打字、办公文件收发工作程序（最终版）

第一篇：打字、办公文件收发工作程序（最终版）

打字办公文件收发实施细则

2008-06-02 10:28 【大 中 小】【我要纠错】

一、目的：提高文件处理的规范化，并能存储电脑以作备查，为将来企业、领导做出决策时提供重要依据。

二、范围：工程系统的打印及办公文件的控制。

三、职责：负责工程系统文件、合同打印存储工作以及办公文件收发、保存、管理工作。质量：使文件的打印及时、准确、美观，使办公文件的收发在第一时间送至主办人手中。程序：

打印：工程师在写完稿件后附上一 张发文处理单（见附页），交由上级领导审批，领导如有意见直接在原稿上进行修改，如同意则签字认可，再由工程师交由打字员打印。打字员按日期进行编号，按工种进行分类打印完毕后，先进行校对，再交拟稿人进行核对，正确无误由工程师签收认可，原稿存档。（特急项目特殊处理）

文件的发放：有两种主要形式e-m ail和fax.e-mail适用于公司内部文件，在打印校对后，先发至本部门最高层领导和相关经理，等待领导的信息反馈，如同意再向其他部门的相关领导和人员发送。

fax适用于外部文件和急件，由工程师们确认后直接向外发放。标准工作程序文件管理：监督文 件发放到应发放人手中，并加盖“受控”章，收件人签收后，文件编制人负责把签收单返回孙颖处存档。如所发放的文件需修改后再次发放给原文件执有人，务必做到以一换一，以旧换新，并做好签收工作，原文件交孙颖处立即进行销毁。~.8：rxaPlc

文件的接收：来文先按日期进行登 记编号，附来文处理单（见附页）交主办人签收，必要时工程师在签署处理情况后原件返回存档备查。

本程序文件应发放到工程、预算全体人员。

第二篇：浅谈如何做好文件收发工作

浅谈如何做好文件收发工作

文件收发是各级机关办公室工作中至关重要的组成部分，它承载着重要文件及信息的收集、传递、整理、归档等重要工作，是各类信息汇集的平台、文件传输的驿站，其工作质量与好坏，直接反映出办公室的综合服务水平，具有高度的政治性、严格的规范性和谨密的程序性。本人结合实际工作，浅谈以下几点：

一、文件收发工作的特点及规律

文件收发工作是办公室职能运转的关键环节，承担着上级机关来文的登记、办理、呈送、归档。本级机关文件的印制、分发、存档、保管等。做好文件收发工作，是有效落实领导决策部署、保证重要信息安全、确保政令畅通的必然要求，而在财政系统，文件收发工作又有其特定的规律和特征，主要体现于以下几点：

（一）“重”。

即岗位责重。文件收发工作岗位特殊，责任重大，处于办公室职能运转地位最核心，联系各方利益关切最广泛，服务各级领导决策部署最直接，如果说办公室是整个局机关的“中枢”，那么文件收发工作则是办公室的“中枢核”，牵一发而动全身。在我们财政系统，看似一份小小的文件可能就事关一个重大的民生项目，看似一个小小的失误也许就会影响到很多人的切身利益。因此，能否胜任本职岗位，是对我们每一名文件收发人员责任、作风、素质、能力最有效的检验。

（二）“杂”。

即纷繁复杂。很多人认为，文件收发工作就是“邮递员”工作，缺少技术含量，实则不然，只有真正从事过这项工作的人才会体会到它的事无巨细、高标准与严要求，就像一锅大杂烩，不理出头绪，就会造成一团乱麻导致杂乱无章；不沉下心思摸索其特点规律，就会盲人摸象分不清门道。

（三）“碎”。

即环节细碎。文件收发工作，从收文登记、传阅督办、清退保存整个过程所涉及到的细节较多，一份文件从传递前、传递中、传递后就包含了接收、拟办、呈送、分发、回馈、归档、清退等一系列流程化管理，从收文、承办再到具体落实，往往会出现传递次数多、时间跨度长的特点。如果漏掉其中任何一个不起眼的细微环节，稍有不慎，就会导致工作中的被动，甚至有些失误还会给全局性工作带来负面影响。

（四）“广”。

即涉及面广。在财政系统，文件收发工作涉及面十分广泛，仅…年全年，我局共办理省市财政部门及县委、县政府以上党政机关公文…份，各类资金请示文件…份，累计传递达10000多人次。其中还涵盖了涉密、应急、督办等各类文件…余件，呈现出了应急事项多、涉密风险大，传递范围广的典型特征。

