秘书日常接待工作_实训报告

第一篇：秘书日常接待工作_实训报告

秘书日常接待工作 实训报告

一、实训题目：秘书日常工作接待

二、实训成员：

1.班组： 08新闻班08组

2.组长：李大保

3.组员：欧阳雪松李翔周爽马志远陈文波陈龙王涛

三、演练的场景介绍

本组演练的是场景三: 一位和公司有多年交情的李经理，作为商务代表，约好了今天十点钟来公司，洽谈有关收购公司的事宜，现在他提前十分钟来到了公司，秘书却告知他，要推迟约见，请演示秘书接待的情景。

四、训练计划

1.角色分配: 李大保饰 武汉尚潮服饰公司（李）总经理

王涛饰 武汉尚潮服饰公司总经理秘书

周爽饰 武汉尚潮服饰公司人事部经理

马志远饰 武汉东京热时尚服饰公司总经理

欧阳雪松饰 武汉东京热时尚服饰公司前台秘书

李翔饰 武汉东京热时尚服饰公司 销售部经理

陈龙饰 武汉东京热时尚服饰公司人事部经理

陈文波饰 武汉东京热时尚服饰公司公关部经理

2.道具准备：茶杯若干、茶水、公司宣传图册、会议室、接待室桌椅若干

3.服装：工作人员要穿整套的工作装，注意着装方面的礼仪。衣服切忌过于新潮，化妆切忌过于浓艳，着装打扮要大方得体。

五、演练过程

时间：2010年3月13日下午时间

地点：武汉东京热时尚服饰公司

场景演练：

武汉东京热时尚服饰公司前台

上午九点五十，武汉尚潮服饰公司李总经理及其秘书小王、人事部经理周总应约来到武汉东京热时尚服饰公司

秘书欧阳（微笑）：您好，请问我能为您做些什么吗？

小王（李总秘书）：您好，我们是武汉尚潮服饰公司的，这是我们李总（手指引着王总的方向），这位是我们公司人事部经理，我们王总与贵公司马总是多年的朋友了，今天代表我公司应约来与贵公司商讨有关合作事宜。

秘书欧阳：好的，稍等，我查看一下；（等片刻）不好意思，是这样的，我们马总与您预约的时间是十点，但是由于临时有事情，正在于公司的几位负责人开会，所以请各位先到接待室稍坐片刻，等会议结束，我马上带你们去见马总。

李总：好的，不客气（虽秘书进入接待室坐下）

秘书欧阳：递水，（然后递上公司的宣传图册），王总，这是我们公司的宣传图册，您可以稍微看一下。

李总等人：好的，谢谢，（大致看了一些之后）你们的宣传做的不错，值得借鉴。秘书欧阳：谢谢夸奖。各位在此先休息片刻，有事情可在前台找。（退出接待室，带上门）

武汉东京热时尚服饰公司会议室

马总：各位主管把公司的的各方面情况简单的在汇报一下吧！

销售部李：是这样的，这段时间我们公司的销售量···

人事部陈：公司最近准备裁员一部分···

公关部陈：这个季度，公司的公关工作做得还不错，顾客投诉···

······

二十分钟之后（接待室）

李总：小王，你去看一下，怎么还没开完会啊

小王：（来到前台）打扰一下，我们今天时间也比较紧，所以想问一下，你们经理什么时候能见我们呢？

秘书欧阳：不好意思，让你们久等了，我再去看一下，您稍等。（进会议室，然后出来），各位，我们经历会议已经结束了，马上出来。

马总：（出会议室）哎呀!李总，实在不好意思，让各位久等了，来进来说。李总：好的，我们先谈正事，再叙旧···

马总：好，那就说正事，关于我们两家公司合作的事情，我们刚才经过讨论，再一次确定了一些细节问题，现在就在说说这些问题···

（双方讨论中）···

六、师生点评（分条列出）

七、小组成员感想

（每个同学要谈出自己在此次实训中担任的角色和其他任务、自己的表现中的优点和不足；还要谈对其他小组——要说出具体哪个组的评析意见；谈自己从这次实训中获得的感受，切忌雷同）

李大保饰 武汉尚潮服饰公司（李）总经理

这次实训中，我对自己的表现很不理想，本来自以为还不错，当自己去做的时候才发现还是有差距的，秘书是一个体现细节的工作，细节决定成败，往往

在细节问题上的疏忽，会造成不必要的损失，所以，无论以后会不会从事秘书工作，都要注重细节问题，养成好的习惯。

王涛饰 武汉尚潮服饰公司总经理秘书

学习秘书课程已有半年，有刚开始的不理解到现在的积极学习，一路走来最让我收获良多的是秘书在为人处世上的诸多经验，不仅使我更使本班同学在走上工作岗位前对于人事有积极认知。

周爽饰 武汉尚潮服饰公司人事部经理

通过这次秘书实训，我有如下一些感想。

1.秘书首先对自己的穿着打扮要十分注重，要正式化职业化。

2.秘书要对办公室工作情况要有认识，对秘书工作岗位估计也要有认识，而且还要做好前台的接待工作。

3.秘书要负责好各种会议的会务工作,做好会议记录,起草会议纪要,简报,协助督促各部门贯彻落实各项工作任务的情况。

4.秘书在受理各方客人来信来访工作,及时做好登记,自办或传递等工作,遇到重大问题及时想领导汇报。

5.秘书提前做好会议室勤杂内务工作，方便领导开会使用。

这次实训使我了解到要做好真正做好秘书职业这一工作必须努力提高自身的素质，然后不断加强作风建设。

马志远饰 武汉东京热时尚服饰公司总经理

通过实训，我知道了这样一门学科是不能纸上谈兵的。必须在实践中多加练习。

欧阳雪松饰 武汉东京热时尚服饰公司前台秘书

关于这次的文秘实训课程，我觉得对我的帮助很大。首先，我们小组的同学，在实训前集体探讨实训的过程和筹划实训情景，每个人都尽量想出最好的点子，这样使我们有了更好的了解和集体意识。其次，我认为这样的实训课程，让我们为以后的工作积累了经验。我们在实训中，实战演习，可以让我们在发现自己的不足和缺陷，有助于在以后纠正，这样我们在工作时就可以少犯错误。

