【行政公文】集团文件收发管理规定(WORD3页)

第一篇：【行政公文】集团文件收发管理规定(WORD3页)

集团文件收发管理规定

为提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合我司实际情况，特制订本规定。

一、文件管理内容主要包括：上级函、电、文，同级函、电、文，本单位上报下发的各种文件、资料。

二、本公司各类文件统一由行政部归口管理。

三、公文的签收

1、所有文件均由收发员登记签收。

2、对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的核定。

四、公文的编号保管

1、收发员签收后应及时附上“文件处理卡”，作分类登记编号、保管。

2、本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交收发员进行登记编号保管，不得个人保存，如因工作需要借阅的可复印或借用。

五、公文的阅批与分转

1、凡正式文件均需由行政部部长根据文件内容和性质阅签后，由收发员分送领导和承办部门阅示和阅办。重要文件或急件应立刻呈送领导（或分管领导）阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签。

2、一般性质的函、电、文，可由行政部直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同各单位联系后再分转处理。

3、为加速文件运转，收发员应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。

六、文件的传阅与催办

1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

2、阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交收发员，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”，行政部应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

3、阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

4、文件阅完后，应交收发员，切忌横传。

5、行政部对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函、电，应立即指定专人办理。不得将文件压放分散。如需备查，应按照有关保密规定，并征得行政部同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

七、发文管理

1、集团公司上报下发正式文件的权力集中在行政部，各单位一律不得自行向上、向下发送正式文件。

2、各单位向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作，如需发文，应向行政部提出发文申请，并将文件底稿交行政部审核，经集团公司领导签发后，以党、政×字发文。

3、除对单位影响较大，涉及多个以上领导分管范围的文件，须经领导班子研究决定批准签发外，其余文件均由总经理或由总经理授权副总经理签发。

八、发文的范围

1、凡是以集团公司名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

2、集团公司下发文件主要用于：（1）公布集团公司规章制度；

（2）转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件；（3）公布集团公司体制机构变动或干部任免事项；（4）公布集团公司重大生产、技术、管理、政治工作、生活福利等工作的决定；（5）发布集团公司有关奖惩决定和通报；（6）集团公司其他有关重大事项。

3、集团公司上行文、外发文主要用于：（1）对上级机关呈送请示、报告、决定；

（2）与兄弟单位联系有关重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、管理、党群工作等事宜。

4、日常生产技术管理、党群工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，按有关制度办理，经分管领导批准后，以书面或口头通知执行，一般不发文。

九、发文程序

1、各单位需要发文，应先向行政部提出申请。

2、行政部同意发文后，主办单位应以党的方针政策和国家法令、上级指示或工作实际需要草拟文件初稿；

3、草拟文稿必须情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、红墨水和彩笔书写；

4、文稿拟就后，拟稿人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名标定日期交行政部。

5、行政部对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿；

6、经行政部审核修改后的文稿，送总经理或副总经理签发（需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签）。

7、经领导签发后的文稿交行政部收发员统一编号送打字室打印清样，由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名。

8、文件校对无误后，由行政部按数印刷，再由收发员分发并检查落实情况。

第二篇：文件收发管理规定

文件收发管理规定

为进一步加强公司各类文件资料的收发管理工作，使公司文件资料的收发管理工作更加规范化、制度化，提高工作效率，并明确职责;结合公司实际情况，制定本管理规范。

2、适用范围

公司所有文件资料，包括工程资料、图纸、内外__文件、函件等。

3、职责

公司所有文件资料，由公司各职能部门专人负责拟发、收集、整理后，统一交公司行政人事部档案室归档保管，具体操作根据《档案管理规定》标准执行;

4、发文管理规定及流程

4.1发文规定

4.1.1公司各类发文均由所属部门负责拟稿排版及校对，分管部门领导审核，总经理签发;

___所发文件必须由发文部门留存书面底稿、电子文本以作存档，并由部门专人建立文件收发登记台帐;

___所发文件必须履行文件呈批手续且要有相关拟稿人、审核人、签发人的签字方可发出，需加盖公章的文件另加填盖章申请单;由总经理签字后，财务部执行盖章;

___所有发文文件必须定期统一归档到公司档案室保管存档。

4.2发文字号编排

4.2.1以公司名义，加盖公司印章的发文字号统一编排为以下格式：

公司简称的大写英文缩写(XDCJ)+发布年号(四位数)+顺序号(三位数);

公司名义发文，统一由行政部负责拟文及编号，经相关部门领导审核，总经理批准后发出;

4.2.2以部门名义，加盖公司印章的发文字号统一编排为以下格式：

4.3文件分类

4.3.1制度、规定：根据公司经营管理的实际需要，由公司职能部门提出建立和完善的各类管理规章制度;

4.3.2决定：对重大事项做出的决定按排;

4.3.3通知：发布或公布公司各项制度，传达相关部门、人员或单位需要周知的事项;

4.3.4通报：表彰先进，批评错误，借以教育员工;传达重要精神或情况;

4.3.5通告：在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项;

4.3.6报告：下级向上级汇报工作，反映情况、提出建议意见或答复上级的询问;

