实现档案的电子化管理

第一篇：实现档案的电子化管理

实现档案的电子化管理

实现档案的电子化管理是 工商行政管理工作的基础保障和迫切需要 张家口市桥东区工商局办公室 赵 欣 随着计算机技术的迅猛发展，建立高速大容量的档案影像管理系统已经日渐普及。工商行政管理部门负责企业注册登记及市场监管工作，保存着积累多年、数量巨大的企业开业、变更、注销、年检档案资料及行政处罚案卷，同时，综合文书档案的建立与管理亦急需专业化。在日常的企业注册登记、企业监督管理、违章违法案件查处等工作中，经常需要查阅企业的原始档案资料。同时，公检法机关、律师事务所等单位以及社会各界也经常到工商部门查阅企业档案的原始资料。为了实现档案长期保存、高效管理和快速查询，节省档案存放空间，迫切需要实施档案电子化管理。

一、档案资料电子化管理的概念及意义。档案电子化管理就是通过电脑将档案的每页资料扫描成图像文件进行保存，将档案资料数字化，建立基于图像文件的电子文档管理系统，实现传统的纸张调阅向计算机查阅转变。传统的档案管理模式存在以下几方面的问题：

1、一份文书档案、企业档案、案件档案的查询，首先档案管理人员要查阅纸制目录，不断翻看确定档案所在的卷柜，而后调出，接着又要经过查询人员的反复翻看，对于不断增加的企业档案和每天大量的查询人数来说，人工管理档案是一种浪费人力和不安全的解决方法。

2、工商管理部门面对的来自公安、检查院、法院等单位的查询用户，档案检索调档，手续烦琐且费时费力。对于工商局来说，它所面对的查询用户主要是来自公安、检查、法院的办公人员以及律师，常此以来的查询方法不仅手续烦琐，而且费时费力，这些都是查询人员所深深感受到的。在解决了档案数字化以后，可将处理过的信息档案挂接到网上，通过授权用户权限的方式，将信息共享，这样会使双方的烦琐都大大的减少。

3、档案的原件经常被查询人员反复的查询、翻看和复印，面对每天的大量的查询人数，难以永久完整的保存原件。工商企业档案电子化系统的建立，具有以下几方面意义

1、实行文书档案、业务档案、会计档案、基建档案多门类、多载体的集中统一管理。

2、应用于工商行政管理的各项业务中，能够快速查阅到各种档案资料，大大提高了工作效率。

3、完全保留档案的原貌，提高档案查阅的准确性和可信度。

4、大大减轻档案工作人员的工作量，提高档案的日常管理效率。

5、查阅档案时不使用原件，加强了对档案的日常管理。

6、通过网络实现档案的异地查询，消除了因地域而带来的通信障碍。

7、对社会的有偿服务也取得了良好的经济效益，几年内即可收回投资。

二、实现档案资料电子化管理的软、硬件的配备。

1、实现档案资料的电子化管理必须夯实基础设施建设。建立起综合档案室库房、阅览室，设立专业的管理人员，并协调各业务部门的归档、使用。

2、购买密集架，配置专用于档案管理和数据存储的电脑。以及复印机、扫描仪、触摸屏等现代化办公设备。并配备空调、去湿机、温湿度自动记录仪、灭火器材等必要设施。

3、开发适合本单位实际的文书档案管理软件。

4、购买工商业务档案电子化系统。

三、实行档案集中管理的意义。目前在工作中，各部门分别管理档案，遇到了很多问题。经常发生因管理条件受限、管理不善、无专业管理人员而导致档案丢失、装订不规范屡次大规模重新整理等诸多事件。将文书档案、企业档案、案件业务档案、会计档案、基建档案集中统一管理。由各部门移交至局档案室进行统一存放，分类使用，既解决了方便快捷查询问题，减轻人员负担的问题；又实现了所有档案的统一归档、安全存放和专业规范管理。

四、档案电子化管理需要注意的问题。

（一）注重资料的平时收集。资料的平时收集管理是档案齐全性、准确性、原始性的根本保证。

1、明确综合档案室、业务科室和工商分局相关人员的工作职责。建立文书、资料的归档制度，档案管理人员的归档职责，使平时的收集工作落实到人，多渠道地把应该归档的档案全部收集起来，调整、补充现有档案信息。

