办公自动化论文：高校办公自动化环境下电子文件归档的思考

第一篇：办公自动化论文：高校办公自动化环境下电子文件归档的思考

办公自动化论文：高校办公自动化环境下电子文件归档的思

考

[摘要] 阐述了高校办公自动化环境下电子文件的特点及高校电子文件管理方面存在的问题。从提前介入、制定管理标准、整合管理部门、加强日常管理和软、硬件等方面，对如何做好高校电子文件归档提出建议对策。

[关键词] 办公自动化 电子文件 档案

随着社会信息化进程的加快和现代网络技术的发展，越来越多的高校开始实行办公自动化。在办公自动化实行过程中必将产生大量电子文件，并将成为新生成文件的主体。电子文件是数字档案馆信息资源的重要来源，是数字档案馆管理的主要对象。但目前，高校电子文件的归档工作还没有得到足够的重视，很多管理、教学、科研方面形成的电子文件游离于档案的管理之外，给高校档案数字化建设工作造成了一定的障碍。因此，做好高校电子文件归档工作显得刻不容缓。

一、电子文件及其特点

所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸，等等。与纸质文件比较，电子文件有以下几个特点：（1）电子文件

具有纸质文件和其它文件无可比拟的优越性，即快捷性。电子文件起草修改、定稿、收发传递都在网上进行，尤其是文件的修改、复制、粘贴、移动更加便捷，进一步提高了工作的效率和质量。（2）电子文件具有对设备的依赖性。离开了计算机及相应的软件，电子文件就无法生成、传递、识别。也就是说，特定电子文件是依赖特定的设备和特定的软件而存在的。（3）电子文件的易更改性。电子文件可以在不同的计算机中间传递，也可以在不同的载体之间相互复制，很容易被人为的修改；电子文件容易遭受病毒的侵袭，一旦感染上病毒，电子文件就会被破坏，部分丧失或全部丧失应有的作用。（4）电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

二、高校电子文件管理存在的问题

目前，高校电子文件管理仍不够成熟，处于初探实践阶段，主要存在以下问题：

1.电子文件实际管理中缺少成熟的规范和标准 在具体管理实践中，传统文件的管理如管理的基本原则、归档范围、归档时间、组卷方法、著录格式、保管条件等，往往难以适用于电子文件的管理。国家虽已制定、推行《cad电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》、《电子文

件归档与管理与规范》、《电子公文归档管理暂行办法》等标准和规范，但由于电子文件涉及的技术环境较复杂，对设备有很强的依赖性，而计算机软硬件技术的发展又是日新月异，要制定适用高校的普遍适用的电子文件管理标准和规范不是一件易事。

2.电子文件管理还未得到充分重视

目前，在很多高校，办公自动化仅处于事务阶段，计算机只起打字机作用，形成的电子文件只能称为草稿性电子文件。所谓的文件管理，主要是将电子文件打印成纸质文件后对纸质文件的管理，而针对电子的规范管理几乎未曾进行，往往是存储在硬盘中的文件被随意修改、删除，通常电子文件散落在计算机操作人员手中，没有系统地收集整理。所以，电子文件常常自生自灭，处于可有可无的散乱状态，随时间的流失而逐渐丢失，各种原始信息被逐渐忘却，造成电子文件信息资源的极大浪费。

3.电子文件管理系统功能各异，尚不完善

高校中存在着许多电子文件管理系统，如教务管理系统、人事管理系统、财务管理系统、科研管理系统等等，这些管理系统功能不一，模式各异，影响了高校电子文件管理标准的制订。同时，要实现电子文件的有效管理，需要加大设备、人员、技术力量的投入，但在目前高校中，这方面的 投入普遍不足。

4.电子文件未能及时归档管理

按传统管理原则，归档案电子文件当然由高校档案部门管理。但是，由于许多高校的档案部门缺少电子文件管理人员，只能管理传统的档案文件，因此，归档电子文件只能由职能部门系统管理人员、网络中心等信息技术部门人员来管理。技术部门人员虽然精通计算机技术，却几乎不具备档案管理方面知识，无法准确把握电子文件价值，使得电子文件经常未能及时归档。

三、电子文件的归档管理思考

虽然电子文件具有上述特点，有些方面还和目前纸质档案管理的一些做法不尽相同，但它毕竟是一种发展趋势，正如国际档案理事会前主席王刚指出的那样：“电子文件的产生，改变了传统观念中对档案的理解，也改变了对档案的形式、特征、特性、意义的认识。电子文件的产生、形成、归档及其传送、存储、保存等管理均与传统的纸质档案所用的方法不同，这是文件管理的一场革命。”归档是电子文件管理的重要环节，电子文件归档质量的优劣直接影响着数字档案馆的管理和数字档案价值的发挥。那么，在高校办公自动化条件下如何进行电子文件归档管理呢？笔者认为要做到以下几点：

1.积极主动，有针对性地开展电子文件归档管理工作。高校产生电子文件的渠道非常丰富，档案部门要广泛调研，搞清楚本校哪些机构将集中产生哪些类型的电子文件，了解这些电子文件的特点及用途。同时，还可以在这些系统设计阶段就参与进来，对系统的设计从档案的角度提出要求。比如，对于高校教务处、学生处、科研处等部门，档案部门就应该格外加以关注，由于这些部门信息系统的采用，将产生大量的电子文件。高校在招标采购这些管理系统时，档案部门要积极参与评标过程，在对商家进行考核的过程中，其要对电子档案的管理提出要求。档案部门的参与将有利于电子档案的管理。

