职业秘书论文

第一篇：职业秘书论文

全球化与职业秘书的创新

摘要：世纪之初,随着社会主义市场经济的日益深入发展、科学技术突飞猛进,一个全新的信息时代扑面而来;日趋激烈的全球经济一体化,更有被某些人称之为“狼来了”的WTO;生产力的高速发展,信息的骤增。这些对秘书队伍的服务质量有了更高的要求,另一方面秘书队伍社会化服务的特征也逐步呈现。在全球化和信息化社会里,怎样才能将秘书工作做得更好呢?怎样使秘书工作得到不断的创新以适应全球化呢?这就是我们需要思索和探讨的。

关键词：全球化创新 正文：

秘书是领导下属,这是不变的模式。任何组织中,领导与秘书的关系都是上下级关系;领导是上级,是主角,是决策者、管理者;秘书是下级,是配角,是辅助者与服务者。入世后的企业秘书,应从知识结构和层次上提高自己的素养,了解世贸组织原则及其相关法律法规,使自己的工作模式与国际接轨。但在地位上,仍是服务于领导的下属。入世后,中国各行业都将受到一定程度的冲击,秘书这一行业也不例外,在经济全球化、信息日益膨胀的今天,秘书,作为领导的贴身助手和企业信息流通的枢纽,必须深化角色意识,使自已的角色跳出“打杂”的传统模式,真正起到参谋辅助的作用。

一、我国秘书人员存在的问题

随着我国秘书工作职业化的推进，对秘书人员自身的素质也提出了更高的要求。我国现有秘书人员的素质普遍不高，尤其缺乏具备国际眼光、熟悉国际游戏规则、适应国际竞争需要的高级秘书人才。

（一）理论水平不高。秘书工作的内容多以操作性为主，这样必然导致秘书人员重实务而轻理论。

（二）秘书界还未形成理论研究的大气候，客观上也影响了他们的理论水平的提高。

（三）工作能力不强。从事秘书工作的人员，多为新手，由于缺乏必要的积累，他们的工作能力受到了限制，而有了积累且工作能力较强者，又往往会被提升为管理人员，所以，在秘书队伍中始终是以生手、新手为主力军，整体工作能力很难提高。

（四）个人修养不够。我国多数秘书人员的知识结构、能力结构不合理，这与他们所学的专业、年龄、阅历及思想观念有关。从课堂上或书本上了解的有效信息量不多，一旦走上社会，便发觉实际情况与自己所学相去甚远，而且外部环境的变化既迅速又复杂，使他们更有无所适从之感，最终必然降低工作效率。

二、解决我国现有秘书人员存在的问题

要想改变这一现状，就必须进行改革。顺应当前以经济的网络化、知识化和全球化等为主要特征的“新经济”时代的需要，适应加入WTO对我国整个社会人力资源开发和管理的全新要求。在全球化和WTO下,对于秘书工作创新以及秘书的素质的终极要求,就是要求秘书人才应该是创造型、复合型与协作型。高素质秘书人才就其知识层面和技术层面而言,主要表现在以下两点:

(一)知识层面上看:

1、复合性知识

“入世”之后,我国的企业特别是私营企业从提高效率、节省开支出发,往往要求秘书要一专多能:既能撰写文稿又能处理文书,既会使用电脑又懂外语,既能管理好内部事务又能胜任公关、洽谈业务。也就是说,秘书人员要有“十八般武艺”,成为领导的得力助手。这实际上要求秘书必须是复合型人才,只有这种复合型人才才能适应经理、老板开拓经营的需要。

2、外向性知识

“入世”后,随着世贸组织各国与我国贸易交往的增多,我国文秘工作者迫切希望拓宽自己的知识领域,增强对外沟通能力。企业秘书只有对不同国家间的文化差异有所了解并尊重各国的文化传统,才便于在双方或多方间进行沟通,从而为贸易合作奠定基础。由于企业秘书了解各国文化差异的目的在于协助企业拓展市场,因此企业秘书必须注重目标市场的文化背景,这样才能找准机会,迅速占领市场。

3、实务性知识

“入世”后,我国秘书工作将加快由“虚”到“实”的转变。特别是在私营企业中,秘书工作务“实”的特点更为突出在大的私营企业或集团公司,由于有外贸业务、海外经营业务,因而这些企业的秘书不但要制订工作计划、决策方案,还要撰写市场预测、各种调查报告和论证等文字材料,知识性服务的内容比重更大。无论是私企、国企、外企还是党政部门,“入世”后其秘书工作的实务性只会愈来愈强,而决不会愈来愈弱。因此,秘书注重实务性知识的积累是非常重要的。

4、艺术性知识

“入世”之后,企业对秘书独创能力的要求会愈来愈高:要求秘书在判断企业的发展方向和目标以及为企业领导提供超前服务时,必须发挥思维创造力。秘书思维的创造力除了从工作实践中锻炼而来、从业务学习中积累而来之外,还可以从学习艺术、热爱艺术和积极参加艺术活动中获得。也就是说,秘书从艺术中获得智慧、受到启迪有助于其参与政务、出谋献策、当好领导的参谋助手。一般来说,艺术修养较高、形象思维能力较强的企业秘书,往往在思维活动中更富有活力和独创性,在业务工作中更富有开拓创新意识。

5、法律方面的知识

要知道从事国际贸易中所必须恪守的游戏规则。这些规则主要是:（1）贸易自由化原则。（2）非歧视原则。（3）贸易政策法规透明度原则。（4）公平贸易原则。（5）要了解国际贸易中通用知识及其国际惯例。

(二)技术层面上看:

1、交际能力的提高

过去,秘书人员接触的主要是国内各个方面各个阶层的人员,全球化和入世后,要接触各个国家、各个民族、各个人种的人,对他们知之很少,加上语言上的障碍,这样交际起来就不容易了。但是,我们既是同他们交朋友、做生意,就不得不交际、应酬,不得不相互交往和沟通,增进彼此间的了解和友谊。人家走进来,我们也走出去,面向全世界。这就要求秘书人员重新学习,除语言外,要学习各个国家的礼仪和文化,了解他们的国家情况、民族情况、风俗习惯,这样才有利于开展交际活动,做好涉外的公关工作。