李翔饰 武汉东京热时尚服饰公司 销售部经理

对于秘书学，我们了解的不是太多，但他毕竟是一门学科，我们的课程，她肯定有存在的意义。我们所学的是 新闻采编与制作，做为一个准记者人，我们所学的是新闻工作者所应该具备的基本素养与技能，从而往更高的新闻人的方面发展...可是理想虽然很丰满，但现实却很骨感，作为一个第一文凭是大专的大学生，我们没有能打开新闻殿堂的钥匙，里面光辉灿烂，但这扇门对于我们却是关着的，但上帝是公平的，当他为你关上了一扇门的同时也为你打开了另一扇门：媒体工作者，这一职业。当今社会，是一个信息爆炸的社会，人们时时刻刻都在与信息打交道，每一个公司，每一个企业，都渴望自己的产品享有很高的知名度，这样就不愁销路，所以，需要有为之宣传策划的人员。所以，还是有我们生存之地，而秘书学这门课程，教给我们的，是人与人的沟通技巧，谈吐方式，行为处

事程序，让我们的工作更为科学化合理化，而其中的接洽与安排人员等一系列课程，更是可以提高我们的策划能力与创新意识，还能让我们办事更为谨慎，注重细节，提高本市效率，所以我觉得秘书学一门很好的必须要学好的课程.陈龙饰 武汉东京热时尚服饰公司人事部经理

秘书是一门学问，在实训过程中，深刻的感受到作为一个从事文秘工作的人，需要注意许多的问题，礼仪、说话等等方面，都需要注重。

陈文波饰 武汉东京热时尚服饰公司公关部经理

通过这次实训，我们对秘书的工作性质、职责、作用有了深一步的认识。在我的印象中秘书的工作只不过是接听电话，文件整理，端茶递水。通过这次实训，我知道这是对秘书工作的误解，秘书的作用并没有得到认可。秘书亦是一个知识化和专业化很强的工作，要做好秘书工作必须具备足够的专业知识，而且需具备良好的人际交往能力，公关能力，必须懂得公关礼仪。秘书是一门做事的学问，也是一门做人的学问。在处理好本职工作的同时，还需处理好上传下达，下传上达，处理好管理层与普通职工的关系，处理好本企业与客户的关系，秘书的作用由此可见一斑。必须重视秘书的作用，尊重秘书的工作，扭转对秘书工作的偏见。

第二篇：秘书接待工作模拟实训方案

客人为A，秘书为B 情景一

有一个外地公司的客户，慕名来到滨江公司，但因为事先无约，显得有些不好意思，请演示秘书接待的情景。

A到达秘书办公室敲门，B起身，A走向前 B：你好，我是总经理秘书，我叫XX A：你好，我是XX省XX公司的员工（经理），我叫XX B：请这边坐 B倒茶 B：请用茶

A：谢谢，突然来到贵公司，没有事先预约，真是不好意思 B：不碍事的，你远道而来是为了。。。。？

A：哦，是这样的，我们公司欲与贵公司合作，我是想跟贵公司的经理洽谈合作事项的。B：哦，是这样啊，可惜经理现在在处理一些事，可能抽不出时间来

A：那怎么办啊，我过两天就要回去了

B：这样吧，我帮你先预约，您先留个电话给我，等经理处理玩这些事后，我安排一个时间让您跟经理见面，到时我打电话通知您，这段时间，您可以在我市游览，看看我市的风景，您看这样的安排可不可以？ A：嗯。。。也行，不过你要尽快安排啊。B：好的

A：嗯，这是我的名片

A双手递过来，B双手接，B也拿出自己的名片 B：这是我的名片

A：嗯，好，那我先走了，不好意思，打扰了 B：不碍事的，欢迎下次再来 A：再见

B：您慢走，再见 B送A到门口

情景二

吴总经理与洪达公司王经理是大学的同窗好友，有着十几年的友情，关系非常亲密，经常在一起打球，在生意上也有合作的时候。王经理经常到滨江公司来找吴经理聊天，吴经理也经常到洪达公司看望王经理。今天，王经理又来找吴经理，正好吴经理不在公司，他陪同台商汪先生打保龄球去了，这时秘书应如何接待，请演示。A敲门，B引导A来到会议室。