2、是各部门在规定时间进行整理、立卷，并定期向综合档案室移交，保证各类档案信息能及时更新，充分反映其现实情况。

3、明确归档的质量要求。归档要求是保证归档质量的重要措施和关键。收集文书档案、业务档案归档案卷的质量要求是：归档的文件应齐全完整；遵循材料的形成规律和特点，保持

材料之间的有机联系，以及平常注重归档资料的行文规范，保证入室档案的质量。

4、及时对采集的数据、收集的文件采用自动化的电子扫描等方法，进行输入、校对、管理。对能形成档案的资料进行严格梳理，层层检查，保证原始材料的完整性、准确性和权威性。

（二）多级权限划分。要对每一档案都设定权限。从对档案的操作角度设定无权限、查看权、修改权，从浏览权限按原件内容的不同，设定查询人员是否可以查看、打印某些原件。系统要有高度严格的安全性及保密性。并要满足工商企业管理部门对外查询服务需要，提供通过局域网、广域网对工商档案条目信息的查询，甚至包括对原件的查阅，同时，针对查询的具体要求，还要限制档案页仅被查看，而不能打印或存盘。

（三）明确综合档案室与业务科室和工商分局相关人员的业务流程。制定严格的档案整理标准和移交程序，凡不按标准整理或规定程序进行移交档案的，综合档案室拒绝接受移交，并要求相关业务股室按标准重新整理或规定程序移交档案。档案作为人类社会活动历史的伴生物，以其记录信息原始性和真实性，成为信息家族中的重要一员。加强档案建设，提升档案管理水平，实现档案的完整、专业、现代化的管理，可谓功在当代，利在千秋。

第二篇：档案电子化管理方案

管理与查阅。

具体实施方案： 档案电子化管理方案目的：单位内所有纸质文件皆有电子档备份，实行无纸化存档，方便

一、文档分类管理计划：

1.办公文档：上下级来文，中心发文及相关图片资料等 具体操作：按文件具体年份分类归档

预计进度：3月19日-3月27日

2.业务文档：中心各部门内相关业务文件资料，其中主要包括企业进驻、孵化期间、毕业等一系列资料等

具体操作：按具体企业分类归档

预计进度：3月28日-4月10日

3.物业文档：企业签订的物业合同、孵化协议、安全责任书或是与中心相关的物业管理文件等。

具体操作：按文件具体年份分类归档。

预计进度：4月11日-4月17日

4.财务文档：财务报表、审计报告等

具体操作：按文件涉及内容分类归档

预计进度：4月18日-4月24日

5.人事档案：中心在编人员、保安保洁的相关人事资料 具体操作：按人员分类归档

预计进度：4月25日-4月30日

二、电子文档备份操作流程：

1连接设备仪进行文件拍照扫描，多页文件需合成一个PDF文档。2文档及时准确分类存放于各个文件夹中。

3在OA建立共享系统，使管理员可查阅各部门文件，本部门员工有权限查阅其部门文件。需跨部门查阅文件时需经管理员授权。（该项技术需求待验证）

第三篇：档案电子化管理考察报告

档案电子化管理考察报告

为了进一步做好我单位的档案电子化管理工作，2011年12月10日至13日，由档案科、文印中心、信息管理部组成的考察组赴北京XX公司就档案电子化管理、文印工作进行了考察学习。并与对方的档案人员和文印人员进行了深入交流。现将有关情况汇报如下。

一、考察目的1、档案管理主要包含的范围；

2、档案密级的确定程序；

3、档案查询权限的确定与管理；

4、设计文件电子档案的利用问题；

5、档案管理级别的提升需要做的工作。

二、对方的组织形式 根据工作需要，XX公司成立了文印中心和文控部。

文印中心职能和我单位差不多，主要职能除了完成常规的文印工作外，还为项目组提供图纸扫描服务，装备水平应该说是一流的。五十万甚至上百万元的设备好多台。

文控部人员由原图档部门的档案管理人员与项目部的项目文控秘书人员组成，文控部对文控秘书、档案人员实施统一领导、统一管理。文控部的成立为实现文档一体化的目标提供了组织和人员上的保证，为目标的实现搭建了一个强有力的平台。从而使档案管理工作前移，将档案管理的方法、理念融入到项目的文件过程控制中去，档案人员对文控人员进行文件 1

