企业文件收发规定

第一篇：企业文件收发规定

(一)公司的文件由办公室负责起草和审核，公司总经理签发；党支部的文件由办公室负责起草和审核，党支部书记签发；公司本部各部门的文件由各部门负责起草办公室审核，总经理签发。

(二)文件签发后，送办公室统一安排打字，打印后送回起草部门校对，校对无误方能复印、盖章。

(三)文件和原稿，由办公室分类归档，保存备查。

(四)属于秘密的文件，核稿人应该注明“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。

(五)文件统一由办公室负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。秘密文件和由专人按核定的范围报送。

(六)外来的文件由办公室专人负责签收，并分类登记。由办公室主任提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时报送。

(七)传阅文件由办公室专人负责收回，对领导指示的文件，办公室应及时组织传达和落实。

第二篇：文件收发管理规定

文件收发管理规定

为进一步加强公司各类文件资料的收发管理工作，使公司文件资料的收发管理工作更加规范化、制度化，提高工作效率，并明确职责;结合公司实际情况，制定本管理规范。

2、适用范围

公司所有文件资料，包括工程资料、图纸、内外__文件、函件等。

3、职责

公司所有文件资料，由公司各职能部门专人负责拟发、收集、整理后，统一交公司行政人事部档案室归档保管，具体操作根据《档案管理规定》标准执行;

4、发文管理规定及流程

4.1发文规定

4.1.1公司各类发文均由所属部门负责拟稿排版及校对，分管部门领导审核，总经理签发;

___所发文件必须由发文部门留存书面底稿、电子文本以作存档，并由部门专人建立文件收发登记台帐;

___所发文件必须履行文件呈批手续且要有相关拟稿人、审核人、签发人的签字方可发出，需加盖公章的文件另加填盖章申请单;由总经理签字后，财务部执行盖章;

___所有发文文件必须定期统一归档到公司档案室保管存档。

4.2发文字号编排

4.2.1以公司名义，加盖公司印章的发文字号统一编排为以下格式：

公司简称的大写英文缩写(XDCJ)+发布年号(四位数)+顺序号(三位数);

公司名义发文，统一由行政部负责拟文及编号，经相关部门领导审核，总经理批准后发出;

4.2.2以部门名义，加盖公司印章的发文字号统一编排为以下格式：

4.3文件分类

4.3.1制度、规定：根据公司经营管理的实际需要，由公司职能部门提出建立和完善的各类管理规章制度;

4.3.2决定：对重大事项做出的决定按排;

4.3.3通知：发布或公布公司各项制度，传达相关部门、人员或单位需要周知的事项;

4.3.4通报：表彰先进，批评错误，借以教育员工;传达重要精神或情况;

4.3.5通告：在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项;

4.3.6报告：下级向上级汇报工作，反映情况、提出建议意见或答复上级的询问;

4.3.7请示：向上级部门请求请示、批准;

