第一篇:会议室制度及操作流程
会议室使用制度
第一条:会议室是专门用于召开会议、研讨工作的地方。会议室由行政处统一管理,负责使用登记与调度、设备维护等相关内容。会议涉及使用的设备设施由专人负责保管、管理与调试。
第二条:为了避免会议时间发生冲突,各部门使用会议室需提前通知办公室,以便统一安排。
第三条:通知办公室时,需说明会议相关情况。比如明确使用时间、参会人员等,如有需要行政处协办的事项需提前说明,以便办公室根据情况做好相关协调安排。
第四条:正常工作日,各部门提前到办公室申请会议室,即可使用会议室。若周日使用,需提前到办公室及相关工作人员,领用会议室钥匙备用,并于工作日及时归还。
第五条:如有外来领导或客人来我院,需提前一天通知办公室,以备整理会议室及准备果盘等。如培训等内部使用,需提前半天申请。
第六条:会议室使用需遵循先申请先使用、先紧急后一般、先全局后部门的原则;各部门之间可本着重要、紧急优先的原则自行协商解决。如遇特殊情况、紧急会议可先通知办公室负责人,立即开启会议室先行使用。
第七条:部门应在所预约时间到达会议室,并开始使用。若长时间未到,则会议室使用权由办公室另作安排。
第八条:如部门临时取消申请,再需使用时,需重新申请。部门及个人应按预约时间内使用完毕,若后续时间无其他安排,可超时使用。但若紧接的时间段内已安排了其他部门使用,超时部门必须离开会议室,终止使用该会议室。
第九条:如需使用会议室设备,应提前说明,以备提前准备,确保会议顺利进行。
第十条:各部门在会议期间要宣导参会人员爱护公共设施,自觉维护会议室的环境卫生。
第十一条:会后使用部门及时整理,关闭投影仪、空调,椅子及时归位,确保各种电器断电、门窗关闭,室内干净整洁。如发现设备故障和公物损坏应及时告知信息科和总务科,以便及时修理。第十二条:未经允许,任何部门与个人不得擅自使用会议室、不得擅自挪用会议室多媒体设备和桌椅等物品。若要借用会议室内物品,需得到办公室负责人许可。借用完毕后,需及时归还。
会议室设备操作流程
1.先将所有空开合上,设备供电; 2.先开上下两个时序电源; 3.由上至下依次打开设备;
4.开启调音台电源,将主推子推至恰当处,推上相应话筒序号的推子,分别控制两个无线话筒和有线话筒组,标有大屏音的推子控制电脑外放;
5.打开电脑;
6.打开LED软件,选择文件新建节目,可以编排节目;
7.若要播放PPT,直接选择控制子菜单下的播放PPT,然后选择PPT文件即可;
8.使用完关闭电脑,将推子拉至最下,依下至上关闭设备,关闭时序电源; 9.关闭空开。
第二篇:多功能会议室会议系统操作流程指南
会议系统操作指南
本系统由显示系统、扩音系统、中央控制系统构成。规范的操作是系统得以正常运行前提保障,为保证会议的顺利进行因此建议操作员在会议开始前一个小时提前对设备进行开启检查和试运行。
一、设备供电开启
(1)打开设备间配电箱电源让墙面插座供上电,把机柜主电源接入墙面插座接口。
(2)依次打开机柜【总电源】时序器和【中控系统电源】时序器,让机柜上所有设备供上电(开机顺序为从前级逐个开到后级)。二.中控、视频系统
(1)待所有设备供上电后,打开中控触摸屏,连接中控系统WIFI,进入〖中央控制系统〗操作界面。
(2)在主菜单里根据需要选择所要控制的设备进入子菜单界面即可控制(如要控制投影、点击〖投影系统〗后进入控制界面里可以看到〖电源开〗与〖电源关〗,先选择〖电源开〗让投影供电,投影通电后机身蓝色电源指示灯会亮起,然后点击〖开机〗让投影开机启动,待投影机启动后根据会场输入信号选择信号切换如〖HDMI〗,投影即可切换到HDMI输入接口显示。注:电视机控制和投影控制方式相同)
