会议室预约流程（全文5篇）

第一篇：会议室预约流程

X XX 公司 会议室管理暂行办法1、、目的与适用范围

1.1 目的：为了充分利用会议室的功能，给公司同仁创造一个良好的工作环境，使会议室的管理和使用更加规范化、合理化，以确保公司各类会议的正常召开。现结合本公司的实际情况，制定此会议室使用申请实施细则。

1.2 责任：会议室使用管理由公司人力资源部负责，并实施监督 2 2、会议室使用申请办法

2.1 会议室是用于召开会议、内部培训、接待客户、招聘面试的地方，未经允许不得挪借他用。

2.2 公司的会议室管理由公司人力资源部统一负责。

2.3 为了避免使用会议室的时间发生冲突，各部门如需使用会议室，需提前一天邮件通知总秘，若临时会议则至少提前二个小时通知总秘。总秘根据预约时间先后统一安排会议室。

2.4 会议室安排原则上以已经填写预约申请使用单为主，如遇突发急需使用会议室的申请人应与已预约申请人适当协商解决，并知会总秘。

2.5 各部门使用会议室时，需要填写会议室使用申请表，明确使用时间、是否使用设备、参加人数等。

2.6 如遇到会议室使用时间发生冲突，要坚持局部服从整体原则。公司会议优先于部门会议，部门会议本着重要性、紧急有限的原则自行解决。

2.7 开会期间，请爱惜会议室的设施以及物品，如投影仪、电脑、激光笔等，其他人员不得擅自使用和操作，会议室的相关设备请勿随意带离会议室。

2.8 会议结束后，申请人应及时整理会议场地（包括桌椅的归位、卫生清洁），关闭各种电器，切断电源。如发现设备故障和公共物品损害应及时知会总秘，以便及时报修。3、流程/ / 程序

流程节点 申请人 人力资源部 4、备

注：

①临时举行会议，请尽量提前通知，方便安排会议室并准备相关事宜。

②临时取消使用会议室，如申请人无提前通知，于预订会议开始 15 分钟后拨打电话询问原因，并提醒预订会议开始时间半小时后无使用会议室，可能安排至其它会议。

③需延长会议时间，请提前告知，方便安排。5、生效时间

此制度自 2013 年 4 月 1 日起生效。6、附录

《会议室管理登记表》、《会议安排单》 会议室使用申请表

申请部门

申请会议室

使用时间

****年**月**日

时

至

时

会议内容

参加人数

主持人

出席领导

需准备事项

其他要求

申请部门

负责人意见

总秘意见

庄子云：“人生天地之间，若白驹过隙，忽然而已。”是呀，春秋置换，日月交替，这从指尖悄然划过的时光，没有一点声响，没有一刻停留，仿佛眨眼的功夫，半生已过。

人活在世上，就像暂时寄宿于尘世，当生命的列车驶到终点，情愿也罢，不情愿也罢，微笑也罢，苦笑也罢，都不得不向生命挥手作别。

我们无法挽住时光的脚步，无法改变人生的宿命。但我们可以拿起生活的画笔，把自己的人生涂抹成色彩靓丽的颜色。

生命如此短暂，岂容随意挥霍！只有在该辛勤耕耘的时候播洒汗水，一程风雨后，人生的筐篓里才能装满硕果。

就算是烟花划过天空，也要留下短暂的绚烂。只有让这仅有一次的生命丰盈充实，才不枉来尘世走一遭。雁过留声，人过留名，这一趟人生旅程，总该留下点儿什么！

生活是柴米油盐的平淡，也是行色匆匆的奔波。一粥一饭来之不易，一丝一缕物力维艰。

前行的路上，有风也有雨。有时候，风雨扑面而来，打在脸上，很疼，可是，我们不能向生活低头认输，咬牙抹去脸上的雨水，还有泪水，甩开脚步，接着向前。

我们需要呈现最好的自己给世界，需要许诺最好的生活给家人。所以，生活再累，不能后退。即使生活赐予我们一杯不加糖的苦咖啡，皱一皱眉头，也要饮下。

人生是一场跋涉，也是一场选择。我们能抵达哪里，能看到什么样的风景，能成为什么样的人，都在于我们的选择。

如果我们选择面朝大海，朝着阳光的方向挥手微笑，我们的世界必会收获一片春暖花开。如果我们选择小桥流水，在不动声色的日子里种篱修菊，我们的世界必会收获一隅静谧恬淡。

选择临风起舞，我们就是岁月的勇者；选择临阵脱逃，我们就是生活的懦夫。

没有淌不过去的河，就看我们如何摆渡。没有爬不过去的山，就看我们何时启程。

德国哲学家尼采说：“每一个不曾起舞的日子，都是对生命的辜负。”让我们打开朝着晨光的那扇窗，迎阳光进来，在每一个日出东海的日子，无论是鲜衣怒马少年时，还是宠辱不惊中年时，都活出自己的明媚和精彩。

