乡镇机关文件材料归档范围[精选5篇]

第一篇：乡镇机关文件材料归档范围

乡镇机关文件材料归档范围

乡镇档案是指乡镇党委、政府、人大主席团、社会团体（以下简称乡镇机关）、企业事业单位在工作、业务活动中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

乡镇机关文件材料归档范围见下表：

乡镇机关文件材料整理方法

乡镇机关文件材料处理部门根据往年文件材料的多少，设立当年文件材料类目卷宗；将处理完毕的文件材料及时归入有关类目卷宗。

一般性文件材料分党委、政府、人大主席团、工青妇四大类目各类目中按上级来文和本级文书分设卷宗；然后按文件材料内容联系和数量多少分设若干卷宗。

专题（业）性活动形成的文件材料、人民来信及案件材料等单独设立类目卷宗。

年末或适当的时候，对卷宗内文件材料按其内容联系、数量多少结合其他特征进行调整。剔除无需保存的；区分上级来文与本级文件材料；适当区分文件价值，分别组成案卷。

卷内文件按内容联系、时间先后、作者次序等排列、编写张号、卷内目录。

按照卷内文件材料的作者、内容以及名称等，编写案卷标题，装订案卷。

按照本级、上级及重要程度等顺序排列案卷，编写案卷顺序号和案卷目录。

第二篇：机关文件材料归档范围和

机关文件材料归档范围和 文书档案保管期限规定讲座

主要内容: ●《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的修改过程、特点及适用范围

●《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》

● 如何拟订机关文件材料归档范围及保管期限 ● 成都市贯彻国家档案局8号令的实施意见

第一章《机关文件材料归档范围和文书档案 保管期限规定》的修改过程、特点及适用范围

一、《规定》的修订过程：P24 １９５６年第一次

１９６４年第二次

１９８３年第三次

１９８７年第四次

２００６年第五次

二、《规定》的特点

《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》与1987年颁发的《机关档案保管期限的规定》和《机关文件材料归档范围和不归档范围》两个业务文件相比有以下主要特点？

１、国家档案局以令的形式发布《规定》，将原来的业务文件上升为行政规章，提高了《规定》的法规效力和法律地位，体现了国家档案行政管理部门的意志。

２、改革文书档案保管期限的划分方法，将原来“永久”、“长期”、“短期”三种期限划分方法改为“永久”、“定期”两种期限划分方法，定期中再实行标时制，分为30年、10年。

３、充分体现“以我为主”的原则，突出立档单位的主体地位和主要职能。对于永久保管的文书档案类型，主要限定在本单位自己产生的文件材料。

４、增加了跟实际工作直接有关的新内容，充实了一些新领域的文件材料，如行政执法、行政审批、产权关系、个人权益方面的文件材料。同时调整了一些文件材料的保管期限。

５、原来长期的内容，上升了很大一部分为永久，进一步充实进馆档案的内容。

６、体现“以人为本”的原则，对涉及人的问题的档案文件的保管期限划分得更为慎重。

７、加大行政管理力度，将原来的“备案制”改为“审批制”。

三、《规定》的适用范围

新《规定》适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行。凡是具有行政管理职能的事业单位也属适用范围.如档案局、旅游局。

第二章 机关文件材料归档范围 和文书档案保管期限规定 》

《规定》第一条指出了制定规定的目的是“ 为便于各级党政机关和人民团体正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用”。制定的《规定》的主要依据是《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和有关法规。P34 第二条 中的“文件材料”一词在档案工作中是被广泛使用的。这次《规定》第二条明确了“机关文件材料”是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录，对“机关文件材料”的内涵有了明确的界定。从门类上分，“机关文件材料”可分为文书、人事、基建、会计等文件材料；从载体上分，可分为纸质、磁性、电子等载体文件材料。按照这个界定，我们各单位在制定文件材料归档范围时，就不仅是文书档案，同时还包括其它门类和载体的档案。

第三条 机关文件材料归档范围是：

（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。

如总结、工作大会、党组党委会记录、围绕职能制定的制度及办法、组织机构变化、领导任免、各种统计报表等等。

（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。如房屋买卖、土地征用、合同协议、资产登记等方面的材料。

（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；上级主管部门发给单位需要贯彻的，绝大多数涉及单位主要职能活动，应该归档。不是主管的上级部门发的文件，就要具体分析，与本单位职能无关的不存，普发性的不存。如市委书记在作风整顿工作会上的讲话，我们肯定要贯彻，但不是我们的主要职能，属普发性文件，虽然重要，但从档案的角度讲，就不需要归档，市委办公厅会归档。并不是所有贯彻执行的都要归档。

（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。《规定》对机关文件材料归档范围只是作了上述四款原则上的区分，原因在于机关文件材料涵盖了机关在其工作活动中形成的所有文件材料。由于各机关文件材料的内容及载体差异性较大，内容也比较庞杂，不可能在一份文件中详细概括指明，因此，国家档案局只对机关各类文件材料的归档范围作宏观、指导性的规定。这四款原则只是我们判断机关文件材料归档范围的价值标准，而不是具体的归档范围。

第四条 机关文件材料不归档范围是：

根据《规定》第四条，机关文件材料不归档范围包括四个方面。同第三条不同，归档范围是四款原则规定，而不归档范围是四条具体的规定，是具有操作性的，这里需要提醒的是，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿虽然不归档，但重要的法律、法规的历次修改稿、有党和国家领导人重要修改意见和批示、指示的稿本应属机关文件材料归档范围。还有机关文件的最后定稿，即使没有机关领导人的签批、审改意见，原则上也应纳入归档范围，与文件正本、文件处理单一并归档。

第五条

凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

这一条规定了机关归档文件材料的流向、管理主体、机关档案部门处理归档文件材料的职责。

各机关应归档的文件材料，要实行集中统一管理。集中统一管理可以分为两个方面：一是对本单位全部档案实体实行集中保管，统一整理、编目，统一提供利用。即将各单位经过整理并移交过来的档案，由专人负责，保管在专门的档案库房内，并且按统一的分类原则进行编目，排架，按统一的制度提供利用。

二是本单位的全部档案信息（如目录、数据等）按统一的管理制度集中管理，但档案实体则分别保存在不同的库房。如将会计档案存放在财务部门的库房，科技档案存放在科研部门的档案库房等。这两种形式都叫集中管理。随着信息技术的迅猛发展和广泛运用，第二种形式的集中管理会越来越普遍。

第六条

机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

这一条应该说是我们《规定》的核心内容，它明确了保管期限的划分方法。一般来说，永久保管的文书档案要按有关规定向国家档案馆移交，以确保有永久保存价值的文书档案得到有效保管和保护，为国家积累历史和文化财富。定期保管的文书档案主要由机关自己留存，备机关日常查考利用。

特别讲到的是定期保管的档案要实行标时制，必须注明保管年限是10年还是30年，不能标“定期”。这样要求的目的主要是便于机关对到期档案进行鉴定销毁。以前的“长期”、“短期”是个模糊的概念。

第七条

永久保管的文书档案主要包括：

(一)本机关制定的法规政策性文件材料。主要指规范性文件。如国家档案局8号令，这份文件属部门行政规章，具有法律效力，国家档案局应将其作为永久档案保管。

(二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料。民政工作会、卫生工作会，包括请示、主管领导批示、通知、名单、日程、会议主报告等文件材料都要永久保管。

(三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料。

(四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等。如市档案局报市政府关于区市县综合档案馆馆库面积标准的请示与市政府的批复等文件材料应为永久。各单位的综合性的总结、统计报表。

(五)本机关机构演变、人事任免等文件材料。所有的人事任免文件。

(六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料。

(七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料。如财政局收到的财政部制发的《金融企业财务规划》应为永久。

