浅谈企业档案信息化建设与创新范文

第一篇：浅谈企业档案信息化建设与创新范文

浅谈企业档案信息化建设与创新

重庆潍柴发动机厂刘秀陵

【摘要】企业档案的信息化建设必须根据自身特点和需要进行量身订做，也就是创建工作是由大大小小的无数个创新思维来构成的。要发展就要有创新，档案事业也是如此。档案管理只有不断创新，才能使档案事业逐步走向信息化网络化以适应和服务于企业。

企业的档案信息化建设是不可阻挡的趋势，看一个企业档案管理现代化的水平，其档案信息化的程度是重要依据，档案信息化，就是在相关部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。

而档案管理信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。这个过程从初级的计算机辅助管理，即仅局限于档案工作内部的编目和检索环节发生局部作用的管理，逐步向档案信息电子化、档案管理网络化发展，在这个创建过程中，是可以有借鉴的，但是，企业的档案工作相比于其他如地方档案馆、院校图书档案管理、事业单位档案馆等，他们的受众面广，可以是开放式的。而企业的档案受到涉密的制约，它的服务面是有针对性的，局限于某个范围之内，既要充分利用档案资源，又要严格控制使用的对象。就是在同是企业的而行业不同，也会因产品方式不同、流程不同、部门隶属关系不同等原因，也无法照搬现成的模式。因此企业档案的信息化建设都是必须根据自身特点和需要进行量身订做，也就是创建工作是由大大小小的无数个创新思维来构成的。创新是一个企业进步的灵魂，是一个企业持续发展的不竭动力，要发展就要有创新，档案事业也是如此。

档案管理只有不断创新，才能使档案事业逐步走向信息化网络化以适应和服务于企业。

档案工作创新，要解决好四个关系问题

（一）创新与基础的关系

创新必须在原有基础之上进行。我国档案工作历经半个世纪的发展，形成了一整套理论、方法和工作经验，档案事业得到了较快发展，形成了独具特色的工作体系，这些基础对我们今后的工作仍具有较强的指导意义，是创新的根基，因此，创新绝不能抛弃这个基础，要在认真研究、总结过去的基础上，分析现在和将来的形势，在发展中寻求新的突破。

（二）创新与现实的关系

工作创新不能脱离实际。创新就要重视现实，面向未来，从实际出发，围绕如何解决现实存在的问题，在打好基础、快速发展上求突破。

（三）创新与学习、借鉴的关系

学习是创新的基础，借鉴是创新的阶梯，创新是学习的动力，也是学习的目的。档案工作创新既要学习本专业知识，借鉴本行业成功的经验和方法，又要学习相关专业、其他行业知识，借鉴其他专业创新方法和成功经验。创新要坚持“推陈出新”原则，运用否定之否定认识规律和批判、继承观念，在学习、借鉴中创新。

（四）创新与实践的关系

创新都要经过实践检验，凡是对事业的发展有促进作用的创新，都要大力推广，在实践中不断完善。

档案管理信息化创建中的关注点：

一、新旧档案的不同处理方式。

新归存的的公文档案和技术文件图档都为电子文档，只有少部分为实物档案。旧的文档绝大部分为实物档案，采用将常用的纸质档案资料进行电子化，以适应网络化的服务。

二、纸质、电子两种介质并存互补。

从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，在现阶段的环境条件下，纸质档案还有一定实用性和优点，有一定的不可替代性，所以可以采用两种介质并存以互补。实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快了档案信息数字化的进程。

三、以无纸化模式为主，做好纸质、电子两种备份。

在档案利用上以电子文档为主，纸质档案为辅，向无纸化模式靠拢。备份必须以纸质、电子两种方式同时进行，以确保万无一失。由于电子介质的更新、硬件设备的更新，对重要档案信息进行存储方式的转换，以免造成信息的丢失，如一些磁带、软盘存储方式已很少应用，就需要把重要信息转换为现常用的存储方式，以提供利用。

四、“工欲善其事，必先利其器”，选取适合的档案管理软件是档案信息化建设工作付诸实施的重要媒介。信息化建设理念，需要科学的档案管理软件作支撑，单纯以传统方式管理大量电子文件，绝非明智之举，档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身，是疏通信息化建设管理脉络，提高档案工作质量和效率的关键环节，在很大程度上决定着档案信息化建设的成败。

五、防泄密措施采用技术上的物理隔离和行政上的保密制度教育与奖惩

双管刘下。

企业的经营、财务、技术等等的档案资料是企业的无形资产，被严格划分为不同的保密等级，只能在指定的有限的范围内利用，不容许外泄。进行密级界定。首先制订密级标准，对室藏档案按公开、内部、秘密、机密进行界定，并以优良的档案管理软件自身的安全设置，如访问授权、用户安全级别、密码设置等功能模块，成为电子文件管理、利用的一道坚实屏障，能有效地确保档案信息安全。其次对档案信息使用者进行网上身份验证，对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限，以保障软件系统的安全。在网络设置上进行物理隔离，这还不够，还必须建立一套严密的保密制度，奖惩明确，从上到下的保密机构组织进行定期的教育和宣贯，提高全体员工的保密意识。

六、网络化以内部局域网为主，隔绝外网。

电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，并在档案馆（室）的服务器上归档。

七、严把电子档案的正确性和完整性。

数据质量是计算机管理系统成败的关键，要严把数据关，保证所输入的数据是全面和准确的，否则难以保证系统的正常运行。可考虑建立数据审核制度，在数据输入之前对数据进行审核，在数据输入之后进行认真校对

八、服务模式在现行文件阅览服务的同时可以增加在线服务。

开展在线服务。传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档

案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案部门利用档案原件的方式，在信息化时代里必然要发生变化，至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。

以网络技术为主的档案数字化已经或正在逐步引入到档案管理工作中，档案的形成、鉴定、整理、利用都受到深刻影响。电子档案管理流程的科学化、规范化、专业化以及档案信息资源开发一体化，是电子档案管理重要性的体现。

