第一篇：浅谈档案信息电子化
浅谈档案信息电子化
论文摘要：浅谈档案信息电子化论文关键词：档案 信息 电子化档案信息电子化，就是用计算机对档案文献（纸质或机读形式的）进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为计算机软件形式的二次文献信息以供人们利用的过程。档案信息电子化已经成为档案管理工作发展的必然趋势，形成这一趋势的根本原因在于随着科技的进步，计算机得到了普及，整个社会信息化程度日益提高，在生产实践中相应生成了大量的电子档案。尽管在电子档案应用的初期，人们往往是按照传统的档案管理模式，一般的电子档案都被打印成纸质资料进行保存，电子档案本身还缺乏足够的独立性，但 2005 年 4 月1 日《电子签名法》的正式实施以后，电子档案的法律地位被法律明确规定下来了，档案信息的电子化受到了空前重视，整个档案管理模式的也相应发生了重大变化。笔者作为一名基层档案管理工作者，将就档案信息电子化在档案管理工作中的意义、当前实施档案信息电子化所存在的一些问题以及如何科学推进档案信息电子化工作等方面谈谈自己的一些陋见。一国家档案局局长毛福民曾指出档案信息化建设的重点是加强电子文件和电子档案的管理。档案信息电子化，相对于传统档案管理模式是一种超越，企业管理毕业论文在当前和未来的档案管理模式中处于一个重要环节，对于切实贯彻科学发展观，提升档案管理工作质量有着重大意义，主要体现在以下几个具体方面：
（一）档案信息电子化，可缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。传统手工信息加工工作模式是：选题—选材—编辑—出版，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献，其对提高档案管理工作的效率起着突出作用。（二）档案信息电子化，可充分发挥科技优势，大幅降低档案信息加工工作的成本。传统手工编研信息成果出版需要较大的成本，但目前乃至今后一个相当长的时期内，企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的，依靠自身解决也不是件容易的事，解决不好，档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。而档案信息电子化，可一次较低成本投入，多次产出，许多档案信息的开发和使用可以减少经费不足的限制，使得档案管理工作可以大幅降低档案信息加工工作的成本，档案管理工作绩效获得跨越式提升。（三）档案信息电子化，档案信息的利用更为便利，可大大增强档案管理工作的服务功效。档案信息电子化，信息成果可无限的复制、拷贝，相对于传统的档案信息服务模式，不仅成本低，而且传递的方式也有许多革命性变化，变得非常快捷。档案信息电子化的这些优势，不但提高了档案信息的利用率，也拓宽了档案管理工作服务范围，利于发挥档案管理档案部门的服务功能。
第二篇：档案电子化管理方案
管理与查阅。
具体实施方案： 档案电子化管理方案目的：单位内所有纸质文件皆有电子档备份，实行无纸化存档，方便
一、文档分类管理计划：
1.办公文档：上下级来文，中心发文及相关图片资料等 具体操作：按文件具体年份分类归档
预计进度：3月19日-3月27日
2.业务文档：中心各部门内相关业务文件资料，其中主要包括企业进驻、孵化期间、毕业等一系列资料等
具体操作：按具体企业分类归档
预计进度：3月28日-4月10日
3.物业文档：企业签订的物业合同、孵化协议、安全责任书或是与中心相关的物业管理文件等。
具体操作：按文件具体年份分类归档。
预计进度：4月11日-4月17日
4.财务文档：财务报表、审计报告等
具体操作：按文件涉及内容分类归档
预计进度：4月18日-4月24日
5.人事档案：中心在编人员、保安保洁的相关人事资料 具体操作：按人员分类归档
预计进度：4月25日-4月30日
二、电子文档备份操作流程：
1连接设备仪进行文件拍照扫描，多页文件需合成一个PDF文档。2文档及时准确分类存放于各个文件夹中。
3在OA建立共享系统，使管理员可查阅各部门文件，本部门员工有权限查阅其部门文件。需跨部门查阅文件时需经管理员授权。（该项技术需求待验证）
第三篇：工程设计档案信息电子化管理及特点
工程设计档案信息电子化管理及特点
