关于档案信息化建设的调研与思考

第一篇：关于档案信息化建设的调研与思考

关于档案信息化建设的调研与思考

一、背景分析

目前全省乃至全国各地都在搞信息化建设，从各级国家档案馆的馆藏数字化到各单位的数字档案室建设；从电子文中心、电子阅览室、登记备份中心到农村档案信息共享等，可说是热火朝天。

档案局作为政府指定的信息管理与服务中心，既要保护传统载体的档案，又要管理数字化的记录。如何加快档案馆的数字化建设及电子档案的安全保管便显得尤为迫切。为贯彻落实省两办下发的《关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》，开展以电子文件中心各数字档案馆为基础的“电子文件和数字档案登记备份中心”建设工作，省档案局将电子文件和数字档案登记备份工作列为重点推进的创新工作。

考虑到随着社会进步和档案局的职责功能业务的完善，现在和将来各地档案局的档案相关的业务系统从数量和质量都在增长与提升，信息系统应该支撑起综合各类业务管理的“多核心”要求，本文基于这样的背景，讨论新形势下档案部门的信息化建设的有序，高效和可持续发展的建设思路。

二、目前档案部门信息化建设方面存在的问题分析

从上文可以看到虽然这些年建设不少的信息化项目，但是由于历史和现实因素难免存在不少问题，汇总为以下5点：

1、各自为政、散乱小。

现在建设档案信息化系统往往是由业务部门发起需求，但是档案局目前的业务范围还是比较广，业务分散，内容繁多，系统之间的关联与整合不够。建设各自系统的时候受部门条条框框的影响较大，缺乏统筹安排，导致每个对应的信息系统都是“麻雀虽小，五脏俱全”，重复度大。

2、费财费力，专业技术力量簿弱。

信息系统有个特点，需要支撑起ISO标准的7层结构，比如物理层，链路层，网络层等等一直到应用层。这样每套系统建设的过程需要覆盖考虑这些层级对应的设备和软件，为了更好的保质保量的完成这些工作，除了购买各类设备之外，在建设过程和运行维护阶段我们还需要配备各个方面的专业人才，但是这些对我们来讲都是很大的负担，档案局普遍情况下是没有足够的计算机专业技术人员。

3、没有统一规划、规范

每套系统的建设都有其自身的原始需求，但是在社会发展和档案局业务自身建设的大环境下，这些需求都会有个发展曲线，呈现从小到大，从低层向高层发展的趋势。往往各个IT供应商都是依据项目建设当前阶段的要求，没有长远的规划就容易导致项目刚开发完毕又落后于实际需求，最后很多项目就是建设周期长并且老是需要打补丁，用户和开发商互相都不满意。

4、数据安全隐患大

现在各个信息系统虽然都有各自的存储设备，比如大硬盘乃至磁盘阵列，但是用户方的备份和恢复措施往往不足，就曾有单位在搬迁机房过程由于保护措施不力导致档案数据丢失的事故。目前各单位的系统还是在政务内网或局域网为主运行，以后随着档案面向社会，面向公众的开放必然建设具有互联网的档案公共资源共享系统，这个时候对黑客，木马等等方面的考虑现在还没有全面的深入开展。

5、发展进入死胡同

综上所述，现在档案局的信息化部门在工作中发现越来越受到各个方面的局限与约束，在建设规划前比较缺乏清晰目标，建设后又没有有效的客观评估。同时对于未来如何开展工作缺乏循环上升的思路。这种情况不仅仅是在档案信息化存在，在其他地方也很普遍。美国管理信息系统专家诺兰通过对200多个公司、部门发展信息系统的实践和经验的总结，提出了著名的信息系统进化的阶段模型，即诺兰模型。

在上图所示，前几年档案信息化发展就经历了初始和扩张阶段，现在就处于

上图中“控制”阶段，要是长期以往这么搞下去就进了死胡同。但我们相信一定有办法，能够跨越这个阶段就进入档案信息化的统一，创新和成熟期。

三、提出自上而下建一张全省性的档案专网、建立一整套应用平台建设。

1、技术方案

考虑种种因素，我们觉得现在是一个利用云计算方式进行档案信息化整体构建的时代。本文后续篇幅遵循这个思路进行阐述。

1.1 总体技术架构

1.2云计算的概念与组成根据NIST的权威定义，云计算有SPI，即SaaS、PaaS和IaaS三大服务模式。这是目前被业界最广 泛认同的划分。PaaS和IaaS源于SaaS理念。PaaS和IaaS可以直接通过SOA/Web Services向平台用户提供服务，也可以作为SaaS模式的支撑平台间接向最终用户服务

  SaaS：

提供给客户的服务是运行在云计算基础设施上的应用程序，用户可以在各种设备上通过客户端界面访问，如浏览器。消费者不需要管理或控制任何云计算基础设施，包括网络、服务器、操作系统、存储等等；

