档案室资料收发借阅管理规定

第一篇：档案室资料收发借阅管理规定

技术与质量档案室资料收发借阅管理规定

为了不断完善检验技术中心技术与质量档案室文件资料收发借阅管理工作，明确管理职责，进一步规范技术与质量档案室文件资料收发借阅程序，避免在收发借阅过程中出现损坏、丢失、泄密现象，保证技术与质量档案室资料的完整和长期使用性，更好地为公司的生产经营和长远发展服务，特制定此规定：

1、设备与基建图纸资料以及说明书、与管线项目有关的技术资料、工艺文件、焊评、首批与过程控制检验报告、水压爆破试验报告、CTOD检测报告、HIC检测报告、SSC检测报告等由技术档案资料室归口管理。

2、生产过程检验记录、钢板与钢管质量证明书、焊材质证书与入厂检验资料、水压试验数据与曲线图、射线底片或抓图、2#连探波形图、质量报表、收库记录、质量分析资料、过程不合格品统计表、理化报告单、不合格钢管记录、喷字传递信息、外来检测报告等由质量档案室归口管理。

3、收发技术与质量资料，借阅检验技术中心技术与质量档案室资料，都必须履行相应的收发与借阅手续。

4、所有接收与发放的资料须为纸质资料，并提交相应的电

子版资料做为电子备份。

5、钢板订货技术条件、技术标书等对外文件，技术档案室在接收到正式文件后2小时内传递发放到相关对口部门。需提交给监理单位的报告资料，如首批报告、水爆报告等，技术档案室在接收到正式报告后4小时内传递给监理单位。

6、借阅人必须填写“巨龙钢管公司档案资料借阅审批单”，经检验技术中心领导（批准人：检验技术中心主任、副主任）、公司业务主管领导签字批准后，方可借阅。非检验技术中心人员借阅，除上述审批人签字外，还需借阅方主管领导签字。同时，由借阅人在资料借阅登记本上做好记录，并写明借阅事由、借阅日期、资料名称等。

7、负责向检验技术中心质量档案室移交资料人员，在借阅本职工作范围的资料时，经检验技术中心领导同意，只需在资料借阅登记本上登记即可。若借阅非本职工作范围的资料，必须办理借阅手续。

8、外单位借阅时，借阅人必须持其单位介绍信及身份证，必须经检验技术中心主任同意后，再按照要求办理资料借阅手续，并登记备案。否则，不予借阅。

9、在资料借出期间，借阅人对所借资料承担安全、保密责 任。应妥善保管，保守机密，不得私自带出公司、转借他人、随意放置、拆散、涂改，不得私自复印、扫描、拍摄、摘抄，只允

许查阅批准范围内的资料内容。若因借阅人保管不善造成资料泄密、损坏、遗失等责任由借阅人全部承担。

10、因工作需要，借阅人需要所借资料的复印件或扫描件时，除需按照条款6中要求办理相关手续外，同时，还必须填写“巨龙钢管公司资料复印审批单”（必须写明复印或扫描用途、数量等），经检验技术中心领导、公司业务主管领导签字批准，并进行登记。借阅人只能复印或扫描批准资料内容、数量，只限用于批准事项。在复印资料时，不允许拆开，若因特殊情况必须拆开时，必须经检验技术中心主任同意后，方可拆开。但必须保证所拆资料不被损坏，若损坏，由借阅人承担赔偿责任。

11、借阅人必须在10天之内将其所借资料归还档案室，若因特殊原因不能及时归还的，必须经检验技术中心主任同意后，方可延期归还。但最多不得超过一个月，一个月后若仍不能归还的，必须重新办理借阅手续。

12、借阅人在归还资料时，应与档案管理员办理资料归还交接手续。档案管理员对所归还资料进行检查，若有涂改、损坏、缺页、丢失等现象，应马上向检验技术中心主任汇报，档案管理员有权拒绝接受办理资料归还手续。造成的损失或不良后果，全部由借阅人承担。

