外贸日常工作

第一篇：外贸日常工作

外贸日常工作

⒈ 全面准备并了解订单资料（客户制单、生产工艺、最终确认样、面/辅料样卡、确认意见或更正资料、特殊情况可携带客样），确认所掌握的所有资料之间制作工艺细节是否统一、详尽。对指示不明确的事项详细反映给相关技术部和业务部，以便及时确认。

⒉ 务必保证本公司与外加工厂之间所有要求及资料详细并明确、一致！（最好要有文字证明）

⒊ 事先尽可能多地了解各加工厂的生产、经营状况并对工厂的优/劣势进行充分评估，做到知根知底。

⒋ 跟单员言行、态度均代表本公司,因此与各业务单位处理相应业务过程中，须把握基本原则、注意言行得体、态度不卑不亢。严禁以任何主观或客观理由对客户（或客户公司跟单员）有过激的言行。处理业务过程中不能随意越权表态,有问题及时请示公司决定。

⒌ 预先充分估量工作中问题的潜在发生性，相应加强工作力度，完善细化前期工作，减少乃至杜绝其发生的可能性。不以发现问题为目的，预先充分防范、工作中重复发掘、及时处理问题并总结经验，对以后的工作方式和细则进一步完善方为根本之道。

6.订单跟单员与订单负责人（操作员）要保持密切的联系，出于双方的利益着想，多与对方沟通，将问题降到最低限度。

第二篇：金牌外贸业务员日常工作的17个细节

金牌外贸业务员日常工作的17个细节

这年头，大家都在谈“专业”，都想把自己包装得专业，可专业不是靠包装就可以的。虽然说人靠衣装，对业务员来说，一口流利的口语和一手顺畅的Email，可以算是“衣装”了。但是真正的内在气度，是无法掩盖的。自信与狂妄，终究不是一回事。

在我的概念里，专业，不仅是有丰富的职场经验，有熟练的语言工具，对客户关注，对产品熟悉，对测试精通，对价格敏感，对同行了解，对市场有底，更重要的是懂得随机应变，不会墨守成规，会根据形势的不同而随时改变自己的策略，而且在细节的处理上无比细腻，让人很难挑出毛病。

在这里就谈谈细节，以下是我认为外贸工作中非常重要的17个细节，身边做业务的朋友，凡是非常专业的金牌业务员，至少都满足了12项以上。大家可以对号入座以下，自己能做到哪些？又或者做不到哪些？

1）收到客户询盘，是否当天或第二天就给客户回复？即使没法马上报价或者回答客户的疑

惑，是否也及时回复邮件，告诉对方“邮件已收到，大约什么什么时候可以回复他”？这个信号，往往是非常重要的。

2）发出去的邮件，是否有完整的签名，包括自己的名字、公司、电话、手机、地址等联系

方式？因为很多时候，客户有紧急事情要联系你，但是邮件你没回，他翻了最近跟你往来的邮件，都没有找到电话，这是个很郁闷的事情。当然你可以说，你给过他名片，但是别人真的就能完好保留你的名片，在需要的时候马上就能找到？未必，为什么不给客户更便利些呢？

3）回复客户的邮件，是否能做到，回复该回复的人，抄送该抄送的人，密送该密送的人？

4）写的每封邮件，是否都在发送前检查过拼写、语法、段落、字体，以及标点？

5）给客户写开发信，或者展会邀请函，是否能做到一对一发送，而不是抄送或者密送？

6）有紧急事情跟客户通电话，通话完后，是否立刻跟进邮件，把电话里讨论的东西用Email

复述一遍给客户确认？

7）给客户的邮件里，如果有图片附件，是否做到给每张图片做好压缩处理，控制文件大小，并重命名？比如IMAGE1256这样的文件名是绝对不可以出现的，这表示你相机里拍摄过的第1256张图片，对于客户根本没有任何意义，以后看到这封邮件，都需要点开附件，才知道图片是什么，会浪费客户很多时间。假设这张图片拍的是你这个订单出货时，集装箱拖柜的箱封号，那就可以重命名成“loading supervision-seal number”，就一目了然。客户如果要把图片另存到电脑中，也不需要浪费时间重命名了。

