中铁货代业务操作信息系统案例

第一篇：中铁货代业务操作信息系统案例

中铁货代业务操作信息系统案例

2007-04-18 16:39

一、背景介绍

中铁国际货运代理有限责任公司（China International Freight Agency Co.Ltd.下称中铁货代CRIFA）是铁道部中铁集装箱运输中心下属的、经外经贸部批准、在国家工商行政管理局注册的国际货运代理企业。公司于1996年成立，目前已有17家分公司，2个合资公司，2个办事处，经营代理网络遍及全国主要城市及北美地区，业务涉及海铁联运，大陆桥运输、过轨运输及物流服务等，与多家船公司和货代公司建立了良好的合作关系。

随着中铁货代业务量的增大，以前基于手工作业的弊端表现得越来越明显。特别是到了2001年，情形更加明显，首先是箱号的查询与核对，箱量的统计与报告，应收应付帐款的对帐变得非常繁琐，有的甚至变得不能为之。另外，每个人掌握的是自己负责的那一块业务，业务信息不能共享，领导为了获得汇总报表，不得不一遍又一遍地手工计算。还有，这些业务信息掌握在每个业务员手中，一旦该业务员出差或休假就会造成工作的停顿，还带来了潜在的风险。因此，此种局面不但造成了日常工作的重复劳动及效率低下，更重要的是已经限制了公司的业务发展，因此，建立一套中铁货代业务信息系统迫在眉睫。

二、需求分析

中铁货代的主要业务有：

1、过境运输,包括过境中国至俄罗斯，过境中国至中亚，过境中国至蒙古，过境中国至朝鲜，过境中国至越南等；、过轨（香港）运输；、国际铁路联运，中国到俄罗斯、中亚，朝鲜的货物联运；、进出口运输，海铁联运业务；

5、国内国际物流服务。

三、解决方案与实施

中铁通过调研得知，目前市场上没有现成的货代软件可供使用，因此决定委托东方网景信息科技公司为中铁开发一套业务信息系统。

东方网景有一套现成的PowerInfo信息系统，能够比较好地实现企业协同、信息共享，它是完全基于BS的程序架构，能够方便地扩展到分公司使用。但其缺点是没有现成的业务流程。经过研究，决定在Powerinfo的基础上进行二次开发，满足中铁公司的所有需求。

（一）系统方案

1、系统采用BS的程序架构，即既要满足何时何地都能办理业务的需要，能够极方便地进行扩展，又能最大限度地减少各个工作站包括各分公司及办事处的维护费用。

2、实现信息共享、知识管理、商务智能的需要。

3、实现如下主要功能：（1）国联部业务操作，（2）物流部业务操作，（3）海运部业务操作，（4）箱管部业务操作，（5）财务的处理，（6）查询统计报表.4、按照业务流程不同的部门、不同的员工授予不同的权限，实现对不同的业务信息进行浏览、修改和审批。

5、电子商务平台。公司可通过此平台向客户提供互联网信息服务。

6、实现货代业务供应链上的协同。

由于软件系统完全采用BS结构，大大降低了软件公司的开发成本，大部分的工作都可以远程维护和修改。

（二）实施步骤

为了系统的顺利实施，公司成立了由综合技术发展部经理牵头、各部门经理参加的项目小组，公司领导亲自抓落实。并且制定了系统分三步走的战略：

第一步：先开通邮件功能、BBS功能、公司文件管理、员工管理、客户管理等简单功能；第二步：业务操作模块试运行。

第三步：系统正式上线试运行。

2002年5月份，系统上线试运行。

（三）系统运行取得的效果

该系统基本实现了如下目标：

1、减少重复劳动，提高工作效率；

2、规范公司业务操作流程；

3、信息共享，知识管理；

4、增强企业协同，增大公司核心竞争力；

5、服务客户，赢得客户。

通过运行该系统，公司2002年业绩取得了惊人的发展，完成箱量34000TEU,运输收入超亿元，分别比上年增长262%和172%。

专家点评

本系统是一个集中式的信息处理模型系统，业务上可支持中铁国际货代公司的国际、国内货代业务，国际国内铁路、海铁联运业务。管理上可支持员工业绩考核、内部信息互通，外部客户管理等，其特点是：

