文书管理制度

第一篇：文书管理制度

文书管理制度

第一章 总则

第一条 为了减少发文数量,提高办公效率和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合本公司实际情况,特制订本制度。

第二条 文件管理内容主要包括:政府部门函、电、来文,外单位函、电来文,本公司上报下发等各种文件和资料。

第三条 相关文件和资料由各相关部门归口管理。

第二章 收文管理

第四条 公司与外界往来的文件，由综合部文秘人员统一登记、签收及拆封（注明拆封人的除外）。

公司内部印发文件流转，由各部门自行登记、收文、立卷。

第五条 文秘人员对外来文件拆封后，及时附上 “收文签”,并分类登记编号,保管。

公司外出人员开会带回来的文件及资料应及时送交综合部进行登记编号和保管，不得个人保存。

第六条 凡正式文件均需综合部经理根据文件内容和性质阅签后，再由文秘人员分送给有关部门办理或送董事长总经理批示后办理。为避免文件积压误事，文件收到后四小时内送批，紧急公文收到后半小时内送批。

第七条 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家及公共场所，对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

阅览文件时不得抄录全文,不得任意取走文件夹内任何文件及附件,如确系工作需要,要办理借阅手续,防止丢失泄密。

第三章 发文管理

第八条 公司上报下发正式文件的权力归综合部，各部门一律不

得自行向上、向下发送正式文件。

第九条 各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文，应向综合部提出发文申请,并将文件底稿交综合部审核，再由综合部报送总经理审批。

第十条 公司文件必须由总经理批准签发方可签发。

第十一条 凡以公司名义发出的文件、通告、决定、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报等，均属发文范围。

第十二条 发出的公文，其内容应与文种相符。

第四章 发文程序和要求

第十三条 各部门需要发文,应事先向综合部提出申请，由综合部报总经理审批。

第十四条总经理同意发文时，主办部门应以工作实际需要草拟文件初稿。

第十五条 草拟文稿必须从公司角度出发,做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严 禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写。

第十六条 综合部应根据总经理的要求及有关文件规定,对文 稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿，应退回拟稿部门重新拟稿。

第十七条 经综合部审查修改后的文稿,送部门主管领导核稿(对文稿内容,质量负责)。

第十八条 需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签。第十九条 文稿审核会签后，送总经理审定批准签发。

第二十条 打印文件样本，应由拟稿人校对并在发文稿上签名。第二十一条 文件打印后，由印章管理人员盖章，再由文秘人员分发。

第五章 文件的借阅、利用和清退

第二十二条 公司员工因工作需要，需从综合部借阅已归档的文件资料的，须经董事长批准，并办理登记手续。

第二十三条 借阅文件应严格履行借阅手续。各类文件原则上限制在存档处查阅。如确因工作需要必须借阅，需登记在册。借阅时间最长不超过两周，因特殊情况需继续使用，应办理续借手续。文件查（借）阅归还时，由利用者和文件管理人员共同清点检查，并进行归还登记。

第二十四条 借阅者应自觉遵守文件管理制度规定，对文件的保密、安全和完整负责，不得传播、污损、涂改、随意摘抄、复制、转借和丢失等。违者将根据《档案法》有关规定予以严肃处理。

第二十五条 需要复制文件资料的，应由文件管理人员在办公室内复制并登记。

第二十六条 利用文件资料实行无偿和有偿相结合的原则。收费标准详见公司资料复印收费标准表。

第二十七条 文秘人员对承办的公文应抓紧催办，并定期对事情已经办妥的公司文件和按领导要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。（一般为月底、季末和年终清理）。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。