  PaaS：

提供给消费者的服务是把客户采用提供的开发语言和工具（例如Java，python,.Net等）开发的或收购的应用程序部署到供应商的云计算基础设施上去。客户不需要管理或控制底层的云基础设施，包括网络、服务器、操作系统、存储等，但客户能控制部署的应用程序，也可能控制运行应用程序的托管环境配置；

  IaaS:

提供给消费者的服务是对所有设施的利用，包括处理、存储、网络和其它基本的计算资源，用户能够部署和运行任意软件，包括操作系统和应用程序。消费者不管理或控制任何云计算基础设施，但能控制操作系统的选择、储存空间、部署的应用，也有可能获得有限制的网络组件（例如，防火墙，负载均衡器等）的控制。

1.3本文未来档案信息化中云计算的结构

从总体逻辑上来说，系统架构见如下图。

由此可见，我们设想未来的方案建设充分的利用到了云计算里的Saas, Paas和Iaas的主要组成部分。

 Saas就是档案局的应用软件。普通用户是和这个层面打交道。

 Paas是应用程序需要依赖的一个层面，普通用户没有直接打交道，但是

通常系统管理员和应用软件开发商会经常在这个层面进行规划和管理。 Iaas是系统管理员可以看到和实在进行管理的物理机器，存储等等，也

是他们日常进行计算机维护的层面。

在上述的架构里，浙江省档案局牵头建设一个档案云的专用网，在中心机房建立一个有500台物理PC机器的环境，这些机器通过虚拟化可以生成5000台的逻辑服务器。5000台PC逻辑服务器供全省的各类应用软件运行，比如第1号机-500号机器由省档案局使用，第X号机器-(X+200)号集群供某档案局馆使用。

各个地方的档案局可以建立自己的小云环境，比如建立有5台物理PC机器的环境，这些机器通过虚拟化可以生成50台的逻辑服务器。各地的小云环境和省档案局的大云环境合起来构建出整个浙江档案信息化专网，未来各个应用需要上线的时候就直接可以在这个云环境里开辟出规定操作系统，cpu和内存的逻辑机器，数据进行统一的备份和管理。

2、优势点分析

上述的建设思路的好处主要有2点：

IT环境统一规划，节省财力和建设周期

通过上述的方式，不需要每个系统建设都单独采购一堆的机器，直接在Iaas层级上开设虚拟机，操作系统，数据库等都是标准配置。不需要每次都请开发商进行安装调试。

 解决安全隐患

因为采用的云计算架构，首先避免了单点故障，任何一台的计算机出现问题都有替代的机器自动进行替换。而且机器集中在一起，备份和恢复的操作简便很多。

四、发展大平台、大专网目前的困难

1、技术力量

目前要实现上述的建设目标，本身我们浙江档案局的技术力量还有待提高。个别地市虽然有专业的IT人员，但是全省平均到每个局馆资源还是非常有限。特别是建设这么一个具有前瞻性的项目还是有难度。

2、财政问题

上述建设专用大的计算机网络，机房建设和物理机器的采购是一笔较大的开支，还有网络费用也需要通盘考虑。

3、政策处理

建设这么一个网络之后，为了档案信息化建设过程由谁负责运维，建设费用的承担也是个问题。

五、对策及措施

1、寻求技术合作。

我们建议可以充分的利用社会资源，比如有经验的，有技术实力的IT供应商帮助我们进行方案规划，原型论证和项目建设实施，包括后续的运行维护。

2、政策规划

有了对策和措施，这些都还是属于技术方案层面的工作。要将信息化搞好，还需要政府在政策上顺应形势发展，比如经费，人员编制等各个方面进行统筹安排与长远规划。

3、采用省局建设平台，各级地方局馆购买客户端及网络费等

这个是一个比较可行的方式，对我省各地档案局来讲，每个地方重复投入建设信息化设备比较可惜，省局建设平台就是把钱集中起来花费是个很好的建议。

总结

档案信息化的未来发展方向就是建设一个可持续发展的大平台。

第二篇：关于档案信息化建设的思考

关于档案信息化建设的思考

摘要：实现档案信息化建设对经济的发展和社会的进步具有重要的作用，文章总结了目前档案信息化建设的现状以及存在的问题，并针对现状和存在的问题，提出相应的解决对策。关键词：档案；信息化；思考

随着经济的发展和社会的进步，档案管理的作用越来越凸显。作为事务管理有机组成的档案工作，如何发挥自身独特的优势和功能，如何实现档案管理的信息化，为政府排忧解难、完善服务，是每一个档案工作者应当深思的问题。笔者结合自身多年的档案管理工作实践，总结目前档案信息化的现状与存在的问题，并提出相关的解决途径。