8）给客户的报价单，是否文件名含有充分的信息，便于客户存档？假设给客户报一款太阳

能灯KJ235的价格，自己的公司名是ABC Trading，那报价单的excel文件就可以这样命名“Quotation sheet for solar light(KJ235)-ABC Trading.xls”，这和上一条同理。

9）给客户寄样品，是否会把报价单打印好，随样品一起寄，让客户收到样品后，就可以立

刻对照报价单看具体的产品参数和对应价格，而不是从一堆的Email里去翻？

10）给客户的样品，上面是否有sticker或者hangtag，标注产品的品名、参数及自己公

司信息和联系方式，以及价格？因为客户可能针对同一款产品问几家不同的供应商要样品，结果大家都没有在产品上加上标贴或者吊卡，标注产品信息和联系方式。结果客户可能时间一长忘了，把你的样品当成你同行寄的，结果订单给别人了。

11）如果样品用纸箱装，是否在箱子的上下层，各垫上一块纸板，以免客户用刀划开箱

子的时候，不小心划伤里面的样品？

12）给新客户寄样品，是否记得在快递袋或者箱子里，放上自己的名片？而且至少放两

张？因为有的时候，客户自己留一张，然后把另一张给他上级或者助手。又或者客户的同事也有类似产品的需求，那他也可以随手给别人。很多时候只是举手之劳，多一张名片没什么，但是少一张名片，也许就失去一个宝贵的机会。

13）给客户寄文件发票等纸张类东西，是否用塑料袋包好，再装进信封或快递袋，以免

客户一撕开，就不小心撕破了？另外，塑料袋是否打孔，以免胀气？而且小孩子如果一不小心把塑料袋套头上，还有窒息的危险。

14）样品被快递员取走后，是否及时提供单号给客户，并扫描底单作为附件一并发送？

15）寄出的样品，随时在网上查询进展，一旦发现客户公司已经签收快件，只要不是客

户本人签收，是否会把网页链接和截图发邮件给客户，跟进快件进展？因为很多大公司，都有前台或者助理专门收各类包裹，若自己不跟进，也许一两个月后，那包裹就不知道扔到哪个角落了，客户哪天想起来写邮件问你，我的样品呢？就真的欲哭无泪了。

16）跟客户签订的合同，是否在每一页都有签字和盖章？而不仅仅在最后一页的签名处

签字盖章？

17）节假日给客户发祝福或者电子贺卡前，是否有确认过客户的背景、国籍、宗教之类

信息，确信不会马屁拍在马腿上，起反效果？比如说，英国人是过圣诞节的，但是你的某个潜在英国客户可能是犹太移民，他恰好是不过圣诞的，如果你给他电子贺卡，跟他说Merry Christmas，要是客户本身脾气不好，说不定就直接不跟你合作了。

对于做销售，细节不是绝对的，但缺少这些也是万万不能的。很多人说，细节决定成败，是有一定道理的。所谓两强相争勇者胜，两勇相争智者胜，那两智相争呢？就看谁在细节上把握得更好，让客户觉得你更专业。

因为产品可以差不多，价格可以差不多，唯一的区别就在与人。人跟人是不同的，每个人的工作习惯和个人能力也不同。当产品、价格、效率、服务等等，都跟同行在同一水平线上，成功的关键，就看细节处理了。