A：小X，你的头儿呢？

B起身：哦，是王经理啊，快请进，请坐，请稍等，我给您倒杯茶。B倒茶：王经理，请用茶 A：好好好，小X，你的头儿呢？

B：王经理，吴经理现在在外面处理事务，您有急事找吴经理吗？

A：急事是没有的，我是来找你们的头儿聊聊天来着的，他什么时候回来啊？

B：王经理，真是不好意思，今天吴经理要处理的事比较多，可能一时还不能回来。

A：哦，这样啊，如果你头儿回来，你能不能叫他回个电话给我？ B：王经理请放心，我会转告给吴经理的。A：那我先走了，你继续工作吧。B：王经理不多坐一会吗？

A：不用了，我还是回去了，还有一些小事要处理，那我走了，再见 B送A到门口：王经理慢走，再见。

情景三

一位和公司有多年交情的王经理，约好了今天十点钟来公司，现在他提前十分钟来到了公司，秘书却告知他，要推迟约见，请演示秘书接待的情景。A敲门，B起身

B：你好，王经理，快请进，请用茶。

A：我约了今天十点来贵公司，与你们经理商谈。B：王经理，不好意思，您的预约可能要推迟。

A：什么？推迟？我明明约好这个时间的，我怕迟到，还早到了十分钟，你竟然说要推迟。

B；不好意思，真的不好意思，王经理，是我没有通知到位，是我工作失误，请原谅。A：你知不知道我的时间很宝贵的啊，公司还有很多事等着我去处理。

B：王经理，不好意思，真的不好意思，您别生气，这事是我处理不当，这样好不好，我马上安排您的预约，把您的预约放在最前，等经理一处理完事，我马上打电话给您，并且安排时间让您跟经理见面，您看这样好不好？ A：算了，这次就这样安排好了，下次不准这样。B：谢谢王经理的体谅，下次一定不会这样了。A：那我回去了。

B送A到门口：王经理慢走，再见。

情景四

一位记者来访，要见公司的吴总经理，说是要采访有关公司未来发展方向的问题，而吴总正好出去办事，请演示秘书此时接待的情景。B：你好，我是经理秘书XX。

A：你好，我是XX电视台的记者，我叫XX。B：请进，请坐，请用茶。

A：我是来见贵公司吴总经理的，我想采访有关公司未来发展方向的问题的。B：真是不好意思，吴总经理正好出去办事了，不在公司。A：这样啊，那我能采访你，你是秘书，可以代替经理接受采访。

B：不好意思，我们不能代替经理接受采访的。这样吧，您把电话留给我，如果经理有时间，我再打电话给您，安排时间接受你们的采访。A：这样啊，嗯，好吧，我把号码留给你。A写，递，B接

A：那我先走了。

B送A到门口：好的，您慢走，再见。

情景五

有一位推销员，事先没有约定，一来就声称是经理的朋友，坚持要见经理，秘书请教他的大名，却又不愿通报姓名，不愿说出求见理由，到现在还赖着不肯离去。演示秘书应对的情景。

B：你好，我是经理秘书，我叫XX。A：你好，我是经理的朋友，我想见你们经理 B：请问你贵姓，你找我们经理有什么事？

A：哎呀，我真的是你们经理的朋友，我找你们经理有事，你让我见经理就是了。B：不好意思，这是程序上的要求，需要登记来客名字。A：你让我见你们经理就是了。

B：不好意思，我们经理现在不在公司，他出差了。A：出差了？

B：是的，先生，刚没说明，不好意思。A：你是骗我的吧。我就在这等着。

B：先生，经理出差了，还要等几天才回来，你还要在这等好几天吗？ A：这。。。那我先走好了，过几天再来。B：先生，那你先留个电话，姓名。A：不用了，我再来。再见 B：那您慢走。再见。

情景六

一天早晨，两位预约的客人刚到，另一位客人却由于急事来到公司，要求马上见到吴总。演示秘书接待的情景。B：你好，我是总经理秘书XX。A：你好，我是XXX，我找你们吴总。B：不好意思，吴总现在有事在处理。

A：我知道很唐突，可是我真的有急事找你们吴总，很急，让我见吴总吧。B：嗯。。。您稍等，我看下吴总是否有时间。

B打电话给吴总：吴总，这有位客人，说有急事找您，是否先将两位客人的预约延迟，您先见这位客人？

C：这个，那让他先吧，你去跟两位客人说，让他们稍等，你要处理好啊。B：吴总，我明白。

B：两位客人，不好意思，打扰了，刚有位客人说有很紧急的事找吴总，我想把两位的预约时间稍稍延后，让那位客人先见吴总，不知可以否？ D：这样啊，很急的事吗？那让他先吧，我们不急。B：谢谢两位，那请你们先在会议室坐一下，谢谢。

B：你可以见吴总了，这边请。

A：谢谢。

情景七

一天，公司正在召开一个重要的会议，但公司的一个重要合作伙伴突然从外地来公司要求见总经理。演示秘书接待处理的情景。B：是XXX经理，你好。A：你好，我想见你们经理。

B：不好意思，经理正在开会，您能等一下吗？

A：啊，在开会，可是我有很紧急的事见你们总经理啊。B：可是会议已经开始了，这样吧，你先等一下。

B写了一张小纸条，请会议室的工作人员传给总经理。不久，收到总经理回复，写着请稍等，会议等下就结束。B：不好意思，你可能要等一下，会议快结束了。A：嗯，不能马上见到经理吗？ B：不好意思，这个会议比较重要。A：这样啊，那好吧，我等一下吧。

情景八

今天有4位重要客人来访。秘书要在办公室外迎接客人并进行自我介绍，然后引导他们上楼，进入经理办公室。演示整个过程。B：你好，我是经理的秘书，我叫XX。A：你好。

B：欢迎来到本公司，你们一路上辛苦了。A：不会不会。

B：经理现在在楼上处理一些急事，不能亲自下来迎接，所以派我下来迎接，他为不能亲自迎接您感到万分抱歉。

A：不碍事的，有急事当然是要先处理急事的。B：X总，谢谢您的体谅，那请您这边请。A：好的。

第三篇：秘书实训报告

秘书实训报告

专业： 实训人： 学号：

一、实训目的：

秘书模拟实训是学习本课程《管理秘书实务》的主要的主要组成部分，是实现教学与实践的零距离，是培养学生实际动手能力和岗位适应的重要环节。根据本课程设计的实训内容，结合秘书工作实际，针对秘书岗位标准，安排综合实训。通过实训，增强学生的实际动手能力，增强秘书职业素养。

