材料收发存登账核销的管理规定

第一篇：材料收发存登账核销的管理规定

材料收发存登账核销的管理规定

（起草）

目的

为了统一规范公司物资验收管理标准，明确物资进出的验收程序及验收要求，明确收发料登账核销的要求，以规范的验收、严格的发料程序，来确保进出场物资与施工要求相一致性；做好入库物资的合理储备和养护，减少库存损耗，做好物资盘点工作；加快物资周转，降低物耗，节约成本，发挥库存物资作用。3 适用范围

职责

织安排。

3.2 项目物资部门是项目工程物资验收、存储的管理部门，负责项目各种物资的验收、存储，发放管理。必须对库存物资和料场大宗材料应统筹安排，合理布局；分类存放，科学堆码，及时记帐、设卡，定期盘点，主要物资要每月至少盘点一次。

3.3 3.4 项目核算员和仓库保管必须设立物资收、发、存分类明细帐。

项目部仓库设明细帐，应根据有关统计规定按类别、顺序排列，总帐结余金额要与财务材料帐面结余金额相一致；入出库物资作帐时，必须以收、发凭证为依据，要求做到帐面、清晰、帐物相符、帐帐相符，记帐有凭证，调整有依据,盈亏有原因，损坏有报告。

3.5 仓库保管员对自己所管的物资全面负责，严格按物资验收要求和程序组织物资进出库，对物资进行有效保管、保养，确保仓库料场物资规格不乱、材质不混、数量准确、质量良好、堆放整齐整洁、物资性能安全。

物资的入库验收

4.1 公司及项目部所有进场物资必须进行验收，物资部门对采购的所有工程材料组织验收。4.2

物资要在采购入库后发放或调拨，入库时必须由材料验收员和仓库保管员进行验收验证。4.3

物资验收验证的内容标准：

1、规格、名称；

2、数量及计量单位、单价及金额；

3、质量性能；

4、安全性能；

5、凭据；

6、其他合同约定要求。

4.4 物资入库的基本原则：物资入库必须凭采购计划、合同、质量证明书、发货凭证、发票，做到实物与发票相符；没有计划未经审批的物资拒绝入库。

4.5 核算员审核相关物资验收凭证，如核对订货合同、收料单、领料单、产品质量证明书、安全、环保证明以及合格证等。并收集汇总收料单，领料单交总部财务稽核。

4.6

物资验证过程 4.6.1 4.6.2 根据各种物资计量方式，进行逐一数量清点，并做好计量记录，填写好收料单据。

对各种物资进行外观验证，检查外形是否符合名称、规格、质量、安全、环保要求，表面有无水渍、潮湿、发霉、溶化、老化、变色等异状及尺寸偏差等缺陷，对金属材料还要查看表面裂纹、结疤、弯曲、划痕、翘曲、切斜等，并做好检查记录。

4.7 4.7.1 验证中发生问题的处理

凡物资外观质量和安全性能有欠缺，影响物资使用性能的；物资规格、型号不符错发的；送达时间

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适用于公司所有出入库的物资以及公司和项目对采购物资进行验收、存储、发放、盘点的管理活动。3.1

项目部负责对本项目物资验收、存储工作进行人员职责的明确，并针对验收、存储工作进行有效组

已经超期；手续不全；物资包装有严重残损的，均应隔离存放，做好标识，及时通知供货方，按照合同规定进行退还、更换和索赔。

4.7.2 4.7.3 因库存超期造成物资失效；物资储存时保养不好；包装损坏，配件缺少；无质量、安全、环保证明的物资均不能发放领用或对外调拨，确需发放的必须由项目经理批准后方可发放。

物资部门组织相关部门验证结束后，对于进场物资符合所有要求情况下开具收料单，作为合格、合理证明，收料单在内部签认结束后将相关附联分交财务管理部门和各相关部门。物资部门妥善保管验收相关证明性资料。

