论大数据背景下的电子文件归档

第一篇：论大数据背景下的电子文件归档

浅谈大数据背景下的电子文件的归档管理

2011413078 游玫玫

摘要：

主题词：

一、引言

随着物联网、移动互联网、社会化网络的快速发展，数据将成几何级数增长。据估计，2007年，人类大约存储了超过300艾字节的数据，而到2013年，世界上存储的数据预计能达到1.2泽字节。其中，非数字数据只占不到2%。“大数据”时代已经悄然来临，并给各行各业带来了数据使用方式的根本性变革。这场变革也必然对档案界产生深刻影响。在大数据时代背景下，各行各业都面临着对庞大而复杂的数据进行有效管理的巨大挑战，人们越来越认识到对自身产生和拥有的大数据进行有效管理的重要性和迫切性，档案行业也不例外。其中，数据的爆炸式增长也必然带来电子文件的爆炸式增长，并将成为新生成文件的主体。电子文件是数字档案馆信息资源的重要来源,是数字档案馆管理的主要对象。但是,目前电子文件的归档工作还没有得到足够的重视, 很多重要的电子文件无法确定其保管的职责而游离在网络系统中，处于档案的管理之外,这样势必给我们进行的档案数字化建设造成不可弥补的损失。因此,在大数据时代背景下做好电子文件的捕获和归档工作刻不容缓。

二、何谓“大数据”

（一）大数据的概念

与云计算一样，“大数据”（Ｂｉｇ Ｄａｔａ）是最近几年被人们热议的话题。半个世纪以来，随着计算机技术全面融入社会生活，信息呈几何式增长，量的积累引起了质的改变。而最先经历信息爆炸的学科是，如天文学和基因学。创造出了“大数据”这个概念，进而发展到所有的领域中。最初，大数据这个概念是指需要处理的信息量过大，超过了一般电脑处理数据所能使用的内存量，因此工程师必须改进处理数据的工具。今天，大数据是人们大规模数据的基础上可以做到的事情，而这些事情在小规模数据的基础上是无法完成的。大数据是人民获得新的认知、创造新的价值的源泉；大数据还是改变市场、组织机构以及政府与公民关系的方法。

（二）大数据，大挑战

2013 年 1 月 29 日，住房和城乡建设部公布了首批 90个智慧城市试点，由家统一规划和施行的智慧城市建设正式起步。建设智慧城市要遵循“多用信息少用能源”“、多用信息少受灾害”以及“多用信息多利民众”几项原则。档案馆作为永久保存档案，并提供档案为社会服务的科学文化事业机构，储存有海量的信息资源，是信息资源的聚焦体，但是由于管理方式的落后、人才的欠缺、社会档案意识的低下等原因，这些信息资源宝藏并没有得到有效地开发和利用。智慧城市的建设是档案信息资源得以更好开发和利用的真正机会，是档案馆真正融入城市、提高形象的难得机遇。智慧城市依赖信息的使用，档案馆要想真正融入智慧城市的建设，就需要盘活档案馆保存的信息，使这些信息融入智慧城市的信息 流，为决策层、为公众所用，要盘活各个档案馆保存的海量的大数据时代，电子文件以指数级的速度增长，给电子文件的管理带来了前所未有的挑战，虽然我们知道这些浩瀚的电子文件中蕴藏着巨大的“金矿”，但我们逐渐发现想要从这