档案工作信息化是促进企业信息资源全面收集、整合、开发的重要基础，通过档案信息化建设，能够实现对企业信息资源的集中管理，成千上万倍地提高利用效率，全方位地参与支持企业决策和各级信息服务，将自身融入企业信息系统，使档案工作与企业设计、生产、施工、管理等工作流程相衔接，参与国际质量认证体系的贯标活动，实现档案信息资源的制度化、规范化管理，创建一个具有本企业特色的档案信息化系统，

第二篇：企业档案信息化建设

公司档案信息化建设探讨

何细乃

（中冶南方工程技术有限公司信息网络中心，武汉430080）

摘要：本文通过探讨企业档案信息化建设的基本目标和主要内容，指出了本公司档案信息化建设的目标、原则和主要内容。针对本公司档案信息化建设的实际情况，本文提出了从信息管理过渡到知识管理的发展建议。关键词：档案管理；档案信息化； 知识管理

Study on Enterprise Archives Informatization

Construction

He Xi-nai

（WISDR steelmaking department，Wuhan 430080）

Abstract： This paper discusses the basic goal and main content of enterprise archives informatization construction and points out in particular the goal, principle andmain content of archives informatization construction of WISDRI.According to the actual situation of archives informatization construction of WISDRI, this paper makes a suggestion to develop from information management to knowledge management.Key words: Archives management;archives informatization;knowledge management

前言

随着社会信息技术的飞速发展，人们对档案管理工作提出了更高的要求。作为一个信息的重要来源，档案信息已经成为我国企业信息化工作的一个重要组成部分及工作内容。企业档案管理工作的信息化建设成为许多企业，也包括我们公司档案管理人员研究的一个重要对象。

1.企业档案信息化建设的误区

在很多人眼里，档案信息化与档案信息化建设往往被误读。

1.1 将档案信息化建设理解为纯粹的计算机档案管理系统的建设

许多档案管理人员，对于档案信息化建设的认识也不深。最典型的错误理解，是将档案信息化建设等同于档案计算机管理，即将实物档案的管理模式(卡片检索、实物管理)转换成建设计算机检索系统、电子文件管理系统。简单地认为，档案信息化建设就是实物档案管理模式的计算机辅助管理。

1.2 将档案信息化与档案数字化混为一谈

传统的实物档案无论是在保管还是在提供利用上，都存在着非常大的局限性。档案数字化可以解决这方面的问题，一是解决网上浏览的问题，二是解决多人同时利用同一份档案的冲突。相对于社会公共档案部门以及机关档案来说，企业档案数字化工作的内在驱动力比较强。因此，很多企业档案数字化工作进行得比较早，主要工作是将档案实物进行数字化处理，变成存贮在计算机上可传输、方便提供利用的电子矢量文件。

但是正因为这一点，很多人、很多企业就将档案信息化简单地理解为档案数字化工作。把档案信息化

建设局限在原有实物档案数字化以及新接收的档案对应的电子文件收集上。思想认识还处在档案信息化建设的初级阶段，没有从根本上实现从档案实物管理及档案信息管理，到电子档案管理及档案知识管理的转变。

2．档案信息化建设的目标

根据近几年档案信息化发展的形势来看，档案管理已经摆脱了实物手工管理(以卡片检索管理为典型代表)。绝大多数的企业，都通过各种各样的档案管理系统及计算机辅助管理手段实现了档案计算机管理。很多信息化工作进行得比较早的企业，通过加强档案信息化基础设施建设已经实现了档案资源的数字化、服务网络化，有很多单位甚至实现了接收、传递、存储和利用的一体化。

在接下来的档案信息化建设的目标上，很多企业感觉到比较迷茫，方向不明确。个人觉得，要根据企业进行档案信息化建设的目的以及信息化技术发展的大方向，来确定企业档案信息化建设的目标。各企业可根据本企业整体信息化以及档案信息化建设的现状，来确定本企业档案信息化建设的目标。企业档案信息化建设发展阶段目标，按低到高分为三个层次：

2.1 短期目标

以档案实物数字化为主要内容，辅助计算机编目为手段，实现档案文件的网上浏览、提供利用。

2.2 中长期目标

在短期目标的基础上，通过流程再造，采用电子签名、权限管理等技术手段，结合公文办公系统、设计系统、档案管理系统的一体化，实现档案信息管理。

2.3 远期目标

在中长期目标的基础上，通过参与企业生产经营活动的全过程，自动收集档案知识信息，超越传统档案管理的概念，将档案管理与信息管理、知识管理结合起来，实现档案信息知识管理。

具体到本公司，目前基本实现短期目标的大部分内容，如档案数字化正在进行，档案检索编目已经通过档案管理系统进行管理，经过授权可以实现档案文件的网上浏览与提供利用。因此本公司档案信息化建设发展的阶段性目标应该是以上述中长期目标为主。

3．公司档案信息化建设的原则

3.1 以档案信息资源开发与利用为中心的原则

档案信息化建设，包括制度建设、流程管理、信息资源准备，特别是各种系统和软件的开发，要围绕提供利用来设计、来开展。如果不以方便利用为原则，系统运行最流畅，界面做得最好看，信息资源保管得最完善，都会回到传统档案管理重保管、轻利用的老路上去，这样也违反了档案信息化建设的初衷。

当然这里说的以开发利用为中心的原则，并不是不讲安全。作为企业来说，知识产权保护始终是重中之重。只要通过信息资源及人员权限的分级，完全可以解决这些问题。

3.2 效益最大化原则

企业进行档案信息化建设，首先是看到了档案信息利用中的潜在效益。因此，档案信息化建设，特别在建设的侧重点、信息资源的准备、提供利用方面，哪些系统先上、哪些问题要先解决，甚至包括不同信息资源数字化的先后，都应遵循效益最大化的原则。比如系统建设上，是文书档案先上还是科技档案先上。再比如，科技档案扫描项目的选择上，就应该选择不同类型的典型项目或实物档案提供利用比较频繁的项目。

3.3 标准、编码先行的原则

档案信息化建设是企业信息化建设工作的一部分，包括职能域的划分、主题数据库的确立、统一编码的协调，都需要在公司统一IT规划的指导下进行。企业人力资源系统、设计管理系统、项目管理系统、设计管理平台、档案信息化平台，都需要统筹规划，确认工作流程，划分各自的职能域和主题数据库。