二、做好文件收发工作的几点体会

要做好文件收发工作，就必须结合财政工作实情，摸索出一套适合本单位实际的精细化管理路子，切实认清做好这项工作的极端重要性，扎实念好“细”、“实“、“快”三字诀，追求零差错、零失误、零瑕疵。确保不让“中枢核”变成“梗阻源”。

（一）在“细”字上动脑筋。

严谨细致是做好文件收发工作的先决条件。所谓“细节决定成败”阐述的就是这个道理，要想真正做好这项工作，就必须要在“细”字上动脑筋。其一要细心揣摩。文件收发人员要善于总结、分析、摸索其特定的规律，在财政系统，涉及最广泛、最重要的就是各类资金请示文件，如不认真仔细，往往就会贻误时机造成被动。细微之处见精神，粗心大意是文件收发工作中的大忌，所以我们要立足本职岗位，通过岗位实践，锻造成为实际工作中的“活电脑”，努力争做一名

“有心人”、“明白人”。其二要精细管理。细化分类是收发文实际工作中的核心要素，是确保便捷查阅的重要手段，是提升工作质效的关键所在。俗话说“好记性不如烂笔头”，文件收发工作必须严格落实“痕迹管理”，实行分类归档保存，确保有章可循、有据可查。切实做到登记一本账、存档一套册、查找一口清。促使文件收发工作真正成为服务领导决策的“信息库”。其三要规范操作。不以规矩难成方圆，文件收发工作环节细碎、程序复杂、每一类文件传递的对象、途径、范围都不同，只有在每个环节处理中固化流程，坚持规范标准的操作方法，形成一整套制度化、规范化的操作机制，按照领导签发的意见，做到一一对应检查、精准无误传递，才能避免因处理环节不当而造成差错遗漏。

（二）在“实”字上下真功。

务实肯干是岗位职责所需的本职要求。所谓“小岗位连着大责任”，文件收发工作岗位平凡，但越平凡的岗位越需要毅力与耐心。要想保证工作中不出任何纰漏与闪失，就必须要在“实”字上下真功。其一要为人踏实。文件收发工作实质就是服务保障工作，对内服务领导决策、业务部门，对外服务于基层单位、广大群众。在实际工作中，当别人因为工作需要急于查找一份文件的时候，要以诚相待、不厌其烦、耐心面对，一份小小的文件体现的不仅仅是我们收发文工作人员的办事效率，更彰显出财政部门的精神面貌。其二要工作务实。文件收发工作人员必须要有高度负责的精神，在实际工作中，每天我们都要处理几件甚至几十件各类通知和文件，工作责任重、密度大、强度高。要切实做好上下左右的衔接，照应到方方面面的关切，做到不遗漏、不误事，就要坚决克服麻痹思想，杜绝疲于应对，真正做到入脑入心入行。其三要责任落实。一份小小的文件传递的是一份责任，落实的则是一种制度，文件收发工作要坚决落实岗位责任制，收、传、发、存必须专人负责、统一管理、层层把关，从而避免出现图简单、省步骤、走过场的问题发生。确保传递不延误，量大不积压，差错不发生。

（三）在“快”字上求实效。

快速高效是确保任务落实的现实需要。由于财政工作千头万绪，财政业务点多面广，这就对我们每一名文件收发人员提出了新的更高要求。其一要运转快。文件收发工作主要以人工传递为主，要提高文件传阅办理的速度和质量，就要做到口勤多问，多请示、多报告、多追查。腿勤多送，不怕麻烦、快速反应、迅速落实。确保第一时间传递到人，传达到位。其二要反馈快。文件收发工作不能等、不能拖、不能靠，反之就会形成恶性循环。要切实提高办事效率，压缩办理周期。对于领导批示的重要文件，要及时准确的传送到各个部门，并及时将办理结果及早、尽快的进行反馈，做到急件急传、快事快办、案无积卷、事不过夜，确保文件不空传、不横传、不误传，真正达到“件件有着落，办结有回音”的良好效果。其三要督办快。文件收发工作必须坚持“督”为底线，才能保证最终的制度落实、任务完成，实际工作中往往会发现，当我们在严格落实了各种制度的同时，还是有一少部分文件不知去向，究其原因，就是督办落实不到位。因此，收发文工作人员一定要克服因办理时间较长而忘记督办，因文件传到领导处不敢督办，因思想麻痹松懈而不愿督办的畏难情绪，及时做好文件回收工作，切实堵塞漏洞，确保长效机制落实。用我们的实际行动，努力为领导、为单位创造一个优质、高效、便捷的办文环境。

