文秘专业 事务应用文

第一篇：文秘专业 事务应用文

《应用写作》试卷

《事务应用文》

一、简答题（56分）

1、以组织名义发出的证明信如何写？

2、推荐信的正文如何写作？

3、贺信如何写作？它与祝词有何区别？

4、倡议书如何写作？它与建议书有何区别？

5、规章制度有哪些特点？

6、简报的结构有哪几部分？其正文如何写作？

7、调查报告的概念、作用、特点分别是什么？

8、述职报告的概念、作用、特点分别是什么？

二、案例题（12分）

证明信

你好：

来信收到，经阅读你们给的文件，知道了征兵政审的有关要求，现将陈×在校期间的有关情况证明如下：

陈×确系我校高三学生。该同学在校期间，一切正常，没有任何问题。一切属实，你们尽管放心。

××学校

2003年12月12日

三、写作题（32分）

1、根据下面这则新闻的内容，写一份“保护母亲河”的倡议书，字数300

字左右。

温州：新颖暑期社会实践踏寻母亲河文化足迹

昨天早上，2004温瑞塘河历史文化考察队出征。与温州各大院校的暑期社会实践队伍不同的是，这支队伍不是去各地宣传落实方针政策，而是在温州本地考察研究母亲河流域的特色文化。由该市民俗专家叶××先生、社会学专家茆××教授对活动进行全程指导。

据了解，本次活动将围绕“传承塘河渊源文化，挖掘两岸民俗风情，倡导城市生态保护，重塑温州山水名胜”为主题，通过对河塘两岸民俗风情、文明古迹的考察和研究，总结分析温州母亲河今昔变革，以此来呼唤人们保护母亲河的意识，提高自觉性与主动性。

2、根据下面的材料，写一份调查报告。

调查单位：广东省妇联

调查对象：广州地区5所中小学507名小学生、258名初中生

调查内容：儿童参与家庭教育情况

调查结果：41。1%的小学生、46。9%的中学生希望父母亲富有幽默感；23。5%的小学生、22。5%的中学生表示希望和父母一起玩游戏、上网、娱乐；还有16。2%的小学生、15。1%的中学生认为在家里最喜欢与爸爸妈妈做的事情是聊天、谈心

有关说明：

（1）由于城市高楼的封闭，现代儿童在课堂外几乎处于与世隔绝的状态，他们缺少共同的游戏和集体性的娱乐

（2）现代生活节奏的加快导致许多家长缺少与孩子的交流和沟通

（3）不少现代儿童生活在内心的孤寂当中，其心灵健康容易受到损害，久而久之甚至会患上儿童抑郁症

（4）儿童抑郁症与孩子失去关爱、有强烈精神压力未能及时获得排解有密切关系

（5）患上心理疾患的儿童长大后往往缺乏对他人的人情关照和对社会、家庭的责任感。有关建议：最理想的预防抑郁症的方法是和谐的家庭氛围。

调查中4成孩子“盼父母幽默”是孩子内心自我调节机制的表现，为 保证儿童心灵健康，家长应增进与孩子的感情交流，努力培养孩子乐观宽容的性格

第二篇：文秘事务

文秘事务.txt对的时间遇见对的人是一生幸福；对的时间遇见错的人是一场心伤；错的时间遇见对的人是一段荒唐；错的时间遇见错的人是一声叹息。接待计划与安排

1、说明接待计划的三项内容：（1）接待规格；（2）日程安排；（3）经费列支。

2、人员安排中计划中应写明；（1）主要陪同人员；（2）主要工作人员；

（3）住宿地点、标准、房间数量；（4）宴请时间、地点、标准、人数；（5）会见、会谈地点、人数、参与人员。

3、日程安排计划：

（1）日期、时间、地点；（2）活动内容；（3）陪同人员。

4、接待经费计划（列支）；（1）工作经费；（2）餐饮费；（3）住宿费；（4）交通费；（5）参观费；

（6）其他不可预见费用。

公司商务出差申请费用以及报销结算的步骤是；

1、申请人提交费用申请报告或填写费用申请表，详细说明需要经费的人员、时间、用途、金额等情况，并亲自签字。

2、该报告或该表必须经过组织确定的授权人审核同意，并签字批准。

3、一种情况是将获得批准的费用申请报告或费用申请表提交财务部门，领取支票或现金借款；一种情况是先由申请人垫付，完成商务工作。

4、在进行商务工作中，无论是使用支票，还是使用现金，都要向对方索取相应的发票，其内容中填写的时间、项目、费用等应与使用者实际用途相符。

5、商务工作结束，申请人应将发票附在“出差报销单”后面，并亲自签字提交出纳部门，由出纳部门把先前领取的现金数额和支出情况进行结算。如果是先由申请人垫付的，在提交票据和“报销凭单”后，方可返还现金。