一、档案信息化建设的现状与存在的问题

1.档案信息化建设观念相对落后

管理人员的档案意识淡薄，认为档案无足轻重。因此，档案事业难以得到应有的重视，造成档案事业的先天不足，经费投入得不到保证。同时，档案工作者对档案信息化重视不够，缺少服务意识。档案信息化建设过程中的非积极投入及非规范行为，最终会造成档案信息化建设的延缓，造成档案信息交流的障碍，影响档案信息化建设目标的实现。

2.档案信息化建设的基础设施相对薄弱

档案信息化建设必须具备一定的硬件条件，如要配备计算机、建立局域网、需要大容量的服务器、建立数据库等，开发研制档案管理专用软件、加强网络日常管理与维护等，这些都需要大量的资金投入。目前，档案管理机构主要是吃财政饭，没有能力通过提供社会化服务增加适当收入。

3.档案信息化建设中的管理人员素质问题

目前档案馆（室）普遍存在着人员少、文化素质低、身体素质差等现象。特别是档案室的档案管理人员多数不是专职档案员，无暇顾及档案工作，而且大多也只停留在手工操作水平上。由于对电子文件、电子档案的收集、保存、维护与利用接触太少，档案管理人员能熟练使用微机进行档案管理的为数不多，能承担程序设计和数据维护的更是少之又少，致使档案信息化程度仍然很低，档案资源中蕴藏的丰富信息还没有得到充分挖掘和利用，不能满足经济建设和社会发展日益增长的需要。

4.档案信息化建设中的电子文件管理处于无序状态

随着计算机技术的发展，档案管理正在逐步由实体化管理向信息化管理发展。但目前大部分单位的电子文件仍处于无序管理状态。主要表现在对于自己单位通过网上发送的文件仍

实行双轨制，即发送电子文件、纸质文件存档，对于从网上接收的其他单位的来文则只存打印出的纸质文件。有的甚至因计算机系统的存储容量不够，为了接收新的电子文件已开始清除部分原有的电子文件，这样做完全破坏了档案信息的统一性、完整性。由此可见，电子文件的管理并不像纸质的管理那样规范。

5.档案信息化建设的标准滞后

档案信息化建设的前提是档案信息的规范化、标准化，即用共同的信息技术和信息语言组织档案信息。正如ISO主席汉兹所说：“如果不靠国际标准来有效引导信息迅猛发展趋势，必将出现一个电子混乱局面”。自1979 年以来，我国已颁布了不少档案工作标准，但其中绝大多数是针对纸质、音像等档案，针对数字化档案的寥寥无几。而档案信息化建设主要面对的是数字化的档案信息，这就需要从数字档案信息的著录、保护等方面入手，制定新的标准来规范工作实践。

二、档案信息化解决对策

1.加大档案信息化建设的宣传力度

通过多种渠道，提高社会档案意识和档案工作者的信息化意识，正视信息化给档案工作带来的挑战和压力，加深对实施信息化带动策略的理解。各档案局（馆）要把档案信息化建设作为档案业务工作的一项重要内容来抓，融于业务监督指导、目标管理、执法检查等活动之中。

2.纳入发展规划，提供经费保障

各级档案部门应积极争取将档案信息化纳入本级政府的信息化建设总格局和档案事业发展总体规划中，争取财政投入并保持适当增长比例。一是根据国民经济增长幅度，加大对档案信息化建设资金的投入力度，以缓解档案信息化建设资金不足、供需矛盾突出的问题。二是认真做好档案信息化建设的立项工作，财政部门要给予必要的支持，将档案信息化建设所需经费纳入本级财政经费预算。三是加强对档案信息化建设资金的统筹合理使用，引入信息化工程监理机制，加强相关项目的前期研究和可行性论证。

3.加强与档案信息化相关的政策法规标准体系的建设

要逐步研究和完善发展相关政策法规标准。一是要学习研究国家有关政策、法律法规的基础上，研究建立档案信息化发展的政策、法律法规体系，形成推动档案信息化工作的法制环境和保障体系。二是加强档案信息化发展课题研究，提高信息化建设决策水平。

4.加强对档案信息化建设的领导监管

档案部门要充分认识档案信息化建设在电子政务建设中的地位和作用，自觉把档案部门的信息化工作与党委、政府的办公自动化结合起来，积极争取领导的重视和信息部门的支持。档案局（馆）要建立信息化建设领导机构或明确分管领导，落实专门机构或专人负责档案信息化建设工作。加强信息交流与沟通，及时了解档案数字化和电子文件归档情况，做到心中有数，做好分类指导。

5.加强档案信息安全保障体系建设

档案部门在加强档案信息化建设的同时，应把档案信息安全放在突出位置，确保管理系统和数据的安全、可靠，防止档案信息失密、泄密和丢失。

6.优化专业结构，抓好队伍建设

作为信息化前沿的档案部门，面临着信息爆炸和技术变革带来的强大压力，单一的人员结构已经不能满足档案工作现代化的需要。因此，应注意引进信息管理方面的人才，优化人员结构，建立复合型的专业队伍，以适应档案工作现代化的需要。

参考文献：

[1]花文博.论档案信息化建设的现状与对策[J].科技传播，2011（1）：27-28.[2]姚凤娇.谈如何有效推进档案信息化建设[J].黑龙江档案，2011（4）：117.