时间会带来惊喜，只要我们不忘记为什么出发，不忘记以梦为马，岁月一定会对我们和颜悦色，前方也一定会有意想不到的惊喜。

人生忽如寄，生活多苦辛。

短暂的生命旅程，别辜负时光，别辜负自己。

愿我们每一个人自律、阳光、勤奋，活成自己喜欢的模样，活成一束光，

第二篇：会议室预约管理系统方案书

会议预约管理系统

系 统 方 案

目 录

一、系统概述.........................................................................................3 1.1 什么是会议预约管理.................................................................3 1.2 会议管理趋势............................................................................4

二、系统功能.........................................................................................5 2.1 功能特点....................................................................................5 2.2 系统优势....................................................................................6 2.3 系统界面....................................................................................7

三、系统部署.......................................................................................10 3.1 安装示意图..............................................................................10 3.2 安装实景图..............................................................................11

四、会议显示.......................................................................................12

五、应用行业.......................................................................................13 5.1 教育行业..................................................................................13 5.2 法律行业..................................................................................13 5.3 医疗保健..................................................................................13 5.4 企业..........................................................................................13

一、系统概述

为符合现代信息化的考虑，在办公楼的底楼进出大厅设置一套多媒体信息显示公告系统，用于显示每个会议室的使用情况和正在召开会议的主题。每个会议室外面的走廊区域设置一套多媒体信息显示公告系统，用于显示该会议的会议内容，参与人员等信息。会议休息区设置一套多媒体信息显示公告系统，用于显示各会议室的使用情况和各种及时资讯等。

该系统可以显示各种集团内和公共的通知/通告，各种社会公共信息（如天气预报、新闻等公共信息）、会议通知、会议排列情况、会议室使用情况及会议主题等信息。同时还可以以图片、视频、Flash等形式显示各种其它信息。

1.1 什么是会议预约管理

 会议预约管理

线下型管理：

这种会议管理方式比较集中在一些还没有进行信息化改造的企业，会议安排全部依赖人工的上传下达，还需要协调其他部门，对会议资源的使用进行安排没有一套有效的对人、时间、资源、过程的可以记录管理。线上型管理：

这种会议管理方式比较集中在一些大型企事业或500强企业，已经有比较完善的办公流程和办公软件的支撑，常用的软件有LOUTS,OUTLOOK等，也有一些OA或ERP中集成这类应用。这种会议管理方式对会议成员、资源、时间等做了充分的协调，是比较先进的会议管理方式。

 会议室管理

粗放型管理

这类管理方式对会议室和参与人员的使用不做严格的限制，可以随意在某个会议室召开会议，会议的召集和会议资源（投影设备、网络设备、茶水服务、清洁服务）有召集人用传统的电话通知或人工通知方式传达。这种方式在会议的协调性比较差，如果需要辅助工作配合，在安排这些工作的上传

下达所浪费的时间很多，不利于办公效率的提高。人工型管理

这类管理方式采用由专门的部门或人对会议室的进行安排，所有会议的召集和访客的管理，相关的会议资源也有此人进行协调。这种方式虽然只有一个人或一个部门统一管理，但对整个工作流程来说，有依可寻，从而提高了会议室的管理效率，缺点是对于工作的“痕迹”管理来说，还停留在人工记录或简单的电子表格记录。

1.2 会议管理趋势

二、系统功能

为降低使用会议室所需的人力成本、提高召开会议的效率、提供系统化的会议过程管理，特研发了这套“会议预约管理系统”。该系统简化了会议室管理，灵活调度手段可以及时进行会议室预定，并且可以邮件或短信通知与会者确认。所有用户无需安装和配置，因为系统就是基于B/S架构，直接通过浏览器使用。

2.1 功能特点

 可对操作员进行增加、删除、修改操作，可以灵活设定操作员的管理权限。 可自定义会议室名称，并进行增加、删除和修改操作。可以设定会议室的使用时段。可以设定会议室的使用权限，让只有拥有权限的用户才可以预定这个会议室的会议。