(3)HDMI矩阵:点击中控触摸屏进入〖HDMI矩阵〗菜单然后根据现场使用情况先选择输入再选择输出即可(如把主席台HDMI输入1切换到投影机。先点(输入信号选择)里的〖1〗然后再点(输出信号选择)里的〖5〗即可。投影机输入要在HDMI状态。)注:HDMI矩阵输入1,2是主席台地插盒接口,3为视频会议摄像机,4,5,6,7为备用。输出1,2,3,4为电视机,5为投影机,6为视频会议移动电视,7,8为备用接口)
(4)VGA矩阵:点击中控触摸屏进入〖VGA矩阵〗菜单然后根据现场使用情况先选择输入再选择输出即可(如把VGA输入1切换到投影机。先点(输入信号选择)里的〖1〗然后再点(输出信号选择)里的〖5〗即可。投影机输入要在VGA状态。)
注:VGA矩阵输入1,2是主席台地插盒接口,3为视频会议摄像机,4,5,6,7为备用。输出1,2,3,4为电视机,5为投影机,6为视频会议移动电视,7,8为备用接口)
(5)投影幕布升降要使用中控来完成升降和停止。在〖投影系统〗界面里进行操作。三.扩音系统
(1)使用调音台之前先把调音台的所有推子拉至到底。
(2)会议话筒的使用:根据现场实际使用情况将调音台上【会议话筒】通道的推子往上推到相应位置(建议推到10),把【总音量】通道推子推到0即可。会议麦克风按下开关才能被激活,激活时麦头光环呈红色。主席单元具有最高权限,不受其他麦克风控制,且可以控制其他麦克风。按一下主席单元左边的按键,可以把代表单元全部关闭。(3)无线话筒的使用:无线麦克风根据现场实际使用情况将调音台上【无线话筒】通道的推子往上推到相应位置(建议推到15),把【总音量】通道推子推到0即可。
(4)连接笔记本电脑音频时,先将调音台指定推子【电脑1,电脑2】拉到底部,然后将会议桌上的3.5mm音频接头插入电脑音频输出端。然后根据现场实际需要把调音台指定推子【电脑1,电脑2】往上推到相应位置(建议推到15),把【总音量】通道推子推到0即可。四.设备关闭
(1)会议结束后操作人员先要将调音台推子拉至到底。
(2)用中控触摸关闭投影机,【投影系统】→【关机】→【电源关】(注:投影机关机后需等待散热完毕才能关闭电源,散热时间为5分钟)
(3)用中控触摸关闭电视机,【电视机控制】→【关机】→【电源关】(3)投影幕, 【投影系统】→【幕布升】升至到原位即可。(4)确认投影机、幕布、电视机全部关闭后,关闭【中控系统电源】时序器和【总电源】时序器(注:关闭顺序为先关中控系统电源后关总电源)
(5)确认电源时序器关闭完后即可切断电源插座和开关箱的电源空开。
五、注意事项
1.一般功放的调节旋钮不要处于最大的调节位置,有利于保护功放并且延长功放的使用寿命; 2.无线话筒,投影机和液晶电视的遥控器如果长时间不使用时,建议将电池取出;避免长时间不用电池漏液导致设备损坏。
3.通过调音台调节音量时,应该缓慢往上推调节音量的推子,从而保护设备;
4.在设备使用的过程中,不要随便插拔电脑音频插头,一方面会产生噪声,另一方面会损伤设备;
5.话筒在使用的过程中,调试话筒时,尽量不要吹话筒,同时避免话筒的摔、碰等;
6.中控触摸屏不要连接公共WIFI,避免中毒使控制软件无法使用。会议结束后将触摸屏关机。
如果触摸屏出现故障,无法对系统进行控制,在我司检修人员到来之前,可以通过手动对系统设备进行操作。⑴通过遥控器控制投影机和液晶电视开关,输入信号模式。⑵通过电源控制器控制投影液晶电视电源和幕布升降。其中电源控制器第1路为投影机电源,2、3、4、5路为液晶电视电源,第6路幕布为升,第7路为幕布降。⑶通过手动操作HDMI和VGA矩阵切换信号。操作时点击输入信号XX--—输出信号XX——“ENTER”。例如电脑接在地插1,要输出到投影机,在矩阵上点击“1”——“5”——“ENTER”。
六、常见故障分析及解答
1.故障现象:中控触摸屏无法控制设备
解决建议:
1、检查触摸屏是否连接到中控WIFI网络里。
2、检查系统设备是否供电
2.故障现象:音响系统喇叭出现杂音或啸叫
