港口企业档案信息化建设研究的论文（优秀范文五篇）

第一篇：港口企业档案信息化建设研究的论文

摘要：港口企业是通过利用现代的科学技术以及管理方法、经济手段进行港口的搬运、装卸、储存等生产与流通的服务性经济活动，是一种自主经营、自负盈亏的具有法人地位的经济组织。随着改革开放的全方位、深层次的进行，港口在经济发展中具有不可替代的作用。港口企业的档案的建立是港口企业发展的要求，是档案事业发展的要求，是港口所在城市发展的要求。本研究就如何进行港口档案信息化建设进行阐述，具有较高参考价值。

关键词：港口企业；档案信息化；建设研究

港口企业档案的信息化建设具有重要意义，进入信息时代，高科技需要推广到各个领域以改变以往的低效率的局面，港口企业作为特殊的经济组织，建立信息化的档案符合其发展，也是档案与时俱进的体现，也是加快城市发展速度的一种方式，所以要想进行港口企业的档案的信息化建设，需要进行信息化建设的规划，然后将其进行协调推进，将信息化和管理相结合，让信息化真正发挥其高效的作用，注重信息化建设中人才的培养，只有足够的人才，才能将信息化搞彻底。

一、港口企业的档案信息化建设的重要性

1.符合企业发展要求

港口企业在国家政策指导下进入了新的机遇期，许多港口都抓住机遇进行发展，这使得港口的建设与布局较大的调整，港口企业也参与到转型和升级的行列中，需要具竞争力的提升。但在实际中有部分企业的档案管理工作只限于对资料的收集、整理、保存等，没有很好的进行档案的信息化的规划，随着贸易往来合作的加深，港口的货物流通量增大，使得港口的档案信息量面临猛增的局面，传统的模式不能顺应新的发展要求，所以对港口档案进行信息化建设已是发展的基本需要，港口企业的档案是对企业工作的最直接的记录，只有信息化程度达到一定要求才能使港口企业在复杂的市场环境中提高管理效率，做出最合理的决策，才能让企业的文化得以传承与发展，所以企业的档案管理符合企业的发展之需。

2.符合档案事业发展

将港口企业进行信息化是企业在信息化时代建设的重要内容，档案信息化建设是在档案信息资源的基础上展开，其主要目标是扩大档案信息的开发利用力度，更加方便快捷的进行档案信息的查阅利用的服务，以往的档案管理是多手续的，效率普遍较低，不能赶上企业的发展步伐，不能适应当前的发展，所以解决档案的信息化是港口企业档案事业发展的必然要求[1]。

3.是城市发展的要求

如今的世界是一个开放的共同体，经济全球化的不断深入，让现代港口向着更好的方向发展和过渡，港口的发展和城市的建设已经合为一体，科学技术在信息领域的应用让时代进入高度信息化，信息化水准也是衡量一个地区或国家的现代化水平，所以将档案信息进行信息化建设是城市发展的客观要求。

二、港口企业的档案信息化建设的方法

1.规划档案的信息化建设

档案的信息化建设具有长期性和全局性的特点，是一种系统化的工程，所以合理的规划是档案信息化建设的重要前提，进行；数字化应用于港口企业的档案建设是港口企业管控体系的重要部分，所以需要和信息化系统同时规划并进行推进，让其相辅相成。要将港口企业的档案信息化建设提升至企业的增强核心竞争力的层面，让其更加高效快捷，实现资源的共享功能，要统筹规划档案信息化建设的管理与实施步骤，将建设任务明确划分到各个部门，注重档案信息化建设中的实施细则及相应的章程。档案信息化管理是对企业自身建设的积淀与升华的途径之一，档案信息化建设对企业而言还有传播的功能，能转变以往的观念，进行有计划的高准则的信息化规划，构建档案的服务平台，促进工作的效率。

2.协调推进信息化

在档案的信息化建设中，现存档案信息的数字化和新增的档案的电子化之间的关系是重点协调内容。要两边同时抓，做到在处理存量档案的信息化的进程中规范新增档案的电子化管理，档案的信息化的接收平台和保管平台的设施的齐全性是保证其顺利进展的基础，要在数据技术整合的基础上将新增档案与已有的档案进行有机结合，档案的信息化就是要求在档案的建设中涉及的标准化将更加严格，所以需要更高层次的信息化准则。要将档案信息的接收、传递、储存与利用结合在一起，要将数据库等的建设作为重点，充分利用先进的计算机技术，将档案信息系统组织起来，档案信息的保密工作也要得到重视，防止企业的机密泄露，这就需要建立稳定的系统，硬件设施也要可靠[2]。

3.将信息化与管理结合进行档案的管理，不是简单的将档案如同物体一样储藏起来，也不是简单地流水式的管理，而是要档案在企业发展中发挥提供决策参考等作用，档案的信息化是时代对其的要求，是港口企业面向现代化进行管理的必然，所以就要求相应的管理人员在其管理理念、服务范围上及功能上进行创新，让档案的信息的承载能力得到提高，让其作为一种重要的资源与财富发挥作用。将信息化与管理有机结合，提高档案的服务利用水平。

4.注重人才的培养

企业之间的竞争，归根结底是人才的竞争，所以提高人才的基本素养是提升企业竞争力的有效手段。在港口企业档案信息化建设的过程中提高管理人员的素质是促进档案的信息化进程的关键，港口企业要按照企业的实际状况制定符合本企业发展需求的人才队伍建设标准，要始终明确培养目的及方向，逐渐完善档案信息化人才队伍建设的制度和机制，做好档案人员的培训，要将计算机技术、网络技术、数字化技术、信息管理以及现代先进管理技术纳入到人才培养中，让港口企业的档案管理人员符合现代管理的需求，让其服务意识和发展意识得到增强，只有重视人才的培养才能让档案信息更具开发利用价值，才能让其发挥最大的经济效益。