图纸验收、收集、分类、组卷、编号、整理等专业化的系统培训，达到项目结束后文控人员直接归档入库上架，从而实现了项目文件控制与档案管理的一体化。

三、对方的档案管理情况

1、文书档案和我们基本差不多，只是只保存纸质文件。原因是文书档案不对外，进馆查阅的人很有限。

2、工程文件：说明书、计算书、底图等保存纸质文件和电子扫描文档，篮图不保存。

3、工程档案的扫描问题：

工程档案的扫描工作根据项目进展情况而定，一般是每隔两年左右进行一次，工作形式是外包，由外面的服务机构派人员携带设备上门服务。这样安排，还有一个重要原因是考虑了项目完成后还有变更的问题。

4、工程档案的收集问题：

工程档案的收集工作由项目文控秘书负责，项目结束后根据档案要求整理完善后，交档案人员编目上架。这样安排的原因是：档案人员不可能完全了解项目具体包含哪些内容，只有项目文控秘书才有可能做的更完善。

5、档案的收集范围及密级确定

档案的收集范围是按集团公司的统一规定进行的，总的来说和我单位差别不大，包括：文字、图纸、声像、图片、合同文件、行政收发文等。

档案密级的确定由公司总工办的一名领导负责，密级确定后通知档案管理人员照章管理。涉密的档案不上管理系统，也就是说在局域网上不能

查阅。

6、查询权限及电子档案的再利用问题

除密级档案外，其它档案对全公司人员开放、只要登录查询系统均可查阅，但不能打印和下载。需要下载或打印时，需通过审批后，由计算中心授权。

档案库房只保管扫描的电子文档，设计的CAD图没有签名不算档案，由专业室和项目组保管。

7、档案管理级别

XX公司的档案在计划经济时期就已经升为国家级了，目前没这方面的问题。但他们的看法是：一是装备，二是管理，这些上去了，升级是水到渠成的事。

四、对我单位档案管理工作的建议

1、学习XX公司的模式，档案的收集从项目开始。建议项目组成立后指定文控秘书负责项目的文件处理和档案收集工作，项目完成后及时将文档移交档案科直接归档入库上架，实行项目文件控制与档案管理的一体化管理。

2、加快扫描步伐形成电子档案库，为设计、科研人员直接通过局域网进行查阅创造条件。根据库存档案实际情况，由档案科拟订扫描方案，由文印中心安排人力加大扫描力度尽快完成。

3、日常的档案扫描工作与文印工作结合起来，不论是图纸还是文字材料，在出文印中心之前直接形成电子文档，整理完毕后直接通过内部网络

移交档案科，提高工作效率，简化交接手续。

4、加强档案人员及项目文控人员的专业化培训工作，提高档案管理水平，为我单位档案管理级别的晋升创造条件。

档案电子化管理考察小组

二〇一一年十二月十五日

第四篇：推行档案电子化管理的几点建议

推行档案电子化管理的几点建议

当今世界已步入信息化的时代，档案文件工作也必然要进入数字化发展阶段，以数字化采集技术为手段，以档案业务管理系统为依托，向档案电子化管理发展将是必然趋势。要加强档案的电子化管理，首先要提高认识，增强做好电子档案管理的责任感和紧迫感，站在历史文献的高度看待电子档案管理的现实意义，借鉴正式文件管理的方式和方法，全面提高电子档案管理的质量和效果。

1、建立电子档案管理制度。建议由上至下建立起统一的电子档案管理制度，统一规范电子档案的制作、收集和归档的方法、程序、时效等内容，定期整理、分类归档、专人负责、妥善保管，避免因机构改革、个人工作岗位调整、所用计算机更迭、工作移交过程中的疏漏等原因引起的电子档案历史资料的遗散，确保历史档案资料的完整。

2、建立电子档案应用共享平台。要建立电子档案应用共享平台，在内部局域网服务器上开辟专区，以部门为单位分业务类别建立档案目录，目录下按发生时间存放相关电子档案资料。共享平台按级次设置查访权限，以供各部门自行查询所需资料，避免各岗位人员的相互打扰，消除影响资源共享的其他因素，促进整体工作效率的全面提高。