13、以光盘、软盘为介质的文件资料不外借。

14、本规定从2012年6月1日起正式实施。

15、本规定条款中，若有与巨龙钢管公司相关规章制度条款相抵触的，以公司相关规定内容为准。

第二篇：档案室管理规定

档案室管理制度

一、档案资料的分类及权限界定

（一）普通文件：

1、分类：

其他公司的一些宣传资料、光盘等； 其他公司的投标书；

公司购买的生产、技术、管理方面的书籍，光盘。

2、权限：

本公司员工可随时借阅、查看；

除本公司外的其他人员，须持综合部部长签字的工作联系单方可借阅； 如有需要，可由档案室管理员复印使用。

（二）保密文件：

1、分类：

公司技术部的图纸、工艺卡； 外来图纸、工艺卡；

公司内各部门存档的资料、文件等。

2、权限：

存档时，存档部门需界定可借阅、查看的部门、人员等范围，存档范围内的部门、人员可随时借阅、查看；

存档范围外的人员要借阅、查看时，需持经部门领导、综合部部长签字的工作联系单方可查看、借阅；

如有需要，使用人可持有部门领导、综合部部长签字的工作联系单方可复印。

（三）机密文件：

1、分类：

各部门认为不可对外人公开的文件、资料等： 领导界定为机密的文件、资料等。

2、权限：

原则上不允许任何人借阅、查看，如有特殊情况，借阅人须持公司综合部部长、副总经理签字的工作联系单，方可借阅；

原则上不允许复印，如有需要使用人必须持有经部门领导、副总经理签字的工作联系单方可复印。

二、档案归档制度

档案室负责收集（征集）、整理、分类、鉴定、保管、统计公司各类档案及有关资料。

（一）各部门存档时，需界定资料的存档级别，以方便查阅、管理。

（二）档案室资料在归档时，在分级的基础上，原则上按部门进行归档，公司购买的图书实行综合归档，技术部的图纸和工艺卡单独进行归档。

（三）档案室的每一个档案柜都要进行编号、整理，分类存放，并做好档案索引记录，方便使用时的及时查找。

（四）技术部的图纸和工艺卡进行存档时，必须是完整的2套图纸和4套工艺卡，并且是同时存档，并确保此时存档的图纸和工艺卡经审核已经没有错误，每套图纸和工艺卡的每一页都有技术部长的签字。

（五）技术部存档的每套图纸和工艺卡必须是经过编号的，档案袋的正面需填写部门、类别、密级、编号、总页数、发放范围等信息，缺一不可。存档时，档案室管理员需要查看每套图纸的编号是否则正确，填写是否有漏项等，否则不予存档。

（六）公司购买的每本书籍都要及时存档，并整理好档案目录。

三、档案借阅使用制度

档案是公司的宝贵财富，档案的开放利用工作，是整个档案工作的重要环节之一，也是档案工作的根本目的。

（一）在查阅档案时，只准查阅自己需要的部分，不得随便翻阅其他部分的内容，阅后要当面交点清楚。

（二）查阅档案者，不准拆卷、涂改，不准在档案上乱划或做标记，违者将依据有关规定予以处理。如需复制，须经档案馆允许。密件不准复制。

（三）借阅档案，原则上不超过半个月（15天），届时未用完者，可到档案馆办理续借手续；借阅人出差时，借阅期限可适当放宽；借阅人调离的，应将所借档案及时归还。如需转借他人使用，须到档案馆办理转借手续。