@毅冰HK

2013年3月5日凌晨

第三篇：日常工作

日常工作

排值班表（每周一）

银行取备用金（月初）

大于一万填支票领用单 到银行柜台打印对账单（月初）到银行找大堂人员拿保险发票（月初）地税局读说卡（每月15号前）和二楼对上月演出费（每月7号前）

莉做坐班费，核对数，发放（只有行政人员可以看！）做开心甜沫演出费，王师傅甜沫钱 发放开心甜沫演出费 做二楼演出费 发放二楼演出费 报销因公用车交通费 需报销业务

交电费，填转账支票（月中）核对好客明湖演出费，金额

发工资、发学员队服务费（每月20号）发废品劳务费（每月20号）交话费、网费（月底）

对库存酒水,填写酒水明细，后附出库单（月底）

银行柜台拿税单、团购单、pos单、转账单，找大堂人员拿支票回单（月底）月底存现

填现金、银行日记账（日常）

1、报销流程：

报销凭证后附→先关发票、收据、出入库单、工作呈报→填附件数→找相关人员签字经手人、部门负责人、出纳、财务负责人、总经理→发钱

2、团购：月底到银行柜台打印团购单→自己打印团购明细并填好本月团购具体数据→团购明细后附团购单

3、日常收入：填写销售收入明细表→按现金、支票、转账、pos、挂账等填入相关栏内金额，后附相关收入证明，如支票回单、现金缴款单、pos单、转账单→在收入明细中按栏填写金额

4、提成流程：确定业务金额，询问提成人姓名、账号、开户行地址等信息

根据提成标准，按业务金额范围计算提成金额，填写工作呈报及表格（明湖居日常→提成→包场提成→工作呈报及提升表格）

打印工作呈报及表格

相关人员签字→网银转账→会计授权

提成人收到提成后，签字确认

5、支票: ①取现：填现金支票→填相关数据→自己盖法人章→会计盖财务章（前后都盖章、金额大于1万需填写支票领用单）

左联：日期（小写）、收款人：济南明湖居演艺有限公司、金额：￥、用途：备用金、→粘贴在

右联：日期（大写）、收款人：济南明湖居演艺有限公司、金额大写、小写（羊角符）、用途：备用金、密码：密码器

②给他人支票:转账支票→填相关数据，用途按支票用途填写→自己盖法人章、会计盖财务章（只盖前面）

③收到他人支票:转账支票后面自己盖法人章、会计盖财务章→填进账单（日期为交款当日）

6、存现金：填现金交款单（日期为交款当日）

7、电费： 确定需要交纳的电费金额

填写支票领用单→填写转账支票→剪下转账支票左联贴于支票领用单上

交完电费后，拿到电费发票，填写报销凭证→开具收据→将收据贴于报销凭证上

电费金额除以2，开具演出费发票，上联给二楼，底联做账并填写挂账确认单

在收入明细表挂账一栏，按日期填写金额

8、好客明湖演出：根据挂账具体金额填写销售收入明细表→销售收入明细表后附好客明湖挂账单→收入表出纳、会计签字

9、发工资：工资明细核对数目→相关人员签字→填转账支票→填进账单→打印工资表并盖公章（盖公章）→将工资表拷入优盘并加密

（增员时按原有序号继续向下编号，不得因减员而是用之前编号）

工资表加密：日常→非日常→Encodefive.exe→文件加密→在未加密文件一行→浏览→选择工资表→开始加密→保存到桌面→拷到优盘（机密未加密各考一份）

10、开具演出费发票：钥匙转到开票→输入密码→确认键→税控发票→金额→部类01→看看是不是演出费→确认键→打印

发票手写付款单位

盖发票章

上联给客户，底联自留做账

11、开具会议服务费发票：电脑桌面普通发票打印→密码→打印位置调整→种类：190*101.6→是→其他服务业→输入客户名称、品称及名称：会议服务费→输入单价、金额、填票人→保存→打印（先用废纸打一次）→正式打印→盖发票章→一联自留、二联给客户、三联做账