物资贮存

耗，发挥库存物资作用，节约成本、降低物耗。

5.2 库存物资应按A、B、C分类管理办法，分库房、分库区储存保管。做到“四清”（类别清、数量清、规格清、价格清），“二齐”（摆放整齐、库容整齐），“四定”（定区、定排、定架、定位），“十不”（不锈、不潮、不冻、不霉、不腐、不变质、不挥发、不漏、不爆、不混）。

登账的规定 6.1

材料入库的登账

6.1.1

在材料验收合格后库管人员开具收料单，由材料验收员签字确认，共计四联，仓库留底一联，采购一联，其余二联给核算员（其中一联由核算员汇总后给公司总部）。

6.1.2

在开具完收料单之后，及时在金碟软件中按物料的各类登计入库，提交后由项目部核算员进行审核。

6.1.3

在登计入账时如已得知数量金额的则按实际收到的数量金额计账，如未单价的则按暂估同类物料的单价暂估入账，计入“原材料——暂估”

6.2

材料领料的登账

6.2.1

库管人员接到材料员开具并由预算员、项目经理、领料人签字的领料单后，按单据上内容发料，发多少填写实发数，但不可超过领料单上的数量，同时库管人员也必须在领料单上签字。

6.2.2

发完料之后及时按领料单上的材料及数据登记金碟账套中，项目核算员及时对金碟软件中的领料单进行审核。

核销的程序 7.1

票据的审核

7.1.1

核算员取得供应商开具的发票后，首先对发票的真伪进行辨认，如有疑问立即与采购部门或供应商联系。对于不合法的票据一律拒收。

7.1.2

其次对票据上开具的付款人（客户）名称、材料名称、数量、金额是否与收料单上的是否一致，发票章是否与合同上的供应商一致。

7.2

核销的规定

7.2.1

核算员在取得合法有效的票据后方可在金碟账套中对仓库录入的入库单进行核销，同时生成转账凭证。

7.2.2

总部财务接到项目部提交的发票核销单据后进行审核。7.2.3

采购部门依据已核销的凭证按合同中约定的付款方式申请付款。

第 2 页 5.1

库管人员必须对入库物资进行合理储藏和养护，保持库房物资的使用价值，最大限度地减少库存损

第二篇：物资收发存管理流程

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物资收发存管理流程

一、要求

建立健全的存货管理基础工作。对各种材料、存货物资的入库、发出、领退、生产耗用，产成品的完工入库等，都必须要有严格的验收、计量及管理，明确各节点工作职责，保证物资及时经济供应。

参照德国ARCA物资编码体系，给所有物资标准统一编码。待公司系统建立时，给物料建立一套完整的编码体系。

二、物资收货流程

1、采购人员、商务人员提前将到货预告信息通知仓库管理员，并在入库前下达《入库通知单》（见附表1）。

2、仓库管理员应及时将到货信息必要时报送生产车间，并申请卸货机具及人力。

3、生产车间收到仓库管理员卸车请求后，应根据到货物资属性、到货时间及数量，妥善安排合适的卸货机具和人力。

4、仓库管理员对到货物资进行数量、质量和随机资料的初步验收，并在《入库通知单》上填写到货实收情况。并通知质量部对入库物资进行验收并出具《来料验收报告》。根据检验情况反馈给仓库管理员，仓库管理员根据实际情况办理入库手续，《来料验收报告》库管及质量部各留存一份。

5、仓库管理员或者验收人员在验收时如发现数量、质量问题，或名称规格、型号不符、包装不良造成物资损坏，要保留原包装，拍照做好记录，及时向采购、商务人员告知，由采购人员或商务人员追溯处理。