3、积极培养电子档案管理技术人员。一是要吸纳专业人才充实干部队伍，如计算机专业人才，对此类人才可以经过短期专业培训就基本能够达到电子档案管理工作的需要。二是加大教育投入，对与档案管理工作有关人员，进行比较系统的档案管理基础知识、计算机知识、数字通信技术培训，使他们掌握电子档案管理的基本知识技能，解决电子档案管理人才缺乏的现状。

4、及时做好硬件设备的更新维护。由于计算机不断地升级、更新、换代，对所有的电子档案来讲，它在形成时所依赖的技术，往往是已经过时的技术，这是科技进步所带来的必然结果。因此，电子档案也要不断地“迁移”、“复制”，以适应新的“生存环境”而不被“淘汰”。同时，还必须对其所依赖的技术及数据结构和相关定义参数等加以保存，或采用其它方法和技术力加以转换，防止新技术不能处理旧问题情况的发生。

吴萍

2012年3月20日

第五篇：浅谈法院诉讼档案电子化管理探析

浅谈法院诉讼档案电子化管理探析

加拿大著名档案学家特里·库克提出：“档案工作者由实体保管员向知识提供者的过渡，正是档案界为应答电子时代的挑战，由保管时代向后保管时代过渡的要求”。作为一种专业性极强的专门档案，法院诉讼档案在“后保管时代”的大背景下，其管理模式的选择既要适应社会对档案管理的需求，又要兼顾自身的专业性特点，在由实体管理向知识管理过渡过程中，诉讼档案的电子化管理无疑是“重头戏”。本文试图对后保管时代法院诉讼档案电子化管理作粗浅探析。

一、法院诉讼档案电子化管理现状

在信息时代的大背景下，全国各地法院都加快了信息化建设进程，许多法院纷纷与高校、软件开发商等合作，开发出以《法院综合信息管理系统》（以下简称《法综系统》）等为代表的信息管理系统，“法综系统”通常集OA，审判管理，综合管理为一体，使法院能够进行档案管理、案件管理、流程管理、后勤管理、信访管理、立案分配管理、人力资源管理、执行管理等方面的计划与控制，并进行分析处理，成为各地法院办案及内部管理的方法和工具，为规范审判工作程序，提高工作效率，促进司法公正提供了有力保障。“法综系统”的使用，优化了诉讼档案立卷、归档、检索、统计等工作环节，所有案件从立案到归档，均通过计算机网络系统进行控制管理，提高了工作质量和效率。但是，从全国范围来看，由于没有统一设计开发，各地法院的信息管理系统各不相同，档案电子化管理这种“各自为政”的状态，不利于实现跨地区的诉讼档案信息共享。另外，各地档案数字化工作进程差异较大，很多法院尤其是基层法院还未实现诉讼档案的全面数字化处理，卷宗调阅仍基本停留在实体利用阶段。由于诉讼档案的利用率很高，办案人员查阅卷宗时，不得不频繁到档案室调取卷宗，既占用了时间，又不利于档案实体的保护。因此，今后一段时期内，诉讼档案全文数字化工作是法院档案电子化管理的重要工作内容。

二、法院诉讼档案电子化管理面临的问题及对策

（一）电子诉讼档案管理标准问题

诉讼档案电子化管理的基础是标准化，由于各地法院的信息管理系统各不相同，在设计档案管理项目软件时，也没有遵循统一的指导思想。由于诉讼档案的专业性，一些普通的电子文件标准并不能完全满足未来诉讼档案信息化的系统整合和数据共享需求，如数据著录、设备兼容、应用软件推广、信息联网等，都必须尽快制定与诉讼档案需求相匹配的、统一的设备标准、参数标准、接口标准。制定一套专门的电子诉讼档案管理标准迫在眉睫。建议由最高法院牵头，在广泛调研的基础上，制定出一套符合法院电子诉讼档案的管理标准。

