第一篇：简述如何使公文处理工作中做到集中统一管理
公文处理程序指机关公文的传递、签收、登记、分办、拟办、承办、催办、办结、立卷、归档和销毁。引领财经网为大家整理的相关的简述如何使公文处理工作中做到集中统一管理，供大家参考选择。
简述如何使公文处理工作中做到集中统一管理简述公文处理的概念及理解。
答公文处理的概念是围绕着公文的撰制、收发、办理与管理，需要进行许多工作，这些具体的工作，就是公文处理工作。从广义上说，公文处理就是运用科学的原则、程序和方法对机关公文的拟制、办理、管理以及立卷归档所进行的一系列衔接有序的工作。从狭义的角度理解，公文处理工作主要是指机关内文书工作人员所承担的公文的收发、登记、催办、整理与保管等方面的具体工作。公文处理的工作特点是什么
答公文处理工作的特点主要是(1)政治性(2)时限性(3)机要性(4)规范性公文处理工作对机关工作的作用主要表现在哪些方面
答公文处理工作对机关工作的作用主要表现在(1)助手作用(2)纽带作用(3)查考作用简述机关公文处理工作的主要任务及内容。
答机关公文处理的主要任务是(1)科学地组织机关的文书工作(2)及时准确地处理机关的往来公文(3)有条理地、安全的运转公文(4)完整地保管公文(5)正确地发挥公文的作用。公文处理工作的主要内容是(1)公文的收发、登记、分送(2)文件的拟办、批办、承办和催办(3)文件的撰写、校对、签发和用印等(4)会议、汇报、电话的记录和和整理(5)文件材料的归卷、提供借阅和保管(6)文件材料的系统整理、编目和归档(7)处理群众来信(8)其他工作文书工作公文处理组织包括哪些
答公文处理工作的组织主要包括(1)组织机构(2)组织领导(3)组织形式怎样设置公文处理工作中的组织机构
答机关的公文处理机构依据机关规模的大小、工作的繁简、公文数量的多少分为三种形式(1)对于较大机关来说。公文处理工作归机关办公厅领导主要负担。(2)对于较小的机关来说，一般设立办公室就可以处理相应文书工作了(3)对于一些企业单位来说，设立的秘书科和文书科都是处理相应文书工作的机构和部门怎样认识机关公文处理工作中领导、指导的关系
答(1)从全国来说，由中共中央办公厅、国务院办公厅分别负责领导和指导系统的文书工作。(2)从一个机关来说，是由机关的秘书长或办公厅(室)负责指导的。(3)从上下级机关来说，上级领导机关的办公厅(室)负责所属机关的公文处理工作(4)从机关主要业务职能部门来说，可以责成一名秘书分工负责部门、单位的公文处理工作。简述机关公文处理工作组织形式的类型。
答公文处理工作的组织形式可以分成两种类型(1)集中形式(适用小机关和基层单位)(2)分工形式(适用于大机关)，其中分工形式又分为，按文件内容和职责分工和按公文处理的不同环节分工。机关公文处理的基本原则是什么
答公文处理必须准确、及时、安全、保密，加强集中统一管理，坚持实事求是，按照行文机关要求和公文处理规定进行的原则。公文处理工作的具体要求是什么
答公文处理的具体要求是(1)必须准确、周密，确保质量(2)必须及时、迅速，注重时效(3)必须做到安全可靠，确保机密(4)必须加强集中统一管理(5)必须坚持实事求是，遵规守纪(6)精简文件，深入实际、反对官僚主义和文牍主义
第二篇：如何做到公文处理零差错
如何做到公文处理“零差错”
公文处理是机关工作的重要组成部分，其质量和效率关系到机关工作的全局。在秘书科短短的六个月工作中，深深地感受到公文处理的重要性，往往是一个环节出现差错，就会牵一发而动全身，影响全局的工作。当前，我们的公文处理工作还存在文件组织传阅不规范、涉密文件保管不当、跟踪催办不到位、存归档不及时等现象，现就出现的现象进行调查分析，主要有以下几个方面的原因：
一、服务本领不够。在办文工作中，还不能够充分理解党和中央的大政方针，对省、市的重要部署的理解只停留在表面，难以吃透精神实质，缺少基本政治理论素养和一些重要大事的关注，导致工作效率不高，办事能力不强。