6、如果事实商务工作时，计划的费用不够，需要超出时，应提前向有关领导报告，在得到许可和批准后，超出的部分才可得到报销。信息登记和编码

1、登记：

（1）登记的含义：登记即建立信息的完整记录。（2）登记分为两种类型；

①总括登记，对存储信息按批分类登记； ②个别登记，按信息存储顺序逐件登记。

（3）登记形式有两种：卡片式登记、薄册式登记。

2、编码：（1）编码要求；编码结构应表示出信息的组成方式及关系。

（2）编码步骤；分析所有预编的信息；选择最佳的编码方法；确定数码的位数（3）编码的两种方法：

①顺序编码法，按信息发生的先后顺序或统一标准编码；

②分组编码法，利用十进位阿拉伯数字，按后续数字来分别信息的大、小类。

经常在录象题中出现的问题包括以下几点：

1、环境问题。如会议室、会客室、接待室、走廊、办公室布局/布置/清洁/办公用品的摆放/、整齐、卫生、光线、绿色植物等。

2、职业形象。包括坐/站/走姿等/服饰等方面。

3、接待方面。环境情况、办公用品的准备情况、接待预约和未预约的来访者、电话接待的要求等。

4、沟通方面。包括沟通的基本技能、具体技能要求、内容等。

5、接打电话和处理通话中的问题。如方法，语言等等。

6、会议方面。会议筹备的各项环节、会中的服务工作、会后的善后工作、会议协调、商务活动和旅行的工作事宜等。

7、档案信息。收集方法、档案收集流程、档案信息管理、信息开发工作等等

8、办公室事务管理。库存管理、进货保管、紧急事故的处理、办公设备用品的采购等。

一、参考答案：

1、办工作面杂乱。（×）

2、服装不规范。（×）

3、会使用答录机留言。（√）

4、对重要信息记录不规范。（×）

5、资料未进行整理。（×）

6、资料未进行分类。（×）

7、用过的文件没及时归档。（×）

8、知道工作计划有督察作用。（√）

9、要求工作计划要明确承办人或负责人。（√）

10、要求工作计划要有阶段性检查。（√）

11、要求工作计划一定要符合实际，分出任务的轻重缓急。（√）

12、了解《事故情况记录表》的登记与填写要求。（√）

13、了解《工伤情况报告表》的登记与填写要求。（√）

14、能够耐心指导新员工的工作。（√）

15、能合理安排新产品宣传册和会议文件的印送。（√）

二、参考答案：

1、着不装规范，不符合礼仪要求。（×）

2、办公桌不整洁、干净，文件归类不清楚。（×）

3、对下属下达口头会议通知时，时间、地点具体准确。（√）

4、能提前达到会议室检查准备情况，并调试会议设备。（√）

5、未督促提前做好会议前的设备检查工作，造成会议延时开始。（×）

6、能够使用多媒体设备来辅助会议的发言内容。（√）

7、能够提出一些开放式的问题，鼓励与会者积极参与，积极引导会议的进程。（√）

8、积极消除会议交流的障碍，限制挑衅性的行为，鼓励和尊重不同的意见。（√）

9、适时总结会议的发言，引导与会者达成共识。（√）

10、能够明确具体地给团队下达工作任务，分工明确，责任到人，并注意反馈。（√）

11、注意做好横向的沟通协调，选择有针对性的沟通形式，如：与马经理的谈话。（√）

12、在沟通时，能够引导被协调者学会换位思考。（√）情景录象一

1、不应在办公室补装（X）

2、电话应接及时，语言规范。（V）

3、能够根据领导工作日志的调整、更改自己的办公日志。（V）

4、能及时向张副总经理介绍此次活动的有关情况。（V）

5、向领导汇报情况时，准备资料不够完整详细，书面资料没有及时送交上司。（X）

6、在向上司汇报情况时，坐姿不规范，不能翘二懒腿。（X）

7、此次接待不属于高规格，而属于对等接待。（X）

8、向上司汇报情况，一些重要的信息要转述完整。（X）

9、接待工作准备有漏洞，如参加时所需的物品没有落实。（X）

10、接待人员没到公司的大门口去迎接客人，无人引领客人到接待室（X）

11、因我方的变化影响到即定的接待规格，必须向客人解释原因，并向客人道歉。（X）

12、接待室的环境没有做到清洁、明亮、整齐、无异味。（X）

13、主要客人应坐在离门较远的三人沙发上，坐次安排不对。（X）

14、能够正确敬茶，姿势规范。（V）

15、不应将公司的重要文件和保密文件随便放在办公桌上，不注意保密。（X）

16、办公桌干净整齐，文件分类清楚。（V）

情景录象二

1、宴请订菜，没有考虑到客人的情况和饮食习惯。（X）

2、宴请选择的地点合适，安静。（V）

3、引领客人的动作和手势正确，合乎礼仪要求。（V）

4、宴请的坐次不正确，不应让客人坐在门口，也不能让客人坐在一起，应与主 人相间而坐。（X）

5、能主动帮客人抽出座椅，合乎礼仪要求。（V）

6、秘书抢先祝酒，不符宴请规范。（X）

7、发现有回民，能主动道歉，并及时调整合适的菜肴。（V）

8、用自己的私筷给客人夹菜，不符合公共卫生要求。（X）

9、当客人的面在饭桌旁脱衣服，不讲礼貌。（X）

10、谈论不适宜的话题。如向别人打听收入。（X）

11、当别人的面剔牙，不文明，姿势不雅。（X）

12、席间接电话能用礼貌用语，向客人道歉，出去接电话处理方式正确。（V）

13、能正确使用便条的形式向上司报告不便明言的事情。（V）

14、能应上司的要求通过电话处理各种紧急的事务。

15、能以暗示的方式向上司报告处理结果，与上司有一定的默契。（V）实务题答题方法（仅供参考）

1．你是正大公司的行政秘书，公司因业务发展需要，刚刚招聘来一位办公室秘书，拟安排其负责信息的收集、整理和传递工作。请你拟出信息收集的基本方法和信息传递工作中应注意的事项，并于今天下午在小会议室向她做一下介绍。参考答案：