12、读说卡：钥匙转到税控→申报操作→用户卡申报→确认键→插卡→确认键→…→成功

税务局回来后→税控→读卡→授权

13、开心天沫演出时相关出纳工作：零钱备用金→结束后计算小吃、门票、团购、花篮收入→明湖居日常填相声大会收入

14、开心天沫演出费：计算演出场次（一个节目算1场，如有第二个节目算0.5场，堂倌算0.5场，主持人一场100元，最多2场）

按演出费60、50、40、30计算

15、Pos机使用：电话线插在1上→插电源→ 确定→1.消费→输入金额→确定→插卡→刷卡→确认→对方输密码→出纸→交易成功

签到：菜单→7.管理→→签到→操作员01→密码0000

撤单：菜单→2.撤销→主管密码→123456

16、二楼演出费：和二楼核对场次，算演出费，开演出费发票

计算二楼演出费并发放

文件：日常→二楼演出费、二楼演出场次

第四篇：日常工作

每日：卫生检查、录像检查、网站浏览、重大危险源日报、值班情况、危险化学品输送管道检查、生产设备检查、安全设施检查，安全隐患检查，消防器材设施检查、氨制冷设备检查、防护救护器材检查、应急救援物资检查、监视器及测量设备检查、危化品日常检查、环保设施及条件检查。

每月：安全活动记录、安全生产工作会议记录、领导干部带班记录、班组安全活动记录、管理部门安全活动记录、检维修方案、检维修作业风险分析和安全措施、检维修交接手续、检维修交付生产手续、特种设备运行及故障记录、特种设备维修保养记录、重大危险源企业自查表、安全隐患排查整治情况报告表、危化企业安全生产检查表、安全设施维护保养检查记录、安全生产及隐患治理整改记录、安全检查记录、警示标志与告知牌维护与检查记录、消防设施器材检查维护保养记录、液氨使用记录及设备故障记录、劳动防护用品采购记录、劳动防护用品发放记录、应急救援器材检查记录、监视与测量设备维护与保养记录、安全生产费用使用记录、危化品输送管道检查维护记录。

每年：安全生产目标、法人安全生产承诺书、安全生产责任考核表、安全资源使用记录表、管理制度操作规程评审与修订记录、安全生产工作计划、综合检维修计划、安环部安全活动计划、班组安全计划、生产部安全活动计划、销售部安全生产计划、储运部安全生产计划、后勤部安全生产计划、财务部安全生产计划、安全培训计划、合格供货方名单、供货商选择评价记录表、重大危险源关键装置重点部位清单、职业卫生基本情况表、安全检查计划、电气及机械设备检查表、厂房建筑检查表、防尘防毒检查表、安全设施及防火防爆检查表、综合安全检查表、锅炉安全检查表、自评检查会议记录、不符合项整改报告、标准化自评报告、安全标准化现场管理自查情况统计表、特种设备检验记录、生产设备停车操作记录、职业危害识别记录、职业安全卫生台账、消防安全管理台账、危险化学品台账，危险化学品入库台账，危险化学品出库台账、应急救援物资台账、监视与测量设备台账、计量器具台账、关键装置及重点部位台账、重大危险源台账、安全设施台账、特种设备登记台账、特种作业人员管理台账、安全检查生产隐患及治理台账、安全检查台账、安全生产考核与奖惩台账、警示标志与告知牌管理台账、事故管理台账、消防设施台账、制冷间氨设备台账、防护救护器材台账、安全生产费用台账、安全教育台账、综合应急预案培训记录、综合应急预案演练记录，综合应急预案评价报告、重大危险源专项应急预案培训记录、重大危险源专项应急预案演练记录，重大危险源专项应急预案评价报告、环保应急预案培训记录、环保应急预案演练记录、环保应急预案评价报告、安全教育培训记录单、安全培训教育效果评价报告、安全生产会议及活动记录、职业危害识别记录、工业企业污染排放及处理利用情况。临时:文件发放回收记录、外来参观学习人员记录、特种作业人员登记卡、法律法规试卷、特殊作业安全规范试卷、从业考试试卷、安全考核试卷、车间考核试卷、职工三级安全教育卡片、化学品装卸车安全检查表、危险化学品入库台账、危险化学品出库台账、破土作业许可证、动火作业许可证、临时用电许可证、高处作业许可证、进入受限空间作业许可证、起重吊装作业许可证、高处作业许可证、抽堵盲板作业许可证。

第五篇：日常工作

一、为加强对全区医疗机构制剂室、特殊药品生产经营使用单位的日常监管，建立长效监管机制，完善监督等级评价体系，建立良好的药品安全监管环境，根据《浙江省药品生产监督管理办法实施细则》及省局相应的《浙江省药品生产日常监督检查工作指南》和《2011浙江省药品生产质量日常监管指导意见》精神，制定本工作方案。