第三篇：文件收发管理制度

文件收发管理制度

目的：为完善我馆的行政管理机制和文件收发管理工作，特制定该管理制度。

文件管理的内容主要包括：本单位上报下发的各种文件，资料管理。收发文管理：

一：所有发至我馆的公文（含传真公文和附有领导的批示或上级部门转我馆处理的公文），由文书统一签收，登记，编号，然后送我馆领导批示或送有关部门和个人办理。

二：接收文件负责人将“接收通知单”和接受文件分发给接收部门，部门负责人要在“接收通知单”上签字。

三：传阅的文件，交给有关人员签字传阅，传阅完毕，收回存档。四：对急办文件，有关负责人应立即将文件送交领导批阅。领导不在时，负责人应根据文件内容及时限要求，交相关部门或人事办理，事后及时与领导汇报并做好督办工作。

五：凡去区委、区政府、市局等部门开会或办事带回的各类文件及材料，一律由办公室文书人员登记存档。

六：各部门来文有限制日期要求的，办公室负责人应及时催办，发现问题，及时汇报。

七：对处理完的文件要及时整理，按照规范要求和时间顺序归档，保证应归档的文件材料齐全。

八：公司的文件由负责人起草和审核，并由上级负责人签发。九：文件签发后确认无误方能复印，盖章，发送。

十：文件和原稿，由负责人进行归档，保存备查。

十一：文件由负责人统一发送，送件人应将文件内容，报送日期，部门，接收人等有关事项填写清楚，并向文件签发人报告报送结果。

第四篇：文件整理工作程序（精选）

一、制度汇编

建立新文件夹——命名【制度汇编】

1、简介

2、章程

3、工作制度

二、活动文件

建立新文件夹——命名【活动文件】 每一项活动新建一个文件夹，文件夹内包括5个新文件夹（分别是：活动策划、活动申请表、活动审批表、活动其他表格）。文件名称为 如：【20110520第八届东软之声十佳校园歌手大赛】

三、内部文件汇编

1、成立文件（建立新文件夹——命名【文件汇编】——建立【年成立文件】 内容：何时何地成立，成立文件批文）

2、红头文件（建立【红头文件】——建立如：【2008年红头文件】、【2009年红头文件】、【2010年红头文件】内容：各年下发的红头文件

3、人事任命文件（建立【人事任命】文件夹——建立如：【2008年人事任命】、【2009年人事任命】、【2010年人事任命】 内容：按照各年份放置）

4、会议记录（建立【会议记录】文件夹——建立如：【2008年会议记录】、【2009年会议记录】、【2010年会议记录】 内容：每一次会议的记录，文件名标明日期）

5、重大事件发布文件（建立【重大事件发布】文件夹——同理建立子文件夹如:2008年、2009年、2010年文件夹

内容：发布重要讲话稿）

6、换届材料（建立【换届材料】文件夹——同理建立子文件夹2008年、2009年、2010年文件夹，内容：换届资料及名单）

7、申报文件（建立【申报文件】文件夹——同理建立子文件夹2008年、2009年、2010年文件夹，内容：奖项的申报，如东软十大品牌活动申报

四、获奖材料汇编

1、建立新文件夹——命名【获奖材料】——同理建立如2008年、2009年、2010年文件夹——建立文件夹以该活动命名(例：20080901五四表彰大会)——该活动文件内容：方案、预算、图片（筛选3张）、新闻报道（校内报道、校外报纸、网站等）

五、活动图片、视频存档

1、建立新文件夹——命名【活动图片视频】——同理建立如2008年、2009年、2010年文件夹——建立文件夹以该活动命名——该活动视频、图片

六、版头汇总

1、建立新文件夹——命名【版头汇总】——同理建立如2008年、2009年、2010年文件夹——建立文件夹以该活动命名——该活动所录制版头，如为其他组织社团版头，另建【其他组织社团】文件夹

七、宣传品

1、建立新文件夹——命名【宣传品】——同理建立如2008年、2009年、2010年文件夹——该宣传品（包括小册子、宣传海报、报名表）

八、总结与计划

1、建立新文件夹——命名【总结与计划】——同理建立如2008年、2009年、2010年文件夹——该文件（例：2008年工作总结与下半年计划）

九、其他文件

1、建立新文件夹——命名【其他文件】——同理建立如2008年、2009年、2010年文件夹——无法归类的文件

第五篇：关于做好文件收发工作的几点思考

关于做好文件收发工作的几点思考

文件收发是机关综合部门工作中至关重要的组成部分，它承载着重要文件和重要信息载体的传递收发、上传下达以及保存管理等的重要作用，具有高度的政治性、安全性、程序性、时效性、准确性和规范性要求。做好文件收发工作，是确保重要信息安全、有效贯彻落实决策部署和提升机关综合部门管理水平的客观需要。本文将就如何做好文件收发工作谈几点思考。