2.制订好电子文件归档管理制度和管理标准

高校应根据《电子公文归档管理理暂行办法》和《电子文件归档与管理理规范》，结合学校的实际情况制定《高校电子文件归档细则》、《电子文件归档与电子档案管理理规范》、《高校电子文件与电子档案利用制度》等，以加强对电子文件从形成、归档，到开发利用的全程管理。由于电子文件的记录格式、载体形式区别于纸质文件，电子文件与纸质档案也存在很大差别。它们不仅在外型上不同，在处理方法、管理内容上也相去甚远，所以必须根据电子文件的特殊性来制定相应的管理标准。如电子文件的登记标准、命名标准、归档标准、鉴定标准、收集标准、防护标准、安全标准以及专利维护等等。管理标准可以由高校档案部门会同网络技术部门、职能部门等共同协商制定，并能使大家都能接受、遵守。

3.整合学校内部管理机构，加强人员培训，解决好电子文件归档技术难题

长期以来，高校电子文件归档工作没有很大进展，关键在于档案部门缺少电子文件管理人才，而且技术部门只懂得计算机知识，却几乎不具备档案管理方面知识。要解决这个问题，在高校目前情况下，可以采用二步走的方式：第一步，在学校“网络信息中心”内设置信息管理机构、配备专职技术人员，对全校档案和现行文件信息系统服务器等网络设备的安全与维护工作实行集中有效的管理。这样既节省资金，也可以解决档案馆人才缺乏问题，又保证了这些部门工作的技术支持。第二步，高校档案人员要有计划地参加各类培训，使得档案人员既懂得档案管理知识，又掌握计算机技术、通讯网络技术和设备维护等知识，成为电子文件归档的主力军。

4.做好电子文件日常归档管理工作

鉴于电子文件本身也存在着目前技术手段难以克服的缺陷，所以单独使用，并不安全，电子文件的日常管理要做

到以下三方面：（1）档案部门要督促电子文件形成部门、网络信息中心等部门做好电子文件按时归档；（2）对已归档的电子文件档案部门要做好校对鉴定工作，并解决好电子文件的保存问题，对于长久保存的电子文件需要定期进行复制，以防止信息损失；（3）实行“双套制”管理，即具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本和纸质版本或缩微品。

5.加强软、硬件设施的建设

在硬件管理上，高校档案部门要购置与校园网兼容的档案管理软件，进一步改善计算机保管设施及服务器，确保电子数据在存储、传输过程中的稳定与安全。可从入口、传输和使用几方面采取安全保护措施，电子文件的制作者，管理者和档案工作者都应积极采用有关技术措施，提高电子文件的可靠性。可采用加密技术、签署技术、消息认证、身份验证、防火墙、防写措施、档案备份、安装杀毒软件等。在软件管理理上，分配专人负责校园网信息收集体工作，及时收集备份转换，避免时间久后，信息的隐藏和丢失。

参考文献：

[1]贾月婷.电子文件档案化管理问题浅析[j].黑龙江档案，2010，（1）：77.[2]侯军.高校电子文件的特点与归档管理[j].山东档案，2008，（6）：25.[3]余浠婉.高校电子文件归的思考[j].机电兵船，2010，（2）：48.

第二篇：加强电子文件归档工作的思考

本文作者：闵涛 好范文原创投稿

加强电子文件归档工作的思考

闵涛

随着信息技术、网络技术的发展，电子文件大量产生。电子文件以其操作方便、传递快捷、存储空间小、信息容量大等特点，具有传统文件无法比拟的优势。在电子文件大量产生的同时，如何保障电子文肪有效利用，已经成为人们所关注的重要问题。

一、慎选电子文件归档方法与移交途径

电子文件归档管理是近年来随着信息技术、网络技术发展而推行的一种全新的归档管理模式。为了保障电子文件得到及时归档与有效利用，档案部门必须在科学推动电子文件归档的工作中，密切结合本单位办公造化与信息管理工作的实际，将电子文件归档纳入本单位的归档制度体系建设之中。

1、建立电子文件网络归档专用系统。利用计算机网络系统，建立电子文件归档专用子系统，将所有上网与未上网的、具有保存价值的电子文件通过专用系统传递给档案部门。同时，档案部门要与办公造化与信息管理部门通力合作，选择具有通用性的文本、图像与视频电子文件格式，实行统一管理。

2、由计算机与信息管理部门负责电子文件归档管理业务。由于计算机与信息管理部门具有一定的技术优势和方便条件，可将电子文件归档任务交由计算机与信息管理部门负责。由计算机与信息管理部门具体实行规划、统筹电子文件归档管理活动，开发集中统一的信息管理系统，使之成为电子文件的“集散地”与“汇集点”。

必须强调的是：无论采取何种电子文件归档途径，都必须关注电子文件的真实性、完整性、有效性与安全性；同时，档案部门都必须积极参与其中，承担业务指导与监督职能，保障电子文件的有效管理与科学利用。