2、秘书角色意识的变化能力的提高

秘书的角色意识是指秘书人员以自己所担任角色的社会地位、身份及行为模式、规范的整体认识和判断。入世后,企业秘书应深化角色意识,努力使其工作与国际接轨。经过多方努力，最终实现我国秘书人员的专业化，规范化、国际化。

3、微机处理和办公自动化能力秘书人员的微机处理和办公自动化能力,至少需要达到以下目标:（1）进一步掌握网络技术。（2）是掌握基本的软件操作。目前普遍使用的软件大致可以分为三类:第一类是数据库软件。第二类是通用的办公自动化软件。第三类是通讯软件。（3）掌握电子商务知识及其操作技巧,提高迅速反应能力。秘书工作者特别是企业秘书迫切需要掌握电子商务知识及其操作技巧,帮助企业更快更多获取利润。

4、应掌握信息处理的能力和技巧企业秘书面对数量庞大、形式多样的各种信息,要做到去粗取精,去伪存真,就必须掌握好信息处理的技巧。要有一定的判断能力，要有敏感度和预见性把握好苗头性、倾向性、动态性的信息,对事物的发展做出预测,对市场经济活动、市场变化形态、市场发展趋势作出超前判断,使企业运营顺应政策和市场的变化趋势。要讲求时效,特别是企业秘书面对公开的网络信息,在其出现复制品或竞争产品之前,要做出精明的判断和快捷地反馈,在时间上抢占先机,为企业在竞争中争一份胜算。

第二篇：职业秘书论文

职业秘书艺术谈————与同事的关系 我们知道作为一个成功的秘书，除了处理好与领导关系的同时

如何更好的处理与同事之间的关系也显的非常必要，而且也是一个不容忽视的问题。同事是一起工作的人，与同事相处的如何，直接关系道自己工作、事业的发展。与同事之间融洽、和谐，人们就会感到心情愉快和谐，有利于工作的顺利进行，从而促进事业的发展。反之，同事之间关系紧张，相互拆台，就会经常发生摩擦，就会影响日常的工作生活，作为秘书就要处理好和同事的关系，提供一个良好的工作环境，是上司最大的安慰。

分析当前秘书在处理与同事关系时出现的困难有：

主观方面：

首先，从理论上来讲，秘书人员与同事之间的关系并不复杂，秘书与同事纯粹是工作上的合作关系，是完全平等的、相对稳固的业缘关系。但由于秘书工作的特殊性，秘书人员平时接近领导的时间多而与同事相处的时间相对较少，容易受到同事的妒忌或猜疑，这无疑增加秘书人员处理与同事关系时的难度。但是秘书工作的职责又要求他们必须在领导和同事之间传达指示、反映情况、沟通协调。这时同事往往视秘书人员为领导的替身，而领导则往往会把秘书人员当成是职工的代言人。如果上下关系融洽，秘书自然是左右逢源；如果上下关系紧张，秘书就成了矛盾的焦点。尤其是领导的缺点多、决策能力的低下、专业知识的缺乏和个人品德的不高，只是一个摆设，而更多的依赖以下属为其办事，但在犯错误时，又拿秘书作挡箭牌，这就使

秘书更难与同事相处了。

其次，秘书没有把握好自己与领导的角色定位，经常有越权的行为，在宣布领导布置的任务时所用的语气不恰当，常给同事以“二首长”身份自居的感觉。以上两点也是秘书处理与同事关系时出现困难的主要原因

客观方面：

首先，秘书与同事相处时，有些同事的性格古怪，让秘书人员琢磨不定，难以把握其对方性格。

其次，有些同事对秘书这个岗位存在错误的看法，认为秘书人员就是帮领导端端茶，倒倒水，甚至认为秘书只是拍拍领导马屁，打打同事的小报告，特别是对女秘书认为她们是用自己的相貌来取得上司对她的信任等。因此，同事在主观上对秘书人员已存在偏见，故意和秘书人员抬扛，故意冷落秘书人员，故意在同事之间拉帮结派，从而造成了秘书人员无法与他们相处。使秘书人员无法更好的开展自己的工作。

因此处理好同事关系应该注意：

1）尊重同事

相互尊重是处理好任何一种人际关系的基础，同事关系也不例

外，同事之间的关系是以工作为纽带的，一旦失礼，创伤难以愈合别是秘书不要给别人高高在上的感觉。别把人只视作工作上该联络的对象。

2）对同事的困难表示关心。

同事的困难应主动询问，对于力所能及的应主动帮忙，这个才会使关系更加融洽。

3）对于自己的失误或同事间的误会，应主动道歉说明。

作为秘书与同事打交道是经常的，同事之间经常相处，一时的误会在所难免，如果出现失误就要主动道歉说明，不可利用职权去压制自己的同事，对于小事耿耿于怀。懂得人际艺术的人应勇于为自己犯下的错误承担责任，不推托找借口。

4）对待别人真诚

真诚是人际交往的最基本的要求，所有的人际交往的手段、技巧都应该是建立在真诚交往的基础之上的。尔虞我诈的欺骗和虚伪的敷衍都是对人际关系的亵渎。真诚不是写在脸上的，而是发自内心的，伪装出来的真诚比真正的欺骗更令人讨厌。

5）注意人际的相互作用

我们都希望别人能够承认自己的价值，希望别人能够接纳自己、喜欢自己。出于这个目的，秘书交往中往往更注意自己的自我表现，注意吸引别人的注意力，处处期待别人首先接纳自己。这种从自我单方面出发考虑问题本无可非议，可是它却实实在在地影响着我们的交往。还有，别忘了微笑，这样给同事会有一个良好的印象。

6）以诚待人

以自身的礼貌与魅力，以关心他入的态度打入人群。

7）信守承诺

说到做到，做事卖力，讲求效率。

8）全神贯注

集中注意力，心无旁骛，积极参与各种活动与社团组织。

9）勤加浇灌

把时间投资在培养人际关系上，在无求于入时，用电话、卡片、传真等与人保持联络，孕育出彼此的信任与支持。

10）赞美别人

不吝于给予赞美与鼓励，表达感激之情，让好话传遍千里。

11）时时感恩

别忘了在听过别人赞美之后说声谢谢！

12）绝不居功

就像一句老成语所说的：“功劳该归谁，就给谁。”

