文件收发印章管理制度

第一篇：文件收发印章管理制度

文件收、发、工作会议管理制度

一、收文管理

1、上级来文、简报、信息等要在收到后及时处理。

2、项目监理部文件管理人员要按照公文处理办法，及时准确的将文件归类并报项目总监。

3、项目监理部文件管理人员要按照文件批示要求请有关人员传阅。传阅人员必须在公文处理笺上签字。

4、文件具体承办人员需长期保存文件的要在文件处理笺上标出“×××借存”字样，文件处理笺由项目监理部文件管理人员保存。

5、未按收文处理程序操做，影响工作的，追究有关人员责任，造成重大影响和损失的，按重大责任追究办法处理。

二、关于发文

1、项目监理部发文需经项目总监批准。

2、发文程序：拟定草稿经部门负责人或主管领导审批后，加附发文处理笺，请项目总监批准打印。

3、项目监理部发文，根据需要份数打、复印，原稿由项目监理部文件管理人员存档。

三、工作会议

1、项目监理部每周召开一次工作会议。

2、要求全体人员参加，并写出会议记录或记入监理日志。

3、每周工作会议检查上周工作会议落实情况。

第二篇：文件收发管理制度

文件收发管理制度

目的：为完善我馆的行政管理机制和文件收发管理工作，特制定该管理制度。

文件管理的内容主要包括：本单位上报下发的各种文件，资料管理。收发文管理：

一：所有发至我馆的公文（含传真公文和附有领导的批示或上级部门转我馆处理的公文），由文书统一签收，登记，编号，然后送我馆领导批示或送有关部门和个人办理。

二：接收文件负责人将“接收通知单”和接受文件分发给接收部门，部门负责人要在“接收通知单”上签字。

三：传阅的文件，交给有关人员签字传阅，传阅完毕，收回存档。四：对急办文件，有关负责人应立即将文件送交领导批阅。领导不在时，负责人应根据文件内容及时限要求，交相关部门或人事办理，事后及时与领导汇报并做好督办工作。

五：凡去区委、区政府、市局等部门开会或办事带回的各类文件及材料，一律由办公室文书人员登记存档。

六：各部门来文有限制日期要求的，办公室负责人应及时催办，发现问题，及时汇报。

七：对处理完的文件要及时整理，按照规范要求和时间顺序归档，保证应归档的文件材料齐全。

八：公司的文件由负责人起草和审核，并由上级负责人签发。九：文件签发后确认无误方能复印，盖章，发送。

十：文件和原稿，由负责人进行归档，保存备查。

十一：文件由负责人统一发送，送件人应将文件内容，报送日期，部门，接收人等有关事项填写清楚，并向文件签发人报告报送结果。

第三篇：文件、印章管理制度

公司印章管理办法

第1章 总则

第1条 为加强公司印章管理、规范公司印章的使用及保管，特制定本办法。第2条 本办法适用于公司印章的使用、保管等。

第2章 印章使用

第3条 印章使用必须建立用章登记制度，严格审批手续，不符合规定的和不经主管领导签发的文件、合同等，印章管理人有权拒印。第4条 公司印章使用范围如下：

1、凡属以公司名义对外发文、开具介绍信、报送报表等一律加盖公司公章；

2、凡属部门业务范围内的加盖部门章；

3、凡属合同类的用合同专用章；

4、凡属财务会计业务的用财务专用章。

第5条 公司业务合同、项目协议、授权书、承诺书等用印都须先经主管领导审核、并报总经理批准，填写《印鉴使用签批单》后方可用印，同时须将用印文件的复印件交印章保管部门备案。

第6条 严禁员工私自将公司印章带出公司使用。若因工作需要，确需将印章带出使用的，由用印人填写《印鉴使用签批单》，征得其上级主管同意，并经公司主管领导批准，由印章保管人陪同前往办理。如确因印章保管人不便陪同的，由借用人填写借据，经公司总经理批准，方可带离公司。印章外出期间，借用人只可将印章用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任。业务经办人代表公司与对方签订合同类文书、承诺书的，需填写“专用章用印审批表”，经有权签字人审查同意后方可用印。

