供应商会议方案策划[五篇模版]

第一篇：供应商会议方案策划

******公司 第**届供应商大会方案

****年**月

第 1 页，共 6 页 一、会议目的 为了答谢供应合作伙伴长期以来的大力支持，充分进行产业信息交流，增强和供应合作伙伴的合作意愿，建立长期稳定的战略合作关系，创造未来发展的双赢局面，特举办“****公司第三届供应商大会”。

二、会议时间 ****年**月**日 三、会议地点 ****酒店——国际会议中心（*楼）

四、参会人员 （一）参会领导及部门人员（*人）

序号

部室

人员公司领导事业部领导招标管理部财务部供应链管理部监察部采购部工程部

安质部

技术部

合 计

*人（二）参会供应商（邀请*家，共* 人）

序号 物资 拟邀请供应商 参会人员 职务 1 组件 ****有限公司

*****有限公司

风机 ****集团有限公司

****有限公司

塔筒 ****有限公司

第 2 页，共 6 页 ****有限公司

开关柜 ****设备有限公司

****股份有限公司

逆变器 ****股份有限公司

户外设备 ****有限公司

****有限公司

电缆 ****股份有限公司

****技术有限公司

变压器 ****电气有限公司

****电器有限公司

汇流箱 ****股份有限公司

****股份有限公司

支架 ****太阳能科技有限公司

****股份有限公司

劳务 ****建筑安装工程有限责任公司

****安装总公司

****建设有限公司

（三）会议筹备及任务分工 序号

类别

项目

说明

责任部门

责任人公司参会部室领导邀请 / 公司参会部室领导邀请及会议宣讲内容（已完成）

采购部

获奖及发言供应商名单确认 / 确定最终的获奖及发言最终供应商名单 采购部

第 3 页，共 6 页 3 供应商邀请 / 发送邀请函及变更信息，收到对方的人员及行程安排的回复。（邮件中需包含我公司的会议议程安排及酒店信息）。4 月 8 日下班前完成 采购部会场租赁 会议中心 预定会场及宴会厅、会场布置、试用会议设备。

采购部

会务物资 会场前期物资 座签、横幅张挂、主席台陈设、会场签到（吴孙华、张娇）、礼品配发（含宣传册）、宣传册及工作袋申请等；签到两个人，礼品发放配两个礼仪负责。4 月 13 日会前完成。

采购部、综合管理部

大会费用申请 大会费用申请及资金支配。（已完成）

采购部

物资订购、摄影摄像、宣讲资料预审 横幅、礼仪服、礼品、饰证书、锦旗、礼仪人员抽调（胡霏霏）、相框订购（马宝）；宣讲用的 PPT、宣传片以及供应商发言稿预审（李雄）；现场音乐、获奖单位视频资料、摄影摄像、相框制作（杨婷婷）。物资准备 4月 10 日前完成 综合管理部