三、结语

档案信息对于任何企业而言都比较重要，所以开辟其利用价值的方法之一就是档案的信息化建设。港口企业作为发展迅速的经济组织之一，在促进社会发展中具有重要作用。建立档案的信息化，是港口企业顺应发展之需，也是促进档案事业在新的时代背景下必须进行的一项措施，也是城市发展的需要，所以有必要进行档案信息的信息化建设。要规划好档案的信息化建设，同时要协调推进其发展，其次要将其与管理相结合，在档案的信息化建设中要注意人才的培养。

参考文献：

[1]韩燕萍.基于港口企业的档案信息化建设研究[J].中国港口,2013(6):50-51.[2]戴晶晶.港甲建设项目档案管理制度建设研究[J].中国港口,2014(5):60-61.

第二篇：企业档案信息化建设

公司档案信息化建设探讨

何细乃

（中冶南方工程技术有限公司信息网络中心，武汉430080）

摘要：本文通过探讨企业档案信息化建设的基本目标和主要内容，指出了本公司档案信息化建设的目标、原则和主要内容。针对本公司档案信息化建设的实际情况，本文提出了从信息管理过渡到知识管理的发展建议。关键词：档案管理；档案信息化； 知识管理

Study on Enterprise Archives Informatization

Construction

He Xi-nai

（WISDR steelmaking department，Wuhan 430080）

Abstract： This paper discusses the basic goal and main content of enterprise archives informatization construction and points out in particular the goal, principle andmain content of archives informatization construction of WISDRI.According to the actual situation of archives informatization construction of WISDRI, this paper makes a suggestion to develop from information management to knowledge management.Key words: Archives management;archives informatization;knowledge management

前言

随着社会信息技术的飞速发展，人们对档案管理工作提出了更高的要求。作为一个信息的重要来源，档案信息已经成为我国企业信息化工作的一个重要组成部分及工作内容。企业档案管理工作的信息化建设成为许多企业，也包括我们公司档案管理人员研究的一个重要对象。

1.企业档案信息化建设的误区

在很多人眼里，档案信息化与档案信息化建设往往被误读。

1.1 将档案信息化建设理解为纯粹的计算机档案管理系统的建设

许多档案管理人员，对于档案信息化建设的认识也不深。最典型的错误理解，是将档案信息化建设等同于档案计算机管理，即将实物档案的管理模式(卡片检索、实物管理)转换成建设计算机检索系统、电子文件管理系统。简单地认为，档案信息化建设就是实物档案管理模式的计算机辅助管理。

1.2 将档案信息化与档案数字化混为一谈

传统的实物档案无论是在保管还是在提供利用上，都存在着非常大的局限性。档案数字化可以解决这方面的问题，一是解决网上浏览的问题，二是解决多人同时利用同一份档案的冲突。相对于社会公共档案部门以及机关档案来说，企业档案数字化工作的内在驱动力比较强。因此，很多企业档案数字化工作进行得比较早，主要工作是将档案实物进行数字化处理，变成存贮在计算机上可传输、方便提供利用的电子矢量文件。

但是正因为这一点，很多人、很多企业就将档案信息化简单地理解为档案数字化工作。把档案信息化

建设局限在原有实物档案数字化以及新接收的档案对应的电子文件收集上。思想认识还处在档案信息化建设的初级阶段，没有从根本上实现从档案实物管理及档案信息管理，到电子档案管理及档案知识管理的转变。

2．档案信息化建设的目标

根据近几年档案信息化发展的形势来看，档案管理已经摆脱了实物手工管理(以卡片检索管理为典型代表)。绝大多数的企业，都通过各种各样的档案管理系统及计算机辅助管理手段实现了档案计算机管理。很多信息化工作进行得比较早的企业，通过加强档案信息化基础设施建设已经实现了档案资源的数字化、服务网络化，有很多单位甚至实现了接收、传递、存储和利用的一体化。

在接下来的档案信息化建设的目标上，很多企业感觉到比较迷茫，方向不明确。个人觉得，要根据企业进行档案信息化建设的目的以及信息化技术发展的大方向，来确定企业档案信息化建设的目标。各企业可根据本企业整体信息化以及档案信息化建设的现状，来确定本企业档案信息化建设的目标。企业档案信息化建设发展阶段目标，按低到高分为三个层次：

2.1 短期目标

以档案实物数字化为主要内容，辅助计算机编目为手段，实现档案文件的网上浏览、提供利用。

2.2 中长期目标

在短期目标的基础上，通过流程再造，采用电子签名、权限管理等技术手段，结合公文办公系统、设计系统、档案管理系统的一体化，实现档案信息管理。

2.3 远期目标

在中长期目标的基础上，通过参与企业生产经营活动的全过程，自动收集档案知识信息，超越传统档案管理的概念，将档案管理与信息管理、知识管理结合起来，实现档案信息知识管理。

具体到本公司，目前基本实现短期目标的大部分内容，如档案数字化正在进行，档案检索编目已经通过档案管理系统进行管理，经过授权可以实现档案文件的网上浏览与提供利用。因此本公司档案信息化建设发展的阶段性目标应该是以上述中长期目标为主。

3．公司档案信息化建设的原则

3.1 以档案信息资源开发与利用为中心的原则

档案信息化建设，包括制度建设、流程管理、信息资源准备，特别是各种系统和软件的开发，要围绕提供利用来设计、来开展。如果不以方便利用为原则，系统运行最流畅，界面做得最好看，信息资源保管得最完善，都会回到传统档案管理重保管、轻利用的老路上去，这样也违反了档案信息化建设的初衷。

