合管理岗是本部门的档案管理人员，综合办公室文书岗负责全中心档案的管理工作。

二ОО五年十二月十五日

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第三篇：文件材料归档工作小结3

文件材料归档工作小结

一、基本概况

2014年公司文件材料归档工作，自3月中旬开始启动，11月底全面结束。工作分两个阶段进行，3月到6月底集中归档中心、部门移交档案室的资料；7月到11月跟进、指导各中心、部门整理归档二级档案材料，归档明细如附件

一、附件二：

二、主要工作

1、拟定“公司文件材料归档工作实施方案”，按时间结点规划分解本归档工作步骤，明确重点和目标，在组卷的数量、质量上有进一步的提升，扩大归档资料门类，力争集中归档案卷数量同比增长10%；中心一级部门全部建立二级档案管理。

2、以去年“归档文件材料目录”为基础，对各中心部门的现状进行调研，制订新的目录初稿，进一步征求意见，共同协商，最终确认应归档文件材料范围，为后期收集工作奠定基础；

3、对归档任务较重的中心、部门进行针对培训，密集指导；

4、按档案管理标准要求，对集中收集的文件材料进行分类，整理、编目、编写编制说明，装盒上架，更新完善档案柜标识；

5、完成电子文件归档管理办法及编码规则的编写并在文档室先试行；

6、今年组卷数量增长不多，但从类别上有所增加，特别是园区建设前期招投标文件资料的集中归档，填补原基建档案中没有工程招投标文件资料的空白。

7、生产中心移交的设备档案较去年的数量没有增长，源于去年是设备档案第一年移交，涉及多年的材料汇总，但今年门类更多，涉及到等新的类别，并且组卷更合理方便查询利用。

8、经过多次沟通，推动归档部门主动补充了一些未归纳入归档目录的其他归档材料，丰富了本二级档案归档内容。

三、不足之处及改进办法

1、未达到年初制订的集中归档案卷数量增长10%的目标（达到3%），主要原因是人力资源绩效考核材料由去年月度考核改为季度考核，整体案卷数减少；

2、未达到前期制订的全部中心建立二级档案管理的目标，主要原因是：行政管理中心所有归档材料已全部移交档案室，并无留存；OEM中心经过总监确认确无可归档二级档案；

3、虽然今年档案收集门类有所增加，但文书类档案主要还是以公司的员工绩效考核材料和合同为主，其他内容相对较少，有待进一步拓宽收集渠道；

4、部分部门归档材料移交时间较晚，重复件较多，特别是设备和新园区招投标材料，导致对这些材料的逐件鉴定，占用过多工作时间，略微拖延了整体进度。

5、人力资源中心、法务部二级档案管理工作完成时间比较滞后，原因是其中有当事人出差、请长假等状况的发生，为避免明年因此类原因而影响工作进度，建议明年提早启动二级档案管理工作。

6、技术和财务档案管理水平有待提高

技术档案和财务档案的共同的特点是对于公司来说都特别重要，其中技术档案专业性较高，并以电子档材料为主；财务档案保密性较高并多为纸质文件。建议根据各自的特点建立资料管理细则。

7、今年二级档案工作推进时还不够深入，少数中心虽建立起二级档案，但归档材料的数量、质量及门类都还有待提升，来年归档要加强沟通，多做归档材料的挖掘。

第四篇：换届选举工作文件材料归档范围

换届选举工作文件材料归档范围

一、各级党委、政府和有关部门形成的换届选举工作文件材料

1、换届选举工作的检查验收与总结。

2、成立换届选举工作领导小组文件、工作成员名单，下派指导换届选举工作人员名单。

3、各村调查摸底和好、中、差分类情况，换届选举工作实施方案配档表，部署换届选举时的领导讲话。

4、试点工作材料选编。

5、骨干培训材料(培训内容、方案、参训人员名单)。

6、宣传提纲、宣传材料、宣传标语。

7、换届选举工作简报和情况通报。

8、换届选举期间人民群众来信来访的登记和处理结果。

9、统一的换届选举工作文书、表格、选民证、选票样式。

10、各村的正式候选人名单、选举工作报告单。

11、换届选举工作统计表。

12、换届选举工作的预决算。

13、换届选举工作的照片、录音带、录像带及其他重要材料。

14、新班子成员培训材料。

15、上级有关换届选举工作的文件、领导讲话等材料。

二、村级形成的换届选举工作文件材料

1、换届选举结果批复。

2、换届选举结果报告单。

3、村级财务审计结果，村班子任期目标考察结果、民主评议结果。

4、村选举委员会成员名单及推选的有关材料。

5、宣传工作发动及宣传材料。

6、选民登记名册。

7、村民代表登记名册。

8、候选人的标准条件和不宜推选为候选人的具体表现。

9、候选人提名表和提名情况统计。

10、候选人名单。

11、选民证、委托投票证、选票式样、外出党员、选民通知书等。

12、换届选举大会议程、主持词、演讲材料和工作人员名单。

13、选票及检票结果统计。

14、村党组织和村委会成员名单。

15、村民小组长名单。

16、村“两委”任期目标责任书和职责分工。

17、换届选举工作每期公告存根。

18、换届选举工作会议记录及其他材料。

19、新老班子交接凭证、文据等。

20、上级有关换届选举工作文件、领导讲话等材料。

第五篇：尤溪县档案局关于做好2006文件材料立卷归档工作的通知

尤溪县档案局文件

尤档﹝2007﹞19号

尤溪县档案局关于做好

2006文件材料立卷归档工作的通知

各乡镇党委、政府，县委各部委办局，县直各办局（公司），省市属各单位：

为加强档案的收集和管理工作，确保档案的完整、准确，做好档案室与档案馆之间的档案资源信息的有序衔接，实现全县档案信息资源共享，依据《中华人民共和国档案法》、《福建省档案条例》、《福建省档案登记暂行办法》和闽档

[2004]49号文件精神，为适应我县文书立卷改革和电子管理档案，提高档案为经济建设服务的要求，对做好2006文件材料立卷归档工作通知如下：

一、归档范围及案卷质量要求

归档范围：本单位工作活动中直接形成的各种门类、载体文件材料，具体按照本单位制定的《机关文件材料归档范

围和文书档案保管期限方案》执行。

案卷质量要求：归档的文件材料要收集齐全、完整，按照文件的形成规律和保持文件之间的历史联系，对文件的鉴定要准确，区分保存价值，科学分类整理立卷，案卷题名简明确切，三种电子档案目录（卷内目录、全引目录、案卷目录）齐全，便于保管利用。

归档时间要求：各单位要在7月30日前完成对2006文件材料立卷归档工作。

档案装订材料要求：按照国家档案局要求，装订档案使用的卷皮、卷盒材料必须是国家档案行政主管局指定的厂家生产达到三层纸以上的要求。

二、案卷级目录和文件级目录电子数据录入要求 为了便于档案管理和与省、市档案工作要求对接，2006年各单位档案案卷级目录和文件级目录必须使用统一的软件（阳光文档、科怡档案管理系统），已开通政务网的单位可直接登录尤溪县阳光文档网络管理系统操作。

三、报送档案目录电子数据要求

2007年起，全县各单位应向县档案馆报送本电子档案和档案电子目录数据，以及2007以前的电子档案目录数据。

2006年电子档案可以直接在尤溪县阳光文档网络管理系统录入文件级目录时一并导入，未开通的单位报送电子档案和档案电子目录数据可通过邮件报送，邮件地址：yxdag@163.com或用光盘、U盘直接报送县档案局保管利用股。

尤溪县档案局

2007年6月13日

主题词：档案立卷通知抄送：市档案局、谢主任