物资运输 横幅、礼仪服饰、证书、锦旗、礼品（含宣传册）、相框、文件袋等物资运输、保管与发放（李国栋负责）。

采购部、综合管理部会议过程负责 / 宣传资料播报（贾唐迪）、主席台设备管理（颉小刚）、礼仪调配及证书锦旗奖杯发放（胡菲菲）。

采购部

答谢宴 午宴 会议会场及宴会座次安排、酒水订购、宴前酒水发放、宴会中物资保管。

采购部

宴会调度 / 宴会物资调配：酒水供应、相册发放（每家单位留 1 份）

采购部住宿酒店信息 / 只提供地址电话、酒店等级（已完成）

综合管理部账务管理 / 所有费用支出、发票收集、账务统计 采购部

会议、宴会总调度：

五、会议日程 时

间 内

容 负责人 9：30-10：00 参会人员入场及签到、礼品发送

第 4 页，共 6 页 10: 00-10: 05 介绍会场紧急出口、疏散通道及会场注意事项

10：05-10：15 大会第一项：介绍公司参会领导及各来宾（供应商介绍 20 家）

10：15-10：40 大会第二项：观看公司宣传片及系统集成事业部介绍（2015 年规划）

10：40-10：55 大会第三项：介绍公司与供应商的合作政策及供应商管理制度

10：55-11：10 大会第四项：介绍公司招标管理流程及要求

11:10—11：25 大会第五项：介绍公司财务付款相关管理制度

11：25-11：40 大会第六项：宣布荣获 2014 年度优秀供应商的名单

11：40-12：00 大会第七项：颁奖仪式

12：00-12：10 大会第八项：合作单位代表发言

12:10—12:30

休会

12：30-13：00 大会第九项：解答供应商疑问

13：00-13：10 大会第十项：系致感谢辞

13：10-13：20 大会第十一项：公司总经理发言

13：20-13：40 大会第十二项：主持人总结发言后宣布会议结束

13：40-14：00 大会第十三项：参会人员合影留念（相框晚饭散席前送到）

14：00-17：00 采购部人员组织供应商就餐

一、

突出贡献奖（1 名）：

****有限公司

（颁奖嘉宾：**）

二、

优秀设备质量奖(3 名)：（颁奖嘉宾：

待定）

1、****股份有限公司； 2、****有限公司 3、****有限公司 三、优秀工程质量奖：（颁奖嘉宾：

待定）

1、**有限公司 2、**有限公司 四、优秀工程进度奖：（颁奖嘉宾：

待定）

1、****有限公司

第 5 页，共 6 页 2、****工程公司 五、优秀服务奖（颁奖嘉宾：

待定）

1、****有限公司 2、****有限公司 六、费用预算 按 155 人到会，其中供应商共计 120 人。

序号

类别

项目

单价

（元）

数量

汇总

（元）

说明会场租赁 会议中心 11500 1 11500 ***国际会议中心（3 楼），会场 6000 元/天、电子屏 5000 元/次、摄像台 500 元/次 2 会务费用 宣传 120 1 120 横幅 120 元、展板由*酒店提供、宣传画册及其它宣传资料由公司提供。

礼品 120 200 24000 礼品盒内包括充电宝、无线鼠标、纪念笔等，礼品袋内包括公司宣传画册 证书 14 13 182 13 本证书 锦旗 100 13 1300 13 面锦旗 鲜花 / 3 / 会议场地中心放 3 束。

获奖单位视频制作 10000 1 10000 5 个视频段，每段 3 分钟，共计 13 家单位视频。

相框及洗照片 90 120 10800 每家供应商一份。

礼仪服饰租赁 60 8 480 会议当天需礼仪 8 人，6 人在岗，2 人备用。

答谢宴 2000 17 34000 会议当天晚宴，总计约 155人，16 桌，每桌 10 人，备 1桌，共 17 桌。

烟酒、饮料 / / / 50 瓶（预计 400 元/瓶），香都 50 瓶（预计 100 元/瓶），烟 4 条（预计 300 元/条）。预计共计 26200 元，申请走公司流程，次月支付。其他杂费 / / / 4000 突发费用备用金。