（四）借出档案者应对档案的保密、安全和完整负责，不能泄密、丢失、转借、涂改、污损、拆散，违者将依据有关规定予以处理。

（五）借阅人持有的工作联系单，一定明确表明要借阅的文件名称，文件级别、查阅目的，查阅时间等详细内容，如果存在词语模糊，界定不明的现象，档案室管理员有权拒绝外借。

四、档案室管理制度

要科学地管理好档案，确保档案的安全，使之有效地为本公司的各项工作提供服务。

（一）对于档案室的管理，坚持“以防为主、防治结合”的原则。着重做好防火、防盗、防水、防尘、防霉、防虫、防鼠工作和档案室内湿度的控制、调节及照明管理方面的工作。

（二）档案室内严禁吸烟，严禁将易燃、易爆、易腐物品带进档案室。

（三）采取有效措施防治鼠、虫、霉害，定期进行检查，一经发现及时处理。

（四）档案室周围配备适当的消防器材，并按器材要求定期检查更换，档案室管理员应该懂得消防器材性能及使用方法，做到遇火能救。经常进行安全防火检查，确保万无一失。

（五）下班前，要检查所有门窗是否关严，检查灯是否关闭。周末及假期要切断档案室电源。

五、图书资料的购买制度

档案室管理员负责公司员工及领导的图书及其他资料的购买。

（一）员工填写图书资料购买通知单，经部门领导、单位领导签字后，交档案室管理员。

（二）档案室管理员本着“适用、节约”的原则，采用合适的方式购买所需资料，要求必须有正规发票。

（三）图书买来后，携带书和发票去集团公司档案室进行存档和盖章，并办理《图书资料借阅手续》，然后由总部档案管理员在发票上签字。盖章后的图书资料需在本单位档案室进行存档后，方可通知所需部门办理图书借阅手续。

（四）填写《发票报销申请单》，后附发票，经部门领导，单位领导签字后交公司统计。

六、档案鉴定销毁制度

做好档案鉴定销毁工作，剔除失去价值的档案材料，更好地保护珍贵档案和重要档案，是一项既严肃又细致的工作，必须以科学态度对待。

（一）档案鉴定工作，就是通过甄别和鉴定，将有价值的档案更好地保存

下来，达到室藏档案既完整又精练。

（二）进行档案鉴定时，须由档案管理员和有关业务部门组成鉴定小组共同进行。采取直接鉴定的方法，逐件地审查文件，准确地进行分析，判断其价值。

（三）档案鉴定后，对没有保存价值或保管期限已过的需要销毁的档案，报请相关的部门领导审批。重要档案文件需报请公司总经理审批后，方可销毁。

（四）要销毁的文件资料都必须编制销毁清册，方可销毁。

七、档案保密制度

档案管理涉及公司的很多机密文件，档案管理员必须有高度的保密观念，严格遵守公司的档案保密制度。

（一）非档案管理员未经允许不得随意进入档案室，任何人未经批准不得将档案带出档案室，不得私自复制档案。

（二）档案室管理员不得私自摘抄和向外传播存档内容，不得以任何理由为借口对外泄露档案机密。

（三）档案管理员必须严格界定公司的档案文件的密级，对于机密、绝密档案必须使用专门的档案柜进行存放，并将档案柜上锁保存。

（四）对于需要销毁的档案或材料，必须经有关领导签字批准，并编制清册，由两人监销。办公废纸、废件、重复件等，要妥善保存，不得随意当垃圾倾倒，与需销毁档案或材料一并送机要局指定单位销毁。

（五）管理好档案室及档案橱门锁钥匙是档案管理员的责任，不得丢失、不得外借。

（六）档案管理员要有高度的责任心，要相互监督执行，经常进行保密检查，发现失密现象，及时报告，及早处理。

丛林汽车 2010-4-29

第三篇：档案室管理规定

公司档案室档案管理及保密制度

第一条： 总则

本制度的档案指公司日常工作中发生的重要书面文件、音像资料，包括：国家政府部门重要公文、工程技术档案、财务档案、法律文书、各种文书档案及其他专门档案（人事档案由人事部中心管理）。公司对档案实行集中管理。