第三篇：企业档案信息化建设的实践与思考

企业档案信息化建设的实践与思考

摘 要：对于广大社会企业而言，稳定的发展一直都是企业的重要追求目标。作为现代企业档案信息资源利用和开发的基础，企业档案建设的信息化是企业实现信息化的基本构成部分。我们必须充分认识到企业档案信息化建设的重要作用，并对其积极的进行推进，但这并不意味着企业档案信息化建设就是一帆风顺的，其过程中依然会存在诸多的问题，为了企业档案信息化建设的顺利、稳定发展，我们应该大力进行企业档案信息化建设的研究与探讨。因此，本文将对企业档案信息化建设的实践与思考进行研究分析，以期给相关研究者以有益借鉴。

关键词：企业档案；信息化；建设

随着信息技术的持续发展和普遍应用，在科学的管理方法和组织思想的指导下，通过高科技手段的利用与支撑，深入挖掘和有效整合企业档案信息资源，以推进企业档案的信息化建设，是现代企业实现持续发展的必由之路，也是确保企业档案工作科学性、有效性的重要基础。当前，企业档案管理工作的现状

随着经济社会的持续发展，企业档案管理的信息化越来越成为推动企业可持续发展的重要力量。但是，在实践操作过程中，我国企业档案管理工作特别是档案信息化建设仍存在着很多的问题。

1.1 缺乏优良的人才、技术和资金条件

当前，我国很多的社会企业对企业档案管理工作的重要性缺乏清晰的认识，企业的档案管理缺乏必要的技术和设备设施支撑，信息资源缺乏先进的数字技术设备承载，企业档案网站建设水平参差不齐，这是国内企业普遍面临的现状。怎样用电子版信息资源取代常规性的印刷资料，实现信息资源的真正共享，是我国大部分企业必须面对和思考的问题。企业档案管理工作中，高水平、高素质信息管理人才的缺乏，信息资源挖掘和开发的不足是我国企业推荐信息化建设所面临的重大困境之一。对于广大企业高层管理人员来说，由于各种条件的限制和自身思想认识的原因，他们不愿在档案信息化建设中投入过多的资金和精力，致使企业档案信息化建设资金严重缺乏，这也是这些问题产生的重要原因。

1.2 相关规范和标准的缺乏

缺乏科学的组织和规划是我国企业推进档案信息化建设过程中面临的又一突出问题，部分企业信息化建设的失败会在一定程度上影响企业企业信息化建设的正常开展。因此，为了确保企业档案信息化建设的标准性和规范性，我们必须重视统一标准和规范的建立和完善工作，用统一的建设标准和规范约束企业档案信息化的建设。但是，对于我国绝大部分社会企业来说，它们在档案管理中都没有进行过科学的规划，致使企业档案管理工作效率十分低下，低水平重复建设和各自为政的现象层出不穷，严重制约着企业信息资源的合理利用。同时，企业档案管理和规范的缺乏，也会在一定程度上影响档案管理工作人员工作积极性的发挥，进而会对企业预定目标的达成造成一定的干扰。

1.3 企业信息管理缺乏有效的衔接

我国企业档案管理工作由于管理机制的相对落后，其与企业的各管理、生产环节的联系相对有限，使得企业各部门之间缺乏有效的联络，企业档案信息资源管理与企业其他环节的信息管理之间缺乏有效的衔接。

1.4 企业档案资源的利用水平不高

尽管信息技术获得了非常快速的发展，但是，在企业信息资源管理过程中，企业的文书处理与生产活动和企业档案管理工作并为进行良好的结合，使得企业档案信息的管理工作效率非常有限，并逐渐成为我国企业档案信息资源管理建设中的一大弊病。在这种背景下，一体化的文档管理工作更是无从谈起。企业档案信息化建设的构想

2.1 提升信息化水平，构建信息化模式

为了实现档案管理工作的数据化和网络化，提升自身的信息化水平，社会广大企业必须强化自身设备设施的养护工作，加大对硬件设备建设工作的投入。尤其需要明确认识到多媒体技术的重要性，使其在档案信息化建设中充分发挥作用，建立完善的信息化档案数据库。及时检查、更新自身的档案信息操作系统，逐渐改善印刷档案的弊病，通过信息技术的充分应用来促进自身信息资源的高度共享。因此，必须强化多媒体的利用，建立完善的档案信息化模式，优化处理自身的电子信息资源，根据信息资源的性质和具体内容分类进行处理。