些电子文件中“淘金”比纸质文件还困难。面对着巨量的电子文件，我国长期以来提倡的“直接鉴定法”将在此遇到严峻的挑战，文件鉴定人员逐一阅读每一份电子文件的原文恐怕实在是无能为力。后来档案界比较认同电子文件的宏观鉴定 方法，即从总体上判断机构形成有价值文件的能力，而不是直接地对文件加以处理。按照这种思路，在确定一个机构是电子文件管理的对象后，就需要对这个机构产生的电子文件进行收集，对这些电子文件进行收集只完成了电子文件管理的第一步，而且在现今条件下，收集这些电子文件也并不难，困难的是如何快速的从这些电子文件中检索出所需要的文件？如何对这些电子文件进行分类？如何鉴定哪些是值得归档保存的？如何对这些电子文件进行编研从而抽取出其中的知识因子以供社会利用？要解决上述问题，档案工作者除了从管理方面寻求解决办法外还要寻求技术的帮助。大数据技术可以从技术上提供解决这些问题的办法。在普通的硬件上安装大数据转发器，就能收集数据形成庞大的系统数据，这个量级可以达到每天数 TB 并逐渐向 PB 数量级扩大，大数据软件可以为机器生成的海量数据建立索引，将其整理成可以搜索的链接，这正是档案工作迫切需要的技术。除此之外大数据技术还能完成数据的分类、数据的挖掘，从而使档案界有应对越来越复杂的数据的分析能力。

1.2.2 处理非结构化电子文件需要大数据技术

大数据类型繁多，包括结构化数据、半结构化数据和非结构化数据，现代互联网应用呈现出非结构化数据大幅增长的特点，至 2012 年末，非结构化数据占有例将达到整个数据量的 75%以上，同时，由于数据显性或隐性的网络化存在，使得数据之间的复杂关联无所不在。一直以来，人们对数据的管理采用的是关系型的数据库，比较有代表性的就是IOE（I 指 IBM 的服务器，O 指 Oracle 的数据库，E 指 EMC的存储模式）模式，档案行业也如此，但是大数据时代，IOE模式已经不适合做大数据处理。大数据应用除了数据规模巨大之外，还意味着拥有庞大的文件数量，因此如何管理文件系统层累积的元数据是一个难题，处理当会影响系统的扩展能力和性能。面对着快速增长的非结构化文件，档案工作者在进行电子文件管理时困难重重，现在基于大数据技术的数据库，如 SQL 已经可以做关系数据，也可以做空间数据、图像、数据流等非结构化数据，而且基于对象的存储架构可以在一个系统中管理十亿级别的文件数量，还不会像传统存储一样遭遇元数据管理的困扰，大数据技术为档案工作者管理非结构化电子文件的问题提供了解决之道。

三、电子文件的归档

1、电子文件归档概念

归档是将经鉴定具有档案价值的文件由形成部门向档案部门移交的过程。无论是纸质文件的管理还是电子文件的管理，还是电子文件的管理，归档工作都是十分重要的环节，都标志着文件管理责任由文件生成部门向档案部门的全面移交。不同的是，在传统的纸质文件管理环境中，文件生命周期的阶段性相对较为明显，归档通常在文件的生命周期运转形态，归档环节可能会前移至电子文件生成或收到之际，甚至在此之前，在系统开发设计阶段便开始予以规划和设定，加上电子文件自身的技术特性、多种多样的载体形式以及计算机管理的特殊要求，使得电子文件的归档工作要比纸质文件的归档工作更为复杂。

2、电子文件的归档方式

逻辑归档（logical filing）是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。物理归档（physical

filing）是指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。逻辑归档有助于充分利用机构内部的网络资源，实现资源共享。物理归档可以实现电子文件的集中管理，保证电子文件的安全性。

电子文件的归档方式也可分为在线归档，离线归档和近线归档。在线归档（On-line Filing）也称网络归档。一是指将归档电子文件通过网络直接传输到档案部门，或加工后传输到档案部门规定的地址中，并存储在档案部门本地载体的过程；二是指逻辑归档。离线归档（Off-line Filing）指将电子文件存储在一定的介质上移交给档案部门的过程，是物理归档的另一种方式。近线归档（Near-line Filling）外延相对较广泛，主要定位于在线归档和离线归档之间的应用。就是指将那些并不是经常用到，或者说数据的访问量并不大的电子文件存放在性能较低的存储设备上。但同时对这些的设备要求是寻址迅速、传输率高。

