第一篇：调查队档案电子化建设调研报告
改革开放以来，调查队系统电子化建设得到了快速发展，但同时也给我们管理上带来了一些问题，如档案电子化建设至今还是一项空白，需引起各级调查队领导的高度重视，并采取切实可行的措施加以解决。笔者对此问题进行了实地调查研究，在此谈谈自己的一些粗浅看法。
一、调查队档案电子化建设的必要性
所谓调查队档案电子化，是指各级调查队
在工作中，以数字形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通讯网络上传输的各种数据、文件、资料，通过整理并直接形成有价值的历史记录。它具有存储量大，涉及内容广，信息传递速度快、传递形式多样化的特点。它是现代社会信息化档案的重要组成部分，亦是现阶段各级调查队办公自动化系统建立的起点和基础。搞好电子化档案建设不仅能提高办公自动化建设水平，也能促进整个调查队工作效率和管理效率的提高。因此，加快调查队档案电子化建设已是当务之急，必须引起各级调查队领导的重视。
二、调查队档案电子化建设的现状及问题
近年来，随着调查队系统内联网、互连网的开发使用，提高了办公效率，节约了人力、物力和财力。但是，对电子文件资料和调查数据的管理归档工作却落后于电子化的发展及普及速度，仍停留在纸质档案归档和自行的电子备份，在管理上仍没有效的办法。主要有以下五个方面的问题需要关注：
1、电子文档处理软、硬件难统一。当前我国it行业竞争加剧，不同载体、格式、设备环境的新产品层出不穷，为使用者提供了更多的选择余地。而对需要长期保存的电子档案来说，在不同机型、软件、硬件等环境下，通用性差，彼此之间不兼容，在资源共享和公共检索等方面表现出明显的局限性。加之计算机更新换代快，对于需要长期归档保存的电子数据来说，设备依赖性造成的问题会更加突出。如十年前的5寸软盘出现保管完好的电子文件找不到读取设备的问题。
2、软件、数据归档难成体系。目前，调查队系统各项业务都实行了电算化、网络化传输管理，由于业务软件升级频繁，且在安装使用之前，都会配发系统软件、软件程序及其全套资料，给归档管理带来了较多困难。表现突出的问题：一是系统升级程序、补丁程序直接升级安装，没有留下程序档案，使原始程序与后来程序脱节；二是业务人员经常轮岗，不同人员在不同时期参加程序使用或者升级培训后，未进行集中统一管理；三是由于业务软件数据库文件所占用的磁盘空间大，用一般软盘难以进行保存，从而使业务软件和业务数据的归档管理不成体系。
3、电子文件资料归档管理滞后。一方面，由于现有的办公自动化系统中，电子数据资料的制发、使用与档案管理是分开进行的，电子档案的收集整理工作是在电子文件资料的产生之后进行的，导致电子文件资料的归档工作滞后于产生传播速度；另一方面由于目前调查队系统的数据资料大多在通过电子文书传播的同时，为了增强文书的真实性，仍然打印成纸质的作为执行依据，形成纸质数据资料版本与电子版本同时并存的现象。
4、电子文件资料容易被删改。档案只有具备原始性和真实性，才能具有法律意义上的凭证作用。对于调查队业部门的调查数据、调研报告、人事档案、财务档案等统计资料来说，电子数据的真实性涉及到国家的宏观调控、经济预测、领导决策的重要参考依据，必须十分真实。而电子文件资料的易删改性使信息资料面临着被随意改动、删除和剪接的可能性，容易造成信息失真，又不会留下任何痕迹。
5、档案设备和人员素质均有差距。由于电子文件资料的存储介质如软盘、光盘属于高分子化合物，易受外界环境变化的干扰，磁场、雷电、周围环境温度、湿度改变等各种自然现象都可能对电子文件资料造成不良影响，破坏介质上的信息。目前，调查队系统有档案室的队极少数，基本上是数据、文件档案在各科室自行保管，使用的档案设备与电子档案所需标准相差甚远，容易导致电子档案破坏。与此同时，在电子档案的管理上，既不是传统的档案管理人员能够胜任，也不是科技人员可以替代，它需要管理人员既具备档案管理的基础知识，熟练掌握档案工作的基本原则和方法，又要熟练掌握电子计算机技术、数字通信技术等。