解决建议:
1、麦克电池电量不足或功放音量调得过大容易产生杂音,建议先更换麦克电池或适当降低功放的音量。
2、麦克离喇叭过近或正对喇叭容易产生啸叫,请调整麦克与喇叭之间的距离和角度;功放或调音台音量开启过大也会产生杂音和啸叫,可调低音量试试。3.故障现象:音响系统麦克无声
解决建议:
1、检查麦克电池是否没电了;无线麦克接收机是否加电;接收机与调音台之间的连线是否连接或松动。
2、检查调音台相应推子是否推起。
4.故障现象:音响系统喇叭不响
解决建议:
1、检查调音台是否通电或相应的推子是否推起
2、功放是否通电或开机。
3、假如功放打开了,检查是否将功放播放的音量调得太低,以至于喇叭无声或播放的音量小。5.故障现象:投影机不亮。
解决建议: 投影机不亮通常有两种表述:A.投影机未加电;B.加电不投影。逐步检查如下 :1.投影机电源开关是否打开加电,指示灯是否亮,2.LAMP灯、TEMP灯是否长亮或闪烁?(显示红色),LAMP指示灯显示红灯表示投影机灯泡坏,提醒用户更换灯泡。TEMP指示灯显示红灯表示投影机处在某种错误的状态无法投影,投影机处在自我保护状态或硬件坏。3.矩阵是否开机,HDMI,VGA矩阵关机,那么所有的信号都将无法切换到投影机上。
第三篇:会议室操作注意事项
会议室操作注意事项
一、为确保设备可靠使用及人员的安全,请在安装、使用和维护时,请遵守以下事项:
1、在设备安装时,应确保电源线中的地线接地良好,请勿使用两芯插头,。确保设备的输入电源为220V50Hz的交流电。
2、机器内有交流220V高压部件,请勿擅自打开机壳,以免发生触电危险。
3、不要将系统设备置于过冷或过热的地方。设备电源在工作时会发热,因此要保持工作环境的良好通风,以免温度过高而损坏机器。
4、阴雨潮湿天气或长时间不使用时,应关闭设备电源总闸。
5、非专业人士未经许可,请不要试图拆开设备机箱,不要私自维修,以免发生意外事故或加重设备的损坏程度。
二、加电顺序
1、打开电源控制器电源,把钥匙拧到ON位置,然后连接的设备按顺序加电。
2、开启各个设备电源,等设备彻底开启时,才可进行操作。
三、关电顺序
1、先关闭各个设备的电源(如果经常使用,可不用关闭电源,投影机除外)。
2、关闭电源控制器电源,先钥匙拧到OFF位置,然后再关闭电源控制器电源。
四、投影机使用
1、打开投影机的主电源(可通过中空或遥控器进行操作),投影机面板指示灯会亮起橙色,进行自检,2-3分钟等投影机面板指示灯亮起绿色,表示投影机已正常开启,进入可以使用的状态。
2、下镜头盖;摘下镜头盖时切勿硬扯,否则会对镜头周围的部位造成机械性伤害。
3、关闭投影机时,可用中控或遥控器进行关机。用遥控器时对准投影机轻按(电源)键POWER关(OFF)键,[关机/确定?] 信息出现,再次按一下 关(OFF)键,电源指示灯亮橙色。在投影机关闭后,冷却风扇需继续等待运转约 200 秒(冷却期)以上。
4、最后关闭墙上主电源开关,电源投影机面板指示灯熄灭。
五、消防系统
1、消防中心值班员必须熟练掌握消防中心各种设备的操作使用。并应熟悉其它消防设备的使用。
2、组织员工学习消防知识,熟悉和掌握各种消防设备的操作使用。组织员工进行消防设备的使用训练,使其成为大厦合格的义务消防队员。
3、值班人员(包括管理人员)须经常检查防火设施和消防设备等,如有损坏和失效时,应立即修理和更换。
4、经常检查弱电井消防主机、消防气体罐,千万不可有阻塞情况发生。
5、如发现某户有浓烟冒出或火烧浓味,又无人开门时,如能及时扑灭,应尽快使用灭火器及消防设备扑灭。否则电“119”报案。
6、火警发生时,劝喻住户切勿搭乘电梯。
7、所有消防装置,应由认可的消防监察单位每年最少检查一次。
六、门禁系统
第四篇:财务检查制度及操作流程