(八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

划分永久时，需要注意以下问题：

1.突出本机关自身的文件材料，本单位自己形成的文件材料的保管期限应该高于上级机关的文件材料。2.突出本机关主要职能的文件材料

3.突出反映本机关机构演变及人事任免的文件材料 具体来说，各单位党组、行政办公会议记录和纪要，党员、职工名册，统计报表，每年的工作会议，以上计划、总结、统计材料、获县处级以上先进奖励，受警告以上处分，人事任免、机构设置、有领导批示的材料等则划为永久。

第八条

定期保管的文书档案主要包括：

（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料。如业务培训、经费开支等。

（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料。如一般的业务研讨会、专题座谈会、七一联欢活动等。

（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料。如通知考试文件、人事工作的制度、考核奖励办法等。

（四）本机关一般性事务管理文件材料。如职工福利、安全保卫工作的文件材料。

（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等。如关于增加车辆配置的请示与上级的批复、以下总结、单项统计材料、干部廉洁自律工作情况统计表

（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料。如国家档案局关于汛期档案安全工作的通知。

（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料。如8号令，如不需办理的就不归档。

（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。如机关档案移交进馆、档案规范化管理体制的函和批复意见的复函。

（九）下级机关报送的或以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

第九条

机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。

我国现有各种专门档案管理办法、规定近30种，有的办法或规定涉及到了文件材料归档范围，如中组部和国家档案局联合发布的《干部档案工作条例》、劳动部和国家档案局联合制定的《企业职工档案管理工作规定》中包含了人事文件材料的归档内容。有的涉及到了档案保管期限，如财政部和国家档案局联合制定的《会计档案管理办法》，既有会计文件材料的归档范围，又有会计档案的标时保管期限。还有建设部和国家档案局联合制定的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》标明了基建档案的归档范围和档案保管期限，具有较强的针对性和实用性。

这里还要提醒一下，并不是所有门类的档案国家都有归档范围和保管期限的规定，我们具体操作中应把握以下原则：国家有规定的，按现有规定执行，如会计档案、基建档案。国家没有规定的，参考已有的文书和专门档案的规定。第十条

机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。

机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。

本条主要是对电子文件归档时的组成要件提出了特殊要求。这里讲的元数据，是指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、硬件和软件环境、文件处理软件等信息。因为我们现在的网络和计算机技术发展相当快，如果不对电子文件元数据、背景信息等文件材料进行归档，一段时间后，这些电子文件极有可能成为死文件，无法打开。同样，照片档案也是如此，在归档范围中还须明确，要将该照片的文字说明一并归档

这条还规定了纸质文件材料归档的组成要件，在机关文书处理过程中，包含有拟办、批办、审核、签发等不同的内容，体现了文件形成的过程，我们在归档时，就应当将文件处理单、发文稿纸与正本一并归档。无纸化办公处理方法：

第十一条

机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。

大家知道，原件与副本、复制件在法律地位上是有区别的。《档案法实施办法》第二十一条规定，档案的复制件载有收藏单位法定代表人的签名或印章标记，才具有与档案原件同等效力。这条规定明确了机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料如何归档的问题，大家需要注意的是主办机关和协办机关虽然归档内容相同，但在档案保管期限划分上是不同的，主办机关对档案保管期限的划分高于其他机关，如办会、办文中，协办的都不划为永久，未通过的会议文件也不划为永久。这样规定的目的主要是为了避免将来档案重复进馆，同时也便于协办机关工作查考利用。按照国家有关档案工作的法律法规，省级以上档案馆应接收同级机关永久保管的档案，通过对主办机关、协办机关归档的内容相同的文件材料保管期限的调整，来有效控制内容相同档案的重复进馆问题。

另外，以各级党委办公厅、政府办公厅名义联合发文或召开会议，确定主办机关应遵循职责分管的原则。

第十二条

各机关应根据本规定，结合本机关职能和各部门工作实际，编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行。

有垂直领导关系的中央、国家机关应依据本规定，结合本系统工作实际，编制本系统的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，并经国家档案局审查同意后执行。

这次各机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表的编制工作与以往不同，以往各机关制定的文件材料归档范围和档案保管期限表经本机关领导批准后即可执行，只报同级档案局备案。现在是以“审批制”代替“备案制”。各机关编制的期限表，须经同级档案局审查同意后才能执行。

第十三条

在编制本机关或本系统文件材料归档范围和文书档案保管期限表时，应全面分析和鉴别本机关或本系统文件材料的现实作用和历史作用，准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。

这条要求各机关在编制保管期限表时，要结合单位职能来制定，我们审批时，也要求各单位把你们的“三定方案”一并送交。

第十四条

本规定适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行。

第十五条

本规定自颁布之日起施行，1987年颁发的《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》和《机关文件材料归档和不归档的范围》同时废止。

《规定》虽然从发布之日起施行，但对于一个机关来讲，按照《规定》实施的相关程序，一个机关编制的保管期限表要经同级档案局审查同意后才能执行，因此，当新的保管期限表没有获得审定前，只能沿用以前的老规定。具体的执行时间后面再讲。

第三章 如何拟订机关文件材料

归档范围及保管期限

一、做好前期准备工作

建立机关文件材料归档范围和档案保管期限表，是一个机关科学合理、系统完整甄别文件价值、划分保管期限的标准性文件，是每个单位档案工作中必不可少的档案业务文件，也是各单位必须要建立的一项重要制度。要做到以下几点：

１、认真理解国家档案局颁布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》，吃透《规定》的要求，把握《规定》的实质精神；

２、了解掌握本单位及各内设机构的职能、性质、工作范围、工作程序、形成文件的种类、数量、载体情况等；

３、结合本单位实际情况，体现本单位的职能特点，围绕与主要职能相关的内容制定条款。

二、拟订文件材料归档范围和档案保管期限表应当遵循的原则

1、严格控制普发文件。我们在指导工作中，发现大量的普发文件很多单位都归档了，这就会造成档案馆出现大量重份文件。这里明确一点，对于普发性文件，除了上级主管业务部门印发的必须贯彻执行的规范性指导性文件划永久外，其余的最多划10年，或者不归档。如劳动人事工资管理政策性文件。

2、坚持 “宜细不宜粗”的原则，条款的拟制尽量不使用“重要的”、“一般的”等模糊词。一定是内容加文种的形式来表述。国家局8号令是针对全国各级部门的规范性文件，只能用重要的、一般的，具体到每个单位哪些重要、哪些一般应该是清晰的。拟写条款时要尽量包含一个部门的所有工作内容，有的工作今年没有，但只要是职能范围内的，也一定要写上。因为表制定后，是不能随意修改的。

3、条款拟写应尽量准确。如“上级方针、政策性文件”的条款，应改为“上级关于某项工作方针、政策的文件材料”。“本机关的请示与上级机关的批复、批示”应分条编写，并且应写明关于什么问题的请示、批复。“国家资产管理文件材料”很笼统，应写明“国家资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料。

4、重大活动、重要事件档案，要纳入档案管理。市委、市政府专门就重大活动、重要事件档案管理工作发了一个文件（成委发[2005]46号文件）

5、从宽从长保存特色档案。这里主要是指一些特殊事件、特殊人物、特殊成果。比如非典、非物质文化遗产、突出贡献奖等等。

6、注重文件之间的必然联系。划分档案保管期限时，要考虑文件之间的逻辑关系，如一次会议、一项活动的档案在归档时都要全面考虑。还有如请示和批复都要同时归档。没有批复的请示划10年，有批复的请示根据文件的重要程度确定保管期限。

三、划分保管期限时需要注意的几个问题

1、同一会议形成的文件材料应区分不同的保管期限。

2、各机关对人大议案及答复、政协提案及办理结果定为永久。

3、以下计划、总结、统计材料是否归档应视机关主要职能而定。

4、领导出国或出境访问考察、参加国际会议、接待来访等外事活动形成的文件材料，在归档时应对不同价值的文件材料划分不同保管期限。

5、受到县级以上表彰、奖励的先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料，为永久；县级以下表彰、内部表彰为30年。