三、调查队档案电子化建设的对策
面对电子化的飞速发展和普及，各级调查队领导应以高度的责任感和使命感努力解决电子化档案建设工作中的实际问题，为未来档案工作电子化、信息化的发展奠定坚实的基础。
一要采用先进技术，确保归档电子文件真实性。对电子文件的制发，建议由其上级部门设计出专用程序进行管理，使文件从草拟、审阅到领导签发，都建立一套完整的可控制系统，建立加密的机内操作日志，监督系统
操作。这样既能保证电子文件的真实性，又可使文件资料形成过程真实记录下来，展现出历史原貌。在日常工作中应给不同的使用人员赋予不同的操作权限，防止越权使用。
二要加强部门之间协调配合，确保文件资料收集完整性。调查队各部门要根据不同业务特点，对各类电子文件格式进行统一要求，这样既方便信息的汇聚接收，又利于电
子文件资料的归档管理，还能保证数据的可靠性和通用性。特别是内部之间要加强配合，对自身产生的电子文件资料尽可能地转换成归档所需格式，如word、excel文件格式。此外，由科技人员协助负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件资料归档，解决信息存储载体分离，脱机保管信息，无疑是最佳归档途径之一，进而提高电子档案的完整性。
三要不断完善档案信息采集功能，达到完整统一要求。档案管理人员应该积极参与办公自动化系统的设计应用，根据档案管理的要求提出相应的设计要求，以便于档案信息的采集整理。同时，对于档案重要组成部分的机关文件管理系统设计时，力求使文件资料的形成制发与分类归档同步进行，让系统根据事先拟定的归档范围将有价值的文件自动备份保存下来，避免重复劳动带来的资源浪费。与此同时，对业务软件的补丁、升级程序，操作人员要及时向档案人员报备，及时进行归档和管理，以避免工作人员岗位流动带来的信息转移丢失。
四要注重做好电子档案安全防护工作，实现电子档案安全性。目前调查队系统的内联网与互联网虽实行了物理隔离，但部分员工从互联网上下载的资料中可能藏有各类病毒，造成危害。对此，一方面科技部门和信息管理部门要加强计算机安全管理，经常检查，密切监控，定期发布病毒预警公告，防范互联网病毒在内联网上恶意漫延传播；另一方面档案人员在进行电子文件资料归档鉴定工作时，要认真进行查毒、杀毒，通过检测处理后方可归档保存。
五要搞好库房建设，切实提高人员素质。在电子档案管理工作中应特别注意选用质量好、可靠性高的存贮介质，以延长存储时间。对存放在存贮介质上的电子档案资料应写好保护，存放在防潮、防热、防尘、防磁的场所，对需要永久、长期保存的电子文件资料，要制定严格的定期复制管理制度，转换载体，以防止信息的丢失。出于风险防范的目的，电子档案一般要采用双备份制，在档案库房和计算机中心各存放一套，确保不受到损坏、数据丢失或单方面修改数据。与此同时，还要全力抓好业务培训，加强对电子文件制作和档案管理人员的技术培训，提高从业人员的素质和责任心，担负起电子文件资料归档工作的重任。
第二篇：基层央行电子化建设调研报告
随着金融电子化进程的进一步深入，中央银行各级分支行的金融信息化程度得到了很大提高，基本建立了方便、安全、高效的金融电子化服务体系，实现了基层央行业务处理、信息传递的电子化、网络化。信息化理念深入人心，电子化应用已渗透到人行业务的方方面面，极大地提升了中央银行业务处理效率。然而业务信息化受基层央行自身科技应用能力和管理水平的制约，在其发展过程中也显现出很多问题，从不同程度上制约了金融电子化的发展。
一、基层央行业务系统基本情况。
目前县级人民银行运行的重要业务系统包括：会计集中核算系统、国库会计核算系统、国库收支统计系统、同城票据清算系统、货币发行信息管理系统、金融统计系统、信贷登记咨询系统、办公自动化系统等8个。一般业务系统有固定资产管理系统、人事劳资管理系统、档案管理系统、现金管理系统、财务会计报表系统、账户管理系统。这些业务系统几乎涵盖县级支行90%以上的业务工作量。