2.2 强化规范化和标准化建设

随着社会的持续发展和进步，企业档案管理工作的组织建设也应与时俱进，跟随社会的进步而不断发展，同时，企业也要不断加强自身的档案信息化建设和制度建设，以确保自身各项工作的有序进行。再者，为实现自身档案信息资源管理各环节中技术和业务的有序衔接，企业也必须同步进行档案信息化规范和标准的建设工作，规范自身的档案管理流程，为企业的坚持、持续发展奠定基础。

2.3 注重团队素质建设

随着信息技术的快速发展，我们逐渐步入了信息化时代，在这一时代背景中，综合性技术收到企业越来越多的青睐。特别是在企业档案信息化建设的过程中，企业更是必须注重自身人员素质的建设和提高的问题，强化信息化人才建设工作，通过采取各种有效手段，将档案资源的“管理者”升级为档案资源的“开发者”，为档案信息化建设奠定坚实的人才基础。因此，企业必须注重自身文化氛围的创设，为高素质、高水平的信息化人才创造更多的施展空间，提升自身的人才创新意识，通过教育培训、专题讲座、研究探讨等方式对信息化技术人才进行培训，建立一支理论知识丰富、专业技能过硬、综合素质水平较高、业务精良的专业管理团队，为档案信息化建设提供充足的人才资源支撑。

2.4 加强安全体系的信息化

作为档案管理工作的重要内容，信息安全在档案信息化建设中的作用理应受到充分的关注。因而，为了保证企业档案信息资源的安全，企业必须充分重视档案信息的安全防范工作。通常来讲，企业都是通过网络防火墙的安装来确保自身档案电子信息资料的安全的，但是，这并非是绝对的安全保障。为了提升自身数据资料额安全性，企业必须多措并举，采用多样化的安全防范措施。例如，对自身的计算机数据系统进行定期的防护和维护；对数字化档案实施加密防护等都是比较不错的信息安全体系手段。

企业档案管理信息化建设的意义

企业档案信息化建设旨在通过现代扫描、通讯、和网络技术的应用对企业档案资源管理进行完善和优化，其实质就是由以实体档案保管的传统档案管理模式向以网络化、数字化的现代档案管理模式的转变。随着企业自动化办公的持续推进和信息化建设的不断发展，社会企业想要实现稳定、优良的发展，就必须对自身档案信息资源的价值进行充分的利用。企业档案信息化建设是我国经济社会持续发展的内在要求，也是现代企业信息化管理的需要，一体化的档案信息管理模式是企业发展的必由之路，也是企业快速发展的重要支撑。我们必须对企业档案信息化建设的优点和缺点形成充分的认识，意识到其与企业发展之间存在着非常紧密的联系。在信息化建设的大背景下，传统的企业实体档案管理模式以很难满足企业档案管理的需求，为了适应企业发展的要求，满足现代企业管理发展的要求，企业必须改变自身的档案管理工作方式和管理模式。企业档案信息化建设必然会随着企业信息化的发展而逐渐发展，以满足企业档案信息资源开发和利用的客观需要，在这一过程中，企业档案信息化管理体系的构建就是一个非常行之有效的措施。同时，企业还必须意识到档案信息化建设也是档案信息资源整合、档案资源价值提升的重要途径，档案建设的信息化不但有利于自身工作效率的有效提升，而且，还能为自身的发展提供更多的信息资源和更好的服务，进而能够进一步促进自身的信息化和网络化。结语

社会企业档案信息化建设是一个系统性的、长期性的工程，它不但会涉及企业资金、技术和人力的投入，而且还会涉及到法律建设、体制建设和机制建设等方面的问题。为了有效应对世界科技的快速发展，促进自身的进步，企业必须不断强化自身的档案信息化建设，以实现企业自身的信息化。

参考文献

[1]傅露霞，路立龙.企业档案信息化建设的实践与思考[J].机电兵船档案.2010（03）

[2]吕萌，于静.对如何加强企业档案信息化建设的探究[J].计算机光盘软件与应用.2012（05）

[3]张宇凡.基于.NET的昆明市公安局警员人事信息管理系统的设计与实现[D].电子科技大学 2013

[4]孟庆琳.浅谈信息时代的档案管理和档案资源开发[J].科技情报开发与经济.2006（02）

[5]戚艳.试论档案信息网络化建设的必要性与可行性[J].镇江市高等专科学校学报.2003（02）

[6]黄波.基于网络环境下企业档案信息化建设的对策[J].信息化建设.2016（01）

第四篇：对医院档案信息化建设思考

对医院档案信息化建设思考

摘要：随着医疗条件的改善，IT技术的发展，医院的服务水平不断提高，但是，医院档案管理的方式、方法未能全面跟上时代的步伐，处于比较滞后的状态。开展医院档案研究的目的在于促进医学更好地服务于大众，更好地服务于社会发展。对此，医院应该跟进时代的发展，突破传统管理办法的束缚，走网络化、信息化、自动化发展道路，建立稳定的医疗档案管理系统。本文立足于医院档案管理现状，对档案信息化建设的意义进行分析，提出了加强医院档案信息化的对应措施，希望对档案管理建设进程的推进有所帮助。