第7条 严禁在空白合同、协议、证明及介绍信上用印。因工作特殊确需用印时，须经公司主管领导签字同意方可；待工作结束后，必须及时向公司签字用印的领导汇报用印空白文件的使用情况，未使用的必须立即收回作废，已使用的合同协议类文件须报印章管理部门备案、并留存复印件。第8条 有下列情况，相关印章须停用：

1、公司名称变动；

2、印章使用损坏；

3、印章遗失或被窃，声明作废。

第9条 印章停用时须经公司总经理批准，及时将停用印章送行政部门封存或销毁，建立印章上交、存档、销毁的登记档案。

第3章 印章保管

第10条 印章由公司行政部门统一印制，并指定专人保管。公司公章、合同专用公章由公司主要领导指定专人保管，财务专用章、法人代表人私章、发票专用章由财务部门指定两人分别保管，各部门印章由各部门指定专人专柜保管。各印章保管人员名单须需由公司行政负责人报公司总经理批准备案。

第11条 印章保管须有记录并制作印章信息记录表，注明公章名称、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。各印章信息记录表及图样需由公司行政负责人报公司总经理批准备案。

第12条 印章保管人因事离岗时，须由总经理指定人员暂时代管，以免贻误工作。第13条 印章保管必须安全可靠，加锁保存，钥匙由公司总经理与印章保管人分别留存，不可私自委托他人代管。

第14条 印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，及时汇报，配合查处。第15条 印章移交须办理手续，签署移交证明，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。

第16条 印章专管员的职责，公司所有印章专管员应遵守本条以下规定：

（一）印章专管员每天下班前应检查印章是否齐全，并将印章锁进保险柜内，妥善保管，不得将印章存放在办公桌内；次日上班后，应首先检查所保管印章保险柜有无异样，遇有重大节假日应加贴封条，重新使用时应先验锁和封条。若发现意外情况应立即报告。

（二）印章专管员因事、病、休假等原因不在岗位时，须由总经理指定人员暂时代管，印章专管员要向代管人员交接工作，交代用印时的注意事项。专管人员正常上班后，代管人员应向专管人员交接工作，登记用印的起止日期，实行管印人员登记备案制，以明确责任，落实到人。

第4章 违纪责任

第17条 违反以上规定者，公司将追究相关人员的责任，若给公司造成经济损失或不良社会影响者，公司将追究其法律责任。

第18条 印章保管员应将《印章使用签批单》保存好，每年年底底交相关行政部门汇总存档。

第5章 附则

第19条 本办法由公司行政部门和法务部门制定并负责解释。第20条 本办法报总经理审批通过后生效。

第四篇：公司文件收发管理制度

收发文件管理制度

一、总则

1、为提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据文书处理的有关规定，结合我企业实际情况，特制定本制度。

2、文件管理内容包括：上级政府部门函、电、来文，同级合作企业函、电、来文，本企业上报、下发的各种文件、资料。

3、本企业各类文件统一由办公室归口管理。

二、发文管理

1、凡以我公司名义上报或下发的文件（报告、请示、纪要、通知、函件等），由承办部门拟稿，送办公室核稿，经办公室核稿后送总经理签发。

2、经总经理签发的文件由办公室统一登记、分类编号并保留一份原件存档。

3、发出的文件、传真应追踪落实对方是否收到，对没有收到的应及时进行补发或改用其他方式发送。

4、所有由办公室发出的传真、文件等应统一登记，并标注发送单位、日期，由发件人签名。其他部门自主发送的，由发送部门自行负责。

5、发文办理工作程序：

（1）拟稿：公司公文、日常业务和事务性的文件由各涉及到的职能部门负责拟稿，拟稿要求内容要情况属实、观点明确、条理清楚。

（2）核稿：核稿是指由拟稿部门经理对拟好的文稿进行审查、核对、修改，为签发做好准备。（3）会签：凡公文涉及到其他部门有关事宜，需给有关部门会签。有关部门会签后送办公室主任处对公文进行复核，复核的主要内容为是否已协商、会签；文种、公文格式是否正确等。