3.4 阶段性建设，逐步实施的原则。

要实现科技档案信息化的目标，即使具备了诸多有利条件，但是也不可能在短时间之内实现，制度改

革、流程再造，系统论证、运行、评价，信息资源准备，都需要分阶段，逐步实施。

4．档案信息化建设的主要内容

2004年，国家档案局发布的《全国档案信息化建设实施纲要》明确指出了档案信息化建设的六项核心内容：档案信息化基础设施建设、档案信息资源建设、档案应用系统建设、档案信息化标准规范建设、人才队伍建设、信息安全保障体系建设。

不同企业档案信息化工作起步有早有晚，信息化程度有高有低，信息化建设内容与侧重点也不一样。根据中冶南方（原为武汉院）10多年来档案信息化工作发展进程来看，自1995年档案信息化系统的建设开始，走过了档案信息化基础设施建设、检索数据库的建立、电子文件的收集等过程，对于基础设施、应用系统、标准规范、人才队伍、信息安全保障，都有一定的认识与经验积累。

对于当前的中冶南方来说，档案信息化建设更多地是需要从档案管理信息化过渡到档案知识管理，具体就是侧重点应该从档案实体管理－档案信息管理，过渡到档案信息管理-档案知识管理。除了开发档案文件中蕴含的显性信息知识，更应该开发档案信息中潜在的隐性知识信息。

4.1 档案信息资源建设

4.1.1 实物档案的数字化

本公司在长期的经济建设中积累下来了大量的档案，包括科技档案、文书档案、人事档案、专利档案等,这些档案在公司生产经营工作中有着很高的参考价值。可按效益最大化原则，对相应的档案进行优先排序，效益最大的优先数字化。

1)科技档案

中冶南方的科技档案主要是图纸档案，主要利用价值在于它的参考价值，从这个利用目的出发，对于那些参考价值大、重复利用率高的图纸档案，进行优先数字化处理。

因此优先顺序可参考为：典型项目图纸-设备类图纸-借阅利用率高的图纸-其它科技档案。利用5-8年左右的时间，完成历史遗留档案的扫描工作。

2)专利档案

专利档案目前还不是很多，建议可优先实现，与公司专利管理系统结合起来，实现专利档案的全部数字化。

3)文书档案

文书档案数字化优先顺序参考为：典型项目全部合同-商务合同-获奖证书文件-其它文书档案

4)人事档案

人事档案数字化优先顺序可参考时间年代及利用率来具体确定：近年的人事档案-个人相关证件-其它

5)其它档案

4.1.2 电子文件的收集

目前公司的科技档案电子文件收集工作经过多年的努力，基本上达到了电子文件100%的收集率。对于设计外委、设计分包电子文件的收集工作正在研究中。

4.1.3 电子档案的收集

电子档案的收集与归档，是档案管理的高级阶段。

公司信息网络中心正在进行设计文件无纸化流转的流程设计，相应配置的系统建设正在进行。通过电子签名，系统授权，IT标准化检查，档案合规性检查等技术手段，实现电子档案的网络无纸化流转、收集、归档、打印、发出。

对于OA系统的开发与归档，也应该研究公文自动归档，实现发文归档的一体化。

4.1.4 档案知识库的建立与利用

传统档案管理只关注最终实物档案，档案信息化初级阶段重视档案数字化，档案信息化的深入发展不仅要关注档案本身所包含的信息，还应该探究这些档案信息的来源、产生性质、产生过程，档案信息之间的联系，甚至还应该关注信息的生产者、时间、地点。

不仅要重视档案本身反映的信息知识，还应该就档案信息所包含的关于档案产生组织、档案作者的隐性知识进行收集、归纳、提取。通过分析、研究、积累以及系统的自我学习，形成一个完善的档案知识库。

1)技术专题汇编

在内容上要打破传统汇编只重罗列案卷号的形式，对每项技术的发展历史、不同类型、不同特点都应该有评述，在本企业不同项目中应用的历史，包括不同项目中的应用评价，历史查询、参考、复用率最高的本项技术档案，最近应用本技术的本公司的工程项目等等方面的信息，都应该涵盖。比如关于炼钢工程中应用的钢水罐的技术专题汇编，就可以概述钢水罐的发展史、最新钢水罐技术，本企业在各项工程中应用的钢水罐种类、技术参数、应用评价，历史上本企业查询、参考、复用最多的钢水罐的档案，本企业最近最新设计的钢水罐的有关情况等等。

2)隐性知识的管理

通过知识管理，对蕴含在档案信息中的管理知识信息进行提取。通过系统对每份文件本身信息的自动提取(电子档案流转实现后)，可记录图纸形成过程中所包含的人工时(图纸量)、修改信息、参与人、设计人、修改人、参加专业等，可形成项目信息知识库，为工程项目管理、设计管理提供服务。

3)通过利用反馈机制形成档案知识库

相对于传统的档案信息提供利用，可考虑进行主动服务。针对各专业设计人提交的档案利用需求，由档案人员通过定题服务，形成电子档案袋(一种包含多种档案信息链接或电子文件的文件包)。

通过设计人员的利用效果反馈，完善并保存积累电子档案袋。利用这种方式，就可通过设计人员亲身体会形成档案知识利用知识库。可以将设计人利用知识本身的过程和成果积累下来，形成庞大的知识利用库，方便后来者的使用。

4)通过档案信息导航地图建立档案知识库的利用新模式

建立各系统之间的联系方式，如链接、信息的加入等等，将档案信息、项目管理信息、设计信息、人员信息有机的联系起来。通过档案信息导航，让利用人员从一个入口进入，就可以遍历整个档案知识库，增加学习的效果。

4.2 档案信息化应用系统的建设

通过了解档案信息资源建设的内容，我们对于应用系统的建设有了方向，明确了应用系统开发的侧重点。系统开发过程中，除了一般档案信息系统应具备的收集、整理、提供利用功能外，具体要重视以下两个方面的问题。