第六章 文件的立卷与归档

第二十八条 归档资料应包括下列内容：

（一）公文资料。重要会议纪要、公司经营决策、人事任免、规章制度、重要外来文件、法律法规、合同等；

（二）人事档案。履历表、身份证、学历证明、资格证明、业绩证明、简历、担保函、聘用合同书、考核记载、重大活动记载、重大

奖惩记载、培训记载、照片、影相资料等；

（三）办公设备资料。电脑相关软件，打印机、传真机等驱动程序及说明书。

（四）其它。经营许可证、房屋租赁合同等。

（五）工程竣工资料等。

第二十九条 文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序,分门别类地进行整理归档。

第三十条 立卷时,要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全,保持文件、材料的完整性。

第三十一条 对同一卷内的文件的排列要遵循如下原则：

（一）批复、批示在前，请示、报告在后；

（二）正件在前，附件在后；

（三）正本在前，定稿在后；

第三十二条 要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则，重要工作、重要会议形成的文件材料,要及时立卷归档。

第三十三条 上年度形成的文件材料,要求在下年度五月份以前整理完，六月份正式向档案室移交,清单一式两份(接交方各留存一份备查)。

第七章 文件的销毁

第三十四条 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件, 在经综合部经理同意并报总经理批准后,应派专人按指定方式监督集中予以销毁，并按有关规定,办理申请销毁手续。

第二篇：文书管理制度

XXXX控股有限公司

公文管理制度

第一章 总则

一、为了进一步加强公司公文管理，规范公文管理流程，进而促进工作效率的提升，特制定本制度。

二、本制度适用于浙江美道控股有限公司及所属分（子）公司。

三、公司公文管理归口部门为行政部，具体职责如下：

1、控股公司行政部负责公司公文管理体系的建立和完善，并指导所属分（子）公司规范公文管理工作。

2、行政部负责公司公文收发、登记、传阅、催办、审核、归档管理等工作。

第二章 常用文书种类

四、本制度所称公文指控股公司及所属（分）在公司在经营管理工作中形成的文件资料，包括请示、报告、决议、决定、制度、通知、通报、批复、纪要、工作联系函等。

五、常用文书种类及用途：

1、请示：向上级请求指示或批准，用“请示”。

2、报告：向上级汇报工作、反映情况或提出建议，用“报告”。

3、指示：向下级部门布置工作，阐述工作活动的指导原则，用“指示”。

4、批复：答复请示事项，用“批复”。

5、通知：传达上级的指示，要求下级办理或需要知道的事项，批转下级公文，转发上级、下级或不相隶属单位的文件，用“通知”。

6、通报：表扬好人好事，批评错误，传达重要情况和需要所属单位知道的事项，用“通报”。

7、决定、决议：对某问题或重大活动作出安排，用“决定”。通过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。

