国土档案信息化相关问题思考

第一篇：国土档案信息化相关问题思考

国土档案信息化相关问题思考

摘 要：在互联网以及信息化技术的快速发展背景下，档案管理工作也在不断的产生变革，电子信息化办公模式已经逐渐被手工管理操作模式给代替。国土档案管理在该趋势下也不能例外，纸质档案的数字化加工以及信息化管理体系在不断的进行建设，已经打算将其进行全面的展开，而且随着国土档案信息资源库构建的日趋完善，最终必定会发展为集成式的国土档案管理信息系统。但是在国土档案信息化的过程中仍然存在诸多难点，本文对其进行分析探讨总结出有效的解决途径，为推动国土档案信息化进程提供一定的参考。

关键词：国土档案 信息化 问题思考国土档案信息化的发展概况

21世纪以来，房地产市场经济的火热发展直接增加了国土业务办理卷宗的频次，同时又在全国土地第二次调查与土地利用规划修编等大型专题项目的落实，从而使得国土档案量急剧增加。因此为了强化管理，各地都已经针对国土档案信息工作作出一定的应对。国土档案信息化进程的起始主要就是构建案卷级的电子条目，也就是常用的Excel表格，从此可以说是手工登记向信息化管理的转变，为档案查询节省大量时间；直到2000年，在电子设备与数字化加工软件的基础上，国土部门开始运用照片式或者是数字化的加工扫描为主的全文档案资源库建设，纸质档案的调阅也就相应减少许多；最近几年，国土档案信息化在全国迅速展开之后，主要的省会城市都在不断的将档案数字化工作进行推进，该阶段的国土信息化建设就表现的更加规范化、制度化。尤其是传统的C/S架构的档案管理系统逐渐向B/S架构进行转化；同时为了运用无纸化办公提升办公效率，政府也在电子政务系统的基础上对档案管理系统集成式开发也开始逐渐步入正轨。国土档案信息化建设的技术保障

国土部门在落实档案信息化建设时应该与本部门的档案管理的特点进行结合，要充分考虑档案信息化的现实基础，有针对、有计划、分步骤的进行落实。笔者依据所参与的档案数字化项目的经验，以及结合当下档案信息化建设的主要技术，对国土档案信息化建设的技术进行分析，为其提供参考资料。

2.1 强化国土档案标准规范化建设

国土档案信息化要想能够合理、有序的落实就需要以标准规范化建设作为前提。其中最关键的就是两类标准，第一类就是业务档案分类标准，在1991年国土管理局针对县级土地制定《县级土地管理档案分类方案（试行）》，可以说这个方案是国土业务分类的重要标准基础，然而由于该方案的颁布时间较长，其所包含的业务也是极其有限，基本上都是以用地与地籍类等为主，因此各地在针对自身的档案进行分类鉴定时一定要结合实际情况，基本上可以增加创设某些分类。同时也要注意分类的标准，因为国土档案分类的重要目的就是为了能够将档案库房保管单元进行合理的划分，方便档案上架与盘点，倘若划分的太细反而会使得档案分类繁冗复杂，对档案库房的整体规划不是十分有利。在进行分类标准时可以运用物理分类或者是逻辑分类相结合的方式，能够直接满足国土档案信息化建设的需要。

此外就是档案信息化技术的标准，其中又涵盖采集著录项标准与扫描加工标准。采集著录项是一本档案重要信息的直接体现，同时也是落实档案迅速、准确查找的基础，因此必须要依据各类业务的特征与实体档案的主要内容进行严格筛选，从而确定关键字段，而通常所说的大而统的著录标准都是不满足国土档案信息化的基本要求。尤其是?对扫描加工标准涵盖扫描的分辨率，在原则上基本上是以打印清晰为主，但并不是分辨率越高越有用。

2.2 加大国土档案管理系统集成式开发力度

当下市场上已经出现较多的成熟的档案管理系统，但是多数都是针对企业的，国土档案信息管理不同于企业档案管理，一定不能主张拿来主义。企业的档案管理系统基本上都是针对纯档案管理进行设计的，更加适用于批量化的档案数字化与单一类型的档案管理。因此这些系统缺乏灵活定制，在开放性与包容性都十分的欠缺。所以国土档案管理系统应该与电子政务办公的电子化档案集中管理平台进行结合，不仅只是为了解决一般的档案管理问题，同时也能够对国土档案的搜集、整理与加工等各个流程进行信息化管理，从而能够尽可能的体现出与国土部门当下系统在系统架构、功能以及数据结构上的无缝集成。主要体现在以下方面。（1）统一认证：当国土档案管理系统与电子政务系统进行接洽后，档案管理系统就能够运用电子政府系统实现单点登录，也就是直接通过统一访问控制，用户只需要持有有效的认证证书就能够访问相应的数字档案管理系统，根据用户的不同身份或者级别赋予其不同的权限。