当然这里说的以开发利用为中心的原则，并不是不讲安全。作为企业来说，知识产权保护始终是重中之重。只要通过信息资源及人员权限的分级，完全可以解决这些问题。

3.2 效益最大化原则

企业进行档案信息化建设，首先是看到了档案信息利用中的潜在效益。因此，档案信息化建设，特别在建设的侧重点、信息资源的准备、提供利用方面，哪些系统先上、哪些问题要先解决，甚至包括不同信息资源数字化的先后，都应遵循效益最大化的原则。比如系统建设上，是文书档案先上还是科技档案先上。再比如，科技档案扫描项目的选择上，就应该选择不同类型的典型项目或实物档案提供利用比较频繁的项目。

3.3 标准、编码先行的原则

档案信息化建设是企业信息化建设工作的一部分，包括职能域的划分、主题数据库的确立、统一编码的协调，都需要在公司统一IT规划的指导下进行。企业人力资源系统、设计管理系统、项目管理系统、设计管理平台、档案信息化平台，都需要统筹规划，确认工作流程，划分各自的职能域和主题数据库。

3.4 阶段性建设，逐步实施的原则。

要实现科技档案信息化的目标，即使具备了诸多有利条件，但是也不可能在短时间之内实现，制度改

革、流程再造，系统论证、运行、评价，信息资源准备，都需要分阶段，逐步实施。

4．档案信息化建设的主要内容

2004年，国家档案局发布的《全国档案信息化建设实施纲要》明确指出了档案信息化建设的六项核心内容：档案信息化基础设施建设、档案信息资源建设、档案应用系统建设、档案信息化标准规范建设、人才队伍建设、信息安全保障体系建设。

不同企业档案信息化工作起步有早有晚，信息化程度有高有低，信息化建设内容与侧重点也不一样。根据中冶南方（原为武汉院）10多年来档案信息化工作发展进程来看，自1995年档案信息化系统的建设开始，走过了档案信息化基础设施建设、检索数据库的建立、电子文件的收集等过程，对于基础设施、应用系统、标准规范、人才队伍、信息安全保障，都有一定的认识与经验积累。

对于当前的中冶南方来说，档案信息化建设更多地是需要从档案管理信息化过渡到档案知识管理，具体就是侧重点应该从档案实体管理－档案信息管理，过渡到档案信息管理-档案知识管理。除了开发档案文件中蕴含的显性信息知识，更应该开发档案信息中潜在的隐性知识信息。

4.1 档案信息资源建设

4.1.1 实物档案的数字化

本公司在长期的经济建设中积累下来了大量的档案，包括科技档案、文书档案、人事档案、专利档案等,这些档案在公司生产经营工作中有着很高的参考价值。可按效益最大化原则，对相应的档案进行优先排序，效益最大的优先数字化。

1)科技档案

中冶南方的科技档案主要是图纸档案，主要利用价值在于它的参考价值，从这个利用目的出发，对于那些参考价值大、重复利用率高的图纸档案，进行优先数字化处理。

因此优先顺序可参考为：典型项目图纸-设备类图纸-借阅利用率高的图纸-其它科技档案。利用5-8年左右的时间，完成历史遗留档案的扫描工作。

2)专利档案

专利档案目前还不是很多，建议可优先实现，与公司专利管理系统结合起来，实现专利档案的全部数字化。

3)文书档案

文书档案数字化优先顺序参考为：典型项目全部合同-商务合同-获奖证书文件-其它文书档案

4)人事档案

人事档案数字化优先顺序可参考时间年代及利用率来具体确定：近年的人事档案-个人相关证件-其它

5)其它档案

4.1.2 电子文件的收集

目前公司的科技档案电子文件收集工作经过多年的努力，基本上达到了电子文件100%的收集率。对于设计外委、设计分包电子文件的收集工作正在研究中。

4.1.3 电子档案的收集

电子档案的收集与归档，是档案管理的高级阶段。

公司信息网络中心正在进行设计文件无纸化流转的流程设计，相应配置的系统建设正在进行。通过电子签名，系统授权，IT标准化检查，档案合规性检查等技术手段，实现电子档案的网络无纸化流转、收集、归档、打印、发出。

对于OA系统的开发与归档，也应该研究公文自动归档，实现发文归档的一体化。

4.1.4 档案知识库的建立与利用

传统档案管理只关注最终实物档案，档案信息化初级阶段重视档案数字化，档案信息化的深入发展不仅要关注档案本身所包含的信息，还应该探究这些档案信息的来源、产生性质、产生过程，档案信息之间的联系，甚至还应该关注信息的生产者、时间、地点。

不仅要重视档案本身反映的信息知识，还应该就档案信息所包含的关于档案产生组织、档案作者的隐性知识进行收集、归纳、提取。通过分析、研究、积累以及系统的自我学习，形成一个完善的档案知识库。

1)技术专题汇编

在内容上要打破传统汇编只重罗列案卷号的形式，对每项技术的发展历史、不同类型、不同特点都应该有评述，在本企业不同项目中应用的历史，包括不同项目中的应用评价，历史查询、参考、复用率最高的本项技术档案，最近应用本技术的本公司的工程项目等等方面的信息，都应该涵盖。比如关于炼钢工程中应用的钢水罐的技术专题汇编，就可以概述钢水罐的发展史、最新钢水罐技术，本企业在各项工程中应用的钢水罐种类、技术参数、应用评价，历史上本企业查询、参考、复用最多的钢水罐的档案，本企业最近最新设计的钢水罐的有关情况等等。