二、基层央行电子化建设存在的问题
基层央行的电子化建设存在的问题主要分为“软件”和“硬件”两个部分。“软件”问题包括：职工学识水平，支行科技管理制度，科技人才的培养和激励等。“硬件”问题包括：设备配置和调配问题，维修问题等。
1、职工学识水平。
基层人行人员老化，很多时候都是对科技工作学习不够，基层没有形成良好的计算机学习氛围，造成支行员工对计算机使用和安全知识了解甚少。
2、支行科技管理制度问题。
长期以来，人民银行对信息技术普遍存在着重应用轻管理的现象，对信息管理的安全性认识不足，制定的规章制度形同虚设。基层央行由于电子设备不断增多，大部分科室已将电子设备长期摆放办公桌操作，既存在安全隐患，又不利于管理。
3、科技人才问题。
基层央行科技人员匮乏，难以适应金融业务发展的需要。县级人行平均1人，占其人员总数的3％左右，远远低于人总行规定的6％的标准。科技人员都是身兼多职，业务量大，一个人对应中支3个科室甚至更多，科技工作与业务工作不能兼顾。科技人员素质的高低是提高基层科技水平的瓶劲问题，科技人员年龄偏大，知识老化，业务素质差。平均年龄在35岁左右，30岁以下的科技人员寥寥无几，知识结构单一，新知识和新技术掌握不多，科技人员疲于应付各种日常业务工作，无暇顾及较深层次的电子化应用学习。只能适应基层的推广和维护，业务素质跟不上金融电子化的发展。科技人才管理机制不健全。目前人民银行系统对支行科技人员的重视程度较低，虽然名称是科技专管员，但实际上是科技兼管员。科技人员每年的工作量要比其他员工多一倍，薪酬却与其他员工没有区别。中支在科技方面的培训少，培训只限于新系统上马和升级的安装培训，没有专门的计算机知识提高培训。支行的电子化管理任务越来越繁重，而支行只有一名兼职的科技管理人员，仅靠现有的技术力量已不能适应全行电子化管理的需要，特别是会计、国库等业务处理正越来越多的使用unix操作系统，学习难度较大，维护系统相当困难。支行缺乏有关电子化教育培训的环境和氛围，员工在信息安全知识方面获得的教育与培训机会少，造成支行科技后备人员匮乏。科技人员如果不在，大家都束手无策。
4、硬件配置和管理问题。
支行科技人员没有权力对计算机设备进行调配。某些支行领导忽视业务用机紧张的现状，在调配计算机设备的时候，首先考虑配置给行领导。直接造成一线业务系统的计算机缺乏。设备的购置、折旧、报废、升级、更换等没有严格按照固定资产管理办法严格管理，缺乏统一调配。某些支行为了争取上级行在调配计算机设备时的政策倾斜，隐瞒自行购置的计算机设备。影响了上级行科技部门对辖内计算机设备使用情况的掌握。基层行配备的ups不间断电源达不到要求。随着金融电子化的进程不断深入，计算机设备大量增加。现有的ups不间断电源已经不能满足要求，有的ups设备陈旧、性能差，有的只能稳压、不能稳频；有的抗干扰能力差；有的ups不能蓄电。此类情况经常影响业务管理信息系统的稳定，甚至影响了系统的正常运行和安全维稳。机房等硬件设施不配套。目前支行所使用的机房是上世纪90年代初期所建，机房设施已明显陈旧落后，卫生条件、防静电、防辐射能力不符合要求，缺乏综合布线设计，网络化建设的可扩展空间有限。
三、对基层行金融信息化建设中存在问题的意见和建议
1、加强管理，明确职责，强化对科技工作的领导
科技工作已渗透到人民银行系统各项工作的每个环节，科技服务工作与央行各项业务已密不可分，必须强化对科技工作的领导，要明确基层央行第一把手为支行金融电子化建设的第一责任人，确保金融电子化建设工程的效用得到最大发挥。由中支科技部门制定详细明确的绩效考核制度，严格执行。监督基层行因地制宜的建立、健全支行电子化管理各
项责任制。给支行以适当的压力，迫使支行领导重视计算机安全管理问题重要性和紧迫性。
2、建立良好的计算机学习氛围和科技人员激励机制