6、处分材料及纪检、监察工作形成的材料按处分结果划分保管期限：处理结果为警告的划为30年，处理结果为警告以上的，划为永久。通报批评10年，没有结果的，不归档。

7、机关财务预算和财务报告及同级财政部门的批复可以一并划为永久。

四、注意区分“重要的”和“一般的”文件材料

1．看作者：在反映同一问题的文件中，作者为本机关比外机关的重要。因为，从保管国家档案资源的角度，各机关把自身的文件管理好，国家综合档案馆保管的全社会的档案就基本齐了。另外，以机关名义发文比以内部机构名义发文重要；主要职能部门形成的比一般事务部门形成的重要；直属上下级机关形成的比不相隶属机关形成的重要；作者为高层机关的比基层机关的重要。

2．看内容：反映本机关主要职能活动的比反映非主要职能活动的重要；方针政策性的比一般事务性的重要；反映本机关全局性工作的比反映局部工作的重要；反映本机关中心工作的比反映日常工作的重要；反映本机关典型问题的比反映一般问题的重要；有针对性、依据性的比普发性、参考性的重要；有时效性的比没有时效性的重要。

从根本上说，我们考虑机关文件材料归档范围和文书档案保管期限问题的出发点，是既要防止因“有档不归”而丧失必要的历史记录和历史凭证，又要防止“有文必档”、“有文皆永久”而造成馆藏档案不必要的“重复和鱼龙混杂”。由此出发，区分“重要”与“一般”就是要判断归档文件内容与本机关的关联程度、档案信息利用的回溯时效，把握好期限确定的“度”，相对准确地划定“重要”与“一般”的界线。

第五章 成都市的贯彻实施意见

2007年3月29日，成都市档案局根据国家档案局8号令，结合我市实际，制定了《成都市档案局关于贯彻国家档案局〈机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定〉的实施意见》

一、对文件材料归档范围的要求

国家档案局的新《规定》明确要求所归档的范围是“机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录”因此，我们在拟订本机关归档范围时，必须将本机关各种门类和载体的档案，全部纳入进去。

二、各级机关2007年及以后形成的文书档案保管期限划分为永久和定期两种，其中，永久保管期限档案应按期向同级综合档案馆移交。2007年以前形成的文书档案保管期限划分按原规定执行。

三、各级机关2007年及以后形成的文书档案，按永久、30年、10年分别进行排列和编目。其中，属永久保存的档案，接续原永久档案编写盒号，属30年、10年保存的档案，分别从“1”开始新编盒号

四、市级机关应根据《规定》精神，结合本单位职能，重新制定文件材料归档范围和文书档案保管期限表，于今年10月底前报送市档案局审查同意后执行。机构合并、分设或职能发生变化时，各级机关要及时重新修订本单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表，并报送同级档案行政管理部门审查。

五、编制要求和格式。这次编制文件材料归档范围和档案保管期限表应该由各单位办公室来组织完成，而不是档案人员一个人的事。因为新的保管期限表是按内设机构来编，涉及到每一个部门，具体编制方法由办公室牵头，由各内设机构提出本部门的归档范围和保管期限，交办公室汇总后再反馈到各内设机构反复征求意见，讨论修改，最后经领导审批后报市档案局。

编制格式就是这样三个项目。机构、归档范围、保管期限。

八、各级机关报送文件材料归档范围和文书档案保管期限表时，须填制《文件材料归档范围和文书档案保管期限表审查申报表》，一式两份，经本单位分管领导审核、盖章后报送同级档案行政管理部门。

各级机关在报送文件材料归档范围和文书档案保管期限表时，须提交电子文本和纸质文本各一份，同时报送一套完整、准确反映本单位主要职能、历史沿革、内设机构及其职能的文字材料。

第三篇：机关文件材料归档范围

附件1：

×××单位

机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表（综合部分示范本）

目 录

1、党组（党委）………………………………………………2

2、办公室（秘书科）………………………………………4

3、机关党委…………………………………………………10

4、纪检监察科………………………………………………14

5、法规科………………………………………………16

6、人事教育科………………………………………………18

7、计划财务科………………………………………………30

一、党组（党委）本机关党组（或实行党委制的党委）会议记录、纪要 永久 2 本机关党组（或实行党委制的党委）民主生活会记录、中心组学习记录

30年 3 本机关党组（或实行党委制的党委）的决议、决定、指示、规定、办法、通知、通报等

永久 4 本机关党组（或实行党委制的党委）的请示、报告和上级的批复

永久 5 上级党组织和本机关党组对本机关干部及直属单位干部 职务(职称)任免的批复(含请示)永久 6 上级机关对本机关党组（或实行党委制的党委）及直属基

层党组织机构设置的批复（含请示）永久 7 本机关党组（或实行党委制的党委）专题性工作报告、领导讲话 永久 8 本机关党组（或实行党委制的党委）日常事务性工作形成的文件材料

30年 9 本机关直属单位向党组（或实行党委制的党委）重要的请 示报告及党组（或实行党委制的党委）的批复

9.1重要的 永久 9.2一般的 30年

二、办公室（秘书处）本机关行政办公会议记录、纪要

永久 本机关召开的全市工作会议、重要的专题会议材料 2.1 通知、会议指南、名单、议程、报告、讲话、决定、纪要、翻印上级相关会议的重要文件 永久 2.2 典型材料、代表发言材料、讨论稿、征求意见稿、交流、参考材料、简报等 30年 3 主管上级机关召开的重要工作会议材料

3.1 会议通知、会议指南、名单、议程、报告、讲话、决定、纪要、翻印上级相关会议的重要文件 永久 3.2 其他典型材料、讨论稿、征求意见稿等

30年 4主管上级机关召开的一般工作会议材料

4.1 会议通知、会议指南、名单、议程、报告、讲话、决定、纪要、翻印上级相关会议的重要文件 30年 4.2 其他参阅材料、典型材料等 10年 5 机关联合召开的会议本机关主办的

5.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议决定、纪要等

永久 5.2典型材料、交流材料、参阅材料、代表发言材料、简报等

30年 6 机关联合召开的会议本机关协办的

6.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要等的复制件或副本 30年 6.2 典型材料、交流材料、参阅材料、讨论稿、简报等的复

制件或副本 10年 7 本机关代上级机关起草并被采用的法规性文件、专项业务文件的最后定稿 30年 8 本机关举办的重要庆典、仪式、纪念活动，承办的大型展览会、博览会，具有影响的重大事件、重大活动以及民族、宗教活动等过程中形成的活动方案、邀请函、参加人员名单、嘉宾签名册、领导、嘉宾讲话、贺信（电）、新闻通稿等材料 永久 9 本机关领导出席上级领导机关、指导机关召开的重要会议的讲话稿 永久 10 本机关处理人民来信来访的文件材料 10.1 有领导(市、厅级以上)重要批示和处理结果的 永久

10.2 其他有处理结果的 30年 10.3 信访记录摘要、指定下级机关上报的、重要的人民来信来访结案材料 30年 11 上级机关及领导检查、视察本地区及本机关工作时形成的文件材料

11.1 重要的 永久 11.2 一般的（如接待方案、座谈记录）30年 11.3 本地区、本机关工作汇报材料 30年 12 本机关在承办、协办本级党委、政府督办事项、人大建议、政协提案形成的文件材料

12.1 有上级机关领导人批示的重要督办结论 永久

12.2 本机关主办的人大议案、政协提案的督办情况 永久 12.3 本机关协办的人大议案、政协提案的督办情况 30年 12.4 一般性事项、无明确处理结果的 10年 13 本机关对下级机关工作进行督办过程中形成的督办通知、要求等材料 10年 14 政务公开及政务信息工作文件材料