随着市场经济的发展，工程项目建设也愈来愈得到深入发展，如何加强工程设计档案资料管理是提高工程质量的一项重要的工作。档案是设计企业档案的组成部分之一，反映了建设项目管理工作的真实过程，工程设计单位既有与一般生产经营单位的共性，又有应用科学研究、技术开发单位的特性，是以智力劳动为主，多学科、多专业的知识技术密集型的软件产业部门。其生产的设计产品是设计人员运用基础资料、先进技术、科研成果实践经验进行集体创作的综合技术成果，表现为技术文件、技术图纸等。从工程建设的全过程看，设计产品是为工程建设和技术改造服务而创作的中间产品，是编制建设计划、设备材料定货加工、现场施工、建造安装、生产准备、竣工验收等诸项工作的依据条件，同时也是设计单位数量最大、价值最高、使用频繁的资源储备即工程设计档案。工程设计档案直接记录了设计人员的科技思想、科技方法和科技配套成果，真实地反映了设计实践活动的历史过程，除具有科技档案的一般共性外，还有其自身的特点。充分认识和掌握它的各种特点及其管理要求，对加强工程设计档案工作并充分发挥其作用十分重要。现就工程设计档案信息电子化管理及主要特点，谈谈个人的体会。
一、工程设计档案信息电子化的现状
1.在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录工程档案系统，工程设计档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。
2.工程设计档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。
3.工程设计档案信息管理人员的素质有待提高。实现工程档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
二、工程设计档案信息电子化管理的益处
1.工程设计档案信息电子化，可一次投入，多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版需要较多的经费，档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。
2.工程设计档案涉及面广，贯穿于工程全过程，档案的信息化可便于工程的管理、设计、技术人员和施工人员对整个工程项目的情况的了解，因此做好工程设计档案管理的信息化不仅仅只是为当前工作服务，也是为历史负责的表现。工程设计档案的信息化可从工程项目的可行性研究论证、施工许可证、初步设计审查、土建、设备、供排水、电器的施工、设计变更单及竣工图的编制等方面提供准确、可靠的数据。
三、工程设计档案的特点
工程设计档案的主要特点为①成套性②形成的阶段性③内容的专业性④修改、补充的多变性⑤经济效益的社会性。
①设计单位以一个独立的工程项目作为设计工作对象，把不同专业的设计人员组成一个项目组，按照严格的、科学的设计程序，一个环节紧扣一个环节有规律地开展设计工作，并相应形成具有严密的系统性和有机联系不可分割的设计文件材料整体，从而决定设计档案的成套性。一项工程设计全部设计文件材料的总和，包括设计依据材料、中间设计成品和最终设计成品等，按照一个独立的工程项目把它们组成一套完整、准确、系统的档案，其中每一张图纸、每一页文字或表格都是该套档案不可缺少的组成部分，这就是它的成套性。②一项工程一般都要经过设计准备（即前期）阶段、初步设计阶段、施工图设计阶段和配合现场施工安装阶段，因此，每个设计阶段各个专业的设计文件分别组成各自互相联系的有机整体，并决定文件材料形成的阶段性。③一项工程设计是由多种专业和设计人员按不同专业分别开展具体设计作业，又相互配合共同完成，每一专业设计文件必然是该专业的技术活动的表达和存在形式，它所体现的科学技术内容、术语、符号和组成等都具有专业性的特点，其利用多数也是有针对性地按专业来进行。④在施工安装过程中经常出现设计变更，需要对设计文件进行必要修改和补充。比如设计本身可能存在某些缺陷、疏漏或差错；地质等自然条件可能出现了新的情况；物资供应的变化可能改变设备材料使用；施工方法的改变需要变更设计等等，这些不可遇见的意外情况都要求设计变更以适应施工。有时有的图纸需要多次修改、补充，有的部分图纸甚至成套作废，要重新设计。设计图纸文件的这种频繁的变更修改是不可避免的、必要的和允许的，但又应是很严格的。这是工程档案有别于其他一些档案的重要特点。⑤设计单位的工程设计档案，是从事工程设计技术活动的成果和产品。首先它是为某具体工程项目提供设计图纸文件，作为施工必要条件，其次，它是可供开发利用的设计技术资源，对内可参考复用，对外可供技术转让和交流。为此保存工程设计档案完全是为了满足生产建设需要向社会提供服务的。
第四篇：实现档案的电子化管理
实现档案的电子化管理