（4）签发：以公司名义报送的所有公文一律送总经理签发。签发公文时如有修改，应在原文上圈改并签署姓名和日期。

（5）发文登记：此时的发文登记是指对待发文稿进行复核，重点看审批签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范，符合要求的文稿由办公室根据领导签署意见成文稿的内容，并对待发文稿进行编注发文字号，确定份数后印制。

（6）用印：用印是指办公室对已印制好的公文进行盖章。

（7）存档：在发文办理流程结束后，档案管理人员按照文书档案的归档要求对所发公文进行存档（应包含底稿、正文两份，及有关电子文档，并定期将电子档备份到专门的硬盘）。没有归档和存查价值的公文，经过鉴定和总经理批准可以定期销毁，销毁秘密公文应当进行登记，由二人监销，保证不丢失、不漏销。

三、收文管理

1、所有发至本企业的文件(含传真和政府部门传达的公文、业务往来文件等)，由办公室统一签收、登记、编号，送总经理阅示或送有关部门办理，为避免文件挤压，一般应在当天完成送阅。

2、接收传真应明确来文单位、接收人或部门，办公室接收后负责转交，并由接收人签收。

3、外出办公带回的文件及资料应及时向总经理上报或移交办公室，直接上报总经理的根据总经理指示办理，移交办公室的由办公室根据文件内容和性质向上级报告或指定专人、转交其他有关部门办理，并由办公室保留原件或复印件存档。

4、办公室收到文件，应根据文件内容和性质全面统筹，送总经理批示或交有关部门阅办。需要办理的公文，经请示总经理后办理，根据文件内容、总经理批示予以催办。

5、已交办公室存档的文件在借阅中应严格遵守传阅规定和保密范围，所有文件如需外借或复印必须办理文件借阅手续，经总经理批准后方可借阅。

6、个人或部门阅读文件应抓紧时间，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借给其他人，阅读完后应及时交还给档案管理员。

7、收文办理工作程序：

（1）签收：签收是指收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字，表示收到。公司所有公文由办公

-1-室签收、拆封，对需纳入收文办理的，应统一进行收文登记。

（2）收文登记：收文登记是指对收进的公文进行注册、编写收文号等。将收到的文件先按来文机关或部门进行分类按收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、文件标题、份数、等逐项进行登记。

（3）拟办：在收文登记后，由办公室人员送办公室主任处审核，符合有关规定的，办公室应根据文件的内容、性质、缓急程度提出办理意见和建议，送请总经理批示后交有关部门办理。

（4）批办：批办是指总经理对收文的办理写出指示性意见，并指定办理部门和传阅范围。

（5）承办：承办是指按照总经理的批办意见，指定承办部门及传阅范围。承办部门接到需办文件后，要认真及时办理，急件随到随办。需两个以上部门承办的文件，主办部门要主动会同相关部门协商办理，并负责回复办理结果。

（6）催办：催办是指根据总经理的批办意见，由办公室督促承办部门尽快上报办理结果。

（7）注结：文件办理完毕,应在《收文登记簿》或公文处理单上注结，注明办理日期，并简要写明办理结果。

（8）存档：在收文办理结束后，应根据公文的相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，要保证档案的齐全、完整。没有存档和查存价值的公文，经过鉴定和总经理批准，可以定期销毁，销毁秘密公文应当进行登记，由二人监销保证不丢失、不落销。