关键词：档案管理；信息化建设；措施；意义

医院档案载录着医院发展的各个印记，是医院展现其历史与案例的重要平台，是解决新问题、应对新挑战的咨询手册，也是医院制定未来发展战略规划的指南针。而科学、规范化的档案管理不仅能够为医院文件查阅与利用带来极大便利，提高医院档案管理水平，同时也为医院未来发展提供了强大的资源支撑。信息化时代下，传统的档案管理方法已然无法适应当前的发展形势。而信息化的档案管理，不仅有助于相关人员档案的查阅与利用，同时亦有益于档案资料的长久保存。因此，在新时期，加强医院档案的信息化建设，具有极其重要的现实意义。医院档案信息化建设内容及当前现状

新时期，医院档案管理逐渐向信息化方向转变，但是，仍然存在着许多亟待完善的地方。相关管理部门对档案信息化的推进效果并不理想，很多问题得不到及时处理和解决。主要集中在以下三点：

（1）档案信息化硬件和软件比较滞后。在档案信息化处理过程中，医院并没有进行深入的改革性发展，依然采用陈旧的设备和系统进行管理，使得档案信息化发展缓慢，统计和归纳的完成效果不理想。档案信息化处理流程复杂、设备落后，给档案管理的改革带来了很大的阻碍。

（2）档案信息化管理制度不完善。档案管理制度的不完善，导致档案数量不全、资料不完整，甚至部分档案在归档过程中丢失。档案储存室的部分档案由于保管不善，纸质内容难以看清，而失去信息处处理价值。这些现象给档案信息化处理带来了极大困扰，常常需要重新处理编辑，影响信息化速度。

（3）档案管理人员的业务水平低。档案管理不需要太高的技术，但对工作人员的自身素质和工作态度比较高，需要工作人员耐心归纳，长时间持续性工作，以确保档案的顺利流转。但是，档案管理人员的流动速度快，工作素养比较低，缺乏职业精神，给整个信息化处理带来极大的负面影响。加强对于医院档案信息化建设的意义

医院档案信息化建设对于临场、教学和研究等方面有着十分重要的指导意义。然而，传统档案管理办法已经不能满足当代医院发展的需要，亟需进行技术和管理方式的更新。具体来说，档案信息化管理对于医院和医学的意义分为以下三点：

（1）有利于医院档案管理质量的提高。随着计算机和互联网的发展，建立档案数据库，进行网络分享是时代要求，也是档案管理的必然选择，便于医学人员的学习和查看，提高档案的利用率，增加档案存在的价值。医学人员可以从档案记载中获得大量的临床病例，掌握临床处理办法，丰富自己的学识，带动医院整体的医疗水平和服务水平，形成强有力的社会竞争力。

（2）为医学发展决策提供指导意见。档案信息化处理后，在网络上形成信息平台，为医学领域的政策制定和医院的具体改进提供一定的指导，为正确决策发挥重要的作用。同时，档案的信息化实现了医学发展的信息化，为医学领域提供准确的发展方向，增加了政策决策的参考依据，对整体医学领域的进步具有极大价值。

（3）档案信息化为医学知识的普及提供了可能。随着医学技术的发展，普通大众难以辨别先进医学治疗办法的优劣，对众多药品的具体作用辨析能力较差。档案信息化使得大众有机会了解到临床情况，增加对现代医学的信心，减少焦虑情绪，为增加人们对医学的信心提供了有力支撑。

加强医院档案信息化建设的措施

从医院档案信息化处理的诸多问题和重要意义分析得知，医院的档案信息化改革已经迫在眉睫，需要引起领导和相关部门的高度重视，本人根据自身工作经历和总结，提出了加强医院档案信息化建设的措施，分为以下三点：

（1）加强医院档案信息管理人员的从业教育与规范化管理

档案管理的从业人员是信息化工作的执行者和落实者，对整个档案管理改革具有特殊意义。医院领导应加强对从业人员的管理和要求，从质量和效率两方面入手，提高医院档案信息化处理能力。首先，对档案管理人员进行专业培训，使其熟练掌握信息化处理方法；其次，对信息化成果进行检验，对其工作质量进行抽查，确保信息化成果的正确性；最后，改善工作人员的工作环境和工作待遇，满足工作人员的生活需求，进而使其全身心投入到工作中。档案信息化的改革需要从工作人员的工作态度和工作方法入手，提高其工作责任心和使命感，进而推动医院档案信息化进程，提高医院的服务质量。