14.1 本机关政务公开实施方案、监督材料 永久 14.2 本机关召开的新闻发布会、信息通报会、听证会、民主评议会等形成的通稿、记录等材料 10年 14.3 本机关制定的政务公开评议考核工作制度、标准或接受评议考核过程中形成的材料 30年 14.4本机关编制的政务公开指南、政务公开内容目录等

永久 本机关制发的工作计划(要点)、总结

15.1 或以上的 永久 15.2 以下的 10年 16 本机关办公室制发的工作计划(要点)、总结、统计材料

30年

17本机关重要职能活动的总结、重要专题的调研材料 17.1 重要的 永久 17.2 一般的 10年 18 本机关编辑、编写的文件材料

18.1 大事记、组织沿革等 永久 18.2 反映本部门、本系统各方面工作情况和问题的简报、情况反映、工作信息或内部刊物等 10年

18.3 本机关编印出版的刊物、年鉴及其定稿 永久 19本机关目标责任制考核材料及对直属单位、各县（市）区进行考核的办法、通报 永久 20 本机关文秘、档案、机要、保密、宣传、电子政务、政府工作报告任务分解、双拥等项工作的文件材料 20.1 重要的 30年 20.2 一般的 10年 21 安全生产工作的文件材料

21.1 本机关制定的安全工作规划、计划、总结 永久 21.2 本机关保卫部门的安全检查、调查记录 10年 22 本机关制定的应急预案 30年 23 本机关在处理突发事件过程中形成的文件材料

23.1 事件对社会公众产生较大影响的 永久 23.2 事件对社会公众产生较小影响的 10年 23.3本机关参与多部门联合开展的专项工作中形成的文件材料 30年 24 本机关事务管理文件材料

24.1 本机关房产、土地所有权和使用权的文件材料 永久 24.2 本机关职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续 永久 24.3 本机关职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表，职工住房申请表等 30年 24.4 本机关内物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招标投标、购置等材料，机动车调拨、保险、事故处理、转让等文件材料 30年 25 本机关与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料

25.1 固定资产投资数额较大、有特殊意义的 永久 25.2 一般性活动、数额较小的 10年 26 本机关与有关部门联合制发的文件材料

26.1 本机关主办的主要业务文件 永久 26.2 本机关主办的一般业务文件材料 30年 26.3 本机关协办的主要业务文件材料 30年 26.4 本机关协办的一般业务文件材料 10年 27 上级机关制发的文件材料

27.1 上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料 27.1.1 重要的 永久 27.1.2 一般的 30年 27.2 上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 10年 28 同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 10年 29 下级机关报送的文件材料

29.1 重大问题的专题报告 3029.2 和以上的计划、总结、统计材料

年 年 10

三、机关党委(含本机关工会、共青团、妇女工作)1 本机关党委会记录、纪要 永久 2 本机关召开的党代会形成的文件材料

2.1 会议通知、议程、工作报告、领导讲话、决议、决定、纪要、选举结果、参会人员名单 永久 2.2 会议简报、参考材料、小组讨论记录 10年 3 上级机关关于组建本机关党委会及党委委员分工的批复(含请示)永久 党委工作计划、总结、党务工作制度 永久 5 党组织及党员情况报表、党员名册、批准加入党组织的文件材料、党团组织关系介绍信及存根 永久 6 本机关党组织建设工作、入党发展对象的选拔、培训、考察、吸纳等工作形成的文件材料 30年 7 党费收缴和管理工作形成的文件材料 30年 8 本机关组织或承办的对党员的管理、培训、考察和对党员进行党性、党风、党纪教育形成的文件材料 30年 9 上级党委统一部署开展的专项活动中形成的本机关工作方案、报告、总结和巡视组检查意见等文件材料 9.1 重要的 永久 9.2 一般的 10年 10 对基层党组织及成员分工的批复

10.1 对本机关直属单位党委换届的批复(含请示)30年 10.2 对本机关内各总支、支部改选换届的批复(含请示)

10年 党委编发的党务工作简报、情况反映；本机关党支部民主生活会会议记录、汇报材料 ；本机关特困党员调查、补助材料 10年 12 本机关开展机关作风建设意见、制定的党建责任制方案

30年 本机关优秀党员、先进党支部、优秀党务工作者的文件材料

13.1 市级以上的 永久 13.2 本机关内或同级表彰的 30年 14 本机关工会代表大会相关材料

14.1 会议通知、参会人员名单、议程、选举结果、工作报告、领导讲话、决议、决定、纪要 永久 14.2 会议简报、参考材料、小组讨论记录 10年 15 本机关工会其他材料

15.1上级机关对本机关工会委员会及委员分工的批复(含请示)永久 15.2 本机关工会工作计划、总结 30年 15.3 本机关工会委员会的换届、改选、工会会员发展等工作形成的文件材料 永久 15.4本机关工会会费的收缴、管理工作形成的文件材料

30年

15.5 本机关工会组织职工联谊活动形成的材料、组织劳动竞赛过程中形成的材料、职工之家情况汇报、总结、验收等文件材料

10年 15.6 本机关特困职工调查报告、调查表 10年 16 本机关团代会相关材料

16.1 会议通知、参会人员名单、议程、选举结果、工作报告、领导讲话、决议、决定、纪要 永久 16.2 会议简报、参考材料、小组讨论记录 10年 17 本机关共青团其他文件材料

17.1 上级机关对本机关组建共青团委员会及委员分工的批复(含请示)、本机关团员名册 永久 17.2 本机关团委工作计划、总结 30年 17.3共青团工作计划、培训、开展活动等文件材料

30年

17.4本机关团委、青工委日常事务性工作形成的文件材料及上级团委制发的相关文件材料 30年 18 本机关妇女、计生工作文件材料

18.1 本机关妇女代表大会、妇工会工作计划、总结

30年

18.2 本机关妇女组织在保障、维护女干部（职工）合法权、益方面形成的材料 10年 18.3 本机关计划生育工作计划、总结、报表、基本信息登记表等 30年

四、纪检监察科 纪检、监察工作中形成的综合性报告、总结、调查材料 1.1 重要的 永久 1.2 一般的30年 2 上级机关和本机关对本机关干部、党员和直属单位领导违纪问题的处分材料（处理报告、调查材料等）

2.1 受警告（不含）以上处分 永久 2.2 受警告以下处分的 30年 3 本机关及直属单位党风廉政、行风建设方面的文件材料 3.1 重要的 永久 3.2 一般的 10年 4 本机关召开的纪检监察专业性会议

4.1 会议通知、会议指南、名单、议程、报告、讲话、决定、纪要、翻印上级相关会议的重要文件 30年 4.2 其他参阅材料、典型材料等 10年 5 本机关制发的纪检监察其他相关文件材料

5.1 重要的 永久 5.2 一般的 30年 6 上级机关制发的纪检监察工作文件材料 6.1 重要的 永久 6.2 一般的 10年 上级、同级纪检监察管理机关下发需执行的文件材料

10年 下级报送的纪检监察工作重大问题的专题报告 30年 9 下级报送的纪检监察工作和以上的计划、总结、统计材料 10年

五、法规科 本机关起草的全市有关政策、法规、规章并被市政府或市人大批准通过实施的文件材料

永久 2 本机关形成的行政执法制度、程序、规定等文件材料，重要的政策调研报告、立法计划、总结等文件材料

永久 有关政策的调查研究、法律法规普法宣传教育、行业法规的解释、清理、汇编等文件材料

3.1 重要的 30年 3.2 一般的 10年 4 本机关在实施行政处罚、处分及行政复议等工作中形成的文件材料

4.1 处理结果为警告（不含）以上的 永久

4.2 处理结果为警告的 30年 5 本机关在国家赔偿工作中形成的所有材料 永久 6 本机关或与有关机关开展的执法检查活动中形成的情况汇总、通报，整改通知书等 文件材料 永久 7 本机关制度改革工作的文件材料