汇总 96382

****年**月**日

第二篇：会议策划方案

书策

划制作单位：雁塔区支行

会议策划方案

一、组织目的：通过策划召开会议，掌握会议组织、人员安排、主题发言和座次礼仪和知识要点。

二、方法：各班分组进行策划，共同参加会议。

【参考模式】

会议名称我行“金钥匙.留学宝”金融产品说明会

一、会议目的将本行研发的新产品“金钥匙.留学宝”作以介绍并推广销售

二、组织单位招商银行西安分行雁塔区支行

三、参会人员

四、会议时间

五、会议地点

六、会议议程

第一项

第二项

第三项

第四项

第五项

第六项

第七项

第八项

七、经费预算

总预算：元

分项为：

1、研发部部长：近期，在我部所有员工不懈的努力下终于将新产品“金钥

匙。留学宝”研发成功，今天召开这个说明会就是为了将它从我行推行，下面由我来为大家介绍一下此产品：

‘“金钥匙，留学宝”是我行针对拟自费出国的个人在出国留学过程中可能遇到的各种问题和金融需要，专门打造的针对性强、方便实用的综合解决方案，将出国留学贷款、存款证明、贷款证明、预约开立境外银行（英国巴莱克银行、美国富国银行）账户，金穗借记卡、个人因私购汇、电汇、票汇、西联汇款、等个人本外币产品打包组合，很据客户具体要求“量体裁衣”，在学校申请、签证申请、入学和海外就读等各个阶段和环节提供相应的咨询配套服务和强大的金融产品支持，通过完整的服务方案帮助客户顺利实现海外求学梦想。

其中，签证前需要个人存款证明、金穗信用卡、留学贷款、留学贷款证明，同时 个人存款证明：是以客户在农业银行的个人金融资产为依据，开具的证明客户金融资产状况的业务。

金穗信用卡：金穗双币种贷记卡，一卡双账户，可在全球200多个国家和地区消费和提取当地货币，在境内使用以人民币结算，在境外使用以美元结算，是一张真正的国际标准信用卡。

留学贷款：农行向正在申请或已获批准到境外就读高等院校本科及以上学位的留学生及其直系亲属、法定监护人发放的出国留学保证金、教育等相关费用的贷款。

留学贷款证明：根据大使馆签证要求，农行根据借款人出国留学贷款情况为借款人开立的证明。

签证后旅行支票、票汇汇款、外币兑换、个人结售汇均可使用，即：

旅行支票：由银行或非银行金融机构发行的，由客户先购买后使用的定额票据。旅行支票经初复签后可办理托收、兑换或直接支付，遗失或被盗后可挂失补偿。目前农业银行代理销售美国运通公司（American Express）发行的旅行支票。票汇汇款：农行按照汇款人的指示，凭外汇银行汇票将一定的外汇款项支付给指定收款人的结算方式。分为票汇汇出汇款和票汇汇入汇款。

外币兑换：买入外币、卖出外币，将一种外币兑换成另一种外币。个人结售汇：包括个人结汇业务和个人购汇业务。

这就是本产品所具有的功能，资讯强大、产品齐全、服务贴心、针对性强、方便实用的留学金融品牌。现阶段，我国经济迅速发展，出国留学的人越来越多，而且大都是自费，所以这对利于“金钥匙。留学宝”的推行有很大的推动，并且前景十分广阔。

2、财务部部长：相信大家刚才听了该产品的功能之后，很想要将它打造成为我行的王牌金融产品吧！我部在研发过程中投入了大量的资金，再往后的推行过程中会全力支持各部门，保证资金能够有效运转，进而提高全行工作高效的运转，但我们财务部也有很多不足之处，现在金融业竞争相当的激烈，调整好自我的心态理顺2012的全部财务思路，为明年打下坚实的伏笔，希望在领导的督促下，在我们自身的努力之下做到最好，同时希望“金钥匙。留学宝”能够取得很好的销量。

3、人事部部长：在财务部门的大力支持下，我部将会面向同业招纳大批

人才，以此来推行该产品，在选定的人才中进行专业的培训以提高“金钥匙。留学宝”的市场销量。相信在招纳人才的同时，必须要对该产品进行详细说明和对该产品的前景的解说，以吸引更有能力的人来推行，从而提高销量，同时也在招纳人才的同时对“金钥匙。留学宝”加以宣传。

4、营销部部长：我部会在人事部的精心纳才、专业培训下，将人才得以重用，奋力开拓出“金钥匙。留学宝”的销售道路，打造一支特别能战斗的客户经理队伍，在维护现有客户的基础上，加大营销力度，争揽潜在客户，扩大市场份额，并以各种金融产品为手段，为不同的客户“量体裁衣”，实行存、贷、中间业务的捆绑式营销，增加我们的赢利能力。