二、保密意识不强。机关工作中存在着“无密可保，有密难保”的现象，对工作中的一些涉密文件有着无关紧要，认为不是什么国家级机密，没什么大不了的麻痹大意的思想，对保密工作重视不够，涉密文件摆放随意、零乱，阅办后随着文件精神同时踪。
三、责任意识不强。在阅办公文的过程中，只落实公文的精神和领导的批示，造成公文处理后无落款和具体落实结果，对公文存在也不够重视，难以掌握落实的情况和结果，甚至连同文件一同不见踪迹。
四、自身定位不准。在组织文件传阅工作上，将自己只
看成是一名通讯员，负责文件的收文、分发，忽视公文跟踪催办的重要性，常常难以准确地掌握公文的行踪，甚至造成中途积压和传递断线。
五、办理流程不规范。
建立长效机制，不断完善工作措施。要建立健全公文处理责任制，督促各级各类人员认真履行在公文处理中的责任。加强对公文处理工作的管理，力求做到严格规范、注重细节、讲求实效，即安全保密又提高效率，既降低成本又提高效益的目标，努力提高公文处理的规范化、制度化、科学化水平。
严格履行公文审批程序，按照拟稿人、科室负责人、办公室、分管领导（主要领导）的顺序审签文件，避免出现文件制发倒行文现象，要逐级严把公文政治关、政策关、内容关和文字关，凡在这几个方面存在问题的文件坚决不发，不断增强公文权威性和操作性。
那么，如何做好公文处理这项办公室重中之重的工作，确保部门是否能够工作高效、有序运转，在这里得到了以下几点的启示：
一是树立公文处理“零差错”的服务理念。
一是提高认识，加强学习，全面提升公文处理的素质和水平。
在公文处理工作中就要吃透上情，通晓下情，了解外情，熟知内情。这要求公文处理人员必须勤于学习，善于学习，充分理解上级方针、政策及市里的重要部署，吃透精神实质，对我市的相关情况 要做到心中有数，通过思考深刻理解其内涵，领悟其要义，找出规律，提高工作效率，缩短相关公文的处理时间。同时，要向他人学习，学习他人长处、借鉴他人失误来弥补自身不足。
二、规范运行，提高效率，严把公文处理的质量关。
在文件高效运转、规范运行方面，我部早就有公文运行管理的详尽规定，可是在执行的过程中始终不够严格，在收文办理和组织传阅、催办的过程中，存在着严重的不足和脱节，三是打造严谨细致地工作作风。
严格按照程序办文，强化责任意识，提高公文处理标准，真正做到精心办、准确办、快速办，实现程序性工作环环相扣，无缝闲接，养成严格要求，谨慎从事，心细如发，考虑周密的工作作风，切实把每一份文件办理得更周全、处理得更完善。
第三篇：公文处理工作中如何做好保密工作
公文处理工作中如何做好保密工作
公文处理工作是指公文的拟制、办理、管理等系列相互关联、衔接有序的工作，即运用科学的原理与系统的方法，完成对文件的制发和收录管理工作，为党和国家的管理工作服务，因为不少的公文内容涉及党和国家的核心机密和暂时不得公开的重要事项，所以公文处理工作具有很强的机密性。工作中一旦疏忽大意，出现失密、泄密情况，都会给党和国家的工作带来不良后果。2012年7月1日施行的《党政机关公文处理工作条例》的第七章共十条，其中有关公文保密内容的就有六条。由此可见强化公文处理工作中的安全保密意识，是新时期新形势下对党政机关新的更高的要求。只有严格执行这些规定和要求，党政机关涉密公文使用安全、传递安全、保管安全、销毁安全就能得到有效保障。本文仅就如何做好公文处理工作中的保密工作略陈管见。
一、制定公文处理工作中的保密制度
公文处理工作中的保密制度是指办公室人员在与具有重要信息的文件的接触中，需要对文件的内容进行保密或回避的规定，在实际工作中会有很多紧急的、重要的文件需要大家进行保密，这就需要严格执行如下制度：一是正确确定密级，在规定的保密期限内按规定的范围做好发放、登记、传阅、保管工作。二是一切密件的誉抄、打印都要指定专人，铅印要确定专点印制，对超过印制规定的和作废的部分要监督销毁。三是涉密函件应由机要通信部门递送。四是绝密文件内部传阅、交接都要有一定的登记手续，应指定专人办理，尽量减少接触人员。五是个人不得长时间保存机密文件，对因工作需要而借用的秘密文件，要及时进行清退。
有了制度，执行就有法可依，各个环节步骤的处理工作才能环环相扣，才能保证公文安全。