“以科技强行为口号，加强全员电子化应用技能培训，提高基层行整体科技应用水平。开展不同形式的信息化应用技能培训，提高全体员工的信息化业务素质。一是由上级行组织，对基层人行科技人员进行新的实用信息化应用和安全技术以及相关央行基础业务知识、流程等方面知识的培训，使技术人员既掌握科技管理技能又充分了解业务部门的工作需要，提高解决实际信息化应用和安全管理问题的能力。二是根据人民银行要建立一支学习型、研究型、专家型、务实型和开拓型人才队伍的需要，本着“缺什么补什么”的原则，根据员工实际，由基层支行制定可靠的培训计划，引导基层支行全体员工学习业务知识的同时培训有关计算机信息安全应用和操作基础知识，促使其树立计算机信息安全意识，自觉遵守各项规章制度，提高业务水平，促进业务知识与科技知识相互融合，最终培养出一支既懂业务又精通技术的复合型人才队伍，为提高基层支行计算机信息安全管理和推动基层支行信息化、电子化建设的发展奠定基础。建立健全必要的激励机制，为人才的培养创造有利条件，妥善解决工资福利、职称晋级等实际问题，改变以前单凭工作年限来论资排辈的做法，按业绩、贡献来确定其应具有的职称及生活待遇。
3、合理配置现有的设备资源
明确基层行科技人员的权力，使科技人员能根据基层行的实际情况，有效调动和利用现有的科技资源，统筹兼顾，合理调配，优先解决业务部门用机紧张的问题。把高配置的机器配用到繁杂的业务一线，以满足运行庞大业务程序及存储数据的需要。在现有的办公环境下，尽量做好计算机设备的保养工作，禁止在计算机设备上堆放报表材料等易燃物品。积极与保卫部门协调，防止计算机设备防盗工作。经常性的检查供电线路和网络线，出现问题要及时更换。
4、强化设备管理，挖掘设备潜力，定期检查电子设备，做好备份，避免重要业务系统出现故障
基层行必须制定电子设备定期检查制度，避免计算机设备带故障运行。淘汰或闲置不用的计算机设备，经检修无故障的，可作为重要的业务系统用机的备份机，做好系统和重要数据的双重备份，以便应付突发情况。
5、强化安全意识，完善计算机信息系统安全机制，确保业务系统重要数据和电子设备的安全计算机信息系统安全工作是一项经常性、长期性的工作，必须坚持制定制度规范，建立一套完整的、可操作性强的制度体系，对基层行信息化应用体系所有的环节都能够实施有效的规范和约束。包括管理人员、操作人员安全管理、应用软件安全管理、运行管理、网络安全管理、计算机病毒防范、数据与资料的安全管理、运行环境的安全管理、应急计划和保障体系等。严格执行，确保制度逐项落到实处，才能有效保障基层支行信息化安全体系的建立。例如加强互联网非法内联的管理，避免银行绝密数据泄露。严格微机室管理制度，做好电子设备使用登记。重要业务系统操作人员必须定期更换登录密码。科技专管员定期进行检查，对不按要求登记使用情况或不及时更换密码的人员进行教育，严重的按有关制度进行处罚。
第三篇：统计信息化建设及调查队管理工作调研报告
8月底至11月初，我与计算中心、人口社科处、办公室的同志一道先后到**、**、**三市就统计信息化建设、地方调查队管理及科学跨越式发展等问题进行了初步的调查研究。选择这三个地区作为调研对象的基本考虑是：**、**属于经济欠发达地区，经费投入相对比较困难，统计信息化建设的基础相对薄弱；但所辖县市区较多，地域分布较广，信息化建设那一世小说网 http://www.xiexiebang.com及地方调查队管理的难度相对较大。**作为长株潭核心区域的较发达地区，不仅工作基础较好，而且近期信息化建设的力度很大，有些方面还在进行积极的尝试与探索。
这次调研主要采取召开座谈会和实地察看两种形式。在**、**分别召开了各县市区统计局长及市局有关科室负责人参加的座谈会，并到芷江、隆回两县统计局进行了实地考察和了解；在**召开了由两办调研室、发改委、两型社会建设办相关负责同志和市局领导及相关科室负责同志参加的座谈会，并实地考察了攸县统计局及所辖的两个乡镇统计站的信息化建设。
一、关于统计信息化建设
（一）统计信息化建设的基本情况
