关于做好文件收发工作的几点思考

第一篇：关于做好文件收发工作的几点思考

关于做好文件收发工作的几点思考

文件收发是机关综合部门工作中至关重要的组成部分，它承载着重要文件和重要信息载体的传递收发、上传下达以及保存管理等的重要作用，具有高度的政治性、安全性、程序性、时效性、准确性和规范性要求。做好文件收发工作，是确保重要信息安全、有效贯彻落实决策部署和提升机关综合部门管理水平的客观需要。本文将就如何做好文件收发工作谈几点思考。

一、提高认识，增强责任，是做好文件收发工作的前提

文件收发工作具有不可替代的作用。党的路线方针政策、中央和审计署的重大决策部署能否更快更好的贯彻落实到位，首要的前提就是要让文件信息载体及时准确、安全保密的传达到位。收发工作承担着上级机关来文处理中最关键的传递、办理、管理，以及本级机关文件的登记、分发、流转等任务，其水平和质量高低，能够真实直观地反映出机关管理水平。同时，对文件的传达、贯彻。落实有着直接的保障作用。因此，收发人员能否深刻认识到这项工作的极端重要性，不断增强责任感和使命感，牢固树立政治观念和大局意识，显得十分重要。

二、把握规律，科学管理，是做好文件收发工作的基础

一般人认为，文件收发工作每天处理文件的收发传递，没有什么技术含量。事实上只有从事这项工作，把自己沉在其中，才能体会到它的事无巨细、纷繁复杂、高标准以及严要求。文件收发工作有其特殊性，表现在：一是繁杂，涉及点多、面广、线长，就像一锅大杂烩，不下点苦功夫，难以找出头绪，理出道道；二是细碎，例如文件管理从传递前、传递中、传递后到清退销毁整个过程涉及的细节较多，每一个不起眼的细微环节出了问题，都有可能酿成大错；三是应急，文件收发工作急事多，限制多，一方面每份文件都有严格的办理时间，另一方面需要处理很多急件，收发人员常常在节假日或者下班时段尤其夜间接到急件通知，需第一时间接收文件并快速处理，因此常常被“套牢”，个人活动受到限制；四的涉密，文件收发工作属于核心涉密岗位，接触和涉及的涉密事项多，知密多，风险大，责任重，精神高度紧张。因此，文件收发人员应当认清这项工作的特殊性质，掌握收发工作规律，探索出一条适合本单位实际情况的科学化、规范化和精细化管理的路子，才能为做好文件收发工作打下坚实的基础。

三、从严要求，入心入行，是做好文件收发工作的关键

文件收发工作责任大、使命重。收发人员必须时刻坚持高标准，做到坚守原则、从严管理，将制度和规范记在心上，落实在行动上。首先，要时刻坚守“安全保密”原则，《党政机关公文处理工作条例》将“安全保密”确定为公文处理工作四项基本原则之一，安全保密也是文件收发工作的重中之重，是检验文件收发工作质量的首要标准；其次，要时刻坚守“准确稳妥”原则，每一类文件的传递传达的对象、范围和途径都不同，只有确保了一一对应，准确无误，才能做到安全保密，确保贯彻落实，真正实现零差错、零延误、零失散的目标；再次，要时刻坚守“快速高效”的原则，对于紧急事项，要健全完善本单位紧急文件应急处理机制，快速反应，迅速行动，确保第一时间传递到人，传达到位。对于非紧急事项，要做好登记管理，提高办理效率，缩短办理周期，避免拖延、压滞等现象；最后，要时刻坚守“规范标准”的原则，将每个处理环节的流程固化，形成规范化、标准化操作，并适时根据新情况、新问题进行修改完善，既可以避免处理环节的遗漏差错，又保证了工作不因人员变化及个人主观意志不同而造成混乱。