二、建立电子文件归档管理的质量体系

1、保障电子文件的真实性。无论电子文件的归档格式与其生成、发送或者接收的格式相同与否，都必须能够准确地表现原来生成、发送或者接收的内容；保证记录电子文件形成、处理、归档过程中的各类凭证信息真实、可靠；对电子文件的形成、积累、鉴定、归档实行有效监控，保证管理工作的连续性；能够识别电子文件的发送、接收人员与时间。

2、保障电子文件的完整性。确保应归档的电子文件全部归档。同时存在电子文件及相应的纸质或者其他载体形式的文件时，电子文件与纸质或者其他载体形式的文件应一并归档，并切实保证其在内容、格式以及相关说明与描述上的完全一致。

3、保障电子文件的有效性。必须有效地表现电子文件中所记载的内容，并保证其可以随时调用；保证存储归档电子文件的载体长期有效，并确保能够随着软、硬件的升级换代而及时进行有关电子文件的迁移作业。

4、保障电子文件的安全性。一般应于次年的6月底之前，将上一形成的电子文件经鉴定后向本单位档案部门进行归档移交；有条件的单位，负责电子文件形成的计算机与信息管理等业务部门则应当于电子文件形成后的3个月内，将其向本单位档案部门进行在线移交。

档案部门必须将计算机与信息管理等业务部门移交的、具有保存价值的电子文件进行脱机保存，脱机保存的载体要按照优先顺序依次排列为只读光盘，一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许使用软磁盘、优盘等移动存储设备作为电子文件长期保存的载体。

对于采取技术手段对内容进行“加密”处理的电子文件，应当在解密后进行脱机保存。在存储电子文件的载体或者装具上应当注明反映其内容的检索标识。在存储涉及国家秘密的电子文件载体或者装具上，还应当具体注明相应的密级与保密期限，并严格按照国家保密法律法规的规定进行管理。

三、建立“三位一体”的电子文件管理运行模式

电子文件与纸质文件相比，所涉及的问题更为广泛、受到的制约因素更多，仅仅依靠档案部门是难以完成的。因此，应当采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门“三位一体”的电子文件管理运行模式，各部门各司其职、各扬所长。电子文件形成部门熟悉业务，了解电子文件历史联系，对于鉴定电子文件的价值富有“话语权”，是电子文件归档管理工作的主要责任者；档案部门既掌握电子文件归档的原则、方法，又了解全局情况，歌谣 效地发挥统筹全局、把好关口的作用；而计算机与信息管理部门一方面作为电子文件的形成者，另一方面又作为设计与维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，双重功能集于一身，是电子文件归档制度化、标准化的组织者与实施者。这种“三位一体”的电子文件管理运行模式，可以有效保证电子文件归档管理工作的质量。

四、提高电子文件归档管理人员的素质

从某种意义上说，电子文件归档管理问题是档案管理工作中的一个新课题，需要掌握新的知识理论与技术手段。而现有的档案工作人员档案信息化知识匮乏，年龄偏大，知识结构老化，尚不能很好地胜任电子文件归档管理工作的需要。因此，必须通过组织业务学习与

技术培训等活动，尽快提高档案工作人员对电子文件管理基本知识、实践技能的掌握与应用能力，使其尽早担负起电子文件归档管理工作的重任。档案管理人员首先要掌握丰富的档案专业知识，如归档文件整理方法、电子文件归档方法等知识，用丰富的档案专业知识指导和失去电子文件归档工作。其次，要掌握档案信息化、数字化知识及电子计算机应用技术，并要具有较强的写作、阅读、制图能力，从而提高电子档案的管理水平。

第三篇：浅议CAD电子文件归档管理论文

在工程设计行业，设计生产的主要成果就是设计文件，CAD出图率在有的单位或项目中已高达100％，但验收归档管理还是沿用传统的方法，只对纸质进行验收，电子文件散落在设计人员手中或简单收集在一起，随着时间的推移，电子文件逐渐丢失，各种信息被逐渐忘却，再重复利用查找相当困难。而设计行业设计文件的重复利用率又比较高，所以CAD电子文件的归档工作就显得更迫切。

一、CAD电子文件归档现状

1.电子文件归档缺乏规范化、制度化

由于电子文件涉及的技术环境较复杂，采用标准化的方法管理会更细致、周全、易于操作。目前电子文件收集通常缺乏制度保障，或即使有明确的制度，执行常常不到位。

2.电子文件归档管理人员职责不明确

在实践中我们发现，有些单位电子文件归档管理由计算机人员操作，有的由档案管理人员管理。实践证明电子文件的归档以及电子档案的管理仍以档案管理人员为主较好。因为档案管理人员经过多年实践与培训，具备了相当强的业务能力，已形成相对稳定的骨干队伍，有较好的工作基础，而且由于电子计算机的普及，他们也基本掌握了简单的数据库知识和计算机的操作原理及特点，更清楚电子档案与纸质档案的异同。而大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生。

3.归档的电子文件质量较差，内容真实性无法保障，且缺乏可读性

有些单位仅处于坐等电子文件归档阶段，且归档的电子文件仅从形式上进行鉴别，对其内容的真实性、可读性未把关，草率整理刻盘归档，致使归档的电子文件不齐全，内容不真实，形成电子文件的背景信息及元数据未同时归档，无法提供可利用的资料。