4.2.1 重视过程管理与来源管理

档案信息化建设除了关于资源的数字化和利用信息化外，更主要地是要进行流程再造。通过流程的优化，将档案收集、整理提前到档案信息形成的过程中。不仅要重视档案结果信息的收集(纸质或电子档案)，更要重视档案产生过程信息、档案来源信息的收集。基于这些原因，系统开发应该做到：

1)文书档案信息管理与办公自动化结合起来

2)图纸档案信息管理与项目管理系统、设计管理系统结合起来

3)专利档案信息管理与专利数据库结合起来

4)人事档案信息管理与人力资源系统结合起来

4.2.2信息安全保障建设

信息安全始终是档案管理的重中之重，特别是对一家自主经营的企业来说。知识产权是企业的生命线，知识产权的保护是公司得以在市场上领先的关键所在。

档案信息化系统应该兼顾到开放与限制，利用与保密之间的关系。

1)通过技术类别、保密级别、特殊项目、档案类型等多种方式对档案信息进行分级。

2)通过部门、专业、人员、项目等多种角色对人员进行分级。

通过档案信息的分级以及人员的分级，实现对档案信息、档案知识的利用。

5．公司档案信息化建设的发展方向

企业档案信息化建设的发展方向，应该类似中国哲学中所说的大象无形。将档案管理嵌入到公司业务流程中去，在流程过程中进行档案信息收集，进行知识管理。

1)从传统的实体管理-信息管理过渡到知识管理

2)从传统的结果管理过渡到流程管理、全过程管理。

3)从传统的文书档案、科技档案、人事档案管理，发展到参与全公司业务范围的知识管理

参考文献：

[1]齐虹:《知识管理及其对档案管理的启示》，《21世纪的社会记忆-中国首届档案学博士论坛论文集》，中国人民大学出版社

[2]张海燕：《企业档案的知识化管理》，《机电兵般档案》2007年第1期

第三篇：企业档案信息化建设的实践与思考

企业档案信息化建设的实践与思考

摘 要：对于广大社会企业而言，稳定的发展一直都是企业的重要追求目标。作为现代企业档案信息资源利用和开发的基础，企业档案建设的信息化是企业实现信息化的基本构成部分。我们必须充分认识到企业档案信息化建设的重要作用，并对其积极的进行推进，但这并不意味着企业档案信息化建设就是一帆风顺的，其过程中依然会存在诸多的问题，为了企业档案信息化建设的顺利、稳定发展，我们应该大力进行企业档案信息化建设的研究与探讨。因此，本文将对企业档案信息化建设的实践与思考进行研究分析，以期给相关研究者以有益借鉴。

关键词：企业档案；信息化；建设

随着信息技术的持续发展和普遍应用，在科学的管理方法和组织思想的指导下，通过高科技手段的利用与支撑，深入挖掘和有效整合企业档案信息资源，以推进企业档案的信息化建设，是现代企业实现持续发展的必由之路，也是确保企业档案工作科学性、有效性的重要基础。当前，企业档案管理工作的现状

随着经济社会的持续发展，企业档案管理的信息化越来越成为推动企业可持续发展的重要力量。但是，在实践操作过程中，我国企业档案管理工作特别是档案信息化建设仍存在着很多的问题。

1.1 缺乏优良的人才、技术和资金条件

当前，我国很多的社会企业对企业档案管理工作的重要性缺乏清晰的认识，企业的档案管理缺乏必要的技术和设备设施支撑，信息资源缺乏先进的数字技术设备承载，企业档案网站建设水平参差不齐，这是国内企业普遍面临的现状。怎样用电子版信息资源取代常规性的印刷资料，实现信息资源的真正共享，是我国大部分企业必须面对和思考的问题。企业档案管理工作中，高水平、高素质信息管理人才的缺乏，信息资源挖掘和开发的不足是我国企业推荐信息化建设所面临的重大困境之一。对于广大企业高层管理人员来说，由于各种条件的限制和自身思想认识的原因，他们不愿在档案信息化建设中投入过多的资金和精力，致使企业档案信息化建设资金严重缺乏，这也是这些问题产生的重要原因。

1.2 相关规范和标准的缺乏

缺乏科学的组织和规划是我国企业推进档案信息化建设过程中面临的又一突出问题，部分企业信息化建设的失败会在一定程度上影响企业企业信息化建设的正常开展。因此，为了确保企业档案信息化建设的标准性和规范性，我们必须重视统一标准和规范的建立和完善工作，用统一的建设标准和规范约束企业档案信息化的建设。但是，对于我国绝大部分社会企业来说，它们在档案管理中都没有进行过科学的规划，致使企业档案管理工作效率十分低下，低水平重复建设和各自为政的现象层出不穷，严重制约着企业信息资源的合理利用。同时，企业档案管理和规范的缺乏，也会在一定程度上影响档案管理工作人员工作积极性的发挥，进而会对企业预定目标的达成造成一定的干扰。

1.3 企业信息管理缺乏有效的衔接

我国企业档案管理工作由于管理机制的相对落后，其与企业的各管理、生产环节的联系相对有限，使得企业各部门之间缺乏有效的联络，企业档案信息资源管理与企业其他环节的信息管理之间缺乏有效的衔接。

1.4 企业档案资源的利用水平不高

尽管信息技术获得了非常快速的发展，但是，在企业信息资源管理过程中，企业的文书处理与生产活动和企业档案管理工作并为进行良好的结合，使得企业档案信息的管理工作效率非常有限，并逐渐成为我国企业档案信息资源管理建设中的一大弊病。在这种背景下，一体化的文档管理工作更是无从谈起。企业档案信息化建设的构想

2.1 提升信息化水平，构建信息化模式

为了实现档案管理工作的数据化和网络化，提升自身的信息化水平，社会广大企业必须强化自身设备设施的养护工作，加大对硬件设备建设工作的投入。尤其需要明确认识到多媒体技术的重要性，使其在档案信息化建设中充分发挥作用，建立完善的信息化档案数据库。及时检查、更新自身的档案信息操作系统，逐渐改善印刷档案的弊病，通过信息技术的充分应用来促进自身信息资源的高度共享。因此，必须强化多媒体的利用，建立完善的档案信息化模式，优化处理自身的电子信息资源，根据信息资源的性质和具体内容分类进行处理。