8、函：平行的或不相隶属的单位之间相互商洽工作，用“函”。

9、会议纪要：传达会议议定事项或会议精神，要求有关单位共同遵守执行的，用“会议纪要”。

第三章收文管理

六、收文登记：

1、公司外来文件均由行政部指定专人负责接收。接收文件时要点清数量，并在《发文

登记本》上进行登记和编号。

2、收文登记内容包括：收文序号、收文日期、来文单位、来文标题及备注等。

七、收文传阅：

1、行政部经理负责填写《文件传阅处理单》并提出拟办意见，交公司领导或相关部门审阅或办理。

2、文件处理和传阅应高效，一般文件处理和传阅不超过1个工作日；阅件人须在文件传阅处理单上签署意见或签名。

3、文件处理和传阅完毕后，阅件人应及时将文件交回行政部，以便继续流转或归档。

八、催办：

对需要回复上报的文件，行政部负责跟进经办人处理或办理情况，以保证按规定期限回复上报。

九、来文处理和传阅完毕，由行政部按照编号顺序进行归档，并制作文件清单以备查阅；归档的文件须包含原件及传阅记录。

第四章 发文管理

十、公文起草：

1、控股公司各部门及所属分（子）公司发文应遵循“精简高效”的原则，根据实际需要拟写公文，尽可能减少发文数量。

2、公文起草须遵循统一的格式和编号规则（具体见附件）。

3、公文须明确适用范围。

十一、公文审核及签发：

１、控股公司对外发文（各职能部门对外发文均应以控股公司名义进行），以及内部重要文件（如：制度、经营计划、重要通知等）由控股公司总经理或其授权人签发。

2、所属分（子）公司对外发文由董事长或其授权人签发，公司内部文件由公司总经理签发。

3、行政部经理负责公文核稿（文体、格式、发文必要性等）工作；必要时组织相关部门会签审核。会签审核须由明确意见，并签名。

4、所属分（子）公司发文均须抄送控股公司行政部。

十二、公文印发：

1、公文签发完毕，由行政部部负责统一编号及印发；属公司对外发文的，由公文发起部门负责递送。

2、公文签发完毕，方可加盖公章。

3、所有发文须在《发文登记表》做好登记并由收文部门签收。

4、已印发的公文，由行政部统一保存管理。非经批准，任何部门及个人不得擅自修改。

第五章 公文保管

十三、公文存档：

所有收发的公文及传阅记录、审批会签记录等需要以收发文单位为类别进行分类保存，并制作公文档案清单。

十四、公文借阅：

已归档的公文，各部门若需借阅，统一到行政部办理借阅手续后借阅。

十五、公文清理：

控股公司及所属分（子）公司年定期对已存档的公文进行清理，对于没有存档价值、已经作废的公文可酌情予以清理，但至少必须保留电子版清单备查。

第六章 附则

十六、本制度由控股公司行政部部起草并负责解释。

十七、本制度自下发之日起执行，原制度中由与之冲突之处，以本制度为准。

第三篇：文书管理制度

文书管理的制度主要有哪些？

(一)收发文登记制度。收发文登记制度是文书工作中的一项重要制度，是对文书的收发文处理程序中关于登记方面的规定。收发文登记制度的主要内容有：收发文登记的原则、范围、项目、要求和奖惩等。

(二)传阅借阅制度。传阅借阅制度是对文书人员组织传阅文件，领导人间批文件和有关借阅文件所作的规定。对保证文件正常运转和安全有效利用具有重要作用。传阅借阅制度的内容主要包括；对文书人员组织传阅借阅的要求、传阅借阅范围、传阅借阅登记手续和对传阅借阅人的要求等。

(三)核稿签发制度。核稿签发制度是对机关制发文件必须进行核稿签发和对核稿签发入要求的规定。其内容主要有：核稿时对核稿人的要求，包括对核稿人的资格、工作态度、工作质量和奖惩办法的规定；核稿本身所做的规定，包括对核稿的标准、内容、程序、方法、时间等内容。签发，包括对签发权限、签发程序、签发者的责任及对签发者的要求等。

(四)阅文室制度。阅文室制度即对阅文室管理和领导人阅文所作的有关规定。阅文室制度应奉着保密、安全、方便的原则制定。阅文室制度的主要内容应包括文件借阅的种类、阅读人员的范围，是否可以摘抄、登记、阅文室的安全保管等。

(五)安全保密制度。安全保密制度呈对保证文件安全所制定的制度。保密制度的主要内容包括：保密范围、保密要求、注意事项、安全保密措施等。

(六)清退、销毁、归档制度。清退是发文机关对所发出的应退回文件的追退。清退制度是对文件清退方面的有关规定和要求。文书清退制度的内容包括：清退范围、清退办法、催退等。销毁制度，是指对传阅或使用过的无保存价值的文书材料的销毁。销毁制度是关于销毁文书材料的规定和要求。文书销毁制度的内容包括；销毁的范围、销毁的程序和办法等。归档制度，是文书部门将士卷后的文书案卷移交档案部门的行为过程，是对归档工作的规定和要求。归档制度的主要内容包括：归档范围、归档时照、归档要求等。

(七)文书人员岗位责任制。文书人员岗位责任制，是对文书工作岗位人员的职责规定及要求。其内容主要包括文书人员工作范围、职权、责任，具体要求等。制定这一制度的原则是任务清楚，责任明确，要求具体。