四、大数据背景下电子文件归档管理

信息技术的突飞猛进使互联网在当今社会生活中的应用日益普及，计算机成为了人们办公、学习不可或缺的工具，信息呈爆炸式的增长，大数据时代俨然已经来临。在此背景下，各单位生产出越来越多的电子文件，对于电子文件的归档与保存已经成为各单位在进行文件归档过程当中极为重要的一环。面对汹涌而来的电子文件，档案档案界很有必要探讨一下大数据时代背景下的档案归档管理。

1、大数据背景下电文件归档面临的问题

在大数据时代下，电子文件来源复杂，种类繁多，随着技术的革新，计算机系统不断更新换代，电子文件的归档常需要更改载体且需频繁更改，如何保证电子文件的长久保存与利用，尤其是对于专业软件形成的特殊文件，有着技术和标准运用上难题。在大数据的席卷下，由于各级组织、机构不同程度地存在着电子文件归档方法不恰当、管理方法不科学、管理制度不健全、管理系统功能不完善等问题，直接威胁着电子文件档案信息的有效收集、长期留存，影响着信息资源的整合与利用，给电子文件的归档管理带来了严重风险和隐患。

第一，当前电子文件的真实完整难以保证。在大数据时代，电子文件在很多方面取代了纸质文件。它由拟稿者直接写在磁盘上，并进行修改，然后立即存贮到办公信息数据中，由档案管理人员、技术人员等进行共享。电子文件易于修改，而且改动后难以留下痕迹。电子文件制作过程的虚拟化使对其原件的判别难于实现，在不同时间不同地点，不同人可以获得相同的文件，因而对于原件的辨认是一件难度颇大的工作，因而时常造成真假难辨的局面。

第二、在电子文件的流转、归档、保存、利用等管理活动在各单位仍不普遍，绝大多数单位仍以纸质文件为主要管理对象，电子文件管理没有得到应有的重视。

电子文件收集归档的方法和手段虽有不少，但多停留在研究层面、制度层面或起步阶段，实际操作中还受到诸多因素的制约。行业内真正实施电子文件网上在线归档的单位为数不多。有些正在实施，有些刚刚起步，更多的还在观望。电子文件的归档管理理论和方法有待在实践中进一步探索和完善。其中，具体问题如下：

第二，某些机构实施了建设电子文件的归档保存，但存在保存电子文件不完整纸质文件内容不一致，无法及时、准确查找，无法读取，利用超出权限等问题，中保存不完整问题最为突出。不完整主要表现为仅归档保存了电子文件本身（内容），而忽略了背景、结构信息等元数据，电子文件的真实性、完整性、安全性和可读性面临着巨大风险。

第三，建设业务部门在电子文件归档及其管理实践中缺乏可以依据和参考的规范，城建电子文件管理仍处于自我探索、经验管理的阶段，导致不同机构管理方式差异较大、管理水平参差不齐。

第四，在承认建设电子文件数字化、网络化管理趋势的同时，城建档案馆、建设单位与其他文件形成者就当前城建档案馆接收保存电子文件的必要性，接收电子文件内容、类型与格式，接收的优先级，具体管理方式等问题尚未达成共识，影响了归档接收工作开展的进程。

第二篇：大学电子文件归档及管理办法

大学电子文件归档及管理办法

第一条　为规范我校电子文件的归档及管理工作，保障归档的电子文件安全有效适用，根据《中华人民共和国档案法》、《广东省电子文件管理暂行办法》等有关法律法规的精神，制定本办法。

第二条　本办法所称电子文件，是指通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。

第三条　机关各处室、院（系、部）等单位和部门应建立电子文件归档制度，指定专人（一般为单位或部门兼职档案员）负责本部门的电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档、保管、利用工作纳入单位（部门）文书处理程序和相关人员的岗位责任。