2.2 强化规范化和标准化建设

随着社会的持续发展和进步，企业档案管理工作的组织建设也应与时俱进，跟随社会的进步而不断发展，同时，企业也要不断加强自身的档案信息化建设和制度建设，以确保自身各项工作的有序进行。再者，为实现自身档案信息资源管理各环节中技术和业务的有序衔接，企业也必须同步进行档案信息化规范和标准的建设工作，规范自身的档案管理流程，为企业的坚持、持续发展奠定基础。

2.3 注重团队素质建设

随着信息技术的快速发展，我们逐渐步入了信息化时代，在这一时代背景中，综合性技术收到企业越来越多的青睐。特别是在企业档案信息化建设的过程中，企业更是必须注重自身人员素质的建设和提高的问题，强化信息化人才建设工作，通过采取各种有效手段，将档案资源的“管理者”升级为档案资源的“开发者”，为档案信息化建设奠定坚实的人才基础。因此，企业必须注重自身文化氛围的创设，为高素质、高水平的信息化人才创造更多的施展空间，提升自身的人才创新意识，通过教育培训、专题讲座、研究探讨等方式对信息化技术人才进行培训，建立一支理论知识丰富、专业技能过硬、综合素质水平较高、业务精良的专业管理团队，为档案信息化建设提供充足的人才资源支撑。

2.4 加强安全体系的信息化

作为档案管理工作的重要内容，信息安全在档案信息化建设中的作用理应受到充分的关注。因而，为了保证企业档案信息资源的安全，企业必须充分重视档案信息的安全防范工作。通常来讲，企业都是通过网络防火墙的安装来确保自身档案电子信息资料的安全的，但是，这并非是绝对的安全保障。为了提升自身数据资料额安全性，企业必须多措并举，采用多样化的安全防范措施。例如，对自身的计算机数据系统进行定期的防护和维护；对数字化档案实施加密防护等都是比较不错的信息安全体系手段。

企业档案管理信息化建设的意义

企业档案信息化建设旨在通过现代扫描、通讯、和网络技术的应用对企业档案资源管理进行完善和优化，其实质就是由以实体档案保管的传统档案管理模式向以网络化、数字化的现代档案管理模式的转变。随着企业自动化办公的持续推进和信息化建设的不断发展，社会企业想要实现稳定、优良的发展，就必须对自身档案信息资源的价值进行充分的利用。企业档案信息化建设是我国经济社会持续发展的内在要求，也是现代企业信息化管理的需要，一体化的档案信息管理模式是企业发展的必由之路，也是企业快速发展的重要支撑。我们必须对企业档案信息化建设的优点和缺点形成充分的认识，意识到其与企业发展之间存在着非常紧密的联系。在信息化建设的大背景下，传统的企业实体档案管理模式以很难满足企业档案管理的需求，为了适应企业发展的要求，满足现代企业管理发展的要求，企业必须改变自身的档案管理工作方式和管理模式。企业档案信息化建设必然会随着企业信息化的发展而逐渐发展，以满足企业档案信息资源开发和利用的客观需要，在这一过程中，企业档案信息化管理体系的构建就是一个非常行之有效的措施。同时，企业还必须意识到档案信息化建设也是档案信息资源整合、档案资源价值提升的重要途径，档案建设的信息化不但有利于自身工作效率的有效提升，而且，还能为自身的发展提供更多的信息资源和更好的服务，进而能够进一步促进自身的信息化和网络化。结语

社会企业档案信息化建设是一个系统性的、长期性的工程，它不但会涉及企业资金、技术和人力的投入，而且还会涉及到法律建设、体制建设和机制建设等方面的问题。为了有效应对世界科技的快速发展，促进自身的进步，企业必须不断强化自身的档案信息化建设，以实现企业自身的信息化。

参考文献

[1]傅露霞，路立龙.企业档案信息化建设的实践与思考[J].机电兵船档案.2010（03）

[2]吕萌，于静.对如何加强企业档案信息化建设的探究[J].计算机光盘软件与应用.2012（05）

[3]张宇凡.基于.NET的昆明市公安局警员人事信息管理系统的设计与实现[D].电子科技大学 2013

[4]孟庆琳.浅谈信息时代的档案管理和档案资源开发[J].科技情报开发与经济.2006（02）

[5]戚艳.试论档案信息网络化建设的必要性与可行性[J].镇江市高等专科学校学报.2003（02）

[6]黄波.基于网络环境下企业档案信息化建设的对策[J].信息化建设.2016（01）

第四篇：档案信息化建设

论档案信息化建设

摘要：档案信息化是是档案工作向现代化迈进的必由之路，必须加强档案信息化建设。目前，在档案信息化建设中存在缺乏统一标准和规范；档案管理人员知识结构“老化”，思想认识不到位，重视程度不够；软件系统及其应用相对薄弱，工作基础较差；数据保护存在风险等问题。因此必须加强档案管理人员的素质建设和档案信息标准规范化建设。关键词：档案信息化建设问题重点

Abstract: The file information is the way that must be taken which makes great strides forward to the modernization of the file work, must strengthen the file information construction.At present, exists in the file information construction lacks the unification standard and the standard;The records management personnel knowledge structure “the aging”, the ideological recognition does not arrive, takes the degree to be insufficient;Software system and its application relatively weak, the work foundation is worse;

Question and so on data protection existence risk.Therefore must strengthen the records management personnel's quality construction and the file information standard standardization construction

Keyword: The file information constructionthe questionthe key

档案是指人类社会各项实践活动的真实记录，是第一手的原生信息，因而是社会的宝贵财富，是人类重要的历史文化遗产。档案工作深深植根于人类社会生活，并随着社会文明程度的提高，越来越深入到社会生活的各个方面，发挥着越来越重要的作用。