二、实训时间：2014年4月15日

三、实训地点：秘书实训室

四、实训内容: 1.邮件处理的内容：传统邮件：接受程序、寄发程序

电子邮件（互联网）处理程序：主题（主题栏内）——合宜的称谓——内容——结束语（祝福语或本人姓名）

注意：⑴尊重对方认可的礼貌习惯

⑵邮件群发时，一定要做到一下整理，尽量控制数量在最小 ⑶机密与敏感的话题不要应用普通电子邮件发送

⑷收发邮件时，若能从小处注意一下礼仪，定能凸显秘书自身良好素养和组织单位的形象

⑸合宜的称谓是指电子邮件虽已表明邮自哪里，寄与何人，但在邮件中注明收信者及寄件者大名，这是必须的礼节。

2．时间管理已成为人们的关注点，时间作为一种重要的资源，在现代管理中发挥越来越重要的作用。

秘书的时间管理就是对自己和领导的工作时间进行有效的计划和控制，它分为两个部分：一部分是规划好自己的时间、做到忙而不乱，提高工作效率；另一部分是替领导掌控时间，为领导节省大量的时间和精力，保证领导工作高效。

需要掌握时间“四”象限法、计划法等时间管理理论及方法技巧

五、实训要求：

1.每两位同学即兴对发一封有关“祝贺”、“通知”任选一的邮件 注意有关标准的问题：书写的格式、礼貌用语、快速准确到位、邮件软件熟悉的程度 2.完成小周秘书合理使用ABCD分类法的一天工作日志

六、实训总结

我把这次实训看作是 “理论与实践又一次相结合的桥梁”。通过这次的实训和学习，我知道了此次实训的目的，也清楚目前自己的不足，那就是缺乏相应的知识与经验，对所学的专业知识不能够很好地运用于实践操作。但是我也有许多收获，在这次实训中，我熟悉邮件的收发和处理，学会了如何利用ABCD法完成秘书工作日志。通过这次实训，我大大提高了自身的操作技能，也发现了很多不曾注意到的细节。把理论知识和实际操作结合起来，相信这对我以后的工作大有帮助。

首先谈谈邮件的收发和处理带给我的体会，一直觉得邮件收发处理很简单，一直都接触的到，但是，通过这次实训，我掌握了以前未曾注意到的细节：比如尊重对方认可的礼貌习惯、要从小处注意一下礼仪等等。所有这点点滴滴的细节，都体现了一个出色秘书人的良好修养。将实训课学到的这些东西带入以后的工作中，我想我会很好地胜任秘书人的工作。

其次，再谈谈秘书工作日志。秘书面对的工作纷繁复杂，很琐碎，很多也无法预料。但是有一个好的工作日志，便能减少时间浪费，提高工作效率，避免盲目无章。在有效管理时间的方法中，我学会了ABCD法，将工作从A类开始依轻重缓急循序着手，便能充分利用时间，取得最佳效益。这个方法是非常有效的。通过实训，掌握这个方法，我非常开心。我也会在以后的学习生活中运用这个方法，安排每天的学习、作业、工作，然后等到真正踏上秘书人工作岗位的时候，相信便能应用的如鱼得水了。

总之，这次实训为我提供了与众不同的学习方法和学习体会，从书本中面对现实，为我将来走上社会打下了扎实的基础。从实践操作中，我总结出一些属于自己的实践经验，社会是不会要一个一无是处的人的。作为在校大学生，现在我能做的就是吸取知识，多把理论知识应用于实践，提高自身的综合素质，这样日后才能面对残酷的社会竞争。我相信在不久的未来，会有属于我自己的一片天空！

第四篇：秘书实训报告

秘书实务实训总结报告

一、实训项目名称：

秘书实务实训

二、实训日期：

2012年11月5日星期一至2012年11月9日星期五

三、指导教师：

李兰英、薛丽丽、郭威

四、同组人：

顾韵嘉、李敏、黄惠琳、乔淑颖、浦育春、唐金凤 陆永蕙、乔荆晶、胡雯倩、陈晨

五、实训目的：

1、接待训练：

本实训通过案例和情景模拟、现场演示、个案分析等不同的训练方法，强化秘书人员的基本接待、接待程序、接待规格、接待计划等知识，切实将理论知识转化为实际技能，使学生掌握基本的接待技能，熟练各种不同情况的接待程序与处理方法，根据情况确定接待规格，制订并实施接待计划，能够具体安排操作各项接待事宜。

2、沟通训练：

本实训通过案例和情景模拟、现场演示、个案分析等不同的训练方法，使学生切实认识到沟通协调的重要性，强化学生的沟通协调意识，并能准确地分析出沟通协调中

存在的问题，有针对性地使用合适的方法与技巧进行沟通协调，从而提高其沟通协调能力。

3、会议训练：

本实训通过案例和情景模拟、现场演示、等不同的训练方法，强化秘书人员的会议组织与管理知识，切实将理论知识转化为实际技能，使学生切实认识到办理会议的重要性，提高学生组织与管理会议的技能。使学生对会务工作有一个具体、清晰的认识，能够做好“会前”、“会中”、“会后”的各项会务工作。

4、商务活动训练：

本实训通过案例和情景模拟、现场演示、个案分析等不同的训练方法，强化学生掌握组织商务活动与商务旅行的相关知识，切实将理论知识转化为实际操作技能，使学生切实掌握商务活动组织与商务旅行方面的技能。