2)隐性知识的管理

通过知识管理，对蕴含在档案信息中的管理知识信息进行提取。通过系统对每份文件本身信息的自动提取(电子档案流转实现后)，可记录图纸形成过程中所包含的人工时(图纸量)、修改信息、参与人、设计人、修改人、参加专业等，可形成项目信息知识库，为工程项目管理、设计管理提供服务。

3)通过利用反馈机制形成档案知识库

相对于传统的档案信息提供利用，可考虑进行主动服务。针对各专业设计人提交的档案利用需求，由档案人员通过定题服务，形成电子档案袋(一种包含多种档案信息链接或电子文件的文件包)。

通过设计人员的利用效果反馈，完善并保存积累电子档案袋。利用这种方式，就可通过设计人员亲身体会形成档案知识利用知识库。可以将设计人利用知识本身的过程和成果积累下来，形成庞大的知识利用库，方便后来者的使用。

4)通过档案信息导航地图建立档案知识库的利用新模式

建立各系统之间的联系方式，如链接、信息的加入等等，将档案信息、项目管理信息、设计信息、人员信息有机的联系起来。通过档案信息导航，让利用人员从一个入口进入，就可以遍历整个档案知识库，增加学习的效果。

4.2 档案信息化应用系统的建设

通过了解档案信息资源建设的内容，我们对于应用系统的建设有了方向，明确了应用系统开发的侧重点。系统开发过程中，除了一般档案信息系统应具备的收集、整理、提供利用功能外，具体要重视以下两个方面的问题。

4.2.1 重视过程管理与来源管理

档案信息化建设除了关于资源的数字化和利用信息化外，更主要地是要进行流程再造。通过流程的优化，将档案收集、整理提前到档案信息形成的过程中。不仅要重视档案结果信息的收集(纸质或电子档案)，更要重视档案产生过程信息、档案来源信息的收集。基于这些原因，系统开发应该做到：

1)文书档案信息管理与办公自动化结合起来

2)图纸档案信息管理与项目管理系统、设计管理系统结合起来

3)专利档案信息管理与专利数据库结合起来

4)人事档案信息管理与人力资源系统结合起来

4.2.2信息安全保障建设

信息安全始终是档案管理的重中之重，特别是对一家自主经营的企业来说。知识产权是企业的生命线，知识产权的保护是公司得以在市场上领先的关键所在。

档案信息化系统应该兼顾到开放与限制，利用与保密之间的关系。

1)通过技术类别、保密级别、特殊项目、档案类型等多种方式对档案信息进行分级。

2)通过部门、专业、人员、项目等多种角色对人员进行分级。

通过档案信息的分级以及人员的分级，实现对档案信息、档案知识的利用。

5．公司档案信息化建设的发展方向

企业档案信息化建设的发展方向，应该类似中国哲学中所说的大象无形。将档案管理嵌入到公司业务流程中去，在流程过程中进行档案信息收集，进行知识管理。

1)从传统的实体管理-信息管理过渡到知识管理

2)从传统的结果管理过渡到流程管理、全过程管理。

3)从传统的文书档案、科技档案、人事档案管理，发展到参与全公司业务范围的知识管理

参考文献：

[1]齐虹:《知识管理及其对档案管理的启示》，《21世纪的社会记忆-中国首届档案学博士论坛论文集》，中国人民大学出版社

[2]张海燕：《企业档案的知识化管理》，《机电兵般档案》2007年第1期

第三篇：港口信息化建设

《港口信息化管理》

随着全球经济一体化和信息技术的发展,水运在世界经济运行中的地位日益突出,现代港口的发展呈现出布局网络化、业务物流化、格局港城一体化和管理信息化等特点。这些特点要求港口全面实现信息化。世界各国都十分重视港口信息化的建设,并在这方面已取得了重大进展。

一、信息化应用的理论

中国港口大多作为传统的劳动密集型的粗放型企业，面临着巨大的成本压力和竞争压力。使用信息化管理可以使得公司工作改变过去粗放的工作作风，使得港内工作更加精细化，就能起到提升自身竞争力的目的。

精细化管理就成为了信息化管理的理论依托。精细化管理是一种理念，一种文化。它是源于发达国家（日本20世纪50年代）的一种企业管理理念，它是社会分工的精细化，以及服务质量的精细化对现代管理的必然要求，是建立在常规管理的基础上，并将常规管理引向深入的基本思想和管理模式，是一种以最大限度地减少管理所占用的资源和降低管理成本为主要目标的管理方式。现代管理学认为，科学化管理有三个层次：第一个层次是规范化，第二层次是精细化，第三个层次是个性化。

精细化管理是通过规则的系统化和细化，运用程序化、标准化、数据化和信息化的手段，是组织管理各单元精确、高效、协同和持续运行。

精细化管理是管理者用来调整产品、服务和运营过程的技术方法。它以专业化为前提、技术化为保证、数据化为标准、信息化为手段，把服务者的焦点聚集到满足被服务者的需求上，以获得更高效率、更高效益和更强竞争力。“精”就是切中要点，抓住运营管理中的关键环节；“细”就是管理标准的具体量化、考核、督促和执行。精细化管理的核心在于，实行刚性的制度，规范人的行为，强化责任的落实，以形成优良的执行文化。

二、港口信息化的发展方向

第一，信息化发展水平将对港口竞争力产生重要影晌。

港口业发展日新月异，信息技术将为港口业提供广阔的发展空间，也将带来 1

新一轮的国际竞争。

从国际港口发展趋势来看，一个港口的信息化发展水平将成为港口竞争力中最为重要的条件之一。目前，国际大港基本都有较完善的港航信息系统，并且在不同程度上成为港口高效运作的生命保障线。