7.1 工作计划、总结、实施方案、重要调研报告 永久 7.2 其他重要的文件材料 30年 7.3 其他一般的 10年 8 本部门召开的政策法规专业性会议 8.1 会议通知、会议指南、名单、议程、报告、讲话、决定、纪要、翻印上级相关会议的重要文件 30年 8.2 其他参阅材料、典型材料等 10年 9 本机关制发的其他政策法规相关文件材料

9.1 重要的 永久 9.2 一般的 30年 10 本机关与有关部门联合制发的文件材料

10.1 本机关主办的重要业务工作的文件 永久 10.2 本机关主办的一般业务工作的文件材料 30年 10.3 本机关协办的重要业务工作的文件材料 30年 10.4 本机关协办的一般业务工作的文件材料 10年 11 上级机关制发的文件材料

11.1 属于本机关主管业务的法规性、政策性的文件材料

永久

11.2 属于本机关主管业务的一般的文件材料 30年 11.3 非本机关主管业务但要贯彻执行的材料 10年 12 同级机关制发的文件材料

12.1 属于本机关主管业务的重要的文件材料 30年 12.2 属于本机关主管业务的一般的文件材料 10年 13 非本机关主管业务但要贯彻执行的 10年 14 下级机关报送给本机关的文件材料

14.1 重大问题的专题报告 30年 14.2 一般问题的专题报告 10年

六、人事教育科 本机关及直属单位的机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制的批复(含请示)永久 2 本机关及直属单位的印信启用(作废)等通知 永久 3 上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料 永久 4本机关的人事任免、人事、劳动工资报表、职工名册等 永久 5 成立临时机构的文件

5.1 经当地党委、政府批准或同意，由本机关牵头成立跨部

门临时机构的通知 永久 5.2 本机关内部开展专项工作，设立临时工作机构的通知

10年

5.3 本机关参加由其他机关牵头成立的临时机构、临时组织的通知 10年 6 本机关制发的人事工作制度、规定、办法等文件 30年 7 本机关先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料 7.1 受市级（含）以上表彰、奖励的 永久 7.2 受市级以下表彰、奖励的或本机关内部表彰的 30年 8 本机关职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞(退)职、离退休、死亡、抚恤、保险、福利待遇等文件材料 永久 9 本机关人事考核文件材料

9.1 重要的 永久 9.2 一般的 10年 10 本机关职称评审文件材料

10.1评审结果的通知、批复等材料

永久 10.2 其它评审文件材料 30年 11 本机关职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根 永久 12 本机关后备干部的选拔、调整、考核、培养与交流，非领导职位的审批工作等方面的文件材料 永久 13 本机关援藏、扶贫人员和军转干部安置等方面的文件材料

30年 14 本机关在外事活动中形成的文件材料

14.1 发表的公报，签订的协议、协定、备忘录，重要的谈话记录、纪要等 永久 14.2 出国审批手续、执行日程、出国考察报告、一般性会

谈记录、来访接待的相关文件材料 30年 15 本机关有关老干部工作形成的文件材料

15.1 重要的 30年 15.2 一般的 10年 16 本机关组织全市系统性岗位培训、业务培训、专题专项培训工作形成的文件材料 30年 17 本机关干部教育培训计划、总结、调研、统计、办法等方面的文件材料

17.1 和以上的计划、总结、统计、规定、办法

30年

17.2 其它教育培训材料 10年 18 本机关制定的人事、教育中长期规划、纲要、总结等文

件材料

永久 19 本机关制发人事、教育工作的一般性通知、报告、函(含有领导批示的)、对有关文件的修改意见 30年 20 本机关对相关部门或下级部门关于人事、教育工作重要 的来函、请示的复函、批复等 永久 21 本机关与有关部门联合制发的文件材料

21.1 本机关主办的重要人事教育工作的文件材料 永久 21.2 本机关主办的一般人事教育工作的文件材料 30年 21.3 本机关协办的重要人事教育工作的文件材料 30年 21.4 本机关协办的一般人事教育工作的文件材料 10年 22 上级机关制发的文件材料

22.1 属于本机关人事教育工作的重要文件材料 永久 22.2 属于本机关人事教育工作的一般文件材料 30年 23 同级机关制发的文件材料

23.1 针对本机关人事教育工作的重要文件材料 30年 23.2 有关本机关人事教育工作需贯彻执行的法规性文件材 料 10年 24 下级机关报送给本机关的文件材料

24.1 重大问题的专题报告 30年 24.2 一般问题的专题报告 10年

七、计划财务科 本机关制发的各种规划、计划、上级及有关单位下达的各种计划指标 永久 2 本机关财务管理方面的材料

2.1 本机关财务决算报表、批复 永久 2.2 本机关财务预算报表、批复 30年 2.3 本机关财务工作制度、规定、办法 30年 2.4 本机关财务收支情况报告 永久 2.5 本机关财务工作总结、财务分析报告 永久 3 本机关向上级或主管部门报送的各种固定资产投资及专业项目的审批、管理、评估、验收等文件材料 永久 4 本机关对下级或相关部门的各种固定资产投资及专业项目的审批、管理、评估、验收等文件材料 永久 5 统计

5.1 本机关制发的统计报表 永久 5.2 本机关制发重要的定期统计报表 30年 5.3 本机关制发一般的定期统计报表 10年 国有资产管理登记、统计、核查清算、交接等文件材料

6.1 房产、车辆等价值较大的 永久 6.2 办公用品等低值易耗品 10年 7 各项资金、税收等管理、使用的报告、通知、意见等 7.1 重要的 永久 7.2 一般的 30年 8 审计

8.1 审计机关和本机关在专项审计（包括违纪事项）、离任审计形成的审计通知书、审计承诺书、审计决定及部门、单位领导的审批意见，以及审计建议书和移送处理书等审计公文；审计报告、审计报告征求意见书、被审计单位的书面意见和审计组的书面说明，审定审计报告的记录、审计证据、审计工作底稿，及相关性资料 永久 8.2 审计工作方案、检查审计意见书的落实情况，后续审计及审计报告（决定）执行情况的报告、领导批示和记录；与审计业务工作有关的群众来信和来访记录及群众举报材料 永久 8.3 上级审计部门及本机关领导对审计工作的指示、讲话、批复以及有关规定、办法、通知等文件； 机关有关审计工作的规章制度、工作计划、工作总结、审计会议纪要（记录）、请示、报告、公示、通报等

30年

9本机关在内部控制制度的执行过程中所形成的文件材料

30年 本机关制发的专项基金或经费管理工作文件材料 10.1 重要的 永久 10.2 一般的 30年 11 本部门召开计划财务工作专业会议文件材料

11.1 会议通知、会议指南、名单、议程、报告、讲话、决定、纪要、翻印上级相关会议的重要文件 30年 11.2 其他参阅材料、典型材料等 10年 12 本机关计划财务工作表彰奖励文件材料

12.1 市级以上的或其他重要的 永久 12.2 市级以下 30年 13 本机关与有关部门联合制发的文件材料

13.1 本机关主办的重要计财工作的文件 永久 13.2 本机关主办的一般计财工作的文件材料 30年 13.3 本机关协办的重要计财工作的文件材料 30年 13.4本机关协办的一般计财工作的文件材料 10年 14 上级机关制发的文件材料

14.1上级颁发的关于财务、统计、基建、房管、车辆、固定

资产管理等政策、法规性文件 30年 14.2上级主管部门、财政部门和同级财政部门下达、追加给本机关经费或专项资金的通知和本机关请示 30年 15 同级机关制发的文件材料

15.1 有关本机关计财工作的重要文件材料 30年 15.2 有关本机关计财工作的法规性文件材料 10年 16 下级机关报送给本机关关于计财方面来函、请示与本机 关复函、批复及下级财务决算表 30年