人类进入信息社会以后，档案对人类认识客观世界和主观世界，对传承人类文明，对经济发展和科技创新，具有着越来越不可替代的作用。因此，加快档案工作融入信息社会的步伐，把档案信息化纳入国民经济和社会信息化的总格局中，大力推动档案信息化建设，己是档案部门和广大档案工作者义不容辞和刻不容缓的重要任务。档案信息化是档案工作向现代化迈进的必由之路，是档案工作实现历史与未来有机链接的战略之举。

一、档案信息化及档案信息化建设的内涵

什么是档案信息化？杨公之主编的《档案信息化建设导论》一书定义为在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。换句话说就是：档案信息化是以计算机技术、网络技术、信息技术为手段，以现代管理学为理念，以服务于全社会为宗旨而开展的一项涉及多学科知识交叉应用的新型工作模式，其核心和目标是发展档案业务，提高档案的现代化管理水平，挖掘档案的社会价值，提高全民族的文化素养，造福于后代。

档案信息化建设则是这样一个过程：随着信息技术水平的提高及其在档案管理工作中应用程度的变化，档案信息化建设的阶段性目标也要及时做出相应调整，档案管理理论所面临的创新与发展要求也会表现出一定差异[1]。档案信息化建设的基本推动力量是信息技术在档案管理工作中的广泛运用；档案信息化建设以提高档案工作现代化水平和确立网络环境中档案管理与服务的基本框架为阶段性目标；在档案信息化建设过程中必须重视重新思考档案管理的原则、理论与方法；档案信息化建设的最终目标是最大限度延长档案信息满足社会各界的需求，从而更好地为档案信息的社会化服务。

二、当前档案信息化建设中存在的问题

档案信息化一般包括基础设施建设、档案信息资源建设、标准规范建设、应用系统建设和人才队伍建设等方面。

在档案信息化建设中存在的问题包括以下几个方面：

1、缺乏统一标准和规范。

目前，许多部门在建设档案信息化过程中往往只重视发展先进通信设备和购置高档计算机系统，忽视档案信息资源标准规范化建设，结果是有路无车，投入巨额资金建成的档案信息系统无法转化为经济和科学发展的催化剂。

具体表现在：计算机软件开发缺乏整体规划性，软件在通用性、实用性等方面存在严重的不足，计算机及其有关设备型号各异，设备档次参差不齐，没有形成统一的硬件环境：档案信息规范化统一的分类编码标准不完善、不统一；并且由于缺乏技术组织上的支持和系统管理、网络技术的支撑，缺乏统一明确的管理性、业务性和技术性标准；这些都制约着信息交流的范围和程度，直接影响着档案信息化建设的步伐。

2、档案管理人员知识结构“老化”，思想认识不到位，重视程度不够。

老的档案管理人员对纸质档案的管理理论、原则、方法和技术已熟门 熟路，但不懂电子文件形成、信息的存储、传输、检索、利用等技术；而年轻的档案管理人员仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术，对档案管理的基础知识、管理原则和管理环节却懂得不多，这已是一个普遍存在的共同问题。目前各单位档案部门的档案管理人员仅仅是普通的微机操作员，他们既没有经过专业学习，也没有通过系统培训，只是凭借着几年的微机操作经验来管理系统网络，出现问题有时只能坐等专业技术人员前来解决。这些问题的存在，已经严重地制约了整个档案事业的创新发展。

还有些管理人员传统思想严重，对档案信息化缺乏必要的认识，没有把档案信息化建设摆到应有的高度，认为档案信息化离自己还比较远，认为档案信息化是技术部门的事情，不需要业务人员参与其过程等等。

3、软件系统及其应用相对薄弱，工作基础较差。

许多档案馆虽然购置了硬件设备，但其软件应用水平和利用效率不高，大多以单机和简单的网上操作为主，局限于实现简单的查询和利用，没有真正发挥作用；另外，也没有考虑买到的新的信息化软件与原有软件之间能否兼容以及是否影响到以后的升级，4、数据保护存在风险

目前，我国数据安全的保障主要依靠技术上的不断升级，设置复杂的密码和防火墙，但是单纯从技术角度只能被动地解决一个方面的问题，而不能长远、全面地规范、保障数据安全。另外，从数据库系统本身的防范能力来讲，在快速变化的信息环境下，改进数据库保护方案不可能与时俱进，技术的改进不能完全防止计算机犯罪的发生，这也是风险所在。

三、档案信息化建设的重点

（一）、档案管理人员的素质建设

档案信息化建设最关键的是高素质创新人才的培养。随着大量高新技术在档案部门的广泛应用，必须建立一支分工合理、结构科学、素质过硬、保障有力的档案管理队伍。

1、提高档案管理人员的业务素质[2]

业务素质问题关系到档案工作数字化建设成败关键。档案信息化建设涉及数字化档案信息资源建设、计算机网络建设、办公自动化和文档一体化管理，简言之，就是把计算机技术、通信技术、网络技术等现代技术运用于文书工作和档案管理，可谓一项档案技术工程。这就要求档案管理人员既要掌握档案学基础理论和档案管理知识，还要掌握一些自然科学基础理论知识、计算机技术、网络技术和操作技能。具体而言，档案工作人员应该做到：

①能熟练运用信息工具。作为档案管理人员，要注重自我完善，掌握计算机理论知识

和运用技能，使自己能熟练使用各种现代信息工具，特别是网络传输工具，为更快、更好地开发档案信息打下牢固的技术基础。

②能捕捉档案信息。当今信息时代，社会将更多地从信息服务的功能上去要求和评价档案部门。因此，档案工作者必须具备较强的信息捕捉能力，不仅要熟练、快速地获取本馆所藏的档案信息提供给利用者，而且要充分利用网络的便利和优势，熟悉网上的档案信息资源，引导利用者获得更多的档案信息。

③能鉴定有效的档案信息。作为档案管理人员，要把有价值的档案信息有效地传递给档案利用者，这是利用者评价档案部门信息服务质量的一个重要标准。网络环境下，信息份量重大，内容也十分芜杂，档案工作者必须具备比以往更强的鉴定评估能力，对档案信息进行判断、鉴选、分析，从中筛选出对特定利用者有用的部分，为利用者提供优质的服务。