第一章 意义由于组织专门人员深入实际进行检查,所以财务检查具有深入性、直接性和显效性的特点,它对于改善公司财务管理工作,保护公司资产的安全和完整,揭示差错和弊端,维护财务制度及公司制度的严肃性,增强财务人员法制观念,促进公司财务活动的有序运行,发挥着重要而独特的作用。在实际工作中,财务检查可以由公司有关部门,如财政部门、督察部门等进行组织,也可由上级主管领导组织,还可以由各公司根据自身财务管理的需要进行组织。为了加深对财务检查的认识,充分发挥财务检查的作用,我们应掌握财务检查的方法,了解财务检查的程序。
第二章 方法财务检查方法是对公司的财务、实物及财务活动现场进行实地查看,以检查各公司财务活动是否合理、合法、合规,以及检查其财务信息的质量所使用的专门方法。财务检查方法是检查公司财务工作的质量,对公司财务管理工作作出评价,以达到检查目的的重要手段。在实际工作中,财务检查的方法有多种,主要包括组织方法、工作方法,及财务检查的一些具体技术方法。
一、组织方法财务检查方法根据组织检查的形式,可以分为自查,即公司根据财政部门、主管部门的要求,自己组织力量,对本单位财务活动进行的检查;有关部门直接深入公司进行检查。
二、检查方法财务检查方法根据工作内容可分为账务检查,实物检查和现场检查三种。
1、账务检查账务检查,又称作会计检查,它是对公司的会计凭证、账簿和会计报表等会计资料进行检查的一种方法。会计凭证包括原始凭证和记账凭证,它是记录经济业务,明确经济责任的书面证明,是记账的根据。会计凭证检查,主要是检查会计凭证所记录的经济业务是否真实、正确、合法、合规、合理,有无弄虚作假、贪污盗窃、铺张浪费等违法乱纪行为,会计凭证的内容是否真实、完整,填写是否齐全、正确,有无缺漏、涂改、伪造现象,手续是否完备,责任是否明确,记账凭证所确定的会计分录是否正确,证证是否相符等。账簿是由一定格式、互相联系的账页组成,用来序时地、分类地记录和反映各项经济业务的会计簿籍。它是存储会计信息的重要载体,可以全面、连续、系统地反映公司的经济活动情况。账簿检查,主要是检查公司经济业务是否符合财务制度的规定,账簿记录是否合法,责任是否明确,账簿是否完整无缺,是否有审核无误的会计凭证作为记账根据,账簿填写是否规范,是否清晰整洁,账证之间,账账之间,账表之间,账实之间是否相符等。会计报表是根据账簿记录和其他日常核算资料,以一定的指标体系,总括反映公司在一定时间内的经济活动和财务收支情况的一种报告性文件。会计报表的检查,主要是检查报表编制是否符合财务制度的规定,报表内容是否真实完整,数据是否准确可靠,说明是否清楚完整,反映内容有无缺漏,表账之间,表表之间是否相符等。会计凭证检查、账簿检查和会计报表检查三种方式之间,既有区别,又密切联系,在实际工作中,往往将它们结合起来,交叉进行。由于公司的一切财务收支都要反映在一定的会计凭证、账簿、会计报表上,通过凭证、账簿、报表的分析检查,就可发现问题,查明真象,实行有效的管理。
2、实物检查实物检查,是对公司的设备、材料、物资等实物资产进行检验、清查、盘点及鉴定。如检查物资的盘盈、盘亏及物资的丢失、变质、损坏、积压等问题。在日常会计核算中,由于种种原因的影响,比如:由于实物收发计量不准确,手续不齐,凭证不全,造成核算失误;由于管理不善造成物资损坏、变质、短缺;贪污盗窃,自然的损耗、升溢等原因的影响,也会使得一定时期账簿记录的财产物资的账存数与实存数不相符合。在这种情况下,仅仅通过会计凭证、账簿、会计报表及统计资料的检查是很难查出问题的,要查出存在的问题,就必须进行实物检查,并把实物检查与会计检查相结合。通过实物检查,一方面,可以查明公司财产物资的实有数,保证公司账款相符、账物相符,若账实不相符,可进一步查明原因,弄清问题所在,从而改进财产物资管理,保护财产安全完整,另一方面,通过实物检查,可查明财产物资的储备和利用情况,以便采取措施,对积压呆滞的物资及时进行处置,从而充分挖掘财产物资的潜力,有效利用物资,避免损失浪费。
