会议室接待流程及要素

第一篇：会议室接待流程及要素

会议室接待流程及要素 单位

联系方式

姓名

人数（90个座位）

桌子摆放类型：回字型（课桌式、剧院式）水牌：内容

会议时间

价格：880/4小时

茶水

台牌（领导姓名）

第二篇：会议室制度及操作流程

会议室使用制度

第一条：会议室是专门用于召开会议、研讨工作的地方。会议室由行政处统一管理，负责使用登记与调度、设备维护等相关内容。会议涉及使用的设备设施由专人负责保管、管理与调试。

第二条：为了避免会议时间发生冲突，各部门使用会议室需提前通知办公室，以便统一安排。

第三条：通知办公室时，需说明会议相关情况。比如明确使用时间、参会人员等，如有需要行政处协办的事项需提前说明，以便办公室根据情况做好相关协调安排。

第四条：正常工作日，各部门提前到办公室申请会议室，即可使用会议室。若周日使用，需提前到办公室及相关工作人员，领用会议室钥匙备用，并于工作日及时归还。

第五条：如有外来领导或客人来我院，需提前一天通知办公室，以备整理会议室及准备果盘等。如培训等内部使用，需提前半天申请。

第六条：会议室使用需遵循先申请先使用、先紧急后一般、先全局后部门的原则；各部门之间可本着重要、紧急优先的原则自行协商解决。如遇特殊情况、紧急会议可先通知办公室负责人，立即开启会议室先行使用。

第七条：部门应在所预约时间到达会议室，并开始使用。若长时间未到，则会议室使用权由办公室另作安排。

第八条：如部门临时取消申请，再需使用时，需重新申请。部门及个人应按预约时间内使用完毕，若后续时间无其他安排，可超时使用。但若紧接的时间段内已安排了其他部门使用，超时部门必须离开会议室，终止使用该会议室。

第九条：如需使用会议室设备，应提前说明，以备提前准备，确保会议顺利进行。

第十条：各部门在会议期间要宣导参会人员爱护公共设施，自觉维护会议室的环境卫生。

第十一条：会后使用部门及时整理，关闭投影仪、空调，椅子及时归位，确保各种电器断电、门窗关闭，室内干净整洁。如发现设备故障和公物损坏应及时告知信息科和总务科，以便及时修理。第十二条：未经允许，任何部门与个人不得擅自使用会议室、不得擅自挪用会议室多媒体设备和桌椅等物品。若要借用会议室内物品，需得到办公室负责人许可。借用完毕后，需及时归还。