四、保密文件管理

1、严格遵守保密制度，保密资料统一由档案管理员收发、传递、销毁等，并严格把关。

2、制发保密文件时，经办人要根据文件、资料的内容和定密范围，标明密级、保密期限，确定发送范围、数量，报送总经理审批后印发。

3、借阅、复印保密文件、保密资料必须严格履行审批登记手续，严禁将保密资料保密文件拿到其他营业性场所复印。

4、对保密文件、保密资料要定期清查，一般每季度清查一次。年终进行全面清查、核对，发现欠缺要及时追查，防止丢失。

五、文件的销毁

1、对于多余、重复、过期和无保存价值的文件，办公室应定期清理造册，按照公司有关规定，办理销毁手续报总经理批示。

2、经审核同意销毁的文件，应在档案管理员和办公室主任的共同监督下进行销毁。

六、附则

1、本制度由公司办公室负责解释。

2、本制度自发文之日起实施。

第五篇：文件收发及档案管理制度

文件收发及档案管理制度

一、文件收发

第一条 为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据区建设局关于文书处理的有关规定，结合我单的实际情况，特制订本制度。

第二条 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件、资料。

第三条 按照党政分工的原则，本单位各类文件(党支部和行政)统一由办公室归口管理。

二、收文的管理

第四条 公文的签收

1.单位所有文件(除领导订启的外)均由收发员(文书)登记签收、拆封(由上级或邮电局机要通讯员直送的机要文件除外)。在签收和拆封时，收发员(文书)需注意检查封口,对开口和邮票撕毁函件应查明原因。

2.对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级部门，并登记差错文件的文号。第五条 公文的编号保管

1.收发员(文书)拆封和签收后应及时附上“文件处理传阅单”，作分类登记编号、保管。

2.本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交收发员(文书)进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用

三、档案管理

1.公司档案是公司生产经营活动中形成的历史真实记录，它能反映公司整个活动的历史面貌。它不仅是对公司工作的总结，而且对今后发展也是很有价值的文献宝库。.档案工作的基本原则是集中管理与分级管理相结合，以集中管理为主；界定的部分档案，由有关业务部门管理，以便于利用。