（2）学习、引进先进的信息录入和管理系统

随着信息技术的发展，互联网生活已经走进人们的生活，满足着人们的生活和精神需求。互联网技术的发展使得现代数据成倍增加，信息处理难度进一步加大。医院档案信息化的发展离不开先进的信息录入系统和管理系统，离不开稳定的工作设备。因此，医院应更新信息录入设备和系统，为工作人员提供便捷的条件，促成网络信息化的早日形成。在信息化处理的过程中，需要做到档案的保存、保密工作，避免信息丢失的同时，还要做好保密工作，设置严格的查看要求，减少资源的外流。此外，电子档案管理系统还需要进行周期性维护，为网络信息的稳定性和安全性管理做好保障工作。只有妥善电子档案的潜在风险，才可以充分发挥档案信息化作用，促进档案信息化的健康发展。

（3）完善医院档案信息管理制度，增强医院档案信息安保力度

医院档案信息管理制度是进行档案改革的方针，对具体的改革内容有着指导意义。医院信息管理制度可以分为档案审核、档案借阅、档案存储以及档案级别调整等多个方面。档案不同的管理阶段发挥着不同的作用，是档案管理工作不可缺少的组成部分。在档案审核环节，需要对档案的各项内容进行仔细查看，确保档案信息的完整；在档案借阅环节，根据管理制度确定的权限，开展借阅活动，并档案进行跟踪，确保档案的完整性和内容的保密性；在档案存储环节，需要做到分类摆放，定期查看，避免纸质档案变质，失去保存价值。只有将医院档案信息管理的各个环节把握好，才可以将档案信息安保工作做到位，进而实现档案的信息化处理。

总结

医院档案信息化是医学档案管理办法的必由之路，对医学发展和管理有着十分重要的作用。各个医院都应改变传统的档案管理办法，建立高效、稳定、科学的网络档案系统，方便医生的学习和研究。同时，医院领导也应重视档案的信息化处理，对档案工作积极支持，鼓励工作人员克服苦难，信心十足的搞好档案管理工作，为医院的发展做出努力。

参考文献

[1]刘晶，黄海涛.新时期医院档案的信息化管理[J].产业与科技论坛，2010，9（9）：249.[2]郑慧.医疗机构人事档案管理现状及整改措施[J].西部中医药，2011，24（12）：33-34.[3]解俊霞.医院病历档案管理存在的问题及对策[J].河北中医，2010，32（7）：1113-1115.[4]陆漫漫.新时期加强医院档案管理的途径分析[J].办公室业务，2014（05）：105.作者简介

潘攀（1976-），女，汉，湖北，本科，馆员，研究方向：档案管理。

第五篇：加快档案信息化建设的思考

加快档案信息化建设的思考

二十一世纪的今天，信息化已经成为社会发展的一个重要标志。随着信息社会的到来，信息与信息技术在国民经济和社会发展中扮演了越来越重要的角色。档案基础业务建设的重心也开始向信息化、现代化转移，档案现代化管理和信息化建设，是档案工作发展的必然趋势。十六大报告中明确指出：“信息化是我国加快实现工业化和现代化的必然选择”。中国已经将信息化建设列为国民经济和社会发展的首要内容。档案工作必须尽快跟上社会发展的要求。

１９９６年４月，信息基础结构国际会议在中国北京召开，会议用诗一般的语言发表了《信息时代宣言》：“百万年蒙昧，数万年游牧，几千年农耕，八百年工商；如今亲眼目睹，一场汹涌澎湃的信息化世纪风暴，正席卷着世界的每一个角落；从东到西，从南到北，从阿美利加到欧罗巴，从亚细亚到澳新大陆„„不分种族、肤色、信仰、语言；不分地域、国度，信息化已经成为不可逆转的历史进程”。国家档案局于２００２年１１月印发了《全国档案信息化建设实施纲要》，明确提出了全国档案信息化建设的目标和主要任务：本着统筹规划，统一标准，分级建设，安全保密的原则，加强档案信息化基础设施，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字和数据库建设，在部分中心城市建设示范性数字档案馆，开展公众网上查询档案信息服务，加快推进档案信息化标准体系，安全保障体系和队伍建设。依托当地电子政务建设工程，建立为各级党政机关

服务的档案目录信息中心。档案部门一定要转变观念，必须把信息化作为档案基础业务建设的重点内容来抓。

一、档案管理现代化、信息化重要而紧迫。

１、档案管理现代化、信息化是必然趋势。

随着现代科学技术的开展，特别是随着计算机管理档案软件的开发、利用、升级、以计算机应用技术为主体的档案现代化管理技术已经在各层次档案管理系统广泛地应用。但是从目前实际情况看，作为档案主管部门的各级档案局（馆），由于多种条件的制约，利用的广度和深度远远没有系统外广泛和普遍。例如邮电、银行等部门，档案管理现代化水平已经具备一定的规模。在这种情况下，如果我们的各级领导不充分认识档案管理现代化的紧迫性，不仅会使自身档案管理水平滞后，而且也会在档案指导、监督等方面出现知识领域的“空白”。发展下去，将使我们这支队伍由“内行”变成“外行”，由常规型的指导专家变成“科盲”、“机盲”。认识到这一点，我们各级领导必须自上而下地研究解决档案管理现代化、信息化所需要的经费、手段、技术应用等问题。