第四篇：文书管理制度

《文书管理制度》

第一章总 则

第一条为使公司文书管理规范化、制度化和科学化，以提高工作效率和工作质量，特制定本制度。

第二条本制度仅适用于本公司所有内、外部文书的管理工作。

第二章职 责

第三条 各项目/部门经理负责本项目/部门相关文书、函件的拟定。

第四条 拟定后的文书需提交公司行政人事部审核，审核后提交总经办批准。

第五条 公司所有内、外部文件的发放必须提交公司行政人事部审核。

第六条 本公司与外界往来的文书收发，由行政人事部统一办理，项目部由项目经理办理。

第三章 工作程序

第七条 行文类别

1、函：本公司对外机关、团体、公司行文时使用。

2、联系函：公司内各部门业务沟通时使用。

3、通知：公司内部向下级部门发文时使用。

4、申请：公司内部向上级部门行文时使用。

5、合同：公司对外单位合作约定时使用。

第八条 行文名义

1、对外行文以公司的名义由分管副总经理、法律顾问初审后报总经办审批并加盖公司公章。

2、公司内部往来文书，由经办部门负责人审批。

第九条 收文

一切外来文函在收文后应首先呈报分管副总经理审阅，重要文件报总经理，经行政人事部登记后按批示交相关部门传阅，传阅完毕交行政人事部归档。

第十条 分文

1、外来文件在收文后呈报总经办核阅后由行政人事部送相关部门处理。

2、各部门收文后呈部门经理核阅，再转交经办人办理。

3、如果文件涉及两个部门或部门不明确，应以关系较为密切的部门为主办单位。如无法

判定部门，呈报总经办决定。

第十一条 发文

1、对外文件由经办部门拟订，分管副总经理审核，总经理审批签字后加盖公章，一式两份，一份交收文单位，一份经收文部门收文确认后交行政人事部存档。对外文函由行政人事部或经办部门安排人员递送，递送文函时须办理文件签收手续。

2、内部往来文书由经办人拟稿报部门经理审批签字后提交总经办批示后发出，一式三份，一份交收文部门，一份交总经办、收文部门收文确认后由发文部门归档。

第四章 文件编码以及文件格式

第十二条 部门代码

行政--XZ人事--RS财务--CW

培训品质—PZ客服中心—KH市场拓展—TZ

项目部以项目前两字中文拼音，如：党校项目部--DX

第十三条 文件主题代码

函--HJ合同—HT制度--ZD

方案--FA规程—GC手册--SC表格--B

申请--SQ计划—JH报告—BG总结--ZJ

第十四条 文件编码

1、对外文件编码：JX/GW/年月日/顺序号（如：JX/HJ/20120101-01）

2、对内文件编码：JX/部门/文件主题/年月日/顺序号，文件主题如人事部申请，JX/RS/SQ20120101-1。

第五章 文件结构、字号、间距

第十五条 通知/申请：以[目的/原因]、[依据]、[事项]三段式斟酌运用。

第十六条 文函：以[目的]、[说明]、[办法、建议]三段式斟酌运用。

第十七条 标题：小二，方正粗宋体,段前2行、段后1行，行间距：固定值24磅。

第十八条 正文：五号（外发函件：小四），宋体，段前0行、段后0行，行间距：固定值 24磅。

第十九条 表格：外粗，1.5磅。

第六章 文书传递、归档

第二十条 对外文件以咖啡色文件袋递送。

第二十一条 内部工作联系单/通知等直接呈送，涉及机密的以咖啡色文件袋呈递。

第二十二条 所有加盖公章的内外文件由行政人事部留存原件，复印件由经办部门建档留存。

第二十三条 各部门的文书统一由各部门指定人员归档。

第二十四条 承办人员收到文件两日内办妥为原则，最迟不超过三日。但有特殊情况，得

呈报总经办延期，但紧急文件应不论时间，立刻完成。

第七章文书的借阅与维护

第二十五条 临时借阅有关文件资料（公司成立、注册、合同除外）须经分管副总同意后，填写借阅登记方可借阅，只能现场借阅，无特殊需要，原件一律不准许借阅。第二十六条 如需提取复印件，需提交工作联系单，经总经办批准后方可提取复印件。公司各部门文件应定期全面检查各类在用文件资料的有效性、完整性，发现问题及时处