13）不忘幽默

保持对生活的感性与幽默，享受建立人际网路的过程！

其实最重要的就是要把同事当队友，而非对手，同一个办公室里有年龄、条件都比你强的同事，其实办公室里同事间本来就是既合作又竞争的关系，作为秘书要以健康心态看待竞争关系，当同事的能力愈来愈强，等于是在无形中促使你提升实力。更何况，在全球化时代，本来就不应该把眼光局限在一个屋檐下的同事，而应该将全球的精英视为真正的竞争者，如此一来，自然就不需要把同事当“冤家”看待，如果知道同事午饭时间还一直忙着校对客户的文件，秘书主动提出留下来帮助他，会得到他的感激，在你遇到同样的情形时，会得

到他的回报，秘书的工作也会更加容易做。

第三篇：秘书论文

毕业设计（论文）

目录

毕业设计（论文）

秘书的性别差异对秘书工作的影响

摘要：秘书的性别差异其对工作的影响，从各方面对秘书性别的不同对工作的影响进行深层探讨、分析、对比。秘书工作一直是国家行政机关和企事业单位正常运转的一个不可或缺的部分。本论文主要通过对男性秘书和女性秘书在心理、思维、语言、行为等几方面的性别差异的进行讨论，总结出性别差异对秘书工作的影响，以及男女秘书各自的优势和劣势，提出男女秘书如何正确认识自身的优缺点并扬长避短，提高工作效率的方法。同时，在结合国内外研究状况及相关文献进行探讨的基础下，结合本身的实际情况、实际事例提出自己的一些见解、观点。

关键词：秘书性别 性别差异 工作影响 表现

Abstract The secretary works always is the country administrative organ and a business unit normal work indispensable part, in recent years, because of the particularity of the secretary works, the secretary sex becomes a sensitive topic.The present paper mainly through to the masculine secretary and the feminine secretary in psychological, the thought, the language, the behavior four aspects sex difference discussion, summarizes displays temper other difference the influence which works to the secretary, as well as the male and female secretary respective superiority and the inferiority, proposed how the male and female secretary correctly did know own good and bad points and enhance strong points and avoid weaknesses, enhance the working efficiency the method.At the same time, also put forward a series of proposals in the secretary staff's raise.Key words : sex difference ,secretary works ,the talented person, raise working efficiency

一、引言

在现代社会，秘书已成为一种职业，和许多工作一样，秘书工作也可以由不同性别的人来做，但由于秘书角色的特殊性，更因领导干部及其秘书中出现了一些不良现象，使秘书的性别有时成为一个敏感话题。2003年，四川省委办公厅发布过两份针对领导干部身边工作人员的文件，其中“男领导不能配女秘书”的规定，曾引起广泛关注和争论。直到今天，可不可以使用异性秘书仍然是令一些领导头疼的问题，尤其是男领导对与女下属，任何关注都有可能被误认为不怀好意。由此可见，进行秘书性别的研究确有必要。

首先，秘书性别研究可为领导合理使用秘书提供理论依据，领导如能成分认识男女秘书的各自特点，从性别角度来安排工作、考虑问题，使用秘书就会得心应手，秘书工作也会提高效率，否则，不顾性别特点，为了避嫌而不敢使用异性秘书，势必会影响工作。

毕业设计（论文）

其次，秘书性别研究可为秘书人才的选拔与培养提供依据。目前，我国机关、企业事业单位的秘书主要是高校毕业生，但未必全部出自文秘专业。实际上近些年高校秘书专业教育与社会需求之间存在着严重脱节的想象：一方面，学秘书专业的可能不做秘书，做秘书的可能没学过秘书专业；另一方面，许多单位为找不到称职的秘书发愁。这种情况固然是多方面因素造成的，但在秘书培养中不重视性别差异是不容忽视的原因之一。如果培养秘书注重激发其性别优势，相信提高秘书自身素质会有帮助。曾有用人单位建议，高校秘书专业的培养计划中对女生应适当增加女性修养课程，如花道、茶道等；对男生适当增加驾驶、武术等方面课程。

再次，秘书性别研究为秘书学发展开辟了新的领域。目前的秘书学教材多是泛泛而论秘书的素质，如能从性别差异角度揭示男女秘书各自应具备的能力素质，无疑会增加秘书学研究广度和深度，使其内容更充实、更科学。秘书性别的比例情况及原因；

改革开放以来，秘书队伍中女秘书的比例上升迅速，这有深刻的社会、经济、文化等方面的原因。

二、秘书性别的比例情况及原因；

改革开放以来，秘书队伍中女秘书的比例上升迅速，而男秘书却持下降的趋势，这有深刻的社会、经济、文化等方面的原因。

(一)“三资”企业、私营企业、乡镇企业剧增，这类企业在使用秘书方面受港澳台地区秘书职业妇女化的影响，多喜欢聘用女秘书。(二)女性社会地位、文化素质的提高。

(三)秘书工作事务性强，女性更适合干这项工作。(四)人们择业观的变化及市场经济条件 下价值取向的影响。市场经济条件下，经济收人的高低是人们择业时考虑的一个重要因素。在计划经济时期，机关、企事业单位秘书的地位及收入相对较高，许多大专院校的男性毕业生愿意担住秘书工作，但在市场经济条件下他们则愿意从事收人更高的管理、营销方面的工作。而女性出于对秘书工作环境较舒适、工作相对容易胜任的考虑，愿意当秘书的比男性更多。从孙彤、李悦主编的《职业设计与优选人才》一书中对大学生择业情况的调查结果来看，愿意选择文秘工作作为自己职业的女性占6..4纬，而男性几乎是零。我最近对四个秘书专业班进行了调查，毕业后打算从事文秘工作的男生为23人，占接受调查的男生总数的31.08%;女生为36人，占女生总数的48.62%。从北京160就业信息台发布的信息来看，没有专业技能的男性求职者倾向于做推销员，有中专以上学历的年轻女性则愿意做秘书。这种状况无疑会导致女秘书比例大大提高。(五)精简机构及男秘书改行或“下海”的影响。政治经济体制改革和建立现代企业制度促使各机关、企业精简机构，减少办公室人员。如1995年湘钢党政办公室就精减了19人，这些富余人员有的另谋高蔚孙有的下海经商，其中大多是男秘书。这也是造成女性在秘书队伍中比例上升的一个原因。(六)错误的用人观的影响。一些企事业单位的领导把秘书当成“花瓶”，只聘请年轻靓丽的女性;一些人对“公关”工作有误解，非女性不要;一些“三资”企业、私营企业的领导或个体户用人动机不纯，用女不用男，据调查，合资企业有半数女秘书遭受过性骚扰。