6、《入库通知单》一式三份，采购人员或商务人员、仓库管理员、财务部门各一份。

7、仓库管理员把物资分门别类放入仓库摆放整齐。待物料号完善后再对物资进行编码。

8、仓库管理员及时将实际收货信息录入存货台账。

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三、物资发货流程

1、销售部门、生产车间、售后服务部根据实际需要，填写《出库通知单》到仓库领料。

2、仓库管理员凭《出库通知单》发料，并按实际发货数量填写《出库通知单》（见附表2）一式三份，申请人员、仓库管理员、财务部门各执一份。

3、直接销售的备品，商务人员提供发货信息给仓库管理员，仓库管理员根据发货信息打包及交给快递公司。如需申请人力，请求生产车间协助或相关人员配合。

4、发货品种、数量不得超出《出库通知单》范围。发货完成后，仓库管理员负责将发货信息录入存货台账。

四、物资领出退回流程

1、生产、售后领出多余物资、销售退回物资，要实行退料制度，由退料部门列出清单，写明原因，经部门负责人审核同意后，仓库管理员红笔填写《入库通知单》（见附表3），以示区分，一式三份，退货部门、仓库管理员、财务部门各执一份。

2、仓库管理员及时凭红字《入库通知单》核收实物并办理入库登记。

五、回收旧物资管理流程

因各种原因回收旧物资，经质量部和技术部评估是否可再循环利用，根据评估结果，可再利用的，参照收货流程办理入库手续，专区摆放，并录入利旧存货台账。

六、库存信息的流转

1、申请人填好《入库通知单》、《出库通知单》以邮件形式发送仓库管理员并抄送财务等相关人员。

2、仓库管理员根据收到的申请信息，核对货物信息填写完整《入库通知单》、《出库通知单》并分送相关部门人员。

3、查阅库存数量信息，由申请人和仓库管理员自行沟通。

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4、仓库管理员应及时更新电子出入库台账信息。

XXXX设备（上海）有限公司 2018年7月18日

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第三篇：快递收发管理规定

快递（件）收发管理规定

1、目的：

规范公司收、发快递管理，防止快递丢失，降低运行风险，控制物流成本。确保公司快递的收发工作及时、准确、高效。2

2、适用范围：

适用于公司全体员工。

3、定义：

快递物品：指公司员工因工作需要，寄送文件资料、产品样品、货物以及其他与工作相关货品等。

4、权责： 4、1门卫负责快递签收工作，并对收取的快递件进行登记，及时通知收件人领取，对于未被领取的快递，赋有保管义务。4、2各部门负责人负责本部门的快递费用管控工作。5

5、寄件流程： 5、1选择快递公司 填写快递单 将快递件交前台核查登记 门卫 快递公司取件。5、2快递公司的选择：选择的原则是高效率、低成本。寄件人必须根据所寄物品的性质与紧急程度，合理、准确地选择性价比高的快递公司。5、3填写快递单：由寄件人用正楷字清晰填写收件方和寄件方详细资料（地址、收件人、联系电话、邮编等）。前台对寄件人所选快递公司的合理性进行审核，不合理的前台给予建议选择合理的快递公司，寄件人重新填写快递单。5、4前台核查登记：前台对寄件的进行核查，并把所寄物品进行详细登记，核查通过后，将快递存放门卫。5、5前台或门卫（休息天由门卫）通知快递公司来公司收件，快递公司收件人审核包装，若包装不合格拒收，由寄件人重新包装。

6、寄件相关规定： 6、1物品分类选择参照表：

序号

寄件类型 A类：紧急件 B类：贵重件（如票据、证件、贵重配件或物品等）C类：普通件（如资料、文件、普通产品样品与配件等）

D类：普通信函、贺卡等 6、2重型配件（达5kg以上的非贵重配件）、公司样本、普通资料类原则上均选一般的快递公司（非顺丰快递），若是特急件，分管领导审批后可选顺丰快递等邮寄方式。6、3严禁公费寄私人物品，一经发现按该单快递费的5-10倍处罚。6、4严禁私自寄公司产品，一经发现按该产品市场价值的5-10倍处罚，情节严重者视同偷盗，并追究其刑事责任。