理，存档文件定期维护。

第八章发文要求

第二十七条内部文书

1、人事任免、行政处罚统一用红头文件；

2、内部通知 /纪要，统一使用内部通知/纪要格式；

3、内部工作申请，统一使用工作审批系单；

4、总结、报告统一使用计划、总结、报告格式；

5、其他按公司各类表单要求填写。

第二十八条 对外文件

1、外发函件统一使用外发格式；

2、所有对外函件/合同/协议等由发文部门拟定，由行政人事部、控制部门会签，总经办审批。

第九章附则

第二十九条其他凡是与本公司有关的内外文书均参照本制度执行。

第三十条本制度最终解释权归公司行政人事部所有。

第五篇：文书管理制度

第二节 文书管理制度

一、文书管理规定

（一）总则

第一条 为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据中央关于文书处理的有关规定，结合我公司的实际情况，特制订本制度。

第二条 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。

第三条 按照党政分工的原则，全公司各类文件分别由党群工作部和综合管理办公室归口管理。

（二）收文的管理 第四条 公文的签收

1．凡来公司公启文件（除公司领导订启的外）均由公司收发员登记签收（由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外）后分别交党委、综合管理办公室（以下简称综合办）机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

2．对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。

第五条 公文的编号保管

1．“两办”机要秘书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的应由公司领导亲启文件，公司领导启封后，也应分别交“两办”办理正常手续。

2．本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交“两办”机要秘书进行登记编号保管，不得由个人保存。

第六条 公文的阅批与分转

1．凡正式文件均需分别由“两办”主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导（或分管领导）亲自阅签后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。

2．一般函、电、单据等，分别由“两办”机要秘书直接分转处理。如涉及几个部门会办的文件，应同主办部门联系后再分转处理。

3．为加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。

第七条 文件的传阅与催办

1．传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。2．阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交还，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”，“两办”应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

3．阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要需取走文件或其附件，须办理借阅手续，以防止丢失泄密。

4．文件阅完后，应送交“两办”机要秘书，切忌横传。

5．综合办机要秘书对文件负有催办、检查、督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理，不得将文件压放分散。如需备查，应按照有关保密规定，并征得“两办”同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

6．按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由“两办”机要室通知其到机要室阅文。

（三）发文的管理 第八条 发文的规定

1．全公司上报下发正式文件的权力分别集中在党委和总经理办公室，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

2．各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作而要求发文的，应分别向党委、总经理办公室提出发文申请，并将文件底稿分别交“两办”审核。党委、总经理办公室同意发文，则“两办”分别按党、政机构设置与业务分工统一归口后，以“党 × 字”、“公司 × 字”发文。群众团体文件由党委批转。

3．对全公司影响较大，涉及两个以上公司领导分管范围的文件，须由党委书记或总经理批准签发。其余文件均由分管公司领导批准签发。

第九条 发文的范围

1．凡是以党委、公司名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报等，均属发文范围。

2．党委、公司下发文件主要用于：（1）公布全公司规章制度；

（2）转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件；（3）公布公司体制机构变动或干部任免事项；

（4）公布全公司性的重大生产、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定；（5）发布有关奖惩决定和通报；（6）其他有关全公司的重大事项。3．党委、公司上行文、外发文主要用于：

（1）对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；

（2）同其他公司联系有关公司重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理、党群工作等事宜。

4．在公司日常生产、技术、经营管理、党群工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管公司领导批准后，由主管业务部门书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。