第二条： 档案管理架构

公司档案管理由办公室主管，并设有综合档案室。

综合档案室由办公室档案管理员负责管理，各部门设兼职档案管理员。综合档案室负责公司全部重要档案原件的管理。各部门由兼职档案保管员负责档案的收集、整理和移交工作。

第三条： 档案分类：

文书类档案

政府部门各类文件

公司对外、对内各类正式发文

法律公文

项目文件

工程技术类

开发档案

预算合同档案

工程档案

财务类档案

合同类档案

公司各类证照

第四条： 归档工作流程

一、档案工作分为八个环节：收集、整理、鉴定、保管、编目、检索、统计、利用。各部门以工程项目为单位，按档案分类要求，在第一时间将文件、证照原件整理后，负责移交至公司综合档案室归档。

二、各部门按要求建立档案，做好档案登记目录，经部门负责人审签后，及时交送公司综合档案室备查，并依据要求将档案原件移交公司综合档案室。如部门确需留存原件的，应与公司综合档案室办理档案借阅手续。

第五条： 归档要求

一、归档文件必须完整齐全。

归档文件必须按规定分类整理、编目。

档案编目

文书类档案：+（项目）部门+案卷号

如：2004/市场/001

工程类档案：+工程项目+档案分类+案卷号

如：2004/某某项目 /工程/001

财务类档案：会计设置

合同类档案：部门（项目）+合同类型+年份+案卷号

二、归档文件不能用铅笔、圆珠笔、彩笔和蓝色复印纸书写。热敏纸类的传真件、复印件均不能归档。

三、音像档案要求:磁带、录像带、光盘要原版；计算机软盘、光盘要可运行。照片、底片要求清晰完整，并附有说明文字材料，包括事件、时间、人物、背景、摄影者五要素。装入照片档案盒。

四、录音带、录像带、计算机软件应在盒套贴有标签注明：题目（内容）、制作日期、制作人、盘数、序号等。

五、档案号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档案号。

六、档案号应自左而右编列，右方装订的档案，应将档号填写于案件首页的左上角；左方装订者则填写于右上角。

七、归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。

八、档案夹的背脊应标明档案夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。

第五条文件整理

一．文件点收

文件结案移送归档时，根据如下原则点收：

1．检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归入。

2．文件如经过抽查，应有管理部门主管的签认。

3．文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门补办。

4．与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。

5．有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门送指定保管部门签收后，将文件归档处理。

二、文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。

第六条： 档案借阅、移交

一、档案借阅者必须做到：

1、爱护档案，保持整洁，严禁涂改。、注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

二、内部借阅程序

1、各部门经办人员因业务需要需借阅档案时，应填写“借阅单”，经其部门主管办公室主任副总核准后向主管档人员借阅。

2、档案管理人员接到“借阅单”，经核查后取出该项档案，并于“借阅单”上填注借出日期后，将档案交与借阅人员。“借阅单”则按归还日期先后整理以备催还。

3、在档案室当场借阅者，免填“借阅单”。

4、档案归还时，经档案管理人员核查无误后，档案即归入档案夹。“借阅单”由档案管理人员留存备查。

5、“借阅单”以一案一号为原则，借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形应延长调阅期限时，应按借阅程序重新办理。

6、借阅人员对于所借档案，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明原因，请管档人员负责处理。

7、借阅人员借阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自授受。

8、借阅档案限与经办业务有关，如借阅与经办业务无关之案件，应经相关部门主管同意。、各部门只能借阅本部门形成档案，若跨部门借阅，须经各主管部门负责人批准。

三、外部借阅程序、公司档案室档案原则上不外借其他单位，如确需外借，需经公司主管总经理批准。借阅档案、证照一律办理借阅手续，档案需妥善保管，不得私自涂改、拆卷、复印及转借他人。

四、移交

公司档案管理人员在调离岗位、或离职时，由办公室主任负责监督办理档案的交接工作, 将档案移交表填写清楚。

第七条： 保管和保密制度、存放档案的档案柜排放整齐；采用统一的档案盒，且要求标识明确。档案保管要做到防火、防光、防尘、防盗、防鼠、防潮。、档案的保密严格执行档案保密制度，采取相应保管措施。销毁档案要由专人监销，防止泄密。、节假日期间，档案库房、档案柜要加封条。、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案原则上禁