（1）介绍收集信息的基本方法：

1）观察法 2）阅读法 3）询问法 4）问卷法 5）网络法 6）购置法 7）交换法（2）介绍信息传递工作中应注意的事项：

1）区别对象按需传递信息 2）做好例行信息的传递工作

3）加强非例行信息的传递工作 4）收到的信息中发现重要情况要立即传递信息

2．公司经理要求你整理刚刚收集到的几份反映同一问题的信息，在决定信息取舍时，你将采用哪些方法？ 参考答案：

在这种情况下，信息的取舍可采用两种方法：一是将几份信息选择其重点、特点，综合成一份信息材料；二是择优录用，选择宏观的，淘汰微观；或选用典型的，淘汰一般的。3．你是宏达公司的行政秘书，公司因业务发展需要，刚刚招聘来一位办公室秘书，拟安排其负责信息的收集、整理和传递工作。请你向她介绍信息收集的渠道和信息传递的方法。参考答案：（1）介绍信息收集的渠道：

1）大众传播媒介（广播、电视、报纸、期刊等）2）图书馆 3）数据库 4）供应商和客户

5）贸易交流活动 6）信息机构 7）关系渠道（海关、银行、商检、工商、税务、保险、统计等部门）

8）调查渠道（深入市场，实地调查）（2）介绍信息传递的方法：

1）语言传递（对话、座谈、讲座、会议、录音、技术交流等）2）文字传递（将各种信息编成文本、表格、图表等进行传递）3）电讯传递（电话、传真、电子邮件）

4）可视化辅助物传递（影像、投影、展示架、展示或示范、布告栏）4．公司最近研发出几种新产品，为了向社会推广，拟在展示新产品期间举行一次新闻发布会。作为秘书的你将如何为这次新闻发布会做准备？ 参考答案：

1)要落实发布会日期、地点、出席名单； 2)准备展览用品、赠品； 3)制作工作人员及展览会使用标牌；

4)发请柬和资料 5)拟写及印发有关信息材料 6)布置会场

5．下面是择取的XX市卫生局某形成的10份文件材料，请你按已学过的立卷方法，将其进行分类并组成案卷、拟写出案卷标题：

1）XX市卫生局关于干部职工中级培训的几点意见

2）XX市卫生局关于全市卫生系统干部职工免费脱产学习几个问题 的通知 3）XX市卫生局关于2004年卫生护士学校招生的通知 4）XX市中心医院关于对余XX所犯错误的处分决定

5）XX市卫生局转发市中心医院《关于对余XX所犯错误的处分决定》 的通知 6）XX市卫生局关于举办中等技术培训班的通知

7）中共XX市委关于任命 刘X为卫生局党组副书记的决定 8）XX市卫生局关于王X等同志职务任免的通知 9）XX市人民政府关于卫生局李X等同志的任职通知 10）XX市卫生局关于钟X等同志的任职通知 参考答案：

（1）将1、2、3、6组成一卷，案卷标题是：XX市卫生局关于干部职工培训学习、2004年卫生护校招生的意见、通知

（2）将4、5组成一卷，案卷标题是：XX市卫生局、市中心医院关于对余XX所犯错误的处分决定、通知

（3）将7、8、9、10组成一卷，案卷标题是：中共XX市委、市人民政府、市卫生局关于刘X、王X、李X、钟X等同志职务任免的决定、通知

6．下面是正大公司的几份待归档文件，请你判断一下应放在哪一立卷，并说明理由： 1）正大公司2004年工作计划（2003年12月30日成文）

2）正大公司2004年工作总结和2005年工作重点（2005年1月10日成文）3）正大公司2002年－2004年三年发展规划（2003年1月15日成文）4）正大公司2002年－2004年三年工作总结（2005年1月10日成文）

5）正大公司第三届科研成果交流会材料（该次会议于2004年12月25日召开——2005年1月5日闭幕，材料包括会议议程、开幕词、参加交流的科研论文、获奖者名单、闭幕词等）参考答案：