5．凡各业务部门形成的材料如开专题会议所作的决定，一般的形式不应发文，不备查考，可以部门名义用工作简讯的形式发会议纪要。

6．各业务部门与其他公司发生的一般业务联系，可用各部门的名义对外发函（应各自编号备查），不必用公司名义发文。

（四）发文程序与要求 第十条 发文程序规定

1．各单位需要发文，应事先向党委、总办提出申请。

2．总办同意发文时，主办单位应以党的方针、政策和国家法令、上级指示或工作实际需要草拟文件初稿。

3．草拟文稿必须从全公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水笔和彩笔书写。

4．文稿拟就后，拟稿人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级。

5．“两办”应根据公司的要求和上级有关指示精神及有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿，应退回拟稿人重新拟稿。

6．经“两办”审查修改后的文稿，送部门主管核稿（对文稿内容、质量负责）。7．对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟稿部门重新誊写清楚。8．需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签。

9．文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送公司领导审定批准签发。10．经领导批准签发后的文稿交“两办”机要秘书统一编号送打字室打印。11．文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在所发文稿上签名。

12．文件应由“两办”派专人按数印刷，再由“两办”机要秘书分发并检查落实情况，对印刷质量不好的文件，机要秘书应拒绝盖印分发。

（五）文件的借阅和清退

第十一条 各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，有密级的文件须“两办”主任同意后方可借阅。

第十二条 借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划。

第十三条 “两办”机要秘书对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本公司文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作（一般为月底一小清，季末一中清，年终一总清）。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。

第十四条 各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。

（六）文件的立卷与归档 第十五条 文件的归档范围

1．凡下列文件统一由“两办”负责归档：

（1）上级机关来文，包括上级对公司报告、申请的批复；

（2）党委、公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、3 领导发言和生产经营工作的各类计划统计、季度、报表等；

（3）公司党委会、总经理办公室、中层干部会以及各种专业例会记录；

（4）公司党代会、职代工、工会会员代表大会、团代会等公司一级的党群组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；

（5）有保存价值的来信来访记录及处理结果；

（6）参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上的汇报发言材料等；（7）上级机关领导同志来公司检查、视察工作的报告、指示记录，以及本公司向上级做工作汇报的提纲和材料；

（8）反映本公司生产、经营活动，先进人物事迹及公司领导工作等的音像摄制品；（9）公司日志和大事记；

（10）公司向上级请示批复的文件及上报的有关材料。

2．业务部门、各群众团体日常工作中形成的活动资料由各业务部门、群众团体负责立卷归档。

第十六条 立卷要求

1．文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。2．立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

3．要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料要及时立卷归档。

4．上形成的文件材料，要求在下5月份以前整理完，6月份正式向档案馆（室）移交，清单一式两份，接交部门各留存一份备查。

（七）文件的销毁

第十七条 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，“两办”机要室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。

第十八条 经审核同意销毁的文件，应派专车分别由“两办”机要秘书和正副主任护送到上级机关指定的纸公司监视销毁。

二、文件打印实施细则

第一条 凡以公司或党委名义上报下发的文件、报表工作计划、总结、请示、报告、简报、纪要通知、通报、通告、信函、规章制度、宣传教育材料、任免决定、表彰或处理决定，以及公司领导批准翻印的文件、材料均属打印范围。