第四条　凡有保存价值的电子文件，文件形成单位（部门）均必须归档。电子文件的归档范围、保管期限和密级划分，参照纸质文件归档的有关规定执行。

第五条　电子文件的收集与积累要求

（1）收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT、DOC为通用格式；

（2）对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JpEG、TIFF为通用格式；

（3）对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据；

（4）对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制成的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MpEG、AVI为通用格式；

（5）对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、Mp3为通用格式；

（6）对用通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用电子文件，如不能转换，收集时应连同专用软件一并收集。

第六条　电子文件归档的基本要求

（1）电子文件应按照本单位（部门）纸质文件的分类方案和整理方法进行分类、整理，下载到耐久性的载体上（推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等，不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体）；

（2）存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态；

（3）电子文件归档时，应同时填写《电子文件登记表》，与相应的电子文件一同归档保存。

（4）归档完毕，电子文件形成单位（部门）应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。

第七条　归档电子文件移交前，文件形成单位（部门）必须认真检测电子文件，并填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》。登记表一式两份，一份随电子文件移交给综合档案室，一份由电子文件形成单位（部门）保存。

第八条　电子文件的检验应包括以下项目

（1）载体有无划痕、是否清洁；

（2）有无病毒；

（3）核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验和审核手续；

（4）核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；

（5）对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。

第九条　综合档案室应按照检验要求对移交电子文件逐一验收，对检验不合格者，应退回形成单位（部门）重新制作。

第十条　移交综合档案室的电子文件应一式两套，一套封存保管，一套提供利用。

第十一条　归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：

（1）归档载体应作防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层；

（2）单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压；

（3）存放时应防磁、防光、防潮、防有害气体；

（4）环境温度控制范围为17℃-20℃，相对湿度控制范围为35%-45%。

归档电子文件在形成单位（部门）的保管，也应参照上述条件。

第十二条　电子文件归档每满一年对涉及的电子文件形成单位（部门）和档案室的设备更新情况进行检查登记。设备更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。保留期满后对可擦写载体清除后重复使用，不可清除内容的载体应按保密要求进行处置。

第十三条　档案室对保管的电子文件应定期进行检验、转存。

（1）对磁性载体每满2年，光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于20%，如发现问题应及时采取恢复措施；

（2）磁性载体上的电子文件，每4年转存一次，原载体同时保留不少于4年。

第十四条 归档电子文件的封存载体不得外借，未经批准，任何部门和个人不得擅自复制电子文件；利用归档的电子文件，应使用拷贝件；利用时要遵守保密规定；利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内。

第十五条　归档电子文件的鉴定和销毁，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，且应在办理审批手续后实施；属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦写载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除，不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。

第十六条　档案室应及时按对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

第十七条 本办法自印发之日起施行，解释权归学院综合档案室，未尽事宜参照国家其他有关电子文件的标准和规定。

第三篇：公司电子文件归档及管理规定

文章标题：公司电子文件归档及管理规定

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第一条为进一步规范我公司电子文件的归档及管理工作，保障归档的电子文件安全有效地利用，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律法规，特制订本暂行办法。

第二条电子文件，是以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通讯网络上传送的文件。

第三条档案室对电子文件归档及管理工作实行监督和指导。

第四条凡有保存价值的电子文件，形成单位均必须归档。电子文件的归档范围、保管期限和密级划分，参照国家有关纸质文件归档的有关规定执行。

第五条电子文件一般应在办理完毕后，即时向单位档案部门归档。

第六条电子文件物理归档的基本要求：

（1）办理完毕的电子文件应在三个月内进行物理归档；

（2）电子文件应按照本单位纸质文件的分类方案和整理方法进行分类、整理，下载到耐久性的载体上，（按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘

等，不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体）；

（3）经过过程中的情况随时记录在相应的文件中；

（4）专用软件产生的电子文件应转换为通用型电子文件；

（5）归档的电子文件载体应标明载体编号、类别、密级及保管期限；

第七条电子文件归档时，《电子文件登记表》、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。

第八条电子文件形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子文件制成纸质文件，与原电子文件的存储载体一同归档，并使两者互联。