三、男女秘书对工作影响的表现；

（一）心里差异的表现；

第一,女秘书自信心不如男秘书强。心理学家布劳克等人通过对学生考试后估计分数的心 理分析发现,女生的自我评估往往低于男生。这种性别差异在学龄前就十分明显。一项以4 岁儿童为测试对象的实验发现,小女孩对自己成绩的期望明显低于男孩子。这种性别差异会延续至成人的工作中。我们常常发现,男秘书惯于主导职场环境:一有机会便很自然地推荐

毕业设计（论文）

自己,争取扮演火车头的角色;在会上总是踊跃发表意见,俨然成竹在胸;接受领导交办的 任务时大都充满信心,相信自己能做好。这种心理暗示可以使他们把工作做得更出色。与此 相反,女秘书往往低估自己,不敢接受挑战性工作,给人一种没有气魄的感觉。第二,女秘书比男秘书显得胆小、怯懦、多虑。早期的有关研究证明,女孩子比男孩子容易出现恐惧情绪。男性在恐惧时会报告自己并不恐惧,女性常在自己并不恐惧时却报告自己恐惧。女性通过报告自己恐惧获得社会宠爱, 男性通过报告自己不恐惧获得社会对其坚强性格的赞扬和认同。第三,女秘书更为细心。女秘书能细致周密地为领导安排好工作日程,认真负责地管理 好资料文档,会用委婉、温和的口气恰到好处地拒绝领导不愿见的客人,还会在领导疲倦时 端上浓茶和咖啡。这些男秘书较难做到。第四,女秘书容易情绪化。女性多是感性的,较容易被情绪左右。相对而言,男秘书往往不拘小节,对小事不会耿耿于怀,不会过于计较得失,在处理事务时较少情绪化。第五,女秘书更善于理解他人。女秘书在工作中更能体谅别人,能为领导、同事着想,能拉近与领导的距离,因此也就更容易沟通。男秘书往往不懂得体贴,没有耐心做倾听者,有时还会顶撞领导。第六,女秘书更容易产生从众心理。这与女性独立性相对较弱有关。因而女秘书常常不敢进谏,凡事按部就班随大流,对领导的指示不愿提出异议。男秘书则喜欢打破常规,敢于提出不同见解,能为领导决策提供更广阔的思路。第七,女秘书权力欲没有男秘书强。有些男秘书为了取得权力有时会不择手段,不惜牺牲身边人的利益。相反女性对权力看得较淡,对利益的要求也不是很强烈,喜欢助人为乐,这极有利于团队工作的开展。

(二)思维差异

第一,在思维品质上,两性差异明显:女性有较强的记忆能力,善于形象思维,富于想象力,但思维的灵活性不够,理解力较差;男性更善于抽象思维,长于判断和推理,有较强的演绎、归纳能力,思维的灵活性较强,理解力较强。所以,男秘书做事脑子更冷静、更富有条理而且更果断,较少优柔寡断、拖泥带水,这是女秘书难以企及的。第二,在思维方式上,女性倾向于模仿,处理问题更注意部分和细节,对全局与各部分之间的关系把握较差;男秘书更善于独立思考,分析综合能力较强,处理问题更重视全局与各部分之间的联系,但对细节注意不够。女秘书做事大多谨慎仔细,很少出差错,但是难以给领导出谋划策;男秘书多半注重全局,但是对细节常考虑不周,所以容易出现疏漏。(三)语言、行为差异 首先,语言风格不同。男人的闲言碎语永远比女人少,这一点是公认的。但是在语言风格上,女性比男性占有优势。因为男性喜欢发号施令,常用命令式口气,既不和善也不温良;而女性说话较含蓄,在表达反对意见时也多用委婉的方式,不会过于尖锐。比如,公司要解聘一些员工,若让女秘书去讲,通常会用同情的语气,这样就不会引起大的矛盾。所以,女秘书是软性调节剂。其次,女性更具利他行为。利他行为是一种助人为乐、公而忘私、无私奉献的行为,是人际关系中的一种积极因素。男性则有以自我为中心的倾向。再次,支配欲望不同。一个人的支配欲望表现在两个方面:其一是支配他人,以获得别人的顺从为满足;其二是对他人所施加的影响予以抗拒。实验研究证明,男性较女性具有更强烈的支配欲望。最后,创造能力不同。受思维差异的影响,男秘书比女秘书有更强的动手能力,也乐于探索,有强烈的创造欲望。而女秘书对创造活动不太感兴趣,也很少探索,动手能力相对较差,更愿意从事规定性的工作。

四、男女秘书在日常工作中的分配情况；

如前所述,男女秘书在心理、思维、行为上的差异是客观存在的,因此领导在岗位安排、任务调配以及培训培养等方面要考虑这些性别特点。首先,在岗位安排上,要注意将男性秘书放在具有挑战性、需要胆量和魄力的部门,如需经常陪领导外出并身兼保安、司机等多重角

毕业设计（论文）

色的岗位。其次,在任务调配上,应视具体情况合理安排工作。例如,女性秘书的机械记忆力比较强,对单位的常用电话号码、主要文件文号和各种大事都能熟记于心、脱口而出。因此,在中小规模的单位可将文件和档案管理工作交给女秘书做。男性的逻辑思维能力较强且具创新精神,因此诸如公关策划、企业策划方案可让男秘书参与完成,企业的危机公关处理由男秘书来做会更有效率。再次,在培训培养上,领导可针对男女秘书的某些性别弱点指导他们在工作中进行锻炼提高,有人将此称为“双性化人格”培养。即有意识地让男性多做女性有优势的工作,让女性多做更适合男性做的工作,久而久之双方都会得到锻炼,形成性别互补。

