2014年关于规范公司档案管理的通知[5篇材料]

第一篇：2014年关于规范公司档案管理的通知

关于规范集团档案管理的通知

各公司、各部门：

为进一步加强和完善集团档案信息中心工作和规范集团及各公司、各部门档案管理，实现集团档案的完整性、系统性及清晰记录集团的成长和发展历程，以及更好地为各公司各部门提供档案查阅便利，提高档案利用价值和工作效率，根据《企业档案管理规定》的要求，经请示集团董事长和总经理会议同意，现将档案收集、整理、归档、移交相关要求发给你们，望遵照执行。

一、集团及各公司、各部门本年度应当移交的档案应在次年的二月底前汇总、整理、编号、移交集团档案信息中心，同时移交一份档案统计目录。

二、集团及各公司的规章制度汇编、上级机关下发的正式文件、向上级机关的请示与批复、本级单位的重要文件、工作计划、总结、申报材料、简报、年鉴、大事记等都需移交规档。

三、仟坤建设公司承建工程项目竣工后，应按照“绵竹市城市建设档案馆技术档案移交情况表”的内容将相关档案资料移交集团档案信息中心。

四、鑫坤机械厂区购置的设备，在其购置、验收、调试、运行、管理、维护、改造、报废等全部活动过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料、磁盘以及随机材料（合格证、使用说明书、随机附件清单、易损零件等）均属于设备档案归档移交

范围。

五、人力资源部的每年新员工入职招聘登记审批表、离职人员相关材料需移交规档。

六、按照财政部、国家档案局《会计档案管理办法》的规定，每年要形成会计档案，财务部门按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册移交档案信息中心。移交的内容：原始凭证和汇总凭证，明细账、总分类账，现金日记账、银行存款日记账，财务月季报告和年报财务终决算报告。如特殊原因不能及时归档也可移交一份财会档案统计目录。

七、凡是集团和各公司为工作、学习等参考而收集或编写的一切公开或内部的材料，一般包括书籍、刊物、报纸、汇集、简报、公报、小册子、图片、图表、影视片、照片、唱片、录音带等都需妥善整理保管，必要时应移交集团档案信息中心。

八、档案资料原件如工作中需要使用，可以交复印件。如工作中原件不再使用，应及时移交集团档案信息中心。

望各公司、各部门领导高度重视，档案管理人员积极配合集团档案信息中心完成档案移交归档工作。

备注：所有档案移交资料应在2014年2月底前移交档案信息中心，以备档案管理人员即时整理存档查阅。

仟坤集团有限公司

2014-1-8

第二篇：公司规范化档案管理规范

公司规范化档案管理制度标准

一、目的

规范档案管理工作，是公司发展过程中一项重要的基础性工作。企业拥有健全的档案资源，对维护企业权益、开发新产品、开发人力资源、研究潜在客户、减少企业成本、提高经济效益等都有重要意义。公司档案工作必须坚持统一集中管理的原则，档案管理也必须逐步向系统化、标准化、科学化、现代化发展。

二、适用范围

本建议适合公司各个部门及新开工项目工程及新开发店面所有需存档的各类材料。

三、档案要求

档案作为一种应用文体，因其作用主要给在于存史、研究、借鉴、教育功能，所以档案在行文过程中力戒文章冗长 力求语言精练，以求达到达到“完整、真实、条理、精练、实用”的要求.而对于公司档案管理而言应重点做到八个统一，即鉴别标准统一、归档分类统一、取舍要求统一、目录填制统一、技术加工统一、索引编号统一、书写格式统一、卷面外观统一。

四、编号规则

1、档号

建议有档案部（室）或行政在整理和管理档案过程中，以字符形式赋予档案的一组代码，档号是存取档案的标记，并且有统计监督作用。

2、全宗号

档案部给定每个全宗的代码。

3、类别号

类别号是按档案不同类型划出的类别。建议运用以下编号规则进行编号

①本公司一级类别号分为：A行政管理（所有关于公司行政工作的文件资料）；B人力资料（所有公司人员及人才备用库的相关文件资料）；C工程项目（公司各类运营项目的相关文件资料）。

②本公司二级类别号按所属类别分类，其编制代码规则为：取类别拼音首字，如： 产品—CP 工程—GC、工具-GJ。

4、时间

精确到日期例如2013.12.2 5档案序号

该档案在该类档案的序号，例如宣传类的第三个档案为X0003

6、项目号

工程、项目等档案的代字或代号。本公司项目号取相关档案名称拼音首字，如：兽面纹鼎——SMWD。要求档案项目号于该项目开始前确定档案名称，并确定产品名称。注意：产品名称为该档案唯一名称，确定名称后交给负责人存档。此后所有涉及该件产品的表述必须使用此名称不得随意更改简化书写，以保证档案的统一性和唯一性。总顺序为： 一级类别号-二级类别号-时间-档案序号-项目号 范例：