止借阅，如确需要经总经理同意方可在档案室借阅，不准外借；机密级档案秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过一周。机密级档案秘密级档案的借阅必须由部门主管办公室主任同意及副总批准。副总经理因公外出时可委托办公室主任审批，日后要补办补签手续。

第八条保存期限与销毁

一、文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：

1.永久保存：（1）公司章程；（2）股东名册；（3）组织规程及办事细则；（4）董事会及股东会纪录；（5）财务报表；（6）政府机关核准文件；（7）不动产所有权及其他债权凭证；（8）工程设计图；（9）其他经核定须永久保存 的文书。

2.10年保存：（1）预算、决算书类；（2）会计凭证；（3）事业计划资料；（4）其他经核定须保存10年的文书。

3．5年保存：（1）期满或解除之合约；（2）其他经核定保存5年的文书。

4．1年保存：结案后无长期保存必要者。

5．各种规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。

第九条档卷清理

1．档案管理人员应随时擦拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年更换时，依规定清理一次，已到保存期限者，给予销毁，销毁前应造册呈总经理核准，并于目录表附注栏内注明销毁日期。

2．保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应注明继续需保存日期，并呈报副总经理批准。

二、档案的销毁

1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

2.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。

3.凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由副总经理批准后方可销毁。

4.经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

5.在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。

第八条： 附则

工程档案、财务档案管理制度细则由部门另行制定。

附：

《公司档案资料销毁审批表》《公司档案资料销毁登记表》《借阅单》《档案登记目录》

第四篇：快递收发管理规定

快递（件）收发管理规定

1、目的：

规范公司收、发快递管理，防止快递丢失，降低运行风险，控制物流成本。确保公司快递的收发工作及时、准确、高效。2

2、适用范围：

适用于公司全体员工。

3、定义：

快递物品：指公司员工因工作需要，寄送文件资料、产品样品、货物以及其他与工作相关货品等。

4、权责： 4、1门卫负责快递签收工作，并对收取的快递件进行登记，及时通知收件人领取，对于未被领取的快递，赋有保管义务。4、2各部门负责人负责本部门的快递费用管控工作。5

5、寄件流程： 5、1选择快递公司 填写快递单 将快递件交前台核查登记 门卫 快递公司取件。5、2快递公司的选择：选择的原则是高效率、低成本。寄件人必须根据所寄物品的性质与紧急程度，合理、准确地选择性价比高的快递公司。5、3填写快递单：由寄件人用正楷字清晰填写收件方和寄件方详细资料（地址、收件人、联系电话、邮编等）。前台对寄件人所选快递公司的合理性进行审核，不合理的前台给予建议选择合理的快递公司，寄件人重新填写快递单。5、4前台核查登记：前台对寄件的进行核查，并把所寄物品进行详细登记，核查通过后，将快递存放门卫。5、5前台或门卫（休息天由门卫）通知快递公司来公司收件，快递公司收件人审核包装，若包装不合格拒收，由寄件人重新包装。

6、寄件相关规定： 6、1物品分类选择参照表：

序号

寄件类型 A类：紧急件 B类：贵重件（如票据、证件、贵重配件或物品等）C类：普通件（如资料、文件、普通产品样品与配件等）

D类：普通信函、贺卡等 6、2重型配件（达5kg以上的非贵重配件）、公司样本、普通资料类原则上均选一般的快递公司（非顺丰快递），若是特急件，分管领导审批后可选顺丰快递等邮寄方式。6、3严禁公费寄私人物品，一经发现按该单快递费的5-10倍处罚。6、4严禁私自寄公司产品，一经发现按该产品市场价值的5-10倍处罚，情节严重者视同偷盗，并追究其刑事责任。