 可对企业的工作部门进行增加、删除和修改操作, 企业内部各部门按树状列表显示。

 可对企业员工进行增加、删除、修改操作。可以直接创建企业员工的系统账户。可以查询企业内所有员工的联系信息。

 操作员可以创建、撤销、恢复会议预定。系统管理员可以操作所有会议记录。

 可以在日历上拖放创建会议，可以创建周循环会议和月循环会议。

 可以查询会议室的预定信息、并以日历的方式直观展示出来。 可以汇总本周或本月内，关于个人用户参加的会议和预定记录。 系统支持通过E-mail、手机短信等方式，对参会人员进行会议信息通知及提醒的功能。

 可以统计会议室的无效会议占用，会议的召开效率、会议室的使用率等。 可对系统操作日志进行管理，查询所选时间段内的操作日志；记录系统服务的操作日志，会议状态、预约状态的操作和变化信息等；  可实现数据库的备份，可修改用户登陆密码。

 会议室显示屏可以显示当前会议室的会议内容，也可以显示所有会议室的会议信息。当没有会议召开时可以显示其他内容，如：天气预报、多媒体视频、新闻资讯等。

 会议显示屏版面可以自定义，实现中英文显示；可以发送通知到会议屏上；可以远程开关会议显示屏，可以远程监控会议显示屏。

2.2 系统优势

       

会议进程免打扰 会议安排无纸化 会议信息电子化 会议记录数据化 使用状况对比化 会议进程可视化 操作使用图形化 会议预约异地化

2.3 系统界面

三、系统部署

会议室门口、咖啡厅、大堂等地安装一台显示器和播放器，播放器和显示器之间用VGA线连接，播放器网口插入网线设置好IP地址连入服务器。会议系统采用B/S架构，安装在服务器里，网内的用户通过自己的账号进入系统进行会议预约。所有的会议预约信息由播放器准时在屏幕上显示。显示的内容样式可以自定义。因为采用了B/S架构，服务器可通过企业内的核心交换机接入互联网，用户可以随时随地的进行会议预约操作。