第九条电子文件在无纸化办公过程中，应采取安全措施，保证不会非正常改动。

第十条各电子文件形成单位应在运行电子文件处理系统的硬件环境中设置足够容量，安全的专用存储器，存放处理完毕应当归档保存的电子文件，以保证归档电子文件的完

整与安全。

第十一条归档电子文件移交前，文件形成单位必须认真检测电子文件，并填写《归档电子文件移交接收检验登记表》，检验表一式两份，一份随电子文件移交给档案馆，一份由

电子文件形成单位保存。

第十二条电子文件的检验应包括以下项目：

（1）载体有无划痕、是否清洁等；

（2）有无病毒；

（3）核实电子文件的真实性、完整性、有效性及审核手续；

（4）核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；

（5）对特殊格式的电子文件，应核实其相关软件、版本、操作手册等是否完整；

第十三条档案室按照检验要求对进馆电子文件逐一验收，对检验不合格者，应退回形成单位重新制作。

第十四条移交档案馆的电子文件应一式三套，一套封存保管，一套异地封存保管，一套提供利用。

第十五条归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：

（1）归档载体应作防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层；

（2）单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压；

（3）存放时应防磁、防光、防潮、防有害气体；

（4）环境温度控制范围为17℃-20℃，相对湿度控制范围为35-45。

第十六条电子文件归档每满1年对涉及的电子文件形成单位和设备更新情况进行一次检查登记。

设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。

第十七条档案保管的电子文件应定期进行检验、转存并将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》。

（1）对磁性载体每满2年，光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于20，如发现问题应及时采取恢复措施；

（2）磁性载体上的电子文件，每4年转存一次，原载体同时保留不少于4年。

第十八条归档电子文件的封存载体不得外借，未经批准，任何单位和个人不得擅自复制电子文件。

第十九条利用归档的电子文件，应使用拷贝件。对具有保密要求的归档电子文件采用网络方式提供利用时，应遵守国家有关保密规定，采取身份认证、权限控制等安全措施。

第二十条归档电子文件的鉴定销毁，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，在办理审批手续后实施。

属于保密范围的归档电子文件的销毁，如存储在不可擦除载体上应连同存储载体一起销毁。

第二十一条档案馆应定期对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

第二十二条本办法未尽事宜，参照国家其他有关电子文件的标准和规定。

《公司电子文件归档及管

理规定》来源于xiexiebang.com，欢迎阅读公司电子文件归档及管理规定。

第四篇：电子文件归档与电子档案管理规范

电子文件归档与电子档案管理规范

2007-01-15 09:28范围

本标准规定了在公务活动中，具有长期保存价值的电子文件的收集、积累、归档及电子档案管理的一般方法。

本标准适用于国家机关、社会团体、企事业单位等办公自动化过程中产生的电子文件及电子档案的管理。其他种类的电子文件的管理可参照本标准。2 引用标准（略）定义

本标准采用下列定义。

3.1 电子文件 Electronic Records

能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网上传送的数字代码序列。

3.2 电子档案 Electronic Archives

具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据

3.3 逻辑归档 Logical Filing

指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。

3.4 物理归档 Physical Filing

指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。总则

4.1 电子文件形成单位指定专门机构或人员负责对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理,保证管理工作的连续性。

4.2 电子文件形成部门负责电子文件的收集、积累、保管和整理工作, 档案部门要进行指导与监督。

4.3 电子文件的管理由档案部门负责,电子文件形成部门要提供协助和支持。

4.4 档案部门应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等归档要求,以保证电子档案的质量。

4.5 为保证电子档案的可利用性,从电子文件形成时就应有严格的管理制度和技术措施,确保其信息的真实性、安全性和完整性。

4.6 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,则应在内容、相关说明及描述上保持一致。

4.7 具有长期或永久保存价值的文本或图形电子文件,如没有纸质等拷贝件的必须制成纸质文件或缩微品等。进行归档时,必须将电子文件与相应的纸质文件或缩微品一并归档。电子文件的收集与积累