第二条 由归口部门负责拟订、编写的带有全局性指导意义的全公司性的月（季）生产、工作计划，和一个时期全公司性的工作安排，以及重要专题会议的纪要等，也应安排打印。

第三条 不需上报的各部门的工作计划，临时性工作安排，非全公司性活动讲课提纲，非上报的一般表格、一般技术资料和便函都不属打印的范围。

第四条 凡需打印的文件、资料应在其底稿首页附上“发文单”，经主管部门负责人审查同意并经审核修改、统一编号后，经有关部门会签，分管公司领导签发，方能交付打印。

第五条 公司文员接稿后，应认真检查文件签发手续是否完备，书写是否工整，是否符 4 合文件归档要求等，对发文手续不全、书写不符合要求的文件，打字员有权拒绝打印。

第六条 公司文员要建立打字登记簿，对各类文件材料按规定内容和要求统一登记。并根据综合办安排的轻重缓急次序执行。打字时要做到快速、准确，排版要合理美观。

第七条 公司文员要严格遵守保密制度，不得将打字的内容向外泄露，与工作无关人员不得进入打印室。

第八条 公司文员要爱护打印设备和物品，按规定做好维护保养工作和物品领用登记及费用统计工作。

第九条 文稿打完后，公司文员要把原稿和打字清样交给“两办”秘书或拟稿人校对。校对者校完后应在原稿上签字，以示负责。

第十条 凡是以党委、公司名义上报下发的文件材料（见第一条范围）分别由“两办”或拟稿人负责校对，由公司文员负责打印、装订，达到字迹清晰、版面清洁、装订整齐。由“两办”机要员上报下发。以部门名义下发的生产工作计划安排、专题会议纪要，由归口部门负责校对、打印和发送。

第十一条 “两办”秘书对文件的差错情况要进行登记考核。

第十二条 打印文件要严格按照审批份数印刷，打印者不得私自增加份数或私自留存。

三、企业报刊、邮件、函件收发实施细则

第一条 全公司公私报刊、外来邮件、外发公启、函件由收发室负责收发。第二条 外发函件要求。

1．各部门因公需外发函件，经办人员应于每天下午×点以前将函件送到收发室，另填写挂号、平信外发登记表。

2．每天下午 × 点以前，收发室应清点当日外发函件，送交邮局寄发。第三条 外来邮件管理。

1．外来邮件一律经公司收发室签收分发。

2．凡挂号、包裹单、汇款单、货运单等由收发室通知收件人到收发室当面签收。3．一般公启函件和公司职工私人信件，由收发室开具清单分放到各部门信报箱内。4．私人不明平信一律放到信架（信袋）内，由个人自取。

5．不论公私邮件，收发室应随到随清，及时分发，不得丢失损坏，搁置延误。对国外来函应检封口、邮戳，如发现拆封或邮票被撕应拒绝签收，并向邮局反映，查明原因。

6．凡挂号信、汇款单、包裹单、货运单等的收件人，在收发室通知发出后，应随即到收发室领取邮单，并及时去邮局取款取件。超期罚款，收发室概不负责。

第四条 报刊订购与收发。1．报刊订购。

（1）订购时间：上半年报刊 × 月订购，下半年报刊 × 月订购。

（2）订购手续：不论单位和个人，均需先到收发室查阅报刊目录，再将需要订购的报刊代号、名称、出版日期、单价、订购份数、期数填写清楚交收发员核对算价，确认无误后，当面缴款开票。公费订购报刊由收发员持订单到财务部门办理付款托收手续。归口管理报刊 5 公费订购的部门除按上述要求填写预订单外，还须填写报刊分发清单，详细写明各种报刊分发到哪些部门或员工。

2．报刊收发。

（1）收发员每天对邮局送来的报刊应对照邮局分送清单分类清点，发现有差错应及时登记并要求补缺退余。

（2）收发员收到邮局送来的报刊后应及时分发，不得耽搁延误。收发员清点分发报刊时间为 × 小时，任何人不得进入收发室。

（3）每天分发到各部门信报箱的报刊应随附分发清单。

（4）各部门应固定专人按时领取报刊和公启函件。领取时，要对照分发清单清点检实签名，发现差错，应当面向收发员提出增补退换要求，并进行差错登记。当面未提出，则视为分发无差错。