目录

实训内容„„„„„„„„„„„„„„„„４~ 6 第一个项目实训日程„„„„„„„„„„„6~ 12 第二个项目实训日程„„„„„„„„„„„12~15 第三个项目实训日程„„„„„„„„„„„15~19 第四个项目实训日程„„„„„„„„„„„19~23

个人体会„„„„„„„„„„„„„„„ 23~24

六、实训的内容：

1、书上要求： A.接待训练

1)接待的准备工作

通过训练，使学生能够准备各种接待如：日常接待、重要客人的接待、外宾的接待、团体接待等的准备工作。能够做好接待环境的准备，接待物质的准备，接待心理的准备。2)日常接待的基本程序

通过设计不同的场景，训练学生亲切迎客、热情待客、礼貌送客的最基本的接待程序。同时，训练学生做好各种日常接待工作的能力，如接待预约客人，接待未预约客人，接待被访者愿意接待的客人，接待被访者不愿接待的客人，秘书都能够有针对性地妥善处理。3)制定接待计划

设计一些重要的接待工作及团体的接待工作场景，让学生分角色演练，训练他们能够根据接待对象，确定相应的接待规格，制定接待计划，制作接待日程安排表，具体安排各项接待工作。

B.沟通训练

1)沟通工作

通过情景模拟、游戏训练，强化学生的内部及外部、横向与纵向的沟通技能。重点训练学生基本的沟通方法与技巧。使学生认识到信息沟通、认识沟通与感情沟通的重要性。2)协调工作

通过情景模拟、游戏训练，强化学生对上关系协调、对下关系协调、上下关系协调的知识与技能。重点训练学生基本的协调方法与技巧。

C.会议训练

1)会议筹备阶段的会务操作

日程；制作并发出会议通知；准备领导讲话稿；起草会议报告、决议草案；制作会议证件；布置会场等工作。

2)会议进行阶段的会务操作

接待处签到，分发会议资料；检查会场准备情况；做会议记录、简报与新闻报道；打印并分发会议代表通讯录；保证参观、访问及娱乐活动的顺利进行等工作。3)会议结束阶段的会务操作

安排车辆送站；清理会场；整理会议记录；

收全会议文件与材料；形成会议决议、会议纪要；将会议材料分类、立卷、归档。

D.商务活动训练

通过训练，使学生能够做好各种会见与会谈活动、签字、庆典、新闻发布会、宴请等商务活动的准备工作，掌握举办和参与各项活动的注意事项，熟悉各项活动的程序，做好各项活动工作的服务工作。

1、实训的日程

♥2012年11月5日 星期一 实训第一天

【题目一】你是宏达公司总经理王时中的秘书张华，后天，美国艾地公司副总经理Johnson先生一行五人到你公司洽谈业务，请演练整个接待过程。

在进行排练之前，我组先将人员分配进行安排，人员安排如下： 前台：唐金凤 宏达公司总经理：黄惠琳 宏达公司项目经理：浦育春 宏达公司法律顾问：乔淑颖 宏达公司总经理秘书：顾韵嘉 艾地公司副总经理Johnson：陆永蕙 艾地公司副总经理Johnson秘书：李敏 艾地公司项目经理：乔荆晶

艾地公司法律顾问：胡雯倩 摄影：陈晨

→在确定安排好人员工作后，我们就实训题目进行分析：

首先我们确定，整道题的核心内容，就是将接待前的准备工作到接待再到洽谈合同事项，双方签订合同到最后的送客这整个过程全部演绎出来。

其次，我们不忘在接待过程中应该注意的礼仪，比如走路先后的礼仪、介绍的礼仪、握手、交换名片应注意的事项、还有考虑到Johnson是美国人，我们进行了同声翻译。位置坐法的礼仪等细节也在表演中体现出来。

最后，在确定好演示目标后，小组成员们开了一个集体会议，准备了道具，把过程都细节化并进行了多次的操练，最终取得了不错的效果。

所遇到的问题：

可能是第一次拍摄的原因，一开始显得有点茫然、紧张，除了演员们总NG以外，还有一个很大的问题，就是前面用的书上称呼，后面用的是自己的名字，但这个问题在之后的项目中我们就统一过来了。

剧本展示：

场景一：

下午，总经理王时中的秘书张华（顾韵嘉饰）在办公室里接到美国艾地公司副总经理秘书的电话。

（叮铃铃。。）

张华：hello ,this is Hongda company,这里是宏达公司，请问有什么可以帮您的嘛？

李秘书（李敏饰）：您好，这里是美国艾地公司总经理办公室，我是总经理秘书小李，关于上次你们发来的计划书，我们已经看过了，副总经理对于你们的计划书非常感兴趣，我们拟定后天来你们公司洽谈业务，您看合适嘛？

张华：请问你们几点到机场？请问是浦东机场还是虹桥机场？.......好的，今天晚上北京时间八点前把我们的日程安排都告诉您的，用传真发给您，您看可以嘛？.........好的，非常感谢您，再见。李秘书：再见。

场景二：

（晚上八点，浦东机场接机）

李秘书：您好，请问这里是宏达公司的接机人员嘛？

张华：您好，你一定是来自美国艾地公司的小李秘书吧，我是张秘书，我们通过电话的。李秘书：你好顾秘书！张华：欢迎来到上海！这边请！（双方秘书各自介绍经理和随行人员）

张华：hello, this is our manager Mrs Wang，this is our program

manager Mrs Pu,this is our lawyer Mrs Qiao,welcome to Shanghai!李秘书：你们好，这是我们的副总经理Mrs Jonhson.这是我们的项目经理乔小姐，这是我们的法律顾问胡小姐。（两位老总互换名片）

