文件收发管理规定

文件收发管理规定

为进一步加强公司各类文件资料的收发管理工作，使公司文件资料的收发管理工作更加规范化、制度化，提高工作效率，并明确职责;结合公司实际情况，制定本管理规范。

2、适用范围

公司所有文件资料，包括工程资料、图纸、内外__文件、函件等。

3、职责

公司所有文件资料，由公司各职能部门专人负责拟发、收集、整理后，统一交公司行政人事部档案室归档保管，具体操作根据《档案管理规定》标准执行;

4、发文管理规定及流程

4.1发文规定

4.1.1公司各类发文均由所属部门负责拟稿排版及校对，分管部门领导审核，总经理签发;

___所发文件必须由发文部门留存书面底稿、电子文本以作存档，并由部门专人建立文件收发登记台帐;

___所发文件必须履行文件呈批手续且要有相关拟稿人、审核人、签发人的签字方可发出，需加盖公章的文件另加填盖章申请单;由总经理签字后，财务部执行盖章;

___所有发文文件必须定期统一归档到公司档案室保管存档。

4.2发文字号编排

4.2.1以公司名义，加盖公司印章的发文字号统一编排为以下格式：

公司简称的大写英文缩写(XDCJ)+发布年号(四位数)+顺序号(三位数);

公司名义发文，统一由行政部负责拟文及编号，经相关部门领导审核，总经理批准后发出;

4.2.2以部门名义，加盖公司印章的发文字号统一编排为以下格式：

4.3文件分类

4.3.1制度、规定：根据公司经营管理的实际需要，由公司职能部门提出建立和完善的各类管理规章制度;

4.3.2决定：对重大事项做出的决定按排;

4.3.3通知：发布或公布公司各项制度，传达相关部门、人员或单位需要周知的事项;

4.3.4通报：表彰先进，批评错误，借以教育员工;传达重要精神或情况;

4.3.5通告：在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项;

4.3.6报告：下级向上级汇报工作，反映情况、提出建议意见或答复上级的询问;

4.3.7请示：向上级部门请求请示、批准;

___批复：答复相关部门(单位)__请示;

4.3.9意见：对相关问题提出意见或处理办法。