5.1 收集范围

电子文件的收集范围为有可能作为档案保存的文件，除按国家关于文件归档的有关规定执行外，还应包括相关的支持软件和数据等。

5.2 收集积累要求

5.2.1 记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保

留。当正式文件是纸质的,如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留,否则可根据实际条件或需要,确定是否保留。

5.2.2 保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，应在彼此间建立准确、可靠的标识关系。

5.2.3 在“无纸化”办公或事务处理系统中产生的电子文件,应采取更严格的安全措施,保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份,存储于能够脱机保存的载体上,并对有长期或永久保存价值的电子文件制成纸质文件或缩微品保留。

5.2.4 用文字处理技术形成的电子文件,收集时应注明文件存储格式、属性和文字处理平台。

5.2.5 用扫描仪等设备获得的图像电子文件,如果采用非标准压缩算法,收集时应转换成统一格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。

5.2.6 用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件,收集时应注意其软硬件环境和相关数据。

5.2.7 用视频设备获得的动态图像文件,收集时应注意收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。

5.2.8 用音频设备获得的文件,应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。

5.2.9 由计算机多媒体技术制作的文件,其中包含前面所示的两种以上的信息形式,收集时应保证参数准确、数据完整。

5.2.10 通用软件产生的电子文件,应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件，原则上应转换成通用型电子文件；如不能转换，则收集时必须连同专用软件一并收集。

5.2.11 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

5.3 收集、积累方法

5.3.1 及时接照要求制作电子文件备份。

5.3.2 每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。见附录A

5.3.3 电子文件登记表应与电子文件同时保存。

5.3.4 电子文件登记表如果制成电子表格,应与电子文件一同保存,并附有纸张打印件。

5.3.5 电子文件性质代码:R—草稿性电子文件;U—非正式电子文件;O—正式电子文件。

5.3.6 电子文件类别代码：T—文本文件;I—图像文件:G一图形文件;V一影像文件;A一声音文件;M一多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。6 电子文件的整理

6.1 电子文件的整理,应按、机构、问题、保管期限、密级等因素相对集中。

6.2 电子文件应填写电子文件登记表，参照《档案著录规则》著录，并制成机读目录。

6.3 归档电子文件应以盘为单位填写登记表首页，以份为单位填写续页，见附录B。电子文件的归档

应定期把符合归档条件的电子文件信息向档案部门移交，并按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体上。

7.1 归档范围

电子文件的归档范围,参照国家关于文件归档的现行有关规定执行，并应包括相应的支持软件和相关数据。

7.2 归档时间

逻辑归档可实时进行,物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。

7.3 检测

在进行电子文件归档工作时,应按其基本技术条件进行检测。其内容包括:硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。

7.4 归档前的鉴定

电子文件的归档鉴定工作,参照国家关于文件鉴定的有关规定执行,鉴定结果,在电子文件的机读目录上制作相应的标识。

7.4.1 有效性和完整性鉴定

归档前应由文件形成单位对电子文件的有效性和完整性进行审核,并由负责人签署意见。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的有效性和完整性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。

7.4.2 保管期限的划分

电子文件保管期限的划分,参照国家关于文件保管期限的有关规定执行。

7.5 归档要求

7.5.1 电子文件的逻辑归档，按照归档鉴定标识进行，将管理权从网络上移交档案部门。其归档工作，除存储格式和位置不变外，其它均应参照国家文件归档的有关规定执行。

7.5.2 把带有归档标识的电子文件集中,拷贝至耐久性的载体上,一式三套，一套封存保存,一套供查阅使用。第三套异地保存。对于加密电子文件,则应解密后再完成上述工作。

7.5.3 本标准推荐采用的载体,按优先顺序分别是:只读光盘、一次写光盘、磁带、硬磁盘、可擦写光盘等。禁用软磁盘作归档电子文件长期保存的载体。

7.5.4 存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签,标签内填写档号、题名、密级、保管期限、硬件及软件环境等。电子文件的载体应设置成禁写操作的状态。