（1）第一个文件应归入2004年；（2）第二个文件应归入2004年；（3）第三个文件应归入2002年；

（4）第四个文件应归入2004年；（5）第五个文件应归入2005年。

7．下面是广东省妇联的几份文件，请你鉴别一下哪些需要立卷归档，哪些不需要立卷归档？理由是什么？

1）广东省妇联XX主席在全国妇女工作会议上的典型发言 2）中共XX省委关于省委组织部XX、XXX等同志的任职通知

3）中共XX省委关于广东省纪律检查委员会刘XX贪污腐化的处理决定 4）广东省妇联关于全省妇女教育发展规划 参考答案：

（1）第1、4文件必须归档，因这两个文件都是反映了省妇联的主要工作职能；

（2）第2、4文件不必归档，因这两个文件跟省妇联的主要工作职能无关，并不反映省妇联的历史发展面貌。

8．小刘是华美贸易有限公司的档案管理员，在一次档案鉴定中，她发现几份关于该公司已撤销的一个内部机构的管理性文件，他当时想，反正那个机构已经撤销了，这几份文件自然没用了，于是，她把那几份文件用碎纸机销毁了。过了一段时间，公司领导想找出这几份文件作为参考，而小刘再也无法找回来了。她这样做对吗？请你谈谈档案鉴定工作应从哪些方面分析档案的保存价值。参考答案：（1）小刘的做法是不对的。因为销毁档案应得到档案主管领导的批准，她私自销毁是错误的。再者，该公司一个内部机构虽然撤销了，但其管理性文件反映了该公司的工作职能和历史发展面貌，是重要的文件，应该保留下来。

（2）鉴定档案的价值应从下面7个方面来分析：

1）分析档案的内容（着重分析档案内容的重要性、独特性、时效性）

2）分析档案的来源（分析文件的责任者，本单位形成的文件大于外单位的）

3）分析档案产生时间（产生的时间越早越珍贵，在重要历史时期产生的文件，往往具有重大价值）

4）分析档案的名称、稿本和外形特征

5）分析档案的技术因素（档案内容和反映对象的技术水平越高，其价值越大）6）分析档案的功能因素

7）分析档案的作者因素（高级领导人、重要机关、著名人物所形成的档案，往往具有重大价值）

9．宏达科技创业公司新建了一幢办公大楼，其中拟安排建立一个档案库房，作为档案管理人员的你，该如何协助领导选好档案库房的位置及布局呢？ 参考答案：

（1）合理选择档案库房位置：

1）不宜设在底层或顶层，以防潮防湿 2）不宜设在洗手间或锅炉房的附近3）不宜设在楼房的西侧或南侧，以防阳光直射 4）要与档案人员的办公室和生活区分开

5）门窗要加固

（2）合理安排档案库房布局：

1）库房区域应尽可能集中，同一基本大类的档案应尽量安排在一个房间或几个相邻的房间中；

2）档案人员办公室、阅览室等应靠近库房门口及楼梯间； 3）利用频率较高的档案应存放在靠近办公室的房间里。

10．小钟在一拥有若干家分公司的大型企业担任办公室秘书，目前，公司已经拥有比较完备的纸质档案检索系统。为了提高档案检索的效率，她建议将利用频率较高的档案在总公司网站上公布，实现电子检索档案。请你替她拟定电子档案检索步骤。

参考答案：（1）建立网站。若要提供电子文件网络检索，建网站是第一步；

（2）加工检索信息，组织检索数据库。第一步，收集数字形式的检索工具和著录条目，对它们之间的联系进行分析；第二步，在分析的基础上，设计站点体系结构和导航方案；第三步，根据导航方案，设计数据库；（3）实现文件信息的共享。秘书实务

1.市场上出现了假冒我公司生产的空气净化器，消费者协会收到许多对这些假冒产品的投诉，直接影响了公司的声誉。为此，公司决定举办一次信息发布会以澄清事实炷说明此次信息发布会如何准备。

1.确定本次信息发布人的主题。本次信息发布会的主题属解释性主题。2.选择本次信息发布会举行的时机。应选择第一时间，及时澄清事实。

3.确定信息发布会举行的地点，可考虑在本公司举行，也可在宾馆、会议厅，采访条件是否优越，各种设备是否完好、齐全、座位是否够用。

4.确定邀请对象。以新闻记者为主宾，同时邀请一些客户、同行等。

5.选择信息发布会的主持人和发言人。可由行政经理或公关经理主持，公司总经理担任发主人。

6.准备会议资料。包括：⒈发言稿，⒉回答提纲，⒊报道提纲。

如我公司生产的空气净化器实物，并现场演示，有关鉴定机构的质量合格。

7.预算会议所需费用，应至少列兴出3项具体说明，如：场租、交通费用、人员劳务费、茶点、礼品等。

8.其他准备工作，如会场布置、音响设备的调试、礼品的准备、工作人员的仪态举止训练等。2.何为承办周期制度？承办周期的具体要求：

承办周期制度是指企业接到客房或询问者的问题后处理并回复的时间规定。它是针对时效性抽订的规则，是在时效性上指导、约束人们行动的标准。制度中量化的标准易被人们接受和执行，也方便衡量和监督，是企业的一种管理方法。秘书协助填写上司工作日志的信息内容包括：