二、严格执行机要文件的“四个一”
机要文件的“四个一”是新中国成立前后，党和国家机关对文件加强安全管理的一条极其宝贵的经验和做法，它包括：进出一个口、拆分一只手、登记一本账、传阅一个点。可是目前很多文秘工作人员对此知之甚少，简单的可以理解为：一是机要文件的接受发送无论采取何种方式，都要由机要文书部门统一负责，非机要文秘人员一律不得经手。二是除上级发来指定领导人拆封的“亲启”信件外，机要文件的启封均由机要文书部门拆封，其他部门无权拆封。三是对收入的秘密、机密和绝密文件，应与非机密性的文件分开，单独建立一本账册来登记，设立“机要文件收文登记簿”。四是机要文件的传阅要以机要文秘为一个“中心点”，阅件人只和机要文秘人员之间有严格的取还登记手续，阅件人之间不发生直接关系。由此可见，严格执行机要文件的“四个一”是公文处理工作中必要措施，也是一项细致之极的工作。
三、提升文秘工作人员的自身素质
文秘工作人员是公文处理工作中的承担者，只有切实从政治上、思想上、制度上对其进行教育，才能做好保密工作，不发生失泄密问题。首先是政治素质，这是做好保密工作的首要前提。公文处理工作是政治性的工作，政治立场不坚定者不能成为该项工作的承担者。只有政治立场坚定，才能在工作中处处以党和国家利益为重，坚守党和国家的秘密。其次是思想素质，即思想作风要硬，要有强烈的保守党和国家秘密的意识和责任心，要勇于同失泄密的现象作斗争。再次是文化素质。公文处理工作是一项知识水平较高的文字处理工作，既对党政信息进行收集，也对收集的信息加工整理、综合和传递等。只有文化素质好、知识水平高，才能辨别何为秘密，才能有针对性地保密。
四、严格进行保密检查
保密检查是做好保密工作的重要一环，各单位要加强保密室的建设和管理，配备必要的安全防护设施，坚持定期进行保密自查，发现问题及时纠正，并将保密情况汇报给上级领导部门。而上级保密检查部门则要加大对涉密计算机信息系统的检查频率和覆盖面，充分运用现代化的保密技术手段，对涉及国家秘密多、密级高、易发生泄密的部位加大督促检查的力度，增强发现和消除泄密隐患的能力。
总之，保密工作是公文处理工作中及时传递信息、传达命令、高效办公的基础，是党和国家一项重要的工作，也是党和国家一项长期的艰巨的任务。尤其在新形势下，加强对保密工作的管理，防范泄密，仍是当今公文处理工作中的重中之重，必须要遵循“积极防范、突出重点、既确保国家秘密又便利各项工作”的保密工作方针，在工作中努力消除可能造成泄密的隐患，堵塞可能泄密的漏洞，做到警钟长鸣，防范于未然。
（作者单位：中共吉林省延边朝鲜族自治州州委办公室）
第四篇：浅谈公文处理工作中的几个问题
浅谈公文处理工作中的几个问题
李勇
公文处理工作的水平，不仅反映了公文处理人员的素质，也反映了机关的工作水平和工作作风。提高公文处理的水平，能够有效地提高机关工作效率，体现国家机关形象。在公文处理工作中，笔者经常遇到一些问题，现将这些问题提出来，与大家共勉，希望能够为提高公文处理质量发挥一点作用。
一、文种的使用问题
文种是内容性质、具体功用相同的同类公文的规范化名称。在行政公文标题的三要素中，文种是必不可少的。正确认识不同种类行政公文的性质、作用和适用范围并恰当地选择使用文种，是做好公文处理工作的关键之_，它直接影响到公文的规范化和严肃性。文种使用准确的行政公文，能有效地体现其权威性和约束力，提高行政机关的办事效率。
现行的《国家机关公文处理办法》明确规定了行政机关公文的种类有十三种，其中如命令（令）等一些文种在一般行政单位用得较少。比较常用的下行文文种有通知、通报、意见等等，这一类公文在处理过程中也较少发生问题。最为常见的问题一般出现在平行文和上行文中。
不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项一般用“函”。但在实际工作中，很多单位为了体现对对方单位的尊重，在请求批准审批事项中使用“请示”这一文种，这是一种典型的错误。