（2）模块集成：结合双向集成的需要将定制开发进行落实，同时将电子政务系统中某些功能模块直接嵌入到国土档案管理系统当中，根据电子政务流程式的管理将归档待办案卷等直接归入到档案管理系统查询与管理，此外就是档案管理系统的扫描收集功能也能够在电子政务系统中进行体现，直接使得系统切换与数据对接查看变得更加便捷。

2.3 科学有效的落实纸质档案数字化加工

从国土档案需要加工内容以及传统档案管理的主要工作，档案数字化加工主要涵盖收集、整理、著录、扫描、图像处理、数据嫁接、装订归档等等整个环节，笔者建议运用流程式的工程方法将其实现。数字化加工流的定制不仅需要结合工作量，同时也要从人力资源的角度出发，某些环节能够进行适当调整，但是某些环节应该进行严格区分，诸如档案质检。而且对于积压遗留档案的批量处理，应该交由更加专业化的数字加工模式。国土档案信息化需要重点关注的问题

3.1 数据的自动嫁接

尽管国土档案信息化后为查询统计提供了便利，但是同传统的手工管理模式来说，档案人员的工作量也会有所增加。必须要在人力资源可控的范围内使得档案信息化工作能够步入常态，就必须要在数据自动嫁接上想办法。数据嫁接的方式最好的是运用中间库，也就是通过电子政务系统直接向中间库进行推送，然后档案系统再从中间库中进行数据抓取，该设计主要就是能够在档案管理系统产生故障时能够更快的查询其中的原因，为数据安全性也提供一定的保障。数据嫁接的内容主要涵盖了办理结算卷宗的自动归档，档案系统其能够直接从电子政务系统中获得归档任务，从而自动构建出档案管理的内部线化流程；其次就是电子政务系统内重要审批事项的信息打包进入档案卷级著录项，从而能够降低人工录入量并且提升数据的准确性；最后就是通过构建电子政务系统扫描目录与档案系统卷内目录一一对应关系，从而将无纸化办公形成的扫描资料向档案系统全文库进行对接，有效的避免了重复扫描。

3.2 档案的历史回溯

在国土档案管理中档案的历史回溯是十分关键的问题。其中就是要落实相关联档案的自由查阅，首先就要改变将宗地号作为档案朱关键字甚至是唯一串联字段的局限性，梳理与分析档案查产生的业务流程，找到档案之间真正的承载关系，运用构建主关键字加次关键字的形式构建出多源关联信息，从而落实档案生命周期式的管理。结束语

综上所述，国土档案管理信息化建设是信息技术发展的必须要经历的，但是在国土档案管理信息化建设中需要不断的针对技术进行调整，同时重视其中各个环节的关键问题，最终才能够构建出高效的国土档案信息化管理模式。

参考文献

[1]刘瑛.分析档案信息化建设及档案服务工作问题[J].科技创新导报，2015，12（21）：213.[2]李怡璇，王华丽.国内外国土信息化建设研究综述[J].中外企业家，2015（31）：199-200.[3]海桂萍.土地档案管理信息化建设的重要性与方法[J].中外企业家，2016（33）：242.[4]王恒，曾婷，张伟.国土规划档案信息共享与服务平台构想[J].兰台世界，2017（05）：46-49.

第二篇：关于档案信息化建设的思考

关于档案信息化建设的思考

摘要：实现档案信息化建设对经济的发展和社会的进步具有重要的作用，文章总结了目前档案信息化建设的现状以及存在的问题，并针对现状和存在的问题，提出相应的解决对策。关键词：档案；信息化；思考

随着经济的发展和社会的进步，档案管理的作用越来越凸显。作为事务管理有机组成的档案工作，如何发挥自身独特的优势和功能，如何实现档案管理的信息化，为政府排忧解难、完善服务，是每一个档案工作者应当深思的问题。笔者结合自身多年的档案管理工作实践，总结目前档案信息化的现状与存在的问题，并提出相关的解决途径。

一、档案信息化建设的现状与存在的问题

1.档案信息化建设观念相对落后

管理人员的档案意识淡薄，认为档案无足轻重。因此，档案事业难以得到应有的重视，造成档案事业的先天不足，经费投入得不到保证。同时，档案工作者对档案信息化重视不够，缺少服务意识。档案信息化建设过程中的非积极投入及非规范行为，最终会造成档案信息化建设的延缓，造成档案信息交流的障碍，影响档案信息化建设目标的实现。

2.档案信息化建设的基础设施相对薄弱

档案信息化建设必须具备一定的硬件条件，如要配备计算机、建立局域网、需要大容量的服务器、建立数据库等，开发研制档案管理专用软件、加强网络日常管理与维护等，这些都需要大量的资金投入。目前，档案管理机构主要是吃财政饭，没有能力通过提供社会化服务增加适当收入。

