浅谈如何做好文件收发工作

浅谈如何做好文件收发工作

文件收发是各级机关办公室工作中至关重要的组成部分，它承载着重要文件及信息的收集、传递、整理、归档等重要工作，是各类信息汇集的平台、文件传输的驿站，其工作质量与好坏，直接反映出办公室的综合服务水平，具有高度的政治性、严格的规范性和谨密的程序性。本人结合实际工作，浅谈以下几点：

一、文件收发工作的特点及规律

文件收发工作是办公室职能运转的关键环节，承担着上级机关来文的登记、办理、呈送、归档。本级机关文件的印制、分发、存档、保管等。做好文件收发工作，是有效落实领导决策部署、保证重要信息安全、确保政令畅通的必然要求，而在财政系统，文件收发工作又有其特定的规律和特征，主要体现于以下几点：

（一）“重”。

即岗位责重。文件收发工作岗位特殊，责任重大，处于办公室职能运转地位最核心，联系各方利益关切最广泛，服务各级领导决策部署最直接，如果说办公室是整个局机关的“中枢”，那么文件收发工作则是办公室的“中枢核”，牵一发而动全身。在我们财政系统，看似一份小小的文件可能就事关一个重大的民生项目，看似一个小小的失误也许就会影响到很多人的切身利益。因此，能否胜任本职岗位，是对我们每一名文件收发人员责任、作风、素质、能力最有效的检验。

（二）“杂”。

即纷繁复杂。很多人认为，文件收发工作就是“邮递员”工作，缺少技术含量，实则不然，只有真正从事过这项工作的人才会体会到它的事无巨细、高标准与严要求，就像一锅大杂烩，不理出头绪，就会造成一团乱麻导致杂乱无章；不沉下心思摸索其特点规律，就会盲人摸象分不清门道。

（三）“碎”。

即环节细碎。文件收发工作，从收文登记、传阅督办、清退保存整个过程所涉及到的细节较多，一份文件从传递前、传递中、传递后就包含了接收、拟办、呈送、分发、回馈、归档、清退等一系列流程化管理，从收文、承办再到具体落实，往往会出现传递次数多、时间跨度长的特点。如果漏掉其中任何一个不起眼的细微环节，稍有不慎，就会导致工作中的被动，甚至有些失误还会给全局性工作带来负面影响。

（四）“广”。

即涉及面广。在财政系统，文件收发工作涉及面十分广泛，仅…年全年，我局共办理省市财政部门及县委、县政府以上党政机关公文…份，各类资金请示文件…份，累计传递达10000多人次。其中还涵盖了涉密、应急、督办等各类文件…余件，呈现出了应急事项多、涉密风险大，传递范围广的典型特征。

二、做好文件收发工作的几点体会

要做好文件收发工作，就必须结合财政工作实情，摸索出一套适合本单位实际的精细化管理路子，切实认清做好这项工作的极端重要性，扎实念好“细”、“实“、“快”三字诀，追求零差错、零失误、零瑕疵。确保不让“中枢核”变成“梗阻源”。

（一）在“细”字上动脑筋。

严谨细致是做好文件收发工作的先决条件。所谓“细节决定成败”阐述的就是这个道理，要想真正做好这项工作，就必须要在“细”字上动脑筋。其一要细心揣摩。文件收发人员要善于总结、分析、摸索其特定的规律，在财政系统，涉及最广泛、最重要的就是各类资金请示文件，如不认真仔细，往往就会贻误时机造成被动。细微之处见精神，粗心大意是文件收发工作中的大忌，所以我们要立足本职岗位，通过岗位实践，锻造成为实际工作中的“活电脑”，努力争做一名

“有心人”、“明白人”。其二要精细管理。细化分类是收发文实际工作中的核心要素，是确保便捷查阅的重要手段，是提升工作质效的关键所在。俗话说“好记性不如烂笔头”，文件收发工作必须严格落实“痕迹管理”，实行分类归档保存，确保有章可循、有据可查。切实做到登记一本账、存档一套册、查找一口清。促使文件收发工作真正成为服务领导决策的“信息库”。其三要规范操作。不以规矩难成方圆，文件收发工作环节细碎、程序复杂、每一类文件传递的对象、途径、范围都不同，只有在每个环节处理中固化流程，坚持规范标准的操作方法，形成一整套制度化、规范化的操作机制，按照领导签发的意见，做到一一对应检查、精准无误传递，才能避免因处理环节不当而造成差错遗漏。

（二）在“实”字上下真功。

务实肯干是岗位职责所需的本职要求。所谓“小岗位连着大责任”，文件收发工作岗位平凡，但越平凡的岗位越需要毅力与耐心。要想保证工作中不出任何纰漏与闪失，就必须要在“实”字上下真功。其一要为人踏实。文件收发工作实质就是服务保障工作，对内服务领导决策、业务部门，对外服务于基层单位、广大群众。在实际工作中，当别人因为工作需要急于查找一份文件的时候，要以诚相待、不厌其烦、耐心面对，一份小小的文件体现的不仅仅是我们收发文工作人员的办事效率，更彰显出财政部门的精神面貌。其二要工作务实。文件收发工作人员必须要有高度负责的精神，在实际工作中，每天我们都要处理几件甚至几十件各类通知和文件，工作责任重、密度大、强度高。要切实做好上下左右的衔接，照应到方方面面的关切，做到不遗漏、不误事，就要坚决克服麻痹思想，杜绝疲于应对，真正做到入脑入心入行。其三要责任落实。一份小小的文件传递的是一份责任，落实的则是一种制度，文件收发工作要坚决落实岗位责任制，收、传、发、存必须专人负责、统一管理、层层把关，从而避免出现图简单、省步骤、走过场的问题发生。确保传递不延误，量大不积压，差错不发生。

（三）在“快”字上求实效。

快速高效是确保任务落实的现实需要。由于财政工作千头万绪，财政业务点多面广，这就对我们每一名文件收发人员提出了新的更高要求。其一要运转快。文件收发工作主要以人工传递为主，要提高文件传阅办理的速度和质量，就要做到口勤多问，多请示、多报告、多追查。腿勤多送，不怕麻烦、快速反应、迅速落实。确保第一时间传递到人，传达到位。其二要反馈快。文件收发工作不能等、不能拖、不能靠，反之就会形成恶性循环。要切实提高办事效率，压缩办理周期。对于领导批示的重要文件，要及时准确的传送到各个部门，并及时将办理结果及早、尽快的进行反馈，做到急件急传、快事快办、案无积卷、事不过夜，确保文件不空传、不横传、不误传，真正达到“件件有着落，办结有回音”的良好效果。其三要督办快。文件收发工作必须坚持“督”为底线，才能保证最终的制度落实、任务完成，实际工作中往往会发现，当我们在严格落实了各种制度的同时，还是有一少部分文件不知去向，究其原因，就是督办落实不到位。因此，收发文工作人员一定要克服因办理时间较长而忘记督办，因文件传到领导处不敢督办，因思想麻痹松懈而不愿督办的畏难情绪，及时做好文件回收工作，切实堵塞漏洞，确保长效机制落实。用我们的实际行动，努力为领导、为单位创造一个优质、高效、便捷的办文环境。