二、CAD电子文件归档前瞻

CAD电子文件是计算机辅助设计形成的产物，随着计算机应用的日益普及，大量电子文件不断涌现，无纸化办公是必然趋势，及时、有效收集电子文件，科学管理电子档案是广大科技档案工作者的职责。

1.CAD电子文件的特点

信息的非人工识读性。电子文件第一次使用了人工不可识读的记录符号——数字式代码，对于这种经过复杂编码的“比特”人工无法破译它的含义，只有通过计算机特定的程序解码，使之还原为输入前的状态，人才能识读它。

信息对系统的依赖性。电子文件只有依赖于计算机系统，包括计算机硬件、操作系统和软件，才具有生命力，才能发挥作用。

信息的可变性。电子文件的增删十分容易，不留痕迹，计算机系统中的静态文档被大量动态文档所取代，动态文档中的数据不断地被更新或补充，以反映最新信息。

信息存储的高密度性。电子文件的存储密度大大高于以往各种人工可识读的信息介质，随着技术的进步，电子介质的存储密度还将继续加大。

信息的可操作性。电子文件可以随时适应人们的需要，修改、调阅可以跨越时空界限。

2.CAD电子文件非实体归档的可行性、必要性

电子文件不论实际存在什么位置，都可以做到在不改变其物理存储位置的情况下进行逻辑归档。也就是说，人们认为是“集中”归档保存的电子文件，实际上可能分布在计算机网络的各个角落，甚至相距十万八千里。

档案管理长期存在着文件的数量与存储能力的矛盾。随着技术的进步，电子介质的存储密度将继续加大，把一个档案室库藏档案全部装进一只皮箱不再是神话。

在电子文件制作时，我们可以得心应手地使用所需要的存储于不同地方的数据，修改变得很容易熒杓菩幸瞪杓仆贾健⑽募重复利用率较高。如在设计过程中形成的数字三维模型可以使设计人员看到其中的任何一个剖面及其有关的参数，并对设计中的任何部分加以修改；可以使不同的设计人员同时在同一张“图纸”上工作并且互相知道修改的内容；工程项目有些技术条件相同的工程经常直接套用已有工程的图纸，大大提高工程设计效率。

三、完善CAD电子文件归档管理措施

1.完善制度，措施到位，合理配置资源

各单位应根据本单位情况，依据电子文件全程管理、前端控制原则及完整性、真实性、可读性保障原则，参照国家标准GB／T 17678.1—1999《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》，制定本单位电子文件归档管理制度。

明确归档电子文件是项目负责人的职责并纳入质量管理体系文件中。由于电子文件内容复杂、专业性强，入库前后都要进行修改，档案部门不一定能够保证电子文件完整、准确、系统，明确规定及时、有效归档电子文件是项目负责人的职责之一，必要时辅以一定的行政、经济手段，保证电子档案的质量。

统一电子文件归档格式。因为没有标准的制约，任何工作都会带有随意性。在工程项目设计过程中，电子文件管理系统应建立一系列标准，如CAD系统软、硬件平台，制图的编辑软件、字库、图幅、格式，电子文件的数据类型、文件种类，电子文件的编号、著录，电子文件的归档范围和要求，工程项目电子文件光盘的信息组织、刻录、标识等，保证归档的电子文件齐全、完整、真实、有效，便于长久利用。

合理配置资源包括设备和人力资源。电子文件的形成、处理，都是在电子计算机软、硬件平台支持下完成的，因此充分配置电子文件管理所需设备是从事电子文件归档管理的前提。此外，电子文件的整理、保管、鉴定、统计和提供利用都要由电子文件管理人员负责实施完成，尽快培训一批档案人员来负责电子文件的管理。

2.尊重并贯彻前端控制思想

中华人民共和国国家标准《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》第一部分：电子文件归档与档案管理4.5明确要求：“对电子文件的形成、积累、整理、归档应实施全过程管理，以保证电子档案的质量”。实践证明电子文件归档与传统纸质文件归档不同。传统的做法可以不管文件形成过程中的具体细节，只要根据文件的保存价值，在工程项目结束后对其进行收集、整理、归档、保存，但电子文件沿用这种方法行不通，如CAD设计图纸，由于文件系统格式不同，造成档案光盘系统无法利用CAD形成的光盘。

勘测设计阶段是确定电子文件归档范围的最佳时机。从工程项目立项、设计文件形成之时起，档案管理者即介入，进行监督、指导，提出文件运行的环境背景、元数据，划定该归档的文件范围，敦促其进行适时归档，防止电子文件的丢失，保证电子文件的完整、准确。

3.纸质文件与电子文件同步归档

据《清华大学自动输入及管理系统TH－DAIMS使用指南》统计，在进行系列产品设计时，新型号图纸80％可以采用同一系列原图图纸，无须任何修改，而20％需要修改的图纸中，也只要做局部修改。但由于工程设计电子文件始终处于动态过程，其内容在不断变化，设计人员受计算机内存容量影响，常会删除一些过时信息，为确保归档电子文件的完整、准确，必须实行归档纸质文件的同时归档完整的电子文件。