④能加工、提炼档案信息。信息社会，档案利用者更需要“精要”信息，提供“原件”已远远无法满足他们的需求。这就要求档案工作者提高对档案信息的加工、提炼能力。许多档案信息具有多重价值，从不同角度进行加工，剔除其中的无用成分，重新组合，将产生出新的档案信息产品。从而实现档案信息的渗透增值能力，达到高效利用的目的。

２、提高档案管理人员的思想素质

①坚定的政治信念。档案工作是一项政治性、机密性很强的工作.因此，档案管理人员应严格遵守党和国家的各项法律、方针、政策，严守机密，树立政治意识和政治信念。

②热情的工作态度。档案工作具有服务性强的特点，要求档案管理人员要树立爱业、敬业、奉献的精神和不为名、不为利的价值观.在服务态度上，力争做到主动热情、耐心周到.力争把档案的潜在价值转化成有用性、可用性的社会效益和经济效益。

③严谨细致的工作作风。档案工作不仅是一项政治性、服务性很强的工作，也是一项复杂、细致、烦琐的工作，这就需要档案管理人员具有严谨细致的工作作风。这种工作作风，要求我们整理档案的区分全宗、分类立卷、编目、鉴定、确定保管期限、汇编、注释档集内容、利用档案的咨询等各个环节都要准确无误。

④较强的事业心。档案的收集工作是一项难度较大的工作，这就要求我们要在工作实践中培养强烈的事业心，高度的责任感和使命感，耐得住寂寞，愿为档案事业奉献精力与时间，不为一时的困难所吓倒，为档案工作现代化建设勤奋学习，钻研业务。

（二）、档案信息标准规范化建设

档案信息化标准规范主要包括管理性标准规范、业务性标准规范和技术性标准规范。[3]标准规范是档案信息化建设的“交通法规”，档案信息化法律法规和各种标准的支持，需要国家档案行政部门制定一整套统、规范化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最只能建立在标准规范的基础上，必须要有相关大化和案卷完整化、检索利用便捷化。

实行档案馆室规范化管理可以增强档案工作者和领导干部档案法律意识；也极大地提高了档案工作的科技含量！

①档案信息著录的规范化

档案著录包括著录原则、方法、项目、格式、文字、来源、详简级次、主要规则和标识符号等。档案著录是建立档案信息数据库的第一步，通过著录将文件的内容和形式特征记录下来，形成数据条目，再将数据条目录入计算机，组成档案信息数据库。著录必须统一规范，否则就会在出现同一事物或同一人物具有不同的名称，而不同的事物或不同的人物却具有同一名称等一系列问题时，造成同一检索点的条目前后不一致的现象，影响档案机读目录数据的检索和利用效率。目前，我国已有《档案著录规则》《电子文件著录规则》等一些标准，这是我国档案信息化工作规范化的重要文件，我们的著录标引工作应以此为标准。

②档案信息存储的规范化

目录档案信息多以硬盘为存储方式，随着数量的增加，为了安全起见，就要考虑卸载方式保存档案的信息，要研究统一的存储载体，如果以光盘为主，那么就要对光盘作为档案信息的保存载体进行研究，并制定相应的标准和操作规范。

③档案信息管理软件开发技术的规范化

档案信息管理是对传统档案实体信息及档案的管理信息利用计算机进行的辅助管理。作为一个规范化的档案计算机管理系统软件，必须具备档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、检索、开发利用及档案统计等基本业务管理能力。它不是简单的模拟手工作业，而是根据档案管理中各个环节的业务工作流程，结合计算机硬件特性来实现一个具有高效率、高质量、简捷的合理化工作模式。因而我们应该更新原有的档案信息管理系统，将原系统的档案信息数据库平滑转入新的信息平台并投入使用，使其为档案资源数据库高度共享奠定一个良好的基础。

注释：

[1] 崔丽君：《档案信息化建设刍议》，《当代经理人》，2006年第6期。

[2] 雷亚旭：《档案信息化建设的管理与改进》，《实用医技杂志》，2006年4月第13卷第7期

[3] 周风云、赵焕中、姜桂娥：《浅谈档案信息化建设的思路》，《山东档案》，2004年第2期

第五篇：档案信息化建设的实践与探讨

档案信息化建设的实践与探讨

阿克塞县档案局 常青

【摘要】随着电子技术的发展，档案信息管理电子化成为一个必然的选择，办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生了很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、价值性，这样用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息化建设是档案利用工作发展的必然趋势。

【主题词】档案信息化 问题 重点

档案作为众多信息资源中的基础信息源，来源于人类社会的各项实践活动，产生于社会管理、经济管理、科学技术、生产建设、文化等各个领域，是经济和社会发展的历史的科学地记录，是人类宝贵财富。其作用及价值愈来愈得到广泛地认识，但是在面对信息化、数字化、网络时代，传统的档案管理模式遇到了严重的挑战，大量信息的存储、电子档案的管理等具体问题日益突出，已成为档案管理发展中迫切需要得到解决的问题。

一、信息时代的档案管理

随着档案管理现代化步伐的加快，电子文件、现代化办公、档案收、管、用全程信息化将进入管理领域，信息技术的广泛应用对国民经济和社会发展产生了深刻的影响。档案管理工作比任何行业或部门更加需要信息化、现代化。加强信息化条件下的档案管理工作，是档案事业适应时代和社会发展的必然选择，是加速档案管理现代化的客观要求，也是提高档案信息服务水平的必由之路。

信息化极大的提高了档案管理的水平，同时，信息化对

档案管理工作也提出了更高的要求，使档案管理工作处于不进则退的境地。信息化条件下的档案管理工作是传统的档案工作与现代科学技术结合的产物。要顺利实现信息化条件下的档案管理工作，就必须认证研究信息化的特点，解决好档案管理工作的技术难题，构建出档案管理工作新形式，使档案管理工作迅速进入信息化时代。

目前，传统的档案管理观念落后，开放意识与创新意识不强。档案部门仍然存在着“为保管而保管，重保管轻利用”的思想，存在着等、靠、要、安于现状、不讲求社会效益和经济效益等旧观念。现代信息社会日新月异，新技术及相关学科理论的不断渗透，使得来源于社会而服务于社会的档案管理领域不断出现一些新情况、新问题。