3.档案信息化建设中的管理人员素质问题

目前档案馆（室）普遍存在着人员少、文化素质低、身体素质差等现象。特别是档案室的档案管理人员多数不是专职档案员，无暇顾及档案工作，而且大多也只停留在手工操作水平上。由于对电子文件、电子档案的收集、保存、维护与利用接触太少，档案管理人员能熟练使用微机进行档案管理的为数不多，能承担程序设计和数据维护的更是少之又少，致使档案信息化程度仍然很低，档案资源中蕴藏的丰富信息还没有得到充分挖掘和利用，不能满足经济建设和社会发展日益增长的需要。

4.档案信息化建设中的电子文件管理处于无序状态

随着计算机技术的发展，档案管理正在逐步由实体化管理向信息化管理发展。但目前大部分单位的电子文件仍处于无序管理状态。主要表现在对于自己单位通过网上发送的文件仍

实行双轨制，即发送电子文件、纸质文件存档，对于从网上接收的其他单位的来文则只存打印出的纸质文件。有的甚至因计算机系统的存储容量不够，为了接收新的电子文件已开始清除部分原有的电子文件，这样做完全破坏了档案信息的统一性、完整性。由此可见，电子文件的管理并不像纸质的管理那样规范。

5.档案信息化建设的标准滞后

档案信息化建设的前提是档案信息的规范化、标准化，即用共同的信息技术和信息语言组织档案信息。正如ISO主席汉兹所说：“如果不靠国际标准来有效引导信息迅猛发展趋势，必将出现一个电子混乱局面”。自1979 年以来，我国已颁布了不少档案工作标准，但其中绝大多数是针对纸质、音像等档案，针对数字化档案的寥寥无几。而档案信息化建设主要面对的是数字化的档案信息，这就需要从数字档案信息的著录、保护等方面入手，制定新的标准来规范工作实践。

二、档案信息化解决对策

1.加大档案信息化建设的宣传力度

通过多种渠道，提高社会档案意识和档案工作者的信息化意识，正视信息化给档案工作带来的挑战和压力，加深对实施信息化带动策略的理解。各档案局（馆）要把档案信息化建设作为档案业务工作的一项重要内容来抓，融于业务监督指导、目标管理、执法检查等活动之中。

2.纳入发展规划，提供经费保障

各级档案部门应积极争取将档案信息化纳入本级政府的信息化建设总格局和档案事业发展总体规划中，争取财政投入并保持适当增长比例。一是根据国民经济增长幅度，加大对档案信息化建设资金的投入力度，以缓解档案信息化建设资金不足、供需矛盾突出的问题。二是认真做好档案信息化建设的立项工作，财政部门要给予必要的支持，将档案信息化建设所需经费纳入本级财政经费预算。三是加强对档案信息化建设资金的统筹合理使用，引入信息化工程监理机制，加强相关项目的前期研究和可行性论证。

3.加强与档案信息化相关的政策法规标准体系的建设

要逐步研究和完善发展相关政策法规标准。一是要学习研究国家有关政策、法律法规的基础上，研究建立档案信息化发展的政策、法律法规体系，形成推动档案信息化工作的法制环境和保障体系。二是加强档案信息化发展课题研究，提高信息化建设决策水平。

4.加强对档案信息化建设的领导监管

档案部门要充分认识档案信息化建设在电子政务建设中的地位和作用，自觉把档案部门的信息化工作与党委、政府的办公自动化结合起来，积极争取领导的重视和信息部门的支持。档案局（馆）要建立信息化建设领导机构或明确分管领导，落实专门机构或专人负责档案信息化建设工作。加强信息交流与沟通，及时了解档案数字化和电子文件归档情况，做到心中有数，做好分类指导。

5.加强档案信息安全保障体系建设

档案部门在加强档案信息化建设的同时，应把档案信息安全放在突出位置，确保管理系统和数据的安全、可靠，防止档案信息失密、泄密和丢失。

6.优化专业结构，抓好队伍建设

作为信息化前沿的档案部门，面临着信息爆炸和技术变革带来的强大压力，单一的人员结构已经不能满足档案工作现代化的需要。因此，应注意引进信息管理方面的人才，优化人员结构，建立复合型的专业队伍，以适应档案工作现代化的需要。

参考文献：

[1]花文博.论档案信息化建设的现状与对策[J].科技传播，2011（1）：27-28.[2]姚凤娇.谈如何有效推进档案信息化建设[J].黑龙江档案，2011（4）：117.