1.上司在单位内参加的会议、活动情况，要记录清楚时间、地点。

2.上司在单位内部接待的来访者，要记录清楚来访者的姓名、单位详情、约会时间。

3.上司在单位外部参加的会议、活动、约会等情况，要记清楚时间地点的确切细节、对方的联络办法等。

4.上司个人的安排，如去医院看病，以保证秘书不会在这段时间安排其他事宜。5.上司私人的信息，如亲属的生日，以提醒购买生日卡或礼物。

秘书自己的日志内容除了要记清上司的5项日志内容外，还需要包括：

1.上司的各项活动需要秘书协助准备的事宜，例如准备会议发言稿、草拟合同、订机票、订餐等。

2.上司交办的工作，例如为签字仪式联系地点，媒体报道等事宜。3.自己职责范围以内的工作，例如撰写半年工作总结，参加值班等。

第三篇：第六章事务应用文

第六章事务应用文

（一）一、填空题

1．一般书信由

2．信笺是信的，即书信的一般由部分组成。

3．问候语后面一般用和

4．书信的正文分为

5．介绍信具有和

6．印刷成文，留有存根的介绍信由、7．本人随身携带的证明信结尾要注明

8．推荐信一般是

9．感谢信除有的意思。

10．慰问信是以组织名义或个人名义向有关集体或个人表示和书信。

11．贺信是对、、12．倡议书有和两种。

13．建议书是自

14．是下级单位向上级单位或者个人向组织提出请求时用的一种文书。

15．规章制度是具有和的文件，它

是、、、的总称。

16．规章制度通常用、、17．规章制度正文写法有和两种格式。

18．条例式有、19．计划按性质分，有按内容分，有、、按范围分，有、、、；按时间分，有、、、等。

20．计划的写作有和，表格式计划具有的特点。

21.总结的标题通常由、、和组成。总结正文包

括、、、。

22．总结按内容分，有；

按时间分，有、；

按范围分，有、；

按性质分，有、二、简答题

1．一般书信的写作要求？2．介绍信的三种常用格式？

3．证明信的格式（种类）？4．慰问信的三种类型？

5．贺信的正文怎么写？6．写倡议书应注意什么问题？

7．建议书与倡议书的区别？8．规章制度的“总则”“分则”“附则”应怎么写？

9．规章制度的特点？10．写计划应注意什么问题？

11．计划的作用？

第四篇：第六章事务应用文

第六章事务应用文

（二）一、填空题

1．会议记录是对会议整个情况所作的。

2．会议记录一般分为两部分，第一部分记录会议的，第二部分记录会议的3．会议记录的写作方法有两种：一是

4．简报是是情况的，具有、的作用。

5．简报的形式常见的有、6．、是简报的特点。

7．简报从内容上可分为；从时间上分，可分为从性质上分为、、。

8．简报由

9．简报的报头，包括简报的报尾要写明和

10．简报的“简”有三重含义：一是；二是；三是

11．写简报的基本要求有：一是；四

是。

12．没有调查就没有。

13．调查报告的种类有、、。

14．调查报告的特点是、。是调查报告的生命。

15．调查报告的写作要求是

16．调查报告的标题一般有两种写法：一种是；另一种是

17．述职报告的特点是、。

18．述职报告的基本结构是。它的正文包括其实绩通常有以下几种形式：、、。

二、名词解释

述职报告

三、判断

1．会议记录是情况的简要报道，具有沟通情况，反映问题，交流经验等。（）

2．简报可以代替正式公文向上级请示问题。（）

3．建议书具有号召性，有发动群众去做的意思。（）

4．建议书是现代才有的。（）

5．简报的写法和会议记录的写法是相同的。（）

6．总结的目的就是为了肯定成绩。（）

7．按行文对象不同，简报可以分为上行文、下行文、平行文三类。

四、简答题

1． 总结的作用？

2． 会议记录的要求？

3． 调查报告的结尾有几种写法？

4． 述职报告的作用？

5． 会议记录的作用？

第五篇：文秘应用文写作

感谢信和表扬信

感谢信是个人或单位因受到对方某种关心、帮助、支持或恩惠，而表达感谢之情的信函。

表扬信是以个人或单位的名义对某人或某单位的先进思想、模范事迹表示赞扬的专门书信。

标题。第一行或信纸上方的中间，以“感谢信”、“表扬信”为名。

称呼。第二行顶格写收信单位或个人。如果对个人及个人所在单位一并感谢，可以这样写“×

×同志及所在的× ×公司”、“× ×公司及× ×同志”等。

正文：感谢或表扬的事由。一般需要交待感谢或表扬事宜发生的时间、地点、原因、经过、结果，重点叙述对方为写信方所给予的关心、帮助、配合等；价值评定。一般要对所感谢或表扬的人物和事件的肯定，对其价值、意义作出简单评价。

结语。一般是再次表示致谢、问候，常用一些表达敬意、感激的话，比如“致以最崇高的敬礼”。

署名、日期。在正文右下方，写发信者的名称，日期，一般具体到年、月、日，在署名之下。

表扬信

××电视台《 ×× 》栏目级：

贵单位××、××两名同志来我支队拍摄节目期间，虽然拍摄工作难度大，但他们能够忘我工作，迎难而上，顺利地完成了拍摄工作，给我支队官兵留下了深刻的印象。

特别是在10月24日，为了完成拍摄任务，他们从早上8点一直工作到第二天凌晨3点，驱车近500公里，先后到湖南省郴州市、广东省韶关市采访有关人员。为了把镜头拍好，他们不惜以身试险，带着器材下到50多米深的悬崖下面取景；对不满意的镜头，他们不放过一个，不辞劳苦地重复多次，直到满意为止。