7.5.5 将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档,并附归档电子文件登记表。

7.5.6 需要长期保存的电子文件；应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一类型载体上,如果采用专用软件,应将软件及相关数据存在同一载体上。

7.5.7 原电子文件载体在完成电子文件归档后,在其形成部门保留时间至少1年。

7.5.8 在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件，应按上述归档过程完成物理归档。电子档案的移交与保管

电子文件归档后按有关规定移交至档案馆等档案保管部门，作为电子档案进行集中保管。

8.1 检验

8.1.1 档案保管部门应配备满足对电子文件进行读取处理的设备，以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。

8.1.2 检验项目

8.1.2.1 载体有无划痕，是否清洁。

8.1.2.2 有无病毒。

8.1.2.3 核实电子档案的完整性、有效性和审核手续。

8.1.2.4 核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。

8.1.3 将检验结果填入电子档案接收检验登记表，见附录C。检验不合格的，应退回形成单位，重新制作。

8.2 移交手续

验收合格后，档案保管部门应填写电子档案接收检验登记表，见附录C，并签字盖章。登记表一式2份，一份交电子文件形成单位，一份自存。

8.3 保管要求

电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件。

8.3.1 归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。

8.3.2 环境温度选定范围：17℃-20℃；相对湿度选定范围：35℃-45℃。

8.3.3 存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离。

8.4 有效性保证

8.4.1 每满1年，对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门与电子文件读取处理有关的设备更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年。

8.4.2 对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。

8.4.3 磁性载体上的电子档案，每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。

8.4.4 定期检验结果应填入 电子档案管理登记表，见附录D。

8.5 利用

8.5.1 电子档案的封存载体不得外借。未经批准任何单位或人员不得擅自复制电子文件。

8.5.2 利用时使用拷贝件。

8.5.3 利用时要遵守保密规定。对具有保密要求的电子档案，采用联网的方式利用时，必须符合国家或部门有关保密的规定，要有稳妥的安全保密措施。

8.5.4 利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。

8.6 电子档案的鉴定销毁

8.6.1 电子档案的销毁鉴定，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行。

8.6.2 电子档案的销毁，应在办理审批手续后，方可实施。

8.6.3 非保密电子档案可进行逻辑删除。属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除的载体上，须连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。

8.7 统计

档案保管部门应及时按对电子档案的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

第五篇：加强电子文件归档工作的思考

本文作者：闵涛 好范文原创投稿

加强电子文件归档工作的思考

闵涛

随着信息技术、网络技术的发展，电子文件大量产生。电子文件以其操作方便、传递快捷、存储空间小、信息容量大等特点，具有传统文件无法比拟的优势。在电子文件大量产生的同时，如何保障电子文肪有效利用，已经成为人们所关注的重要问题。

一、慎选电子文件归档方法与移交途径

电子文件归档管理是近年来随着信息技术、网络技术发展而推行的一种全新的归档管理模式。为了保障电子文件得到及时归档与有效利用，档案部门必须在科学推动电子文件归档的工作中，密切结合本单位办公造化与信息管理工作的实际，将电子文件归档纳入本单位的归档制度体系建设之中。

1、建立电子文件网络归档专用系统。利用计算机网络系统，建立电子文件归档专用子系统，将所有上网与未上网的、具有保存价值的电子文件通过专用系统传递给档案部门。同时，档案部门要与办公造化与信息管理部门通力合作，选择具有通用性的文本、图像与视频电子文件格式，实行统一管理。

2、由计算机与信息管理部门负责电子文件归档管理业务。由于计算机与信息管理部门具有一定的技术优势和方便条件，可将电子文件归档任务交由计算机与信息管理部门负责。由计算机与信息管理部门具体实行规划、统筹电子文件归档管理活动，开发集中统一的信息管理系统，使之成为电子文件的“集散地”与“汇集点”。