实现档案的电子化管理是 工商行政管理工作的基础保障和迫切需要 张家口市桥东区工商局办公室 赵 欣 随着计算机技术的迅猛发展，建立高速大容量的档案影像管理系统已经日渐普及。工商行政管理部门负责企业注册登记及市场监管工作，保存着积累多年、数量巨大的企业开业、变更、注销、年检档案资料及行政处罚案卷，同时，综合文书档案的建立与管理亦急需专业化。在日常的企业注册登记、企业监督管理、违章违法案件查处等工作中，经常需要查阅企业的原始档案资料。同时，公检法机关、律师事务所等单位以及社会各界也经常到工商部门查阅企业档案的原始资料。为了实现档案长期保存、高效管理和快速查询，节省档案存放空间，迫切需要实施档案电子化管理。
一、档案资料电子化管理的概念及意义。档案电子化管理就是通过电脑将档案的每页资料扫描成图像文件进行保存，将档案资料数字化，建立基于图像文件的电子文档管理系统，实现传统的纸张调阅向计算机查阅转变。传统的档案管理模式存在以下几方面的问题：
1、一份文书档案、企业档案、案件档案的查询，首先档案管理人员要查阅纸制目录，不断翻看确定档案所在的卷柜，而后调出，接着又要经过查询人员的反复翻看，对于不断增加的企业档案和每天大量的查询人数来说，人工管理档案是一种浪费人力和不安全的解决方法。
2、工商管理部门面对的来自公安、检查院、法院等单位的查询用户，档案检索调档，手续烦琐且费时费力。对于工商局来说，它所面对的查询用户主要是来自公安、检查、法院的办公人员以及律师，常此以来的查询方法不仅手续烦琐，而且费时费力，这些都是查询人员所深深感受到的。在解决了档案数字化以后，可将处理过的信息档案挂接到网上，通过授权用户权限的方式，将信息共享，这样会使双方的烦琐都大大的减少。
3、档案的原件经常被查询人员反复的查询、翻看和复印，面对每天的大量的查询人数，难以永久完整的保存原件。工商企业档案电子化系统的建立，具有以下几方面意义
1、实行文书档案、业务档案、会计档案、基建档案多门类、多载体的集中统一管理。
2、应用于工商行政管理的各项业务中，能够快速查阅到各种档案资料，大大提高了工作效率。
3、完全保留档案的原貌，提高档案查阅的准确性和可信度。
4、大大减轻档案工作人员的工作量，提高档案的日常管理效率。
5、查阅档案时不使用原件，加强了对档案的日常管理。
6、通过网络实现档案的异地查询，消除了因地域而带来的通信障碍。
7、对社会的有偿服务也取得了良好的经济效益，几年内即可收回投资。
二、实现档案资料电子化管理的软、硬件的配备。
1、实现档案资料的电子化管理必须夯实基础设施建设。建立起综合档案室库房、阅览室，设立专业的管理人员，并协调各业务部门的归档、使用。
2、购买密集架，配置专用于档案管理和数据存储的电脑。以及复印机、扫描仪、触摸屏等现代化办公设备。并配备空调、去湿机、温湿度自动记录仪、灭火器材等必要设施。
3、开发适合本单位实际的文书档案管理软件。
4、购买工商业务档案电子化系统。
三、实行档案集中管理的意义。目前在工作中，各部门分别管理档案，遇到了很多问题。经常发生因管理条件受限、管理不善、无专业管理人员而导致档案丢失、装订不规范屡次大规模重新整理等诸多事件。将文书档案、企业档案、案件业务档案、会计档案、基建档案集中统一管理。由各部门移交至局档案室进行统一存放，分类使用，既解决了方便快捷查询问题，减轻人员负担的问题；又实现了所有档案的统一归档、安全存放和专业规范管理。
四、档案电子化管理需要注意的问题。
（一）注重资料的平时收集。资料的平时收集管理是档案齐全性、准确性、原始性的根本保证。
1、明确综合档案室、业务科室和工商分局相关人员的工作职责。建立文书、资料的归档制度，档案管理人员的归档职责，使平时的收集工作落实到人，多渠道地把应该归档的档案全部收集起来，调整、补充现有档案信息。
2、是各部门在规定时间进行整理、立卷，并定期向综合档案室移交，保证各类档案信息能及时更新，充分反映其现实情况。
3、明确归档的质量要求。归档要求是保证归档质量的重要措施和关键。收集文书档案、业务档案归档案卷的质量要求是：归档的文件应齐全完整；遵循材料的形成规律和特点，保持
材料之间的有机联系，以及平常注重归档资料的行文规范，保证入室档案的质量。
4、及时对采集的数据、收集的文件采用自动化的电子扫描等方法，进行输入、校对、管理。对能形成档案的资料进行严格梳理，层层检查，保证原始材料的完整性、准确性和权威性。
（二）多级权限划分。要对每一档案都设定权限。从对档案的操作角度设定无权限、查看权、修改权，从浏览权限按原件内容的不同，设定查询人员是否可以查看、打印某些原件。系统要有高度严格的安全性及保密性。并要满足工商企业管理部门对外查询服务需要，提供通过局域网、广域网对工商档案条目信息的查询，甚至包括对原件的查阅，同时，针对查询的具体要求，还要限制档案页仅被查看，而不能打印或存盘。