4.重视技术鉴定

工程项目电子文件的归档与验证应同步进行。电子文件的技术性鉴定包括对信息的真实、可靠、完整、可读性的认定和对文件载体的性能的检测。

可读性鉴定目的在于确认电子文件中的内容可以正常读出，没有丢失和差错。进行可读性鉴定时不仅要确认文件在当时的可读状态，同时需要分析其是否具备日后多次无差错读出的性能。检查归档电子文件的辅助技术材料是否齐全也是可读性鉴定中不可忽视的内容，如关于电子文件使用的操作系统和支持软件的记录材料，是保证电子文件由代码还原为可读信息的“引导”，不可遗漏。

对于电子文件的可靠性鉴定，主要从内容的真实、完整性上去把关。电子文件的易修改性使得计算机系统中同一文件经常存在不同版本，归档的电子文件必须是最终版本，必要时可保存某些草稿和定稿。电子文件的版本不像纸质文件的稿本那样易于识别，管理人员可借助计算机中记录下来的时间进行比较和鉴定。从文件的相关性入手检查归档电子文件的完整性。随着软件功能和计算机网络的发展，一套电子文件中的文字、图表、数据分布在几个甚至几十个地方的情况会越来越多，即使在同一主机内，一份电子文件也可能以若干份文件相连接的方式存在。如果分布在各处的“文件成分”汇集不齐，一份文件便无法再现其全貌。

对归档的电子文件进行无病毒鉴定。档案部门接收的电子文件来自四面八方，受病毒侵害的机会多，因此对于以介质状态归档的电子文件，应先杀毒，再接收，避免危及整个档案管理系统。

参考文献：

1、CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求。GB／T 17678.1－1999.2、电子文件光盘存储归档一致性测试。GB／T 17679－1999 CAD.3、冯惠玲。拥有新记忆——电子文件管理研究。档案学1998.4、茆荣珍。水利勘测设计电子文件归档与电子档案管理面临的问题及对策。治淮，2002.11.

第四篇：医院办公室电子文件归档管理论文

【关键词】 电子文件;档案

近年来，随着电子信息技术的飞速发展和办公自动化的逐步完善，电子计算机已被越来越广泛地应用于办公室的日常工作。以往手续繁杂的办公行文、来往函件等都可以通过网络直接在计算机上办结。文件从产生到处理结案几乎不使用纸和笔，由此而产生了大量的电子文件。这些电子文件以其快捷、方便等的优越性大大地提高了工作质量与效率，给我们的工作带来了极大的便利。然而，如果一旦操作不当或染上病毒，后果不堪设想。因此，探讨研究电子文件归档的方法，确保电子文件的安全，是当前医院信息化建设的一项重要内容，也是档案管理工作中一个急需解决的课题。电子文件在归档方面的现状与分析

1.1 从目前来看，电子文件在归档管理等方面还存在的问题

1.1.1 原稿被忽视，随意遭删改

在电子计算机上起草、制作文件，这是办公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在纸上后，作为草稿性的电子文件经常被忽视。这些电子文件绝大多数未被保留，它不是被清除就是被新文件覆盖。许多单位对电子文件没有采取很好的保护措施，甚至随意对其进行增、删、改等操作，使具有原始性的电子稿件面目全非，失去了归档保存的意义。

1.1.2 归档程序不明确，存贮载体不安全

电子文件的归档就是依据归档的范围，通过计算机对处理完毕的有价值的文件进行收集、筛选、分类并使之转化成为电子形态的数字化档案的一项工作。但是，目前有相当一部分单位对电子文件的归档程序不明确，存贮载体也存在安全问题。如有许多单位的办公自动化系统在设计时没有考虑到档案工作的特殊性和技术性，把应归档文件只是简单地保存在计算机硬盘存储器上，这样，一旦信息系统出现问题，电子文件就会遭到破坏，甚至全部丢失。有些单位以软磁盘作为电子文件存贮的介质，由于软磁盘极易遭到损坏，其保存的期限及可靠程度也存在较大问题，因此极不安全。

1.1.3 归档不鉴定，真伪不辨别电子文件的鉴定，是对其价值的断定和对其真假进行鉴定的一项工作

对于电子文件收集归档阶段的鉴定工作来说，就是解决文件的去留问题。然而，现在有些单位对归档电子文件的真假与价值，既不做辨别，又不做鉴定，只是将计算机上所有的文件都存到光盘上，就算归档了。这样归档，一方面是达不到存真去伪、存精去杂的目的，另一方面是使大量珍贵的文件湮没在价值不大或不精炼的档案材料之中，给归档的管理带来了诸多不便。

1.1.4 人员素质低，专业人才缺

电子文件的归档工作，不但要求工作人员必须具备档案的专业知识，而且要有较好的计算机操作技能。从目前情况看，从事档案工作人员中有相当一部分素质偏低，许多档案部门缺乏专业技术人才，尤其是具备档案管理和计算机信息处理的复合型人才。有些单位档案部门虽然引进了现代先进的计算机设备，但因专业人才缺乏而未能让其充分发挥作用。