上行文有三种文种：请示、报告、意见。请示是适用于向上级机关请求指示、批准的文种。报告是适用于向上级机关汇报工作、反映情况和答复上级机关询问的文种。意见比较特殊，可以适用于上行文、平行文和下行文等，意见作上行文时，一般应是下级机关对重大问题提出的见解、解决问题的办法作为建议请求上级机关批转、转发。在文字表述上更应把重点放在解决问题的办法、措施上。另外，应当特别注意，要体现部门负责的原则。凡是本部门职权能解决、能办到的事项，不必在意见中出现。本部门能做到的办法、措施，没必要再向上级建议。只有自身无法解决，本部门、单位的工作涉及其他部门，超出自己职权范围的事项，才在意见中表达清楚，争取上级机关认同，以上级机关名义批准、同意、批转、转发，达到促进工作的目的。
在上行文的草拟过程中，很多公文处理人员没有准确把握文种的定义，随意而为。一种情况是错用文种，口头语中，习惯性地将上行文称之为“报告”。领导交办下来要求就某一件事写个“报告”给上级机关，于是公文草拟人员便不看公文的实际内容而将文种定为“报告”。第二种情况，随意自创文种，请求上级机关批准便是《关于×××的请求》，汇报工作便是《关于×××的汇报》，解释某一具体事件便是《关于×××的说明》或《关于×××的解释》。
公文处理人员首先要严格遵照国家关于文种选用的规定，熟悉每一种文种的定义。一要准确把握公文发文的目的。如在上行文中，请求上级机关对有关事项给予指示、批准或答复的，用“请示”；不要求上级机关答复，只是下情上达，陈述情况的，用“报告”。二是要熟悉机关的组织系统、领导关系和职权范围，准确把握行文关系。如《国家行政机关公文处理办法》第十五条规定：“除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。”“部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。”
总之，行政公文文种的选择应严格按照党和国家的公文处理规定，根据制发公文的目的、制发机关的权限、收发文之间的行文关系，认真领会每一个文种的性质和适用范围，从而选择正确的、合乎行文目的和要求的文种。只有这样，我们才能适应形势的发展，对公文文种功能性质不断进行调整，从而维护机关单位之间的正常工作秩序，促使公文处理规范化。
二、公文文字处理的问题
部分公文存在语言过于口语化、方言化，逻辑性不强，以及公文标题不能准确全面地概括公文内容等问题，尤其是有的请示性公文动辄先谈意义，看了三五页纸都不知道行文的目的，毛泽东同志在《反对党八股》中说：“我们的同志……写文章，做演说，著书，写报告，第一是大壹贰叁肆，第二是小．二三四，第三是甲乙丙丁’第四是子丑寅卯，还有大ABCD，小abcd，还有阿拉伯数字，多得很！”这种现象至今还不同程度的存在，没有完全体现公文精简、高效的基本原则。
毛泽东同志认为公文写作要起句立意，开门见山，使阅者一看公文开头的第一句、首段，就明确意识到该文件的主旨所在，以使阅者立刻进入文境。他在亲自起草的《纠正文字缺点》中要求，“一切较长的文电，均应开门见山，首先提出要点，即于开端处，先用极简要的文句说明全文的目的或结论，唤起阅读者注意，使阅者脑子里先得一个总概念，不得不继续看下去”。这也是公文写作的技巧所在。
在公文处理过程中，还经常见到错别字、标点符号错误、一般常识错误等问题。如，“无尚的光荣”，“再接再励”，国家××局发布的“关于×××××的通知”，人事部、国家××局授予×××同志为《全国××××先进工作者》称号，关于请求×××××的请示，省委书记、省人大主任×××等等。
为防止出现类似问题，公文写作人员必须具有丰富的知识，不仅包括本行业的专业知识，还应包括社会科学知识和自然科学知识，以及生活常识。而获取知识的唯一途径就是学习。毛泽东同志在《工作方法六十条》中提出，干部应该“学点自然科学和技术科学；学点哲学和经济学；学点历史和法学；学点文学；学点文法和逻辑”“一个革命干部，必须能看能写，又有丰富的社会常识与自然常识，作为从事工作的基础和学习理论的基础，工作才有做好的希望”。这是对公文写作人员的最基本要求。
三、公文处理的程序问题