一、提高认识，增强责任，是做好文件收发工作的前提

文件收发工作具有不可替代的作用。党的路线方针政策、中央和审计署的重大决策部署能否更快更好的贯彻落实到位，首要的前提就是要让文件信息载体及时准确、安全保密的传达到位。收发工作承担着上级机关来文处理中最关键的传递、办理、管理，以及本级机关文件的登记、分发、流转等任务，其水平和质量高低，能够真实直观地反映出机关管理水平。同时，对文件的传达、贯彻。落实有着直接的保障作用。因此，收发人员能否深刻认识到这项工作的极端重要性，不断增强责任感和使命感，牢固树立政治观念和大局意识，显得十分重要。

二、把握规律，科学管理，是做好文件收发工作的基础

一般人认为，文件收发工作每天处理文件的收发传递，没有什么技术含量。事实上只有从事这项工作，把自己沉在其中，才能体会到它的事无巨细、纷繁复杂、高标准以及严要求。文件收发工作有其特殊性，表现在：一是繁杂，涉及点多、面广、线长，就像一锅大杂烩，不下点苦功夫，难以找出头绪，理出道道；二是细碎，例如文件管理从传递前、传递中、传递后到清退销毁整个过程涉及的细节较多，每一个不起眼的细微环节出了问题，都有可能酿成大错；三是应急，文件收发工作急事多，限制多，一方面每份文件都有严格的办理时间，另一方面需要处理很多急件，收发人员常常在节假日或者下班时段尤其夜间接到急件通知，需第一时间接收文件并快速处理，因此常常被“套牢”，个人活动受到限制；四的涉密，文件收发工作属于核心涉密岗位，接触和涉及的涉密事项多，知密多，风险大，责任重，精神高度紧张。因此，文件收发人员应当认清这项工作的特殊性质，掌握收发工作规律，探索出一条适合本单位实际情况的科学化、规范化和精细化管理的路子，才能为做好文件收发工作打下坚实的基础。

三、从严要求，入心入行，是做好文件收发工作的关键

文件收发工作责任大、使命重。收发人员必须时刻坚持高标准，做到坚守原则、从严管理，将制度和规范记在心上，落实在行动上。首先，要时刻坚守“安全保密”原则，《党政机关公文处理工作条例》将“安全保密”确定为公文处理工作四项基本原则之一，安全保密也是文件收发工作的重中之重，是检验文件收发工作质量的首要标准；其次，要时刻坚守“准确稳妥”原则，每一类文件的传递传达的对象、范围和途径都不同，只有确保了一一对应，准确无误，才能做到安全保密，确保贯彻落实，真正实现零差错、零延误、零失散的目标；再次，要时刻坚守“快速高效”的原则，对于紧急事项，要健全完善本单位紧急文件应急处理机制，快速反应，迅速行动，确保第一时间传递到人，传达到位。对于非紧急事项，要做好登记管理，提高办理效率，缩短办理周期，避免拖延、压滞等现象；最后，要时刻坚守“规范标准”的原则，将每个处理环节的流程固化，形成规范化、标准化操作，并适时根据新情况、新问题进行修改完善，既可以避免处理环节的遗漏差错，又保证了工作不因人员变化及个人主观意志不同而造成混乱。

四、强化培训，锻炼队伍，是做好文件收发工作的保障

文件收发工作以人工传递、人工管理为最主要的工作方式，因此，做好人员培训管理，抓好队伍建设，使之与所担当的重要任务相适应，与领导的要求相适应，与审计事业未来的发展相适应，具有重要和深远的意义。首先要注重选人用人，要将政治素养、专业知识、工作责任心、谨慎稳妥、爱岗敬业等等作为选人用人的标准，严把人员进入关，努力配齐配强人员；二是开展教育培训，要积极创造条件，保证文件收发人员参加上级单位定期组织的工作培训，同时督促其主动自学，深入学习业务知识，熟练掌握相关规定，三是培养新生力量，健全AB角衔接机制，防止工作出现断档，并保持队伍相对稳定。四是创造条件和环境，从软件和硬件方面给予保障，要能适应办公自动化、信息化发展和安全保密的要求，配置必要的现代化设备设施，提供良好的办公、用车条件，保障各项工作有序开展。