公司文件收发管理规定（推荐阅读）

第一篇：公司文件收发管理规定

公司文件收发管理规定

一、公司内部文件分两级文件。

1、公司级文件要由公司综合管理部起草由总经理签发并决定下发那一级阅办。

2、部级文件由各部起草上报综合管理部由主管经理签发。

二、公司文件密级：

1、绝密文件属于高级技术或商业秘密，文件绝对不可外传，否则将会给公司造成无法挽回的损失（包括政治、经济损失），这类文件只在高级管理人员间传阅。

2、机密文件属于一般性保密，文件不得流失公司以外，这类文件只在中层以上干部间传阅。

三、公司行文文头、文尾、文号的编制：

1、属于公司级文件或上级下发文件其文号为：“津鑫电字（）年第（）号”,签发人转发人为总经理。

2、属于部级文件其文号为津鑫电（部门称谓选一字）（）年第（）号，签发人为主管经理或总经理。

3、公司文件文头为“天津市鑫视界电子出版物制作有限公司文件”。

4、文件版记为拟文部门、印发日期、印发份数、核对者姓名。

四、文件范本：附后

五、文件回收：文件传阅后应归回综合管理部归档。

六、综合管理部应建立文件档案，发文时要由文件接收人签字

第二篇：文件收发管理规定

文件收发管理规定

为进一步加强公司各类文件资料的收发管理工作，使公司文件资料的收发管理工作更加规范化、制度化，提高工作效率，并明确职责;结合公司实际情况，制定本管理规范。

2、适用范围

公司所有文件资料，包括工程资料、图纸、内外__文件、函件等。

3、职责

公司所有文件资料，由公司各职能部门专人负责拟发、收集、整理后，统一交公司行政人事部档案室归档保管，具体操作根据《档案管理规定》标准执行;

4、发文管理规定及流程

4.1发文规定

4.1.1公司各类发文均由所属部门负责拟稿排版及校对，分管部门领导审核，总经理签发;

___所发文件必须由发文部门留存书面底稿、电子文本以作存档，并由部门专人建立文件收发登记台帐;

___所发文件必须履行文件呈批手续且要有相关拟稿人、审核人、签发人的签字方可发出，需加盖公章的文件另加填盖章申请单;由总经理签字后，财务部执行盖章;

___所有发文文件必须定期统一归档到公司档案室保管存档。

4.2发文字号编排

4.2.1以公司名义，加盖公司印章的发文字号统一编排为以下格式：

公司简称的大写英文缩写(XDCJ)+发布年号(四位数)+顺序号(三位数);

公司名义发文，统一由行政部负责拟文及编号，经相关部门领导审核，总经理批准后发出;

4.2.2以部门名义，加盖公司印章的发文字号统一编排为以下格式：

4.3文件分类

4.3.1制度、规定：根据公司经营管理的实际需要，由公司职能部门提出建立和完善的各类管理规章制度;

4.3.2决定：对重大事项做出的决定按排;

4.3.3通知：发布或公布公司各项制度，传达相关部门、人员或单位需要周知的事项;

4.3.4通报：表彰先进，批评错误，借以教育员工;传达重要精神或情况;

4.3.5通告：在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项;

4.3.6报告：下级向上级汇报工作，反映情况、提出建议意见或答复上级的询问;

4.3.7请示：向上级部门请求请示、批准;