《国家行政机关公文处理办法》和有关细则、标准对公文处理的程序做出明确的规定。但笔者在与部分单位办文人员的交流中，发现很多单位办文不按程序处理。普遍的现象是公文不经过办公室（文秘部门）的审核，便由负责草拟公文的职能处（科）室直接交由领导签发，在领导签发后，再交由办公室（文秘部门）处理，使办公室（文秘部门）无法把握公文的动向，失去协调工作的良好时机而陷入被动；或者公文的签发是在主要负责人签发后再交给分管负责人，这不利于分管负责人提出修改意见，从而影响公文的质量，导致工作开展的不便。还有很多单位发文都是直接寄送到有关
单位的对口部门，部分公文没有经过办公室（文秘部门）的收文程序，即收文登记、初审和拟办等程序，直接由所在处（科）室承办，使办公室（文秘部门）无法对公文承办情况进行督办检查。遵守发文、收文、归档等办文程序，是提高办文质量，提高工作效率的有效途径。创制公文、传递公文、办理公文、处置办毕公文、管理公文等公文处理基本任务的完成，都有其特定的程序，对每一道程序的敷衍塞责，甚至忽略，都会留下一些矛盾和问题，给公文质量和后续工作的开展带来一定的影响。因此，在工作中，我们要严格按照《国家行政机关公文处理办法》、《档案法》和《保守国家秘密法》等相关法律法规、标准的规定和要求，发文坚持草拟、审核、签发、复核、登记编号、膳印、校对、核发、用印、封发等程序；收文坚持签收、登记、初审、拟办、批办、分办、承办、催办等程序。上述程序是相互衔接、前后照应的，一环扣一环，是一种接力赛式的群体行为。不顾办文工作各个环节之间的内在联系，人为地打乱工作流程，或者各个环节的工作没有很好配合，彼此脱节，这些实际上都是不尊重公文处理工作的客观规律的行为。
在收文、发文等程序完成之后，应严格按照《机关文件材料归档范围和保管期限表》的规定对公文进行鉴定、销毁或归档，对于涉密文件应按照《保守国家秘密法》来处理。
总之，公文处理人员应努力提高自身的政治素质和文化素质，严格按照《国家行政机关公文处理办法》以及有关标准的规定和要求，从办文程序、文件格式、文件内容等方面努力提高公文质量和工作效率，在民众面前树立政府机关的良好形象。
（作者单位：湖南省档案局办公室）
第五篇：当前公文处理工作中的常见问题与对策
当前公文处理工作中的常见问题与对策
方玉军
公文处理工作是办公室工作的—项重要内容。做好公文处理工作是各单位、各部门规范、健康向前发展的关键。纵观当前公文处理工作实际，仍有部分单位或多或少存在这样那样的问题。因此，笔者归纳整理出这些问题，试图挖掘其深层次的原因并施以正确的对策。
一、当前公文处理存在的主要问题
当前公文处理工作中存在的问题归纳起来主要有以下几点：
1．收文不及时。过去，单位之间一般都采用邮局寄送的方式传递文件，这种方式相对来说比较安全，但运送时间较长，一份文件从印制到送达接收者手中往往跨越多个工作日，给工作带来极大的不便，尤其是紧急性的文件，更是耽误事。后来，随着科学技术在办公领域的广泛应用，许多单位采用了电子公文的网络传输形式，这种传递方式具有方便快捷的特点，但也对接收人员提出了更高的要求，那就是接收人员必须即时接收。为此，不少单位还根据文件的紧急程度对接收时限提出了明确具体的要求。可现在的实际情况是，有些文书人员往往不能按要求即时接收，甚至有些滞后。还有一种情况，就是一些紧急文件是在下班后或者周末时间传送过来，由于无人值守致使出现接收空挡。笔者就曾遇到过这类情况。有一次上级部门要求周日上午9时开会，文件是周五晚上10时从专网上传递过来的，本来已经是下班后了´而且周六不上班，所以当上级部门打电话询问上报名单的时候我们还不知道这件事，为此，我们领导受到了上级的严厉批评。事后反思，如果我们周六来接收一遍就不会出现这种情况了。再有一种情况就是我们的网络系统有时会遭到人为的破坏或受自然灾害的影响等，也都能使公文不能及时接收。
2．来文登记不详细。过去我们接收的文件少，而且种类单一，所以对登记要求不是特别高。现在，由于信息大量增加，过去那种登记模式远远不能适应。比如，接收的紧急文件里如何体现紧急程度，会议通知类文件里写明的开会时间地点等因素在登记本里体现不出来。如果同时收到多份会议通知，应一一登记清楚，才能容易识别而不致出现混乱。如果不进行详细的登记，把这些细小的项目单独列出来，显然无法满足正常的工作需要。