1.基础好。本系统是在原有系统PowerInfo信息系统的基础上针对货代业务开发集成的，原有系统的网站、员工管理、客户管理和邮件功能都有成熟的应用基础，增强了企业内部的管理和沟通，有力地支持了业务系统的运行。

2.信息共享程度高。由于各业务合作伙伴和公司各业务部门在同一个系统中录入、处理业务信息，大量的原始和加工过的信息积淀于数据库中，从而解决了信息孤岛和信息使用混乱的问题。增加了企业内部以及企业与企业间的协同性。

3.合适的信息交流窗口。本系统的电子商务平台既可以收集内部员工的业务信息，还可以供客户查询货物跟踪信息及与客户进行信息交流，提高了信息服务的及时性和质量，实现货代业务供应链上的协同。

4.系统采用BS的程序架构，即既要满足何时何地都能办理业务的需要，能够极方便地进行扩展，又能最大限度地减少各个工作站包括各分公司及办事处的维护费用。

5.按照业务流程不同的部门、不同的员工授予不同的权限，实现对不同的业务信息进行浏览、修改和审批。

第二篇：货代进口业务操作

货代进口业务操作

一、进外贸管理系统

↓在<基础信息>输入“贸易伙伴信息”和“商品信息” ↓在<进出口业务>选择“进口合同”点“新增”→保存→提交 ↓在<合同审核>中点击“审核”通过

↓在<开证申请>填写开证内容

↓在<业务委托>中“委托货代”并“发送指令到货代公司”

二、进船代管理系统

↓在<航次管理>中“新增”船舶航次，注意此处不能“入港确认”

三、进货代管理系统

↓在<销售管理>中修改订单→提交→审核订单→审核通过 ↓在<换单管理>中，维护作业单信息，提交修改内容

四、进船代管理系统

↓在<航次管理>中点“入港确认”→发送指令到堆场

五、进堆场管理系统

↓在<箱柜管理>中进行“箱柜登记”

↓在<箱位管理>中，分配储位

↓在<进场批次>中，修改进场批次作业单→提交

六、进货代管理系统

↓在<换单管理>中，提交换单信息

↓在<进口报关管理>中，维护报关信息，提交修改内容

↓在<业务委托>中，进行报关委托，发送指令到报关行

七、进报关管理系统

↓在<报关销售管理>中修改订单→提交→审核订单→审核通过 ↓在<进口报关作业管理>中，“换单作业”修改并提交 ↓在<进口报关作业管理>中，“报关进口作业”修改，添加货物信息 ↓在<进口检验检疫>中，点击“修改”检疫信息→确定→提交

八、进货代管理系统

↓在<进口报关作业>中，点击提交报关作业单

↓在<提货管理>中，点击修改作业单，维护拖车公司信息 ↓在<业务委托>中，进行提货委托，并发送指令到堆场

九、进堆场管理系统

↓在<出场批次>中，修改作业单→出场提交

十、进货代管理系统

↓在<提货管理>中，点击“提货作业单”提交

↓在<进口费用>中，点击提交

↓在<进口作业查询>中，点“已结算”，显示出作业单号和作业状态THE END

第三篇：货代操作流程

首先操作接到客户的订舱委托书，然后在把订舱委托书录入自己公司的电脑，换成自己公司格式的委托书传给货电脑发给船公司或上级货代。（也有些小的货代就直接把接来的委托直接传给船公司或上级货代）

船公司接受订舱后，确认价格和舱位无误，会给货代传调箱单（提箱单）或发放箱指令。如果订舱时需要什么单证，也都要提供给船公司，如非危保函，MSDS，化工鉴定，等等。

货代公司收到调箱单（提箱单）后，如果安排工厂装箱，则会把调箱单传给车队。如果安排码头或堆场装箱，则把调箱单传给码头或堆场。然后装货后再找车队或堆场要箱号。

有了准确的件数，重量，箱号了，则把客户提供的报关单据转到报关行，提前转也可以。报关单据包括：核销单，发票，箱单，合同，报关委托书，通关单，许可证，等等。等报关结束后，由报关行将场站收据交到码头。（以后再将海关退回的核销单返给货代，再返给客户。）

有了箱号以后，货代也要及时把箱号报给船公司。然后再跟客户确认准确的提单样本。再将正确的提单样本发给船公司，开船后由船公司出具提单。货代向船公司取回提单，再寄给客户