第四篇：机关文件材料归档

第一部分

机关文件材料归档范围

一、机关文件材料归档范围

1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；

4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

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二、机关文件材料不归档的范围

（一）上级机关的文件材料中4种：

1、普发性不需要本机关办理的文件材料。例如：

•中共孝感市委孝感市人民政府关于加强生态文明建设的实施意见‣（孝发[2010]15号）例外：

•国家档案局办公室关于印发†国家档案局办公室关于国家统计局各级调查队档案管理问题的复函‡的通知‣

•国家档案局办公室关于印发†国家档案局办公室关于浙江省档案局要求明确检察系统档案移交进馆问题的复函‡的通知‣

2、任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料。

3、供工作参考的抄件等。例如：

•湖北省档案局（馆）党组关于调整局（馆）领导分工的通知‣（鄂档党字[2009]29号）

4、上级单位征求意见的未定稿文件。例如：

•湖北省档案局办公室关于征求†湖北省机关档案工作业务建设规范（修订）‡意见的通知‣（鄂档办„2011‟13号）• • • • • • • • • • • • • • • •

三、界定归档范围的根本原则――“以我为主”

• “以我为主” ：机关文件材料归档范围以本机关文件材料为主，本机关• • • • • • •

四、机关档案门类的划分

（二）本机关文件材料中7种：

1、重份文件。

双套制：机关红头文件一份归档，一份装订成发文汇编，作资料。

2、无查考利用价值的事务性、临时性文件。

3、一般性文件的历次修改稿、各次校对稿。

4、无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录。

5、机关内部互相抄送的文件材料。

例如：孝感市劳保局•企业职工退休前缴费情况确认表‣

6、本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料。

7、有关工作参考的文件材料；

(三)同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

例如：

•市委办公室市政府办公室关于在市直单位开展“送温暖、献爱心”社会捐赠活动的通知‣

•市委办公室关于认真做好2009党内文件清理清退工作的通知‣、•市财政局关于编制2010年市直部门预算的通知‣ •孝感市档案局关于举办档案人员岗位培训班的通知‣

(四)下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

文件材料一般都要归档。

“对我有用”、“与我有关” ：外单位文件材料归档范围。需要归档的外单位文件材料有：

一是本单位需要贯彻执行的法规政策性文件； 二是涉及本单位职能或业务的文件； 三是涉及本单位人和事的的文件归； 四是文头主送机关为本单位的文件。其它不必归档。• • • • • • • • • • • • 文书档案

会计档案（凭证、账簿、报表、其它）专业档案

科技档案（基建和设备仪器档案）声像档案（录音、录像、照片）电子档案

实物档案（奖牌，奖杯、锦旗、荣誉证书、字画、印章、赠品、行业标志物品，如过去的制服、徽章等）

五、在实际工作中，容易出现的问题

1、凡文皆档。

2、有档不归。

（1）帐外文件没归档。（2）白头文件材料没归档。

• 党组（党委）、支部、行政办公会议记录纪要、民主生活会材料、理论学习中心组学习材料等；

• 工作规划、计划、总结、各种目标责任状、责任目标完成情况汇报、领导班子和班子成员述职述廉报告等；

• 统计表、报表、登记表、名册。这几年一般应有：党内统计年报、党员花名册、干部职工年报、干部职工花名册、机构编制年报、工资年报、社会保险、住房公积金申报核定表、考核等次备案统计表、工资调整明细表以及各种业务统计报表等；

• 干部职工行政、工资、党团组织关系介绍信及存根；

• 围绕干部职务任免的一系列材料，如考察材料、公示材料、党组（党委）会议记录纪要、民主推荐情况、工资呈报表等；

• 机关编写的大事记、组织机构沿革、志书、年鉴等编研材料，反映本单位人和事的报刊报道剪辑；

• 机关工作中形成的检查材料、调研报告、各种典型材料、事迹材料、交流材料、汇报材料等；

• 机关与有关单位签订的合同、协议、协定、议定书等。•（3）专业文件材料没归档。

•（4）基建文件材料、设备仪器文件材料、实物没归档。

3、归档文件不齐全完整。•（1）请示没有批复。•（2）通知不知结果。

例如：

• •湖北省档案局关于报送2009年档案馆室基本情况调查表的通知‣ •（3）声像文件材料缺少要素。

• 声像文件要记录：时间、地点、人物（含方位）、事件、拍摄者、拍摄背景等6要素

•（4）电子文件不完整。

• 机关对应归档的电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。•

六、电子政务协同办公平台运行后文件归档要求

• •中共中央办公厅国务院办公厅关于印发†电子文件管理暂行办法‡的通知‣（厅字[2009]39号）

• 国家标准•电子文件归档与管理规范‣

• 都规定：具有永久保存价值或者其他重要价值的电子文件，应当转换为纸质文件或者缩微胶卷同时归档。

第二部分

文书档案保管期限

• • • •

一、文书档案保管期限种类

永久、定期两种。其中，定期采用标时制分为30年、10年

二、划分文书档案保管期限的标准――价值

1、凡是反映本单位主要职能活动、基本历史面貌、经济关系和个人利益的，对本单位、国家建设和历史研究有长远利用价值的文件材料，列为永久保管。具体有10个方面：

•（1）本机关制定的法规政策性文件材料；

• 例如：市档案局制定的•孝感市村级档案目标管理考评暂行办法‣ •（2）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料； • 例如：市档案局举办纪念•档案法‣颁布20周年活动的通知、方案、领导讲话、图片等

•（3）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；

• 例如：•关于开展“三农”档案示范单位创建工作的通知‣ • •孝感市档案局关于开展2010档案工作执法检查的通知‣ •（4）本机关关于重要问题的请示与上级单位的批复、批示，重要的规• • • • • • • •

• • • •

• • • •

• • • 划、计划、报告、总结、综合统计报表等； 例如：

•关于开放馆藏历史档案的请示‣

•孝感市档案局关于加强对基层单位档案工作监督指导的情况汇报‣ •档案事业统计年报‣

（5）本机关机构演变、人事任免、重要奖惩等文件材料；

（6）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料。

（7）机关编写的组织机构沿革、大事记、年鉴、志书；

（8）有领导重要批示和处理结果的信访件，机关对人大议案、政协提案的答复及办理结果。

（9）上级单位制发的属于本单位主管业务的重要文件材料；

例如：•国家档案局关于印发†关于加强民生工作的意见‡的通知‣ •湖北省重大活动档案管理试行办法‣（省政府令第322号）

（10）同级单位、下级单位关于重要业务问题的来函、请示与本单位的复函、批复等文件材料。

例如：•关于中共孝感市档案局支部委员会的批复‣

2、凡是反映本单位一般工作活动，在一段时间内对本单位工作有查考利用价值的文件材料，列为定期保管。其中： 30年保管的有：

（1）本单位召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；（2）本单位职能活动中形成的一般性业务文件材料；

例如：•孝感市档案局关于机关档案工作目标管理复查换证的通知‣（孝档[2010]13号）

（3）本单位关于一般性问题的请示与上级单位批复、批示；同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本单位的复函、批复； 例如：