五、男女秘书在工作中的优势；（一)男秘书有自己的优势。

与女性相比，一般说来男秘书在如下几方面占有优势:一是思维更活跃填密，应变力更强，更能适应变幻莫测的竞争环境;二是想象力丰富，综合分析问题的能力及预测能力更强，能更好地利用信息辅助决策者;三是独立处理事务的能力强，往往比女性更果断坚决，更能抓住稍纵即逝的市场机会，稳妥地处理好突发事件;四是更富于理智，坚持原则，不感情用事;五是精力充沛，能连续作战，适合出差和出外调查。男性和女性在从业上各有千秋，能力才是职业适应性首要的和基本的条件。实际上，在市场经济中大显身手的男秘书是很多的。四川长虹电器有限公司在社会主义市场经济大潮中乘风破浪，成为我国最大的彩电生产基地，其总经理办公室的秘书是清一色的男子汉，谁又能说男秘书缺乏竞争力呢? 从我国企事业单位近年招聘秘书的情况看，招聘的女秘书在数量上占绝对优势，招聘的办公室主任则大部分限于男性。目前我国各行政机关、企事业单位的高层秘书绝大部分也是男性。

（二）女秘书也有自己的优势；

头脑灵皓，待人热情，办事干练，打扮得体，加上美丽的外表和非凡的气质和一定的文化素养，无论是为老板办事，魅是与客户洽谈业务，往往都能收到事半功倍的效果，也是一 般男秘书所不能做到的。古代有言叫阴柔之美，阳刚之美，什么叫美?和谐为美。什么叫和谐呢?阴阳调顺也。试想一个男企业家，饱尝经营过程中的酸甜苦辣，忽有一日遇到愤怒、挫折之事，抬头看见的偏偏又是阳刚之气的男人，好比人在其热无比的时候，看见了太阳，他会怎样呢?如果面前站着一位女性，他的气怒可能会烟消云散，或者转而成为倾诉，就如吹来了温柔和煦清凉的风，可能使他获得意外的顿悟。业家拥有一位高层次的女秘书，会很容易提高素质，特别是做人的素质。一个事业家，会找一个精明强干的女秘书，因为 他需要事业;一个发明家，会找一个悟性极高的女人做秘书，因为他需要创造;一个好色之徒，会找一个放荡女人做他的秘书，因为他需要的是性，这是我们所鄙视的。一个优秀的企业家期望寻找一位更全面的女秘书，甚至对她的相貌、气质也有相当的要求，因为秘书工作本身就是全方位的，需要应付多种多样的人，操作各种各样的事。从思维角度看，男企业家有个女秘书，可以在观点上达到融合。男人看问题的方法和女人往往是有区别的。如果是位能听得见别人意见的企业家，女秘书的意见往往可以补其未料之不足。

六、男女秘书如何正确认识自身的优缺点并扬长避短；

（一）对女秘书而言,应做到以下几点:第一,培养独立性和创造性。在日常工作中,女秘书要有意识地克服依赖性,培养独立自主的思维品格,要勤于思考并在观察中发现和提出新问题;还要注意创造性思维的培养,提高多角度思考的能力。同时,要多参加一些野外拓展活动,培养过人的胆量。第二,培养保密意识。要时刻注意自己的言行,该保密处要严格保守秘密。第三,语言行为得体。语言要文明、得当,切忌粗俗、浅薄;态度要谦和、诚挚,切忌孤傲、毕业设计（论文）

虚浮;举止要端庄、文雅,切忌拉拉扯扯、打打闹闹;服饰要庄重、得体,切忌奇异、袒露。第四,锻炼心理承受能力。女秘书要时刻保持平和的心态,不能被情绪所左右。一个有心理障碍的人、一个喜怒无常的人是做不好秘书工作的。第五,改掉爱抱怨的坏毛病。尤其要注意的是,不要和同事一起议论别人的是非,受到挫折时不要过多地向朋友或同事倾诉烦恼。

（二）对男秘书而言,要注意以下几点:第一,要学会积极的聆听。与领导沟通时,聆听是尊重领导的表现,也是秘书的本分,要克服自以为是的毛病。女同事遇到困惑时,男秘书更要设身处地为其着想。根据两性专家朱丽亚丝的分析:女性在倾诉抱怨时,重点并不在解决问题,而是希望你同情她的处境、了解她的心情。第二,克服以自我为中心的坏毛病。男秘书要像女秘书一样多关心别人,拉近与他人的距离,这样才能更有效地开展工作。第三,培养温和的语言风格。男秘书在沟通时要多借鉴女性语言风格,遇事不顶撞,不口气粗鲁、大喊大叫、态度蛮横。和女性沟通时不要专谈以“事件”为主的政治或经贸话题,应多谈人的感情和人际关系,寻求与女性语言的契合与共鸣。第四,降低权力欲望,培养奉献精神。按照传统观念,秘书的发展目标就是做领导,但随着秘书国际化、职业化的深入发展,做一名终身秘书的观念已越来越被人接受。秘书要正确看待自己的角色,不能挖空心思往上爬,尤其不要官欲膨胀,更不能利用秘书工作的便利条件腐败弄权。

七、国内外研究状况；

八、提出自己的论证观点或解决方法，简述初步理由。

九、结论；

不管是男秘书还是女秘书，在认识到自己的优点和缺点后，能扬长避短，才是一个优秀的秘书。本文章通过对秘书性别差异的研究、探讨，让广大从事秘书行业的人们，正视自己的自身情况，通过本文结合实践，培养自己的长处。我个人认为，市场经济的资源最佳配置原则和男女平等竞争原则应成为我们考察社会主义市场经济条件下秘书性别角色差异的根本出发点。当然，在现实生活中我们不能完全排除用人单位的认识、情感等多种因素对秘书人才性别选择的影响。

十、相关文献；

致谢

本论文是在导师袁思强老师的悉心指导下完成的。导师渊博的专业知识，严谨的治学态度，精益求精的

毕业设计（论文）

工作作风，诲人不倦的高尚师德，严以律己、宽以待人的崇高风范，朴实无华、平易近人的人格魅力对我影响深远。不仅使我树立了远大的学术目标、掌握了基本的研究方法，还使我明白了许多为人处世的道理。在此，谨向袁思强导师表示崇高的敬意和衷心的感谢！