第二，通过港口信息系统实现全面服务。

随着经济和社会的发展，现代港口正朝全方位增值服务的方向发展，成为资金、信息、商品、人才的聚集地。高效便捷的港口服务、快速灵动的信息反映、港口功能的深化拓展都离要依托信息化这个平台。目前，世界上大多数港口或多或少地面临岸线空间、陆地领域、集疏运联接、港口水深、资金和信息化水平等问题，但为了港口的发展和在竞争中不落下风，越来越多的港口通过加强港口信息化来提高服务水平，利用信息化的手段整合港口资源，实现高效系统的运营。现代化的信息系统是港口发展追求的目标，能否提供实时追踪查询的、有统一标准数据接口的港口信息系统，实现“一站式”服务，将成为未来港口信息化的焦点。

第三，现代信息技术的应用更加广泛。

未来，港口信息化建设、智能化技术应用的领域将更加广泛。世界各地的主要港口都在信息系统上加大投入力度。例如美国新奥尔良港在90年代初建设的“全港自动化系统”，不仅实现港内应用系统集成，还加强了与外部应用系统的自动化联接，如电子化泊位申请系统、自动化船货清单系统和卸货计划系统等，深受客户欢迎。釜山港成功实现了以无线射频识别(RFID)系统为基础的“Ubiquitous港”建设，该系统可以及时掌握货物移动路径，迅速安排装备和车辆，从而有望提高程序效率(44%)和港口生产效率(20%)，每年为港口生产能力新增840亿韩元的收益。不仅如此，釜山港还建设了釜山数字物流系统，该系统融合了东北亚港口信息，使釜山港物流辐射范围得以扩大。在汉堡港的CTA码头，由码头前沿到堆场的集装箱的运送均由无人驾驶的自动导向运输车来操作，堆场上的集装箱由数控龙门吊自动装卸，外来进行运输的集卡司机只需要通过电子刷卡即可输入装载信息，通过自动化装卸系统实现货物的装卸。同样，在鹿特丹的ECT码头，由于装卸和运输设备先进，自动化和机械化程度高，整个港区几乎看不见码头工人。

可见，以条形码技术、自动识别技术、全球卫星定位技术、辅助决策技术、EDI技术等为代表的现代信息技术，必然成为未来港口生产、经营、管理的重要手段。

三、信息化实践意义

在当今国际国内港口经济新的发展形势下，各个港口面临着经营的局限和竞争的压力。港口经济在市场化的方式方法在收益日趋饱和的情况下，只有想方设法提高自身的运营效率，节省成本才才能够提升公司的竞争力，使公司在竞争中保持不败。因此信息化成为了港口运营改革的突破口，从而解决在传统运营模式中的问题，提高港口运营的效率。

下面对信息化后运营效率能够预期达到的改善效果进行简要分析。

第一、优化办公效率

这也是信息化管理系统应用的最核心目标。从信息化的角度讲，信息化可以减少大量的纸面传递、提高文件或政令在组织内的传递速度。

传统的工班制度港口每天都会产生非常大量的纸质工班，在主要业务部门都设立了专人负责工班的流转和统计，而理货员每天开具工班也占用了一定的时间，降低了工作效率。每天的工班由专人负责统一收敛交到仓库的统计人员，由统计人员进行初步的分类和核对。然后由仓库统计人员将工班分发到相关部门，再由各部门负责工班统计的人员进行进一步的使用。各部门根据不同的需要还要对工班进行统计和筛选。因此，各部门在进行完所有的统计、分类工作已经占用了大量的时间，如果想及时了解公司的情况是不可能的。

在使用了信息化管理系统后，以上问题就变成了最简单不过的问题。过去的纸质工班现在均在电脑中录入，系统已经规定好了格式，理货员只需要录入相应的信息就能生成工班。各相关部门只需要在管理系统中查询需要的工班就能及时的显示出来，彻底剔除了过去由专人负责整理工班的环节。并且使得工班的意义提升了一个层级，达到了实时掌握的程度，使得公司的管理者能够及时的掌握公司的生产面貌。使得过去用时最多，工作最为繁琐的一项工作变成了简单、易操作的信息化程序。使得理货员从过去繁重的案头工作中解脱出来，将宝贵的时间用于更有需要的工作当中。

在对港内生产情况的信息统计上，信息化管理系统相对于过去的传统统计方

法起到了质变的飞跃。由于货物到港后，货物信息录入了信息系统中，在查找货物时，就可以在信息系统中直接筛选。过去要查询货物只能有人力查找，非常的费时费力，在装船前，需要很大精力核查该船的货物，现在只要通过信息系统的筛选，几分钟就可以掌握货物的信息，大大节省了时间和精力。

第二、理清业务流程

港口的集输港都是由市场部制定计划，仓库具体实施，调度组织作业，卡口则负责载货车辆的进出。在使用信息化管理系统后，形成了较严密的管理流程，大大改善了集输港存在的一些问题。

在系统内，所有业务部门的计划和指令都在系统内体现。每个环节的工作都需要有系统内明确的指令。在车辆管理方面，可以在卡口设立车辆信息登记环节，登记时系统只能登记上有计划的车辆，没有计划员的计划则在系统中不能进行登记。在仓库方面，没有计划员的计划就不允许卸货。调度室没有计划员的计划则不予调排人机。市场部与卡口、仓库、调度室通过信息系统相连。由市场部做出计划，其他部门没有修改计划的权限，只能按照市场部计划来运行。