2013年xxxxxxx宣传记事本档案 C-GC-2013.12.2-X03-XXXXXXXXXX

四、规制要求

封面不管规制如何以包含一下案卷封面项目封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、各项目具体位置、尺寸。建议档案统一采用统一的排版打印。细分而言应包括封面、目录、正文和附录（以先后顺序排列）

五、正文内容

按公司档案分类分为行政管理类、人力资料类以及工程项目类，就工程项目类档案而言内容应包含设计思路及背景、设计草稿、图纸、尺寸（精确）、工艺流程、工艺难点、成品个角度高清照片以及最后的解决方案。

1、设计思路及背景

简要描述该产品的设计思路背景，如果能力允许可以适当加入该产品在推广过程中会用到的介绍词。对于背景及查阅资料，尽量对资料进行归纳和总结，注意逻辑关系。如非必要，建议尽量不要使用资料原文字。

2、设计草稿及图纸

设计图纸除包含必要的三视图立体图之外还应有产品表面的机理纹样图录，应对图纸进行规范化处理

3、尺寸

可将尺寸包含于产品三视图中但应在专门的表格内填入产品的长、宽、高、所用金属重量厚度等各种尺寸。

4、工艺流程

该部分是整个档案的重点工艺流程应包括所使用的工具、型号、所用工艺、重要步骤（建议一步尽可能附一个清晰产品阶段图）并在最后附上成品个角度清晰照片（照片除在文字档案中出现以外，还应将档案电子搞和照片原图放于一个文件夹中存档）。

5制作难点及解决办法

该部分是对此次产品设计生产过程的一个总结，其内容应包括在制作中说所错误，有无返工情况原因及解决方法，制作难点及工艺师说提出的注意事项。

6、总结

总结此次工作的重点问题以及改进方案展望下次类似工作重点注意问题，旨在以后在有类似工作中重点应避免的问题，要求简练精确，六、正文格式规范建议

1、标题用“标题一”，用二号字写。如有小标题则用“标题三”。

2、正文无特殊要求采用宋体四号写，注意标点符号，不要将标点用成英文标点。最后页正文篇幅尽量超过页面的三分之二。

3、正文为1.5倍行距，正文左边距为3.5cm上、右、下均为2.5cm。正文尽量不要出现错别字。

4、注意页眉页脚，尤其是套用模板时注意修改页脚的序号。

七、档案封装

1、案卷卷皮格式

文书档案案卷卷皮分两种，一种是硬卷皮，一种是软卷皮。2.1 硬卷皮格式

2、硬卷皮外形尺寸

封面尺寸规格采用300mm × 220mm或280mm × 210mm(长×宽)。封底尺寸同封面尺寸。

封底三边(上、下、翻口处)要另有70mm宽的折叠纸舌。卷脊可根据需要分别设 10、15、20mm三种厚度。

用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌。本标准推荐使用250 克牛皮纸制作案卷硬卷皮。

第三篇：档案管理规范

档案管理规范

1.目的

为了有效的保护和利用档案，充分发挥公司历史资料的作用，规范公司档案管理，特制定本制度。2.适用范围

DXC集团有限公司及下属各控股子公司。3.定义： 4.职责： 4.1.综合管理部

4.1.1.负责收集、整理、立卷、鉴定、保管公司的所有文书档案。4.1.2.负责对档案的借阅进行审批、登记管理。

4.1.3.负责档案销毁申请的提出及审批后的档案销毁执行。4.2.集团各职能部门及各子公司

4.2.1.负责收集、整理、立卷、鉴定、保管与本部门/子公司业务有关的所有文书档案。

4.2.2.负责对与本部门/子公司业务有关的文书档案销毁申请的审核。4.2.3.负责在本部门/子公司阶段业务结束后将有关重要文书档案移交集团综合管理部。5.程序和内容：

5.1.档案立卷范围

5.1.1.公司成立所形成的一切文件。5.1.2.公司章程类文件。5.1.3.公司管理规章制度。5.1.4.重要会议记录、会议纪要。5.1.5.经营计划、工作总结；