二、开发档案信息资源，加快档案信息化建设步伐当前在推进信息化进程中，特别要注意解决三方面的问题：①保持档案信息化建设与各地党政机关和各部门信息化建设同步发展。做好电子文件归档管理和档案信息资源数据库建设等工作，力争把档案信息化建设纳入各地方和部门信息化建设的总体框架，实现档案信息化与社会信息化同步发展。②实现档案信息化各项工作的协调发展。各地区、各部门一定要根据经济和社会发展对档案工作的要求，以实现档案信息资源共享、提高档案信息利用服务水平为目的，明确不同阶段档案信息化建设的侧重点。③把建立和完善档案信息安全保障体系作为档案信息化建设的关键环节。要认真执行档案信息化管理的各项责任制度，杜绝一切安全隐患；严把档案利用审查关，非开放的档案信息一律不得上外网；要严格执行“三网”隔离制度，采取可靠的防范技术和措施，确保档案信息和网络安全。

信息时代的到来，给档案工作带来发展的机遇，同时也提出了严峻的挑战，它迫切要求运用信息技术推动档案工作，以提高档案工作的效率和质量。现就档案信息化建设中应注意的几个问题讲以下几点：

1、系统设计的完善及档案信息录入的规范化

在信息化条件下的档案管理工作较传统的档案管理工作更需要标准化和规范化，它需要有统一的档案信息采集标准，统一的规范化的数据类型。实行科学管理，统一技术标准、统一档案用语，建立一个完善的档案信息资源开发利用网络系统，快速、有效、有序、合法地把档案信息资源数字化，大幅度提高档案数据库的信息量，档案部门通过挖掘自身潜力或借助外力加强数据库管理软件的研制，是加强档案建设的当务之急，搞好各项档案基础业务的标准化和规范化建设是档案管理的前提和基础。所谓档案信息化管理，主要包括电子文件归档和电子档案管理。具体做法是将纸质档案通过扫描，将档案以数字图像形式存储和显示，或者通过缩微设备将纸质档案转换成缩微胶卷，或者进行档案数据录入，保证数据的质量，这些都要求认真校对、严格审核，同时重视已输入计算机档案和数据的校对审核工作，减少失误，保证数据的质量。从而实现档案信息资源由传统向现代转化。

2、档案数据库的建设

数据库是否符合档案著录范围，是否设计了转入、转出接口，接口是不是标准化，这是将来档案信息共享、档案管理软件升级的保障。在制定数据库结构时，应由懂计算机业务、熟悉档案整理编目、著录、标引的人员共同协商完成，以满足利用者的各种检索要求。只有规范了档案数据库建设，才能为档案信息共享打好扎实的基础。在数据管理方面应建立健全数据库质量管理体系，把好质量关，根据实际情况，制定严格的数据质量考核指标，责任到人，定期检查。

3、档案信息的安全性

档案计算机信息安全就是保护档案计算机信息资源，防止未经授权或者偶然因素对档案信息资源的破坏、更改、非法利用或恶意泄漏，以实现计算机信息保密性、完整性和利用性。保证档案信息的安全，首先要具有档案信息保护技术，对于敏感信息、秘密信息和重要数据，必须与互联网等公共信息网实行物理隔离，对电子知识产权的访问和使用进行许可、控制和监督，并保护信息拥有者和最终用户的利益。建立网站必须设立防火墙，进行安全扫描入侵检测，安全或隔离等。用户通过网络进入网站服务器，需要对档案信息利用者进行身份认证，从而得到在网上利用档案的资格，积极采取授权访问、拒绝非法访问，安全监控、日志管理、病毒防

范等有效措施，预防网上黑客攻击，同时档案信息资源网络系统安全需要随着网络环境的变化和技术的发展进行不断调整和加强。

4、加强人才队伍建设

档案信息资源的开发，从资源的形成、积累、贮存、管理到开发利用，是一个涉及面很宽极为复杂的系统工程，要使这个系统具备良好的服务功能，保证创造最佳的社会效益与经济效益，发挥从事档案管理信息产业人才的作用，关键是要培养一批既懂档案业务又具有网络技术知识的复合型人才。档案管理人员要有良好的信息观念，在从事档案工作实践中应具备对档案信息的收集、理解、分析、处理的能力，要有忧患意识，不断提高计算机技术、网络信息安全技术及外语能力，还要善于开发新型档案信息资源，及时、准确、全面地为档案的利用提供服务，这样才能保证档案信息的安全开发利用。档案部门应加强教育培训工作，培训内容要紧跟信息时代的需求，与时俱进，开拓创新。

三、档案信息化，时代之必然

加强档案信息化建设，使档案事业应对全球科学技术迅猛发展形势的必然选择。信息技术及信息产业的高速发展，给档案工作带来了挑战和压力，同时也为我们带来新的机遇，只要我们抓住这一机遇，努力学习和运用当代先进的科学知识与科技手段，加快档案工作融入信息社会的步伐，就能够推动档案信息化建设，就可以使档案事业实现跨越式发展。档案信息化建设是一项长期、艰巨的战略任务，在档案信息化建设的过程中，必须始终把依靠科教振兴档案事业战略放在十分突出的位置，全面提高档案科技创新能力，不断加大档案教育工作的力度，培养和造就一大批掌握现代科学技术知识的复合型档案人才和各类专门人才，以应对信息技术迅猛发展对档案工作提出的挑战，提高档案管理现代化水平，实现档案事业的持续发展。

【参考文献】

[1] 崔丽君：《档案信息化建设刍议》，《当代经理人》，2006年第6期。

[2] 雷亚旭：《档案信息化建设的管理与改进》，《实用医技杂志》，2006年4月第13卷第7期

[3] 周风云、赵焕中、姜桂娥：《浅谈档案信息化建设的思路》，《山东档案》，2004年第2期

【作者简介】

常青，男，汉族，1984年12月出生。2011年9月至今在阿克塞县档案局工作，2004年毕业于酒泉钢铁职工大学，大专学历，计算机与经济管理专业。

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