这样一来就可以避免过去车辆进港无序，和不按调度指挥，私自联系工人卸货的情况。

第三、明确职责权利

在开发了信息化管理系统后，要求系统中能够体现各部门在每一个作业环节中所作的工作，对每个步骤要求有据可循。各方指令均在同一平台内进行，任何一个指令都有相应的详尽记录，使得各方的权利和义务一目了然。从而在发生问题后，对问题的排查可以分清到底是哪个部门的义务或疏漏。找准责任方，进行及时的改进，避免同类事件的再次发生，最终目的是提升港内作业的质量和效率。

第四篇：人才市场档案信息化管理研究论文

摘要：社会经济的发展对人才的要求越来越严格，人才的流动所造成的人事档案管理模式也在不断的更新，因为它要满足不断发展的现代社会需求。计算机网络技术的发展逐渐的提升社会对信息的处理能力，因此，在计算机技术被广泛应用的年代，通过建立有效的网络化人事档案管理系统和机制，使得我国各类型的人才能够逐渐被发觉，他们的人事档案管理也能实现更好的人事档案互联与共享。

关键词：档案管理；人才市场；信息技术

1人才市场档案信息化管理

人才市场档案信息化管理就是在国家档案行政管理部门对人事档案信息管理的过程中，通过对人才市场档案信息的统一规划和管理，并利用现代信息技术的发展成果，对人事档案信息的相关资源进行信息化的管理和处置，使得人事信息能够更好的服务于社会企事业单位和个人。通过以下三个方面对现代的人才市场档案信息化管理进行建设：首先，是信息化管理基础设施的建设。基础建设的最重要的是计算机软硬件设施的建设和计算机应用系统的建设。这是档案信息化管理当中必不可少的基本条件和技术保障，只有当信息技术发展到一定程度，人事档案的信息化管理才有依托，这也是为人事信息信息化管理提供一个信息化的标准。同时，在局域网中做好数据备份系统及灾难应急工作，保证意外发生时能自我修复。毕竟人事档案的管理中对信息是大众和公开的，当所有人都是通过Internet互联网查询的时候，信息技术的发展才彰显其重要作用。第二，是人事档案信息化管理的人才队伍的建设。具有现代化意识和科技化意识的档案管理人员在信息化不断发展的时代是急需的，他们过强的专业知识能够作为档案信息管理的坚强理论基础，同时他们也应该具备较广的知识面，如对现代信息管理技术的学习和掌握，他们既能熟悉人事档案管理业务的基础理论知识又懂得如何将计算机信息化管理技术应用到人事档案的管理中，这就是社会所最需要的双重知识结构复合型人才。例如人事档案中存在较多的纸质档案，如何有效的将其转化为电子档案，如果掌握了较好的OCR技术就能达到这种目的。操作自动识别、文字能够顺利转化成TXT或DOC文档格式，这样能够更有效的进行电子档案的编辑和管理。

2人才市场档案管理与信息技术发展

2.1信息技术是档案管理工作的手段

要实现高效的人才市场档案信息化管理机制，首先要在一定程度上冲破传统人事档案的利用效率，通过更加开放化的管理模式进行档案的管理。例如，将信息管理层面的传统保管、利用职能逐渐的转化成服务职能，进行合理的人事档案信息资源配置，是人事信息档案的管理更加人性化，追求服务的高尚。

2.2信息化管理更有效进行决策和管理

为了保证人才市场档案信息化管理能够实现完整、可靠性，信息技术的快速发展为其提供契机。人机合一，信息处理能力的人为干扰准确性，都成为信息处理能力的有效手段，人才市场档案信息的一次性投入，能够通过计算机技术的加工和整理，实现信息的多次而准确的产出，同时能够提供更加准确及时的远程服务，实现的是一种远程和面对面式的交互作用模式。

3人才市场档案信息化管理的意义

对人才市场的档案信息进行信息化管理，使其在充分展现信息化技术应用的广泛性的同时，能够调动人才市场档案信息的数字化和网络化的有效结合，能够使得人事档案信息在当事人与企业、社会的接收、传递、存储上实现一体化的管理。同时，这也面临一个较大的问题，就是人事档案信息的安全性，这是最主要的方面。一旦信息泄露，不仅对个人，对企业还是社会，都会造成一定的负面影响。因此，不断地对信息技术在人事档案管理上的创新，加强安全性的创造是最重要的方面。人才市场档案信息化管理的过程也就是信息处理的自动化、实时化和网络化三者的有效转换。例如，在这样的体系下，相当一部分疏浚信息的输入与输出更加的迅速和便捷，同时在确保信息安全的情况下能够实现信息的多次循环利用，并大大提高整个人才市场档案信息管理的工作效率。

4结束语

人才市场档案信息管理的方式一定要结合现代信息技术的发展，实现的是将长期、全面而具体的工作转变成新工作效率更高的、全面而又准确的信息处理过程。不仅仅是信息技术在本方面的应用，同时也是档案管理人员的积极参与与配合。因此，人才市场档案管理信息化管理机制的实现，既要提高工作人员的计算机技能，又要逐步的加大对档案部门信息管理的监督。

参考文献：

[1]赵晖.信息时代高校档案管理应注意的几个问题[J].办公自动化,2008,123.[2]程超.人才市场档案信息化管理探讨[J].黑龙江史志，2015，07.