四、强化培训，锻炼队伍，是做好文件收发工作的保障

文件收发工作以人工传递、人工管理为最主要的工作方式，因此，做好人员培训管理，抓好队伍建设，使之与所担当的重要任务相适应，与领导的要求相适应，与审计事业未来的发展相适应，具有重要和深远的意义。首先要注重选人用人，要将政治素养、专业知识、工作责任心、谨慎稳妥、爱岗敬业等等作为选人用人的标准，严把人员进入关，努力配齐配强人员；二是开展教育培训，要积极创造条件，保证文件收发人员参加上级单位定期组织的工作培训，同时督促其主动自学，深入学习业务知识，熟练掌握相关规定，三是培养新生力量，健全AB角衔接机制，防止工作出现断档，并保持队伍相对稳定。四是创造条件和环境，从软件和硬件方面给予保障，要能适应办公自动化、信息化发展和安全保密的要求，配置必要的现代化设备设施，提供良好的办公、用车条件，保障各项工作有序开展。

第二篇：浅谈如何做好文件收发工作

浅谈如何做好文件收发工作

文件收发是各级机关办公室工作中至关重要的组成部分，它承载着重要文件及信息的收集、传递、整理、归档等重要工作，是各类信息汇集的平台、文件传输的驿站，其工作质量与好坏，直接反映出办公室的综合服务水平，具有高度的政治性、严格的规范性和谨密的程序性。本人结合实际工作，浅谈以下几点：

一、文件收发工作的特点及规律

文件收发工作是办公室职能运转的关键环节，承担着上级机关来文的登记、办理、呈送、归档。本级机关文件的印制、分发、存档、保管等。做好文件收发工作，是有效落实领导决策部署、保证重要信息安全、确保政令畅通的必然要求，而在财政系统，文件收发工作又有其特定的规律和特征，主要体现于以下几点：

（一）“重”。

即岗位责重。文件收发工作岗位特殊，责任重大，处于办公室职能运转地位最核心，联系各方利益关切最广泛，服务各级领导决策部署最直接，如果说办公室是整个局机关的“中枢”，那么文件收发工作则是办公室的“中枢核”，牵一发而动全身。在我们财政系统，看似一份小小的文件可能就事关一个重大的民生项目，看似一个小小的失误也许就会影响到很多人的切身利益。因此，能否胜任本职岗位，是对我们每一名文件收发人员责任、作风、素质、能力最有效的检验。

（二）“杂”。

即纷繁复杂。很多人认为，文件收发工作就是“邮递员”工作，缺少技术含量，实则不然，只有真正从事过这项工作的人才会体会到它的事无巨细、高标准与严要求，就像一锅大杂烩，不理出头绪，就会造成一团乱麻导致杂乱无章；不沉下心思摸索其特点规律，就会盲人摸象分不清门道。

（三）“碎”。

即环节细碎。文件收发工作，从收文登记、传阅督办、清退保存整个过程所涉及到的细节较多，一份文件从传递前、传递中、传递后就包含了接收、拟办、呈送、分发、回馈、归档、清退等一系列流程化管理，从收文、承办再到具体落实，往往会出现传递次数多、时间跨度长的特点。如果漏掉其中任何一个不起眼的细微环节，稍有不慎，就会导致工作中的被动，甚至有些失误还会给全局性工作带来负面影响。

（四）“广”。

即涉及面广。在财政系统，文件收发工作涉及面十分广泛，仅…年全年，我局共办理省市财政部门及县委、县政府以上党政机关公文…份，各类资金请示文件…份，累计传递达10000多人次。其中还涵盖了涉密、应急、督办等各类文件…余件，呈现出了应急事项多、涉密风险大，传递范围广的典型特征。

二、做好文件收发工作的几点体会

要做好文件收发工作，就必须结合财政工作实情，摸索出一套适合本单位实际的精细化管理路子，切实认清做好这项工作的极端重要性，扎实念好“细”、“实“、“快”三字诀，追求零差错、零失误、零瑕疵。确保不让“中枢核”变成“梗阻源”。

（一）在“细”字上动脑筋。

严谨细致是做好文件收发工作的先决条件。所谓“细节决定成败”阐述的就是这个道理，要想真正做好这项工作，就必须要在“细”字上动脑筋。其一要细心揣摩。文件收发人员要善于总结、分析、摸索其特定的规律，在财政系统，涉及最广泛、最重要的就是各类资金请示文件，如不认真仔细，往往就会贻误时机造成被动。细微之处见精神，粗心大意是文件收发工作中的大忌，所以我们要立足本职岗位，通过岗位实践，锻造成为实际工作中的“活电脑”，努力争做一名