1.硬件装备水平明显提高。近两年，三市统计信息化方面硬件设施建设力度逐步加大，计算机装备水平不断提升。目前**市局现有台式机44台、笔记本电脑8台和微型服务器5台，1个小型的培训机房，微机配备率达100％；县市区级统计局共有微机168台，干部职工微机配备率为68％，微机都较为先进，可以满足统计工作的需要；乡镇统计站的微机配备及配套设备绝大部分已配备到位。**市统计局也加快了对统计信息化建设的步伐，在硬件建设取得了较大的进展。据了解，到目前为止，市局微机配备率达100%，县市区微机配备率达到75%，乡镇统计站的微机配备基本安排到位。**市、县、乡三级实现了人手一台计算机，其中有联想、方正品牌计算机340多台。全市共有各类服务器12台，其中市本级有服务器7台（hpml370 1台、hp350 2台、ibm 1台、方正服务器2台、联想服务器1台），9个县市区配备了服务器5台。2008年，省、市、县、乡四级共投资200多万元（平均每个乡镇15000元，省、市、县、乡分别投入2000元、5000元、5000元、3000元），为全市130个乡镇各购置了一台联想开天6900、一台富士通打印机、一台美的1.5p空调、一台ups电源。
2.网络基础设施基本形成。三市统计局的网络基础设施基本形成，且逐年加大对网络建设的投入，并出台了相应的管理制度。**市局建设了新的统计信息网站，具有单独的一级政府网站域名，7个县市区建立了自己的外网平台，还有6个县市区尚未开通统计网站。搭建了乡镇网络平台，洪江市和通道县统计局设立了ftp服务器，基本做到乡镇统计站可以经互联网与县局互联互通；芷江和沅陵县统计局在与乡镇统计站之间建立了统计工作qq群。**市局建成了较为完善的统计系统网络平台，全市县市区级局域网已成规模，广域网基本覆盖了从市到县市区统计局，为统计信息化建设提供了一个运行稳定、安全可靠的网络平台，年内将开通市到县的系统内部的专线网络，并挤出资金支持乡镇统计站的网络建设。2006年，**市采用2m数字电路连通了统计内部信息网络。2008年，一手抓制度建设，一手抓设备升级，出台了一系列的网络安全管理制度，同时为9个县市区各添置了一台天融信防火墙。
3.信息技术应用不断深入。近年来，三市充分利用现代信息技术改造传统统计工作流程，拓宽了信息技术的应用领域，提升了信息技术应用的水平，提高了统计工作的效率。一是报表处理微机化。近年来，按照省局的要求基本统一了软件、统一了环境、统一了管理。目前，县级以上统计报表全部采用计算机处理，包括数据录入、编审、加工、存储、传输、发布等，信息技术已渗透到统计数据生产的各个环节。部分企事业单位也使用计算机录入数据，并通过电子邮件方式报送数据。二是网站建设规范化。**市局有了新的一级政府网站域名，并为县市区统计局提供了免费的空间和二级域名，网站建设更加规范、安全，栏目设置较以往也更加丰富、合理；**市局加大了对统计系统的网站建设的管理力度，优化拓展了市统计内、外信息网站建设。三是各项制度规范化。两市统计部门分别出台了微机管理制度，做到微机管理制度化，网站维护责任化，数据备份经常化，各项措施的实行，保证了统计信息的正常、安全运行。**市已制定基层统计业务平台处理建设方案，力求主要报表数据处理工作向乡镇下移，正着手推动乡镇的名录库和数据库建设并形成乡镇国民经济考核的数据模型，使信息技术应用向基层深入，同时服务于党政领导宏观决策。
（二）对我省统计系统广域网建设的意见
在此次调研中，大家一致认为统计信息化建设很重要，是提高统计工作效率和提升统计服务水平的重要手段，因而，近几年各级统计部门均在一定程度上给与了