7、相关人员职责: 7、1寄件人应合理、负责地选择快递公司，并准确清晰的填写快递单。7、2寄件人将需寄发的物品备齐并与快递单一起放到前台待核查，核查通过后按快递公司包装要求进行包装。核查内容包括：是否为私人件、是否私自寄送公司产品（文件）、快递公司选择的合理性、快递单填写是否正确、包装是否符合要求等。对于不合格的快递退回发件人，按要求整改好后再予以寄发。7、3若所寄发物品较重，需快递人员直接到车间或仓库取件的，寄件人必须安排一人陪同前往，禁止收件人独自前往处理。7、4前台负责审核快递公司选择的合理性，快递单填写是否正确，预审包装是否合格及快递物品的价值（达到报价额度的应提醒寄件人进行报价寄发）。

8、费用管控： 8、1保价：为避免风险，超过1万元的物品不可快递，寄5000至10000万元的物品和易碎、易损件必须进行保价，若未保价而物品发生损坏的，寄件人将酌情承担相应责任。8、2所有发件费均挂到发件部门，月底前台提供发件清单，并做好费用统计，发件部门负责人签字确认。8、3对于快递费过高的部门，部门负责人应进行分析，并制定整改措施交分管领导确认后报人力资源部。8、4人力资源部对公司整体快递费进行管控。

9、收件规定： 9、1不需支付到付快递费的快递收件由门卫签收、登记后，及时通知相关部门责任人签字领取。收件人或委托人必须在接到通知后即时将收件从门卫领走。9、2需支付到付快递费的快递收件，门卫应及时联系收件人或并办理付款手续。9、3所有快递件门卫必须进行登记，并让收件人签收，若收件人不在，可通知部门相关人员直接签收。9、4公司所有寄件的快递单统一由前台保管（保管期为一年），便于对账和查询。

10、遗损件索赔： 10、1寄（收）件人发现所寄（收）快递发生遗失或损坏的，应第一时间将单号报到前台，由前台与快递公司跟进索赔，寄件人须给予相关配合。10、2前台须对每单索赔件记录在《快递件遗失/损坏登记表》上，便于查询和统计快递件的遗失/损坏率和评价供应商的服务能力。