本论文的顺利完成，离不开各位老师、同学和朋友的关心和帮助。在此对他们表示感谢。

同时感谢河源职业技术学院人文学院全体老师，感谢他们对于我在学校学习、生活等各方面的关心和帮助。

最后，我要向在百忙之中抽时间对本文进行审阅、评议和参加本人论文答辩的各位老师表示感谢！

第四篇：秘书论文

山东交通学院

秘书学论文

题目 秘书从业人员应具备的能力素质要求 系部

班级

学号 学生姓名

时间

管理系 公事081 081010218 马晓波 2010年11月8日

摘要：从“秘书素质的系统性”角度出发，探讨秘书能力素质新结构应该具备的四个意识：应变意识、创新意识、独立意识和现代意识。

关键词：秘书从业人员；素质；新结构

“秘书素质”的话题伴随着秘书队伍的扩大而日渐高涨，但是大多强调“专业技巧，即如何应对某一件具体事件”，而在很大程度上忽略了秘书综合素质的系统性。知识经济背景下的企事业单位对秘书从业人员提出了更高的能力素质要求。

一、社会对秘书从业人员的需求状况分析

根据近年来从人才市场反馈的供需信息分析，社会对文秘人才的需求大致可分为四类：一类为服务型秘书。如公司办公室、基层行政事业单位办公室的服务人员、生活类秘书等；二类为事务型秘书，如企业、公司、基层行政事业单位的办公室文员、公关人员、档案管理人员等；三类为文字型秘书，如企业、公司、行政事业单位的文书起草人员；四类为管理型秘书，如公司、企业单位的总经理助理、部门经理、办公室主任。基层行政事业单位办公室主任等。

依据职责的大小，秘书又可以分为以下三种：一是初级秘书——以接电话、发传真、收发信件等服务为主。比如企业的初级秘书应包括公司前台接待、电话接线生、部门事务助理等。他们的职责比较单一，技术含量较低，薪金相对较低。二是中级秘书——能够写一般信函。起草报告和准备会议等，多为大专或本科毕业。比如，企事业单位中的部门经理秘书、经理助理等处于中层管理者身边的秘书，处理各种事件的能力要求较高，薪酬也相对较高。三是高级秘书——能起草重要的合同文本，懂法律、税务知识，有应急处理能力。高级秘书是随着市场环境下。组织横向联系的加强以及现代化办公手段对组织的渗透而出现的。现代高级秘书特别强调的素质有公关才能、外语水平和办公行政管理的能力等。比如，企事业单位中的高级秘书包括跨国公司首脑秘书、董事会秘书、地区总裁秘书以及总经理的高级行政助理等，目前属于人才市场上的稀有资源。

二、秘书从业人员能力素质现状分析

高科技日新月异的发展，新技术的运用不仅改变了人们的工作条件，还使人类进入了信息传播全球化的时代。传统的以纸和笔为载体的书写方式为打字机、计算机所代替，通信技术、网络技术，改变了人们获得信息和交流信息的方式。现代办公室设备的使用。不仅要求从事办公室事务的秘书从业人员具有传统意义上秘书应具有的基本素质，而且要具有熟练使用现代化办公设备的能力，具有使用现代通信手段获取信息并及时整理和传送的能力。这对现代秘书的知识技能结构和能力提出了越来越高的要求，秘书人才逐渐向“复合型”方向发展，其知识

体系日趋复杂和全面。随着我国市场经济的不断发展，秘书工作被划分到行政管理范畴，主要是帮助行政领导或经理分担日常事务，职责涉及到文档信息管理、会议和约会的安排、起草信函和文件以及内部和外部的沟通等各方面，已经成为党政机关、企事业单位不可或缺的职位。目前。我国秘书从业人员约2300万人。秘书逐渐成为一种职业，其地位日益提高。以往只负责抄抄写写的秘书已经不能适应党政机关、企事业单位对人才渴望的需求，这对秘书从业人员的能力结构提出了新的要求。

当前的主要问题：一是素质单一化，过多地强调技巧训练。某些民营培训学校或者某些高职院校为了缩短培养周期，追求短期的经济效益，以速成班培养速成型秘书，他们用短至一年甚至不到一年的时间，学习办公自动化、速记、应用写作等几门课程。学成经考试合格后颁发国家承认的结业证书。单纯地教与他们处理日常事务的技巧，如何应对领导需求，处于被动式的应付事务。其次。中文专业毕业生“万金油”型秘书，这一类秘书从业人员大多被看重的是文字功底好，“能说会道”。而随着行业的分化，社会分工的细化，各行各业对秘书从业人员的要求也越来越专业化。因此，这类秘书从业人员到了具体的岗位上仍然从头做起，需要在实际工作中跨学科、跨专业、跨领域地加强自己的综合素质适应新的岗位。二是素质模式化。秘书角色意识淡化。秘书从业人员处于从属地位，领导说什么就是什么，领导让干什么就干什么，做事盲目服从，缺乏“自立”、“自我”意识。虽被称为领导的“左膀右臂”，在实际工作中缺乏主动性，缺乏创新意识，秘书“独立自主”角色意识淡化。

三、秘书从业人员能力素质的新要求

(一)应变意识——秘书专业自身生存的特点

秘书工作的具体内容也完成了四个转变：由原来简单的办文办事，发展为既办文办事又出谋划策：由原来的收发信息转向综合处理信息：由原来的单凭老经验办事转向实现科学化管理：由被动服务转向主动服务。政策的转变必然要求秘书解放思想、打破思维定势，用变化发展的眼光看问题。

哲学一直被看作智慧的象征，而哲学从根本上讲就是“变”的科学。发展的科学。秘书工作思维方法和工作方法的基础坚持哲学“变”的观点，坚持客观性，按客观规律办事，以“思辨”达到“思变”。秘书工作要忠于事实，以客观实际作为出发点，不是把原则作为出发点。同时，在综合处理信息、科学化管理方面，秘书部门必须发挥灵活性的特点。坚持变化、发展、求新，不能墨守陈规，以不变应万变。要积极主动地关注变化、新情况、新问题，及时关注社会动态，了解市场热点和“敏感点”，掌握瞬息万变的信息，更好地为领导服务。作为新世纪的秘书，不能封闭、保守、僵化，做事被动。充分发挥自己办文办事的主观能动性。更好地发挥参谋助手作用。古人讲“登高望远”，只有思想放开了，才有可能打破僵化。