二、2011年对医疗机构制剂室的日常监督检查主要依据《台州市医疗机构制剂配制日常监督管理办法》（台食药监〔2007〕2号）；对麻醉药品和精神药品经营使用监管执行《浙江省麻醉药品和精神药品日常监督管理办法》（浙食药监安〔2007〕79号），对医疗用毒性药品经营监管执行《浙江省医疗用毒性药品经营管理办法（试行）》（浙食药监安〔2009〕5号）、《关于贯彻实施〈药品类易制毒化学品管理办法〉的通知》（国食药监安〔2010〕157号），执行中如有与上级有关规定不一致处，按上级相关规定执行。

三、分局药械科要根据《浙江省药品生产（配制）日常监管信息系统》，督促辖区企业及时输入或变更企业基础信息；根据医疗机构制剂、特殊管理药品监管有关法律法规、《台州市医疗机构制剂室日常监督管理办法》的要求健全辖区内相关单位的基础资料和数据，建立完整的监管档案。要确定专人负责，定期对档案进行维护和更新，并根据档案的内容进行分析和总结，通过分析和总结来指导日常监督管理工作。

四、要按照《浙江省药品生产（配制）日常监管信息系统》及时填写现场检查报告，对发生违法违规被处罚的企业、监督检查中发现存在严重缺陷、否决项缺陷等不符合验收标准的医疗机构及时按《台州市医疗机构制剂室日常监督管理办法》规定组织跟踪检查，并在处理后5日内将监督检查报告、责令改正通知书、行政处罚决定书、企业整改报告等上报市局，保持上下信息相通。

五、根据市局意见和当前医疗机构制剂室的诚信自律情况，系统检查和重点监督巡查均采取飞行检查方式。飞行检查前，要求认真做好检查方案，原则上严格按检查方案进行检查。监督检查时发现质量可疑产品，应及时对其监督抽验，不受监督抽验计划约束。

六、根据市局意见和本地实际，在2011年3月15日前将2011日常监管计划（开展现场监督检查企业计划数原则上上、下半年各半，计划对企业不实施日常检查请说明原因）、每季度末月的20号前将本季度填写完整的《路桥区药品安监注册工作季度完成情况报告表》（见附件二）、2011年12月5日前将全年药品安全监管注册工作总结和监管分析以及2012年工作思路以书面和电子文档（易盛）形式上报市局药品安全监管注册处。

第二部分医疗机构制剂室的日常监管

2011要着重解决医疗机构制剂室配制过程中存在的突出问题：法律法规意识不强、执行省局新的换证《验收标准》不力，制剂室普遍对原辅料供应商审计不严，不能做到全检合格后投料、制剂室面积普遍偏小，质量管理只求过得去，管理水平有待于进一步督促提高，重点加强对经过再注册品种有变更事项（工艺、标准、说明书等）执行情况的检查，推进实施新的浙江省《医疗机构制剂许可证换(发)证标准》。

一、根据当前医疗机构的诚信自律情况，原则上对每家医疗机构制剂室检查不少于一次系统检查。对辖区企业的系统检查面达到100%，人员可以与市局联系要求增加药品生产专业化队伍成员参加。市局在适当时候将视情况对调剂产品多、存在严重缺陷的单位实施系统飞行检查。

二、在系统检查面达到100%的基础上，对辖区的每一家制剂室原则上增加不少于二次日常检查（重点监督巡查），对于生产品种多、存在问题多、调剂多、情况复杂的制剂室要增加检查次数，每次检查一般不宜重复产品，对查出的问题要跟踪落实。重点监督巡查内容见附件三。