3.现场检查现场检查,又叫作实地检查,是对一些通过账务检查不足以全面地真实地反映出来的问题,为进一步查明事实而派人到发生经济活动的地方、场所和当事人中去,进行调查了解。譬如,向债权人和债务人了解资金往来情况;向服务对象了解收费情况;向银行了解资金存取使用情况;向卖方了解产品销售,货款结算情况等。现场检查主要是通过现场观察、实地核对和召集有关人员座谈等方式进行。通过这种方法,往往可以了解到一些事实背后的真相,对发现公司财务管理工作中存在的一些不法行为具有重要作用。
上述三种财务检查方法有着自己特定的检查内容及作用,它们相互联系、相互制约。在实际财务检查工作中,为了保证检查结论的正确性,为了取得良好的效果,经常根据实际情况把这几种方法结合起来,交叉使用,以保证检查工作的质量,实现财务监督的目的。
第三章 程序财务检查的程序一般包括准备、实施检查和终结三个阶段。
一、准备阶段准备阶段关键在于确定检查工作的项目,具体要做好以下工作:
1、拟定财务检查计划财务检查是一项繁重而复杂,统一而严密的工作。它涉及面广,工作量大,为保证财务检查工作有计划、有组织的进行,以确保检查工作质量,在检查工作开始之前,应当在确定检查对象、明确检查重点的基础上,制定一个周密细致、切实可行的检查计划。检查计划的内容主要包括:检查的目的、任务、内容、范围、方法、步骤、日程安排、组织分工、检查纪律和工作要求等。
2、熟悉有关财务制度和收集有关财务资料,做好检查前的准备工作
公司属于上层建筑领域,其资金来源主要投资人进行注资。因此,公司资金的筹集、使用和管理方式都带有很强的私人性,公司财务管理工作中,既要严格执行国家的有关方针、政策,又要严格执行各项财务规章制度和财经纪律,依法理财。这就决定了公司财务检查是一项政策性强,业务技术要求高的工作。财务检查人员在财务检查工作开始之前,必须要先熟悉有关的财务制度,了解对有关经济业务的处理规定,同时还要搜集被检查单位的有关会计凭证、会计账簿、会计报表及其他相关的核算资料,为
检查工作准备充足的、准确可靠的依据。此外,还要准备好各种必要的检查仪器、计量工具,以及记录检查结果所用的表格、单据等,以保证检查工作的顺利进行。
二、实施检查阶段实施检查阶段的中心任务是做好查证核实工作,具体包括:
1、进行检查,做好检查记录进行财务检查,要以公司的会计凭证、账簿、会计报表等核算资料为依据。一方面,要深入检查公司的各种会计核算资料所反映的业务是否合法合理,内容是否真实完整,数据是否准确可靠,说明是否清晰全面,有无故意歪曲、涂改、伪造、弄虚作假等情况,证账之间、账账之间,账表之间是否相符,运用科目是否正确。另一方面,还要深入实际,对公司的设备、材料、物资等实物资产的存放、保管及领用等方面进行检查,对库存现金、银行存款及债权债务进行细致的清查、核对,检查各项财产物资帐实是否相符,是否存在管理上的漏洞。对于检查过程中发现的问题,应随时作好检查记录,以便进一步调查研究。在检查过程中,不仅要肯定被检查单位的成绩,还要发现被检查单位财务管理工作中存在的问题,并查明具体事实和原因,确定有关人员的责任。
2、深入调查研究,广泛听取意见为保证财务检查的严肃性及准确性,在财务检查工作中,除了进行细致的账务检查和实物检查之外,还应当深入公司内部各有关部门,接触有关领导,联系职工群众,采取多种形式进行深入细致的调查研究,广泛听取各方意见,深入了解事实真相,分清有关人员的工作责任。对于有争议的问题,要倾听各种不同意见,进一步搜集证据,进行研究分析。必要时还可进行复查。
三、终结阶段在终结阶段,要做好分析研究工作,切实解决问题,写好检查报告。具体包括:
1、写出检查报告,做出检查总结财务检查的最后一个环节是做出检查总结,写出检查报告。在检查报告中,应包括下列一些主要内容:
(1)、公司财务管理的做法、成绩和经验;
(2)、公司财务管理中存在的问题及改进工作的建议;
(3)、指出在检查工作中查明的违法、违纪及违反财务制度规定的问题,并针对存在的问题提出处理意见;
(4)、对被检查单位的财务管理工作做出评价。由于检查总结涉及到有关部门、有关人员的工作责任,因此,在做出检查总结时,要本着认真负责的态度,对公司财务管理做出客观公正的、实事求是的评价。既要肯定取得的成绩,又要指出存在的问题,并提出改进建议。检查报告应及时报送有关领导和有关部门,有关领导和有关部门对检查报告要及时认真地审查,对先进经验要积极推广,对存在的问题要妥善处理。
2、妥善处理存在的问题 对于财务检查中查出的差错及发现的问题,要区分不同情况、不同性质,有针对性地提出不同的处理意见,认真负责地加以改正,并督促和协助有关方面及时地作出善后处理。对于公司财务管理制度和财务管理工作本身存在的问题,应认真研究,及时改进工作,提高财务管理质量;对于违法乱纪问题,应根据问题的性质,按照有关规定移交纪检部门或司法机关进行处理,依法追
究有关人员的行政、刑事责任,督促财务工作者及领导认真总结经验,吸取教训,增强法制观念,严格执行财务制度及财经纪律。
第五篇:会议室工作流程
会议室工作流程
一、会议前期准备
(一)查看会议室使用通知单
1、认真查看会议时间、会议地点、会议召集人、会议承办科室、联系人、参会人数等,做好相关准备工作。
(二)会场布置
2、检查会场笔、茶杯、文件夹等必要设施和工具情况,缺少时及时补充。
3、联系会议联系人,准备桌签、横幅及其他特别要求的工具用品等。
(三)会前检查
4、检查会议桌、台面、地面及会议用仪器卫生及物品摆放是否规范。
5、通知水电科,提前30分开启会议室相关区域的照明、空调设备,确保正常使用,温控适中。
6、通知水电科,提前30分钟调试会议室音响、话筒、投影仪等必要设备,确保正常使用。
7、复核会议通知单的所有要求,检查横幅、桌签摆放及内容,确保摆放正确,内容无误,检查茶叶开水是否充足到位。
8、检查告示牌、“签到处”、签到册的摆放及内容是否无误。
(四)人员安排人员
9、会务服务人员提前30分钟站立门口,迎接参会人员到来。
10、通知水电科音响设备控制人员提前30分钟到达控制区域,做好准备工作,并全程跟踪会议,处理应急事务。
二、会议现场服务
(一)主席台服务
11、保持主席台上的卫生干净整洁。
12、明确主席台总人数和各排人数、主要领导的座位和生活习惯及服务标准、工作要求。
13、会前15分钟,排队进入会场倒水,初次倒水为茶杯50%-60%,茶杯的花色图案要对正主人,茶杯把手向里呈45度。
14、第一次30分钟续一次水,以后每隔40分钟续水,三次后要重新泡茶。
15、会前10分钟,按照各自分工就位,照顾与会者入场、就坐。
16、会议进行中,主席台一侧确保至少设一人观察台上情况,处理应急事务。
(二)场内服务
17、保持会场卫生干净整洁,及时清理会场垃圾。
18、会议进行中要及时续水。
19、会议休息或休会时,要及时打开窗帘,按规范要求站到自己的位置,照顾与会者出入或退场。
三、会议后续服务
(一)会场收尾工作 20、引导与会人员出入。
21、清理桌面,倾倒茶水,收集茶杯,及时清洗、消毒备用。
22、检查补充缺少纸笔等必须品。
23、撤下会标、桌签、指路牌等标志。
24、通知水电科,检查电器设备是否完好,并及时切断电源。
25、全面清理会议室卫生,检查无误后拉好窗帘,关闭门窗。
(二)如果有必要,按照会议前期准备流程,做好下一场会议前期准备工作
四、总结与评估
26、认真填写会议服务记录表,并由会议室使用人签字后及时交回政秘科。
27、会议室服务人员认真总结整场会议服务情况,不断提升会务服务水平。