王时中让小张安排接下来的接待事宜。

张华：This way please.Oue driver will pick you up at 5 o'clock to have dinner.Tomorrow he will pick yours at 9 o'clock to the meeting.Johnson:Ok thank you.场景三：

（一行人来到宏达公司，前台接待）

张华：小唐啊，美国艾地代表团她们已经来了，你都准备好了吗？ 前台（唐金凤饰）：都准备好了，黄总经理已经在会议室等候。张华：好，谢谢你。

场景四：

（一行人在接待室等候）张华：这边请，先休息一下吧。

艾地公司一行人坐下休息喝茶，前台小唐倒水。

场景五：

（张华带着艾地公司一行人去会议室开会）

王时中起身迎接Johnson，宏达公司的项目经理接着向大家用PPT介绍项目的内容和细节

（乔项目经理和Johnson对项目进行讨论，看上去很满意）李秘书向宏达公司表示愿意合作。（双方互换礼物并拍照合影）

场景六：

合作结束后，宏达公司安排美国艾地公司在上海进行参观和品尝上海美食。

场景七：

第二天上午，总经理带着一行人为美国艾地公司一行人送机。王时中：this time,we have a good working relationship,I hope we can see you again.Johnson：OK,I will and welcome you to America.(美国艾地公司一行人转身，宏达公司挥手说byebye，目送艾地公司等人进关）

剧照展示：

来到艾地公司（秘书小李指引总经理Johnson）

项目经理在进行有关项目PPT演示分析

会议合影留恋（情节）

♥2012年11月6日

星期二

实训第二天

【题目二】秘书进入总经理办公室时，总经理和副总经理正在激烈讨论，王秘书听了一会儿后，当场附和了副总经理的意见，引起了总经理的不悦。办公室主任知道这件事情后，语重心长地向她讲述了领导关系协调的基本方法，以及遇到这种情况应该如何处理等意见。在进行排练之前，我组先将人员分配进行安排，人员安排如下： 总经理：顾韵嘉 副总经理：黄惠琳 总经理秘书：陈晨 办公室主任：乔淑颖 员工：李敏 唐金凤

胡雯倩

乔荆晶

浦育春 摄像：陆永蕙

△ 所遇到的问题：

一开始是总经理和副总经理吵架的戏份很多，我们觉得只要能体现矛盾就好，所以又拍了个吵两句的，最后我们认真审题，搞清楚是秘书的一个协调工作，如果要协调好，首先的有矛盾，而且矛盾才是重点。理清这个主次关系后，我们为这场剧特意加了个小细节，就是办公室员工八卦的偷听两位领导讲话，在办公室主任的一声“哼~”下逃回办公室的场景，很真实的演绎了办公室的场景。

剧本展示：

场景一： 副总经理在总经理办公室里正在进行一项投资业务的谈话，总经理认为此次风险太大，不同意投资，但副总经理认为此次透支是有必要的，能够为公司获得不少的利益，结果两人争吵愈演愈烈，期间，王秘书走进办公室，当场附和了副总经理的意见，引起了总经理的不悦。

场景二：

总经理办公室外的其他同时得知了这件事后纷纷议论，办公室主任也知道了这件事，于是他把王秘书叫到了办公室，向她询问了事情的前因后果后，语重心长地向她讲述了领导关系协调的基本办法，也帮她出了些主意。场景三： 总经理生日当天，恰逢有重大会议要开，没能过生日，王秘书贴心的为总经理送上早已准备好的礼物，让总经理觉得倍感温馨。几天后，她为副总经理泡了杯咖啡，说这是“总经理怕副总累着，为她准备的。”又为总经理泡了杯咖啡，说是副总为她泡的，总经理和副总经理觉得对方只是为了公司利益着想才会发生冲突，至此，双方误会解除。

剧照展示：

总经理和副总经理正在激烈争论

办公室主任找秘书语重心长的谈话

员工偷听领导吵架

♥2012年11月7日 星期三

实训第三天

【题目三】xx市民政局于2007年11月16日召开各区民政局局长会议，会议由市民政局局长李春强住持，秘书张帆做记录，各区民政局局长10人出席了会议。会议要求各区民政局组织基层群众捐款捐衣被，向贵州贫困地区人民献爱心。如果你是秘书张帆，你该如何制发会议记录？

在进行排练之前，我组先将人员分配进行安排，人员安排如下： 市民政局局长：浦育春 市民政局局长私人秘书：唐金凤

市民政局局长办公室秘书：黄惠琳、顾韵嘉 各区民政局局长：李敏、陆永蕙、乔荆晶、胡雯倩 场务、剧本：陈晨 摄影：乔淑颖

△ 所遇到的问题：

开会的时候，我们一开始设计的是：市民政局局长坐在会议室等各民政局局长开会，应该是各民政局局长先到办公室等市民政局局长。还有就是这是一个会议，应该有大家的讨论，然后有得出的方案，最后才有和会议纪要。我们讨论内容几乎没有，老师指出后，我们把会议讨论内容加了进去。

剧本展示：

场景一：市局长把秘书叫到办公室，谈及了捐款的事情。要求秘书筹办会议事宜。

场景二：秘书草拟好会议通知后让市局长过目，局长看了后，同意秘

书拟定的会议通知并让秘书下达给各区民政局局长。

场景三：秘书通过与各区民政局局长的联系与沟通、确保将通知下发至各区民政局秘书手中，并告诉各区民政局秘书，请他们的局长务必准时参加。

场景四：在与各区局长秘书通好电话之后，市民政局局长秘书赶忙召集了会务组人员开了个简短会议，会议要求会务组人员协调好秘书做好会场布置以及会前会中会后各项准备工作。

场景五：各区民政局局长相继来到市民政局开会，秘书遵循“出迎三步”的原则把各区局长们引导至会议室并做好开会前的签到工作。场景六：市局长在会议开始时让秘书下发此次会议的会议文件，会议由市民政局局长住持，经过了一个多小时的会议时间，各区民政局局长们都提出了许多可行方案，也领会了市民政局局长要传达的精神，并当场表态会贯彻执行，会议到此结束。