大致就这些把 在锦程订舱的网站看见过 凭记忆转述给你

第四篇：货代操作流程

、接单部分

接单工作原则上应该成为日常中“最优先”的工作环节，一般要求接单必须快捷、高效，在第一时间内用最短时间确认业务的可操作性并予以安排。

接单人员一般要求自接到委托书后15分钟内完成以下三部分基本信息的确认。

（注）对于部分无法短时间内确认的信息，依然必须及时安排并予以跟踪，如根据客户和操作需要流转到下一环节，先安排流转后跟进处理，以保证下一环节的有序操作。

1、审核客户委托内容和确认客户服务要求（客服或者接单员）

（1）接单人员必须预先审核客户的委托内容。

客户发来的订舱单需显示以下信息，但不限于此：

托运人/发货人、船公司/船期、起运港、目的港/中转港、货名、柜型柜量、运价条款与运价、托运人的签字或盖章等。

（2）接单人员必须预先确认客户服务要求。（客服或者接单员）

普通服务要求一般包括是否需要：到/预付订舱、拖车/内装、商检和报关等。

到/预付订舱确认即对（1）内容的确认；

对于拖车/内装、商检和报关的服务要求，必须同时确认货物和单证备齐时间、服务要求时间等，注明在客户订舱单上。

特殊服务要求一般包括是否需要：普通服务外其他的附加服务。

对于特殊服务要求，必须得到部门主管和/或者其他相关职能的核批后才可以接受和安排

2、运价核对、确认（客服或者接单员）

客服人员收到订舱单后，必须对运价和其他服务费用进行确认。

(1)对来自销售部的业务，须与销售员核对运价和其他服务费用是否正确，并由销售员在订舱单上签字确认，然后再向相应船公司订舱。

(注)特殊情况可先口头与销售员确认, 待销售员返回公司再补签字确认

(2)对于公司业务，须与市场相关人员或航线主管人员及时确认后再安排订舱。

3、舱位确认（客服或者接单员）

根据客户委托，确认反馈符合要求的舱位。

二、订舱部分

一般要求预定开航日7天前必须安排订舱，对可以提前接受委托的船公司应争取头批订舱，旺季时候根据市场情况适当提前；

一般要求在预定开航日5工作日前完成订舱，对于该时间限制以内的业务委托一般要求在接单日内完成订舱，最迟一个工作日内完成订舱。

1、新建委托(订舱操作员)

订舱操作员必须及时在操作系统内创建业务编号、新建业务档案，输入业务有

关数据。输入业务数据包括但不限于此：业务各属性、发收通信息、服务要求、提单要求、船名航次（如可能）、开航日期、起运港、中转港、目的港、箱型箱量、货名与数量，以及代理（如需要）等。

2、订舱过程（订舱操作员）

订舱过程包括以下环节：膳制与发送订舱单、订舱号或提单号确认、预配和报关舱单发送确认、中转港代码确认和场站收据制作等，任何其中一环节未完成均视做订舱未完成。

订舱完毕后，应及时将配舱信息输入操作系统，输入时应确保准确，并特别注意以下信息：船公司名称、订舱号或者海单号、船名航次、开船日期、箱型箱量以及运费/运输条款等内容的核对。

3、舱位通知（订舱操作员）

无论是否需要我司代为提供当地各项服务的业务，订舱确认单或者配船通知单等都必须第一时间通知客户，确保上面的订舱号与船名航次要清晰、准确，以免造成混淆。

如有问题，积极配合客户跟踪处理预配和海关舱单等方面问题。

三、拖车/内装（调度）

客户委托的拖车、内装和/或者报关等要求，必须根据船公司、码头、货物性质和

市场环境等情况予以预先审核，对于存在隐患的不合理安排尽量同客户协商调整并告知理由和风险。

1、拖车安排

(1)得到相关销售或者客服确认后方能安排

(2)根据船公司、码头和航线等情况，前瞻判断合适的拖车时间时间；如同客户具体情况有

冲突，必须同客户友好协商并告知可能的风险

(3)安排拖车前，根据前期约定的拖车服务时间要求，提前2工作日与客户再次联系确认装柜时间及地点

(4)同客户确认时间要求后，在同一工作日及时把信息通知拖车行进行服务要求

预约

(5)向拖车行委托时间，一般最迟必须在提供拖车服务时间的前一工作日的中午之前，并在当日下午4点前确认安排（包括拖车行是否已经领取设备交接单、提箱点的确认已经空箱状况确认）；