5、业务部部长：在与其他金融产品共存的前提下，我部会竭尽全力向新老客户大力宣传“金钥匙。留学宝”产品，对客户我们必须用“心”服务,做到诚心,热心,细心,耐心.要大力提倡“温馨服务”,熟悉掌握客户信息,把顾客看作是自已的亲戚朋友,看作是自已的家人,把自已的工作变成传递温馨的窗口,树立支行的良好形象，在留学道路上，你选择了“金钥匙。留学宝”,同时它也选择了你，那么你们就可以一起风雨同舟，伴你度过美好的留学时光。

6、柜面组长：作为柜面的我们，在办理存、贷、取业务的同时，根据客户的资料将“金钥匙。留学宝”的相关信息做以介绍，进行宣传，将其推行，要有由“主人”变“仆人”的思想，并且明确客户满意是衡量我们工作的唯一标准。要争取更多的客户，就必须打造服务品牌。以便更好地对该产品进行宣传，进而完善服务功能，真正使客户进门有舒适感、临柜有亲切感、离柜有留恋感，留住老客户，吸引新客户。

7、售后服务组长：各部门都为新产品的推出做出很大贡献，我们当然会全力支持，同时做好回馈工作，对重要客户可以采取电话预约、优先办理，上门服务等方法，增加客户的信任感和忠诚度，以保有我们稳定的客户群，实现客户资源内涵上的增长，提高我们的利润水平。

8、行长：经过了各个部门的不懈努力，今天我们顺利召开了“我行‘金钥匙.留学宝’金融产品说明会”。对于“金钥匙。留学宝”各个部门都为此作了精心的准备，并且策划了可实施的推行方案，在此，我非常感谢各部门所有员工的大力配合。同时这次会议目的也十分明确：将我行新研发的产品“金钥匙.留学宝”作以介绍并推广销售，就是为了给那些自费出国的个人提供一件便捷的产品，所以在我行花费了这么多的人力物力财力的基础上要做出好的销售业绩，力争将“金钥匙。留学宝”打造成为我行的王牌金融产品之一。在今后的工作中，认真协调，强化学习，努力创新，勤奋工作，发扬团队精神，踏实务实，尽职尽责的完成各项任务，即是摆在我们面前的任务是艰巨的，责任是重大的，我们也要坚定信心，奋力拼搏，排除万难，确保任务全面完成。我相信在全体员工的共同努力下，使全行的发展再上一个新台阶。一个集体，只要有永不言败的精神，即使处于非常恶劣的困境，团结一致努力的坚持，顽强的去拼搏，最后的胜利一定是属于我们。再次感谢全体员工任劳任怨默默无闻的工作精神，只有经受得起自我磨炼，承受一切工作上的压力，才可以把自己锻炼得老成持重，才可以把自己打

造成精明的强手，继而在做事的过程中变得雷厉风行，才有机会去追求极致和完美。最后，希望“金钥匙。留学宝”能够创造佳绩，我行“明天会更好”！谢谢大家！

第三篇：会议策划方案

一、活动目的：

1、通过分析行业形势，总结上半年的营销工作，找出工作得失，统一思想认识，明确下半年的工作方向；

2、通过展示和推介XX等离子摩托新车型以及进行了全面质量整改的等离子摩托车型，使代理商对XX等离子摩托车的产品线和产品品质有一个新的认识，增强代理商销售等离子摩托车的信心和决心；

3、通过宣布下半年等离子摩托车的相关政策和宣贯下半年等离子摩托的推广方案，提高代理商推广等离子摩托车的积极性，并了解和掌握推广等离子摩托车的方法和手段，会议策划方案。