1.2 造成上述问题的原因主要有两个方面

1.2.1 思想认识问题

传统的档案工作是以纸质文件材料为主要工作对象，自从计算机应用于档案管理后，电子文件以其自身独特的优势正在逐步地取代以往的纸质文件。电子文件是一种新生事物，作为一名档案工作人员理应去认识它、接受它。然而，有一些从事档案工作的人员对档案信息化建设的意义认识不足，这些人观念陈旧、意识淡薄，认为档案还是纸质的妥当，对电子文件的优点视而不见，不接受新生事物，不参加学习培训，不懂得计算机操作，总是按老的一套来对待工作，这就给电子文件的归档工作带来了影响，这是原因之一。

1.2.2 管理工作滞后问题

目前，计算机软件的开发很快，五花八门，日新月异。

然而，国家对电子文件的归档管理还没有具体法律法规，许多单位对电子文件归档工作的管理只停留在以前对纸质文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的对电子文件归档进行规范化管理的规章制度。有的单位虽然有规章制度，但其工作程序、操作方法却没有考虑到计算机的特点，因此，操作起来不顺畅、不方便。管理工作严重滞后于计算机应用软件的发展，这是影响电子文件归档的原因之二。对电子文件归档的几点建议

电子文件归档的目的就是要使人类活动的真实历史记录在电子信息时代更好的、更完整的、长期的保存下去。为此，笔者建议要做好如下几个方面的工作。

2.1 更新观念，适应形势

做好电子文件的归档管理工作，既是信息化建设的必然要求，也是档案信息化建设的重要组成部分。目前，发达国家已有60%以上的政府行政工作是通过因特网和其他电子通讯方式实现的。因此，作为当今信息时代的一名档案工作者，要把档案信息化建设提高到为经济建设服务和促进档案事业发展的高度来认识。要紧跟形势、更新观念、接受新事物，积极参加专业技术培训，熟练掌握各种操作技能，以适应新时期档案管理工作的需要。

2.2 认真收集，保护原稿

不论纸质档案或是电子档案，收集工作总是第一关，是做好归档管理工作的基础。收集工作是否到位，对后续各环节有着很大的影响。如果该收集归档的文件没有收集，不仅影响到档案的完整性，更不用说开发与利用。对文件在处理过程中曾修改的，在附件上要有该文稿历次修改的标记，各种修改信息应予以保留，不可任意进行删除，要保护好原稿。

2.3 做好鉴定，确定价值

电子文件在归档之前，鉴定小组要对电子文件的真实性、完整性和有效性进行鉴定。第一要辨别电子文件的真伪;第二要确定电子文件的价值;第三要确定电子文件的完整性。只有真实的、有价值的电子文件才有保存的必要。

2.4 按照程序，做好归档

电子文件的归档，必须按照程序进行。首先，对应归档的电子文件进行收集、分类和整理;其次，对电子文件进行鉴定，确定其去留问题;再次，将电子文件脱机存储在可靠的载体上并送交档案室归档。设有虚拟电子档案室的，可用邮件的形式传递到档案室。在格式上，一般采用通用格式。如文档文件采用doc格式，数据文件采用dbf文件等。在时间上，由各单位自定，按期限进行归档。在保存数量上，一般保存两套以上同版本的电子文件，其中一套由档案管理部门统一保管，另一套由相关业务部门异地保管。对网络环境下生成的大量的业务电子文件也要做好备份，但不要将备份文件和原电子文件存放在同一台服务器上。

2.5 加强防患，确保安全

存储载体的安全与否，关系到电子文件归档工作的成败。因此，对归档的电子文件，要采取可靠的措施，确保电子文件存储的安全。及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和杀毒软件实现全天候自动升级，做好档案上传、下载安全等和访问权限等的防患工作。控制环境的温度和湿度，及时升级服务器主机和数据库的硬件设施，确保档案电子信息数据在保存和传输过程中的安全与稳定。

2.6 加强培养，提高素质

电子文件是一种新型的信息载体，其归档技术、编排技术、信息安全保护技术、毒防治技术等都是医院信息化建设的重要内容。因此，培养和造就一大批具备档案管理专业知识和计算机操作技能的人才是当务之急。解决人才问题，一方面可以直接吸纳档案管理、电子计算机或数字通信等专业技术专业人员，另一方面是加强在职人员的业务培训，选送进修学习，使他们迅速掌握档案管理知识和计算机操作技能，以解决目前人才缺乏的难题。

综上所述，电子文件作为一种新型的信息载体，它以其自身独特的记录形式和与纸质文件无可比拟的优越性使工作质量和效率大大提高。它的产生给传统的档案工作理念、技术和方法带来严峻的挑战，是档案管理工作的一场新的变革。尽管电子文件也存在某些不足与缺点，然而，其利远远大于弊。因此，只要我们辩证地分析问题，有针对性地采取有效措施，不断地改进和完善各项管理工作，电子文件的归档工作就一定能够做好。