•关于按件整理的档案装盒后是否要编制盒号问题的请示‣

•市国土资源局关于申请档案工作目标管理省一级复查换证的函‣ •市档案局关于市国土资源局档案工作等级考评确认的函‣ •（5）本单位机关管理工作中形成的文件材料；

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• • • • 例如：

•关于申请拨付我局档案抢救专项经费的请示‣ •孝感市档案局关于申请更换小车的报告‣

•孝感市档案局2008－2009创建市级文明单位工作总结‣ •关于成立孝感市档案局矛盾纠纷排查调查处领导小组及其办公室的通知‣

（5）下级单位关于重大问题的专题报告。

例如：•安陆市档案局关于安陆市烟草专卖局丢失档案违法事件的报告‣

（6）联合发文的，协办单位保管30年。

例如：•孝感档案局、市发展和改革委员会关于转发†湖北省重点建设项目档案验收办法‡的通知‣（孝档[2008]5号）10年保管的有：

（1）本单位一般性事务管理文件材料；

例如：•市档案局2009年综治、消防、安全保卫工作目标责任书‣ •2009年党风廉政建设目标书‣

•孝感市档案局2009年信访工作目标责任书‣

（2）上级单位制发的属于本单位主管业务的一般性文件材料； 例如：

•湖北省档案局、省委统战部关于认真做好全省统战系统档案管理工作的通知‣

•湖北省档案局关于做好2009年湖北省重点建设项目档案登记工作的通知‣

（3）上级单位和同级单位制发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料； 例如：

•机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定‣（国家档案局第8号令）

•湖北省人事厅关于印发†湖北省机关事业单位工作人员正常调整工资实施办法‡的通知‣

•市财政局关于印发†孝感市市直行政事业单位工资统发暂行办法‡的通知‣

• •市直机关工委关于印发†孝感市直机关党的基层组织“五个基本”建设工作考核评价实施办法‡的通知‣

•（4）下级单位报送的或以上计划、总结、统计等文件材料。

• • • • • • • • • • • •

三、简单的“2－3－1”保管期限划分法

（一）上级文件2分法：永久、10年。

1、五个方面的文件列为永久：

（1）与本单位职能业务有关的法规政策性文件（2）对本单位重要请示的批复文件（3）下达本单位计划指标名额的文件（4）对本单位机构设置、人事任免的文件（5）对本单位重要奖惩、检查文件

2、其它文件可列为10年。

（二）本单位文件3分法：（1）绝大多数定为永久。

（2）一般性业务文件、机关工作共性文件可定为30年。

• 共性文件指机关党建、文秘、档案、保密、信访、计生、综治、安全保卫、理论学习、文明创建、节能、人事、财务管理等 •（3）一般事务性文件定为10年。

（三）同级机关和下级机关的文件，一般定为10年。• 换一个角度说：

• 第一，永久保管的档案一般只有本单位的文件和上级的重要文件； • 第二，30年保管的档案一般只有本单位的文件；

• 第三，10年保管的档案一般是同级机关、下级机关的文件和上级机关一般的业务文件，以及本机关一般事务性文件。•

四、档案“三合一”制度

• “三合一”制度：指机关文件材料分类方案、归档范围、保管期限表。简称“三合一”制度。

第五篇：机关档案归档文件范围及保管期限表

机关档案归档文件范围及保管期限表

机关档案归档文件范围及保管期限表归档文件范围及保管期限表 一,文书档案 归 档 文 件 范 围 保管期限一,会议类 1 本级党,共青团代表会议,办公会议的文件材料 1.1 通知,名单,议程,报告,领导人讲话,选举结果,讨论通过的文件,决议,纪要,公报,主席团会议记录,重要的照片,录音(像)带等文件材料 永久 1.2 大会发言,提案及其办理结果,简报 长期 1.3 贺信,选举过程中形成的文件,讨论未通过的文件,小组会议纪录,参考文件,会议服务机构的计划,总结等文件材料 短期 2 本机关党组或党委和行政办公会的纪要,会议记录,讨论通过的文件 永久 3 本机关召开的工作会议和综合性专业会议文件材料 3.1 报告,讲话,决议,决定,纪要,简报,重要的声像材料 永久 3.2 通知,名单,日程,典型材料,代表发言 长期 4 本机关召开的单项性专业会议文件材料 4.1 纪要,总结,讲话,报告,重要的声像材料 长期 4.2 通知,典型材料,代表发言 短期

归 档 文 件 范 围 保管期限 5 本机关承办国际会议的文件材料 5.1 请示,批复,申办和筹办组委会的主要活动,会议议程,代表名单,主报告(原文及中文译文),辅助报告(原文及中文译文),有关领导人贺词,讲话,会徽设计等文件材料 永久 5.2 委员会,学术会,分会的讨论记录和会议代表登记表,接待安排,会议简报,新闻报道等文件材料 长期

二,上级机关形成的文件材料 6 上级机关颁发的文件材料和视察,检查本机关工作时形成的文件材料 6.1 上级机关颁发的文件材料 6.1.1 直属上级机关颁发的,属本机关主管业务的,和非直属上级机关颁发的针对本机关主管业务并要执行的方针,政策,法规,规章等文件材料 长期 6.1.2 直属上级机关颁发的非本机关主管业务并要执行的文件材料 短期 6.1.3 临时性,参考性的文件材料 短期 6.2 党和国家领导人,上级机关视察,检查本机关工作时形成的文件材料 6.2.1 党和国家领导人的题词,讲话,照片,声像等重要文件材料 永久 6.2.2 党和国家领导人视察,检查本机关工作时本机关的汇报材料,座谈记录等 永久 6.2.3 上级机关领导人视察,检查本机关工作时的题词,讲话,照片,声像材料等

长期 6.2.4 上级机关视察,检查本机关时本机关的汇报材料,座谈记录等 短期

归 档 文 件 范 围 保管期限

三,本级机关职能工作中形成的文件材料 7 本机关制发的文件材料 7.1 本机关制发的职能业务文件材料

7.1.1 方针,政策,法规性的,普发性的职能业务问题,长远规划,纲要

永久 7.1.2 专项业务问题的文件材料

长期 7.2 本机关的请示,上级机关的批复,指示,通报,下级机关的请示,本机关的批复

7.2.1 方针政策性的重要问题的 永久 7.2.2 具体业务问题的 长期 7.3 代上级机关起草并被采用的文件的最后草稿

7.3.1 重要的法规性的长期 7.3.2 其它的短期 7.4 本机关编辑的并反映主要职能活动的出版物样本,简报,情况反映,工作信息等 长期 8

本级机关行政管理,执法活动中形成的有关材料 8.1 行政审批,管理工作制度,程序规定等文件材料 永久 8.2 长期有效的执照,资格证,资质证等的审批,管理文件材料 长期 8.3 短期有效的执照,资格证,资质证等的审批,管理文件材料 短期 8.4 本机关行政复议,国家赔偿工作中形成的在全国范围内有重大影响的案件材料 永久 8.5 本机关行政复议,国家赔偿工作中形成的在市,县级范围内有重大影响的案件材料 长期 9 本机关普查,调查工作中形成的文件材料 9.1 专题,典型的调查报告,汇总材料

永久 9.2 一般业务调研材料 短期 10 本机关计划,规划,统计数字 10.1 和以上的 长期 10.2 季度的,月份的 短期 11 本机关工作活动的总结,报告 11.1 主要职能活动和以上的,重要专题的永久 11.2 半年的,季度的,一般专题的短期 12 本机关编制的统计报表,分析材料

归 档 文 件 范 围 保管期限 12.1 反映主要职能业务的和以上汇总的,专题的 永久 12.2 其他的 短期 13 本机关关于出国考察,接待访问,参加国际会议等外事活动形成的文件材料 13.1 签订的条约,协议,协定等外交文件

永久 13.2 执行日程,考察报告,会谈记录 长期 13.3 行政程序审批手续,具体事务性文件 短期 14 本机关处理人民来信来访的文件材料

14.1 有省部级以上领导人重要批示和处理结果的永久 14.2 有上级或本机关领导人重要批示和处理结果的长期 14.3 其它有处理结果的,没有处理结果的 短期

四,非隶属机关制发的有关文件材料 15 非隶属机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 长期 16 非隶属机关联系一般事务的文件 短期 17 下级机关报送的总结,报告,统计报表 短期