二、会议主题：冬天，让我们感动上帝

——XX摩托2005年半年营销工作会议

三、会议时间：2005年7月27日——7月29日

四、会议地点：君临大酒店

五、参加人员：

1、代理商总经理或操盘手：55人（含XXXX代理商10人）；

2、代理商财务主管：20人；

3、公司高层领导：15人；

4、销售公司：20人（含事务所总经理）；

5、工作人员：10人；

6、合计：120人，规划方案《会议策划方案》。

六、会议内容：

（一）经销商会议

1、董事长分析行业形势，提出XX公司下半年工作思路，并介绍销售公司新的领导班子（销售公司新的领导班子亮相）；

2、销售公司总经理作下半年营销工作规划，并宣布下半年销售政策（各种奖励政策）；

3、余X助理总结2005年上半年营销工作及下半年营销推广大纲（含广宣政策）；

4、缪XX宣贯2005年XX摩托上市营销方案

5、温XX宣贯2005年下半年等离子推广策划方案

6、奚X宣贯2005年下半年售后服务活动方案（含售后服务政策）

7、分组讨论

（二）等离子销售表彰及等离子产品订货会

1、销售公司总经理宣布2004年8月—2005年7月等离子销售先进的表彰决定。

2、董事长给先进颁奖

3、张X总工程师介绍等离子摩托车新车型和等离子摩托车全面质量整改的情况通报；

4、余X助理宣布现场订购等离子摩托车的奖励办法和年终奖励政策；

5、代理商现场订购等离子摩托车

6、销售公司总经理公布代理商获奖

第四篇：会议策划方案

一、活动目的：

1、通过分析行业形势，总结上半年的营销工作，找出工作得失，统一思想认识，明确下半年的工作方向；

2、通过展示和推介xx等离子摩托新车型以及进行了全面质量整改的等离子摩托车型，使代理商对xx等离子摩托车的产品线和产品品质有一个新的认识，增强代理商销售等离子摩托车的信心和决心；

3、通过宣布下半年等离子摩托车的相关政策和宣贯下半年等离子摩托的推广方案，提高代理商推广等离子摩托车的积极性，并了解和掌握推广等离子摩托车的方法和手段。

二、会议主题：冬天，让我们感动上帝

——xx摩托XX年半年营销工作会议

三、会议时间：XX年7月27日——7月29日

四、会议地点：君临大酒店

五、参加人员：

1、代理商总经理或操盘手：55人（含xxxx代理商10人）；

2、代理商财务主管：20人；

3、公司高层领导：15人；

4、销售公司：20人（含事务所总经理）；

5、工作人员：10人；

6、合计：120人。

六、会议内容：

（一）经销商会议

1、董事长分析行业形势，提出xx公司下半年工作思路，并介绍销售公司新的领导班子（销售公司新的领导班子亮相）；

2、销售公司总经理作下半年营销工作规划，并宣布下半年销售政策（各种奖励政策）；

3、余x助理总结XX年上半年营销工作及下半年营销推广大纲（含广宣政策）；

4、缪xx宣贯XX年xx摩托上市营销方案

5、温xx宣贯XX年下半年等离子推广策划方案

6、奚x宣贯XX年下半年售后服务活动方案（含售后服务政策）

7、分组讨论

（二）等离子销售表彰及等离子产品订货会

1、销售公司总经理宣布XX年8月—XX年7月等离子销售先进的表彰决定。

2、董事长给先进颁奖

3、张x总工程师介绍等离子摩托车新车型和等离子摩托车全面质量整改的情况通报；

4、余x助理宣布现场订购等离子摩托车的奖励办法和年终奖励政策；

5、代理商现场订购等离子摩托车

6、销售公司总经理公布代理商获奖

第五篇：会议策划方案

会议策划方案

班级：

09文秘 姓名：

叶梦娜 指导老师：林亚斐

二○一一年十一月二十五日

第十届欧时电子有限公司表彰大会方案

前言

深圳欧时电子有限公司成立于1991年，主要从事电子元器件的代理与销售业务,致力为客户提供高品质的产品和服务.随着公司的不断发展壮大，我们已经与国内众多大型知名企业有着密切的合作。并获得韩国SEMIWELL驻中国的直销公司,美国矽恩微SI-EN和日银IMP的授权中国代理，欧时公司并配有优秀的销售团队和一批专业技术工程师为客户提供更周全的配套服务。