（三）明确综合档案室与业务科室和工商分局相关人员的业务流程。制定严格的档案整理标准和移交程序，凡不按标准整理或规定程序进行移交档案的，综合档案室拒绝接受移交，并要求相关业务股室按标准重新整理或规定程序移交档案。档案作为人类社会活动历史的伴生物，以其记录信息原始性和真实性，成为信息家族中的重要一员。加强档案建设，提升档案管理水平，实现档案的完整、专业、现代化的管理，可谓功在当代，利在千秋。
第五篇：档案电子化管理考察报告
档案电子化管理考察报告
为了进一步做好我单位的档案电子化管理工作，2011年12月10日至13日，由档案科、文印中心、信息管理部组成的考察组赴北京XX公司就档案电子化管理、文印工作进行了考察学习。并与对方的档案人员和文印人员进行了深入交流。现将有关情况汇报如下。
一、考察目的1、档案管理主要包含的范围；
2、档案密级的确定程序；
3、档案查询权限的确定与管理；
4、设计文件电子档案的利用问题；
5、档案管理级别的提升需要做的工作。
二、对方的组织形式 根据工作需要，XX公司成立了文印中心和文控部。
文印中心职能和我单位差不多，主要职能除了完成常规的文印工作外，还为项目组提供图纸扫描服务，装备水平应该说是一流的。五十万甚至上百万元的设备好多台。
文控部人员由原图档部门的档案管理人员与项目部的项目文控秘书人员组成，文控部对文控秘书、档案人员实施统一领导、统一管理。文控部的成立为实现文档一体化的目标提供了组织和人员上的保证，为目标的实现搭建了一个强有力的平台。从而使档案管理工作前移，将档案管理的方法、理念融入到项目的文件过程控制中去，档案人员对文控人员进行文件 1
图纸验收、收集、分类、组卷、编号、整理等专业化的系统培训，达到项目结束后文控人员直接归档入库上架，从而实现了项目文件控制与档案管理的一体化。
三、对方的档案管理情况
1、文书档案和我们基本差不多，只是只保存纸质文件。原因是文书档案不对外，进馆查阅的人很有限。
2、工程文件：说明书、计算书、底图等保存纸质文件和电子扫描文档，篮图不保存。
3、工程档案的扫描问题：
工程档案的扫描工作根据项目进展情况而定，一般是每隔两年左右进行一次，工作形式是外包，由外面的服务机构派人员携带设备上门服务。这样安排，还有一个重要原因是考虑了项目完成后还有变更的问题。
4、工程档案的收集问题：
工程档案的收集工作由项目文控秘书负责，项目结束后根据档案要求整理完善后，交档案人员编目上架。这样安排的原因是：档案人员不可能完全了解项目具体包含哪些内容，只有项目文控秘书才有可能做的更完善。
5、档案的收集范围及密级确定
档案的收集范围是按集团公司的统一规定进行的，总的来说和我单位差别不大，包括：文字、图纸、声像、图片、合同文件、行政收发文等。
档案密级的确定由公司总工办的一名领导负责，密级确定后通知档案管理人员照章管理。涉密的档案不上管理系统，也就是说在局域网上不能
查阅。
6、查询权限及电子档案的再利用问题
除密级档案外，其它档案对全公司人员开放、只要登录查询系统均可查阅，但不能打印和下载。需要下载或打印时，需通过审批后，由计算中心授权。
档案库房只保管扫描的电子文档，设计的CAD图没有签名不算档案，由专业室和项目组保管。
7、档案管理级别
XX公司的档案在计划经济时期就已经升为国家级了，目前没这方面的问题。但他们的看法是：一是装备，二是管理，这些上去了，升级是水到渠成的事。
四、对我单位档案管理工作的建议
1、学习XX公司的模式，档案的收集从项目开始。建议项目组成立后指定文控秘书负责项目的文件处理和档案收集工作，项目完成后及时将文档移交档案科直接归档入库上架，实行项目文件控制与档案管理的一体化管理。
2、加快扫描步伐形成电子档案库，为设计、科研人员直接通过局域网进行查阅创造条件。根据库存档案实际情况，由档案科拟订扫描方案，由文印中心安排人力加大扫描力度尽快完成。
3、日常的档案扫描工作与文印工作结合起来，不论是图纸还是文字材料，在出文印中心之前直接形成电子文档，整理完毕后直接通过内部网络
移交档案科，提高工作效率，简化交接手续。
4、加强档案人员及项目文控人员的专业化培训工作，提高档案管理水平，为我单位档案管理级别的晋升创造条件。
档案电子化管理考察小组
二〇一一年十二月十五日
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