对于特种箱业务，必须同船公司确认空箱状况，必要情况下通知船公司提箱时间。

(6)安排拖车时，需向拖车行发出书面委托。清晰注明配船信息（包括船公司、船名航次、订舱号/提单号、箱型箱量、起运港、中转港代码、目的地等）、装柜时间、装柜地点、工厂联系人及联系电话、协议费用等

(7)必要情况下，应要求拖车行提供司机姓名，手机号码、柜号，并报给工厂

(8)跟踪装箱、装箱单、进港

(9)其他注意事项

在船公司的免费用箱期内安排拖柜进场，避免发生额外费用。若有发生超堆费、超期柜租等额外费用，需立即通知客户，要求其书面确认并登记

对于客户业务退关，需要确认是否发生安排拖车的前期费用。若有发生预配打单费等，需立即通知客户，要求其书面确认并登记

2、内装安排

(1)得到相关销售或者客服确认后方能安排

（2）根据船公司、码头和航线等情况，前瞻判断合适的装箱时间，如同客户具体情况有冲突，必须同客户协商并告知可能的风险

(3)根据前期约定的到货时间，提前1工作日与客户再次核实送货时间和预计到达时间

(4)向仓库做内装委托，需向仓库发出书面委托。

清晰显示配船信息（包括船公司、船名航次、订舱号/提单号、箱型箱量、起运港、中转港代码、目的地等）、装柜时间、货物数据（包括件数、毛重、体积）、协议费用等

(5)向仓库委托时间，一般最迟必须在预约货物装箱时间的前一工作日的中午之前，并在当日下午4点前确认安排（包括仓库是否已经领取设备交接单、提箱点的确认、空箱状况确认）

(6)向仓库委托时，必要情况下应注明提空柜的时间要求

(7)跟踪到货物情况

(8)跟踪装箱、装箱单、进港

四、报关部分（操作员）

(1)得到相关销售或者客服确认后方能安排

(2)根据船公司、码头、航线和货物等情况，前瞻判断合适的报关时间。如同客户具体情况有冲突，必须同客户友好协商并告知可能的风险

(3)最迟在同客户约定报关日期的前一工作日，再次同客户确认报关资料的发送情况

(4)收到报关资料后的第一时间对报关资料进行预审，有问题立即处理

(5)在约定的报关日期前一工作日下班前，把完整的报关资料送报关行

(6)对于报关资料，要求复印留底；对于重要报关资料如核销单等，必须在做登

记

(7)跟踪反馈报关结果

五、文件部分

1、提单确认(文件员)

(1)提单确认件的膳制和发送

提单确认件的膳制和发送要及时，一般预定开航日2个工作日前必须发送

(2)催促提单确认件

一般预定开航日前一工作日必须从客户获取完整、正确的提单确认件

第五篇：货代操作工作总结

货代操作工作总结

（一）自20**年8月份进入公司以来，现已有近3年4个月的时间了，时光荏苒，通过这么长时间的不断学习，以及领导及同事的帮助和关心，我已经完全融入了泛成这个大家庭中，个人的工作技能也有了明显的提高与发挥，但是还有蛮多的不足之处。

自20**年8月份进入公司以来，现已有近3年4个月的时间了，时光荏苒，通过这么长时间的不断学习，以及领导及同事的帮助和关心，我已经完全融入了泛成这个大家庭中，个人的工作技能也有了明显的提高与发挥，但是还有蛮多的不足之处，回顾刚刚过去的2008年，结合自己的工作，主要有以下几个方面：

1）这一年以来在工作中有得也有失，在单子的处理上，因为有了前两年多的工作经验，基本能有条理的完成手上的所有进口单子，遇到客人提出的疑难问题，根据自己的理解和确认，对客户有个耐心和全面的解答；在遇到复杂的单子，凭以前处理过的经验，把可能发生的一些问题考虑在内，并让客户配合自己的工作，准备齐全资料，如果自己能完成的尽量不麻烦客人，但是会经客人同意后，才会帮忙更改资料，让客户觉得自己比较勤恳，做的比较到位，可以放心的把单子交给我来处理。