（二）电子诉讼档案的长期保存问题

计算机技术日新月异，软硬件升级换代加快，如何确保读取以前形成的电子文件，是解决电子诉讼档案长期保存问题的关键。由于法院诉讼档案产生方式和来源的特殊性，绝大部分诉讼档案如当事人提交的各种证据材料，公安、检察机关形成的侦查、鉴定材料等，是以纸质、照片等形态存在，因此必须通过数字化扫描转化为以图像形式存在的电子诉讼档案。确保扫描图像的长期可读性是一个必须解决的重要问题。国家档案局2001年6月5日发布的《档案管理软件功能要求暂行规定》第十四条，推荐JPEG和TIFF作为档案数据文件的通用文件格式。但是，JPEG的压缩功能为有损压缩，每打开、编辑和再保存一次，图像就被重复压缩一次，数据也会被重复损害一次，最终将导致数据被损坏而无法运行使用。TIFF的压缩功能为无损伤压缩，但它的图像格式占用存储空间大，极易导致设备和资金投入的恶性上升，使数据在系统中的的传递速度越来越慢，给档案数据保存和利用带来挑战。近年来，档案学者和档案工作者纷纷对档案数字化图像格式的选择作了分析探讨，如阎朝科认为，MDI是一种优于JPEG和TIFF格式的一种图像格式，它是Office 2003工具软件中扫描管理软件“Microsoft Office Document Image”所产生的数据格式，它“将JPEG体积小和TIFF高质量保真、图片页面不能被人破坏和更改的优点集于一身”①。并认为可以将MDI的应用程序打造为档案界的专用和通用浏览器。笔者认为，诉讼档案电子化格式选择上，至少应满足以下几方面：被多种操作系统和应用软件支持；支持多种存储技术，或与存储技术无关；当用户不能使用指定产品软件时，可使用已有的插件读取；使用与设备无关的颜色规范实现准确打印和再现，不必考虑软硬件平台；支持无损压缩；维持固定的文件页面、章节、段落的逻辑组织结构，不因软硬件平台和阅读器变化而变化。

（三）网络安全问题

随着网络化的发展，诉讼档案信息的网络化管理及其安全性、可靠性没有充分保障，加密技术、防火墙技术、监控技术等至今没有得到妥善解决。随着黑客攻击、窃取的手段不断提高，网络的不安全性也随之增加。在目前网络安全技术和保密措施无法杜绝黑客攻击的情况下，如何保证诉讼档案在网络中的安全，已成为制约诉讼档案电子化管理的一大障碍。诉讼档案涉及到许多国家机密、商业秘密、个人隐私等，一旦保密信息泄露，将造成不可预估的损失。为确保电子诉讼档案的安全管理，法院档案人员及其它工作人员在使用档案管理系统软件时，应做到：不将装有诉讼档案管理系统的计算机接入互联网及其他公共信息网络；不交叉使用优盘等移动存储介质；不在计算机上擅自安装软件，尤其是安装从互联网下载的软件；计算机系统出现问题需维修时，应在单位内部进行维修，现场有专门人员监督；不使用具有无线互联功能的计算机。

三、诉讼档案电子化管理的发展趋势

诉讼档案电子化管理，将大大降低非电子化材料的使用频率，保护实体档案材料的安全，提高诉讼档案利用效率。随着社会信息化的持续发展和法院信息化建设的不断深入，法院档案工作的载体对象发生了变化，传统档案的载体形态开始向数字化形态过渡，档案管理的主要环境逐渐向数字环境迁移，诉讼档案电子化管理必然向更纵深的层次发展，因而诉讼档案工作的管理理念、管理方法、管理流程等多方面都将发生明显的变化，法院档案部门的角色也从原来的较封闭的保管者向较开放的知识、信息的提供者过渡。笔者认为，法院诉讼档案电子化管理将有以下几方面发展趋势。一是各级法院通过利用先进的数字化技术手段，有步骤地开展包括纸质、照片、庭审录像等各类传统载体诉讼档案的全面数字化工作，建立本单位或本辖区的纸质档案全文数据库和多媒体档案数据库；二是由最高院牵头，通过统一组织，统一规划，利用技术手段，采用统一标准，最终实现全国四级法院诉讼档案数据库联网，使全国法院系统内部人员在自身权限范围内，能够方便快捷地进行网络调阅；三是诉讼当事人及其代理人通过各级法院的对外门户网站，按身份、权限查阅案件相关内容；四是与公安、检察部门的档案管理系统对接，在设定查询权限的前提下，实现公、检、法档案信息资源共享，完善工作衔接，提高办案效率。