(二)创新意识——秘书从业人员参谋决策性体现

秘书部门的首要任务是为领导机关和领导者在正确决策并有效执行方面提供参谋服务，即辅助领导进行科学决策。有人比喻得力的秘书是领导的“左膀右臂”。显而易见，秘书在日常工作中，不仅应该正确领会领导意图，更应该及时补充领导思想盲区，帮助领导打开思路，激活思想。因此。秘书从业人员必需增

强创新意识，学会独立思考，打破常规，张扬个性。而回到现实中来，“秘书工作被动论”的论调占据主导地位，不少秘书在工作中对领导是绝对的服从。不是唯唯诺诺，不敢越雷池半步，就是溜须拍马，俯首贴耳。从根本上毫无主见，创新精神更是无从谈起。秘书从业人员要有自我实现的追求，要实现自我价值，必须当好领导的助手，就必须将自我意识融入到角色的扮演中。在角色中体现自我。在规范的角色位置上塑造自我。在21世纪这样一个高科技时代，人们思维方式的深刻变革是必然的趋向。衡量秘书工作的优劣，区分秘书水平的高低的最重要标准就是看对领导决策及实施辅助得如何。“科盲”秘书是难以完成辅助领导科学决策任务的，科学知识与人文知识具有不同的历史和特征，但两者之间有不可分割的联系，共同构成完整的社会文化。可是长期以来，两者之间存在着互不理解的鸿沟，人文学者往往认为科技学者抱有一种浅薄的乐观主义，不注重人的处境；而科技学者则认为人文学者缺乏远见。只热衷于关注艺术和思想存在的瞬间，他们对待问题的态度明显不同，甚至在情感方面也难以找到共同的基础，这种文化分裂现象直接导致了我们人才素质培养方面的单一和偏失。秘书教育的主体衍生于文学教育，受其母体中国语言文学的遗传，它先天就带有十分浓重的人文色彩。秘书学基础课大部分内容就是语言、文学。甚至。受社会浮躁心态和功利主义的影响，只注重人际“技巧”和变通艺术，所学课程，几乎与科学无关。中国人受汉字的影响，在强化具体思维的同时，却忽略了抽象思维能力的培养。而抽象思维则是培养创新性意识的关键。立体几何学的学习培养了我们抽象思维能力；普通逻辑学的学习，锻炼丰富了我们的想象空间，使大脑思维得以延伸；数学、算学的学习又激活了大脑思考的缜密性，使我们的思考更加精细、严密。人文与科学的力量相借重，艺术与逻辑的力量相补充，数理科学不仅赋予发散思维的秘书专业以必要的收敛思维能力，而且会使人们在秘书工作中更善于理性思考，善于发现。展示自我，变被动服务为主动服务。相信我们的创造力会使我们在工作领域更加游刃有余。

(三)独立意识——秘书的独立人格的体现

在秘书行业，有不少这样的定位：秘书是“参谋”、“助手”、“心腹”、“左膀右臂”，是“二把手”，是无名英雄等。而涉及到秘书人格，却有不少人持这样的观点：领导两袖清风，秘书也清正廉洁；领导人腐败犯罪，秘书也必然品行不端。这就完全抹煞了秘书人格的独立性。秘书。夹杂在上级与下级中间，对上级来说，是“跑腿的”、“打杂的”；对下级来说，又是领导的“跟班”。其实多年之后，不少秘书对于自己的身份。常常感叹“什么也不是”。那么，秘书的人格到底在哪里?

秘书人格的确立，必然要求秘书明确角色意识和自我意识的关系。人的自我意识表现为愿望、意向、兴趣、信念等，是不断进取、自我实现的精神支柱。依马斯洛的“需求理论”。每个人在进入自我实现的某个阶段后，又会出现新的更高的造出鲜明的角色形象。在角色形象中展现出独特的自我。

(四)现代意识——秘书与时俱进能力的体现

二十一世纪，是个崭新的世纪，是个知识与技能飞速发展变化的时代。因特网和电子邮件的广泛应用，物理上的时空距离进一步缩小。办公室的许多工作，如各部门文件的传送、会议活动的安排、文件的处理、通知的传达等，都可以通过电子邮件在瞬间完成。计算机中文语音输入系统的实现，使秘书动口不动手也能写出生花文章。办公室工作高度智能，将使“文山会海”彻底成为历史，也把

秘书从业人员从繁重的材料堆中解放出来，提高了工作效率，减轻了工作强度。随着电脑的普及，固定的上下班时间将会被打破，秘书可以在家里完成领导交给的大部分任务，传统的聚集在一个拥挤办公室的景观将成为人们的记忆。随着“政府上网”工程的启动，网上共享信息成为信息社会的必然选择。这使代表着时代价值观念的口号“时间就是金钱，效率就是生命”逐步向“信息就是金钱，决策就是生命”转变。然而受长期以来文化积习的影响，我们秘书的日常工作仍然生活在封闭、墨守陈规、满足现状的传统套子中。时代在变化、生活在变化，我们的传统意识也要随着变化：变封闭为开放；变守旧为创新；变保守为宽容；变被动为主动；变传统为现代。增强秘书从业人员的现代意识，应该做到以下几点：一是公关意识。在现代社会，秘书从业人员没有一定的公关意识是难以立足的。一个单位如果不懂得塑造自身良好形象，不懂得知名度和美誉度对单位生存和发展的价值，势必在日益激烈的竞争中失去地位和发展空间。群众是事业发展的基石，如何有效地实现与公众的沟通，是秘书从业人员的一项重要职能。秘书从业人员要开展好工作，还必须协调好与单位内部各部门的关系。秘书从业人员在实际工作中要强化公关意识，就必须掌握基本的公关理论知识和实务知识，要有良好的精神风貌和心理承受能力，要有较强的协调组织能力和宣传推广能力。二是竞争意识。当今社会是一个充满竞争的社会，面对竞争日益激烈的环境，秘书从业人员必须强化竞争意识。随着领导水平的不断提高，作为领导的助手和参谋的秘书只有不断挑战自我、超越自我，才能更好地胜任工作。三是法律意识。随着市场经济体制的确立和社会主义法制的日趋完善，社会各行业与法律的关系日益密切。这必然要求秘书从业人员熟悉法律知识，树立较强的法律意识，否则就难以在依法治国、依法行政方面当好领导的参谋助手。四是协作意识。当今世界，许多生产、工作离不开部门、行业的协作，而市场经济的发展更强化了人们相互依赖、相互协作的社会关系。对一个秘书从业人员来说，不依靠集体的力量，个人再有能力和抱负都难以成就事业。因此，秘书从业人员要自觉地与其他同事加强沟通和交流。这样才能提高工作效率。