第五篇：档案信息化建设

论档案信息化建设

摘要：档案信息化是是档案工作向现代化迈进的必由之路，必须加强档案信息化建设。目前，在档案信息化建设中存在缺乏统一标准和规范；档案管理人员知识结构“老化”，思想认识不到位，重视程度不够；软件系统及其应用相对薄弱，工作基础较差；数据保护存在风险等问题。因此必须加强档案管理人员的素质建设和档案信息标准规范化建设。关键词：档案信息化建设问题重点

Abstract: The file information is the way that must be taken which makes great strides forward to the modernization of the file work, must strengthen the file information construction.At present, exists in the file information construction lacks the unification standard and the standard;The records management personnel knowledge structure “the aging”, the ideological recognition does not arrive, takes the degree to be insufficient;Software system and its application relatively weak, the work foundation is worse;

Question and so on data protection existence risk.Therefore must strengthen the records management personnel's quality construction and the file information standard standardization construction

Keyword: The file information constructionthe questionthe key

档案是指人类社会各项实践活动的真实记录，是第一手的原生信息，因而是社会的宝贵财富，是人类重要的历史文化遗产。档案工作深深植根于人类社会生活，并随着社会文明程度的提高，越来越深入到社会生活的各个方面，发挥着越来越重要的作用。

人类进入信息社会以后，档案对人类认识客观世界和主观世界，对传承人类文明，对经济发展和科技创新，具有着越来越不可替代的作用。因此，加快档案工作融入信息社会的步伐，把档案信息化纳入国民经济和社会信息化的总格局中，大力推动档案信息化建设，己是档案部门和广大档案工作者义不容辞和刻不容缓的重要任务。档案信息化是档案工作向现代化迈进的必由之路，是档案工作实现历史与未来有机链接的战略之举。

一、档案信息化及档案信息化建设的内涵

什么是档案信息化？杨公之主编的《档案信息化建设导论》一书定义为在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。换句话说就是：档案信息化是以计算机技术、网络技术、信息技术为手段，以现代管理学为理念，以服务于全社会为宗旨而开展的一项涉及多学科知识交叉应用的新型工作模式，其核心和目标是发展档案业务，提高档案的现代化管理水平，挖掘档案的社会价值，提高全民族的文化素养，造福于后代。

档案信息化建设则是这样一个过程：随着信息技术水平的提高及其在档案管理工作中应用程度的变化，档案信息化建设的阶段性目标也要及时做出相应调整，档案管理理论所面临的创新与发展要求也会表现出一定差异[1]。档案信息化建设的基本推动力量是信息技术在档案管理工作中的广泛运用；档案信息化建设以提高档案工作现代化水平和确立网络环境中档案管理与服务的基本框架为阶段性目标；在档案信息化建设过程中必须重视重新思考档案管理的原则、理论与方法；档案信息化建设的最终目标是最大限度延长档案信息满足社会各界的需求，从而更好地为档案信息的社会化服务。

二、当前档案信息化建设中存在的问题

档案信息化一般包括基础设施建设、档案信息资源建设、标准规范建设、应用系统建设和人才队伍建设等方面。

在档案信息化建设中存在的问题包括以下几个方面：

1、缺乏统一标准和规范。

目前，许多部门在建设档案信息化过程中往往只重视发展先进通信设备和购置高档计算机系统，忽视档案信息资源标准规范化建设，结果是有路无车，投入巨额资金建成的档案信息系统无法转化为经济和科学发展的催化剂。

具体表现在：计算机软件开发缺乏整体规划性，软件在通用性、实用性等方面存在严重的不足，计算机及其有关设备型号各异，设备档次参差不齐，没有形成统一的硬件环境：档案信息规范化统一的分类编码标准不完善、不统一；并且由于缺乏技术组织上的支持和系统管理、网络技术的支撑，缺乏统一明确的管理性、业务性和技术性标准；这些都制约着信息交流的范围和程度，直接影响着档案信息化建设的步伐。

2、档案管理人员知识结构“老化”，思想认识不到位，重视程度不够。

老的档案管理人员对纸质档案的管理理论、原则、方法和技术已熟门 熟路，但不懂电子文件形成、信息的存储、传输、检索、利用等技术；而年轻的档案管理人员仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术，对档案管理的基础知识、管理原则和管理环节却懂得不多，这已是一个普遍存在的共同问题。目前各单位档案部门的档案管理人员仅仅是普通的微机操作员，他们既没有经过专业学习，也没有通过系统培训，只是凭借着几年的微机操作经验来管理系统网络，出现问题有时只能坐等专业技术人员前来解决。这些问题的存在，已经严重地制约了整个档案事业的创新发展。

还有些管理人员传统思想严重，对档案信息化缺乏必要的认识，没有把档案信息化建设摆到应有的高度，认为档案信息化离自己还比较远，认为档案信息化是技术部门的事情，不需要业务人员参与其过程等等。

3、软件系统及其应用相对薄弱，工作基础较差。

许多档案馆虽然购置了硬件设备，但其软件应用水平和利用效率不高，大多以单机和简单的网上操作为主，局限于实现简单的查询和利用，没有真正发挥作用；另外，也没有考虑买到的新的信息化软件与原有软件之间能否兼容以及是否影响到以后的升级，4、数据保护存在风险

目前，我国数据安全的保障主要依靠技术上的不断升级，设置复杂的密码和防火墙，但是单纯从技术角度只能被动地解决一个方面的问题，而不能长远、全面地规范、保障数据安全。另外，从数据库系统本身的防范能力来讲，在快速变化的信息环境下，改进数据库保护方案不可能与时俱进，技术的改进不能完全防止计算机犯罪的发生，这也是风险所在。

三、档案信息化建设的重点

（一）、档案管理人员的素质建设

档案信息化建设最关键的是高素质创新人才的培养。随着大量高新技术在档案部门的广泛应用，必须建立一支分工合理、结构科学、素质过硬、保障有力的档案管理队伍。

1、提高档案管理人员的业务素质[2]