___批复：答复相关部门(单位)__请示;

4.3.9意见：对相关问题提出意见或处理办法。

第三篇：文件收发、打复印管理规定

文件收/发、打/复印管理规定

一、目的为规范我公司文件收发管理，严格控制文件打印、复印成本，使员工养成良好的节约意识，特制定本规定。

二、适用范围

公司全体员工。

三、规定

1、传真文件的接收与发送

1.1接收的所有传真件应详细填写《传真接收记录》，并由接收人及时通知接受人。

1.2部分传真文件办公室根据其内容的重要性决定是否存档，经总经理签批的决议传真文件，总经理签批后当事人应将文件交予办公室档案室存档。

1.3信件、书刊、报纸等外来文件，应有保安值班人接受、填写记录并送交至办公室，由办公室分发至各部门并做好签收记录。

1.4各部门发出的传真件应详细记录《传真发送记录》。

1.5各部门需要邮寄的信件应统一交至办公室，由办公室统一邮寄。

1.6各部门的传真收发记录由办公室统一监督、检查，每月1日由办公室回收所有记录存档，备查。

2、文件打/复印

2.1各部门应培养节约用纸的意识，非呈报文件等没有必要打印出的可传递电子版，非重要文件提倡用单面作废纸张打/复印。

2.2能用双面打/复印的文件应设置双面打/复印。

2.3各部门人员对所有文件的打/复印都应自觉详细填写《文件打印复印登记表》；有打印机的部门也应填写《文件打印复印登记表》，并由办公室控制用纸，并每月1日回收各部门上月《文件打印复印登记表》存档。

2.4彩色文件的打印，应填写申请单，由部门经理及办公室主任审批后方可打印。

3、公司内文件（包括制度文件、岗位说明书、操作要领书等）的收发

3.1公司内文件由办公室统一编号下发，下发时做好文件发放登记。

3.2公司内文件因更换版本或其他原因需收回时，由办公室统一回收，各部门不得私自作废或销毁。

4、外来文件（如上级机关发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件）的收发

4.1外来文件只要符合我公司《档案管理规定》入档范围的文件，接受部门应主动将文件存档于档案室。

4.2与行政有关的所有外来文件，应由办公室主任审阅处理，需提报总经理签批的文件，经总经理签批处理意见后原件（附《文件处理单》）留办公室档案室存档，当事人可持复印件备用，特殊文件除外。

4.3因外来文件内容需要而准备的用于提报、备审等的文字资料均需报办公室档案室存档。

5、附则

5.1严禁公司职员私自打/复印及传真收/发非工作文件，一经发现处以20元罚款。

5.2对不自觉填写传真收/发登记及文件打/复印登记表的，一经发现处以10元罚款。本规定自下发之日起执行。

第四篇：企业文件收发规定

(一)公司的文件由办公室负责起草和审核，公司总经理签发；党支部的文件由办公室负责起草和审核，党支部书记签发；公司本部各部门的文件由各部门负责起草办公室审核，总经理签发。

(二)文件签发后，送办公室统一安排打字，打印后送回起草部门校对，校对无误方能复印、盖章。

(三)文件和原稿，由办公室分类归档，保存备查。

(四)属于秘密的文件，核稿人应该注明“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。

(五)文件统一由办公室负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。秘密文件和由专人按核定的范围报送。

(六)外来的文件由办公室专人负责签收，并分类登记。由办公室主任提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时报送。

(七)传阅文件由办公室专人负责收回，对领导指示的文件，办公室应及时组织传达和落实。

第五篇：公司文件收发管理制度

收发文件管理制度

一、总则

1、为提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据文书处理的有关规定，结合我企业实际情况，特制定本制度。

2、文件管理内容包括：上级政府部门函、电、来文，同级合作企业函、电、来文，本企业上报、下发的各种文件、资料。

3、本企业各类文件统一由办公室归口管理。

二、发文管理

1、凡以我公司名义上报或下发的文件（报告、请示、纪要、通知、函件等），由承办部门拟稿，送办公室核稿，经办公室核稿后送总经理签发。

2、经总经理签发的文件由办公室统一登记、分类编号并保留一份原件存档。

3、发出的文件、传真应追踪落实对方是否收到，对没有收到的应及时进行补发或改用其他方式发送。

4、所有由办公室发出的传真、文件等应统一登记，并标注发送单位、日期，由发件人签名。其他部门自主发送的，由发送部门自行负责。

5、发文办理工作程序：

（1）拟稿：公司公文、日常业务和事务性的文件由各涉及到的职能部门负责拟稿，拟稿要求内容要情况属实、观点明确、条理清楚。

（2）核稿：核稿是指由拟稿部门经理对拟好的文稿进行审查、核对、修改，为签发做好准备。（3）会签：凡公文涉及到其他部门有关事宜，需给有关部门会签。有关部门会签后送办公室主任处对公文进行复核，复核的主要内容为是否已协商、会签；文种、公文格式是否正确等。