第五篇：论大数据背景下的电子文件归档

浅谈大数据背景下的电子文件的归档管理

2011413078 游玫玫

摘要：

主题词：

一、引言

随着物联网、移动互联网、社会化网络的快速发展，数据将成几何级数增长。据估计，2007年，人类大约存储了超过300艾字节的数据，而到2013年，世界上存储的数据预计能达到1.2泽字节。其中，非数字数据只占不到2%。“大数据”时代已经悄然来临，并给各行各业带来了数据使用方式的根本性变革。这场变革也必然对档案界产生深刻影响。在大数据时代背景下，各行各业都面临着对庞大而复杂的数据进行有效管理的巨大挑战，人们越来越认识到对自身产生和拥有的大数据进行有效管理的重要性和迫切性，档案行业也不例外。其中，数据的爆炸式增长也必然带来电子文件的爆炸式增长，并将成为新生成文件的主体。电子文件是数字档案馆信息资源的重要来源,是数字档案馆管理的主要对象。但是,目前电子文件的归档工作还没有得到足够的重视, 很多重要的电子文件无法确定其保管的职责而游离在网络系统中，处于档案的管理之外,这样势必给我们进行的档案数字化建设造成不可弥补的损失。因此,在大数据时代背景下做好电子文件的捕获和归档工作刻不容缓。

二、何谓“大数据”

（一）大数据的概念

与云计算一样，“大数据”（Ｂｉｇ Ｄａｔａ）是最近几年被人们热议的话题。半个世纪以来，随着计算机技术全面融入社会生活，信息呈几何式增长，量的积累引起了质的改变。而最先经历信息爆炸的学科是，如天文学和基因学。创造出了“大数据”这个概念，进而发展到所有的领域中。最初，大数据这个概念是指需要处理的信息量过大，超过了一般电脑处理数据所能使用的内存量，因此工程师必须改进处理数据的工具。今天，大数据是人们大规模数据的基础上可以做到的事情，而这些事情在小规模数据的基础上是无法完成的。大数据是人民获得新的认知、创造新的价值的源泉；大数据还是改变市场、组织机构以及政府与公民关系的方法。

（二）大数据，大挑战

2013 年 1 月 29 日，住房和城乡建设部公布了首批 90个智慧城市试点，由家统一规划和施行的智慧城市建设正式起步。建设智慧城市要遵循“多用信息少用能源”“、多用信息少受灾害”以及“多用信息多利民众”几项原则。档案馆作为永久保存档案，并提供档案为社会服务的科学文化事业机构，储存有海量的信息资源，是信息资源的聚焦体，但是由于管理方式的落后、人才的欠缺、社会档案意识的低下等原因，这些信息资源宝藏并没有得到有效地开发和利用。智慧城市的建设是档案信息资源得以更好开发和利用的真正机会，是档案馆真正融入城市、提高形象的难得机遇。智慧城市依赖信息的使用，档案馆要想真正融入智慧城市的建设，就需要盘活档案馆保存的信息，使这些信息融入智慧城市的信息 流，为决策层、为公众所用，要盘活各个档案馆保存的海量的大数据时代，电子文件以指数级的速度增长，给电子文件的管理带来了前所未有的挑战，虽然我们知道这些浩瀚的电子文件中蕴藏着巨大的“金矿”，但我们逐渐发现想要从这

些电子文件中“淘金”比纸质文件还困难。面对着巨量的电子文件，我国长期以来提倡的“直接鉴定法”将在此遇到严峻的挑战，文件鉴定人员逐一阅读每一份电子文件的原文恐怕实在是无能为力。后来档案界比较认同电子文件的宏观鉴定 方法，即从总体上判断机构形成有价值文件的能力，而不是直接地对文件加以处理。按照这种思路，在确定一个机构是电子文件管理的对象后，就需要对这个机构产生的电子文件进行收集，对这些电子文件进行收集只完成了电子文件管理的第一步，而且在现今条件下，收集这些电子文件也并不难，困难的是如何快速的从这些电子文件中检索出所需要的文件？如何对这些电子文件进行分类？如何鉴定哪些是值得归档保存的？如何对这些电子文件进行编研从而抽取出其中的知识因子以供社会利用？要解决上述问题，档案工作者除了从管理方面寻求解决办法外还要寻求技术的帮助。大数据技术可以从技术上提供解决这些问题的办法。在普通的硬件上安装大数据转发器，就能收集数据形成庞大的系统数据，这个量级可以达到每天数 TB 并逐渐向 PB 数量级扩大，大数据软件可以为机器生成的海量数据建立索引，将其整理成可以搜索的链接，这正是档案工作迫切需要的技术。除此之外大数据技术还能完成数据的分类、数据的挖掘，从而使档案界有应对越来越复杂的数据的分析能力。

1.2.2 处理非结构化电子文件需要大数据技术

大数据类型繁多，包括结构化数据、半结构化数据和非结构化数据，现代互联网应用呈现出非结构化数据大幅增长的特点，至 2012 年末，非结构化数据占有例将达到整个数据量的 75%以上，同时，由于数据显性或隐性的网络化存在，使得数据之间的复杂关联无所不在。一直以来，人们对数据的管理采用的是关系型的数据库，比较有代表性的就是IOE（I 指 IBM 的服务器，O 指 Oracle 的数据库，E 指 EMC的存储模式）模式，档案行业也如此，但是大数据时代，IOE模式已经不适合做大数据处理。大数据应用除了数据规模巨大之外，还意味着拥有庞大的文件数量，因此如何管理文件系统层累积的元数据是一个难题，处理当会影响系统的扩展能力和性能。面对着快速增长的非结构化文件，档案工作者在进行电子文件管理时困难重重，现在基于大数据技术的数据库，如 SQL 已经可以做关系数据，也可以做空间数据、图像、数据流等非结构化数据，而且基于对象的存储架构可以在一个系统中管理十亿级别的文件数量，还不会像传统存储一样遭遇元数据管理的困扰，大数据技术为档案工作者管理非结构化电子文件的问题提供了解决之道。