11、附件： 11、1《快递件收发（签收）登记表》 11、2《快递件遗失/损坏登记表》

第四篇：邮件收发管理规定

XX公司邮件收发管理规定

为进一步规范邮件收发管理，确保公司邮件收发及时、准确，根据需要，特制定本规定。

第一条适用范围

本规定适用于公司各种邮件的收发管理。

第二条邮件类别

本规定所指的邮件包含平信、挂号信、电报、快递、包裹、汇款单、报刊、杂志等。

第三条邮件管理

一、邮件收发责任人

行政部为邮件收发管理部门，行政前台为具体执行岗位，负责公司所有邮件的收发。

二、邮件收发管理

1.公司所有外来邮件一律经行政前台签收分发，不得交由他人处理；

2.挂号信、包裹单、汇款单、特快专递等邮件由行政前台通知收件人，收件人至前台凭本人有效身份证件签字领取，委托他人领取的，必须持收件人本人有效证件，方可领取；

3.上级机关信件、公司领导邮件由行政前台转送相关领导；

3.部门及员工个人邮件由行政前台通知各部门领取；

4.公司为科室订阅的杂志由信息科领取后登记备案，相关科室再行借阅；

5.其他报刊、杂志由行政前台通知相关部门领取；

6.所有邮件的领取必须签字登记。

第四条 邮件收发责任人职责

1．每天做好各类邮件的签收登记并分类存放于指定位置，妥善保管；

2．对所有邮件应随到随清，及时分发，不得丢失损坏，搁置延误，对外来邮件应检封邮戳，如发现拆封或邮票被撕应拒绝签收，并向邮局反映，查明原由；

3.收件人联系方式不详或无法辨别的邮件存放于指定位置，供收件人查询，60天内无人领取的邮件，交由邮政部门处理。

第五条 本规定自下发之日起施行，最终解释权归公司行政部。

XX公司

二〇一三年七月二十四日

第五篇：电子邮件收发管理规定

江苏柏诚工程股份有限公司 电子邮件收发管理规定

江苏柏诚工程股份有限公司

第一章 总则

第1条 为了规范员工公务用电子邮件收发和使用，特制定本规定。第2条 本规定适用于公司所有对内对外的公务电子邮件的收发。第二章 公司电子邮箱的使用

第3条 行政人事部必须在员工入职三天内，向员工分配企业邮箱的个人用户名和密码。第4条 员工必须妥善保管好公司电子邮箱地址及密码，防止盗用。第5条 员工必须每日至少查看一次电子邮箱，以便及时接收邮件

第6条 员工的对外往来的公务邮件，原则上必须使用公司统一后缀的邮箱，以提升企业形象。第7条 员工发送公务用邮件时，必须包含以下内容：（1）称谓：包含“先生、小姐、部长”等敬称；

（2）问候语：如“您好！”、“早上好”、“工作辛苦了”等；（3）需告知事件的内容描述，描述应具体、明确、简洁；（4）告知邮件中的附件个数以及内容描述；

（5）结束语：如“商祺”、“非常感谢”等，如需回复，应写明：“候复”、“请立即回复”等内容；（6）个人签名，可按如下样板设定：

------江苏柏诚工程股份有限公司

Jiangsu BOTH Engineering Co.,Ltd.xxxx 部（部门名）xxx（姓名）Tel: 0510-82758115-xxx E-mail: xx@jsboth.com

Fax: 0510-82761218 Mobile: xxxxxxxxxxxx------

第8条 公司邮箱容量为 10M，附件文件发送时必须控制文件大小，或分批次发送。第三章 公司文件的收发

第9条 公司内部书面沟通提倡以电子邮件形式发放，并保留发放记录。

第10条 以下公司文件的电子版必须与书面版本同时通过企业网内部邮箱向相关人员发送，公司文件电子版必 须为 PDF 格式或图片格式：

（1）公司发文单，包括部门通知等；（2）会议纪要

（3）各类报告、工作计划、工作总结等（4）企业内刊或简报

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（5）员工通讯录 江苏柏诚工程股份有限公司

（6）工程技术普及性知识文档（7）其他需要发送电子版本的文件

第11条 以上文件的邮件发送必须遵守公司文件保密规定的保密等级及发放范围。

第12条 公司对外公用邮箱由行政人事部管理，行政主管/经理负责每日上午、下午各一次打开公司邮箱收发

邮件。

第四章 电子邮件的管理

第13条 接收的重要邮件及时备份或采取抄送、转发形式向上级领导转达。

第14条 发送重要电子邮件必须遵守公司保密制度规定，必要时可以使用加密传输。第15条 邮件发送时可设定要求回执，并电话确认对方是否收到。

第16条 员工离职时，人事经理/主管必须及时通知 IT 经理注销个人帐号。营业人员、部长级以上岗位人员个

人帐号根据需要由专人监管一个月后注销。

第17条 员工若发现任何非法使用其用户帐号或存在安全漏洞情况，应立即报告 IT 经理。

第18条 IT 经理负责对企业网电子邮件系统使用情况进行监督、检查。对于违反本规定的员工，随时有权停

止和取消其服务帐号。

第19条 公司有权对以下邮箱收发情况进行跟踪：

（1）已离职的营业人员邮箱（2）邮箱收发异常，有泄密可能的（3）邮件来往中发现病毒较多的（4）公司重要邮箱

（5）其他重要邮件需进行跟踪的 第五章 其他

第20条 发现以下情形者，公司有权视情节轻重处以警告、通报批评、罚款等处罚，造成严重后果的可予以撤

职、开除：

（1）长期不阅读本人邮件，导致三次以上重要邮件接收延误的；（2）发送电子邮件未遵守相应保密措施，导致泄密的；（3）使用公司邮箱发布负面信息或诽谤、中伤他人的。

第21条 本规定自颁布之日起生效，由行政人事部负责解释，修改时亦同。

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