引用文献：

[1]王熙梅、王景清主编：《现代秘书学通论》，海洋出版社，1993年版。

[2]钱祺喻，刘开文：《企业秘书学》，四川民族出版社，1987年版。

[3]张金安、常崇宜编著：《秘书学概论》，云南人民出版社，1984年版。

[4]张希林、吴长有主编：《文秘学》，辽宁大学出版社，1989年版。

[5]董继超主编：《秘书学教程》，中央广播电视大学出版社，1993年版。

[6]袁维国编著：《秘书学》，广东高等教育出版社，1987年版。

第五篇：秘书职业道德规范

－、忠于职守，自觉履行各项职责 各行各业的工作人员，都要忠于职守，热爱本职。这是职业道德的一条主要规范。作为秘书人员忠于职守就是要忠于秘书这个特定的工作岗位，自觉履行秘书的各项职责，认真辅助领导做好各项工作。要有强烈的事业心和责任感，不擅权越位，不掺杂私念，不渎职。

二、服从领导，当好参谋 跟从领导，这是秘书人员职业性质所决定的。作为领导工作的参谋和助手，应当严格按照领导的指示和意图办事，离开领导自行其是，别出心裁，都是职业道德所不允许的。个人的积极性、创造性只能在服从领导的前提下发挥（更多地限于建议、献策等方面）。其中特别要注意，不能用个人不成熟的想法甚至情绪化的意见，去影响和干扰领导的工作及决策。当好参谋，就是要发挥参谋作用，为领导出谋献策。在领导决策民主化、科学化的今天，尤其要求秘书人员改变以往办事即是称职的旧观念，要提高参谋意识和能力，明确不能出谋献策者就不是好的秘书人员的新观念。

三、兢兢业业，甘当无名英雄　兢兢业业，甘当无名英雄，就是要求秘书人员埋头苦干，任劳任怨。秘书工作性质，决定其工作主要是实干。要围绕领导的工作来展开活动，要求招之即来，来之能干，在具体而紧张的工作中，脚踏实地，密切联系实际和群众，不计个人得失，有着吃苦耐劳甚至委曲求全的精神。

四、谦虚谨慎，办事公道，热情服务 谦虚谨慎，应是秘书人员应具有的美德。秘书人员不能因为在领导身边工作而自命不凡、自以为是，要平等地同各职能部门商量工作，虚心听取他们的意见，在工作中要善于协调矛盾，搞好合作。办事要公道正派。秘书人员对领导对群众都要一视同仁，秉公办事，平等相待。切忌因人而异，亲疏有别，更不能看来头办事情。只有公道正派的秘书人员，才能做到胸襟宽阔，在工作中充满朝气和活力。热情服务。秘书人员要把为领导服务，为本单位各职能部门服务，为群众服务当作自己的神圣职责，要充分认识自己所从事的工作所具有的重要作用。

五、遵纪守法，廉洁奉公，不假借领导名义以权谋私遵纪守法、廉洁奉公，是秘书人员职业活动能够正常进行的重要保证。遵纪守法指的是秘书人员要遵守职业纪律和与职业活动相关的法律、法规。廉洁奉公是高尚道德情操在职业活动中的重要体现，是秘书人员应有的思想道德品质和行为准则。它要求秘书人员在职业活动中要坚持原则，不利用职务之便假借领导名义以权谋取私利，不搞你给我一点“好处”，我回报你一点“实惠〃的所谓“等价交换”。要以国家、人民和本单位整体利益为重，自觉奉献，不为名利所动，以自己的实际行动抵制和反对不正之风。

六、恪守信用，严守机密 秘书人员恪守信用，就是要遵守信用、遵守时间、遵守诺言，言必信，行必果。遵守时间，领导找秘书人员汇报工作，秘书人员不准迟到。秘书人员自己安排的会议或会谈，自己要事先到场，并做好一切准备工作。秘书人员要严格遵守诺言，一经允诺的事情就要尽力办到，遇到曲折变化，要事先说明原因，使人信服。严守机密。秘书人员一个显著的特点，是掌握的机密较多，因此，要求秘书人员必须具备严守机密的职业道德，自觉加强保密观念。

七、实事求是，勇于创新 实事求是。秘书人员要坚持实事求是的工作作风，一切从实际出发，理论联系实际，坚持实践是检验真理的唯一标准。秘书工作的各个环节都要求准确、如实地反映客观实际，从客观存在的事实出发。秘书人员无论是搜集信息、汇报情况、提供意见、拟写文件，都必须端正思想，坚持实事求是的原则。在工作中，切忌主观臆断、捕风捉影，分析问题必须从客观实际出发，既不惟领导是听，也不惟“本本”是从。勇于创新。现在各行各业的劳动者，都在破除旧的观念，勇于开创新的工作局面。作为领导的助手——秘书人员更应具有强烈的创新意识和精神。勇于创新，要求不空谈、重实干，在思想上是先行者，在实践上是实干家，不断提出新问题，研究新方法，走出新路子。

八、刻苦学习，努力提高思想、科学文化素质 各种不同的工作岗位对其工作人员都有相应的素质要求。作为新时期的秘书人员，这种素质要求显得更严格、更全面，甚至更苛刻一些。是否具有良好的素质，对于做好领导秘书工作是一个非常重要的问题，也是评价一位秘书人员是否称职的基本依据。因此，秘书人员必须刻苦学习，努力提高自身的思想素质。秘书工作头绪繁多、涉及面广，要求秘书人员有尽可能广博的知识，做一个“通才”和“杂家”。现代社会科学技术的发展突飞猛进，知识更新速度加快，因此，秘书人员应该具有广博的科学文化知识，以适应工作的需要。

九、钻研业务，掌握秘书工作各项技能 从发展的角度看，新时期的秘书人员，必须了解和懂得与秘书工作有直接或间接关系的各项技能。来源：温州秘书网