会议室设备操作流程

1.先将所有空开合上，设备供电； 2.先开上下两个时序电源； 3.由上至下依次打开设备；

4.开启调音台电源，将主推子推至恰当处，推上相应话筒序号的推子，分别控制两个无线话筒和有线话筒组，标有大屏音的推子控制电脑外放；

5.打开电脑；

6.打开LED软件，选择文件新建节目，可以编排节目；

7.若要播放PPT，直接选择控制子菜单下的播放PPT，然后选择PPT文件即可；

8.使用完关闭电脑，将推子拉至最下，依下至上关闭设备，关闭时序电源； 9.关闭空开。

第三篇：公务接待事项及报销要素

公务接待事项及报销要素：

1、派出单位公函；

2、接待事前审批单（内容：填报单位、承办部门及承办人、派出单位名称、接待事由、活动安排、经费预算等）；

3、公务接待清单（内容：接待对象单位、姓名、职务、公务活动项目、时间、场所、费用等）；

4、财务报销（一事一结包括四项：财务票据、派出单位公函、接待事前审批单、公务接待清单）。

第四篇：会议室工作流程

会议室工作流程

一、会议前期准备

（一）查看会议室使用通知单

1、认真查看会议时间、会议地点、会议召集人、会议承办科室、联系人、参会人数等，做好相关准备工作。

（二）会场布置

2、检查会场笔、茶杯、文件夹等必要设施和工具情况，缺少时及时补充。

3、联系会议联系人，准备桌签、横幅及其他特别要求的工具用品等。

（三）会前检查

4、检查会议桌、台面、地面及会议用仪器卫生及物品摆放是否规范。

5、通知水电科，提前30分开启会议室相关区域的照明、空调设备，确保正常使用，温控适中。

6、通知水电科，提前30分钟调试会议室音响、话筒、投影仪等必要设备，确保正常使用。

7、复核会议通知单的所有要求，检查横幅、桌签摆放及内容，确保摆放正确，内容无误，检查茶叶开水是否充足到位。

8、检查告示牌、“签到处”、签到册的摆放及内容是否无误。

（四）人员安排人员

9、会务服务人员提前30分钟站立门口，迎接参会人员到来。

10、通知水电科音响设备控制人员提前30分钟到达控制区域，做好准备工作，并全程跟踪会议，处理应急事务。

二、会议现场服务

（一）主席台服务

11、保持主席台上的卫生干净整洁。

12、明确主席台总人数和各排人数、主要领导的座位和生活习惯及服务标准、工作要求。

13、会前15分钟，排队进入会场倒水，初次倒水为茶杯50%-60%，茶杯的花色图案要对正主人，茶杯把手向里呈45度。

14、第一次30分钟续一次水，以后每隔40分钟续水，三次后要重新泡茶。

15、会前10分钟，按照各自分工就位，照顾与会者入场、就坐。

16、会议进行中，主席台一侧确保至少设一人观察台上情况，处理应急事务。

（二）场内服务

17、保持会场卫生干净整洁，及时清理会场垃圾。

18、会议进行中要及时续水。

19、会议休息或休会时，要及时打开窗帘，按规范要求站到自己的位置，照顾与会者出入或退场。

三、会议后续服务

（一）会场收尾工作 20、引导与会人员出入。

21、清理桌面，倾倒茶水，收集茶杯，及时清洗、消毒备用。

22、检查补充缺少纸笔等必须品。

23、撤下会标、桌签、指路牌等标志。

24、通知水电科，检查电器设备是否完好，并及时切断电源。

25、全面清理会议室卫生，检查无误后拉好窗帘，关闭门窗。

（二）如果有必要，按照会议前期准备流程，做好下一场会议前期准备工作

四、总结与评估

26、认真填写会议服务记录表，并由会议室使用人签字后及时交回政秘科。

27、会议室服务人员认真总结整场会议服务情况，不断提升会务服务水平。

第五篇：会议室倒水流程

会议室倒水流程

1、顺序：开会倒茶,从右边开始（领导先,顺时针顺序进行）倒水后,壶嘴不要对客人，要从客人右边倒。主席台一定要从客人背后加水。

2、添水时，如果是有盖的杯子，应用左手的小指和无名指夹住高杯盖上的小圆球，用大拇指、食指和中指握住杯把，从桌上端下茶杯，腿一前一后，侧身把水倒入杯中。

3、客人的工作或交谈的话，要说一声“对不起”，倒水时要注意不要太满,以杯的七八分满为宜。端放茶杯动作不要过高,更不要从客人肩部和头上越过。

4、续水时不要把壶提得过高,以免开水溅出。不要不端茶杯直接倒水或把杯盖扣放桌上。

5、续水，一般在活动进行15--20分钟后进行,要随时观察会场用水情况，遇到天热时就要随时加倒，续水时瓶口要对准杯口，不要把瓶口提得过高，以免溅出杯外。如不小心把水洒在桌上或茶几上，要及时用小毛巾擦去。不端下茶杯，而接在桌上或茶几上往杯中倒水、续水，是不符合操作规范的。在往高杯倒水、续水时，如果不便或没有把握一并将杯子和杯盖拿在左手上，可把杯盖翻放在桌上或茶几上，只是端起高杯来倒水。服务员在倒、续完水后要把杯盖盖上。注意，切不可把杯盖扣放在桌面或茶几上，这样既不卫生，也不礼貌。如发现宾客将杯子放在桌面或茶几上，服务员要立即斟换，用托盘至托上，将杯盖盖好。

5、倒过水后，要逐杯加以检查。检查时，可用于触摸一下杯子的外壁，如果是热的，表明已倒过水，如果是凉的，说明漏倒水了，要及时补倒。

6、会议开场前选择好加水时间会议加水时间一般要选择在会议开始前5分钟左右。