2）在维护客户方面，有些新客户因为刚把单子放在泛成操作，所以会和以前的货代有个比较，对于新的代理有个新的考核，我会在速度和服务上面有所把握，除了加强服务上面的意识，还会从单子的进度为客户考虑，因为进口相对而言，企业对货物都会比较急着进公司生产，有时因为一天或者半天的耽搁，而终止生产线，造成一定的损失，所以在速度上面严格把关，在预计好的天数内，再进一步盯紧，做到更好。

3）在行业知识方面，能够做到多学习，多了解，多向同事求教。除了熟悉进口流程外，对于出口操作自己在新的一年应该多掌握，有不懂的地方及时主动的去弄明白，遇到一些查验等突发事件，自己要冷静处理，仔细思考，能够做到了解客人的心态，抓住客人的心理，根据自己掌握的货运知识，给客人作出合理的解释，争取更多的利润。对于与工作相关的时事要做到心中有数。

自我感觉这一年中还是有很多不足之处，遇到自己不能解决的问题还需积极与领导进行沟通交流，也希望领导能够及时对我工作的不足进行批评指正，使我的工作能够更加完善。还有对于一些操作上的细节仍需进一步加深了解与掌握，专业的技能仍需提高。努力的维护好每个销售揽进来的所有客户，力争做个资深的进口部操作。

总之，在20**新的一年里，我要继续脚踏实地，勤勤恳恳，加倍努力的完成自己的进口单子，还要听从领导的安排，积极主动地工作，我将和公司一起努力进步，去适应公司的发展，迎接金融危机的挑战。

货代操作工作总结

（二）自从**年5月进入公司，学会了很多东西，也适应了很多东西。这对于我来说是一个成长的过程，同时也是一个收获的过程。

刚进入公司，感觉自己就像是一个毛头小孩子一样，对一切未知的事情是那么的好奇，做事情又是那么的谨慎，学着在陌生的环境里去适应生活，适应工作，希望自己能以最快的速度融入这个集体。

由于刚接触新的工作，对工作内容和性质还不是很了解，所见每天会按时完成领导安排的事情。刚工作的时候，感觉这份工作是挺乏味的，也挺折磨人的。但是仔细的琢磨一下，其实里面要学习的东西也是很多的，自己对这个工作还不了解，对这个行业也还了解的很少。所以自己想以最快的速度去接受这个工作，希望能尽快的完成工作并且也做出自己的成绩。

开始正式工作的时候，先了解一些货代方面的单证之类的东西。还要帮着跑单师傅去送一些资料，这个过程是了解货代操作流程和货代单证的最佳时机，同时也是去接触同行，了解同行工作模式的好机会。自己都会小心的完成每一个交待的任务，想让自己做的最好一些。

接下来之后，会让我们这些新手去了解一些国际航线，国际港口，以及船公司的相关信息，还有就是国际相关的运费问题。这些知识也都是最基础的知识，然而也只有将这些最基本的知识都做好了之后，才会对发展业务起到良好的作用。所有的同事都在努力的去学习这些有含量的东西。

在然后我们也开始试着联系客户了。开始是公司给我们一些合作过客户的联系方式，我们会在过去打电话开发成自己的新客户，并能继续合作。我们也会在上找一些公司黄页，按照上面的联系方式过去联系客户，这个过程也是很耐人寻味的，很枯燥，却也很刺激。经常被拒绝，有的时候甚至还没开口介绍就背对方挂掉电话了。渐渐地由刚开始打电话还比教紧张变的也开始有技巧了，这就是自己进步的过程。()随着电话联系的多了，客户的数量也慢慢的有了起色。然后客户多了之后，我们又在若干的客户当中筛选有可能合作下来的客户，分析客户，了解客户的需求，并及时的跟进问过价格的客户，这些对于我来说都是重点功课，也是必备的事情。希望能通过自己的努力来实现愿望。

工作渐渐地步入正轨，闲下来的时候，自己也会对工作进行思考反思，这样自己有了新的理解，新的想法，新的态度。每个人根据不同的客户，根据自己的状态，都有不一样的收获。最重要的就是无论做什么事情，都是要通过自己的努力去实现价值，去完成目标的。