三、加强监督抽样。根据日常监管情况，对每家制剂室全年安排监督抽样不少于二个品种二个批次。

第三部分特殊药品的日常监管

认真贯彻《麻醉药品和精神药品管理条例》、《反兴奋剂条例》、《麻醉药品和精神药品经营管理办法》和《浙江省麻醉药品和精神药品日常监督管理办法》、《浙江省医疗用毒性药品经营管理办法（试行）》等法规规定，进一步落实监管责任。特殊药品使用企业（单位）要每月进行自查，每季度末月20号前将自查结果汇总后报分局，报告需经企业（单位）采购、验收、保管、运输及企业（单位）负责人等签字和企业盖章，如发现异常情况应立即报告，经分局确认后及时上报市局；分局根据实际监管情况和企业（单位）上报情况，形成《路桥区药品安监注册工作季度完成情况报告表》（见附件

二）后上报市局；强化对区域性批发企业、专门从事第二类精神药品批发企业、蛋白同化制剂和肽类激素生产企业、医疗用毒性药品经营企业、使用特药的药品生产企业、使用特药的非药品生产企业（包括科学研究、教学单位）的日常监督检查；进一步完善特殊药品监管应急机制，网络实时监控特殊药品的经营使用情况。特殊药品的现场日常检查报告均按照《浙江省麻醉药品和精神药品日常监督管理办法》的附件一《日常监督现场检查报告》执行。

一、麻醉药品和精神药品的检查：认真按照《浙江省特殊药品信息系统》进行实时监控。药械科要确定专人至少每星期上网实时核查一次，并做好记录，同时将网上检查与现场检查相结合。分局在执行《浙江省特殊药品信息系统》监控时发现存在的问题和新的需求，将与报日常监管计划时一并书面报安监处。

市局每年组织一次对区域性批发企业、专门从事第二类精神药品批发企业的现场检查。分局每季度组织不少于一次对区域性批发企业、第二类精神药品批发企业的现场检查，将现场检查与企业每季度报告表结合起来进行核实，对销售异常情况每笔进行核实，并按季实施监管情况报告制度。

二、药品经营企业销售医疗用毒性药品情况的检查：结合药品经营企业日常检查，按照《浙江省医疗用毒性药品经营管理办法（试行）》等法规规定进行上、下半年各不少于一次的日常监督检查，对存在问题的企业要进行跟踪落实整改，企业同时具有麻醉药品、精神药品等特殊药品经营资质的，可合并进行，形成综合的特殊药品监管《日常监督现场检查报告》。

三、药品经营企业销售蛋白同化制剂和肽类激素、医疗用毒性药品情况的检查：结合药品经营企业日常检查，按照《反兴奋剂条例》、《浙江省医疗用毒性药品经营管理办法（试行）》等法规规定进行不少于一次的日常监督检查，对存在问题的企业进行跟踪落实整改；企业同时具有麻醉药品、精神药品等特殊药品经营资质的，可合并进行，形成综合的特殊药品监管《日常监督现场检查报告》。

四、督促辖区放射性药品使用的医疗机构按规定要求取得《放射性药品使用许可证》，并严格按规定要求实施监管，对放射性药品的经营、使用单位的监管，分局将结合对其单位的其他监管一并进行，确保特殊药品不发生流弊事件。

第四部分时间安排

10月底前完成辖区内医疗机构制剂室系统检查，在9月底前完成辖区内医疗机构制剂室各二次的日常检查，在8月底前完成特殊药品使用单位的监督检查（详见附件一）。

第五部分纪律要求

全体监管执法人员要本着对事业、对群众、对组织高度负责的精神做好执法检查工作，要科学监管、依法行政、公道正派、加强对监管相对人的指导和服务，同时对检查过程中发现的问题要按照规定及时报告，其它相关信息要如实准确反映。监督检查人员应严格遵守检查纪律，不在被检查单位就餐，不准接受馈赠和提出与检查无关的要求。严格执行“两反馈”制度，对监管执法人员的检查工作和办案情况进行实时监控，接受当事人的监督，对监管执法人员的各种违法违纪行为将严格追究责任。

附件：

1、路桥区医疗机构制剂室及特殊药品使用单位日常

监管工作时间表

2、路桥区药品安监注册工作季度完成情况报告表

3、路桥区医疗机构制剂室重点监督巡查报告