第三篇：对医院档案信息化建设思考

对医院档案信息化建设思考

摘要：随着医疗条件的改善，IT技术的发展，医院的服务水平不断提高，但是，医院档案管理的方式、方法未能全面跟上时代的步伐，处于比较滞后的状态。开展医院档案研究的目的在于促进医学更好地服务于大众，更好地服务于社会发展。对此，医院应该跟进时代的发展，突破传统管理办法的束缚，走网络化、信息化、自动化发展道路，建立稳定的医疗档案管理系统。本文立足于医院档案管理现状，对档案信息化建设的意义进行分析，提出了加强医院档案信息化的对应措施，希望对档案管理建设进程的推进有所帮助。

关键词：档案管理；信息化建设；措施；意义

医院档案载录着医院发展的各个印记，是医院展现其历史与案例的重要平台，是解决新问题、应对新挑战的咨询手册，也是医院制定未来发展战略规划的指南针。而科学、规范化的档案管理不仅能够为医院文件查阅与利用带来极大便利，提高医院档案管理水平，同时也为医院未来发展提供了强大的资源支撑。信息化时代下，传统的档案管理方法已然无法适应当前的发展形势。而信息化的档案管理，不仅有助于相关人员档案的查阅与利用，同时亦有益于档案资料的长久保存。因此，在新时期，加强医院档案的信息化建设，具有极其重要的现实意义。医院档案信息化建设内容及当前现状

新时期，医院档案管理逐渐向信息化方向转变，但是，仍然存在着许多亟待完善的地方。相关管理部门对档案信息化的推进效果并不理想，很多问题得不到及时处理和解决。主要集中在以下三点：

（1）档案信息化硬件和软件比较滞后。在档案信息化处理过程中，医院并没有进行深入的改革性发展，依然采用陈旧的设备和系统进行管理，使得档案信息化发展缓慢，统计和归纳的完成效果不理想。档案信息化处理流程复杂、设备落后，给档案管理的改革带来了很大的阻碍。

（2）档案信息化管理制度不完善。档案管理制度的不完善，导致档案数量不全、资料不完整，甚至部分档案在归档过程中丢失。档案储存室的部分档案由于保管不善，纸质内容难以看清，而失去信息处处理价值。这些现象给档案信息化处理带来了极大困扰，常常需要重新处理编辑，影响信息化速度。

（3）档案管理人员的业务水平低。档案管理不需要太高的技术，但对工作人员的自身素质和工作态度比较高，需要工作人员耐心归纳，长时间持续性工作，以确保档案的顺利流转。但是，档案管理人员的流动速度快，工作素养比较低，缺乏职业精神，给整个信息化处理带来极大的负面影响。加强对于医院档案信息化建设的意义

医院档案信息化建设对于临场、教学和研究等方面有着十分重要的指导意义。然而，传统档案管理办法已经不能满足当代医院发展的需要，亟需进行技术和管理方式的更新。具体来说，档案信息化管理对于医院和医学的意义分为以下三点：

（1）有利于医院档案管理质量的提高。随着计算机和互联网的发展，建立档案数据库，进行网络分享是时代要求，也是档案管理的必然选择，便于医学人员的学习和查看，提高档案的利用率，增加档案存在的价值。医学人员可以从档案记载中获得大量的临床病例，掌握临床处理办法，丰富自己的学识，带动医院整体的医疗水平和服务水平，形成强有力的社会竞争力。

（2）为医学发展决策提供指导意见。档案信息化处理后，在网络上形成信息平台，为医学领域的政策制定和医院的具体改进提供一定的指导，为正确决策发挥重要的作用。同时，档案的信息化实现了医学发展的信息化，为医学领域提供准确的发展方向，增加了政策决策的参考依据，对整体医学领域的进步具有极大价值。

（3）档案信息化为医学知识的普及提供了可能。随着医学技术的发展，普通大众难以辨别先进医学治疗办法的优劣，对众多药品的具体作用辨析能力较差。档案信息化使得大众有机会了解到临床情况，增加对现代医学的信心，减少焦虑情绪，为增加人们对医学的信心提供了有力支撑。

加强医院档案信息化建设的措施

从医院档案信息化处理的诸多问题和重要意义分析得知，医院的档案信息化改革已经迫在眉睫，需要引起领导和相关部门的高度重视，本人根据自身工作经历和总结，提出了加强医院档案信息化建设的措施，分为以下三点：

（1）加强医院档案信息管理人员的从业教育与规范化管理

档案管理的从业人员是信息化工作的执行者和落实者，对整个档案管理改革具有特殊意义。医院领导应加强对从业人员的管理和要求，从质量和效率两方面入手，提高医院档案信息化处理能力。首先，对档案管理人员进行专业培训，使其熟练掌握信息化处理方法；其次，对信息化成果进行检验，对其工作质量进行抽查，确保信息化成果的正确性；最后，改善工作人员的工作环境和工作待遇，满足工作人员的生活需求，进而使其全身心投入到工作中。档案信息化的改革需要从工作人员的工作态度和工作方法入手，提高其工作责任心和使命感，进而推动医院档案信息化进程，提高医院的服务质量。