必须强调的是：无论采取何种电子文件归档途径，都必须关注电子文件的真实性、完整性、有效性与安全性；同时，档案部门都必须积极参与其中，承担业务指导与监督职能，保障电子文件的有效管理与科学利用。

二、建立电子文件归档管理的质量体系

1、保障电子文件的真实性。无论电子文件的归档格式与其生成、发送或者接收的格式相同与否，都必须能够准确地表现原来生成、发送或者接收的内容；保证记录电子文件形成、处理、归档过程中的各类凭证信息真实、可靠；对电子文件的形成、积累、鉴定、归档实行有效监控，保证管理工作的连续性；能够识别电子文件的发送、接收人员与时间。

2、保障电子文件的完整性。确保应归档的电子文件全部归档。同时存在电子文件及相应的纸质或者其他载体形式的文件时，电子文件与纸质或者其他载体形式的文件应一并归档，并切实保证其在内容、格式以及相关说明与描述上的完全一致。

3、保障电子文件的有效性。必须有效地表现电子文件中所记载的内容，并保证其可以随时调用；保证存储归档电子文件的载体长期有效，并确保能够随着软、硬件的升级换代而及时进行有关电子文件的迁移作业。

4、保障电子文件的安全性。一般应于次年的6月底之前，将上一形成的电子文件经鉴定后向本单位档案部门进行归档移交；有条件的单位，负责电子文件形成的计算机与信息管理等业务部门则应当于电子文件形成后的3个月内，将其向本单位档案部门进行在线移交。

档案部门必须将计算机与信息管理等业务部门移交的、具有保存价值的电子文件进行脱机保存，脱机保存的载体要按照优先顺序依次排列为只读光盘，一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许使用软磁盘、优盘等移动存储设备作为电子文件长期保存的载体。

对于采取技术手段对内容进行“加密”处理的电子文件，应当在解密后进行脱机保存。在存储电子文件的载体或者装具上应当注明反映其内容的检索标识。在存储涉及国家秘密的电子文件载体或者装具上，还应当具体注明相应的密级与保密期限，并严格按照国家保密法律法规的规定进行管理。

三、建立“三位一体”的电子文件管理运行模式

电子文件与纸质文件相比，所涉及的问题更为广泛、受到的制约因素更多，仅仅依靠档案部门是难以完成的。因此，应当采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门“三位一体”的电子文件管理运行模式，各部门各司其职、各扬所长。电子文件形成部门熟悉业务，了解电子文件历史联系，对于鉴定电子文件的价值富有“话语权”，是电子文件归档管理工作的主要责任者；档案部门既掌握电子文件归档的原则、方法，又了解全局情况，歌谣 效地发挥统筹全局、把好关口的作用；而计算机与信息管理部门一方面作为电子文件的形成者，另一方面又作为设计与维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，双重功能集于一身，是电子文件归档制度化、标准化的组织者与实施者。这种“三位一体”的电子文件管理运行模式，可以有效保证电子文件归档管理工作的质量。

四、提高电子文件归档管理人员的素质

从某种意义上说，电子文件归档管理问题是档案管理工作中的一个新课题，需要掌握新的知识理论与技术手段。而现有的档案工作人员档案信息化知识匮乏，年龄偏大，知识结构老化，尚不能很好地胜任电子文件归档管理工作的需要。因此，必须通过组织业务学习与

技术培训等活动，尽快提高档案工作人员对电子文件管理基本知识、实践技能的掌握与应用能力，使其尽早担负起电子文件归档管理工作的重任。档案管理人员首先要掌握丰富的档案专业知识，如归档文件整理方法、电子文件归档方法等知识，用丰富的档案专业知识指导和失去电子文件归档工作。其次，要掌握档案信息化、数字化知识及电子计算机应用技术，并要具有较强的写作、阅读、制图能力，从而提高电子档案的管理水平。