２、档案管理现代化可以拓展档案工作的服务领域。

档案管理归根结底是信息资源的管理。信息资源的社会价值在于开发利用，开发利用的效果取决于开发的时效和利用的广泛程度。相比较而言，现代化管理手段储存的各种信息，更便于利用和开发，也就能产生更广泛的社会效益。例如银行部门的档案管理实现了系统内计算机联网，各种信息资源在所有的科室都可以开发利用；领导也可以通过微机调阅各种信息，指挥生产，开展工作，所需材料很快就能打印出来，体现了现代化管理的优势。有人曾以微软公司的总裁比尔·盖茨的ＳＯＨＯ办公模式为例，对电子文件的易操作性作了特例描述：比尔·盖茨可以坐在自己的家里通过视频系统和一些高层次员工开会，可以通过网络与客户在异地同起草一份合同文件。如果我们档案系统上下也能构成微机网络，那么利用开发的档案资料就十分便捷，服务领域也就能拓宽。

３、档案现代化管理可以增加信息存储量。

现代科学技术的发展，特别是缩微技术、扫描技术、光盘技术的广泛利用，可以大大增加档案信息的存储量，存储密度比纸质档案高出许多倍。以软盘为例，一张３．５英寸的盘子，有１．４４Ｍ字节，理论上可以存储７０万汉字，超过厚厚的一本《红楼梦》，一张光盘的容量可以达到６００—４０００ＭＢ，可以存储３５万张打印纸上的文字或十万页图形信息。一个保存３０万卷档案的中等规模的省级档案馆，其纸质档案的排列长度可达４—５公里，如果将其文字信息

录入计算机，用ＣＤ—Ｒ刻录保存仅需４００片，用ＤＶＤ的密度刻录保存，仅需６０片，完全可以装在一个公文包里。纸质载体的文件一般只能记录文字、图形、图表等信息，但电子文件却可以在一份文档里同时记录文字、图形、图表、声音、动画等各种媒体信息。这样利用很小的空间就可以保存大量的信息，而且开发利用的速度快。具有直观性、选择性、易操作性。

二、加快档案现代化、信息化的建设。

档案管理现代化、信息化，其核心是管理手段的现代化和保护技术的现代化，管理手段的现代化和保护技术的现代化主要是采用计算机及其配套设备，缩微机及其相关设备，保护技术的现代化，主要是档案存储环境控制档案存储载体更新改造的科学化。

要加快档案管理现代化、信息化的建设，主要做好几方面的工作。

第一、加强领导、提高认识。

加快档案信息化的建设，要更新各级领导的知识领域，使档案信息化有一个明确的引路人。一个部门如果没有一名知识型的领导主管业务工作，档案管理现代化、信息化就是一句空话，市、县档案主管部门要在提高领导的现代化管理水平方面多搞一些培训工作，改变现

有领导群众的知识结构。以适应现代化管理的需要。努力把档案信息化建设作为政务建设的一个重要内容，逐步构建起各地档案信息平台，提高工作水平和工作效率、提高服务质量。

第二、加大投入、增配软、硬件设施。

要加快档案信息化的建设。首先，要舍得投入财力，配置与档案管理现代化相适应的软、硬件。当前，各级档案部门的财力主要来源于各级政府，这就需要做大量的工作，引进资金加快更新改造的步伐。同时，作为上级档案主管部门，也可以与相关部门沟通协商、共同提出解决问题的办法在政策上给下级部门创造条件，使档案信息化建设加快发展。

第三、引进和培养现代化管理人才。

从目前基层档案工作人员学历上看，获成人教育大专学历的居多，大专院校毕业的大专以上学历的人员居少，这对档案管理现代化、信息化工作的开展十分不利，要改变这种状况，简捷的办法就是调入大专院校毕业生，改变队伍素质结构，适应新的工作需要，对有发展前途的年轻同志，加大业务培训，在两年内完成全员上岗培训，建构三级服务体系（单位内部、行业内部、面向社会），尽快建立局域网，着力加快数安化建设，构建档案信息资源库。

总之，加快档案信息化建设，要加强领导、提高认识。认真研究，合理规划，争取支持，加大投入，配备人才；要抓住机遇，努力把档案信息化建设作为政府电子政务建设的一个重要内容，逐步构建起各地档案信息平台，提高工作水平、工作效率，提升服务质量；要制定信息化建设的中期规划和短期目标，争取政府和上级部门的支持，加大投入，逐渐增配软、硬件设施，打好工作基础，使档案的管理水平迈上一个新台阶，为社会创造更大的经济效益和社会效益。