“有心人”、“明白人”。其二要精细管理。细化分类是收发文实际工作中的核心要素，是确保便捷查阅的重要手段，是提升工作质效的关键所在。俗话说“好记性不如烂笔头”，文件收发工作必须严格落实“痕迹管理”，实行分类归档保存，确保有章可循、有据可查。切实做到登记一本账、存档一套册、查找一口清。促使文件收发工作真正成为服务领导决策的“信息库”。其三要规范操作。不以规矩难成方圆，文件收发工作环节细碎、程序复杂、每一类文件传递的对象、途径、范围都不同，只有在每个环节处理中固化流程，坚持规范标准的操作方法，形成一整套制度化、规范化的操作机制，按照领导签发的意见，做到一一对应检查、精准无误传递，才能避免因处理环节不当而造成差错遗漏。

（二）在“实”字上下真功。

务实肯干是岗位职责所需的本职要求。所谓“小岗位连着大责任”，文件收发工作岗位平凡，但越平凡的岗位越需要毅力与耐心。要想保证工作中不出任何纰漏与闪失，就必须要在“实”字上下真功。其一要为人踏实。文件收发工作实质就是服务保障工作，对内服务领导决策、业务部门，对外服务于基层单位、广大群众。在实际工作中，当别人因为工作需要急于查找一份文件的时候，要以诚相待、不厌其烦、耐心面对，一份小小的文件体现的不仅仅是我们收发文工作人员的办事效率，更彰显出财政部门的精神面貌。其二要工作务实。文件收发工作人员必须要有高度负责的精神，在实际工作中，每天我们都要处理几件甚至几十件各类通知和文件，工作责任重、密度大、强度高。要切实做好上下左右的衔接，照应到方方面面的关切，做到不遗漏、不误事，就要坚决克服麻痹思想，杜绝疲于应对，真正做到入脑入心入行。其三要责任落实。一份小小的文件传递的是一份责任，落实的则是一种制度，文件收发工作要坚决落实岗位责任制，收、传、发、存必须专人负责、统一管理、层层把关，从而避免出现图简单、省步骤、走过场的问题发生。确保传递不延误，量大不积压，差错不发生。

（三）在“快”字上求实效。

快速高效是确保任务落实的现实需要。由于财政工作千头万绪，财政业务点多面广，这就对我们每一名文件收发人员提出了新的更高要求。其一要运转快。文件收发工作主要以人工传递为主，要提高文件传阅办理的速度和质量，就要做到口勤多问，多请示、多报告、多追查。腿勤多送，不怕麻烦、快速反应、迅速落实。确保第一时间传递到人，传达到位。其二要反馈快。文件收发工作不能等、不能拖、不能靠，反之就会形成恶性循环。要切实提高办事效率，压缩办理周期。对于领导批示的重要文件，要及时准确的传送到各个部门，并及时将办理结果及早、尽快的进行反馈，做到急件急传、快事快办、案无积卷、事不过夜，确保文件不空传、不横传、不误传，真正达到“件件有着落，办结有回音”的良好效果。其三要督办快。文件收发工作必须坚持“督”为底线，才能保证最终的制度落实、任务完成，实际工作中往往会发现，当我们在严格落实了各种制度的同时，还是有一少部分文件不知去向，究其原因，就是督办落实不到位。因此，收发文工作人员一定要克服因办理时间较长而忘记督办，因文件传到领导处不敢督办，因思想麻痹松懈而不愿督办的畏难情绪，及时做好文件回收工作，切实堵塞漏洞，确保长效机制落实。用我们的实际行动，努力为领导、为单位创造一个优质、高效、便捷的办文环境。

第三篇：认真做好公司有关文件的收发

个人工作总结

一年来，本人热爱本职，工作兢兢业业，吃苦耐劳，能够以正确的态度对待各项工作，认真努力贯彻到实际工作中去。圆满的完成了领导交办的各项任务。现将本人思想及工作情况汇报如下：

在工作中，以制度、纪律规范自己的一言一行，严格遵守大队的各项规章制度，尊重领导，团结同志，谦虚谨慎，主动接受来自各方的意见，不断改进工作。认真做好大队日常性工作。

1、每天都要查看局网站，文件、会议通知及时下载打印，做好来文登记，送达领导传阅、批示下发各级领导、科室、中队。全年共传阅文件109件。认真做好大队红头文件的管理工作，全年共发放红头文件19件。严格按照《归档文件整理规则》进行文件材料收集、整理、并按照细则的有关规定进行装订、排列、编制归档目录。