3．办理文件不分轻重缓急。文书人员登记完毕后应该根据文件的内容分出轻重缓急，紧急的先办理，不紧急的后办理，这样才不致出现混乱的情况。而现实情况是有些力、文人员对文件不分轻重缓急，统统混杂在一起办理，—方面把紧急的当成普通的办理致使出现误事的情况。比如，有一份需上报材料的会议通知，从开会时间上看不着急，但从内容上看就需要立即办理，而我们的办文人员没有仔细阅览文件，致使承办部门延迟多日才看到文件，然后仓促应付材料，非常被动；另—方面就是把普通的文件也当成紧急的办理，不管领导正在干什么工作，急急忙忙找领导签批，其结果是不仅严重干扰了领导的正常办公，而且还会对办文人员本身产生一定的负面影响。
4．办理领导批示意见不灵活。这种情况体现在多方面。比如，领导批示多部门办理的，不灵活复印多份送这些部门，而是慢慢地一个部门一个部门依次传递致使事情耽误；遇有承办部门取文人不在时不是想方设法联系其他人员，而是干等；承办部门在取送文时没有登记详细的人员名单和时间；组织领导传阅文件时不根据领导是否出差等情况灵活调整传阅顺序而仍轮辐式传阅，死板教条；一些重要的、有办理期限的文件不催办；给远的承办单位发文件不用传真等简便灵活的方式，而是不顾实际情况要单位派人来取；给承办单位发送传真时也不电话确认单位是否收到、接收入是谁；通过办公网络上报参会名单时也不落实是否接收到；文件办理完毕后不及时整理注销等等。
5．归档文件不完整。有些文书人员在文件办理完毕后不能认真及时地进行整理；归档时不严格按照来文登记逐一核查文件是否存在，而是有多少归档多少，文件少没少，少几份，对于文件下落也不管不问，为以后查阅文件带来极大不便和隐患。
6．密级文件不保密。对于密级文件，有些文书人员不严格按照保密法规单独办理，而是和普通文件混杂在一起；绝密文件不在保密室组织领导传阅而是送领导办公室审阅；当领导不在办公室时不把文件收起；文件有时找不到也不向领导汇报，心存侥幸，想瞒就瞒，想压就压；还有的文书人员甚至违背保密规定对自己的亲朋好友等无关人员炫耀文件内容或把密级文件传递到互联网上等等。
二、问题存在的主要原因
笔者认为，出现上述问题的主要原因大体有以下四个方面：
1．责任心不强。思想认识不到位，没有充分认识到公文处理工作的重要性，认为公文处理无非就是收收发发，缺乏技术含量，对工作没有足够的激情和动力，没有责任感。
2．办文能力有限。有些文书人员虽然也喜欢干这项工作，但由于自身能力有限，对公文处理工作不大精通，缺乏变通能力，不知道具体情况具体分析，死板教条、不够灵活。
3．工作作风不严谨、粗心。一些文书人员工作作风不严谨、不细致，因此难以适应较为精细的公文处理工作。
4．保密意识淡薄。一些文书人员没有受过专门的保密教育和培训，缺乏保密意识，保密观念不强，也不懂一些必要的保密手段，致使发生泄密事件。
三、针对问题采取的相应对策
通过以上剖析，我们找出了这些问题存在的原因。在以后的工作中，笔者认为，应从以下四个方面入手来改正这些问题：
1．培养文书人员的责任意识。首先，要选拔那些对这项工作有兴趣、热爱这项工作的同志。其次，要给他们讲清文书工作的性质及其重要性，逐步培养他们的责任意识，使他们明白责任是一种伟大的品格，是对自己工作的忠诚和信守，是人性的升华。只有具备对工作的高度责任感，才能用最佳的精神状态忘我地工作，并将自己的潜能发挥到极致。
2．加强业务培训，在实践工作中提高办文能力。要经常地让文书人员参加业务能力培训班，经常地与同行们沟通，使他们虚心学习、善于借鉴别人的优点和长处，在实践中学习，逐步提高办文能力并渐渐形成自己的力、文特色。
3．树立良好的职业道德。职业道德是人们在职业活动过程中应遵循的特定的职业思想和行为准则，是社会一般道德在职业中的具体体
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