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重视，但由于统计部门经费有限，对信息化的投入不足，总体来说，我省统计信息化特别是基层的统计信息化水平还较落后。目前，我省统计系统的广域网还只建设省到市州一级，各县市统计局还是通过软件vpn的方式连接内网，由于软件vpn方式不太稳定，给县市统计局工作水平的提高带来了较大的影响。8月初，国家调查队在我省已把市队到县队的网络全部开通，因那一世小说网 http://www.xiexiebang.com而建议省局要统一规划，将市局到县局的网络拉通。至于采用何种方案进行建设的问题，大家一致认为与政府共用网络容易受到牵制，且投入大，因而由省局建设本系统的专网较好。在网络常年维护经费方面，**所有县市局均表示应该能有办法解决，但希望省局最好能与财政部门共同下文，实在不行，至少省局要下文；**大部分县市区统计局表示经费有困难，希望省局能给予一定补贴。**市统计信息化建设无论是硬件设备的配置还是在乡镇统计站微机的使用方面已走在全省前列，正在探索如何使统计信息化建设向纵深推进，特别是乡镇统计站的微机能更好地、长期地发挥作用，急需省局进行统一规划和具体指导。
（三）主要问题及建议
1.出台政策，切实加强对乡镇配备微机的管理与使用。**、**的大部分乡镇统计站没有专门的办公场所，也没有专职的统计员，一般是由乡镇秘书兼任。目前大部分乡镇统计站只有农业统计报表的收集与上报，工作任务轻，且由于从事统计工作的人员计算机基础大都不好，部分乡镇的微机配备后已直接搬到了乡党委书记或乡长的办公室，问题比较突出。部分县市虽然对乡镇统计人员进行了计算机培训，但由于人员变动频繁，不能从根本上解决问题。因而，建议省局要出台政策，加强对现有的乡镇统计站微机的管理与利用，定期对乡镇微机的使用情况进行抽查，确保发挥真正的作用。
2.加强培训，提高基层统计人员信息化水平。此次调研中反映，统计信息化建设需要专门的计算机专业人才，尤其是既懂统计业务又懂计算机技术的复合型人才，而高素质的计算机专业人才不易引进，原有的计算机专业人员由于业务精湛、技术熟练，提拔的提拔，调走的调走，县市统计局计算机专业人才严重短缺。重新培养现有的非计算机专业人员既受人员素质、经费支持和工作任务的限制，而且又是一个漫长的过程，众多的因素使得基层统计信息化建设发展缓慢。因而建议省局以后分期开展网络管理、信息安全、数据库、统计分析软件等相关技术和业务的培训，加大对基层统计干部职工的培训力度，不断提高基层统计干部职工的信息化应用能力、数据分析和决策咨询的水平。
3.争取支持，切实发挥统计信息化的作用。当前，我省各级统计局信息化建设中网络基础设施的建设、信息技术的应用、技术的普及和培训、网络运行维护等各项支出均未列入政府财政的常年经费预算，仅仅依靠挤占业务经费不能从根本上解决问题，因而建议要加强统计信息化建设的宣传，大力争取地方党政领导的支持，最好是争取统计信息化建设资金由财政单列。同时，省局要加快全省统计数据库建设，优化统计数据处理平台，充分发挥统计数据的效用，拓宽应用领域，切实提高统计服务水平。
二、关于地方调查队管理
（一）地方调查队现状
目前，**地区共有各类地方调查队23支，国家队4支；**地区共有各类地方调查队近20余支，国家队5支；**地区共有各类地方调查队12支。
1.目前地方调查队比较普遍地存在不统一、不规范、不明晰的现象。名称不统一、级别不统一；职能定位不规范、人员编制不规范；与国家队的关系不明晰、与同级统计局的关系也不够明晰。基本上是依附着地方统计局生存。但在解决统计干部待遇、弥补统计人员力量不足等方面具有重要的、不可或缺的作用。
2.国家队经费相对充足，地方调查队经费难于保障（地方调查队是事业编，不享受地方津贴），存在攀比，人心不稳定。
3.地方队的人事权和经费保障都在相应的地方统计局，业务上接受上级国家队的指导，难于协调二者之间的关系。
（二）建议
1.由省局和调查总队协商，当然从根本上要靠国家统计局，理清国家队与地方局的业务范围，并下文予以明确的规定。
2.加大对基层统计局的经费投入，尤其是对经济欠发达的地区予以倾斜。
3.加强对基层地方调查队的管理，特别是业务数据的指导规范。并由省局出台相应的管理制度，做到全省各级地方调查队的管理一盘棋。