5.1.6.意向书、合同、协议、立项报告及可行性报告。5.1.7.重要的来往信函。

5.1.8.一切与公司业务、技术、项目有关的资料。5.2.档案立卷要求：

5.2.1.各部门立卷要求 5.2.1.1.凡是各部门在业务活动中所形成的、具有查考利用价值的文字材料及音像资料均属归档范围，不得由部门或个人分散保存，必须由业务部门整理后，定期交给综合管理部集中管理保存。5.2.1.2.各项业务一旦结束，其有关该项业务往来的一切材料、函件都应移交综合管理部正式存档（所签合同、协议、意向书、委托书需在签订后立即交到综合管理部存档），业务部门如有需要，可建立复印件的业务档案，以便工作。5.2.1.3.业务部门形成的文件应由本部门指定的专人保管。

5.2.1.4.业务部门文件保管人员有责任将本部门形成的文件收集齐全，并对文件材料进行初步分类整理、打出文件目录。目录中应包括文件名称、摘要、形成时间、页数、份数、备注（注明是原件或复印件）。5.2.1.5.财务部独立管理会计档案---凭证、账薄、财务报表类、借款、贷款合同（注：财务部只留一份原件，其余原件交综合管理部保管；如原件只一份，财务部留复印件。）

5.2.2.综合管理部立卷要求： 5.2.2.1.立卷的文件材料应按照自然形成、保持历史联系的原则和立卷要求特征及文件内容进行立卷。5.2.2.2.5.2.2.3.5.2.2.4.在一个卷内要按问题或文件形成的时间，系统排列。拟订案卷标题要简明、准确。

整理好的案卷要确定案卷的保管期限。文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。专门档案另有保管期限和销毁规定的按有关规定执行。

5.2.2.4.1.永久保管的文书档案主要包括： 5.2.2.4.1.1.5.2.2.4.1.2.5.2.2.4.1.3.5.2.2.4.1.4.公司制定的规章制度类文件材料。

公司召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料。公司职能活动中形成的重要业务文件材料。

公司关于重要问题的请示与上级主管部门的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等。

5.2.2.4.1.5.5.2.2.4.1.6.文件材料。5.2.2.4.1.7.5.2.2.4.1.8.文件材料。公司机构演变、人事任免等文件材料。

公司房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性上级主管部门制发的属于公司经营业务的重要文件材料。下属机构关于重要业务问题的来函、请示与公司的复函、批复等5.2.2.4.2.定期保管的文书档案主要包括： 5.2.2.4.2.1.5.2.2.4.2.2.5.2.2.4.2.3.5.2.2.4.2.4.5.2.2.4.2.5.公司职能活动中形成的一般性业务文件材料。

公司召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料。公司人事管理工作形成的一般性文件材料。

公司一般性事务管理文件材料。

公司关于一般性问题的请示与上级主管部门的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等。5.2.2.4.2.6.5.2.2.4.2.7.5.2.2.4.2.8.上级主管部门制发的属于公司经营业务的一般性文件材料。

上级主管部门制发的非公司经营业务但要贯彻执行的文件材料。下属机构关于一般性业务问题的来函、请示与公司的复函、批复等文件材料。5.2.2.4.2.9.下属机构报送的或以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

5.2.2.5.5.2.2.6.按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表。

全部案卷组成后，要对案卷统一排列编写文档号，然后逐卷登记，填写案卷目录。5.2.2.7.原则上每年年终做一次归档立卷工作，将当年所形成的公司所有文件按上述要求进行统一整理。5.3.档案存档程序

5.3.1.集团各部门/项目公司及其他子公司各部门对于需要在集团进行归档的资料进行整理，提交集团综合管理部，并提出存期建议。

5.3.2.集团综合管理部收集归档资料，审核归档资料及手续的完备性。5.3.3.集团综合管理部根据资料的性质、存档单位建议的存期，对资料进行分类立卷、存档，做好存档登记（附表1）。5.4.档案借阅

5.4.1.需要借阅档案的部门或个人需首先提出借阅/复印需求，填写《档案借阅/复印审批单》（附表2），经部门负责人同意后报总公司综合管理部。5.4.2.总公司综合管理部汇总各单位的档案借阅/复印需求，报综合管理部负责人审批。

5.4.3.审批通过后，综合管理部要对借阅/复印的档案进行登记（附表3），并要求借阅人签字。

5.4.4.借阅档案，不得在文件上圈点、划线和涂改，未经批准不得复印。

5.4.5.对于需要复印的资料，由集团综合管理部负责将资料复印并下发给借阅人/承办人。

5.4.6.如不需复印，借阅人可在档案室查阅资料。

5.4.7.对于需要归还的档案资料，综合管理部要登记明确的归还日期，借阅人需要在期限内归还资料，综合管理部负责在档案到期前催还。5.4.8.档案资料归还后，集团综合管理部登记销帐。5.5.档案销毁