（2）学习、引进先进的信息录入和管理系统

随着信息技术的发展，互联网生活已经走进人们的生活，满足着人们的生活和精神需求。互联网技术的发展使得现代数据成倍增加，信息处理难度进一步加大。医院档案信息化的发展离不开先进的信息录入系统和管理系统，离不开稳定的工作设备。因此，医院应更新信息录入设备和系统，为工作人员提供便捷的条件，促成网络信息化的早日形成。在信息化处理的过程中，需要做到档案的保存、保密工作，避免信息丢失的同时，还要做好保密工作，设置严格的查看要求，减少资源的外流。此外，电子档案管理系统还需要进行周期性维护，为网络信息的稳定性和安全性管理做好保障工作。只有妥善电子档案的潜在风险，才可以充分发挥档案信息化作用，促进档案信息化的健康发展。

（3）完善医院档案信息管理制度，增强医院档案信息安保力度

医院档案信息管理制度是进行档案改革的方针，对具体的改革内容有着指导意义。医院信息管理制度可以分为档案审核、档案借阅、档案存储以及档案级别调整等多个方面。档案不同的管理阶段发挥着不同的作用，是档案管理工作不可缺少的组成部分。在档案审核环节，需要对档案的各项内容进行仔细查看，确保档案信息的完整；在档案借阅环节，根据管理制度确定的权限，开展借阅活动，并档案进行跟踪，确保档案的完整性和内容的保密性；在档案存储环节，需要做到分类摆放，定期查看，避免纸质档案变质，失去保存价值。只有将医院档案信息管理的各个环节把握好，才可以将档案信息安保工作做到位，进而实现档案的信息化处理。

总结

医院档案信息化是医学档案管理办法的必由之路，对医学发展和管理有着十分重要的作用。各个医院都应改变传统的档案管理办法，建立高效、稳定、科学的网络档案系统，方便医生的学习和研究。同时，医院领导也应重视档案的信息化处理，对档案工作积极支持，鼓励工作人员克服苦难，信心十足的搞好档案管理工作，为医院的发展做出努力。

参考文献

[1]刘晶，黄海涛.新时期医院档案的信息化管理[J].产业与科技论坛，2010，9（9）：249.[2]郑慧.医疗机构人事档案管理现状及整改措施[J].西部中医药，2011，24（12）：33-34.[3]解俊霞.医院病历档案管理存在的问题及对策[J].河北中医，2010，32（7）：1113-1115.[4]陆漫漫.新时期加强医院档案管理的途径分析[J].办公室业务，2014（05）：105.作者简介

潘攀（1976-），女，汉，湖北，本科，馆员，研究方向：档案管理。

第四篇：加快档案信息化建设的思考

加快档案信息化建设的思考

二十一世纪的今天，信息化已经成为社会发展的一个重要标志。随着信息社会的到来，信息与信息技术在国民经济和社会发展中扮演了越来越重要的角色。档案基础业务建设的重心也开始向信息化、现代化转移，档案现代化管理和信息化建设，是档案工作发展的必然趋势。十六大报告中明确指出：“信息化是我国加快实现工业化和现代化的必然选择”。中国已经将信息化建设列为国民经济和社会发展的首要内容。档案工作必须尽快跟上社会发展的要求。

１９９６年４月，信息基础结构国际会议在中国北京召开，会议用诗一般的语言发表了《信息时代宣言》：“百万年蒙昧，数万年游牧，几千年农耕，八百年工商；如今亲眼目睹，一场汹涌澎湃的信息化世纪风暴，正席卷着世界的每一个角落；从东到西，从南到北，从阿美利加到欧罗巴，从亚细亚到澳新大陆„„不分种族、肤色、信仰、语言；不分地域、国度，信息化已经成为不可逆转的历史进程”。国家档案局于２００２年１１月印发了《全国档案信息化建设实施纲要》，明确提出了全国档案信息化建设的目标和主要任务：本着统筹规划，统一标准，分级建设，安全保密的原则，加强档案信息化基础设施，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字和数据库建设，在部分中心城市建设示范性数字档案馆，开展公众网上查询档案信息服务，加快推进档案信息化标准体系，安全保障体系和队伍建设。依托当地电子政务建设工程，建立为各级党政机关