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第四篇：电子扫描加快档案电子化建设进程
电子扫描加快档案电子化建设进程
引言
我院是一个有近50年院史的老科研设计单位，档案库房内需要将历年来大量的科技档案保存下来，以备随时查阅调用。随着时间的推移，库存档案数量与日俱增，档案胀库已成为目前急待解决的问题。根据目前科学技术发展水平，档案电子化管理是解决这一问题的有效途径。这就需要将库存的大量图纸、文件加以扫描形成电子文档为电子化管理提供条件。我单位自2005年初开始对库存工程图进行扫描，工作进展顺利，已取得初步成效。本文结合我单位的实际情况对档案扫描工作加以简单描述，希望对接触此项工作的朋友起到抛砖引玉的作用。
一、扫描工作必备的条件
开展档案扫描工作，除了要求从事这项工作的人员具备熟练的档案管理技能和计算机操作水平外，还应具备以下硬件和软件环境：
1、硬件环境
2、软件环境
工程档案扫描的软件环境除了基本的桌面操作系统（如Windows 2000或Windows XP）外还需要以下应用软件：
(1)微软办公软件Microsoft Office 2000以上版本；
(2)图形处理软件Adobe Photoshop 7.0以上版本；
(3)与扫描仪相适应的扫描软件（我单位用的是ScanWorks v2.0）；
(4)合适版本的矢量化软件（我单位用的是VP Studio v6.75）
(5)计算机辅助设计软件AutoCAD(我单位用的是ACAD2004)
二、扫描工作流程
我们档案室除了完成正常的档案管理、扫描工作外，还
要兼顾为院内外工程图扫描、矢量化以及旧工程图调用等服
务工作。工作流程如下：
1扫描：库存底图或外来
工程图经工程扫描仪扫描进入
计算机形成Tiff格式图形文件
（分辨率大小的选取直接影响
扫描后图形文件的精度和占用
磁盘空间的大小，在操作中视
情况而定，对于直接刻盘保存的图形来说一般选200DPI就可以了）。如果是外来加工的图纸直接转至第5步。
2整理：用Photoshop软件对扫描后的图形文件进行剪切、整理，处理完毕后存储为Jpeg格式以减小存贮空间（图形用这种格式存贮所占用的空间仅为Tiff格式的1/10）。
3编目：对整理后的文件进行编目十分重要，如果编目紊乱会对今后的检索工作造成麻烦，甚至根本就无法检索出所需要的文件。我们的经验是文件编号与原工程编号完全一致，一个工程的文件尽量存放在一张DVD光盘上，若一张盘放不下应放在连续的数张DVD光盘上。在编目的同时建立好检索数据库。
4刻录光盘：按已编目的内容进行光盘刻制，在刻盘中尽量选上数据校验选项以增加数据的可靠性，同时用一式两份分开存放的方式更为安全可靠。
5矢量化工作：如果工程技术人员需要对扫描过的文件再行加以利用，工作人员可以将光盘上的图形文件直接调出，用图形处理软件Photoshop将其转换成Tiff格式，然后用矢量化软件对其进行矢量化后输出成AutoCAD通用格式的DWG文件即可。大致有净化、去污点、后处理、矢量化、输出几个步骤，视不同的矢量化工具略有差别。
6绘图：如果用户不要求矢量化，只是将原图绘制出来作以参考或打印底图晒蓝。工作人员可以将图形文件用Photoshop软件打开直接发送到工程绘图机上绘制出来即可。
三、工作实施及收获
1、工作进展情况
我们档案室有正式员工2名，为了加快档案扫描工作进度，单位从其它岗位专门抽调工作人员1名协助档案扫描工作。3个人在保证常规的档案管理工作正常进行的前提下，轮流负责档案扫描、编目、刻盘工作。自2005年初至今的两年时间里，累计扫描工程档案底图12万张，并全部刻制成DVD光盘，同时还为院内、院外开展工程图扫描、矢量化服务，额外创收四万多元。根据目前的进展情况，不需要很长时间我们就可以将库存档案全部扫描形成电子文档。按规定对部份纸质文件销毁后，即可从根本上解决档案胀库问题。