归 档 文 件 范 围 保管期限

五,机构设置,干部人事 18 本机关机构设置,撤并,名称更改,组织简则,人员编制,印信启用,作废等文件材料 永久 19 本机关各项工作制度,规定,办法等文件 长期 20 干部任免的文件材料 20.1 本机关领导任免,撤职的文件材料 长期 20.2 本机关对所属单位领导人任免的文件材料 永久 20.3 本机关内部机构负责人任免,调整的文件材料 永久 21 本机关评选先进单位,劳动模范,先进工作者,奖励等的文件材料 21.1 省,部级以上有政策性待遇的 永久 21.2 一次性奖励的或地,县级以下的 长期 22 本机关对有关人员的处分材料 22.1 影响大,问题严重的 永久 22.2 一般问题的 长期 23 由本机关人事部门颁布或审核,用于机构内部职务,职称分类和鉴定的标准和准则 长期 24 本机关公务员,职工录用,转正,调资,定级,待遇,离退休,职务聘任,人才交流(轮岗),停薪留职,辞职,复转,抚恤,死亡等文件材料 永久 25 本机关人事考核,职务,职称评审文件材料 长期 26 本机关人事培训,业务培训文件材料 短期 27 本机关职工调动工作及工资关系的介绍信及存根 长期 28 本机关职工名册 永久 29 工资制度文件材料,工资审核单

长期六,机关事务管理工作形成的文件材料 30 本机关及本机关批准的有关区域变化和解决边界纠纷,征用土地,房屋买卖等文件 永久 31 本机关财产,档案等的交接凭证,清册 长期 32 本机关与有关单位签订的合同,协定,协议,议定书等文件材料 32.1 有历史意义和长远利用价值的 永久 32.2 有较长期限效应的 长期 32.3 有较短期限效应的 短期

专用设备配置规划,计划,统计 短期 34 本机关机动车维护及调动,事故处理,车辆保险等工作中形成的文件材料及车辆转让记录 短期 35 本机关有关履行日常行政职能的通知和其它发文 短期 36 本机关职工医疗保健方案,医疗保险制度,医疗检查报告 长期 37 保卫部门的安全检查,调查记录

短期七,财务会计,资产管理工作中形成的文件材料 38 本机关预,决算报告及批复 永久 39 财务分析,经费分配情况的文件材料 短期 40 本机关行政审计及其它与会计,出纳工作有关的文件材料 短期 41 本机关办公设备,物资的采购计划,审批手续,招标投标等文件材料 短期 42 本机关国有资产管理工作的文件及报表

永久八,基建,住房工作中形成的文件材料 43 本机关购房合同 永久 44 本机关职工承租,购置本单位住房的合同,协议,有关手续 永久 45 本机关职工住房分配,出售制度,方案,细则 短期

归 档 文 件 范 围 保管期限 46 本机关职工住房情况统计,调查表 短期 47 本机关办公用房,职工住房房屋管理,维护,修理的文件材料

短期 48 本机关职工住房申请书及相关手续 短期

九,党,团,纪检,监察,工会工作形成的文件材料 49 党的组织建设及日常管理方面文件材料 49.1 党团组织关系,党员名册,团员名册 长期 49.2 整党建设,党员管理文件材料 短期 49.3 本机关编报的党员,党组织统计年报表 永久 49.4 本机关党,团,纪检基层组织形成的工作报告,总结,会议文件等 短期 50 本机关纪检,监察工作中形成的报告,调查材料,备忘录 长期 51 本机关党员,干部,职工违法违纪案件调查,处理的有关材料 长期 52 本机关工会,妇联工作文件材料 短期

二,安全监察专门档案归 档 文 件 范 围 保管期限 一,矿井基础档案 1 矿井简介材料 长期 2 矿井救护,装备,技术力量及矿井安全生产系统情况调查图表 长期 3 煤矿新建,改扩建和技改工程安全设施设计审查及竣工验收材料,图纸

长期 4 安全技术措施费用提取标准,提取和使用情况备案材料 长期 5 维简费的提取标准备案材料 长期 6 安全生产许可证申办及审批材料 省局:长期 分局:短期 6.1 煤矿企业提供的文件,资料 6.1.1 安全生产许可证申请书 6.1.2 各种安全生产责任制 6.1.3 安全生产规章制度和操作规程目录清单 6.1.4 设置安全生产管理机构和配备专职安全生产管理人员的文件 6.1.5 主要负责人,安全生产管理人员安全生产知识和管理能力考核合格的证明材料 6.1.6 特种作业人员培训计划,从业人员安全生产教育培训计划 6.1.7 为从业人员缴纳工伤保险费的有关证明材料 6.1.8 重大危险源检测,评估,监控措施和应急预案 6.1.9 事故应急救援预案和设立矿山救护队的文件或与专业救护队签订的救护协议 6.2 煤矿提供的文件,资料和图纸 6.2.1 安全生产许可证申请书 6.2.2 采矿许可证复印件 6.2.3 各种安全生产责任制 6.2.4 安全生产规章制度和操作规程目录清单 6.2.5 设置安全管理机构和配备专职安全生产管理人员的文件 6.2.6 矿长,安全生产管理人员考核合格的证明材料 6.2.7 特种作业人员操作资格证书的证明材料 6.2.8 从业人员安全生产教育考试合格的证明材料 6.2.9 为从业人员缴纳工伤保险费的有关证明材料 6.2.10 具备资质的中介机构出具的安全评价报告 6.2.11 矿井瓦斯等级鉴定文件 6.2.12 矿井灾害预防和处理计划 6.2.13 井工煤矿通风系统图 6.2.14 露天煤矿边坡监测系统图 6.2.15 设立矿山救护队的文件或与专业矿山救护队签订救护协议

6.3 现场核查材料 6.4 煤矿企业安全生产许可证申请受理通知书,申请材料补正告知书,征求意见书,审查书,不予颁发煤矿企业安全生产许可证通知书 7 煤矿企业安全生产许可证申请不予受理通知书 短期安全生产许可证变更申请及审批材料 省局:长期 分局:短期 8.1 安全生产许可证变更申请书 8.2 变更后的工商营业执照副本和主要负责人考核合格证明材料 8.3 改,扩建工程相关的文件,资料 8.4 变更审查中形成的文书 8.5 变更后的安全生产许可证复印件9 安全生产许可证延期申请及审批材料 省局:长期 分局:短期 9.1 安全生产许可证延期申请书 9.2 本表7.1,7.2规定应当归档的文件,资料及安全生产许可证副本 9.3 延期申请过程中形成的有关文书 9.4 换发的安全生产许可证复印件 10 停办,关闭矿井材料 省局:长期 分局:短期 10.1 注销安全生产许可证申请及有关审查批复 10.2 煤矿开采现状报告,实测图纸,遗留事故隐患的报告及防治措施

二,执法监察档案 11 现场检查,处罚中形成的执法文书材料

长期 12 强制执行申请书 长期 13 煤矿安全监察加强和改善安全管理建议书,加强和改善安全管理监察意见书 长期

归 档 文 件 范 围 保管期限 14 行政复议材料和行政诉讼材料 长期 15 上级交办或群众来信来访举报煤矿重大事故隐患案件立案查处材料 长期 16 其他需要保存的文件材料 长期 三,事故档案 17 事故报告及领导批示 特大事故及以上 永久(下同)重大及以下事故 长期(下同)18 事故处理的请示,批复,决定 同上 19 事故抢救报告,抢救指挥人员名单,巷道破坏和抢修平面图

同上 20 现场勘查报告,事故现场图,照片,录像,其他勘察过程中形成的材料 同上 21 事故技术分析,鉴定报告及有关实验报告,鉴定人员签名单 同上 22 事故管理报告,管理组成员签名单 同上 23 事故调查询问笔录,事故责任者自述材料,调查取证材料,物证的影像材料,物证材料事后情况说明 同上 24 伤亡人员名单,尸检报告,受伤人员伤害程度鉴定或医疗证明以及照片 同上

归 档 文 件 范 围 保管期限 25 事故调查报告

同上 26 事故经济损失表 同上 27 事故情况简报 同上 28 事故调查组会议记录,内部组织分工材料,调查组成员名单及签字名单

同上 29 其它有关文件材料 同上