服务的档案目录信息中心。档案部门一定要转变观念，必须把信息化作为档案基础业务建设的重点内容来抓。

一、档案管理现代化、信息化重要而紧迫。

１、档案管理现代化、信息化是必然趋势。

随着现代科学技术的开展，特别是随着计算机管理档案软件的开发、利用、升级、以计算机应用技术为主体的档案现代化管理技术已经在各层次档案管理系统广泛地应用。但是从目前实际情况看，作为档案主管部门的各级档案局（馆），由于多种条件的制约，利用的广度和深度远远没有系统外广泛和普遍。例如邮电、银行等部门，档案管理现代化水平已经具备一定的规模。在这种情况下，如果我们的各级领导不充分认识档案管理现代化的紧迫性，不仅会使自身档案管理水平滞后，而且也会在档案指导、监督等方面出现知识领域的“空白”。发展下去，将使我们这支队伍由“内行”变成“外行”，由常规型的指导专家变成“科盲”、“机盲”。认识到这一点，我们各级领导必须自上而下地研究解决档案管理现代化、信息化所需要的经费、手段、技术应用等问题。

２、档案管理现代化可以拓展档案工作的服务领域。

档案管理归根结底是信息资源的管理。信息资源的社会价值在于开发利用，开发利用的效果取决于开发的时效和利用的广泛程度。相比较而言，现代化管理手段储存的各种信息，更便于利用和开发，也就能产生更广泛的社会效益。例如银行部门的档案管理实现了系统内计算机联网，各种信息资源在所有的科室都可以开发利用；领导也可以通过微机调阅各种信息，指挥生产，开展工作，所需材料很快就能打印出来，体现了现代化管理的优势。有人曾以微软公司的总裁比尔·盖茨的ＳＯＨＯ办公模式为例，对电子文件的易操作性作了特例描述：比尔·盖茨可以坐在自己的家里通过视频系统和一些高层次员工开会，可以通过网络与客户在异地同起草一份合同文件。如果我们档案系统上下也能构成微机网络，那么利用开发的档案资料就十分便捷，服务领域也就能拓宽。

３、档案现代化管理可以增加信息存储量。

现代科学技术的发展，特别是缩微技术、扫描技术、光盘技术的广泛利用，可以大大增加档案信息的存储量，存储密度比纸质档案高出许多倍。以软盘为例，一张３．５英寸的盘子，有１．４４Ｍ字节，理论上可以存储７０万汉字，超过厚厚的一本《红楼梦》，一张光盘的容量可以达到６００—４０００ＭＢ，可以存储３５万张打印纸上的文字或十万页图形信息。一个保存３０万卷档案的中等规模的省级档案馆，其纸质档案的排列长度可达４—５公里，如果将其文字信息

录入计算机，用ＣＤ—Ｒ刻录保存仅需４００片，用ＤＶＤ的密度刻录保存，仅需６０片，完全可以装在一个公文包里。纸质载体的文件一般只能记录文字、图形、图表等信息，但电子文件却可以在一份文档里同时记录文字、图形、图表、声音、动画等各种媒体信息。这样利用很小的空间就可以保存大量的信息，而且开发利用的速度快。具有直观性、选择性、易操作性。

二、加快档案现代化、信息化的建设。

档案管理现代化、信息化，其核心是管理手段的现代化和保护技术的现代化，管理手段的现代化和保护技术的现代化主要是采用计算机及其配套设备，缩微机及其相关设备，保护技术的现代化，主要是档案存储环境控制档案存储载体更新改造的科学化。

要加快档案管理现代化、信息化的建设，主要做好几方面的工作。

第一、加强领导、提高认识。

加快档案信息化的建设，要更新各级领导的知识领域，使档案信息化有一个明确的引路人。一个部门如果没有一名知识型的领导主管业务工作，档案管理现代化、信息化就是一句空话，市、县档案主管部门要在提高领导的现代化管理水平方面多搞一些培训工作，改变现

有领导群众的知识结构。以适应现代化管理的需要。努力把档案信息化建设作为政务建设的一个重要内容，逐步构建起各地档案信息平台，提高工作水平和工作效率、提高服务质量。

第二、加大投入、增配软、硬件设施。

要加快档案信息化的建设。首先，要舍得投入财力，配置与档案管理现代化相适应的软、硬件。当前，各级档案部门的财力主要来源于各级政府，这就需要做大量的工作，引进资金加快更新改造的步伐。同时，作为上级档案主管部门，也可以与相关部门沟通协商、共同提出解决问题的办法在政策上给下级部门创造条件，使档案信息化建设加快发展。

第三、引进和培养现代化管理人才。

从目前基层档案工作人员学历上看，获成人教育大专学历的居多，大专院校毕业的大专以上学历的人员居少，这对档案管理现代化、信息化工作的开展十分不利，要改变这种状况，简捷的办法就是调入大专院校毕业生，改变队伍素质结构，适应新的工作需要，对有发展前途的年轻同志，加大业务培训，在两年内完成全员上岗培训，建构三级服务体系（单位内部、行业内部、面向社会），尽快建立局域网，着力加快数安化建设，构建档案信息资源库。