2、严格按照大队制定的汽油发放数量，进行发放。每月对车辆的油耗进行认真统计，汇总。使大队领导及时掌握各车辆的用油情况。

3、对大队购置的办公用品认真进行整理、登记、分类保管。制作台账，并对数量、单价进行登记。领取物品时，由本人签字。

4、一般程序案件卷宗的归档工作。一个案件办理终结后，对案件进行认真检查，有无遗漏，最后再装订、编号、并由大队领导签字、归档。

5、对园林局窗口的行政许可项目、及时交予大队领导审阅、批示。并通知相应的中队进行督察、反馈。行政许可、行政处罚统计的月、季、报表都在规定的时间内向局有关领导、及下属相关处室及时上报、反馈。

6、接听到的群众举报，及时上报大队领导批示。并通知管辖中队及移交相关部门进行查处。督促中队将案件的处理结果反馈举报人、或举报单位。全年共受理举报案件190件。

在今后的工作中，自己决心认真提高业务、工作水平，细心学习他人的长处。认真总结经验，克服不足，努力把工作做得更好。

第四篇：文件收发管理制度

文件收发管理制度

目的：为完善我馆的行政管理机制和文件收发管理工作，特制定该管理制度。

文件管理的内容主要包括：本单位上报下发的各种文件，资料管理。收发文管理：

一：所有发至我馆的公文（含传真公文和附有领导的批示或上级部门转我馆处理的公文），由文书统一签收，登记，编号，然后送我馆领导批示或送有关部门和个人办理。

二：接收文件负责人将“接收通知单”和接受文件分发给接收部门，部门负责人要在“接收通知单”上签字。

三：传阅的文件，交给有关人员签字传阅，传阅完毕，收回存档。四：对急办文件，有关负责人应立即将文件送交领导批阅。领导不在时，负责人应根据文件内容及时限要求，交相关部门或人事办理，事后及时与领导汇报并做好督办工作。

五：凡去区委、区政府、市局等部门开会或办事带回的各类文件及材料，一律由办公室文书人员登记存档。

六：各部门来文有限制日期要求的，办公室负责人应及时催办，发现问题，及时汇报。

七：对处理完的文件要及时整理，按照规范要求和时间顺序归档，保证应归档的文件材料齐全。

八：公司的文件由负责人起草和审核，并由上级负责人签发。九：文件签发后确认无误方能复印，盖章，发送。

十：文件和原稿，由负责人进行归档，保存备查。

十一：文件由负责人统一发送，送件人应将文件内容，报送日期，部门，接收人等有关事项填写清楚，并向文件签发人报告报送结果。

第五篇：公司文件收发管理制度

收发文件管理制度

一、总则

1、为提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据文书处理的有关规定，结合我企业实际情况，特制定本制度。

2、文件管理内容包括：上级政府部门函、电、来文，同级合作企业函、电、来文，本企业上报、下发的各种文件、资料。

3、本企业各类文件统一由办公室归口管理。

二、发文管理

1、凡以我公司名义上报或下发的文件（报告、请示、纪要、通知、函件等），由承办部门拟稿，送办公室核稿，经办公室核稿后送总经理签发。

2、经总经理签发的文件由办公室统一登记、分类编号并保留一份原件存档。

3、发出的文件、传真应追踪落实对方是否收到，对没有收到的应及时进行补发或改用其他方式发送。

4、所有由办公室发出的传真、文件等应统一登记，并标注发送单位、日期，由发件人签名。其他部门自主发送的，由发送部门自行负责。

5、发文办理工作程序：

（1）拟稿：公司公文、日常业务和事务性的文件由各涉及到的职能部门负责拟稿，拟稿要求内容要情况属实、观点明确、条理清楚。

（2）核稿：核稿是指由拟稿部门经理对拟好的文稿进行审查、核对、修改，为签发做好准备。（3）会签：凡公文涉及到其他部门有关事宜，需给有关部门会签。有关部门会签后送办公室主任处对公文进行复核，复核的主要内容为是否已协商、会签；文种、公文格式是否正确等。