未来，欧时电子将继续致力于成为中国最好、最具知名度与竞争力的元器件分销商，凭借优秀的团队和、以更加专注的态度超越自我、稳步前进。为增强各公司员工的内部凝聚力，提升公司形象及竞争力。本公司安排了一年一度的表彰大会。此次目的是对2010年公司总体工作进行总结，明确公司新工作方向和目标规划，并表彰业绩优秀的公司内部优秀员工、干部、团队，通过激励作用，将全体员工的主观能动性充分调动起来，投入到未来的工作之中。

一、会议概况

会议名称：第十届欧时电子有限公司表彰大会 会议规模：80人左右

会议时间：2011年12月16日---12月18日 会议地点：香格里拉大酒店二楼宴会厅

二、会议事项

（一）会前筹备工作

1、拟定会议议程、日程（详见附件1）

会议议程是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排，会议主持人要根据议程主持会议。会议日程则是根据议程逐日作出的具体安排，它以天为单，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。议程一旦确定，就不应再变。会议日程在时间、地点、人员等问题上，如遇变化，可相应调整。

2、提供会议地点的备选方案

依据会议目的与形态、实质上的需求、与会者的期望列出选择会场地需求的工作清单，确定会议场地。并对会议地点进行确认。

3、布置会场和安排座次（详见附件2）

会议的整体布局要做到庄重、美观、舒适，体现出会议的主题和气氛，同时还要考虑会议的性质、规格、规模等因素。会场的整体格局要根据会议的性质和形式创造出和谐的氛围。

4、发布会议信息

会议信息的内容包括：会议的报名时间、地点、费用及方法；会务联系电话与联系人；会议报到及会议议程、日程；与会者的信息；会议报送的交流信息；会议的记录和纪要内容；会议的宣传报道内容；会议的决议内容。其工作程序如下：a传递会议通知信息b分发传递会议文件c沟通传递会议有关情况

5、安排会议食宿

安排会议餐饮：要根据会议经费和人员情况决定会议餐饮的标准；就餐方式可根据会议的规模和性质来确定，提倡实行自助餐制和

分餐制；事先与提供餐饮的单位确定餐饮时间和地点；事先设计和确定就餐的凭证；要与饭店一起确定菜单，饮食要干净、卫生、美味可口、品种多；事先要准备好干净的饮食用具；给因开会活服务工作误了用餐的人员预留饭菜；做好饮水、饮料的供应。

安排会议住宿，在选择住宿的招待所、饭店、宾馆、会议中心之时，要充分考察其基本设施是否安全，安全性如何，价格是否合理，地点是否方便，环境是否安静、整洁，然后综合进行选择。

6、邀请会议嘉宾（邀请嘉宾名单详见附件3；请柬详见附件4）拟写并发送嘉宾请柬，要使每一份请柬都制作精美；要逐一与嘉宾联络，确认其参会情况；在会议正式召开之际，要再次与嘉宾联系，并确认如何接送。

7、准备会议资料、会议用品（会议通知详见附件5；会议通讯录详见附件6）

来宾资料：会议手册、宣传材料、会议管理性材料（会议通知、议程、会议须知、名单）。会务资料：开会的请示、提交会议审议批准的文件（计划、规划、报告、决议）；会上使用的文件（开幕式、闭幕式、报告、总结材料）；会议宣传性文件（提纲、发布稿）。沟通资料：来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、会务组成员通讯录

会议用品的注意事项：检查空调设备，必要时做好开机准备，一般要在会议前两小时开机预热或预冷；检查好灯光、扩音设备；摆好桌牌，注意文字大小适当，清楚易认；准备好奖励用品；安排好茶水饮料，并指定专人服务。（注：获奖人员名单详见附件7）