希望贵单位能适时对××、两位同志予以表扬和奖励。

此致

敬礼！

市公安消防支队

二〇一二年二月五日

求职信

标题。标题位于第一行或信纸上方的中间，写上“求职信”，字体可以比正文大一号。

称呼。在第二行或标题之下，顶格书写对方单位的名称或相关负责人、称呼必须正式，后面往往加职务

正文：另起一行空两格写具体内容，正文是求职信的主体内容。首先，通常是对阅信人的感谢，“非常感谢您能在百忙之中阅读我的这封求职信”，也可以放在最后致谢。其次，可以写获得求职信息的来源和渠道。接着，简明扼要但有针对性地介绍自己与谋求的职位相关的学历、专业背景、工作经验等。

结语。一是希望对方予以答复，表达参加面试的愿望；二是表示祝愿、敬意、感谢等。最后写上自己的详细通讯地址、邮政编码、联络方式（包括电话、电子信箱等）。

署名、日期。署名，一般是求职者的全名，位于正文右下方。日期，一般具体到年、月、日，在署名之下。

附录。附录一般包括个人简历，学历学位证书、考试等级证书、资格证书、获奖证书、工作经历证明等复印件和材料

求职信（自荐信）

尊敬的× ×经理：

您好！

我写此信应聘贵公司招聘的经理助理职位。很高兴在招聘网站得知你们的招聘广告，并一直期望能有机会加盟贵公司。

本人于两年前毕业于经济贸易大学国际贸易专业，在校期间学到了许多专业知识如国际贸易实务，国际商务谈判，国际贸易法，外贸英语等课程。毕业后，就职于一家外贸公司，从事市场助理工作，主要协助经理制定工作计划、一些外联工作，以及文件、档案的管理工作。

本人具备一定的管理和策划能力，熟悉各种办公软件的操作，英语熟练，略懂日语。我深信可以胜任贵公司经理助理之职。

个人简历及相关材料一并附上，希望你能感到我是该职位的有力竞争者，并希望能尽快收到面试通知，我的联系电话：139﹡﹡﹡﹡﹡﹡

感谢你能阅读此信并考虑我的应聘要求！

此致

敬礼！

应聘人：×××

二〇一一年七月五日

练习二：请拟一份简短的求职函

李××，23岁，女，财会本科毕业。英语六级，计算机二级。本市户口，现觅相关单位会计职务。

电话：××××

电子信箱：××

祝贺信

标题：标题位于第一行，有4种写法。

称呼：第二行顶格写收信单位、集体或个人。

正文：祝贺的事由，祝贺的内容。

结语：一般是再次表示祝贺祝愿、鼓励。比如“祝愿贵公司来年再创佳绩”等。

署名、日期：在正文右下方，写发信者的名称、日期，一般具体到年、月、日，在署名之下。

介绍信

标题：标题位于第一行或信纸上方的中间，写上“介绍信”，字体可以比正文大一号。

称呼：在第二行或标题之下，顶格书写对方单位的名称或相关负责人、接待者的职务，后面加冒号

正文：另起一行空两格定具体内容。通常用“兹”、“今”、“现”开头，然后写明被介绍人的姓名、身份、人数以及具体办理的事项和要求。

结语：结语一般是表示祝愿、敬意、感谢的语言。

署名、日期：结语下方署上开具介绍信的单位全称、加盖公章。署名的下一行可以书写日期，一般具体到年、月、日。

介绍信

× ×单位：

兹介绍× ×研究中心× ×、× ×同志，共两人，前往贵处进行江南小城镇经济实体的调查研究，为期壹周，请接洽。× ×社会科学院经济研究中心（公章）

请示

标题：发文机关+事由（关于）+文种事由（关于）+文种

主送机关：标题下，正文前顶格书写

正文：请示的缘由、请示的事项、请示的祈请语„„

落款：发文机关印章+发文日期（汉字书写）请示的写作要求：应当一文一事；不能越级请示；不能多头请示；不得抄送下级机关

根据以下材料，请你代× ×市烟酒公司向× ×市二轻局写一份请示。

随着人民生活水平的提高，× ×市瓶装和罐装啤酒销量大增，但散装啤酒仍然深受群众的喜爱。过去，× ×市烟酒公司用塑料桶装运啤酒，冬天经常冻结，夏天又容易变质，去年由此造成的损失高达3.2万元。为了解决这一问题，× ×市烟酒公司拟购买一辆XH型啤酒恒温罐车，价格为45万元。此笔款项，拟从公司的更新改造资金中予以解决，希望上级领导机关市二轻局予以批准。