（4）签发：以公司名义报送的所有公文一律送总经理签发。签发公文时如有修改，应在原文上圈改并签署姓名和日期。

（5）发文登记：此时的发文登记是指对待发文稿进行复核，重点看审批签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范，符合要求的文稿由办公室根据领导签署意见成文稿的内容，并对待发文稿进行编注发文字号，确定份数后印制。

（6）用印：用印是指办公室对已印制好的公文进行盖章。

（7）存档：在发文办理流程结束后，档案管理人员按照文书档案的归档要求对所发公文进行存档（应包含底稿、正文两份，及有关电子文档，并定期将电子档备份到专门的硬盘）。没有归档和存查价值的公文，经过鉴定和总经理批准可以定期销毁，销毁秘密公文应当进行登记，由二人监销，保证不丢失、不漏销。

三、收文管理

1、所有发至本企业的文件(含传真和政府部门传达的公文、业务往来文件等)，由办公室统一签收、登记、编号，送总经理阅示或送有关部门办理，为避免文件挤压，一般应在当天完成送阅。

2、接收传真应明确来文单位、接收人或部门，办公室接收后负责转交，并由接收人签收。

3、外出办公带回的文件及资料应及时向总经理上报或移交办公室，直接上报总经理的根据总经理指示办理，移交办公室的由办公室根据文件内容和性质向上级报告或指定专人、转交其他有关部门办理，并由办公室保留原件或复印件存档。

4、办公室收到文件，应根据文件内容和性质全面统筹，送总经理批示或交有关部门阅办。需要办理的公文，经请示总经理后办理，根据文件内容、总经理批示予以催办。

5、已交办公室存档的文件在借阅中应严格遵守传阅规定和保密范围，所有文件如需外借或复印必须办理文件借阅手续，经总经理批准后方可借阅。

6、个人或部门阅读文件应抓紧时间，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借给其他人，阅读完后应及时交还给档案管理员。

7、收文办理工作程序：

（1）签收：签收是指收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字，表示收到。公司所有公文由办公

-1-室签收、拆封，对需纳入收文办理的，应统一进行收文登记。

（2）收文登记：收文登记是指对收进的公文进行注册、编写收文号等。将收到的文件先按来文机关或部门进行分类按收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、文件标题、份数、等逐项进行登记。

（3）拟办：在收文登记后，由办公室人员送办公室主任处审核，符合有关规定的，办公室应根据文件的内容、性质、缓急程度提出办理意见和建议，送请总经理批示后交有关部门办理。

（4）批办：批办是指总经理对收文的办理写出指示性意见，并指定办理部门和传阅范围。

（5）承办：承办是指按照总经理的批办意见，指定承办部门及传阅范围。承办部门接到需办文件后，要认真及时办理，急件随到随办。需两个以上部门承办的文件，主办部门要主动会同相关部门协商办理，并负责回复办理结果。

（6）催办：催办是指根据总经理的批办意见，由办公室督促承办部门尽快上报办理结果。

（7）注结：文件办理完毕,应在《收文登记簿》或公文处理单上注结，注明办理日期，并简要写明办理结果。

（8）存档：在收文办理结束后，应根据公文的相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，要保证档案的齐全、完整。没有存档和查存价值的公文，经过鉴定和总经理批准，可以定期销毁，销毁秘密公文应当进行登记，由二人监销保证不丢失、不落销。

四、保密文件管理

1、严格遵守保密制度，保密资料统一由档案管理员收发、传递、销毁等，并严格把关。

2、制发保密文件时，经办人要根据文件、资料的内容和定密范围，标明密级、保密期限，确定发送范围、数量，报送总经理审批后印发。

3、借阅、复印保密文件、保密资料必须严格履行审批登记手续，严禁将保密资料保密文件拿到其他营业性场所复印。

4、对保密文件、保密资料要定期清查，一般每季度清查一次。年终进行全面清查、核对，发现欠缺要及时追查，防止丢失。

五、文件的销毁

1、对于多余、重复、过期和无保存价值的文件，办公室应定期清理造册，按照公司有关规定，办理销毁手续报总经理批示。

2、经审核同意销毁的文件，应在档案管理员和办公室主任的共同监督下进行销毁。

六、附则

1、本制度由公司办公室负责解释。

2、本制度自发文之日起实施。