总之，加快档案信息化建设，要加强领导、提高认识。认真研究，合理规划，争取支持，加大投入，配备人才；要抓住机遇，努力把档案信息化建设作为政府电子政务建设的一个重要内容，逐步构建起各地档案信息平台，提高工作水平、工作效率，提升服务质量；要制定信息化建设的中期规划和短期目标，争取政府和上级部门的支持，加大投入，逐渐增配软、硬件设施，打好工作基础，使档案的管理水平迈上一个新台阶，为社会创造更大的经济效益和社会效益。

第五篇：对档案信息化建设的思考

对档案信息化建设的思考2009年06月08日 星期一 17:15——学习实践科学发展观调研报告

信息已成为社会发展重要的战略资源，知识和信息的生产、分配和使用将成为世界经济

发展的新的增长点，各行各业纷纷制定、调整自己的发展战略，以期抢占21世纪的战略制

高点。加快信息资源和基础设施建设，高效科学地利用信息资源，使信息资源充分体现其社

会价值和经济价值，为社会发展服务，是信息化建设的最终目标。在开展深入学习实践科学

发展观活动以来，通过认真学习和广泛讨论，结合本单位实际，本人就档案信息化建设问题

谈点个人的见解。

一、档案信息化是社会发展必然

档案信息化对于政务信息化有着巨大的推动和影响作用，档案信息化的水平将直接影响

着政府的竞争力和服务管理质量。政务信息化的发展将以电子政府成为信息化建设的重要标

志，互联网将成为政府职能的重要表现形式和媒介，政府的信息披露、网上办公、政府采购

与招标等活动将更多地通过网络来实现；电子政府将成为一个跨越政府部门和管理行业的综

合平台，将成为各级政府机关与企业和民众的连接中心，它是社会信息化重要标志之一。

原始信息，无可厚非的是信息资源的重要组成部分，随着社会信息化进程的加快，民众的档案意识的增强，其价值日渐提升，社会对档案管理也提出了更高的要求，早已不限于“

管好”档案，更多地要求是“用好”档案。档案管理部门必须提高其自身的管理水平，管理手

段必须从手工方式向现代管理方式转变，为社会提供高效、优质的档案信息服务。“提升档

案管理档次，将档案交给计算机系统管理”正式成为一种必然趋势。网络技术、数据库技术、数据存储等各种信息技术的迅猛发展，为档案信息资源的科学保管和开发利用创造了前所未

有的契机，社会及每个单位网络基础设施不断改进完善，也为档案信息化建设创造了良好的条件。通过实施档案信息化建设，档案的管理和利用将完全通过计算机系统实现，以高度集

成的网络信息为基础，实现档案管理的标准化、数字化、规范化，为社会各界提供快捷高效的档案信息服务，是档案部门和档案工作者当前和相当长时期艰巨的系统工程。

二、档案信息化建设的特点

档案信息化建设是信息社会建设的一部分，其建设的过程和目的虽然与其他信息化建设

有共同之处，但由于档案的特殊性，就有其自身的特点，主要表现如下：

1、档案信息化是政务信息化建设的重要组成部分。

社会信息化快速发展对档案工作影响巨大。信息化导致档案数量剧增，档案载体呈现多

样性，档案内容分散交叉。必须改变传统管理方法，一方面由于社会信息量的激增和新型载

体的应用，不宜用传统的档案管理方法来管理；另一方面由于社会对档案信息的需求不断增

加，传统的档案管理方法已经不能完全满足这种需要，这就要求采用新技术，特别是信息技

术改变管理模式和方法，取代传统的管理手段和方法。

当前，我国已将电子政务建设作为今后一个时期国家信息化的重点，我国电子政务的进

程势不可挡，依靠网络信息技术对公文进行高效有序的电子化处理，是当今电子政务建设的重要组成部分。实际应用中，各级机关单位“办公”的一个重要内容就是日常的收文、办文和发文，公文的处理是政府机关处理公务和行政管理的重要工具。因此人们越来越意识实现公文的自动化处理，提高政府办公效率和领导决策能力的必要性，并如火如荼的实践着。但是作为公文处理的另一环节--档案管理，却面临着如何与时俱进的问题。其实，文、档（文书，档案）有着首尾、因果关系，并贯穿于政务机关工作的始终。因此，档案信息化建设必须紧跟电子政务建设步伐，档案部门信息化建设要纳入同级电子政务体系。抓住各级政府电子政务建设给档案信息化发展带来的挑战和机遇，使档案信息化尽快适应电子政务建设和运行的需要。如何管理和保存电子政务中产生的电子文件和电子档案，如何应用电子化的信息为领导决策和机关服务，如何满足公众需要为政务信息公开发掘资源，已成为档案管理面临的问题。

2、信息的正确性、可靠性要求高。

档案信息化建设的核心是资源建设，在资源建设过程中，保证信息的正确性、可靠性尤为关键。档案信息资源包含的内容广泛，信息量巨大，且资源增长速度快，重构难度大，如果资源包含的信息正确性、可靠性不高，将使资源的利用困难，最终影响信息化建设的成败。