3.1 安装示意图

3.2 安装实景图

四、会议显示

五、应用行业

5.1 教育行业

利用会议预约管理系统安排会议和活动，简化调度和协调非教育活动策划，每个事件管理所需的所有设备和资源，以及用户之间共享调度信息化解决方案。

5.2 法律行业

明了的资源调度室是律师事务所必不可少的。使用会议预约管理系统安排客户会议，证言，视频会议等，并确保A/V设备，餐饮服务等始终同步协调。

5.3 医疗保健

医院、多医师设施，诊所和研究实验室都需要一个明确的，有效的协调制度，让他们有更多的时间来工作。看看会议预约管理系统授权简化调度的医疗服务。

5.4 企业

具有可扩展，易于安装的功能，不强调现有的IT资源，会议预约管理系统可以通过定制与现有系统无缝集成，处理任何调度需求。

第三篇：会议室工作流程

会议室工作流程

一、会议前期准备

（一）查看会议室使用通知单

1、认真查看会议时间、会议地点、会议召集人、会议承办科室、联系人、参会人数等，做好相关准备工作。

（二）会场布置

2、检查会场笔、茶杯、文件夹等必要设施和工具情况，缺少时及时补充。

3、联系会议联系人，准备桌签、横幅及其他特别要求的工具用品等。

（三）会前检查

4、检查会议桌、台面、地面及会议用仪器卫生及物品摆放是否规范。

5、通知水电科，提前30分开启会议室相关区域的照明、空调设备，确保正常使用，温控适中。

6、通知水电科，提前30分钟调试会议室音响、话筒、投影仪等必要设备，确保正常使用。

7、复核会议通知单的所有要求，检查横幅、桌签摆放及内容，确保摆放正确，内容无误，检查茶叶开水是否充足到位。

8、检查告示牌、“签到处”、签到册的摆放及内容是否无误。

（四）人员安排人员

9、会务服务人员提前30分钟站立门口，迎接参会人员到来。

10、通知水电科音响设备控制人员提前30分钟到达控制区域，做好准备工作，并全程跟踪会议，处理应急事务。

二、会议现场服务

（一）主席台服务

11、保持主席台上的卫生干净整洁。

12、明确主席台总人数和各排人数、主要领导的座位和生活习惯及服务标准、工作要求。

13、会前15分钟，排队进入会场倒水，初次倒水为茶杯50%-60%，茶杯的花色图案要对正主人，茶杯把手向里呈45度。

14、第一次30分钟续一次水，以后每隔40分钟续水，三次后要重新泡茶。

15、会前10分钟，按照各自分工就位，照顾与会者入场、就坐。

16、会议进行中，主席台一侧确保至少设一人观察台上情况，处理应急事务。

（二）场内服务

17、保持会场卫生干净整洁，及时清理会场垃圾。

18、会议进行中要及时续水。

19、会议休息或休会时，要及时打开窗帘，按规范要求站到自己的位置，照顾与会者出入或退场。

三、会议后续服务

（一）会场收尾工作 20、引导与会人员出入。

21、清理桌面，倾倒茶水，收集茶杯，及时清洗、消毒备用。

22、检查补充缺少纸笔等必须品。

23、撤下会标、桌签、指路牌等标志。

24、通知水电科，检查电器设备是否完好，并及时切断电源。

25、全面清理会议室卫生，检查无误后拉好窗帘，关闭门窗。

（二）如果有必要，按照会议前期准备流程，做好下一场会议前期准备工作

四、总结与评估

26、认真填写会议服务记录表，并由会议室使用人签字后及时交回政秘科。

27、会议室服务人员认真总结整场会议服务情况，不断提升会务服务水平。

第四篇：会议室倒水流程

会议室倒水流程

1、顺序：开会倒茶,从右边开始（领导先,顺时针顺序进行）倒水后,壶嘴不要对客人，要从客人右边倒。主席台一定要从客人背后加水。

2、添水时，如果是有盖的杯子，应用左手的小指和无名指夹住高杯盖上的小圆球，用大拇指、食指和中指握住杯把，从桌上端下茶杯，腿一前一后，侧身把水倒入杯中。

3、客人的工作或交谈的话，要说一声“对不起”，倒水时要注意不要太满,以杯的七八分满为宜。端放茶杯动作不要过高,更不要从客人肩部和头上越过。

4、续水时不要把壶提得过高,以免开水溅出。不要不端茶杯直接倒水或把杯盖扣放桌上。

5、续水，一般在活动进行15--20分钟后进行,要随时观察会场用水情况，遇到天热时就要随时加倒，续水时瓶口要对准杯口，不要把瓶口提得过高，以免溅出杯外。如不小心把水洒在桌上或茶几上，要及时用小毛巾擦去。不端下茶杯，而接在桌上或茶几上往杯中倒水、续水，是不符合操作规范的。在往高杯倒水、续水时，如果不便或没有把握一并将杯子和杯盖拿在左手上，可把杯盖翻放在桌上或茶几上，只是端起高杯来倒水。服务员在倒、续完水后要把杯盖盖上。注意，切不可把杯盖扣放在桌面或茶几上，这样既不卫生，也不礼貌。如发现宾客将杯子放在桌面或茶几上，服务员要立即斟换，用托盘至托上，将杯盖盖好。

5、倒过水后，要逐杯加以检查。检查时，可用于触摸一下杯子的外壁，如果是热的，表明已倒过水，如果是凉的，说明漏倒水了，要及时补倒。

6、会议开场前选择好加水时间会议加水时间一般要选择在会议开始前5分钟左右。

第五篇：医院预约回访的流程

医院预约回访的流程

咨询室

1、短信和电话咨询结束前，必须询问：“请问，需要我帮您预约吗？这样您可以节省很多等候时间。”不管患者是否持有异议，都应说明采用预约的方式将在我院享受的待遇，并告知该医生每天的预约名额（一般我们说每位医生每天只预约3人，并告诉患者，他是该日的第三人）。

2、在得到对方允许的情况下，详细问明对方基本情况，填写预约卡，并通知对方就诊大致时间、地点及导诊姓名。

3、将预约卡立即送达导诊台值班导诊。

导诊台

4、在导诊台为每位医生建立一份《预约回访日志》，将预约患者资料在该医生《预约回访日志》上登记，安排挂号，并根据患者人数情况，安排就诊顺序及每位患者具体就诊时间。

5、每天早晨将全天预约名单送达医生手中，并帮助医生填写预约日志，使医生可以合理安排坐诊时间。

6、患者到达后，导诊核对预约内容，核对无误后，将预约卡转交患者，实行全程陪护。

医生

7、医生认真填写《预约回访日志》，并于每天早晨查对，合理安排接诊时间。对于未复诊患者，马上填写回访单，通过导诊转交咨询室。)

咨询室

8、咨询室接到回访单后，马上以短信或电话的形式通知患者及时复诊。