场景七：在市民政局局长宣布会议结束之时，秘书起身让各区民政局局长留下会议内部文件资料同时遵循“身送七步”的原则引导各区民政局局长离开。

场景八：市民政局局长秘书在恭送完各区民政局局长之后，返回会议室并把未整理的会议文件继续整理好并立卷归档。

剧照展示：

会议指示牌

会议进行时

会议剧照

♥2012年11月8日 星期四 实训第四天

【题目四】宏达商业集团公司拟定下个月十日举行宏达集团实强店的开业庆典。宏达商业集团总经理决定由总经办李明全面负责本次庆典活动的策划。组织工作。在审阅李明上交的开业庆典活动预案时，宏大商业集团公司总经理顾明认为可以将开业庆典搞得正式一点、更隆重一些，决定增加一个剪彩环节，可邀请A市王一川市长出席剪彩仪式。请你按顾总思路调整庆典预案并完成相关工作。

在进行排练之前，我组先将人员分配进行安排，人员安排如下： 礼仪：李敏

宏达公司总经理：顾韵嘉 A市市长：乔荆晶 A市市长夫人：乔淑颖

总经理秘书＆新闻媒体：黄惠琳 总经理助理：陈晨 观众：陆永蕙

总经办＆支持人：胡雯倩 摄影：唐金凤 旁白：浦育春

→在确定安排好人员工作后，我们就实训题目进行分析：

首先我们确定整道题的核心内容，就是“开业剪彩”，我们从来没有接触过，所以我们来来回回开了3场讨论会。我们有真的做公章，还有邀请函，准备工作是很充足的，整个流程有签到、总经理发言，市长致辞、观赏娱乐节目、参观新店等。细节方面我们也有考虑，包括会前准备，如：市长送的开业典礼礼物，礼仪小姐的衣服，还有彩带、彩球、手套、托盘等，会场布置很完整的，气氛隆重。

最后，在确定好演示目标后，组员们各尽其职，最终取得了不错的效果。

所遇到的问题：

剪彩仪式上，我们准备了一人一副手套，其实只需一人一只。剪彩时礼仪小姐应该走到领导旁边依次递上剪刀，而不是站在一处等他们自己拿。最大的失误是：彩球剪好应该有礼仪小姐用托盘接住，不能直接落在地上。还有就是演出时，我们忘了秘书要通知市长参加剪彩仪

式这个环节，内容不够连贯。

剧本展示：

场景一：宏达公司拟于下个月举行宏达集团实强店开业庆典，总经理决定把此事交由总经办全面负责庆典活动的策划、组织工作。总经办找来总经理助理一同协商策划如何布置庆典活动的现场。

场景二：在与总经理助理协商好事宜后，总经办草拟了一份庆典活动的预案并交由总经理审批，总经理翻阅预案之后，发现本次活动的预案拟定的不够隆重，并向秘书提出要求，要求指出在此次庆典活动开始进行的时候邀请本市市长他夫人到场剪彩以示庆典活动更隆重更正式。在听完总经理的建议后，总经办表示遵循总经理的建议增加剪彩环节。

场景三：总经办根据总经理的意思传达给了总经理助理，总经理助理表示同意。两人在庆典活动开始前的三天遵循“正式、隆重”的两个重点概念布置庆典活动现场。

场景四：三天之后，庆典活动开始，市长与夫人来到庆典活动现场，总经理助理在公司门口迎接并引导至活动现场。市长及市长夫人跟随秘书来到活动现场之后，总经理助理将市长及其夫人引领至签名墙，请市长及市长夫人在签名墙上留下签名。在签好名之后，活动现场的礼仪小姐看过市长手中的请柬之后，安排市长及其夫人就座。

场景五：庆典活动正式开始，活动由总经办支持，会议刚开始时由市长上台致辞，之后再由总经理上台致辞，领导致辞结束后，安排市长及其夫人上台为本次活动剪彩，剪彩之后礼仪小姐为市长献上礼品。以上两个项目结束之后，安排文艺演出，一个小时之后，伴随着文艺演出的结束，本次庆典活动也落下帷幕。

场景六：庆典活动结束之后，总经办携会务组人员整理会场以及打扫会场，总经理助理负责带领市长参观新店。参观结束之后，由总经理助理及总 21

经办一同遵循“身送七步”原则欢送市长及其夫人并代总经理对市长及其夫人的到来表示感谢。

剧照展示：

讨论具体实施方案的会议

剪彩仪式道

会议准备工作

七：实训的效果和本人体会：

秘书实训结束了，这次实训虽然是我们的第一次，不过大家的表现不错，由此看来，我们在这一年里或多或少学到了一些专业的知识，只是自己感觉不到而已。对于所学专业我们也有了自己全新的认识。

我把本次为期一周的秘书实训看作是 “理论与实践相结合的桥梁”。通过这周的实训和学习，我知道了此次实训的目的，也清楚目前自己的不足，那就是缺乏相应的知识与经验，对所学的专业知识不能够很好地运用于实践中。但是我也有许多收获，在这次实训中，我第一次体会到工作是什么样子的，也发现了很多不曾注意到的细节。同时也体会到在日常工作中遇到问题然后成功解决后那种兴奋，那种