关于购买啤酒恒温罐车的请示

××市二轻局：

随着人民生活水平的提高，我市瓶装和罐装啤酒销量大增，但散装啤酒仍然深受群众的喜爱。过去，我公司用塑料桶装运啤酒，冬天经常冻结，夏天又易变质，去年由此造成的损失高达3.2万元。为此，我公司拟购买一辆XH型啤酒恒温罐车。该车价格为45万元，此笔款项拟从公司的更新改造资金中予以解决。

专此请示，恳请批准。

××市烟酒公司

××年×月×日

函

函的写作格式 标题：发文机关+事由+文种；主送机关；正文：开头+主体+结尾；落款

请评改下面这份函

关于联合举办读书活动的函

××公司团委：

为普及有关知识经济的理论知识，我团委决定在团员和青年中开展“读一本书活动”。所读书籍选定××教授主编的《知识经济读本》。我们希望与你们联合起来举办这一活动，以便互相促进，取长补短。现请贵团委务必在八月三日前将以下情况函告我委：参加人员；活动时间、要求；活动的具体程序等。

××厂团委（印章）

二○一○年五月一日改写后

关于联合举办读书活动的函

××公司团委：

为普及有关知识经济的理论知识，我团委决定在团员和青年中开展“读一本书活动”。所读书籍选定××教授主编的《知识经济读本》。为促进相互学习、增进友谊，我委特邀请贵委联合举办这一活动。请贵委于八月三日前将参加人员及对活动要求和具体程序的设想等函告我委。

即请函复。

通知

标题：发文机关+事由+文种事由+文种 ××厂团委（印章）

二○一○年五月一日

主送机关：标题下，正文前顶格书写

正文：指示性通知；批示性通知；发布性通知；任免性通知；会议通知；知照性通知

落款：如发文机关的名称已经出现在标题中，正文之后就不必再写，但必须加盖印章。

署名、日期。在正文右下方，写发信者的名称，日期，一般具体到年、月、日，在署名之下。（日期用小写汉字表示）条据（请假条、收条、领条、欠条）

条据的结构（标题、称呼、正文、落款）

请假条

张老师：

我因感冒发烧，今天不能来上课，请假一天，望批准。

请假人：╳╳

2012年5月3日

收

条

今收到╳╳ 大学文学院捐赠的办学经费壹万圆整，图书叁千册（另附书目清单）。

希望小学（盖章）

经手人：╳╳

2012年5月3日

借

条

今借到校团委男女服装拾套，话筒贰只。两天后归还。

经手人：╳╳

2012年5月3日

1、请评改下面这份借条。

今因个人购房需要，暂借王浩同志人民币1.5万元整。过后归还。

此据。

借款人：张军

2011年12月5日

2.李明因为急性阑尾炎住院一星期，请代他拟写一份给班主任的请假条。

张老师：

我因急性阑尾炎，需住院治疗，特向您请假，请假时间自5月18日至5月24日共7天，望批准！

请假人 李明

××年×月×日

超市（盖章）

李 红

收 条 3.请评改以下收条

今收到电动自行车共20辆。

今收到××销售部送来的电动自行车共贰拾辆。

声 明 ××超市（盖章）

×年×月×日 经手人：李红

标题：声明；事由+文种（遗失声明、免责声明）；正文（特此声明）；落款

遗失声明

╳ ╳大酒店遗失服务业统一发票一张，代码：╳ ╳ ╳ ╳，发票号码： ╳ ╳ ╳ ╳

╳ ╳ ╳ ╳，声明作废。

第二章 沟通管理 案例分析 一个晚会多头请示

一个大型会议的晚会内容怎么定，方秘书先请示分管办会的黄副主任，定为“举办电影晚会”。黄没有说要再往上请示，而方秘书自认为再请示第一把手贾主任也许会更好办事。在请示贾时又没有把已请示黄所定的意见告诉贾，贾的批复定为“观看戏剧演出”。这样，一个晚会出现两种不同安排的领导意见，该怎么办？方秘书左右为难。几个办会秘书研究，最后定为按贾的意见执行。由方秘书向黄副主任作自我批评，说明拟按贾主任的意见办，请黄谅解。当时黄对方秘书多头请示很不高兴，但还是同意了按贾的意见执行

问题：你认为方秘书的做法有何不妥，应该怎么做？

[简评]：方秘书向分管办会的领导请求，领导有了决定的意见，就应按该领导的意见办。因为一个单位的领导同志往往不止一个，各项工作需要在集体领导下分工负责。秘书应遵照领导职权分工与单向请求的原则，向分管的领导请求即可。不应多头请求。再说，既然请求副职领导已决定了的事情，你又再去请求第一把手。这样做弄不好容易造成误会，使副职领导以为你心目中不尊重副职领导职权。有厚此薄彼之嫌，不利于今后工作，也不利于自己与领导的关系。

两位领导在同一事情上有不同的意见，秘书最终遵照第一把手的意见执行，是比较妥当的。按照领导班子民主集中制的建设原则，秘书执行主要决策人的意见，这是按组织原则办事。

顾全大局，维护领导尊严

一天，某市工业局秘书科的张科长正在办公室批阅文件，这时，本单位一位以爱上访告状闻名的退休干部谭某走了进来，说要找局长。张科长先热情地招呼他坐下，然后敲开了局长办公室的门，请示局长如何处置。局长此时正忙干局里的业务，不想见谭某，只非常干脆地对张科长说了一句：“告诉他我不在。”就又低头忙他的去了。张科长回到自己的办公室，对谭某说：“领导不在办公室，你先回去，有什么事我可以代你转告。”既然这样，谭某也无话可说，悻悻地离开了秘书科。