5.5.1.对于多余的档案资料以及超出保管期限的档案资料，总公司综合管理部定期进行整理，并提出销毁申请（附表4：《文件资料销毁请示》）。

5.5.2.销毁申请经资料存档提交部门进行审核，对是否销毁或延长保管期限提出建议，并提交分管副总裁审核，总裁审批。

5.5.3.对审批未通过的档案，由总公司综合管理部延长保管期限，并办理相关手续。

5.5.4.审批通过的档案，总公司综合管理部造具清册，由档案交存部门负责人和总公司综合管理部负责人现场监督，对档案进行销毁。

5.5.5.档案销毁后，由见证人在《档案销毁证明书》（附表5）上签字确认。6.支持性文件：无 7.相关记录： 7.1.7.2.《档案保管登记台帐》 《档案借阅/复印审批单》

7.3.《档案借阅/复印登记台账》

7.4.《文件资料销毁请示》 7.5《档案销毁证明书》

档案管理流程总部各部门/项目公司及其他子公司各部门A提交归档文件资料及存期建议总部综合管理部B收集各种归档资料并审核资料完备性总部分管副总C总裁D根据保管期限、类别分类立卷、归档存档存档提出借阅需求经部门负责人审批汇总借阅/复印资料需求N综合管理部经理审批Y结束借阅/复印登记Y是否需要复印NY是否需要归还复印资料发放给承办人N查阅人在档案室查阅资料档案借阅借阅人使用后归还资料归还登记结束多余存档资料超出保管期档案资料提出销毁或延期保管建议档案资料整理并提出销毁申请汇总形成销毁文件资料清单N延长档案保管期并办理相关手续造具清册提出销毁报告N审核Y审批YN审批档案销毁结束销毁档案Y

第四篇：公司档案管理通知(2013年12月)

关于公司档案管理的通知

（2013年12月）

公司全体员工：

请将公司在工作活动中形成的各种有保存价值、需要归档的文件、资料……等，在事项办理完毕后，收集齐全及时送交公司档案管理人员统一归档。

1.禁止跨归档。

2.认真做好公文办理记录工作。目前公司公文办理记录主要有6类。

⑴收文记录（含退文记录）

⑵发文记录（含取文记录）

⑶用印记录（含用印审批单及用印销毁记录）⑷证照管理记录

⑸文件移交记录

⑹直接存（归）档记录。

1.有领导签批的文件。

2.无编号，有用印记录的文件。

3.办公书籍、工作汇编……等其它资料。

第五篇：供应商档案管理规范

供应商档案管理规范

1、目的

为促进采购信息管理的规范性和ERP信息管理的安全性，制定本规范。

2、范围

本规定适用于供应商信息及ERP相关采购业务执行过程的供应商信息管理，是ERP系统中采购业务相关的所有职能部门执行规范之标准。

3、职责

3.1 采购部是供应商信息的归口管理部门，负责公司所有供应商信息的整理、规范、ERP信息处理。

3.2 各职能部门，需要使用ERP相应采购功能的都需按此规定执行供应商信息管理的相应流程

3.3 公司ERP系统管理员负责相应权限的调整和控制。

4、程序

4.1 采购员需在样品检验合格以后，向供应商档案管理员提交《供应商档案表》，由管理员审核后录入ERP系统中，以供采购业务执行过程的使用，完成供应商信息的新增工作。

4.2 《供应商档案表》填写规范：

a.表中分类和供应商编码由管理员填写

b.表中供应商简称对应ERP系统中信息需填写全称，产品名称、规格需按实际送样产品进行填写详细内容，由相应采购员填写

c.需填写联系人、公司地址、联系方式，由采购员填写

d.表中账户类型、账户名称、账号（银行）、开户行，必须填写准确，由采购员填写。

e.表中付款方式、是否含税、发展日期、业务员需由采购员与供方确认后填写，如有修正需及时与管理员沟通修改相应信息。

4.3 供应商信息管理员需在新增供应商信息时确认系统内有无重复，供应商档案表中内容填写是否完整，必要时要求提供供应商相应证明文件，确认无误后方可录入ERP系统。管理员需在12小时工作时间内完成信息录入工作。

4.4 供应商信息修改。如因业务需要，需修改供应商相关信息，需由业务员提出申请并填写《供应商档案表》填写相应修改的内容，由部门主管或经理签字后，交由管理员进行ERP系统内变更。

4.5 供应商信息删除。如因业务需要，需修改供应商相关信息，需由业务员提出申请并填写《供应商档案表》填写删除原因和供应商编码，由部门主管或经理签字后，交由管理员进行ERP系统内删除。

5、相关文件

《采购过程控制程序》 《供应商管理规定》

6、相关记录

《供应商档案表》