小有成就的感觉是只有置身其中的人才能体会的。

其次，就是这次的实训让我深深的体会到了团队合作的重要性。其实一开始分组时我并不看好我们组，想着肯定人都来不齐。但是大家却出奇的配合，分工很明确，服从组长安排。虽然有过错误有过失误，不过后来的几天中表现越来越好，这与我们的仔细和努力分不开，也与组长的领导分不开，但最最重要的，我们细节做得很好，每一句台词，每一份资料，甚至是各种道具，都精心准备。那些平时作风比较懒散的同学，通过这次实训意识到了做事的重要性和严肃性，积极的完成了任务。此次实训给了同学们相互之间了解、解决误会、加深友谊的机会。

最后，这次实训为我提供了与众不同的学习方法和体会，从书本中面对现实，为我将来走上社会打下了扎实的基础。从实践操作中，我总结出一些属于自己的实践经验，社会是不会要一个一无是处的人的。作为在校文秘专业的大专生，现在我能做的就是吸取知识，提高自身的综合素质，提高自己的表达能力、动手能力和合作能力，自己有了能力，到时候遇到问题才可以迎刃而解。我相信在不久的未来，我可以很快的适应这样一个岗位！

文秘1101班：李敏 2012年11月10日

第五篇：办公室接待工作实训

办公室接待工作实训

广东培正学院21周年校庆接待方案

活动背景：21周年校庆是促进学校加快发展的重要契机，是学校回顾历史，总结经验,凝聚人心，展示成就的历史时刻，是展望明天，开拓未来，与时俱进，再创辉煌的新起点。值此校庆之际，培正学院以“和谐生活”为切入口，以“校训”为宣传点开展此次欢庆校庆主题活动。

活动目的：留下一批反映广东培正学院历程的珍贵资料与实物，挖掘一种昭示往者奠基与创业艰辛，召唤来者传承与创新的学校精神文化，塑造一个底蕴深厚、质量优良、特色鲜明的四种品牌形象，建设一个生命灵动、关系和谐、人气升腾、荣校报国的四种精神家园。

活动主题：青春献母校，欢乐迎校庆

活动时间：2014年6月31日8:00-21:00

活动地点：培正学院足球场、大礼堂、体育场

具体接待方案

一、来宾人员确定：

迎接来宾宾，指引来宾到报到处签到，贵宾及随行人员、新闻记者等来宾的证件，由 接待组收集来宾的照片、身份证号码等，并送学院安保部及时办证。

二、车辆安排：

1、接待组抽调车辆的通行证，由接待组负责与学院安保部衔接办理。

2、外地代表团领导自带车辆的通行证，由接待组负责与学院安保部衔接办理。

3、盛市领导接待用车的通行证，由接待组负责与学院安保部衔接办理。

4、定点宾馆食品采购车、医卫保障车由接待组负责与安保部衔接办理。

三、住宿安排：

1、来宾住宿安排，由接待组根据来宾数量，并提出分配意见，经组委会审定后执行。

2、所有来宾一律根据组委会安排，到指定的公寓宾馆住宿。超过规定住宿天数的，费用自理。

3、各定点接待宾馆、公寓、招待所未经接待组的许可，不得擅自接待其它客人。

四、饮食安排：

1、所有来宾一律凭证件就餐，各饭堂、体育馆使用;新闻记者可凭记者证和餐券到婉兰体育二楼所有的指定接待点就餐。

2、来宾就餐一律采用自助餐方式。

3、所有接待点必须按大会统一编制的食谱供应餐食，并在餐厅标明食品品名，设置自助调味台。

4、关心照顾好临时伤病人员，做好病号饭。

5、尊重少数民族的生活习惯，按需要开设清真餐，设置清真餐厅或餐桌，严格实行单灶、单做，厨具、餐具、食具三分开。

6、承担新闻记者接待任务的宾馆，早餐开至10：00时，夜间因记者要加班工作，22：00-24：00时要开设夜宵。

五、大型活动入场证：

1、来宾参加开、闭幕式的入场券由接待组负责落实到人。

2、本院有关人员参加开、闭幕式和宴会的安排名单由接待组确定，请柬印制、分送由公关组负责。

六、送客及礼品安排：

1、由接待部负责欢送各来宾，并及时在各公寓、宾馆放置礼品。

2、道路安排由花都区交通部进行处理，防止堵车情况。

3、礼品由公关组派送。

七、后勤安全保卫：

1、接待组负责组织建立卫生防疫工作应急保障系统，指导、督促做好宾馆、饭店、公共场所的食品卫生、饮用水卫生、除害消毒、传染病防治等工作。建立健全公共场所卫生管理制度，杜绝传染病暴发流行和影响健康事故的发生。

2、由接待组和膳食委员会监督所负责对社会餐馆食品加强监督，搞好疫病防治，杜绝食物中毒和流行病的发生。

3、为了确保来宾饮食安全，接待组和膳食委员会要在所有的指定接待点各派驻2名食品卫生监督员，对食品从原料采购到菜肴上桌的全过程进行卫生监督。

八、会务安排：

1、接待组布置彩虹门、装饰气球、设计横幅、操作仪式启动幻影球、设定礼炮、购买鲜花。

2、寻找相关歌曲的准备（流行歌曲、院歌、背景音乐等）。

3、会场座椅的摆放、摆放主席台、摆放矿泉水、会场卫生间的指示牌（通知资产管理部做好清洁卫生工作）。

九、应急工作安排：

1、负责因天气等原因主会场转移工作。

2、突发事件的紧急处理（协同院庆活动应急组）。

十、经费预算：单位（元）

1、就餐：20002、住宿：50003、车队：50004、礼品：10005、医疗：10006、会务：2000

合计：16000