3.凡属档案工作，都必须维护档案的完整与安全。4.档案机构的主要职责

⑴ 制定档案工作的规章制度。

⑵对文秘部门和其他业务部门文件材料的归档工作，进行指导和监督。

⑶负责收集、整理、立卷和保管公司归档范围的各类档案，确保档案质量。

⑷ 积极开展档案的提供利用工作。5、公司档案的构成与分类

⑴ 公司档案是指公司在各项活动中形成的全部档案的总和，其构成包括党政、经营、技术、产品、设备(仪器)、基建、会计、人事和声像、荣誉等。⑵ 档案分类

① 党政文书档案

主要指公司党、工、团组织和行政机构长期工作中形成的文书，经立卷归档后形成的。它是公司对方针政策贯彻的基本思想和基本措施，企业工作的指导原则。

② 上级机关颁发的需公司执行的方针、政策、指示、决议、纪要等文件的全部，以及内公司发布的自制文件的全部和各种规章制度。

③ 公司的重大决议，包括党委会、职工代表大会、股东大会、董事会、公司总部行政会议等形成的文件。

④ 计划和总结性文件。

⑤ 统计年报表，包括党员年报及名册，干部年报及名册、团员年报及名册等。

⑥ 党政工作中的其它文件，包括公司结构调整，组织机构图、厂庆活动资料、工业普查资料等。

6、经营文书档案

主要指公司在生产经营活动中所形成的各种统计报表、合同协议、凭证记录、市场信息等文件材料。

⑴ 计划类文件。指公司生产计划、营销计划、财务计划和其它专项业务性计划。⑵指导类文件。指计划指标、技术指标、质量指标、市场销售指标等。

⑶ 价格类文件。指产品出公司价格、公司内部劳务价格、原材料计划价格等。

⑷ 凭证类文书材料。指在经营活动中形成的原始记录和凭证，如财务状况、能源消耗、产品销售等的原始记录。

⑸有关经营管理的文件、各类管理制度和工作指令等。⑹ 技术档案

主要指公司在科学研究、产品开发、引进技术和设备等有关科技活动中形成的档案。它是重要的技术活动和重要的技术资料，是与公司的生产和科技密切相关的资料。

⑺ 技术研究档案。它是科学研究过程中形成的关于科技成果、科研数据、工作状况指标等材料。

⑻ 产品档案。它包括产品设计、产品工艺、产品技术标准等方面的材料。

⑼设备(仪器)档案。它是设备、仪器生产、使用、维修、改造过程中形成的材料。⑽ 基建档案。它包括工程设计、工程施工、维修、交工验收等方面的材料。⑾ 引进资料档案。它包括引进产品交往的文件、考定资料、产品兰图、底图等。⑿会计档案

主要指公司在会计工作中所作的记录，以及一些重要的原始凭证，在会计活动结束后经立卷归档后形成的。它将为公司进行计划工作和财务管理工作提供重要的资料，有利于公司进行计划管理和经营决策。主要包括： ⒀ 会计报表档案。它指全面总括反映公司在生产经营过程中的财务状况，成本水平和财务成果的数据报告归档后形成的资料。

⒁ 会计帐册档案。它是会计所作的一定时期的连续的经济活动簿籍，包括总帐、日记帐、月细帐等。

⒂ 会计凭证档案。它包括原始会计凭证(各种发票、车票、材料单等)和记帐凭证(会计记录)。⒃ 声像档案：它是指将公司一些重要的实况，用照片、录像、录音等形式真实地记录下来的各种资料所形成的档案。包括党和国家领导人来公司视察、题词、合影，以及公司重大政治经济活动和文体活动等。

⒄ 人事档案：它包括干部档案、员工档案、党员档案等。

⒅ 荣誉档案：它主要指中央、省、市和有关上级机关授予公司的各种荣誉证书、奖状、奖牌、奖杯、奖旗等。

具体归档文件材料范围详见《文件材料归档及保管期限的规定》

7、文件材料归档时间要求

⑴ 产品图和工艺底图归档，在设计完成整理、经样机签定图样全部修改后归档。⑵ 科技文件材料在试验成果鉴定后归档。

⑶ 新购设备仪器，包括引进设备或技术，在开箱验收时接收归档。⑷ 基建工程项目竣工验收时接收归档。

⑸ 各项管理工作形成的文件材料，在次年由各职能部门负责人审定归档。

⑹ 财会档案文件材料在终了后暂由财会部门保存三年，期满后指定专人移交归挡。⑺ 声像档案在各项活动结束经整理随时归档。⑻ 荣誉档案在上级授奖单位颁发后随时归档。⑼ 人事档案归档按人事管理制度办理。

8、立卷要求

⑴ 立卷的文件材料，应按以自然形成、保持历史联系的原则和立卷要求、特征及文件内容进行立卷。

⑵ 在一个卷内要按问题成文件形成的时间系统排列。

⑶ 案卷标题要简明准确，整理好的案卷应即确定案卷的保管期限，原则上分为永久、长期(十五年以上)、短期(十五年以下)三种。

⑷ 按归档要求进行装订、编号，填写卷首目录备考表。

⑸ 案卷组成后，应对案卷统一排列，编写全档号，然后逐一登记，填写案卷目录。

9、档案保管

⑴ 档案保管是指克服和限制损毁档案的各种因素以延长档案的寿命，保护档案的完整和安全。

⑵ 建立档案管理人员岗位责任制。⑶ 档案接收按各类档案交接手续办理。

⑷ 以防为主，防治结合，重点在于防止人为的和自然的因素对档案损毁。档案库房应做到“七防”，即防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物、防污染。⑸ 对受损和纸张老化，字迹消退的档案，要及时修复和抄录(复印)。

⑹ 按公司保密制度做好档案保密工作。秘密档案超过规定期限应履行解密手续。⑺ 档案库房管理要规范化，框架应编号，编写档案存放地点索引。⑻ 按规定方式、方法和手续，做好档案提供利用工作。