___批复：答复相关部门(单位)__请示;

4.3.9意见：对相关问题提出意见或处理办法。

第三篇：公司文件收发管理规定

公司文件收发管理规定

一、公司内部文件分两级文件。

1、公司级文件要由公司综合管理部起草由总经理签发并决定下发那一级阅办。

2、部级文件由各部起草上报综合管理部由主管经理签发。

二、公司文件密级：

1、绝密文件属于高级技术或商业秘密，文件绝对不可外传，否则将会给公司造成无法挽回的损失（包括政治、经济损失），这类文件只在高级管理人员间传阅。

2、机密文件属于一般性保密，文件不得流失公司以外，这类文件只在中层以上干部间传阅。

三、公司行文文头、文尾、文号的编制：

1、属于公司级文件或上级下发文件其文号为：“津鑫电字（）年第（）号”,签发人转发人为总经理。

2、属于部级文件其文号为津鑫电（部门称谓选一字）（）年第（）号，签发人为主管经理或总经理。

3、公司文件文头为“天津市鑫视界电子出版物制作有限公司文件”。

4、文件版记为拟文部门、印发日期、印发份数、核对者姓名。

四、文件范本：附后

五、文件回收：文件传阅后应归回综合管理部归档。

六、综合管理部应建立文件档案，发文时要由文件接收人签字

第四篇：文件收发、打复印管理规定

文件收/发、打/复印管理规定

一、目的为规范我公司文件收发管理，严格控制文件打印、复印成本，使员工养成良好的节约意识，特制定本规定。

二、适用范围

公司全体员工。

三、规定

1、传真文件的接收与发送

1.1接收的所有传真件应详细填写《传真接收记录》，并由接收人及时通知接受人。

1.2部分传真文件办公室根据其内容的重要性决定是否存档，经总经理签批的决议传真文件，总经理签批后当事人应将文件交予办公室档案室存档。

1.3信件、书刊、报纸等外来文件，应有保安值班人接受、填写记录并送交至办公室，由办公室分发至各部门并做好签收记录。

1.4各部门发出的传真件应详细记录《传真发送记录》。

1.5各部门需要邮寄的信件应统一交至办公室，由办公室统一邮寄。

1.6各部门的传真收发记录由办公室统一监督、检查，每月1日由办公室回收所有记录存档，备查。

2、文件打/复印

2.1各部门应培养节约用纸的意识，非呈报文件等没有必要打印出的可传递电子版，非重要文件提倡用单面作废纸张打/复印。

2.2能用双面打/复印的文件应设置双面打/复印。

2.3各部门人员对所有文件的打/复印都应自觉详细填写《文件打印复印登记表》；有打印机的部门也应填写《文件打印复印登记表》，并由办公室控制用纸，并每月1日回收各部门上月《文件打印复印登记表》存档。

2.4彩色文件的打印，应填写申请单，由部门经理及办公室主任审批后方可打印。

3、公司内文件（包括制度文件、岗位说明书、操作要领书等）的收发

3.1公司内文件由办公室统一编号下发，下发时做好文件发放登记。

3.2公司内文件因更换版本或其他原因需收回时，由办公室统一回收，各部门不得私自作废或销毁。

4、外来文件（如上级机关发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件）的收发

4.1外来文件只要符合我公司《档案管理规定》入档范围的文件，接受部门应主动将文件存档于档案室。

4.2与行政有关的所有外来文件，应由办公室主任审阅处理，需提报总经理签批的文件，经总经理签批处理意见后原件（附《文件处理单》）留办公室档案室存档，当事人可持复印件备用，特殊文件除外。

4.3因外来文件内容需要而准备的用于提报、备审等的文字资料均需报办公室档案室存档。

5、附则

5.1严禁公司职员私自打/复印及传真收/发非工作文件，一经发现处以20元罚款。

5.2对不自觉填写传真收/发登记及文件打/复印登记表的，一经发现处以10元罚款。本规定自下发之日起执行。

第五篇：文件收发管理制度

文件收发管理制度

目的：为完善我馆的行政管理机制和文件收发管理工作，特制定该管理制度。

文件管理的内容主要包括：本单位上报下发的各种文件，资料管理。收发文管理：

一：所有发至我馆的公文（含传真公文和附有领导的批示或上级部门转我馆处理的公文），由文书统一签收，登记，编号，然后送我馆领导批示或送有关部门和个人办理。

二：接收文件负责人将“接收通知单”和接受文件分发给接收部门，部门负责人要在“接收通知单”上签字。

三：传阅的文件，交给有关人员签字传阅，传阅完毕，收回存档。四：对急办文件，有关负责人应立即将文件送交领导批阅。领导不在时，负责人应根据文件内容及时限要求，交相关部门或人事办理，事后及时与领导汇报并做好督办工作。

五：凡去区委、区政府、市局等部门开会或办事带回的各类文件及材料，一律由办公室文书人员登记存档。

六：各部门来文有限制日期要求的，办公室负责人应及时催办，发现问题，及时汇报。

七：对处理完的文件要及时整理，按照规范要求和时间顺序归档，保证应归档的文件材料齐全。

八：公司的文件由负责人起草和审核，并由上级负责人签发。九：文件签发后确认无误方能复印，盖章，发送。

十：文件和原稿，由负责人进行归档，保存备查。

十一：文件由负责人统一发送，送件人应将文件内容，报送日期，部门，接收人等有关事项填写清楚，并向文件签发人报告报送结果。