8、安排会议礼仪服务（详见附件8）

选择会议礼仪服务人员；对礼仪服务人员进行分工，接站、签到、引领等各个环节都应有相应的服务人员；培训会议礼仪服务人员；准备服装用具；礼仪执行

9、检查会议常用试听设备是否正常

为了会议的正常进行，应该在会议正式开始之前对这些视听设备进行全面的检查。使用结束后还应该进行良好的维护，这能够使设备在使用过程中避免一些不必要故障而造成不良的后果和影响。确定工作人员的职责；预演和检查会场试听设备

（二）会中服务工作

1、安排会议值班（值班表详见附件9；会议签到表详见附件10）在会议中协助搜集有关情况、文件和资料，传递各种信息；要加强与会议无关人员出入会场的控制；手边要有公司和各部门领导的联络方式，以便出了问题及时与之联络、请示；要备有一份维修人员、车队调度人员和食宿等后勤服务部门主管人员的电话通讯录；要坚守岗位，人不离岗，保证会议信息的畅通无阻；必要时，要负责督导和协助专职会议服务人员为与会者做好各项具体的服务；做好会议期间各项活动与各种矛盾的协调工作

2、做好会议的记录工作和简报工作

为会议记录做好准备工作：准备足够的钢笔、铅笔、笔记本和记录用纸；开会之前提前到达会场，安排好做会议记录的地方；做好会议记录的内容

3、收集会议信息

收集会议信息要求：责任到人、履行登记、严格保密、明确范围、有针对性。

4、反馈会议信息

会议的信息反馈要注意点面结合，正负反馈结合；会议信息反馈的目的要明确，要看服务对象；充分重视会议的反馈信息沟通，正、负反馈都要力求做到适时、适量、适度。

（三）会后落实工作（会议机构设置及流程详见附件13、14）

1、会议文件资料收集整理的要求

确定会议文件资料的收集范围；收集会议文件资料要及时，确保文件资料在与会人员离会之前全部收集完全；选择收集会议文件资料的渠道，运用收集文件资料的不同方式方法；与分发文件资料一样，收集会议文件也要履行严格的登记手续；收集整理过程中要注意保密。

需收集的文件资料：会前准备并分发的文件；会议期间产生的文件，包括会议记录、会议简报；会后产生的文件，包括会议纪要、传达提纲等。

2、会议纪要的内容和要求

会议纪要的工作程序：完善会议记录；起草、编写会议纪要；确定印发范围；接受者确认；领导签字；打印成文；印制、分发或归档保存。

3、会议经费预算及会议经费结算的方法（会议经费结算方法详见

附件

12、会议经费预算详见附件15）

会议经费的结算是办会者在会议结束后对整个经费使用情况即会议开支费用的结算。会议经费的结算依据是会前经费预算。会议召开之前应拟定会议开支预算，并经领导审核批准。其注意事项：开具会议住宿费发票时，需要向宾馆酒店索取盖有酒店章的正式发票，保证开立的发票与会务费相等；住宿费一般不包括使用房间的长途电话费、客房小酒吧、在酒店签单的费用。

4、会议结束阶段的会务工作

送别会议代表及嘉宾；会场的善后工作：清理会场（拿走指示牌及标志、清理会场其他物品，以便归还租借场地）。归还所借物品：会议结束后，及时归还公司内部其他部门借用的相关物品，归还前要检查是否完好，如果村坏要按照约定予以赔偿。不需要赔偿的，归还时要特别说明或修理好后再归还。整理会议文件： 整理会议记录（详见附件11）、收集会议文件、材料、形成大会决议、会议简报、会议纪要、写总结向上级汇报会议情况、将会议材料收集、分类、立卷、归档。

三、注意事项

1、活动期间公司人员必须提前到达现场，不得迟到、早退和无故缺席。

2、活动期间公司人员必须统一着装。

3、各与会人员请注意保管好自己的贵重财物。