（4）签发：以公司名义报送的所有公文一律送总经理签发。签发公文时如有修改，应在原文上圈改并签署姓名和日期。

（5）发文登记：此时的发文登记是指对待发文稿进行复核，重点看审批签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范，符合要求的文稿由办公室根据领导签署意见成文稿的内容，并对待发文稿进行编注发文字号，确定份数后印制。

（6）用印：用印是指办公室对已印制好的公文进行盖章。

（7）存档：在发文办理流程结束后，档案管理人员按照文书档案的归档要求对所发公文进行存档（应包含底稿、正文两份，及有关电子文档，并定期将电子档备份到专门的硬盘）。没有归档和存查价值的公文，经过鉴定和总经理批准可以定期销毁，销毁秘密公文应当进行登记，由二人监销，保证不丢失、不漏销。

三、收文管理

1、所有发至本企业的文件(含传真和政府部门传达的公文、业务往来文件等)，由办公室统一签收、登记、编号，送总经理阅示或送有关部门办理，为避免文件挤压，一般应在当天完成送阅。

2、接收传真应明确来文单位、接收人或部门，办公室接收后负责转交，并由接收人签收。

3、外出办公带回的文件及资料应及时向总经理上报或移交办公室，直接上报总经理的根据总经理指示办理，移交办公室的由办公室根据文件内容和性质向上级报告或指定专人、转交其他有关部门办理，并由办公室保留原件或复印件存档。

4、办公室收到文件，应根据文件内容和性质全面统筹，送总经理批示或交有关部门阅办。需要办理的公文，经请示总经理后办理，根据文件内容、总经理批示予以催办。

5、已交办公室存档的文件在借阅中应严格遵守传阅规定和保密范围，所有文件如需外借或复印必须办理文件借阅手续，经总经理批准后方可借阅。

6、个人或部门阅读文件应抓紧时间，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借给其他人，阅读完后应及时交还给档案管理员。

7、收文办理工作程序：

（1）签收：签收是指收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字，表示收到。公司所有公文由办公

-1-室签收、拆封，对需纳入收文办理的，应统一进行收文登记。

（2）收文登记：收文登记是指对收进的公文进行注册、编写收文号等。将收到的文件先按来文机关或部门进行分类按收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、文件标题、份数、等逐项进行登记。

（3）拟办：在收文登记后，由办公室人员送办公室主任处审核，符合有关规定的，办公室应根据文件的内容、性质、缓急程度提出办理意见和建议，送请总经理批示后交有关部门办理。

（4）批办：批办是指总经理对收文的办理写出指示性意见，并指定办理部门和传阅范围。

（5）承办：承办是指按照总经理的批办意见，指定承办部门及传阅范围。承办部门接到需办文件后，要认真及时办理，急件随到随办。需两个以上部门承办的文件，主办部门要主动会同相关部门协商办理，并负责回复办理结果。

（6）催办：催办是指根据总经理的批办意见，由办公室督促承办部门尽快上报办理结果。

（7）注结：文件办理完毕,应在《收文登记簿》或公文处理单上注结，注明办理日期，并简要写明办理结果。

（8）存档：在收文办理结束后，应根据公文的相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，要保证档案的齐全、完整。没有存档和查存价值的公文，经过鉴定和总经理批准，可以定期销毁，销毁秘密公文应当进行登记，由二人监销保证不丢失、不落销。

四、保密文件管理

1、严格遵守保密制度，保密资料统一由档案管理员收发、传递、销毁等，并严格把关。

2、制发保密文件时，经办人要根据文件、资料的内容和定密范围，标明密级、保密期限，确定发送范围、数量，报送总经理审批后印发。

3、借阅、复印保密文件、保密资料必须严格履行审批登记手续，严禁将保密资料保密文件拿到其他营业性场所复印。

4、对保密文件、保密资料要定期清查，一般每季度清查一次。年终进行全面清查、核对，发现欠缺要及时追查，防止丢失。

五、文件的销毁

1、对于多余、重复、过期和无保存价值的文件，办公室应定期清理造册，按照公司有关规定，办理销毁手续报总经理批示。

2、经审核同意销毁的文件，应在档案管理员和办公室主任的共同监督下进行销毁。

六、附则

1、本制度由公司办公室负责解释。

2、本制度自发文之日起实施。