7、相关人员职责: 7、1寄件人应合理、负责地选择快递公司，并准确清晰的填写快递单。7、2寄件人将需寄发的物品备齐并与快递单一起放到前台待核查，核查通过后按快递公司包装要求进行包装。核查内容包括：是否为私人件、是否私自寄送公司产品（文件）、快递公司选择的合理性、快递单填写是否正确、包装是否符合要求等。对于不合格的快递退回发件人，按要求整改好后再予以寄发。7、3若所寄发物品较重，需快递人员直接到车间或仓库取件的，寄件人必须安排一人陪同前往，禁止收件人独自前往处理。7、4前台负责审核快递公司选择的合理性，快递单填写是否正确，预审包装是否合格及快递物品的价值（达到报价额度的应提醒寄件人进行报价寄发）。

8、费用管控： 8、1保价：为避免风险，超过1万元的物品不可快递，寄5000至10000万元的物品和易碎、易损件必须进行保价，若未保价而物品发生损坏的，寄件人将酌情承担相应责任。8、2所有发件费均挂到发件部门，月底前台提供发件清单，并做好费用统计，发件部门负责人签字确认。8、3对于快递费过高的部门，部门负责人应进行分析，并制定整改措施交分管领导确认后报人力资源部。8、4人力资源部对公司整体快递费进行管控。

9、收件规定： 9、1不需支付到付快递费的快递收件由门卫签收、登记后，及时通知相关部门责任人签字领取。收件人或委托人必须在接到通知后即时将收件从门卫领走。9、2需支付到付快递费的快递收件，门卫应及时联系收件人或并办理付款手续。9、3所有快递件门卫必须进行登记，并让收件人签收，若收件人不在，可通知部门相关人员直接签收。9、4公司所有寄件的快递单统一由前台保管（保管期为一年），便于对账和查询。

10、遗损件索赔： 10、1寄（收）件人发现所寄（收）快递发生遗失或损坏的，应第一时间将单号报到前台，由前台与快递公司跟进索赔，寄件人须给予相关配合。10、2前台须对每单索赔件记录在《快递件遗失/损坏登记表》上，便于查询和统计快递件的遗失/损坏率和评价供应商的服务能力。

11、附件： 11、1《快递件收发（签收）登记表》 11、2《快递件遗失/损坏登记表》

第五篇：邮件收发管理规定

XX公司邮件收发管理规定

为进一步规范邮件收发管理，确保公司邮件收发及时、准确，根据需要，特制定本规定。

第一条适用范围

本规定适用于公司各种邮件的收发管理。

第二条邮件类别

本规定所指的邮件包含平信、挂号信、电报、快递、包裹、汇款单、报刊、杂志等。

第三条邮件管理

一、邮件收发责任人

行政部为邮件收发管理部门，行政前台为具体执行岗位，负责公司所有邮件的收发。

二、邮件收发管理

1.公司所有外来邮件一律经行政前台签收分发，不得交由他人处理；

2.挂号信、包裹单、汇款单、特快专递等邮件由行政前台通知收件人，收件人至前台凭本人有效身份证件签字领取，委托他人领取的，必须持收件人本人有效证件，方可领取；

3.上级机关信件、公司领导邮件由行政前台转送相关领导；

3.部门及员工个人邮件由行政前台通知各部门领取；

4.公司为科室订阅的杂志由信息科领取后登记备案，相关科室再行借阅；

5.其他报刊、杂志由行政前台通知相关部门领取；

6.所有邮件的领取必须签字登记。

第四条 邮件收发责任人职责

1．每天做好各类邮件的签收登记并分类存放于指定位置，妥善保管；

2．对所有邮件应随到随清，及时分发，不得丢失损坏，搁置延误，对外来邮件应检封邮戳，如发现拆封或邮票被撕应拒绝签收，并向邮局反映，查明原由；

3.收件人联系方式不详或无法辨别的邮件存放于指定位置，供收件人查询，60天内无人领取的邮件，交由邮政部门处理。

第五条 本规定自下发之日起施行，最终解释权归公司行政部。

XX公司

二〇一三年七月二十四日