4.3.7请示：向上级部门请求请示、批准;

___批复：答复相关部门(单位)__请示;

4.3.9意见：对相关问题提出意见或处理办法。

第三篇：公司文件收发管理规定

公司文件收发管理规定

一、公司内部文件分两级文件。

1、公司级文件要由公司综合管理部起草由总经理签发并决定下发那一级阅办。

2、部级文件由各部起草上报综合管理部由主管经理签发。

二、公司文件密级：

1、绝密文件属于高级技术或商业秘密，文件绝对不可外传，否则将会给公司造成无法挽回的损失（包括政治、经济损失），这类文件只在高级管理人员间传阅。

2、机密文件属于一般性保密，文件不得流失公司以外，这类文件只在中层以上干部间传阅。

三、公司行文文头、文尾、文号的编制：

1、属于公司级文件或上级下发文件其文号为：“津鑫电字（）年第（）号”,签发人转发人为总经理。

2、属于部级文件其文号为津鑫电（部门称谓选一字）（）年第（）号，签发人为主管经理或总经理。

3、公司文件文头为“天津市鑫视界电子出版物制作有限公司文件”。

4、文件版记为拟文部门、印发日期、印发份数、核对者姓名。

四、文件范本：附后

五、文件回收：文件传阅后应归回综合管理部归档。

六、综合管理部应建立文件档案，发文时要由文件接收人签字

第四篇：文件收发、打复印管理规定

文件收/发、打/复印管理规定

一、目的为规范我公司文件收发管理，严格控制文件打印、复印成本，使员工养成良好的节约意识，特制定本规定。

二、适用范围

公司全体员工。

三、规定

1、传真文件的接收与发送

1.1接收的所有传真件应详细填写《传真接收记录》，并由接收人及时通知接受人。

1.2部分传真文件办公室根据其内容的重要性决定是否存档，经总经理签批的决议传真文件，总经理签批后当事人应将文件交予办公室档案室存档。

1.3信件、书刊、报纸等外来文件，应有保安值班人接受、填写记录并送交至办公室，由办公室分发至各部门并做好签收记录。

1.4各部门发出的传真件应详细记录《传真发送记录》。

1.5各部门需要邮寄的信件应统一交至办公室，由办公室统一邮寄。

1.6各部门的传真收发记录由办公室统一监督、检查，每月1日由办公室回收所有记录存档，备查。

2、文件打/复印

2.1各部门应培养节约用纸的意识，非呈报文件等没有必要打印出的可传递电子版，非重要文件提倡用单面作废纸张打/复印。

2.2能用双面打/复印的文件应设置双面打/复印。

2.3各部门人员对所有文件的打/复印都应自觉详细填写《文件打印复印登记表》；有打印机的部门也应填写《文件打印复印登记表》，并由办公室控制用纸，并每月1日回收各部门上月《文件打印复印登记表》存档。

2.4彩色文件的打印，应填写申请单，由部门经理及办公室主任审批后方可打印。

3、公司内文件（包括制度文件、岗位说明书、操作要领书等）的收发

3.1公司内文件由办公室统一编号下发，下发时做好文件发放登记。

3.2公司内文件因更换版本或其他原因需收回时，由办公室统一回收，各部门不得私自作废或销毁。

4、外来文件（如上级机关发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件）的收发

4.1外来文件只要符合我公司《档案管理规定》入档范围的文件，接受部门应主动将文件存档于档案室。

4.2与行政有关的所有外来文件，应由办公室主任审阅处理，需提报总经理签批的文件，经总经理签批处理意见后原件（附《文件处理单》）留办公室档案室存档，当事人可持复印件备用，特殊文件除外。

4.3因外来文件内容需要而准备的用于提报、备审等的文字资料均需报办公室档案室存档。

5、附则

5.1严禁公司职员私自打/复印及传真收/发非工作文件，一经发现处以20元罚款。

5.2对不自觉填写传真收/发登记及文件打/复印登记表的，一经发现处以10元罚款。本规定自下发之日起执行。

第五篇：行政公文管理规定

天冠集团新乡乙醇有限公司

行政公文管理规定

为了适应现代企业制度的要求，规范公司内部公文的行文格式，提高发文质量，明确文件的签发程序和制度，特制订本规定。

一、行文要求

公司内部的公文（通知、请示、报告、公函等），撰写要规范，符合各文种的要求，语言要简洁顺畅，言简意赅，标题要明确，受文单位要全面，内容要真实，主题词要准确，主送、抄送机关要具体，制文单位要明显，附件要完整。

公司的上行文、平行文、下行文统一由公司办公室审核整理、编号打印。

二、发文程序

1、拟稿单位拟稿人要依据公文文种的要求和规范，认真撰写发文底稿，报本单位领导审阅。

2、拟稿单位经过认真审阅，并提出修改意见后，报主管领导审核。

3、主管领导审核后，报主管副总经理审定签发。

4、公司综合部根据副总经理的签批意见，整理、编号，拟稿单位认真校对后交文印室打印，综合部统一上报或下发。