2、对档案管理电子化的看法
实现档案电子化管理是档案管理的必然发展方向。随着科学技术的发展，档案管理如果继续采用传统方式将不能适应形势发展的需要。因此，适应档案电子化管理方式是我们每个档案管理人员所必须面对的事实。但它并没有那么神秘，只要我们善于学习、乐于接受新事物，它会象传统方式一样被大家乐于接受。
档案管理电子化的实现，首先需要单位领导的足够重视，其次是要具备相应的软、硬件环境，当然少不了一批辛辛苦苦为档案工作奉献的人。否则档案管理电子化只是一句空话。
结语：
虽然，我们只是在档案扫描工作方面做了一定的工作，但千里之行，始于足下。只要我们不懈地努力，我们会在单位的统一部署下，有计划地将库存档案全部扫描并转换成电子文档。结合单位的局域网
和OA办公系统，全院员工通过网络进行档案查阅的日子已经指日可待。
第五篇：浅谈档案信息电子化
浅谈档案信息电子化
论文摘要：浅谈档案信息电子化论文关键词：档案 信息 电子化档案信息电子化，就是用计算机对档案文献（纸质或机读形式的）进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为计算机软件形式的二次文献信息以供人们利用的过程。档案信息电子化已经成为档案管理工作发展的必然趋势，形成这一趋势的根本原因在于随着科技的进步，计算机得到了普及，整个社会信息化程度日益提高，在生产实践中相应生成了大量的电子档案。尽管在电子档案应用的初期，人们往往是按照传统的档案管理模式，一般的电子档案都被打印成纸质资料进行保存，电子档案本身还缺乏足够的独立性，但 2005 年 4 月1 日《电子签名法》的正式实施以后，电子档案的法律地位被法律明确规定下来了，档案信息的电子化受到了空前重视，整个档案管理模式的也相应发生了重大变化。笔者作为一名基层档案管理工作者，将就档案信息电子化在档案管理工作中的意义、当前实施档案信息电子化所存在的一些问题以及如何科学推进档案信息电子化工作等方面谈谈自己的一些陋见。一国家档案局局长毛福民曾指出档案信息化建设的重点是加强电子文件和电子档案的管理。档案信息电子化，相对于传统档案管理模式是一种超越，企业管理毕业论文在当前和未来的档案管理模式中处于一个重要环节，对于切实贯彻科学发展观，提升档案管理工作质量有着重大意义，主要体现在以下几个具体方面：
（一）档案信息电子化，可缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。传统手工信息加工工作模式是：选题—选材—编辑—出版，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献，其对提高档案管理工作的效率起着突出作用。（二）档案信息电子化，可充分发挥科技优势，大幅降低档案信息加工工作的成本。传统手工编研信息成果出版需要较大的成本，但目前乃至今后一个相当长的时期内，企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的，依靠自身解决也不是件容易的事，解决不好，档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。而档案信息电子化，可一次较低成本投入，多次产出，许多档案信息的开发和使用可以减少经费不足的限制，使得档案管理工作可以大幅降低档案信息加工工作的成本，档案管理工作绩效获得跨越式提升。（三）档案信息电子化，档案信息的利用更为便利，可大大增强档案管理工作的服务功效。档案信息电子化，信息成果可无限的复制、拷贝，相对于传统的档案信息服务模式，不仅成本低，而且传递的方式也有许多革命性变化，变得非常快捷。档案信息电子化的这些优势，不但提高了档案信息的利用率，也拓宽了档案管理工作服务范围，利于发挥档案管理档案部门的服务功能。
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