三、电子文件的归档

1、电子文件归档概念

归档是将经鉴定具有档案价值的文件由形成部门向档案部门移交的过程。无论是纸质文件的管理还是电子文件的管理，还是电子文件的管理，归档工作都是十分重要的环节，都标志着文件管理责任由文件生成部门向档案部门的全面移交。不同的是，在传统的纸质文件管理环境中，文件生命周期的阶段性相对较为明显，归档通常在文件的生命周期运转形态，归档环节可能会前移至电子文件生成或收到之际，甚至在此之前，在系统开发设计阶段便开始予以规划和设定，加上电子文件自身的技术特性、多种多样的载体形式以及计算机管理的特殊要求，使得电子文件的归档工作要比纸质文件的归档工作更为复杂。

2、电子文件的归档方式

逻辑归档（logical filing）是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。物理归档（physical

filing）是指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。逻辑归档有助于充分利用机构内部的网络资源，实现资源共享。物理归档可以实现电子文件的集中管理，保证电子文件的安全性。

电子文件的归档方式也可分为在线归档，离线归档和近线归档。在线归档（On-line Filing）也称网络归档。一是指将归档电子文件通过网络直接传输到档案部门，或加工后传输到档案部门规定的地址中，并存储在档案部门本地载体的过程；二是指逻辑归档。离线归档（Off-line Filing）指将电子文件存储在一定的介质上移交给档案部门的过程，是物理归档的另一种方式。近线归档（Near-line Filling）外延相对较广泛，主要定位于在线归档和离线归档之间的应用。就是指将那些并不是经常用到，或者说数据的访问量并不大的电子文件存放在性能较低的存储设备上。但同时对这些的设备要求是寻址迅速、传输率高。

四、大数据背景下电子文件归档管理

信息技术的突飞猛进使互联网在当今社会生活中的应用日益普及，计算机成为了人们办公、学习不可或缺的工具，信息呈爆炸式的增长，大数据时代俨然已经来临。在此背景下，各单位生产出越来越多的电子文件，对于电子文件的归档与保存已经成为各单位在进行文件归档过程当中极为重要的一环。面对汹涌而来的电子文件，档案档案界很有必要探讨一下大数据时代背景下的档案归档管理。

1、大数据背景下电文件归档面临的问题

在大数据时代下，电子文件来源复杂，种类繁多，随着技术的革新，计算机系统不断更新换代，电子文件的归档常需要更改载体且需频繁更改，如何保证电子文件的长久保存与利用，尤其是对于专业软件形成的特殊文件，有着技术和标准运用上难题。在大数据的席卷下，由于各级组织、机构不同程度地存在着电子文件归档方法不恰当、管理方法不科学、管理制度不健全、管理系统功能不完善等问题，直接威胁着电子文件档案信息的有效收集、长期留存，影响着信息资源的整合与利用，给电子文件的归档管理带来了严重风险和隐患。

第一，当前电子文件的真实完整难以保证。在大数据时代，电子文件在很多方面取代了纸质文件。它由拟稿者直接写在磁盘上，并进行修改，然后立即存贮到办公信息数据中，由档案管理人员、技术人员等进行共享。电子文件易于修改，而且改动后难以留下痕迹。电子文件制作过程的虚拟化使对其原件的判别难于实现，在不同时间不同地点，不同人可以获得相同的文件，因而对于原件的辨认是一件难度颇大的工作，因而时常造成真假难辨的局面。

第二、在电子文件的流转、归档、保存、利用等管理活动在各单位仍不普遍，绝大多数单位仍以纸质文件为主要管理对象，电子文件管理没有得到应有的重视。

电子文件收集归档的方法和手段虽有不少，但多停留在研究层面、制度层面或起步阶段，实际操作中还受到诸多因素的制约。行业内真正实施电子文件网上在线归档的单位为数不多。有些正在实施，有些刚刚起步，更多的还在观望。电子文件的归档管理理论和方法有待在实践中进一步探索和完善。其中，具体问题如下：

第二，某些机构实施了建设电子文件的归档保存，但存在保存电子文件不完整纸质文件内容不一致，无法及时、准确查找，无法读取，利用超出权限等问题，中保存不完整问题最为突出。不完整主要表现为仅归档保存了电子文件本身（内容），而忽略了背景、结构信息等元数据，电子文件的真实性、完整性、安全性和可读性面临着巨大风险。

第三，建设业务部门在电子文件归档及其管理实践中缺乏可以依据和参考的规范，城建电子文件管理仍处于自我探索、经验管理的阶段，导致不同机构管理方式差异较大、管理水平参差不齐。

第四，在承认建设电子文件数字化、网络化管理趋势的同时，城建档案馆、建设单位与其他文件形成者就当前城建档案馆接收保存电子文件的必要性，接收电子文件内容、类型与格式，接收的优先级，具体管理方式等问题尚未达成共识，影响了归档接收工作开展的进程。