业务素质问题关系到档案工作数字化建设成败关键。档案信息化建设涉及数字化档案信息资源建设、计算机网络建设、办公自动化和文档一体化管理，简言之，就是把计算机技术、通信技术、网络技术等现代技术运用于文书工作和档案管理，可谓一项档案技术工程。这就要求档案管理人员既要掌握档案学基础理论和档案管理知识，还要掌握一些自然科学基础理论知识、计算机技术、网络技术和操作技能。具体而言，档案工作人员应该做到：

①能熟练运用信息工具。作为档案管理人员，要注重自我完善，掌握计算机理论知识

和运用技能，使自己能熟练使用各种现代信息工具，特别是网络传输工具，为更快、更好地开发档案信息打下牢固的技术基础。

②能捕捉档案信息。当今信息时代，社会将更多地从信息服务的功能上去要求和评价档案部门。因此，档案工作者必须具备较强的信息捕捉能力，不仅要熟练、快速地获取本馆所藏的档案信息提供给利用者，而且要充分利用网络的便利和优势，熟悉网上的档案信息资源，引导利用者获得更多的档案信息。

③能鉴定有效的档案信息。作为档案管理人员，要把有价值的档案信息有效地传递给档案利用者，这是利用者评价档案部门信息服务质量的一个重要标准。网络环境下，信息份量重大，内容也十分芜杂，档案工作者必须具备比以往更强的鉴定评估能力，对档案信息进行判断、鉴选、分析，从中筛选出对特定利用者有用的部分，为利用者提供优质的服务。

④能加工、提炼档案信息。信息社会，档案利用者更需要“精要”信息，提供“原件”已远远无法满足他们的需求。这就要求档案工作者提高对档案信息的加工、提炼能力。许多档案信息具有多重价值，从不同角度进行加工，剔除其中的无用成分，重新组合，将产生出新的档案信息产品。从而实现档案信息的渗透增值能力，达到高效利用的目的。

２、提高档案管理人员的思想素质

①坚定的政治信念。档案工作是一项政治性、机密性很强的工作.因此，档案管理人员应严格遵守党和国家的各项法律、方针、政策，严守机密，树立政治意识和政治信念。

②热情的工作态度。档案工作具有服务性强的特点，要求档案管理人员要树立爱业、敬业、奉献的精神和不为名、不为利的价值观.在服务态度上，力争做到主动热情、耐心周到.力争把档案的潜在价值转化成有用性、可用性的社会效益和经济效益。

③严谨细致的工作作风。档案工作不仅是一项政治性、服务性很强的工作，也是一项复杂、细致、烦琐的工作，这就需要档案管理人员具有严谨细致的工作作风。这种工作作风，要求我们整理档案的区分全宗、分类立卷、编目、鉴定、确定保管期限、汇编、注释档集内容、利用档案的咨询等各个环节都要准确无误。

④较强的事业心。档案的收集工作是一项难度较大的工作，这就要求我们要在工作实践中培养强烈的事业心，高度的责任感和使命感，耐得住寂寞，愿为档案事业奉献精力与时间，不为一时的困难所吓倒，为档案工作现代化建设勤奋学习，钻研业务。

（二）、档案信息标准规范化建设

档案信息化标准规范主要包括管理性标准规范、业务性标准规范和技术性标准规范。[3]标准规范是档案信息化建设的“交通法规”，档案信息化法律法规和各种标准的支持，需要国家档案行政部门制定一整套统、规范化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最只能建立在标准规范的基础上，必须要有相关大化和案卷完整化、检索利用便捷化。

实行档案馆室规范化管理可以增强档案工作者和领导干部档案法律意识；也极大地提高了档案工作的科技含量！

①档案信息著录的规范化

档案著录包括著录原则、方法、项目、格式、文字、来源、详简级次、主要规则和标识符号等。档案著录是建立档案信息数据库的第一步，通过著录将文件的内容和形式特征记录下来，形成数据条目，再将数据条目录入计算机，组成档案信息数据库。著录必须统一规范，否则就会在出现同一事物或同一人物具有不同的名称，而不同的事物或不同的人物却具有同一名称等一系列问题时，造成同一检索点的条目前后不一致的现象，影响档案机读目录数据的检索和利用效率。目前，我国已有《档案著录规则》《电子文件著录规则》等一些标准，这是我国档案信息化工作规范化的重要文件，我们的著录标引工作应以此为标准。

②档案信息存储的规范化

目录档案信息多以硬盘为存储方式，随着数量的增加，为了安全起见，就要考虑卸载方式保存档案的信息，要研究统一的存储载体，如果以光盘为主，那么就要对光盘作为档案信息的保存载体进行研究，并制定相应的标准和操作规范。

③档案信息管理软件开发技术的规范化

档案信息管理是对传统档案实体信息及档案的管理信息利用计算机进行的辅助管理。作为一个规范化的档案计算机管理系统软件，必须具备档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、检索、开发利用及档案统计等基本业务管理能力。它不是简单的模拟手工作业，而是根据档案管理中各个环节的业务工作流程，结合计算机硬件特性来实现一个具有高效率、高质量、简捷的合理化工作模式。因而我们应该更新原有的档案信息管理系统，将原系统的档案信息数据库平滑转入新的信息平台并投入使用，使其为档案资源数据库高度共享奠定一个良好的基础。

注释：

[1] 崔丽君：《档案信息化建设刍议》，《当代经理人》，2006年第6期。

[2] 雷亚旭：《档案信息化建设的管理与改进》，《实用医技杂志》，2006年4月第13卷第7期

[3] 周风云、赵焕中、姜桂娥：《浅谈档案信息化建设的思路》，《山东档案》，2004年第2期