第五条 收发员应坚守工作岗位，节假日、星期日应有人值班，节假日应采取换休形式。第六条 收发室内外应保持整齐清洁。

第七条 收发室由 × 部门负责管理，其工作质量由 × 部门进行检查、考核，并承担责任。

四、印章管理实施细则

（一）印章种类 第一条 种类 1．公章：

各公司向主管机构登记之公司印鉴及特定业务专用的公司印章。

2．职章：

（1）总经理刻有公司名衔及职别的印章。（2）刻有职别及特定业务专用的主管印章。

3．职衔签字章：各部门经理级以上主管刻有职衔及签名的印章。

4．部门章：刻有公司及部门名衔的印章。如为不得对企业外行文之部门，应于部门章上加注“对内专用”的字样。

5．校对章、骑缝章、附件章：刻有公司名衔及“校对章”或“骑缝章”、“附件章”等字样的印章。

第二条 印章的材质及形式 所有印章均为圆形橡皮质。

（二）印章使用 第三条 监印人员

（1）各公司公章及总经理职章之监印人员应签请本企业总经理核定后任用。（2）特定业务专用的图记及总经理职章、公章之监印人员应签请各公司总经理核定后任用。

（3）各部门主管的职衔签字章及部门章由各部门主管指定监印人员。

（4）监印人员不在时，应由代理人代为监印，代理人的任用应依前三款的规定签准或 6 指派。

第四条 印章盖用

（1）行文时应请监印人员依据规定于函件、文稿及底本上用印。

（2）其他文件需盖用印章者，经办人应填具“盖用印章申请单”一式二联，经呈准后凭以申请用印，监印人员除于文件上用印外，还应于“盖用印章申请单”正面加盖使用的印章，并收存第一联，第二联退回经办部门存查。

第五条 印色使用

公章、职章以红色印泥或红色打印水用印。

（三）印章管理

第六条 印章的核定及制发部门

（1）公章、总经理之职章及职衔签字章均经总经理核定，由总经理室统一制发。（2）总管理处各部、室、中心的部门章或特定业务之主管职章经各部（室）经理（主任）核定，由总经理室统一制发。

（3）各事业部经理的职衔签字章、特定业务之主管职章及各部门的部门章经各公司总经理核定后，由总经理室统一制发。

第七条 印章登记

业务主办部门需用特定印章或业务专用印章向有关主管机构报备时，该印章的登记、更换、撤销等的手续，均由该主办部门办理。

第八条 印章申请 1．印章制发的申请

因业务需要或组织变更，由主办部门填具“请（制）发印章申请表”一份，送交印章管理部门依本规则第六条的规定呈请核定后由管理部门制发。

2．印章换发的申请

（1）印章因印文磨损申请换发时，由监印人员填具“请（换）发印章申请表”一份，于备注栏拓具印模，叙明制发日期，送交印章管理部门依本规定第六条规定呈请核定后由管理部门换发。

（2）原有废旧印章应于换发的印章收到后一周内，由监印人员依本规则有关规定办理。3．印章补发的申请

（1）印章毁损或遗失时，监印人员除向该印章登记机构报备并依法公告作废外，应填具请（补）发申请表一份，于备注栏叙明原印的种类、字体、制发日期、毁损或遗失经过及失职人员的惩处，并经管理部门依本规则第六条规定呈请核定后，由管理部门补发。

（2）补发印章的文字体应有异于原印章，以示区别。

（3）遗失的印章寻获时，应即交由监印人员于两日内依本规定第九条规定办理。4．印章增发的申请

（1）一种印章以制发一枚为原则，但如因业务需要或受地区限制需增发者，由业务主办部门依本条第一款规则申请。

（2）增发的印章应由管理部门斟酌实情设法加以区别。第九条 印章缴销

1．废旧、撤销或遗失寻获的印章，应由监印人员填具“缴销印章申请表”一份，送交印章管理部门依本规则第六条的规定呈请核定后，检具缴销之印章，送缴管理部门撤销。

2．印章管理部门收到缴销的印章，即斟酌实情予以保存或截角注销。

第十条 印章管理

1．各种印章由各监印人员负责保管，如有遗失或误用情事由监印人员负完全责任。2．印章管理部门应指定专人负责印章的制发、换发、补发、稽查等管理工作，并设立“印章登记表”，拓具印模、样本，依序装订成册，以利管理。

3．印章不固定换发年限，印章管理人员每年至少应稽查一次。

4．主管、监印人员或印章管理人员交接时，应拓具印模样本列册专案移交，并报送印章管理部门。