约过了一个多小时，张科长起身去档案室，来到走廊，想不到意看见局长与谭某在卫生间门口握手寒暄并听到谭某说：“刚才张科长说你不在办公室！”“哪里，我一直在啊！”局长毫不迟疑地回答。张科长顿感浑身一阵冰凉。原来，谭某离开秘书科以后，并未回家，而是极不甘心地在办公室的走廊内来回走动，刚巧碰上局长上卫生间，急忙抢上前去打招呼，这才有了刚才那一幕。事后，谭某逢人就散布张科长不地道，品质太差，欺下瞒上，没有资格当秘书科长。张科长有口难辩。刚开始感到很委屈，后来一想，当领导的这样做也是出于无奈，当秘书的应注意维护领导的形象，否则将给工作造成不良影响。所以，他从不对人解释此事，听到议论，也一笑置之。

[简评]：在工作中，维护领导同志的形象也是秘书工作者应具备的素质。领导同志由于工作繁忙和其他原因，不能或不大愿接见某些来访者，这是正常现象。秘书人员根据领导的意图以各种方式回绝来访，也是工作需要。张科长遵照领导意图处理此事无可厚非。尤其难能可贵的是他在遭人误解时，也能从大局出发，坦然处之。值得一提的是，作为一个领导者应当实事求是，前后一致，不要给属下出难题。

第六章 会议管理

一次某地党代表大会的开幕式上，会务人员未能按大会主持人宣布的程序播放国际歌，虽然得到补救，但终是一件憾事，并受到批评。事情发生的过程是，会务组会前起草的“大会开幕式程序（送审稿）”中列有“奏（或播放）国际歌”的一项。大会秘书处一位负责人审稿时，拟把此项放在大会闭幕式时进行，于是把此项目在开幕式的程序中删掉了。

后来大会秘书处主要负责人定稿时，又把该项圈了回来。会务组的同志，凭印象只知道已经删掉了奏国际歌这项程序，而对后来又被圈了回来一事，未加注意，因此对于在大会开 幕式上“奏国际歌”一项事前未做准备，当主持人在大会上宣布“奏国际歌”时，无法奏出，一时形成了冷场。幸好会务组长急中生智，立即上台挥拍领唱，这样才圆了场。会后领导同志说，这一事故该予以批评，吸取教训。但在关键时刻能得到及时补救，这是好的，这一点值得表扬。

[简评] ：每次会议，会前都应充分做好准备工作，以保证会议能顺利进行。上面提到的例子，事前如能做好以下几点，是可以避免事故发生的。

（1）统一领导，加强信息交流，上下协调行为。如会务组的同志会前能主动掌握大会程序的最后定稿，就可避免工作疏漏。

（2）会务工作，在会前应按会议议程、程序逐项做好准备。其中有的项目还要有两手准备，如会场的音响设备，应有现用的和备用的两套，万一现用的出了故障，备用的即可接上，确保工作正常进行。上面所提到的奏国际歌的问题是属会场音响的一部分，如能在会前准备好这首歌的唱片或录音带等，急需时就能保证不会失误。

（3）组织会务的同志，会前、会中都应加强对各项准备工作的督促检查，发现疏漏及时补救。

第八章 档案管理

案例分析：误销档案

某机关秘书王某，在临时负责本局办公室工作期间，为了给新购进的复印纸腾出存放地点，在既未请求局领导，又未亲自查看的情况下，擅自批准工作人员将1957年至1969年期间形成的档案从柜中搬出，装入麻袋堆放在机要室，后因办公室调整又转放到油印室。此后，在长达半年多的时间里，王某既没有安排档案管理人员去整理、保管这部分档案，又没过问这批档案的下落，使得最终被人误认为油印室无用的废纸予以销毁。事发后，王某作了深刻检查，并被行政警告处分。

[简评] 造成这次误销档案事件的发生，究其原因是王某档案意识淡薄。《机关档案工作条例》第二条规定：“机关档案工作是机关工作的组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护机关历史真实面貌的一项重要工作。”从我国目前的情况看，机磁档案工作一般由办公厅（室）主任领导。

王某作为该局办公室临时负责人，自然他对该局档案工作负有领导责任，造成误销档案，王某当然负有不可推卸的责任，尽管王某的行为是一种失职行为，但其直接后果触犯了《档案法》的规定，理应承担一定的法律法规责任。

从这起误销档案事件中，还应当记取另一个深刻的教训，就是销毁任何应该销毁的档案时，一定要严格依法办事，即在销毁档案时，一定要事先进行鉴定。在鉴定后一定要将待销毁的档案编造档案销毁清册；经机关领导人审核、批准后才可以销毁。任何人未经法定程序无权擅自销毁档案。只有这样才能有效地防止那些不该销毁的档案误被销毁。

书上的案例分析：49和93页