3、信息的安全性必须得到保证。

档案信息化建设的目的是为社会提供档案信息服务，不可避免地借助现有的各种网络设施，由于信息具有易传播、易扩散、易损坏的特点，信息资产比传统的实物资产更加脆弱，更容易受到损害，这样势必威胁档案信息的安全性。为了保证信息的安全性，必须在信息资源建设的过程做好档案信息的鉴定工作，在通过网络为社会提供信息服务的过程中，要采取多方面的安全措施，保证档案信息的安全。

4、建设时间周期长，是一项长期的系统工程。

政治传统延缓了档案信息化建设的提出，传统的社会经济使档案信息化缺乏应有的经济动力，档案意识的淡薄使档案信息化缺乏了应有的精神动力，尽管当代社会环境为档案信息化建设提供了良好的社会基础，有着独到的“天时地利人和”，但档案信息化建设与政府其他的信息化建设比较，存在着明显的不足与落伍，甚至是滞后，欠帐太多，受财力、技术力量等因素不同程度的影响，注定档案信息化建设时间周期长，必须采取分步实施和边开发边利用原则，将信息化工作稳步推进。

5、必须采用成熟、通用的技术及产品。

在档案信息化建设的过程中，将采用多种信息处理技术和产品，这些技术和产品必须是成熟的，以保证信息资源建设和利用的可靠性。另一方面，档案信息资源的保存利用是长期的、永久的，这样必须要求资源建设的过程采用的技术必须是通用的、标准的，非通用的、非标准的技术会导致资源共享困难，甚至在将来无法利用，造成极大的人力、物力和资源的浪费。

三、档案信息化建设面临的问题

1、数字化档案管理标准规范：

目前各种数字化档案管理系统采用的管理模式基本是沿用传统的管理模式，功能主要是查询利用，仅仅是管理和利用手段的变化，研究一套适合计算机系统档案管理规范，方便查询利用，以及对档案信息进行更深层次的统计分析，是具有非常重要的意义。

2、怎样使档案管理工作容入到电子政务中

由于电子政务的广泛使用，电子文件的大量产生，以及由此而来的电子文档管理，是信息时代档案工作面临的重大课题，如何加强对电子文件积累、鉴定、著录、归档等环节的监督指导，保证归档电子文件完整、有效、真实，是值得研究的。

3、加强横向联合，实现档案信息资源共享

在社会信息化加速时代，人们对信息要求全面、准确、快速、方便。由于信息需求量的增加，人们的注意力就不只局限于某一方面，而会更多地注意到档案部门之间的联系，着眼于档案信息与其他信息的联系，因我们管理体制的问题，档案管理存在条块分割、横向联系堵塞，各系统间沟通少，标准规范不统一，造成档案信息交流的困难。需要政府宏观控制，大力加强横向联合，共同进行档案信息化建设过程中涉及到的相关标准研究、制订、实施，在档案信息化建设过程中规范相关责任者的行为，按照标准统一实施，借助信息资源的网络化管理，最终形成一个更大的信息系统，建立一个范围更大的信息管理体制，实现档案信息资源的共享。

4、怎样增强民众的档案意识

档案意识的淡薄使档案信息化缺乏应有的精神动力，良好的档案意识是档案信息化建设的有力推动。一个有着良好的档案意识的社会，必然对档案信息有着高度的认知，能充分认识到档案信息对社会发展的重要性，一旦社会成员普遍具有良好的档案意识，必然产生运用档案信息价值强烈要求，这种强烈要求将进一步转化为档案信息化建设的重要推动力，使档案信息纳入整个社会信息系统建设的框架之中。同时档案的信息化建设，不但要有一定的社会成员对档案的信息属性有着深刻的认知，而且还要有在此基础上对档案信息有着价值上的认知，并且有着量上的需求，然后才能真正有从社会信息的角度去看待档案，才能有把档案信息融入于社会信息系统的具体行动。

5、数字化档案应用系统的网络安全性

数字化档案信息通过网络系统向社会公众提供高效快捷的档案信息服务，必须要采用一套完整的安全措施，保证网络系统安全性，防止黑客的攻击和病毒的入侵，使数据和应用系统不被破坏，系统时刻保持正常运转，信息传输的过程中重要信息不泄漏或被修改。一套完整的安全措施包含的内容很多，需要在管理上制定严格的管理制度，提高系统管理人员的技术水平，在技术上，设计实施切实可行网络安全策略，如采用严格的身份认证和权限管理，配置防火墙产品，配备入侵检测系统和信息传输加密产品，安装防病毒系统，另外一套备份与灾难恢复系统也是必不可少的，利用灾难恢复系统可以实现快速恢复。